TÀI LIỆU TẬP HUẤN CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CỦA HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM

  TÀI LIỆU TẬP HUẤN CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CỦA HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CẤP QUẬN/HUYỆN   TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   MỤC LỤC PHẦN 4  KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TÁC TÌNH NGUYỆN TRONG PHONG TRÀO CHỮ THẬP ĐỎ 4  1.  Khái niệm hoạt động tình nguyện Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ 4  1.1.  Khái niệm hoạt động tình nguyện theo Hiệp Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế 4  2.  Khái niệm hoạt động tình nguyện tình nguyện viên Hội Chữ thập đỏ Việt Nam 4  2.1.  Hoạt động tình nguyện 4  2.2.  Khái niệm tình nguyện viên 4  3.  Vai trò tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam 4  4.  Phân biệt khác tình nguyện viên hội viên Chữ thập đỏ Việt Nam 5  5.  Quyền lợi tình nguyện viên 5  6.  Trách nhiệm tình nguyện viên Hội Chữ thập đỏ Việt Nam 6  6.1.  Trách nhiệm tình nguyện viên với Chữ thập đỏ Việt Nam 6  6.2.  Trách nhiệm Chữ thập đỏ Việt Nam với tình nguyện viên 6  7.  Quy tắc ứng xử tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam 7  8.  Một số động thúc đẩy người tham gia vào hoạt động tình nguyện 7  PHẦN 9  CÁC CẤP QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN 9  1.  Quản lý tình nguyện viên 9  2.  Các cấp quản lý tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam 9  2.1.  Cấp trung ương 9  2.2.  Cấp tỉnh/thành 10  2.3.  Cấp quận/huyện 10  2.4.  Cấp xã/phường 10  3.  Quản lý tình nguyện viên chương trình/dự án 11  4.  Chức việc quản lý tình nguyện viên chương trình/dự án 11  4.1.  Lập kế hoạch huy động tình nguyện viên chương trình/dự án 11  4.2.  Huy động tình nguyện viên chương trình/dự án 11  5.  Đội/nhóm tình nguyện viên 11  5.1.  Khái niệm đội/nhóm tình nguyện viên 11  5.2.  Các giai đoạn đội/nhóm 12  5.3.  Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên 12  5.3.1.  Vai trò Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên 12  5.3.2.  Trách nhiệm đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên: 12  6.  Tình nguyện viên tự phát 13  6.1.  Khái niệm 13  6.2.  Vì có hoạt động tình nguyện tự phát? 13  PHẦN 14  CHU TRÌNH QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN 14  1.  Khái niệm Chu trình quản lý tình nguyện viên 14  2.  Mục tiêu quản lý tình nguyện viên 14  3.  Các hợp phần (khâu) Chu trình quản lý tình nguyện viên 14  3.1.  Lập kế hoạch 14    BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   3.2.  Tuyển dụng Lập hồ sơ 15  3.2.1.  Tuyển dụng 15  3.2.2.  Lập hồ sơ 16  3.3.  Định hướng tập huấn 16  3.3.1.  Nội dung cần tập huấn định hướng cho tình nguyện viên: 17  3.4.  Phân công nhiệm vụ 17  3.5.  Ghi nhận công lao 18  4.  Giám sát 18  4.1.  Trách nhiệm người giám sát 18  4.2.  Các biện pháp giám sát 19  5.  Đánh giá 19  5.1.  Mục tiêu đánh giá tình nguyện viên 19  5.2.  Tiêu chí đánh giá tình nguyện viên 19  6.  Báo cáo 20  7.  Truyền thông điều phối 20  8.  Phối kết hợp với tình nguyện viên tổ chức khác 21  9.  Duy trì tình nguyện viên 22  9.1.  Những yếu tố cần quan tâm để trì giúp tình nguyện viên động 22  9.2.    Các bước trì tình nguyện viên 22    BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   PHẦN KHÁI QT VỀ CƠNG TÁC TÌNH NGUYỆN TRONG PHONG TRÀO CHỮ THẬP ĐỎ Khái niệm hoạt động tình nguyện Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ 1.1 Khái niệm hoạt động tình nguyện theo Hiệp Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế Hoạt động tình nguyện xuất phát từ thiện chí người muốn tình nguyện tham gia, khơng lợi ích vật chất tài khơng chịu áp lực trị, kinh tế xã hội Hoạt động tình nguyện nhằm mục đích mang lại lợi ích cho người bị tổn thương cộng đồng họ theo bảy Nguyên tắc Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Hoạt động tình nguyện Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ nước tổ chức ghi nhận Khái niệm hoạt động tình nguyện tình nguyện viên Hội Chữ thập đỏ Việt Nam 2.1 Hoạt động tình nguyện Hoạt động tình nguyện Chữ thập đỏ Việt Nam hoạt động tự nguyện, không vụ lợi nhằm trợ giúp cho đối tượng cộng đồng dễ bị tổn thương sở tuân thủ Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Luật Hoạt động Chữ thập đỏ Việt Nam, Hiến pháp, pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nguyên tắc Phong trào Chữ thập đỏ - Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế 2.2 Khái niệm tình nguyện viên Tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam người tự nguyện, có khả điều kiện tham gia thường xuyên cần thiết hoạt động nhân đạo Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tổ chức phải tuân thủ Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Hiến pháp pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Quy chế Tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam, nguyên tắc Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế Vai trị tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam Tình nguyện viên lực lượng thiết yếu Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, giúp tăng cường khả cộng đồng cung cấp giá trị nhân đạo khác đồng thời tạo khác biệt mối quan hệ xã hội Tình nguyện viên Chữ thập đỏ có vai trị làm cho lực lượng Hội Chữ thập đỏ phát triển phong phú thêm, tạo nên sức mạnh tổng hợp bề sâu, bề rộng góp phần giúp cho Hội Chữ thập đỏ hoàn thành tốt nhiệm vụ Về chiều sâu cơng việc: Hoạt động Chữ thập đỏ cần có nhiều chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, nhu cầu thực tế thân Hội đáp ứng hết Về chiều rộng công việc: Hoạt động Chữ thập đỏ diễn thời điểm, không gian thời gian khác nhau, địa bàn rộng, cần lực lượng lớn chỗ mà tính riêng cán Chữ thập đỏ khơng thể giải tốt hết cơng việc Tình nguyện viên Chữ thập đỏ góp phần mở rộng mối quan hệ, phối hợp công tác tổ chức Hội Chữ thập đỏ, Hội Chữ thập đỏ với tổ chức khác hệ thống trị cộng đồng, góp phần đẩy mạnh xã hội hoá hoạt động nhân đạo, từ thiện sở Hội Chữ thập đỏ làm nịng cốt Thơng qua hoạt động Tình nguyện viên Chữ thập đỏ, vị thế, hình ảnh, màu cờ, sắc áo Hội Chữ thập đỏ nâng lên Cùng với kết quả, hiệu hoạt động làm cho uy tín Hội Chữ thập đỏ tăng thêm cấp uỷ, quyền nhân dân   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Bảng phân tích tính thiết yếu lực lượng Tình nguyện viên Tiêu chí Lực lượng Cán Chữ thập đỏ Lực lượng Tình nguyện viên Đơng Số lượng Ít Khả bao qt địa bàn hoạt động Sẵn sàng tham gia 24/24 Chỉ tập trung khu vực trung tâm Có thể Có mặt khắp nơi Khả tiếp cận, nắm bắt cộng đồng Khả huy động nguồn lực (tiền, hàng, người) Khả triển khai hoạt động bao phủ địa bàn giúp đỡ đối tượng Chi phí để trì Hạn chế Hạn chế Hiểu rõ tình hình cộng đồng Đa dạng, phong phú Hạn chế Cao Phải trả lương Không phải trả lương Luôn Phân biệt khác tình nguyện viên hội viên Chữ thập đỏ Việt Nam Quyền lợi tình nguyện viên − Được giao đảm nhận công việc phù hợp với nguyện vọng, điều kiện khả năng; − Được bồi dưỡng kiến thức, kỹ công tác Hội phong trào Chữ thập đỏ; − Được cấp thẻ, mang đồng phục tình nguyện viên chữ thập đỏ Việt Nam tham gia hoạt động Chữ thập đỏ; − Được hỗ trợ điều kiện, trang thiết bị cần thiết tham gia hoạt động khả thực tế cấp Hội; − Được sử dụng biểu tượng Chữ thập đỏ Trưng lưỡi liềm đỏ biểu trưng Chữ thập đỏ Việt Nam tham gia hoạt động Chữ thập đỏ;   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Được chia sẻ thông tin tham gia xây dựng tổ chức Hội, đóng góp ý kiến cho hoạt động Hội; − Được ghi nhận cơng lao có thành tích, đóng góp xuất sắc cho hoạt động chữ thập đỏ; − Được Hội bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp; − Được Hội giúp đỡ thân gia đình gặp khó khăn; − Trong làm nhiệm vụ, tình nguyện viên chữ thập đỏ bị thiệt hại tài sản; tổn hại sức khoẻ, tính mạng Hội Chữ thập đỏ cấp đề nghị quan chức giải theo quy định pháp luật; − Có hội giúp đỡ người khác; − Có hội phát triển nghề nghiệp mở rộng mối quan hệ xã hội; Trách nhiệm tình nguyện viên Hội Chữ thập đỏ Việt Nam 6.1 Trách nhiệm tình nguyện viên với Chữ thập đỏ Việt Nam − Cam kết hoàn thành trách nhiệm Chữ thập đỏ Việt Nam nêu ra; − Chấp hành quy chế tình nguyện viên quản lý, phân cơng nhiệm vụ cấp Hội trực tiếp; − Tuyên truyền bảo vệ uy tín Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, bảo vệ biểu tượng Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ biểu trưng Chữ thập đỏ Việt Nam; − Tích cực tham gia hoạt động chữ thập đỏ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tổ chức; − Ln rèn luyện lĩnh, ý chí, đạo đức, kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ để đáp ứng tốt nhiệm vụ giao; phối hợp lực lượng Hội thực nhiệm vụ tình nguyện; − Đề xuất với cấp Hội sáng kiến, giải pháp cho công tác Hội phong trào Chữ thập đỏ; − Có mặt kịp thời, đáp ứng nhanh hoạt động chữ thập đỏ diễn địa bàn khác nhau, thời điểm khác nhau; − Ghi chép báo cáo có kiện bất thường xảy 6.2 Trách nhiệm Chữ thập đỏ Việt Nam với tình nguyện viên − Cam kết thúc đẩy cơng tác tình nguyện đóng góp quan trọng nhằm cải thiện sống người dễ bị tổn thương, tăng cường khả cộng đồng an sinh xã hội; − Tuyển dụng tình nguyện viên phù hợp với vai trò nhiệm vụ rõ ràng cụ thể Tuyển dụng tình nguyện viên vào mức độ cam kết tiềm tình nguyện viên; − Tích cực tìm kiếm tuyển dụng tình nguyện viên, khơng phân biệt chủng tộc, sắc tộc, giới tính, tơn giáo, tàn tật tuổi tác Đảm bảo có cân giới triển khai chương trình với tham gia tình nguyện viên để cung cấp dịch vụ hoạt động có hiệu − Định hướng, tổ chức tập huấn kỹ hoạt động, tạo điều kiện cho tình nguyện viên tham gia hoạt động Hội; − Giao nhiệm vụ cụ thể cho tình nguyện viên hoạt động độc lập đội tình nguyện viên; − Chia sẻ thông tin kiểm tra hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ; − Thực chế độ thông tin, báo cáo hàng năm hệ thống Hội số lượng, chất lượng hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ − Chủ động tham mưu cho cấp quyền địa phương, đạo tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ; − Công nhận đánh giá hoạt động tình nguyện cách thức tạo mạng lưới lực lượng nòng cốt làm việc cho Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tình khẩn cấp   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Đánh giá tất tình nguyện viên vào đóng góp, lịng nhiệt tình, mức độ cam kết, kinh nghiệm kỹ họ để nhận biết giá trị cơng tác tình nguyện hoạt động Hội − Có hình thức khen thưởng cơng nhận tình nguyện viên thích hợp, tạo cho họ hội phát triển hồn thiện thân − Đảm bảo ln lắng nghe khuyến khích ý kiến tình nguyện viên để áp dụng vào giai đoạn từ khâu định hướng, xác định mục tiêu, thiết kế chương trình, xây dựng, thực khâu đánh giá − Tìm kiếm thúc đẩy quan hệ hợp tác với tổ chức cá nhân nước, khuyến khích hoạt động tình nguyện Phối hợp với tổ chức, cá nhân hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ; − Hỗ trợ vận động hỗ trợ vật chất tinh thần giúp tình nguyện viên, đội tình nguyện viên hoạt động nhân đạo, sống, công tác, nâng cao lực chăm lo bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp tình nguyện viên chữ thập đỏ; − Cung cấp trang thiết bị cần thiết để tình nguyện viên tiến hành nhiệm vụ vai trị có u cầu; − Thanh tốn chi phí hợp lý cho tình nguyện viên có phát sinh q trình thực nhiệm vụ tình nguyện phê duyệt Quy tắc ứng xử tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam − Không lạm dụng vị trí phong trào Chữ thập đỏ lợi ích cá nhân; − Khơng lợi dụng tình trạng để giao dịch, bn bán nhằm đem lại lợi tức cho cá nhân bên thứ ba đó; − Khơng tham gia ứng cử, đề cử vào quan lãnh đạo Hội không biểu vấn đề Hội; − Hành động theo Nguyên tắc phong trào Chữ thập đỏ Trăng Lưỡi liềm đỏ Quốc tế, Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Luật hoạt động Chữ thập đỏ Việt Nam, khuôn khổ Hiến pháp Phát luật nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; − Thúc đẩy công tác tuyên truyền Nguyên tắc phong trào Chữ thập đỏ Trăng Lưỡii liềm đỏ Quốc tế; − Tôn trọng quy định sử dụng biểu tượng Chữ thập đỏ ngăn chặn tượng sử dụng biểu tượng sai mục đích; − Mặc trang phục phù hợp với công tác, tuyệt đối tránh trang phục liên quan đến qn đội khơng mặc trang phục có biểu tượng chữ thập đỏ không công tác; − Không uống rượu làm nhiệm vụ; − Trả lại tài sản Chữ thập đỏ Việt Nam sau kết thúc nhiệm vụ Hội bao gồm thẻ đồ vật chứng nhận tình nguyện viên Hội Chữ thập đỏ Việt Nam; − Tránh hành vi, sai sót ngơn từ gây ảnh hưởng xấu đến uy tín Hội Chữ thập đỏ Việt Nam phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế Một số động thúc đẩy người tham gia vào hoạt động tình nguyện Các cấp Hội cần phải xác định rõ động thúc đẩy người tham gia vào hoạt động tình nguyện Cần phải nỗ lực đáp ứng nhu cầu đặc biệt họ nhằm tuyển dụng tình nguyện viên chuyên nghiệp tạo nhiều đội/nhóm tình nguyện viên cần thiết Một số người tham gia hoạt động tình nguyện với mong muốn hỗ trợ mà không vụ lợi số người khác có số động khác Chính vậy, việc phân tích yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động tình nguyện cần thiết nhằm triển khai chiến dịch tuyển dụng tình nguyện viên hiểu Dưới số ví dụ yếu tố thúc đẩy người tham gia hoạt động tình nguyện:   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Có lịng tình nguyện − Giá trị truyền thống − Tự hài lòng với thân − Thu thập kinh nghiệm − Tự tin − Thu nạp thêm kỹ − Quan tâm tới phúc lợi người khác − Tận dụng kỹ − Tôn giáo − Thiết lập mối quan hệ nghề nghiệp − Được xã hội biết đến − Tạo ảnh hưởng tới người khác − Thực trách nhiệm xã hội − Các mối quan hệ cộng đồng − Tạo nên gương − Có sống tích cực − Được đề cao cộng đồng − Tạo thay đổi cho giới − Chia sẻ kiến thức − Đối mặt với thách thức   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   PHẦN CÁC CẤP QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN Quản lý tình nguyện viên Quản lý tình nguyện viên trình quản trị nguồn nhân lực bao gồm quy trình lập kế hoạch huy động tình nguyện viên, triển khai đánh giá hiệu Quản lý tình nguyện viên bao gồm kêu gọi/tuyển dụng, lựa chọn phân bổ tình nguyện viên nơi phù hợp Các giai đoạn khác công tác quản lý tình nguyện viên bao gồm bước: ghi chép hồ sơ tình nguyện viên, tập huấn, huy động giám sát, hỗ trợ họ công việc, lập báo cáo hoạt động tình nguyện viên, đánh giá, ghi nhận Quản lý tình nguyện viên bao gồm lĩnh vực phân tích yếu tố thúc đẩy người tham gia hoạt động tình nguyện tạo mơi trường có khả truyền cảm hứng cho tình nguyện viên thực hoạt động Các cấp quản lý tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam Các loại hình TNV 2.1 Cấp trung ương − Xây dựng ban hành sách, quy chế, kế hoạch, hướng dẫn cấp Hội cơng tác quản lý tình nguyện viên − Ban hành tài liệu tập huấn sổ tay kỹ cho tình nguyện viên − Quản lý Hệ thống sở liệu tình nguyện viên hệ thống internet mạng lưới tình nguyện viên tồn quốc − Phát triển quản lý Đội hình tình nguyện viên cấp Trung ương − Hỗ trợ chương trình/dự án có tham gia tình nguyện viên   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Thu thập thông tin công tác quản lý tình nguyện viên Hội quốc gia khác phong trào − Phối hợp với Bộ giáo dục & đào tạo Đoàn niên việc phát triển, quản lý, huy động lực lượng tình nguyện viên tham gia hoạt động nhân đạo 2.2 Cấp tỉnh/thành − Phát triển Đội tình nguyện viên cấp tỉnh − Quản lý hồ sơ tình nguyện viên cấp tỉnh − Xây dựng kế hoạch phát triển tình nguyện viên hàng năm, kiểm tra đánh giá − Xây dựng danh mục nhiệm vụ tình nguyện viên cung cấp cho họ − Báo cáo định kỳ cho trung ương Hội − Hỗ trợ trực tiếp tình nguyện viên − Giám sát trực tiếp tình nguyện viên − Khuyến khích tình nguyện viên tham gia vào hoạt động tình nguyện − Thăm hỏi định kỳ TNV Chữ thập đỏ giám sát hoạt động tình nguyện viên − Ghi chép hoạt động thời gian tham gia hoạt động tình nguyện viên − Theo dõi thành tích lập hồ sơ đề nghị khen thưởng cho tình nguyện viên có thành tích xuất sắc 2.3 Cấp quận/huyện − Phát triển Đội tình nguyện viên cấp huyện − Quản lý hồ sơ tình nguyện viên cấp huyện số lượng TNV cấp xã − Xây dựng kế hoạch hoạt động tình nguyện viên hàng năm, kiểm tra đánh giá − Xây dựng danh mục nhiệm vụ tình nguyện viên cung cấp cho họ − Báo cáo định kỳ cho tỉnh, thành Hội − Hỗ trợ trực tiếp tình nguyện viên − Giám sát trực tiếp tình nguyện viên − Khuyến khich tình nguyện viên tham gia vào hoạt động tình nguyện − Thăm hỏi định kỳ TNV Chữ thập đỏ giám sát hoạt động tình nguyện viên − Ghi chép hoạt động thời gian tham gia hoạt động tình nguyện viên − Theo dõi thành tích lập hồ sơ đề nghị khen thưởng cho tình nguyện viên có thành tích xuất sắc 2.4 Cấp xã/phường − Phát triển Đội tình nguyện viên cấp xã − Quản lý hồ sơ tình nguyện viên cấp xã − Hỗ trợ trực tiếp tình nguyện viên − Giám sát trực tiếp tình nguyện viên − Khuyến khich tình nguyện viên tham gia vào hoạt động tình nguyện − Thăm hỏi định kỳ Chữ thập đỏ giám sát hoạt động tình nguyện viên − Ghi chép hoạt động thời gian tham gia hoạt động tình nguyện viên − Báo cáo định kỳ cho quận, huyện Hội − Theo dõi thành tích lập hồ sơ đề nghị khen thưởng cho tình nguyện viên có thành tích xuất sắc 10   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Quản lý tình nguyện viên chương trình/dự án Năng lực Hội Chữ thập đỏ Viêt Nam nâng cao thông qua việc huy động tình nguyện viên cách hiệu Để đạt điều này, tất giám đốc dự án phải tập trung vào việc quản lý tình nguyện viên để nâng cao lực cho họ Dù tình nguyện viên huy động cho chương trình/sự án khác nhau, theo cách thức khác việc giới thiệu khái niệm quản lý tình nguyện viên hỗ trợ cho thống quản lý tình nguyện viên tất chương trình/dự án Tùy thuộc vào chương trình khác nhau, chất yêu cầu công việc khác mà tình nguyện viên khác Vì mà tất chương trình/dự án phải thực hoạt động quản lý tình nguyện viên theo cách phù hợp với họ Các giám đốc chương trình cán phụ trách nhận trách nhiệm lãnh đạo/trưởng nhóm tình nguyện viên Chức việc quản lý tình nguyện viên chương trình/dự án 4.1 Lập kế hoạch huy động tình nguyện viên chương trình/dự án Trong thiết kế cho chương trình dự án, Giám đốc dự án cần phải lập kế hoạch cho việc huy động tình nguyện viên Trong lập kế hoạch quản lý tinh nguyện viên cần phảii lưu ý tới điểm sau: − Xây dựng mục đích, mục tiêu cụ thể; − Xác định nhiệm vụ mà tình nguyện viên phải làm; − Xác định nhu cầu tình nguyện viên; − Xác định tình trạng tình nguyện viên; − Dự trù kinh phí hội họp; − Phân tích khả trì tình nguyện viên 4.2 Huy động tình nguyện viên chương trình/dự án Giám đốc dự án cần lưu ý điểm sau huy động tình nguyện viên tham gia vào chương trình dự án: − Đảm bảo tình nguyện viên tham gia theo thời gian cam kết − Tuyển dụng/chiêu mộ tình nguyện viên − Lập sơ đồ tổ chức cho tình nguyện viên − Tập huấn cho tình nguyện viên − Lập bảng mô tả công việc rõ ràng giao việc cho tình nguyện viên − Giám sát đánh giá cơng việc mà tình nguyện viên làm − Đánh giá tổng kết báo cáo tình nguyện viên: chương trình dự án kết thúc, giám đốc dự án cần thực việc sau: o Ghi chép lại việc huy động tình nguyện viên o Lập báo cáo cơng việc tình nguyện viên hồn thành o Ghi nhận tình nguyện viên hồn thành xuất sắc công việc giao o Khen thưởng o Tiếp tục quản lý tình nguyện viên chương trình/dự án Đội/nhóm tình nguyện viên 5.1 Khái niệm đội/nhóm tình nguyện viên Đội/nhóm tình nguyện viên tập hợp tình nguyện viên theo cấu định, có từ ba thành viên trở lên, thành viên có mối quan hệ tương tác, chung mục tiêu hoạt động theo quy tắc định 11   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Thơng thường đội có nhiều thành viên nên chia đội thành tổ, nhóm nhỏ, nhóm có nhóm trưởng nhóm phó để dễ quản lý phân cơng cơng việc Thơng thường nhóm hình thành dựa theo tiêu chí sau: − Cùng sở thích − Cùng lứa tuổi − Cùng ngành nghề chuyên môn hay kỹ hoạt động − Cùng địa bàn dân cư, khu vực hay đơn vị công tác v.v… 5.2 Các giai đoạn đội/nhóm Thơng thường đội/nhóm thường trải qua giai đoạn sau: − Giai đoạn thành lập làm quen − Giai đoạn hoạt động trì Nhóm − Giai đoạn phát triển nhóm, kết thúc, hình thành nhóm 5.3 Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên Thủ lĩnh/trưởng nhóm tình nguyện viên người chịu trách nhiệm hồn tồn việc huy động tình nguyện viên cho chương trình/dự án hoạt động cách thống Tình nguyện viên cán Chữ thập đỏ trở thành đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên Có thể đội trưởng cho tồn tình nguyện viên chương trình phân chia thành nhiều đội trưởng cho hoạt động khác 5.3.1 Vai trò Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên Vai trị Đội trưởng/thủ lĩnh xây dựng mối quan hệ Chữ thập đỏ cộng đồng mối quan hệ tình nguyện viên cán Chữ thập đỏ Cách thức quản lý tình nguyện viên khác tùy thuộc vào địa điểm, vào hoạt động, vào chương trình phải phản ánh vai trị Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên 5.3.2 Trách nhiệm đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên: − Xác định rõ nhu cầu quản lý tình nguyện viên chương trình/dự án lập kế hoạch việc quản lý tình nguyện viên; − Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động Đội, nhóm; − Huy động, lựa chọn tình nguyện viên trường hợp khẩn cấp hoạt động thường xuyên; − Duy trì, ghi chép hồ sơ tình nguyện viên; − Phân cơng trách nhiệm rõ ràng giao việc cho tình nguyện viên; − Sắp xếp chương trình tập huấn cho tình nguyện viên; − Đội trưởng/thủ lĩnh có trách nhiệm động viên, khuyến khich, hỗ trợ tình nguyện viên; − Giám sát, đánh giá hoạt động tình nguyện viên; − Họp định kỳ với tình nguyện viên để thảo luận vấn đề cộng đồng cần giúp đỡ; − Duy trì mối liên lạc với tình nguyện viên; − Xây dựng mối quan hệ tạo nguồn lực cho đội/nhóm tình nguyện viên; − Báo cáo trực tiếp hoạt động thời gian hoạt động tình nguyện viên cho cấp Hội quản lý trực tiếp; − Sắp xếp để tôn vinh khen thưởng tình nguyện viên; − Tơn trọng đóng góp cam kết tình nguyện viên; − Duy trì hoạt động Đội/nhóm tình nguyện viên; − Đề xuất hoạt động cho cấp Hội quản lý; 12   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Tình nguyện viên tự phát 6.1 Khái niệm Tình nguyện viên tự phát người tham gia tình khẩn cấp khơng thuộc đội/nhóm tình nguyện viên Họ khơng mời tham gia thức Họ khơng tập huấn thức ứng phó tình khẩn cấp họ lại có nhiều kỹ kinh nghiệm lĩnh vực khác Tình nguyện viên tự phát lứa tuổi nào, tới từ nơi bị ảnh hưởng, người đến từ bên khu vực bị ảnh hưởng chí tới từ quốc gia khác 6.2 Vì có hoạt động tình nguyện tự phát? Trong khu vực bị ảnh hưởng, dân số đông, mật độ dân số cao, cộng đồng dân cư gần khu vực bị ảnh hưởng có nhiều tình nguyện viên tự phát phát triển Phạm vi mức độ tác động thảm họa lớn, mơi trường để giúp đỡ lẫn tạo điều kiện cho tình nguyện viên tự phát Càng có nhiều phương tiện truyền thông sử dụng để trao đổi thông tin có nhiều tình nguyện viên tự phát phát triển 13   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   PHẦN CHU TRÌNH QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN Khái niệm Chu trình quản lý tình nguyện viên Chu trình quản lý tình nguyện viên quy trình liên tục phát triển tổ chức Nói cách khác, quy trình bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch chương trình Tuy nhiên, việc quản lý tình nguyện viên bắt đầu giai đoạn thích hợp tùy thuộc vào nhu cầu thực tế hoạt động Các giai đoạn khác chu trình quản lý tình nguyện viên mơ tả hình sau: Truyền thơng Điều phối Lập kế hoạch Ghi nhận công cô lao lao Tuyển dụng Lập hồ sơ Giám sát Đánh giá Báo cáo Định hướng Tập huấn Phân công nhiệm vụ Mục tiêu quản lý tình nguyện viên − Nhằm đảm bảo sẵn sàng tình nguyện viên − Nhằm huy động tình nguyện viên cách hiệu để cứu trợ người chịu đau thương giảm nhẹ tình trạng dễ bị tổn thương họ − Nhằm xác định tình nguyện viên có kỹ để huy động tương lai lập hồ sơ cần thiết Các hợp phần (khâu) Chu trình quản lý tình nguyện viên 3.1 Lập kế hoạch Do có số lượng lớn tình nguyện viên tham gia vào chương trình/dự án, hiệu của chương trình/dự án phụ thuộc nhiều vào việc huy động tình nguyện viên có kỹ Thành cơng việc huy động tình nguyện viên lại phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tỉ mỉ Lập kế hoạch giúp cho việc huy động tình nguyện viên có hiệu tham gia vào hoạt động cần thiết Lập kế hoạch bảo đảm việc huy động tối ưu tình nguyện viên nhằm hỗ trợ người phải chịu đau thương làm giảm tính dễ bị tồn thương họ 14   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Quy trình lập kế hoạch giúp tính tốn số tình nguyện viên cần phải huy động sẵn sàng tình nguyện viên Các bước lập kế hoạch: − Phân tích mục đích, mục tiêu kế hoạch phát triển Hội − Phân tích mục đích, mục tiêu chương trình/dự án, hoạt động − Xây dựng mục tiêu việc huy động tình nguyện viên − Phân tích tình trạng sẵn sàng tình nguyện viên − Xác định yêu cầu cần thiết để huy động tình nguyện viên: o Chuẩn bị danh sách hoạt động chương trình/dự án o Ngồi hoạt động dự án, liệt kê hoạt động mà cần có tham gia tình nguyện viên o Lập danh sách kỹ mà tình nguyện viên cần có để thực hoạt động o Dự trù thời gian cần thiết để hoàn thành hoạt động o Xác định số tình nguyện viên cần có để tham gia vào hoạt động dựa sở thời gian cần thiết sẵn sàng tình nguyện viên − Xác định nhiệm vụ tình nguyện viên: o Phân tích cơng việc o Xác định vị trí o Mơ tả vị trí tình nguyện viên o Phân tích chi phí cần thiết cho tình nguyện viên o Phân tích tiêu chí để trì tình nguyện viên − Một kế hoạch hành động cần phải xác định rõ ràng yếu tố sau: 3.2 o Các vấn đề cần giải (là vấn đề ưu tiên thảo luận chấp thuận) o Hành động cụ thể cần làm (cần phải rõ ràng) o Cán phụ trách o Nguồn lực cần có (xác định nguồn hỗ trợ từ đâu) o Thời gian thực với hoạt động (ngày/tháng/năm) Tuyển dụng Lập hồ sơ 3.2.1 Tuyển dụng Tuyển dụng tình nguyện viên quy trình tìm kiếm tình nguyện viên tiềm Tuyển dụng tình nguyện viên cho nhiệm vụ cụ thể dễ thành cơng kêu gọi tình nguyện viên tham gia vào thời hạn chung Khi tuyển dụng/vận động tình nguyện viên cần lưu ý cân giới hòa nhập xã hội Cần lưu ý điểm sau thơng báo tuyển dụng tình nguyện viên: − Bản mơ tả vắn tắt mục đích mục tiêu hoạt động chương trình/dự án − Bản mô tả công việc − Yêu cầu kỹ kinh nghiệm cần phải có − Thời gian cần huy động − Những hội dành cho tình nguyện viên − Trang bị tối thiểu 15   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Thông tin liên quan tới quy trình nộp hồ sơ, vấn va lựa chọn Các kênh tiếp cận để tuyển dụng tình nguyện viên: − Qua trung tâm tình nguyện địa phương − Người giới thiệu người khác (hình thức thời gian hơn, hình thức có hiệu nhất) − Các trình bày, phát biểu − Báo, tạp chí, mục quảng cáo − Đài, ti vi, internet − Áp phích (poster), bảng quảng cáo − Hội chợ tình nguyện, triển lãm − Tổ chức Hội phối hợp với người có uy tín địa bàn có nhu cầu tuyển dụng TNV − Tun truyền cho người có uy tín địa bàn 3.2.2 Lập hồ sơ Lưạ chọn đối tượng để vận động tham gia tình nguyện thơng qua hình thức vấn, kiểm tra sàng lọc để lựa chọn đối tượng phù hợp Sau chọn đối tượng phù hợp cần lập hồ sơ tình nguyện viên Hồ sơ tình nguyện viên thuộc Chữ thập đỏ cấp Hội Chữ thập đỏ cấp quản lý Hồ sơ gồm: − Phiếu đăng ký tham gia lực lượng tình nguyện viên có dán ảnh − Bản cam kết tuân thủ quy tắc ứng xử tình nguyện viên Chữ thập đỏ − Sổ quản lý tình nguyện viên − Bản cam kết thỏa thuận làm việc cho Chữ thập đỏ (tùy trường hợp cụ thể) − Bản đánh giá lực tình nguyện viên − Bản theo dõi tập huấn, định hướng 3.3 Định hướng tập huấn Các chương trình định hướng khóa tập huấn quy trình mà qua tình nguyện viên trang bị kiến thức kỹ Những hoạt động tạo điều kiện thuận lợi cho trình thu nạp kiến thức kỹ cách có hệ thống Trang bị kiến thức cho họ phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ, Bảy Nguyên tắc phong trào, công tác Hội chữ thập đỏ Việt Nam vơ cần thiết Mọi tình nguyện viên phải hiểu rõ lĩnh vực mà Hội Chữ thâp đỏ Việt Nam tham gia Một nhu cầu tình nguyện viên tập huấn, Hội cần phải tổ chức khóa tập huấn cho tình nguyện viên Tập huấn cho tình nguyện viên giúp cho tình nguyện viên làm quen với hoạt động Chữ thập đỏ trang bị cho họ kỹ kiến thức cần thiết để triển khai hoạt động Chính điều giúp cho tình nguyện viên đóng vai trị quan trọng hoạt động Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Ngồi ra, chương trình tập huấn tạo hội để người gặp gỡ trao đổi thông tin kinh nghiệm Những dịp chia sẻ góp phần tăng cường cam kết tình nguyện viên với Hội với hoạt động Hội Mọi tình nguyện viên tham gia vào hoạt động Hội phải định hướng tập huấn trước thức tham gia kiện cơng việc 16   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Người định hướng, tập huấn cho tình nguyện viên cán Chữ thập đỏ, đội trưởng, thủ lĩnh tình nguyện viên tình tình nguyện viên trước, người nắm vững kiến thức có khả truyền đạt lại cho tình nguyện viên Tùy theo điều kiện cụ thể mà chương trình, thời gian hình thức định hướng tập huấn cho tình nguyện viên tổ chức cách đơn giản quy mô cho phù hợp 3.3.1 Nội dung cần tập huấn định hướng cho tình nguyện viên: − Giới thiệu phòng trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế: o Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế o Bảy nguyên tắc Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế o Biểu tượng phong trào o Luật nhân đạo quốc tế − Hội Chữ thập đỏ Việt Nam: o Sự thành lập, phát triển Hội o Tầm nhìn, nhiệm vụ, bảy lĩnh vực hoạt động Hội Chữ thập đỏ Việt Nam o Chiến lược, kế hoạch hành động o Luật hoạt động Chữ thập đỏ o Biểu tượng Hội Chữ thập đỏ Việt Nam − Quản lý chung o Kỹ lãnh đạo o Báo cáo o Lập kế hoạch o Truyền thông o Điều phối o Giám sát − Quản lý phát triển tình nguyện viên Chữ thập đỏ − Các kỹ cần thiết để triển khai hoạt động cộng đơng theo chương trình/dự án 3.4 Phân công nhiệm vụ Cần phải xác định rõ trách nhiệm tình nguyện viên Tình nguyện viên phải phân công việc cụ thể phù hợp với kinh nghiệm, phẩm chất nghề nghiệp kiến thức mà họ tập huấn Sự phân công nhiệm vụ phù hợp giúp giữ nhuệ khí nâng cao tình thần tình nguyện họ Khi giao việc cần phải ký thỏa thuận/cam kết làm việc với tình nguyện viên Thỏa thuận/cam kết tình nguyện viên cần nêu rõ điểm sau: − Bản mô tả cơng việc cụ thể nêu rõ trách nhiệm tình nguyện viên − Cam kết thời gian hoạt động − Tuân thủ Quy tắc ứng xử − Nêu rõ cơng cụ, phương tiện trang bị cho tình nguyện viên − Chữ ký tình nguyện viên đại diện cấp Hội quản lý 17   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   3.5 Ghi nhận công lao Tình nguyện viên nguồn nhân lực quan trọng Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Thời gian cơng việc tình nguyện viên hồn thành khơng thể so sánh với cán Hội Các hoạt động thực thơng qua huy động tình nguyện viên hiệu Do cần phải ghi nhận công bố trước cộng đồng hoạt động quan trọng tình nguyện viên thực Những ghi nhận kịp thời mang tính cá nhân dẫn đến thành cơng cơng tác tình nguyện Nếu tồn đội nhóm ghi nhận, đóng góp cá nhân tạo bật Nếu tình nguyện viên rời bỏ Chữ thập đỏ họ khơng ghi nhận cơng lao Hội Chữ thập đỏ người thất bại đầu tư nhiều vào tình nguyện viên thơng qua hoạt động tập huấn dành cho tình nguyện viên Có số yếu tố thúc đẩy hoạt động tình nguyện việc ghi nhận phải dựa yếu tố Cần bảo đảm tình nguyện viên hứng thú với công việc họ giao Tương tự vậy, cần phải đánh giá mức độ hài lịng tình nguyện viên Một số cách ghi nhận tình nguyện viên: − Tổ chức kiện tơn vinh, khen thưởng tình nguyện viên nhân ngày lễ − Tìm hiểu điều xảy với sống cá nhân tình nguyện viên hỏi thăm họ chuyến đến thăm − Gửi thư chào đón tới tất tình nguyện viên − Họp tình nguyện viên để ghi nhận − Tổ chức dã ngoại − Khi tình nguyện viên ốm, đau gặp hồn cảnh khó khăn chăm sóc hỗ trợ họ − Nhớ ngày sinh ngày quan trọng khác tình nguyện viên − Tặng đồng phục (áo, mũ) phần thưởng ghi nhận công lao họ − Phát giấy chứng nhận, kỷ niệm chương − Đăng tin − Gửi thư cảm ơn họ từ người quan trọng (người quản lý họ, người hưởng lợi) − Giải thưởng − Cơ hội tham gia vào kiện Giám sát Giám sát nhanh hoạt động thiết yếu để nâng cao tính hiệu nguyện viên Chất lượng việc giám sát định thành công chương trình quản lý tình nguyện viên Nếu hướng dẫn tích cức, tình nguyện viên đạt thành công chắn Giám sát thực tất khâu Quy trình quản lý quản lý tình nguyện viên Tình nguyện viên cán Hội phân công nhiệm vụ chịu trách nhiệm giám sát tình nguyện viên 4.1 Trách nhiệm người giám sát Người giám sát có trách nhiệm hướng dẫn, tập huấn, động viên khuyến khích tình nguyện viên Toàn việc dẫn tới phải có bảng mơ tả cơng việc rõ ràng phải trì mối quan hệ cơng việc hiệu Giám sát cần dựa bảng mô tả công việc tập huấn cung cấp cho tình nguyện viên Tình nguyện viên phải biết người giám sát họ việc giám sát xảy Giám sát bao gồm hoạt động sau: − Cung cấp thơng tin cơng việc cho tình nguyện viên 18   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Hướng dẫn hoạt động − Tổ chức để tình nguyện viên thực hành cơng việc − Lập kế hoạch giám sát hoạt động tình nguyện viên − Ghi chép lại việc huy động tình nguyện viên − Đánh giá lực triển khai hoạt động tình nguyện viên − Đưa góp ý mang tính xây dựng để tình nguyện viên nâng cao lực thực tình nguyện viên Sau tình nguyện viên huy động, cần phải báo cáo công việc mà họ làm − Người giám sát cần ghi chép lại thời gian mà tình nguyện viên tham gia báo cáo cho quản lý cấp 4.2 Các biện pháp giám sát Người giám sát cần thực biện pháp giám sát linh hoạt nhằm tạo mơi trường tích cực thuận lợi cho tình nguyện viên hoạt động − Làm việc thường xuyên với tình nguyện viên − Đưa hướng dẫn rõ ràng cho tình nguyện viên − Biết lắng nghe − Tạo điều kiện cho tình nguyện viên tham gia tập huấn ghi nhận đóng góp họ − Thơng báo với tình nguyện viên thay đổi tổ chức, sách quy trình Đánh giá Đánh giá hiệu quy trình thực tình nguyện viên đội/nhóm tình nguyện viên Việc đánh giá nói chung tập trung vào công việc họ thực việc huy động họ tương lai Đánh giá hiệu không đánh giá lực tình nguyện viên mà cịn cơng cụ quan trọng tạo mơi trường tích cực, động viên tình nguyện viên hoạt động hiệu khuyến khíc họ đưa ý kiến gợi ý Nếu tình nguyện viên đưa ý kiến phản hồi thành lao động họ, họ cảm thấy tôn trọng háo hức học hỏi để cải thiện hoạt đồng Những góp ý mang tính xây dựng, chuyến thăm cá nhân, gọi điện thoại gợi ý để cải thiện công việc tạo tác động tích cực lực triển khai họ Đánh giá cần làm cách chuyên nghiệp văn bản, cần thảo luận với tình nguyện viên lưu giữ hồ sơ cá nhân họ 5.1 Mục tiêu đánh giá tình nguyện viên − Để thơng báo cho tình nguyện viên chat lượng hiệu hoạt động họ − Nhằm phân tích điểm mạnh, điểm yếu tình nguyện viên − Nhằm ghi nhận, tiếp tục kết thúc hoạt động tình nguyện viên − Nhằm động viên tình nguyên viên − Nhằm xếp lớp tập huấn cần thiết cho tình nguyện viên − Đánh giá tính hiệu việc lựa chon, bố trí cơng việc huy động tình nguyện viên 5.2 Tiêu chí đánh giá tình nguyện viên − Ngồi kỹ tình nguyện viên có, cần phải ý tới lĩnh vực đề cập tới mối quan hệ việc đóng góp tình nguyện viên mục đích tổ chức − Tình nguyện viên cần thơng báo ý kiến người hưởng lợi, tình nguyện viên khác cán Chữ thập đỏ phong cách làm việc họ 19   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Tình nguyện viên cần tạo hội xem xét xác định thách thức Ví dụ, hỏi tình nguyện viên: Nếu có hội đem lại thay đổi với cương vị mình, anh/chị làm gì? (ví dụ: chương trình, tập huấn…) − Trước đưa ý kiến nào, cần phải bảo đảm liệu tình nguyện viên có hội xác định thay đổi họ triển khai hoạt động − Khi có vấn đề, cần phải phân tích điểm mạnh điểm yếu tình nguyện viên Trong trường hợp đó, tình nguyện viên cần thuyên chuyển sang công việc khác tùy thuộc vào kỹ họ có Trong trường hợp khơng có giải pháp khác khơng có khả giữ lại tình nguyện viên vị trí cần phải chấm dứt hoạt động tình nguyện viên cách khéo léo cẩn trọng Báo cáo Khi tình nguyện viên huy động, cần phải lập báo cáo công việc mà họ thực xuyên suốt thời gian mà họ tham gia Tác động việc huy động tình nguyện viên đưa vào báo cáo Giám sát tình nguyện viên cần phải ghi chép thời gian tình nguyện viên tham gia hoạt động nộp lại cho đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên hàng tháng Những nội dung cần đưa vào báo cáo: − Tên chương trình mà tình nguyện viên tham gia − Giới thiệu mục tiêu dự án − Mục tiêu tham gia tình nguyện viên − Các khóa tập huấn định hướng tổ chức cho tình nguyện viên (nếu có) − Sự đóng góp tình nguyện viên − Những thành cơng đạt − Chi phí cần thiết cho tình nguyện viên − Kế hoạch bền vững cho công việc tình nguyện viên − Cơng nhận khen thưởng (nếu có) − Danh sách tình nguyện viên Truyền thơng điều phối Truyền thơng khơng có nghĩa cung cấp thơng tin mà cịn bao gồm lắng nghe tình nguyện viên, thảo luận với tình nguyện viên đưa gợi ý hõ trợ họ Truyền thông điều phối hợp phần quan trọng cơng tác quản lý tình nguyện viên Truyền thông hiệu thành phần qua trọng việc huy động tình nguyện viên Đơi khi, tình nguyện viên làm việc thời gian ngắn làm cho truyền thơng trở nên khó khăn Tuy nhiên, người quản lý, đội trưởng, trưởng nhóm cán Chữ thập đỏ tình nguyện viên khác cần phải truyền thông với Cần phải tập huấn định hướng cấu tổ chức, kế hoạch, dự án, kiện quan trọng thành công Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Tình nguyện viên cần phải hiểu rõ vai trị công việc họ phù hợp với hoạt động chung Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Một số cách thiết lập truyền thơng tốt với tình nguyện viên: − Tạo điều kiện để tình nguyện viên tham gia vào việc thiết kế chương trình định quy trình bảo đảm tôn trọng ý kiến họ − Thông báo cho tình nguyện viên cơng việc tiến Hội tổ chức thăm mà tình nguyện viên thấy cơng việc họ mang lại lợi ích cho người khác − Tổ chức hội thảo tình nguyện viên hàng năm mời những nhân vật liên quan tới dự án phát biểu 20   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   − Tạo hội cho tình nguyện viên chia sẻ ý tưởng kinh nghiệm với tình nguyện viên khác nhận hỗ trợ từ họ − Tổ chức họp định kỳ để rà soát tiến độ hoạt động triển khai − Đưa tin, để tuyên truyền hoạt động tình nguyện viên − Đăng mẩu chuyện hay, thơng điệp tình nguyện viên − Thỉnh thoảng tổ chức gặp mặt tình nguyện viên − Tổ chức nói chuyện hàng tuần với tình nguyện viên nhằm làm cho họ nhận tình nguyện viên ln chào đón có giá trị Phối kết hợp tình nguyện viên với Hội Chữ thập đỏ bên liên quan Cần giữ liên lạc thường xuyên phối kết hợp tình nguyện viên với cán tình nguyện viên khác, với tổ chức với người hưởng lợi để làm cho hoạt động tình nguyện viên hiệu Trong trình điều phối hoạt động tình nguyện viên với cán Hội Chữ thập đỏ bên liên quan cần thực theo mơ hình đây: 21   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Duy trì tình nguyện viên Cần ý tới việc trì tình nguyện viên Nhiều vấn đề phát sinh việc trì tình nguyện viên liên quan tới động viên Người quản lý tình nguyện viên cần để mắt liên tục tới hành vi tạo mơt trường để tình nguyện viên cảm thấy thoải mái thể thân Họ cần cảm thấy vấn để họ đưa quan tâm mực Khó giữ tồn tất tình nguyện viên lúc Tuy nhiên, người quản lý tình nguện viên cần phải quan tâm tới lý mà tình nguyện viên rời Chữ thập đỏ Những người quản lý tình nguyện viên hỗ trợ việc tạo mơi trường trì tình nguyện viên thời gian dài 9.1 Những yếu tố cần quan tâm để trì giúp tình nguyện viên động − Động viên họ xây dựng ý thức trách nhiệm cá nhân ý thức làm chủ hoạt động họ − Đánh giá cao đóng góp hoạt động tình nguyện viên thực − Tạo môi trương thân thiện thuận lợi − Tạo cho tình nguyện viên hội đối mặt với thách thức − Chia sẻ thông tin với tình nguyện viên − Khơng cho phép cảm giác bị bỏ rơi tồn tình nguyện viên − Không giao cho họ nhiều việc − Huy động tồn lực tình nguyện viên − Thơng báo cho tình nguyện viên thay đổi sống người dẽ bị tổn thương cộng đồng mà cơng việc tình nguyện viên đem lại − Đưa gợi ý mà tình nguyện viên mong muốn họ cảm thấy tôn trọng 9.2 Các bước trì tình nguyện viên − Xây dựng nội quy hoạt động đội/nhóm; − Trang bị kiến thức, kỹ cho tình nguyện viên − Phân cơng nhiệm vụ cụ thể − Tạo môi trường thân thiện thuận lợi − Phát huy khả tình nguyện viên − Duy trì sinh hoạt đội, nhóm định kỳ − Đa dạng hình thức hoạt động − Chia sẻ thơng tin với tình nguyện viên thường xun − Ghi nhận công lao kịp thời − Chia sẻ cảm xúc với tình nguyện viên cơng việc, gia đình 22   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY | TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN   Những Nguyên tắc Cơ Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế Nhân đạo Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế đời từ mong muốn mang lại trợ giúp không phân biệt đối xử người bị thương chiến trường, nỗ lực sử dụng khả quốc tế quốc gia để ngăn ngừa giảm bớt đau thương nhân loại nơi tìm thấy Mục đích hoạt động Phong trào bảo vệ tính mạng sức khoẻ, đảm bảo tơn trọng người Phong trào thúc đẩy hiểu biết lẫn nhau, tình hữu nghị, hợp tác hồ bình bền vững dân tộc Vô tư Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế khơng phân biệt quốc tịch, sắc tộc, tín ngưỡng tơn giáo, đẳng cấp quan điểm trị Phong trào nỗ lực triển khai hoạt động nhằm giảm nhẹ đau khổ cá nhân, theo nhu cầu họ ưu tiên trợ giúp người bất hạnh Trung lập Để ln có tin tưởng bên, Phong trào không đứng phe xung đột tham dự vào tranh luận trị, sắc tộc, tôn giáo hay hệ tư tưởng Độc lập Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế hoàn toàn độc lập Các Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc gia trợ giúp cho Chính phủ hoạt động nhân đạo vừa phải tuân thủ luật pháp Nhà nước mình, vừa phải ln trì quyền tự chủ để luôn hành động phù hợp với nguyên tắc Phong trào Tự nguyện Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế phong trào trợ giúp tự nguyện, không xuất phát từ mong muốn kiếm lợi Thống Ở nước, có Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Các Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc gia phải mở rộng cho người tham gia Hội thực thi sứ mệnh nhân đạo phạm vi tồn lãnh thổ Toàn cầu Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế có phạm vi tồn cầu, tất Hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc gia có tư cách vị bình đẳng, chia sẻ trách nhiệm nhiệm vụ cách bình đẳng việc giúp đỡ lẫn 23   BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY |