Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí Mơc lơc Lêi më ®Çu .2 Néi dung I - Kh¸i qu¸t vỊ sù hình thành phát triển công ty Tự động hóa khí môi trờng (AMECO) 1.Khái quát chung công ty AMECO 2.Chức nhiệm vụ công ty AMECO 3.Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty AMECO .5 4.Tình hình sản xuất công ty AMECO 5.Phơng hớng phát triển công ty AMECO .8 II - Thực trạng tổ chức Hành văn phòng công ty Tự động hoá khí môi trờng AMECO .9 1.Chức nhiệm vụ văn phòng công ty AMECO 2.Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty AMECO 10 3.Các công tác hành văn phòng công ty AMECO 11 a.Công tác tham mu tổng hợp .11 b.Công tác văn th lu trữ 11 c.Công tác thu thập xử lý thông tin 12 d.Công tác giao tiếp 12 e.Công tác hậu cần 12 III - Mét sè nhËn xÐt kiến nghị công tác Hành Văn phòng công ty AMECO .13 1.Đánh giá chung 13 2.Mét sè kiÕn nghÞ .13 KÕt luËn 16 Tµi liƯu tham kh¶o .17 Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí Lêi më ®Çu Cã thĨ nãi sù chun ®ỉi cđa nỊn kinh tế nớc ta từ kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang kinh tế thị trờng đà tác động sâu sắc đến hoạt động đơn vị kinh tế sở Trong thời gian ngắn đơn vị tổ chức kinh tế hoạt động kinh doanh với nhiều quy mô khác đà đạt đợc thành tựu lớn vợt trội, chiếm lĩnh thị trờng nớc mà vơn quốc tế Công ty tự động hoá khí môi trờng(AMECO) doanh nghiệp trẻ đời không nằm mục tiêu, tự chủ, độc lập, tự chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, góp phần vào xây dựng kinh tế vững mạnh Đợc trí nhà trờng em đà chọn công ty Tự động hoá khí môi trờng (AMECO) nơi thực tập Trong thời gian em đà hoàn thành báo cáo tổng quát Báo cáo gồm phần : Phần I : Khái quát hình thành phát triển công ty tự động hoá khí môi trờng (AMECO) Phần II : Thực trạng tổ chức Hành văn phòng công ty Tự động hoá khí môi trờng AMECO Phần III : Một số nhận xét kiến nghị công tác hành văn phòng công ty AMECO Với thời gian trình độ hạn chế Vậy em mong nhận đợc tham gia đóng góp ý kiến thầy cô Qua viết em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cô giáo hớng dẫn anh chị công ty AMECO đà giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Ket-noi.com kho ti liu phớ I Khái quát hình thành phát triển công ty Tự động hoá khí môi trờng (AMECO) Khái quát chung Công ty Tự (AMECO) động hoá khí môi trờng - Tên công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, khí môi trờng - Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment Company Ltd - Tên viết tắt : AMECO - Trơ së C«ng ty : Sè 2, L« A Thanh Nhàn, đờng Trần Khát Chân, Phờng Thanh Nhàn - Quận Hai Bà Trng- Thành Phố Hà nội - Điên thoại : 84-4-9714877 Fax : 84-4-9714869 - GiÊy phÐp thµnh lËp : Sè 3709 GP/TLDN UBND Thµnh Hµ néi cấp ngày 02/10/1998 - Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1998 - Vốn điều lệ : 1.200.000.000 - Thời gian hoạt động : 35 năm - Mà số thuế : 010077 5593-1 - Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam (TECHCOM BANK) - GiÊy phÐp nhËp khÈu trùc tiÕp sè :3104 AMECO lµ công ty TNHH hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác công ty phạm vi số vốn đà cam kết góp vào công ty Công ty không đợc phát hành cổ phiếu, có t cách pháp nhân kể từ ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty AMECO đại lý phân phối sản phẩm cho tập đoàn hÃng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến giới nh Mỹ, Pháp, Nhật, Israel Là công ty thơng mại ,dịch vụ nên AMECO có quy trình kinh doanh đặc thù Hầu hết hàng hoá công ty đợc nhập chủ yếu từ nớc phần nớc với hàng trăm mặt hàng khác Hàng hoá chủ yếu máy móc thiết bị tự động hoá với công nghệ đại Do việc kinh doanh mặt hàng mang tính độc quyền cao nớc Hàng hoá công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho lâu không sợ bị hỏng Đây mét Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí nh÷ng thuận lợi cho công ty thời gian đầu thâm nhập làm quen thị trờng *Về sở vËt chÊt cđa c«ng ty gåm cã : - Trơ sở : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, Đờng Trần Khát Chân, Hà nội Điện thoại : (04) 971 4877 ; Fax : (04) 971 4869 - Trung tâm Dịch vụ tích hợp hệ thống : Số Ngõ 31 Phố Phơng Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội §iƯn tho¹i : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589 - Hệ thống đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tỉnh thành lín toµn qc nh : Thµnh Hµ nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng *Về nhân : Tổng số nhân viên : 35 ngêi + Cư nh©n : ngêi + Kü S : 27 ngêi AMECO cã mét nguån nhân lực tơng đối tốt ổn định (85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học đại học ), có kinh nghiệm thâm niên công việc Họ làm việc động, nhiệt tình, đợc đào tạo quy từ trờng đại học kỹ thuật với nhiều chuyên nghành khác nh ngành khí chế tạo máy, tự động hoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo , trờng khối kinh tế nh : Đại học Ngoại thơng, Đại học Tài Kế toán ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân *Về trang thiết bị : AMECO tạo điều kiện làm việc tốt cho cán công nhân viên với trang thiết bị đại nh : - HƯ thèng m¸y vi tÝnh : TÊt máy tính công ty có cấu hình cao với hình tinh thể lỏng hÃng COMPACT, kết nối mạng INTERNET sử dụng đờng truyền tốc độ cao ADSL thuận tiện cho khai thác ,quản lý thông tin từ đối tác nh khách hàng - Bàn ghế xoay nhiều t phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy điều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho cán công nhân viên điều kiƯn thêi tiÕt kh¾c nghiƯt Ket-noi.com kho tài liệu phớ - Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu Máy Fax, máy Potocopy, máy in Laser hang CANON Điện thoại di động, máy tính xách tay đại hÃng NOKIA, SONY ERISSON, Ngoài ra,công ty cung đà mạnh dạn đầu t, mua sắm nhiều phơng tiện sang trọng,hiên đại nh xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho việc lại Giám đốc nh cán quan trọng khác công ty Tất trang thiết bị kể đà hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt hoạt động văn phòng doanh nghiệp Chức nhiệm vụ công ty AMECO AMECO nhà tích hợp hệ thống, cung cấp giải pháp kỹ thuật cho khách hàng lĩnh vực Tự động hoá,cơ khí môi trờng Cùng hợp tác đội ngũ chuyên gia đầu ngành nớc chuyên gia hÃng nớc đầy kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động nh SIEMENS Đức, METTER TORODOL Mỹ công ty AMECO tiến hành dịch vụ t vấn công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng (từ khâu lập dự toán ,đầu t, mua sắm, đến vận hành thiết bị máy móc), t vấn xây dựng dự án, thành lập nâng cấp dây chuyền sản xuất, phòng thí nghiệm lĩnh vực liên quan cho khách hàng nhà máy công nghiệp, sở nghiên cứu đào tạo Với khả nh công ty AMECO đà cung cấp đợc nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trờng nớc đáp ứng đợc nhu cầu ngày cao công đại hoá công nghiệp hoá nớc ta Tuy đợc thành lập hoạt động khoảng thời gian không lâu nhng hàng hoá dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh đợc thị trờng nớc (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà vơn quốc tế (Lào ,Campuchia) 3.Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty AMECO Để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tổ chức máy hoạt động riêng cho Công ty AMECO công ty TNHH có dấu riêng ,có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản ngân hàng theo quy định ph¸p lt ViƯt Nam Ket-noi.com kho tài liệu phớ Bộ máy quản lý công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức nghĩa ngời lÃnh đạo doanh nghiệp đợc giúp sức tập thể lÃnh đạo để chuẩn bị định, hớng dẫn kiểm tra việc thực định cấp dới Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động toàn quyền định Trong phạm vi doanh nghiệp việc truyền lệnh, định, thị theo tuyến đà quy định Tuy nhiên mô hình đợc lÃnh đạo công ty vận dụng linh hoạt không cứng nhắc để chủ động điều hành công việc phát huy đợc trí tuệ lực đội ngũ chuyên gia nhiều phận chức nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho lĩnh vực cụ thể Bộ máy công ty AMECO đợc tổ chức nh sơ đồ sau: giám đốc PGĐ.Kỹ thuật P.Kinh doanh P.Kỹ thuật PGĐ.Tài P.Dự án P.Hành P.Kế toán Trung tâm LÃnh đạo công ty bao gồm : Giám đốc hai phó giám đốc * Giám đốc : ngời dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên thực quyền nghĩa vụ nh : - Quyết định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày Công ty - Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh kế hoạch đầu t Công ty - Ban hành quy chế quản lý nội bé C«ng ty Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí - Bỉ nhiƯm, miƠn nhiƯm, c¸ch chøc c¸c chøc danh quản lý Công ty trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng thành viên - Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trờng hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch Hội đồng thành viên - Kiến nghị phơng án bố trí cấu tổ chức Công ty - Trình báo cáo toán tài năm lên Hội đồng thành viên - Kiến nghị phơng án sử dụng lợi nhuận xử lý khoản lỗ kinh doanh - Tuyển dụng lao động - Không đợc lạm dụng địa vị quyền hạn, sử dụng tài sản Công ty để thu lợi riêng cho thân, cho ngời khác; không đợc tiết lộ bí mật Công ty, trừ trờng hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận - Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn tài cho Công ty * Phó giám đốc phụ trách Tài chính: Giúp đỡ giám đốc giám đốc quản lý nguồn vốn, đạo hoạt động kinh tế tài công ty, tham mu chế tài chính, biện pháp huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát phòng ban chức thuộc quyền quản lý nh phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm * Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Giúp đỡ giám đốc đạo phận đợc phân công, phụ trách vấn đề kỹ thuật kinh doanh công ty Để thực quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành phòng ban chức Mỗi phòng ban có nhiệm vụ riêng nhng phối kết hợp trình kinh doanh tạo thành thể thống tách rời + Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc lĩnh vực kinh doanh tăng cờng công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ công ty với khách hàng doanh nghiệp Mở rộng thị trờng, tìm kiếm nguồn đầu t, nâng cao khả cạnh tranh lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí Cã nhiƯm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh, đề biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho trình kinh doanh đạt hiệu cao + Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết bị, thay thế, sửa chữa bảo dỡng, đồng thời kiểm tra chất lợng hàng hoá + Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu dự án kỹ thuật ,t vấn cung cấp máy móc cho khách hàng Giúp giám đốc lập theo dõi thực dự án công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu t xây dựng đánh giá tính khả thi báo cáo lên cấp +Phòng Hành : Đối với Giám đốc công ty AMECO việc tổ chức tốt công tác hành máy hành doanh nghiệp việc phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nâng cao hiệu quản lý doanh nghiệp Bộ máy hành trợ thủ đắc lực cho giám đốc.Vì giám đốc đôn đốc nhắc nhở cấp lÃnh đạo toàn công ty trau dồi kiến thức tiếp thu cải cách, đổi hoạt động hành (cách thức quản lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu phát triển .) *Một số chức nhiệm vụ phòng hành - Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định nội quy quản lý công ty nhằm đạo chặt chẽ thống công tác quản lý - Thực chặt chẽ thống hoạt động tổ chức xử lý văn bản, công văn đến cách nhanh chóng, xác, bí mật thủ tục trình tự quy định, tổ chức đánh máy chụp in ấn văn thuộc lĩnh vực đợc giao - Giúp giám đốc tổ chức họp hành chính, phục vụ tiếp đón khách đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc, tiếp khách - Quan hệ với quan công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa phơng - Tổ chức quản lý thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tác chung công ty, quản lý tốt tài sản văn phòng - Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm công ty Ket-noi.com kho ti liu phớ + Phòng kế toán : giám sát chế độ tài nhà nớc công ty, phản ánh xác trung thực đầy đủ toàn tài sản, tiền vốn, thực nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc theo luật định Theo dõi quản lý nguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp công ty, tổ chức hạch toán chi tiêu cho số hoạt động doanh nghiệp đợc giao + Trung tâm t vấn, dịch vụ tích hợp hệ thống : Cung cấp giải pháp kỹ thuật công nghệ, t vấn xây dựng dự án cho khách hàng + Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 4.Tình hình sản xuất công ty AMECO Từ bớc khó khăn dần ,vững dần sau hai năm đầu hoạt động AMECO đà kinh doanh có lÃi đảm bảo đợc đời sống vật chất tinh thần cho cán công nhân viên đóng góp cho ngân sách nhà nớc hàng trăm triệu đồng Đây sức mạnh tổng hợp từ ban lÃnh đạo công ty tới đội ngũ công nhân trẻ động nhiệt tình với tâm sống doanh nghiệp Năm 1999 2001 2001 2002 2003 Doanh thu 3.834.605.9 57 4.679.278.3 65 7.718.476 60 7.934.716.0 00 8.485.135.8 67 Nép ng©n 466.842.05 429.170.09 706.742.6 42 723.556.22 825.526.62 s¸ch níc Qua sè liƯu bảng cho thấy phát triển nhanh chóng doanh nghiệp lên từ đôi chân vững Danh mục số dự án điển hình AMECO đà thực năm 2003 ST T Tên dự án phạm vi cung cấp Khách hàng ứng dụng biến tần công suất lớn phục vụ Công ty Kinh doanh nớc tiết kiệm, lợng : HMI, PLC, Biến số 2-Hà nội tần Điều khiển trình PLC,áp suất ,lu lợng Trờng Đại học Kỹ thuật Thủ ,nhiệt độ ,mức cảm biến loại §øc - Bé §¹i häc Ket-noi.com kho tài liệu phớ Hệ thống sản xuất linh hoạt ROBOT, CNC PLC, Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh Thiết bị trờng : áp suất , lu lợng Nhà máy thuỷ điện Hoà nhiệt độ Bình Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật thành công Công trình ứng dụng công nghệ điều khiển DCS vào điều khiển nhà nấu bột giấy Phân tích hàm lợng SO2 Trang bị phòng thí nghiệm chuyển Viện nghiên cứu Điện tử-Tin giao công nghệ học Tự động hoá ,Viện học Việt Nam Công ty giấy Đồng Nai Công ty Supe phốt phát hoá chất Lâm Thao 5.Phơng hớng phát triển công ty Trong năm tới AMECO tiếp tục thâm nhập sâu hơn, rộng vào thị trờng ngành Tự động hoá khí, môi trờng - thị trờng AMECO độc quyền nh năm đầu thành lập Trớc cạnh tranh mạnh mẽ kinh tế thị trờng nói chung ngành Tự động hoá khí, môi trờng nói riêng phát triển kinh doanh, mở rộng thị trờng tạo đứng vững thơng trờng mục tiêu hàng đầu AMECO Tập thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên công ty không ngừng tìm hiểu nhu cầu thị trờng, thay đổi phơng thức chào bán hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trờng cách tốt nhất, mang lại hiệu kinh doanh cao Ban lÃnh đạo công ty sát cánh bên nhân viên thờng xuyên đôn đốc nhắc nhở tiến độ hoàn thành công việc phòng ban, tránh lÃng phí thời gian làm ảnh hởng trực tiếp tới hiệu kinh doanh sản xuất Trong năm tới công ty bắt tay vào thi công dự án, xây dựng nhà máy sản xuất, chế tạo thiết bị điện cân điện tử Nh Quỳnh Hng Yên với diện tích 21000 Km2 Đây hội tốt để AMECO tự khẳng định II Thực trạng tổ chức Hành văn phòng công ty tự động hoá khí môi trờng (AMECO) 1.Chức nhiệm vụ văn phòng công ty AMECO AMECO đơn vị kinh tế với quy mô nhỏ nên hoạt động kinh doanh công ty tập chung nơi đặt trơ së chÝnh Cịng nh c¸c tỉ chøc kinh tÕ khác AMECO có văn phòng riêng Nó phận tổng hợp, giúp thủ trởng, ban lÃnh đạo 10 Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí thùc hiƯn c¸c chøc nhiệm vụ điều hành công việc toàn công ty, trực tiếp thực nghiệp vụ hành (bố trí, xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị, thực báo cáo tháng, quý, năm, chuyển công văn đi, đến ) Văn phòng có hai chức là: * Tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành hỗ trợ Toàn thông tin đợc thu thập trì hệ thống văn phòng với mục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích Thông tin liệu đợc xếp thành mẫu hình có ý nghĩa, đợc lÃnh đạo sử dụng để định, hoạch định kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Sản phẩm văn phòng thông tin Phần lớn hoạt động văn phòng liên quan tới việc thu thập thông tin Với chức tham mu tổng hợp xử lý thông tin hành hỗ trợ góp phần vào việc điều hành định kịp thời có hiệu cấp quản lý * Dịch vụ hỗ trợ : Đựơc thể hiên qua công việc phËn thĨ : + Nhãm dÞch vơ cã tÝnh chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kế hoạch + Nhóm dịch vụ thuộc qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn thông, in ấn + Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành nhân Mục đích ba nhóm cung cấp thông tin hành hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, xác, kịp thời, chất lợng cao để cấp quản lý định Để thực tốt hai chức văn phòng doanh nghiệp phải đề nhiệm vụ sau : + Xây dựng chơng trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng tuần doanh nghiệp thờng xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực chơng trình + Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn để định quản lý theo sù giao phã cđa thđ trëng doanh nghiƯp + Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn 11 Ket-noi.com kho ti liu phớ + Giữ nhiệm vụ cầu nội liên lạc với quan cấp trên, ngang cấp, cấp dới với công dân 2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng công ty AMECO Văn phòng công ty AMECO gồm có ngời : - Chánh văn phòng : 01 ngời - Cán hành : 02 ngời - Nhân viên : 02 ngời Văn phòng công ty đợc tổ chức nh sau: Chánh văn phòng Cán hành Cán hành Nhân viên Nhân viên + Chánh văn phòng : Giám sát, kiểm tra hoạt động văn phòng chung toàn công ty Đánh giá, báo cáo kết thực lên cấp nêu khó khăn, tồn để ban lÃnh đạo khắc phục giải + Cán hành : với nhân viên giúp lÃnh đạo công việc văn bản, văn th lu trữ, thu thập xử lý thông tin, báo cáo tiến độ hoàn thành công việc với lÃnh đạo để lÃnh đạo nắm bắt tình hình tốt + Cán hành : với nhân viên giúp lÃnh đạo công việc xếp lịch làm việc, hội họp, đối nội, đôí ngoại với đối tác, khách hàng, quản trị báo lại với lÃnh đạo nhiệm vụ đợc giao 3.Các công tác Hành văn phòng công ty AMECO a.Công tác tham mu tỉng hỵp 12 Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí Văn phòng công ty AMECO đà phối hợp chặt chẽ với phòng ban thực tốt công tác tham mu việc tổ chức, đạo góp phần tích cực vào nghiệp phát triển bền vững doanh nghiệp Năm 2003 văn phòng hoạt động đà phối hợp với phòng chức tham gia sọan thảo đợc 950 văn loại, văn UBND Thành phố ban hành nhìn chung đảm bảo hình thức nội dung tính pháp lý, phục vụ kịp thời chủ trơng, sách, đờng lối Đảng Nhà nớc Trong năm qua nhờ đạo đắn ban lÃnh đạo, cộng với tận tình nhân viên, văn phòng AMECOđà thực tốt chức việc xây dựng quy chế làm việc, chơng trình công tác, báo cáo thờng xuyên tuần, tháng, quý, năm báo cáo đột xuất Điều đà tạo điều kiện cho lÃnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động huyện, đồng thời đạo thống mặt công tác, nhiệm vụ trọng tâm nh: - Tham mu cho lÃnh đạo trực tiếp giải công việc vụ cách nhanh chóng hiệu - Xắp xếp lịch, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm đợc văn phòng quan tâm đạo thực cách khoa học hợp lý Góp phần hạn chế chồng chéo tổ chức tốt buổi làm việc, hội nghị hội thảo, công tác kiểm tra, tra - Lập báo cáo tuần,tháng, quý, năm trực tiếp dự buổi báo cáo tổng kết phòng ban Qua góp phần vào việc tham mu đề xuất cho lÃnh đạo giải tốt công việc lập kế hoạch cho năm sau Tuy nhiên bên cạnh thành đà đạt đợc công tác tham mu bộc lộ thiếu xót sau: Trong việc thực đôn đốc kiểm tra phòng ban cha đợc tiến hành cách thờng xuyên Cán làm công tác tổng hợp (1 ngời) nên bố trí công việc nhiều hạn chế b Công tác văn th lu trữ Công tác văn th lu trữ đợc văn phòng AMECO quan tâm đạo thực Với cán làm công tác văn th lu trữ đà đợc cử học lớp chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình độ đáp ứng đợc yêu cầu công tác công ty Trong năm 2003 văn th AMECO đà tiếp nhận 540 công văn đến tăng so với năm 2002 213 công văn, bao gồm: 13 Ket-noi.com kho ti liu phớ - 34 văn cuả Chính phủ - 506 văn ngành Mặc dù văn đến với số lợng lớn nhng đợc văn phòng AMECO tập trung đạo xử lý kịp thời đảm bảo cho việc điều hành cấp lÃnh đạo Các quy trình tiếp nhận công văn đến đợc thực cách đầy đủ nghiêm túc Năm 2003 công ty đà ban hành 521 văn bao gồm: - 220 định - 124 công văn - 42 tờ trình - 50 thông báo - 40 kế hoạch - 45 báo cáo Các văn đợc quản lý cách chặt chẽ Trớc gửi đợc phận chức xem xét toàn diện thể thức lẫn nội dung xem xem có quy trình soạn thảo không, đóng dấu,vào sổ văn để hạn chế tối đa sai sót xảy lu văn phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm sau cần thiết Đối với công tác lu trữ : doanh nghiệp trẻ thành lập nên kho lu trữ chung toàn công ty cha có, th viện, làm cho công tác tra cứu, truy tìm lại hồ sơ công văn gặp nhiều khó khăn nhân viên lu trữ làm thủ công công tác bảo vệ tài liệu lu trữ c.Công tác thu thập xử lý thông tin Theo cấu trực tuyến chức luồng thông tin phản hồi tới cấp ban lÃnh đạo công ty tơng đối thuận tiện Lợi lớn mạng máy tính thu thập thông tin Nhờ nối kết Internet công ty thu thập thông tin cách dễ dàng Đặc biệt thông tin từ nhà cung cấp bạn hàng Bằng việc truy cập đến trang Web nhà cung cấp bạn hàng công ty trao đổi thông tin cách nhanh chóng hiệu nhất.Với hệ thống máy tính cấu hình cao , tính u trội (máy tính hình tinh thể lỏng ) việc truyền thông tin qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí trung gian không cần thiết : chi phí in ấn ,chi phí nhân công d Công tác giao tiếp 14 Ket-noi.com kho ti liu phớ Đối với AMECO tạo đợc ấn tợng ban đầu tốt cho đối tác hay bạn hàng thành công không nhỏ hoạt động giao tiếp yếu tố làm nên thành công Chính mà công tác đối ngoại đợc ban lÃnh đạo công ty lu ý đến AMECO có thành lập ban nhỏ đợc đào tạo chuyên nghiệp (từ khâu chuẩn bị cho không gian, thời gian, gặp, hẹn, đến xếp, bố trí tiếp khách, đàm thoại )đều tạo đợc ấn tợng tốt Có thể nói yếu tố tạo nên thành công cho AMECO nh hôm Văn phòng công ty AMECO đà chủ động tiếp khách hàng hành Trong tập trung vấn đề chủ yếu mua bán hàng, trao đổi hàng hoá, kiểm tra thời hạn bảo hành máy móc theo yêu cầu khách hàng e Công tác hậu cần Trong năm qua nhận thức vị trí, trách nhiệm công tác hậu cần văn phòng công ty AMECO đà trọng thực tốt công tác Cụ thể nh cung cấp đủ xăng xe đảm bảo phơng tiện an toàn phục vụ lÃnh đạo công tác mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho phòng ban Tuy nhiên công tác hậu cần không tránh khỏi khó khăn đáp ứng đợc nhu cầu cho CBCNV ( phòng họp, bàn ghế, phòng tiếp khách )còn chung với phòng kinh doanh, chật trội vµ bÊt tiƯn III Mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghị công tác Hành văn phòng công ty AMECO 1.Đánh giá chung: Công ty Tự động hoá, khí môi trờng (AMECO ) doanh nghiệp trẻ có quy mô nhỏ.Tuy thành lập hoạt động năm nhng công ty đà làm đợc đáng đợc ghi nhận Đặc biệt hiệu sản xuất kinh doanh hai năm gần đây, cho thấy nỗ lực toàn đội ngũ cán công nhân viên công ty Họ ngời trẻ đầy nhiệt huyết, tìm tòi sáng tạo, tìm kiếm thị trờng lấy uy tín làm chuẩn cho hội Với tinh thần lấy thành công doanh nghiệp làm thành công cho Tập thể cán công nhân viên cố gắng học hỏi, chau kinh nghiệm, kiến thức để ngày có máy làm việc chuyên nghiệp, hiệu hoà nhập vào phát triển chung toàn khối kinh tÕ 15 Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí Trong năm gần đời doanh nghiệp với nhiều hình thức, quy mô lớn nhỏ khác nhng số lợng doanh nghiệp thành công nhiều Sự thành công khởi đầu AMECO hạn chế nhng đà cho thấy phần lòng tâm, tinh thần hăng say, công việc cán nhân viên công ty Công ty đợc tổ chức theo cấu trực tuyến chức năng, cấu phù hợp với đặc điểm quy mô doanh nghiệp vừa nhỏ Sự đơn giản gọn nhẹ cấu tổ chức điểm cần bớc đầu AMECO thâm nhập vào thị trờng Các cấp quản lý với ban lÃnh đạo công ty liên hệ với cách nhanh chóng định kịp thời, tạo hội kinh doanh với doanh nghiệp khác Nhân viên cấp dới nhanh chóng nắm bắt đợc mệnh lệnh ban lÃnh đạo công ty Để đạt đợc thành nh trên, công ty đà không ngừng củng cố, xếp máy quản lý gọn nhẹ, đạt hiệu cao, lựa chọn đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có nghiệp vụ chuyên môn, dám nghĩ dám làm ;tổ cức sản xuất kinh doanh với trình độ tìm cách nâng cao chất lợng hàng hoá dịch vụ 2.Một số kiến nghị Bên cạnh lợi sẵn có nêu AMECO phải đơng đầu với hàng loạt khó khăn vốn, thị trờng, công nghệ Khối lợng công việc công ty ngày tăng số lợng đòi hỏi chất lợng cao chuyên môn nghiệp vụ cán chất lợng hàng hoá Do với cấu đơn giản gọn nhẹ có phần sức Điều ảnh hởng tới sức khoẻ cán công nhân viên chất lợng công việc Tuy trình độ chung công ty cao so với nhiều loại hình doanh nghiệp nhỏ khác Nhng đặc thù hoạt động công ty trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cán nhân viên nói chung cha có kinh nghiệm hoạt động thơng mại, khả thơng thuyết ký kết hợp đồng kinh tế nên nhiều lúng túng công việc liên quan Độ tuổi trung bình trẻ hạn chế kinh nghiệm kinh doanh lĩnh vực cần có thâm niên công tác * Cơ sở vật chất hạn chế Công ty cha có mặt ổn định lâu dài 16 Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí * C¬ cÊu trực tuyến chức mà công ty chọn lựa kết hợp hai cấu trực tuyến chức năng, cấu có ích giám đốc trẻ Tuy nhiên không tránh khỏi nhợc điểm nh : ngời lÃnh đạo thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến chức năng, nhiều khó giải công việc tranh luận xảy hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn có tham gia phòng chức * Tổ chức bố trí phòng ban cha hợp lý nh phòng muốn phô tô tài liệu với số lợng lớn phải gom lại chờ phòng hành xuống tận trung tâm phô tô Nếu lấy phải phô tô qua máy FAX máy in tốn không hiệu Giám đốc cần dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm , tuyển dụng đào tạo bố trí máy nhân hợp lý phát huy đợc khả mặt công ty Không nên vị nể mà đa ngời thiếu trình độ lực ảnh hởng nhiều tới uy tín công ty sau Các phòng ban cần đợc xếp ngắn, gọn gàng tạo đợc ấn tợng tốt cho khách hàng đối tác * Môi trờng làm việc :do diện tích nhỏ, thiếu thoáng mát, thiếu ánh sáng tự nhiên * Phòng hành công ty phải kiêm nhiều công việc,giám đốc nên tăng cờng thêm nhân cho phòng Công tác phòng hành gặp phải số khó khăn nh sau : - Công tác văn th thiếu ngời văn th công ty không đợc quản lý chặt chẽ tính bí mật hạn chế xảy th từ, giấy tờ công văn - Thông tin nội doanh nghiệp cha đợc quản lý chiệt để thông tin mạng máy tính công ty lọt Đó sơ xuất nhỏ nhng từ cán công ty cần phải rút kinh nghiệm cách nghiêm túc để tránh hậu không đáng có Nhanh chóng tiếp thu ứng dụng công nghệ thông tin cách hiệu Để hoạt động phát triển kinh tế thị trờng đầy biến động cạnh tranh công ty cần có máy quản lý gọn nhẹ linh hoạt -Trình độ sử dụng máy tính cha cao chủ yếu để soạn thảo văn bản, tính toán thống kê kinh tế hàng hoá công ty giao dịch qua mạng internet 17 Ket-noi.com kho ti liu phớ - Giám đốc nên cho phòng ban biết thêm vai trò quan trọng phòng hành chính.Tránh để phòng ban nghĩ phòng hành làm công việc vặt, không tên - Ban giám đốc cần tích cực kiểm tra chế độ giấc làm việc nhân viên tránh lÃng phí thời gian ảnh làm hởng tới hiệu kinh doanh - Nhân viên phòng hành cần đợc đào tạo bồi dỡng thờng xuyên để học hỏi, kịp thời thay đổi nội qui, qui chế luật ban hành loại văn phù hợp với văn mà nhà nớc qui định Tránh lạc hậu, sai sót làm ảnh hởng tới uy tín, kết kinh doanh công ty * Phòng hành công ty nên đợc bố trí độc lập để phát huy đợc tối đa nghiệp vụ phòng ( giao tiếp, đối ngoại) 18 Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí KÕt LuËn Tríc thử thách hội kinh tế thị trờng đầy biến động, công ty AMECO đà có bứơc khởi đầu thành công ,khẳng định đợc vị lĩnh vực Tự động hoá khí môi trờng Trong thời gian thực tập công ty em đà học tập nghiên cứu hoạt động văn phòng thấy văn phòng mặt doanh nghiệp Đó địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại, thực nghiệp vụ hành Các hoạt động văn phòng giúp lÃnh đạo điều hành quản lý doanh nghiệp cách hiệu Sau thời gian nghiên cứu đợc tham gia trực tiếp vào số công việc phòng hành công ty AMECO Em muốn đợc tìm hiểu sâu biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Em mong thời gian làm luận văn tốt nghiệp tới, thầy, cô giúp đỡ hớng dẫn để em hoàn thành luận văn với đề tài là: " Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty TNHH AMECO" Do thời gian viết báo cáo hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu xót Em mong có đợc ý kiến nhận xét thầy cô nhằm giúp đỡ hớng dẫn để em hoàn thiện tốt cho luận văn tốt nghiệp tới Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hớng dẫn tận tình thầy cô khoa Hành Văn phòng trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà Nội nh anh chị công ty AMECO đà giúp em hoàn thành báo cáo Hà nội, Ngày 24 tháng năm 2004 Sinh viên Nguyễn Thị Ngà 19 Ket-noi.com kho ti liu phớ Tài liệu tham khảo PTS Đinh Văn Tiến Nghệ thuật đàm phán kinh doanh nxb Chính trị quốc gia ,Hà nội ,1998 PTS Dơng Văn Khảm ,Nguyễn Hữu Thời ,Thạc sĩ Trần Hoàng Nghiệp vụ Th ký văn phòng nxb Chính trị quốc gia, Hà nội ,1997 PGS ,TS Nguyễn Văn Thâm Tổ chức điều hành hoạt động công sở nxb Chính trị quốc gia Hà nội ,1999 Giáo trình : Giao tiếp đàm phán kinh doanh Khoa Hành văn phòng-Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội Giáo trình : Kỹ th ký văn phòng Khoa Hành văn phòng-Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội Giáo trình : Hành Doanh nghiệp (Những vấn đề bản) Khoa Hành văn phòng-Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội Giáo trình : Văn Kỹ thuật soạn thảo quy trình ban hành văn hoạt động doanh nghiệp Khoa Hành văn phòng-Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội Giáo trình : Tổ chức quản lý văn phòng Khoa Hành văn phòng-Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội 20 ... khí môi trờng (AMECO) Phần II : Thực trạng tổ chức Hành văn phòng công ty Tự động hoá khí môi trờng AMECO Phần III : Một số nhận xét kiến nghị công tác hành văn phòng công ty AMECO Với thời gian... dới với công dân 2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng công ty AMECO Văn phòng công ty AMECO gồm có ngời : - Chánh văn phòng : 01 ngời - Cán hành : 02 ngời - Nhân viên : 02 ngời Văn phòng công ty đợc... khách )còn chung với phòng kinh doanh, chật trội bất tiện III Một số nhận xét kiến nghị công tác Hành văn phòng công ty AMECO 1.Đánh giá chung: Công ty Tự động hoá, khí môi trờng (AMECO ) doanh nghiệp