HDSD phan mem mot cua - So TNMT DakLak

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM “MỘT CỬA” HỖ TRỢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Mục lục I.1 Chức tiếp nhận hồ sơ trả kết .3 I.1.1 Tiếp nhận hồ sơ mới: I.1.2 Tiếp nhận hồ sơ bổ sung (bổ sung hồ sơ) I.1.3 Thu phí 11 I.1.4 Trả kết 11 I.2 Chức thụ lý hồ sơ 13 I.2.1 Phân công thụ lý 13 I.2.2 Thay đổi thụ lý 14 I.2.3 Phê duyệt hồ sơ 15 I.2.4 Phê duyệt hồ sơ bổ sung 15 I.2.5 Phê duyệt trình lãnh đạo 15 I.3 Thụ lý hồ sơ 16 I.3.1 Thụ lý hồ sơ 16 I.3.2 Hoàn thành thụ lý 18 I.3.3 Yêu cầu bổ sung hồ sơ 18 I.3.4 Từ chối hồ sơ: 18 I.3.5 Bàn giao kết 19 I.3.6 Thêm mới, xóa, cập nhật ý kiến 20 I.3.7 Thêm mới, xóa, cập nhật tài liệu 21 I.4 Phê duyệt hồ sơ 23 I.4.1 Ý nghĩa 23 I.4.2 Thao tác 23 I.5 Trình lãnh đạo ký duyệt 26 I.5.1 Ý nghĩa 26 I.5.2 Thao tác 26 I.6 Ký duyệt hồ sơ 28 I.6.1 Ý nghĩa 28 I.6.2 Thao tác 28 Công ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt I.1 Chức tiếp nhận hồ sơ trả kết I.1.1 Tiếp nhận hồ sơ mới:  Ý nghĩa: Chức “Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành (TTHC)” cho phép NSD cán tiếp nhận hồ sơ cập nhật thông tin hồ sơ, TTHC công dân nộp trực tiếp Bộ phận tiếp nhận trả kết o Bước 1: Chọn chức thực đơn (menu) “giải thủ tục hành chính” o Bước 2: Chọn “Tiếp nhận hồ sơ” o Bước 3: Nhấn nút “Thêm mới” I.1.1.1 Nhập thông tin hồ sơ tiếp nhận hồ sơ  Ý nghĩa: Sau chọn nút thêm mới, hình thị biểu mẫu nhập thơng tin loại hồ sơ cán tiếp nhận điền thông tin cần thiết Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 3/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận o Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ (các trường có dấu * bắt buộc phải nhập) o Bước 3: Bấm nút Ghi lại sau điền đầy đủ thông tin I.1.1.2 In phiếu tiếp nhận:  Ý nghĩa: Khi tiếp nhận hồ sơ, cán tiếp nhận in giấy hẹn trả kết hồ sơ Trên giấy hẹn có thơng tin hồ sơ, thời gian hẹn trả, mã vạch mã hồ sơ để tra cứu hồ sơ trình xử lý Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 4/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn công việc tiếp nhận hồ sơ o Bước 2: Chọn hồ sơ cần in giấy hẹn hộp thông báo o Bước 3: Chọn biểu tượng máy In để thực in, hình hiển thị trang in Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 5/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt o Bước 4: cán tiếp nhận chọn nút đóng cửa sổ để in kết thúc công việc in phiếu tiếp nhận hồ sơ In trang  Tình huống: Kiểm tra chắn máy tính kết nối với máy in trường hợp nối trực tiếp thực in qua mạng (kiểm tra địa máy in trước thực in), máy in sẵn sàng để in I.1.1.3 Bàn giao hồ sơ  Ý nghĩa: Sau tiếp nhận hồ sơ, cán tiếp nhận thực bàn giao hồ sơ sang phịng chun mơn để thụ lý hồ sơ, công việc bàn giao xác nhận phiếu bàn giao Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 6/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn Tiếp nhận hồ sơ o Bước 2: Chọn hồ sơ cần bàn giao hộp thông báo o Bước 3: Đánh dấu vào hộp chọn hồ sơ cần bàn giao o Bước 4: Chọn nút Bàn giao cho phịng chuyện mơn để thực hình hiển thị sau o Bước 4: In giấy bàn giao để xác nhận công việc bàn giao hồ sơ phận Một Cửa phịng chun mơn Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 7/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt o Bước 5: Thực giấy bàn giao o Bước 6: Đóng cửa sổ in o Bước 7: Chọn nút bàn giao hồ sơ để thực bàn giao hình hiển thị Chọn “OK” để giao, chọn “Cancel” để hủy bàn giao  Tình huống: Trước bàn giao kiểm tra xác loại hồ sơ, kiểm tra giấy xác nhận công việc bàn giao in? I.1.2 Tiếp nhận hồ sơ bổ sung (bổ sung hồ sơ)  Ý nghĩa: Đối với hồ sơ tiếp nhận, lãnh đạo chuyên viên phịng ban chun mơn xử lý có u cầu bổ sung thêm giấy tờ, tài liệu cần thiết hồ sơ quay lại phận cửa Cán phòng tiếp nhận tiến hành tiếp nhận bổ sung hồ sơ Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 8/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn “Bổ sung hồ sơ” o Bước 2: Chọn hồ sơ cần bổ sung o Bước 3: Trong thao tác, biểu tượng chọn bổ sung hồ sơ Màn hình hiển thi biểu mẫu nhập thông tin hồ sơ cán tiếp nhận thực mục I.1.1.1 điền thông tin tài liệu theo yêu cầu (đồng thời tiếp nhận tài liệu từ công dân) I.1.2.1 Bàn giao hồ sơ bổ sung  Ý nghĩa: Sau tiếp nhận tài liệu (giấy tờ) công dân nộp bổ sung cán tiếp nhận thực bàn giao giấy tờ bổ sung sang phong chuyên môn để tiếp tục xử lý hồ sơ Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 9/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực hiên : o Bước 1: Chọn bổ sung hồ sơ o Bước 2: Chọn tình trạng bổ sung o Bước 3: Chọn hồ sơ cần bàn giao o Bước 4: Chọn Bàn giao cho phịng chun mơn I.1.2.2 Xóa hồ sơ  Ý nghĩa: Chỉ xóa hồ sơ tiếp nhận chưa bàn giao cho phịng chun mơn, xẩy có sai sót việc nhập thông tin hồ sơ cán tiếp nhận Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 10/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực o Bước 1: Chọn cơng việc Phê duyệt trình lãnh đạo o Bước 2: Chọn loại hồ sơ o Bước 3: Đánh dấu vào hộp chọn để chọn hồ sơ o Bước 4: Phê duyệt trình lãnh đạo I.3 Thụ lý hồ sơ I.3.1 Thụ lý hồ sơ  Ý nghĩa: Chức “Thụ lý hồ sơ” cho phép NSD (là chun viên phịng, ban chun mơn) thụ lý hồ sơ trưởng phịng chun mơn phân cơng thụ lý: Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 16/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn công việc Thụ lý hồ sơ o Bước 2: Chọn loại hồ sơ o Bước 3: Tích vào hộp chọn để chọn đích danh hồ sơ thụ lý o Bước 4: Chọn nút Hoàn thành thụ lý để chuyển hồ sơ lên trưởng phòng duyệt sau thụ lý xong  Tình huống: người phân công phối hợp thụ lý hồ sơ, khơng phải người thụ lý khơng thể thực thao tác với hồ sơ (chỉ xem, theo dõi tiến độ) Sau chọn nút hoàn thành thụ lý hồ sơ hình hiển thị lựa chọn chức thụ lý (1): - Hoàn thành thụ lý hồ sơ hợp lệ Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 17/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt - Yêu cầu bổ sung hồ sơ thiếu tài liệu theo quy định pháp luật - Từ chối thụ lý hồ sơ hồ sơ không hợp lệ, sai thông tin, sai quy đinh pháp luật I.3.2 Hoàn thành thụ lý  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn kết xử lý hồ sơ o Bước 2: Nhập phí, lệ phí theo quy đinh loại hồ sơ o Bước 3: Cập nhật tình trạng giải I.3.3 Yêu cầu bổ sung hồ sơ  Ý nghĩa: Trường hợp hồ sơ chưa đủ giấy tờ theo quy đinh chuyên viên yêu cầu bổ sung giấy tờ thiếu  Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn Yêu cầu bổ sung bồ sơ o Bước 2: Nhập lý yêu cầu bổ sung giấy tờ thiều o Bước 3: Cập nhận trạng thái hồ sơ I.3.4 Từ chối hồ sơ:  Ý nghĩa: Chuyên viên chọn Từ chối hồ sơ trường hợp hồ sơ có nội dung sai, khơng hợp lệ, giải Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 18/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  Cách thực o Bước 1: Chọn xử lý hồ sơ từ chối thụ lý o Bước 2: Lý từ chối hồ sơ (chi tiết) o Bước 3: Cập nhật tình trạng hồ sơ (đồng thời chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo) I.3.5 Bàn giao kết  Ý nghĩa: Sau hồ sơ phòng chuyên môn xử lý xong, kết xử lý chun viên phịng chun mơn thụ lý bàn giao lại cho phận cửa để thực trả kết cho công dân  Cách thực o Bước 1: Chọn công việc Bàn giao kết o Bước 2: Chọn loại hồ sơ Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 19/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt o Bước 3: Chọn hồ sơ bàn giao o Bước 4: In giấy xác nhận công việc bàn giao hồ sơ o Bước 5: Bàn giao kết (chuyển hồ sơ sang phận cửa) I.3.6 Thêm mới, xóa, cập nhật ý kiến I.3.6.1 Thêm  Trên hình thụ lý hồ sơ, NSD bấm nút “Ý kiến”, hệ thống hiển thị danh sách ý kiến trao đổi hồ sơ sau: NSD bấm vào nút thêm mới, hệ thống hiển thị form sau: Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 20/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt  o o o o NSD thực cập nhật thông tin cần thiết: Bước 1: Tiêu đề ý kiến Bước 2: Nội dung ý kiến Bước 3: File đính kèm (nếu có) Bước 4: NSD nhấn vào nút “Ghi lại” Hệ thống thực kiểm định cho cập nhật vào CSDL đồng thời trả hình danh sách thơng tin trao đổi ý kiến I.3.6.2 Xóa ý kiên vừa thêm  Chỉ xóa ý kiến trước thực hồn thành cơng việc thụ lý, phê duyệt (là công việc sửa đổi loại bỏ ý kiến thêm trước đó) o Tại mục ý kiến NSD lựa chọn ý kiến cần xoá hình danh sách thơng tin trao đổi ý kiến o NSD nhấn vào nút “Xoá” o Hệ thống hiển thị cảnh báo NSD có chắn xố đối tượng chọn o NSD nhấn vào nút “OK” đồng ý xố (hoặc nhấn vào Cancel khơng muốn xố) o Hệ thống thực xoá ý kiến lựa chọn I.3.7 Thêm mới, xóa, cập nhật tài liệu I.3.7.1 Thêm Trên hình thụ lý hồ sơ, NSD bấm vào nút “Tài liệu” Hệ thống hiển thị danh sách ý kiến trao đổi hồ sơ sau: Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 21/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt Bấm vào nút “Thêm mới”, hệ thống hiển thị hình thêm sau: NSD(chun viên phịng ban chun mơn) điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu bấm nút “Ghi lại” để thêm tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 22/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt I.3.7.2 Xóa tài liệu vừa thêm (chỉ thực chưa ban giao sang bước tiếp theo) o Trên danh sách tài liệu hồ sơ, NSD chọn tài liệu cần xóa o Bước 1: Chọn tài liệu muc tiến độ o Bước 2: Đánh dấu vào hộp chọn để chọn loại tài liệu cần xóa o Bước 3: Bấm nút xóa để thực xóa I.4 Phê duyệt hồ sơ I.4.1 Ý nghĩa Chức cho phép lãnh đạo cấp (cấp phòng, lãnh đạo) thực chức năng: Xem danh sách hồ sơ chờ phê duyệt kết Thực phê duyệt kết giải hồ sơ Phê duyệt nhiều hồ sơ I.4.2 Thao tác NSD lựa chọn chuyên mục “Phê duyệt hồ sơ” menu ngang hệ thống (hệ thống mặc định danh sách hồ sơ chờ duyệt) Hệ thống hiển thị hình danh sách hồ sơ chờ duyệt sau: Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 23/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt Tại hình này, NSD thực thao tác sau: o Xem danh sách hồ sơ chờ phê duyệt theo loại hồ sơ o Phê duyệt hồ sơ o Trình lãnh đạo ký duyệt I.4.2.1 Xem danh sách hồ sơ chờ phê duyệt theo loại hồ sơ Trên hình danh sách hồ sơ chờ phê duyệt, NSD chọn vào ô selectbox Loại hồ sơ, hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ phân công thụ lý theo loại hồ sơ mà NSD chọn I.4.2.2 Phê duyệt kết giải hồ sơ Trên hình danh sách hồ sơ chờ phê duyệt, NSD chọn vào thủ tục cần phê duyệt, hình danh sách hồ sơ thủ tục chờ lãnh đạo phê duyệt: Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 24/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt NSD thao tác sau: • Phê duyệt nhiều hồ sơ Tại hình này, NSD chọn checkbox trước hồ sơ sau nhấn vào link “Phê duyệt”, hệ thống hiển thị sau: Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 25/30 ... hiển thị lựa chọn chức thụ lý (1): - Hoàn thành thụ lý hồ sơ hợp lệ Hướng dẫn sử dụng phần mềm giải thủ tục hành 17/30 Cơng ty TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt - Yêu cầu bổ sung hồ sơ thiếu tài... TNHH Tư vấn thương mại Trí Tuệ Việt - Yêu cầu bổ sung hồ sơ thiếu tài liệu theo quy định pháp luật - Từ chối thụ lý hồ sơ hồ sơ không hợp lệ, sai thông tin, sai quy đinh pháp luật I.3.2 Hoàn thành