TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 1/9 NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu X ô bên cạnh) GIÁM ĐỐC TTKĐ&KN BAN XỬ LÝ KHIẾU NẠI VÀ SỰ CỐ PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG CHỨNG NHẬN HỢP CHUẨN ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO VỀ CL TỔ KỸ THUẬT CHỨNG NHẬN PHỊNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP PHỊNG KIỂM NGHIỆM PHỊNG KIỂM ĐỊNH THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 2/9 MỤC ĐÍCH Quy định đưa yêu cầu trình tự, nội dung trình đánh giá chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn bao gồm Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN), tiêu chuẩn Quốc tế (TCQT), tiêu chuẩn khu vực (TCKV) tiêu chuẩn nước (TCNN) PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng với dịch vụ đánh giá chứng nhận Trung tâm Kiểm định Kiểm nghiệm hàng hóa tỉnh Lào Cai - TTKĐ&KN cho Sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn Quy trình áp dụng cho toàn hoạt động từ chuẩn bị đánh giá, đánh giá, hoàn tất báo cáo đánh giá, cấp, mở rộng, thu hẹp phạm vi, đình thu hồi hủy bỏ chứng nhận TÀI LIỆU LIÊN QUAN STCL - Sổ tay chất lượng ISO/IEC Guide 65:1996 – Yêu cầu chung tổ chức tiến hành chứng nhận sản phẩm Quy trình xem xét yêu cầu khách hàng QT.10 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT TTKĐ&KN – Trung tâm Kiểm định Kiểm nghiệm hàng hóa tỉnh Lào Cai Tổ chức đánh giá – Tổ chức đăng ký chứng nhận với TTKĐ&KN trình đánh giá Tổ chức đăng ký chứng nhận – Tổ chức có nhu cầu đăng ký chứng nhận với TTKĐ&KN đăng ký chứng nhận chưa đánh giá, Tổ chức chứng nhận – Tổ chức TTKĐ&KN chứng nhận Khách hàng – Có thể ba đối tượng TRÁCH NHIỆM - Trưởng đoàn đánh giá thành viên đoàn đánh giá chịu trách nhiệm đảm bảo việc tuân thủ áp dụng cách đầy đủ quy định quy trình - Phịng Chứng nhận hợp chuẩn có trách nhiệm đảm bảo việc trì tuân thủ áp dụng cách đầy đủ quy định quy trình với hoạt động có liên quan đến hoạt động đánh giá chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn - Phịng Hành - Tổng hợp có trách nhiệm đảm bảo, tạo điều kiện hỗ trợ để Trưởng đoàn đánh giá thành viên đồn tn thủ áp dụng đầy đủ quy định quy trình TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 3/9 NỘI DUNG 6.1 Đăng ký chứng nhận: - Mọi tổ chức, cá nhân (sau gọi khách hàng) muốn chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn, nộp hồ sơ đăng ký chứng nhận phòng Hành - Tổng hợp TTKĐ&KN - Hồ sơ đăng ký chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn gồm: a) Bản đăng ký chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn theo mẫu BM.11.01 b) Các tài liệu khác (nếu có) 6.2 Xem xét hồ sơ đăng ký: - Phòng Chứng nhận hợp chuẩn phối hợp với phòng HC - TH xem xét hồ sơ đăng ký chứng nhận, lập phiếu thẩm xét hồ sơ đăng ký theo BM.11.02 trình Lãnh đạo TTKĐ&KN phê duyệt ký hợp đồng đánh giá - Nội dung xem xét bao gồm: a) Tiêu chuẩn dùng để đánh giá b) Điều kiện công nghệ sản xuất sản phẩm c) Điều kiện thử nghiệm d) Thời gian thực 6.3 Chuẩn bị đánh giá: - Căn vào yêu cầu chứng nhận tiêu chuẩn đăng ký chứng nhận sản phẩm khách hàng, phòng Chứng nhận hợp chuẩn xem xét lực phịng thử nghiệm có liên quan, đề xuất Lãnh Đạo TTKĐ&KN định lựa chọn phòng thử nghiệm đạt yêu cầu theo Hướng dẫn lựa chọn phòng thử nghiệm – HD 01 - Phòng Chứng nhận hợp chuẩn xem xét tiêu chuẩn dùng để chứng nhận sản phẩm khách hàng có đáp ứng đầy đủ yêu cầu ISO/IEC Guide 7:1994 ISO/IEC Guide 65:1996 hay không theo Hướng dẫn lựa chọn tiêu chuẩn dùng để chứng nhận sản phẩm – HD 02 giao nhiệm vụ cho đoàn đánh giá soạn thảo Quy định riêng đánh giá chứng nhận sản phẩm (nếu chưa có) - Phịng Chứng nhận hợp chuẩn dự thảo định lập đồn chun gia đánh giá trình lãnh đạo TTKĐ&KN phê duyệt theo mẫu BM.11.03 vào Danh sách chuyên gia đánh giá phê duyệt - Trưởng đoàn chuyên gia đánh giá tổ chức xây dựng quy định riêng cho sản phẩm đăng ký chứng nhận theo Hướng dẫn xây dựng quy định riêng chứng nhận sản phẩm – HD 03 (nếu sản phẩm xin chứng nhận chưa có quy định riêng), sau trình Lãnh đạo TTKĐ&KN phê duyệt TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 4/9 - Trưởng đoàn chuyên gia đánh giá lập chương trình đánh giá sản phẩm, sau trao đổi với doanh nghiệp đăng ký chứng nhận trình Lãnh đạo TTKĐ&KN phê duyệt theo BM.11.04 thông báo cho doanh nghiệp đăng ký chứng nhận thành viên đoàn chuyên gia đánh giá trước tuần trước đánh giá chứng nhận doanh nghiệp 6.4 Tiến hành đánh giá: Việc đánh giá chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn trưởng đoàn chuyên gia đánh giá điều hành bao gồm: - Họp mở đầu: Thành phần tham gia bao gồm trưởng đoàn đánh giá chuyên gia đoàn, lãnh đạo đại diện phận tổ chức đăng ký chứng nhận BM.11.14 Trong họp khai mạc trưởng đoàn đánh giá cám ơn lựa chọn tổ chức đăng ký chứng nhận với dịch vụ đánh giá chứng nhận tổ chức chứng nhận, giới thiệu mục đích đánh giá phương pháp đánh giá, thống chương trình đánh giá với tổ chức đăng ký chứng nhận, yêu cầu việc lấy mẫu phòng thử nghiệm định để thử nghiệm mẫu điển hình, số lượng mẫu đánh giá kết thử nghiệm, yêu cầu người dẫn đường cho đoàn đánh giá tới phận tổ chức, yêu cầu cam kết bảo mật chuyên gia vấn đề có liên quan khác - Tiến hành đánh giá: Theo chương trình đề Các phát đánh giá phân loại thành 03 loại ghi nhận vào biểu mẫu BM.11.07, sau: + Điểm không phù hợp nặng: Là thiếu sót ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng, không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn đăng ký, vi phạm nghiêm trọng liên quan đến yêu cầu pháp luật lỗi ảnh hưởng đến cơng nghệ điều kiện sản xuất sản phẩm phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn kết thử nghiệm không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn Khi phát điểm không phù hợp nặng tổ chức đăng ký phải khắc phục xong kiến nghị chứng nhận phải đánh giá lại điều kiện công nghệ sản xuất lấy mẫu thử nghiệm lại sản phẩm + Điểm không phù hợp nhẹ: Là khiếm khuyết nhỏ không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng, không ảnh hưởng đến điều kiện công nghệ sản xuất Trong trường hợp tổ chức đăng ký chứng nhận kiến nghị chứng nhận khắc phục xong điểm không phù hợp nêu BM.11.13 + Điểm lưu ý: Là ý kiến đóng góp nhận xét đồn đánh giá cho hoạt động tổ chức đăng ký chứng nhận để cải tiến hoạt động quản lý chất lượng sở Trong q trình đánh giá thơng tin thu nhận ghi vào biểu mẫu BM.11.11 điểm cần lưu ý ghi vào biểu mẫu BM.11.12 TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 5/9 - Họp kết thúc: Sau đánh giá đoàn đánh giá lãnh đạo đại diện phận tổ chức đánh giá tiến hành họp kết thúc đánh giá để đoàn đánh giá báo cáo kết đánh giá Trưởng đoàn đánh giá thay mặt tổ chức chứng nhận cám ơn sở hỗ trợ, giúp đỡ đồn đánh giá q trình đánh giá, trình bày phát đánh giá thống kết đánh giá với đại diện tổ chức đánh giá Kết đánh giá lãnh đạo tổ chức đánh giá ký xác nhận chuyển cho lãnh đạo tổ chức chứng nhận để tiến hành thủ tục Một phô tô kết đánh giá gửi lại cho tổ chức đánh giá a) Đánh giá điều kiện sản xuất công nghệ doanh nghiệp - Đối với doanh nghiệp chưa có chứng Hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, HACCP …) đoàn chuyên gia đánh giá tiến hành xem xét điều kiện sản xuất, công nghệ sản xuất sản phẩm doanh nghiệp hồ sơ chất lượng - Đối với doanh nghiệp có chứng hệ thống quản lý như: ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, HACCP… hiệu lực (mà phạm vi áp dụng bao gồm việc tạo sản phẩm đề nghị chứng nhận) khơng cần đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng xem xét số yêu cầu điều kiện b) Lấy mẫu thử nghiệm đánh giá mẫu điển hình Đồn chun gia đánh giá tiến hành lấy mẫu sản phẩm, lập biên lấy mẫu theo BM 11.06 gửi mẫu để thử nghiệm điển hình phòng thử nghiệm lựa chọn theo HD 01 mục 6.3 Việc lấy mẫu, thử nghiệm, xử lý đánh giá kết thử nghiệm tiến hành theo tiêu chuẩn quy định riêng tương ứng (Đánh giá kết thử nghiệm kết đánh giá yêu cầu phương pháp so sánh đối chiếu với yêu cầu tiêu chuẩn tương ứng) 6.5 Báo cáo đánh giá: - Trưởng đoàn chuyên gia đánh giá chịu trách nhiệm lập báo cáo đánh giá bao gồm đánh giá điều kiện sản xuất, công nghệ sản xuất mẫu thử nghiệm điển hình theo BM.11.07 kèm theo kết thử nghiệm mẫu điển hình BM.11.05, BM.11.15 kết đánh giá yêu cầu phương pháp chuyên gia, trình Lãnh đạo TTKĐ&KN định chứng nhận - Trường hợp kết cịn điểm khơng phù hợp doanh nghiệp đăng ký chứng nhận phải đưa biện pháp khắc phục gửi TTKĐ&KN thời hạn 30 ngày để xem xét chấp nhận đánh giá lại Trường hợp không nhận thông báo hành động khắc phục thời hạn quy định, TTKĐ&KN xem doanh nghiệp tự ý hủy bỏ việc đăng ký chứng nhận 6.6 Quyết định chứng nhận: TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 6/9 - Phòng Chứng nhận hợp chuẩn chịu trách nhiệm thẩm xét hồ sơ đánh giá theo QT.12, phù hợp dự thảo định cấp giấy chứng nhận cho phép sử dụng dấu hợp chuẩn cho sản phẩm đăng ký chứng nhận trình Lãnh đạo TTKĐ&KN ký theo BM.11.08 - Điều kiện sử dụng Giấy chứng nhận Dấu hợp chuẩn quy định mục 16.STCL - Thời hạn hiệu lực giấy chứng nhận không 03 năm kể từ ngày cấp 6.7 Giám sát sau chứng nhận: - Trong thời gian hiệu lực giấy chứng nhận, định kỳ 06 tháng 09 tháng lần (hoặc đột xuất thấy cần thiết) TTKĐ&KN cử đoàn chuyên gia đánh giá đến doanh nghiệp để tiến hành giám sát việc trì thực yêu cầu sản phẩm chứng nhận Lịch đánh giá giám sát thực theo thơng báo TTKĐ&KN Trưởng đồn đánh giá giám sát chịu trách nhiệm lập báo cáo đánh giá giám sát theo BM.11.09 - Ba tháng trước hết hạn hiệu lực Giấy chứng nhận, TTKĐ&KN thông báo cho Khách hàng biết để làm thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận Khách hàng gửi yêu cầu văn cho TTKĐ&KN Kết giám sát định kỳ Khách hàng để TTKĐ&KN xem xét cấp lại Giấy chứng nhận 6.8 Đình chỉ, huỷ bỏ hiệu lực giấy chứng nhận theo QT.13: 6.9 Mở rộng phạm vi chứng nhận theo QT.13: 6.10 Chứng nhận lại: Chứng nhận lại tiến hành theo tồn quy trình trường hợp sau đây: - Hết hạn hiệu lực giấy chứng nhận - Tiêu chuẩn để chứng nhận có thay đổi thay 6.11 Trách nhiệm Khách hàng đăng ký chứng nhận sản phẩm 6.11.1 Việc sử dụng Giấy chứng nhận Dấu hiệu chứng nhận phải đảm bảo điều kiện sau: - Không sử dụng theo cách thức làm uy tín TTKĐ&KN có cơng bố liên quan đến sản phẩm chứng nhận coi lạm quyền lừa dối - Không sử dụng Giấy chứng nhận Dấu hiệu chứng nhận theo cách gây lên nhầm lẫn 6.11.2 Khách hàng có sản phẩm chứng nhận chất lượng phù hợp tiêu chuẩn không chuyển nhượng giấy chứng nhận dấu hiệu chứng nhận cho doanh nghiệp hay pháp nhân khác TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 7/9 6.11.3 Khách hàng có sản phẩm chứng nhận phải đảm bảo hoàn toàn chịu trách nhiệm việc sản phẩm phù hợp với yêu cầu nêu tiêu chuẩn áp dụng trì điều kiện sản xuất công nghệ phù hợp với yêu cầu quy định 6.11.4 Khách hàng đăng ký chứng nhận sản phẩm có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu tạo điều kiện cần thiết để Đoàn chuyên gia đánh giá thực nhiệm vụ trình đánh giá giám sát 6.11.5 Khách hàng thông báo văn cho TTKĐ&KN thay đổi (nếu có) sản phẩm, q trình sản xuất điều kiện đảm bảo chất lượng ảnh hưởng đến phù hợp sản phẩm 6.11.6 Khách hàng chứng nhận sản phẩm phải: - Lưu giữ toàn ý kiến phản ánh, khiếu nại liên quan đến sản phẩm chứng nhận phải sẵn sàng cung cấp cho TTKĐ&KN có yêu cầu - Tiến hành biện pháp thích hợp để xử lý khiếu nại, thiếu sót sản phẩm hay dịch vụ ảnh hưởng đến phù hợp với yêu cầu chứng nhận - Lập hồ sơ biện pháp khắc phục tiến hành kết thực 6.11.7 Khách hàng phải sử dụng Dấu hiệu chứng nhận tuân thủ quy định TTKĐ&KN quy định 6.12 Quyền Khách hàng đăng ký chứng nhận sản phẩm: Khách hàng có sản phẩm cấp giấy chứng nhận chất lượng dấu hiệu chứng nhận quyền: - Quảng cáo sản phẩm chứng nhận phương tiện thông tin đại chúng - Sử dụng Dấu hiệu chứng nhận sản phẩm bao bì sản phẩm - Sử dụng Giấy chứng nhận làm chứng cho hồ sơ kỹ thuật, đấu thầu,… - Sử dụng kết chứng nhận để công bố hợp chuẩn theo yêu cầu quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền - Có thể Cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền xét để miễn giảm kiểm tra chất lượng 6.13 Bảo mật: - TTKĐ&KN có trách nhiệm bảo mật thơng tin kinh tế, kỹ thuật,… có liên quan đến khách hàng đăng ký chứng nhận Các nhân viên tham gia vào trình đánh giá lưu trữ hồ sơ TTKĐ&KN phải ký vào cam kết bảo mật thông tin thực nhiệm vụ BM.05.08 6.14 Khiếu nại: TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 8/9 Khách hàng muốn khiếu nại công tác đánh giá chứng nhận chất lượng sản phẩm gửi đơn khiếu nại cho TTKĐ&KN Trong thời hạn 04 tuần kể từ nhận đơn, TTKĐ&KN xem xét xử lý thông báo văn đến Khách hàng Nếu Khách hàng chưa trí gửi đơn khiếu nại đến quan có thẩm quyền Tỉnh Trung ương HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Bản đăng ký chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn BM.11 01 Phòng CNHC 3năm Phiếu thẩm xét hồ đăng ký chứng nhận BM.11 02 “ “ Quyết định thành lập đoàn chuyên gia đánh giá BM.11 03 “ “ Chương trình đánh giá BM.11 04 “ “ Phiếu ghi kết thử nghiệm BM.11 05 “ “ Biên lấy mẫu BM.11 06 “ “ Báo cáo đánh giá chứng nhận BM.11 07 “ “ Quyết định chứng nhận BM.11 08 “ “ Báo cáo đánh giá giám sát BM.11 09 “ “ 10 Cam kết bảo mật BM.05.08 “ “ 11 Ghi chép đánh giá BM.11 11 “ “ 12 Phiếu lưu ý BM.11.12 “ “ 13 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa BM.11.13 “ “ 14 Danh sách tham dự đánh giá BM.11.14 “ “ 15 Báo cáo kết thử nghiệm BM.11.15 “ “ PHỤ LỤC Biểu mẫu đính kèm Bản đăng ký chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn Mã hiệu BM.11 01 TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA TỈNH LÀO CAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN Mã hiệu: QT 11 Lần ban hanh: 01 Ngày có hiệu lực: 01/10/2010 Trang/Tổng số trang: 9/9 Phiếu thẩm xét hồ đăng ký chứng nhận BM.11 02 Quyết định thành lập đoàn chuyên gia đánh giá BM.11 03 Chương trình đánh giá BM.11 04 Phiếu ghi kết thử nghiệm BM.11 05 Biên lấy mẫu BM.11 06 Báo cáo đánh giá chứng nhận BM.11 07 Quyết định chứng nhận BM.11 08 Báo cáo đánh giá giám sát BM.11 09 Cam kết bảo mật BM.05.08 Ghi chép đánh giá BM.11 11 Phiếu lưu ý BM.11.12 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa BM.11.13 Danh sách tham dự đánh giá BM.11.14 Báo cáo kết thử nghiệm BM.11.15 ... bảo việc tuân thủ áp dụng cách đầy đủ quy định quy trình - Phịng Chứng nhận hợp chuẩn có trách nhiệm đảm bảo việc trì tuân thủ áp dụng cách đầy đủ quy định quy trình với hoạt động có liên quan... chứng nhận tuân thủ quy định TTKĐ&KN quy định 6.12 Quy? ??n Khách hàng đăng ký chứng nhận sản phẩm: Khách hàng có sản phẩm cấp giấy chứng nhận chất lượng dấu hiệu chứng nhận quy? ??n: - Quảng cáo sản... giá tổ chức xây dựng quy định riêng cho sản phẩm đăng ký chứng nhận theo Hướng dẫn xây dựng quy định riêng chứng nhận sản phẩm – HD 03 (nếu sản phẩm xin chứng nhận chưa có quy định riêng), sau