Tài liệu KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO VÀ THANH TRA, KIỂM TRA KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO doc

HIỂU BIẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH• Cán bộ thanh tra cũng phải biết được các phương pháp và chính sách được sử dụng để hạch toán hàng tồn kho, và biết được công ty sử dụng phương pháp k

KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

VÀ THANH TRA, KIỂM TRA

KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN

• Đặc điểm thanh tra hàng tồn kho

• Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng nhất trong một cuộc thanh tra và mất nhiều thời gian nhất

để xác minh

• Các rủi ro liên quan đến việc thanh tra số dư này khác nhau tuỳ theo bản chất của doanh nghiệp đang được thanh tra

• Đối với những doanh nghiệp sản xuất lớn, việc thanh tra hàng tồn kho sẽ phức tạp, trong khi đó việc thanh tra hàng tồn kho của các doanh nghiệp

ĐẶC ĐẶC ĐIỂM CỦA THANH TRA HÀNG TỒN KHO

• Khả năng xảy ra sai phạm và thời gian cần

thiết để thanh tra hàng tồn kho xuất phát từ một số yếu tố:

• Thứ nhất , cán bộ thanh tra có thể chưa nắm

rõ đặc trưng của các sản phẩm giữ trong kho

Ví dụ : làm sao bạn có thể đảm bảo được số lượng đá và sỏi được giữ trong một hố đá?

Và làm thế nào bạn có thể phân biệt giữa các loại đá khác nhau?

• Thứ hai , có thể có nhiều loại hàng tồn kho được giữ trong kho mà khó có thể xác định được giá trị có thể đem bán và khả năng lỗi thời của chúng

Ví dụ : một công ty kinh doanh kim khí có 200 thùng, mỗi thùng chứa hàng nghìn loại chốt cửa khác nhau Làm sao bạn có thể biết được loại nào đã lỗi thời và không thể bán được nữa? Tình huống này sẽ tạo ra vấn đề về việc đánh giá

• Cuối cùng , do hàng tồn kho thường là loại tài sản lưu động lớn nhất, một sai sót trọng yếu của số dư

• Ngoài các vấn đề vừa nêu ở trên, rủi ro tiềm

tàng xảy ra sai sót trọng yếu của hàng tồn kho thường rất cao

Một lý do là việc kiểm kê thực tế tại thời điểm cuối năm có thể gây ra những vấn đề đáng

kể

Ví dụ : nếu một nhà kho được tổ chức sắp xếp kém, khả năng mất mát những mặt hàng quan trọng hoặc khả năng đếm trùng một số mặt hàng có thể sẽ cao

Trong quá trình kiểm kê thực tế

– Hàng gửi bán có thể vẫn được đếm trong khi

đáng lẽ ra không được tính;

– Hàng đã bán và hiện đang được vận chuyển có

thể vẫn được đếm trong khi đáng lẽ phải loại ra;

– Hàng đã mua và đang được chuyển có thể bị bỏ

sót khi đếm trong khi đáng lẽ phải được đưa

• Sai sót đối với hàng tồn kho có thể xảy ra

một cách vô tình hoặc do cố tình gian lận

• Do việc thanh tra hàng tồn kho là khó, nên tài

khoản hàng tồn kho có khả năng là mục tiêu

để lợi dụng gian lận thuế.

HIỂU BIẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

• Khi thanh tra hàng tồn kho cũng như các số

dư tài khoản khác, cần phải hiểu được thái

độ và khuynh hướng của ban giám đốc

• Hiểu rõ về môi trường kinh doanh, đặc biệt là

những yếu tố tạo động cơ để che giấu thu nhập (như giảm cầu, cạnh tranh tăng…) là rất cần thiết để đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng

HIỂU BIẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

• Để lập kế hoạch và triển khai thanh tra hàng

tồn kho một cách đúng đắn, và giảm thời gian cần thiết để thực hiện các công việc đó, cán bộ thanh tra phải nắm được các sản phẩm của công ty và địa điểm của chúng, mạng lưới phân phối, và các biện pháp kiểm soát nội bộ đối với sổ sách hàng tồn kho

HIỂU BIẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

• Cán bộ thanh tra cũng phải biết được các

phương pháp và chính sách được sử dụng

để hạch toán hàng tồn kho, và biết được công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ

• Cuối cùng, cán bộ thanh tra cũng phải biết

các nhà cung cấp và khách hàng thường

BẢN CHẤT CỦA HÀNG TỒN KHO

• Là tài sản lưu động

• Thể hiện hàng hoá được giữ để bán trong

quá trình hoạt động kinh doanh thông thường hoặc để sử dụng trong quá trình sản xuất hàng hoá để bán.

• Hàng tồn kho thường xuyên được bán đi và

bổ sung

ĐẶC TRƯNG CỦA HÀNG TỒN KHO

Có thể phân loại hàng tồn kho theo tính chất của đơn vị kinh doanh

 Đơn vị kinh doanh thương mại (bán buôn

hoặc bán lẻ) mua hàng hoá từ nhiều nhà cung cấp để bán lại

Ngoại trừ việc đóng gói, hàng hoá sẵn có sẽ không có gì thay đổi trước khi đem bán lại.

ĐẶC TRƯNG CỦA HÀNG TỒN KHO

 Đối với đơn vị sản xuất

 Mua nguyên vật liệu và chuyển hoá chúng thành thành phẩm sẵn sàng để bán

 Do đó, đơn vị sản xuất có 3 loại tài khoản hàng tồn kho:

- Nguyên vật liệu tồn kho gồm các hàng hoá được sử dụng trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm cuối cùng.

- Sản phẩm dở dang tồn kho gồm các hàng hoá mới được xử lý một phần và cần được tiếp tục xử lý trước khi đem bán.

- Thành phẩm tồn kho gồm các sản phẩm cuối cùng được giữ để bán.

ĐẶC TRƯNG CỦA HÀNG TỒN KHO

• Hầu hết các đơn vị kinh doanh còn có tồn

kho công cụ dụng cụ sản xuất

• Công cụ văn phòng, sử dụng cho các hoạt

động gián tiếp gắn với hoạt động kinh doanh thông thường

Công ty dịch vụ Công ty thương mại

Doanh thu Doanh thu bán hàng thuần Trừ: Các chi phí hoạt động Trừ Giá vốn hàng bán

Bằng Lợi nhuận gộp Trừ Các chi phí hoạt động

HÀNG TỒN KHO VÀ GIÁ VỐN HÀNG BÁN

• Hàng tồn kho là một loại tài sản lưu động

– Luỹ kế các khoản chi phí sẽ tạo ra lợi ích trong tương lai

– Khi hàng tồn kho được bán, các chi phí này được đưa vào báo cáo thu nhập dưới dạng giá vốn hàng bán

• Mối quan hệ giữa việc đánh giá hàng tồn kho và giá

vốn hàng bán

Số lượng đơn vị Giá trị bằng

THÀNH PHẦN CỦA CHI PHÍ HÀNG TỒN KHO

• Hàng tồn kho phải được đánh giá trên cơ sở

giá gốc, điều này nhất quán với việc áp dụng nguyên tắc giá gốc

• Trong trường hợp tồn kho hàng hoá mua để bán lại hoặc tồn kho nguyên vật liệu , giá gốc

sẽ bao gồm: Các chi phí trực tiếp phát sinh

để mua và chuyển hoá hàng hóa thành trạng thái có thể bán được, các chi phí này sẽ

• Các chi phí gián tiếp thường không được đưa vào

• Thuế GTGT có đưa vào giá gốc hay không phụ thuộc

vào việc cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp và kinh doanh mặt hàng chịu thuế GTGT hay không.

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HÀNG TỒN KHO

Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho được chấp nhận theo chuẩn mực kế toán Việt Nam bao gồm:

• Bình quân gia quyền

• Nhập trước xuất trước (FIFO)

• Nhập sau xuất trước (LIFO)

• Thực tế đích danh

GIÁ GỐC CỦA SẢN PHẨM DỞ DANG

Sản phẩm dở dang được tính theo giá gốc chủ yếu gồm:

1 Chi phí nguyên vật liệu đã sử dụng;

2 Chi phí nguyên vật liệu chưa được sử dụng

nhưng đã được chuyển tới nơi sản xuất;

3 Chi phí nhân công;

4 Các chi phí tại nơi sản xuất;

5 Doanh nghiệp không được tính gộp trong giá

vốn các khoản chi phí phân phối và chi phí hành chính, hoặc chi phí tài chính.

PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN

• Đơn vị kinh doanh sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên duy trì sổ sách chi tiết về

số lượng đơn vị và giá trị bằng tiền của mỗi giao dịch về hàng tồn kho

• Số dư hàng tồn kho hiện có được cập nhật

mỗi khi có giao dịch mua hoặc bán

PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN

• Phương pháp này đòi hỏi phải sử dụng sổ

sách riêng biệt cho từng mặt hàng tồn kho:

– Số lượng đơn vị và giá trị hàng tồn kho

nhập vào

– Số lượng đơn vị và giá trị hàng tồn kho

xuất ra

– Số lượng đơn vị và giá trị bằng tiền của

hàng tồn kho đang có trong kho

– Thời điểm đặt hàng bổ sung hàng tồn kho

PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN

• Ngay cả với phương pháp kê khai thường

xuyên, cũng cần phải định kỳ điều chỉnh lại

sổ sách từng loại hàng tồn kho cho phù hợp với kết quả kiểm kê hàng tồn kho thực tế

• Ưu điểm của hệ thống kê khai thường xuyên

là tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể xác định được giá trị hàng tồn kho và giá vốn

PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ

• Đơn vị kinh doanh sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ không lưu giữ sổ sách chi tiết về từng giao dịch hàng tồn kho

• Cuối kỳ, tiến hành kiểm kê thực tế hàng tồn kho để xác định hàng tồn kho cuối kỳ về mặt số lượng và giá trị bằng tiền.

• Sau đó sẽ thực hiện bút toán điều chỉnh để phản ánh

BƯỚC THANH TRA HOẶC NHỮNG YẾU TỐ CẦN THIẾT KHI THANH TRA HÀNG TỒN KHO

• Khi thanh tra công ty nhỏ thì hàng tồn kho không phải là khoản mục thường xuyên bị điều chỉnh, tuy nhiên, đối với công ty lớn thì việc điều chỉnh thường xuyên hơn

• Việc thanh tra rất khó khăn do cán bộ thanh tra không có mặt khi hàng tồn kho được kiểm kê và ước tính chi phí

• Chỉ những hồ sơ có những sai sót rõ ràng về hàng tồn kho, thì mới tiến hành thanh tra đối với khoản

BƯỚC THANH TRA HOẶC NHỮNG YẾU TỐ CẦN THIẾT KHI THANH TRA HÀNG TỒN KHO

Nếu cán bộ thanh tra tập trung vào hàng tồn kho, một số mối quan tâm của thanh tra là:

• Các tỷ suất : tỷ suất doanh thu và giá vốn

hàng bán so với mức chung của ngành

• Kiểm tra phiếu hàng tồn kho để xem xét các

dòng sản phẩm và địa điểm , hàng gửi bán (nếu có), hàng đang chuyển

BƯỚC THANH TRA HOẶC NHỮNG YẾU TỐ CẦN THIẾT KHI THANH TRA HÀNG TỒN KHO

• Kiểm tra về số học ; kiểm tra về việc tính giá, bao

gồm cả phương pháp tính giá (ví dụ: không phải

là phương pháp nhập sau xuất trước), và đánh giá (ví dụ: theo giá thấp giữa giá gốc và giá thị trường)

• Đặt câu hỏi đề nghị đưa ra các lý do cụ thể về

việc dự phòng hoặc xoá sổ hàng hoá lỗi thời và kiểm tra các chứng từ sổ sách liên quan

• Xác định khả năng xảy ra các vấn đề về giá

PHÂN TÍCH ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO

Quy trình phân tích đối với hàng tồn kho bao gồm:

• Xem xét số liệu về lợi nhuận gộp và so sánh với các năm trước và mức chuẩn của ngành

• Xem xét tốc độ quay vòng hàng tồn kho và so sánh với các năm trước và mức chuẩn của ngành

• Xem lướt các bút toán kế toán liên quan đến tài khoản hàng tồn kho và kiểm tra các bút toán từ các nguồn bất thường, các bút toán thông thường nhưng không thấy xuất hiện, và những bút toán có giá trị lớn một cách bất thường

PHÂN TÍCH ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO

• Kết quả lợi nhuận gộp tăng/giảm có thể là dấu hiện của khả năng ghi tăng hàng tồn kho

• Giả sử doanh thu bán hàng của năm hiện tại và các năm trước là hoàn toàn như nhau, nhưng lợi nhuận gộp của năm hiện tại lại cao hơn

Đây có thể là dấu hiệu cho thấy giá vốn hàng bán thấp hơn thực tế, và do đó, hàng tồn kho và thu nhập có thể bị ghi tăng

• Tốc độ quay vòng hàng tồn kho cũng chỉ ra một số vấn đề về việc đánh giá hàng tồn kho

PHÂN TÍCH ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO

• Cuối cùng, xem lướt các bút toán hạch toán vào hàng

tồn kho cũng có thể phát hiện được một số vấn đề

Ví dụ : nhiều bút toán điều chỉnh lớn để khớp tài khoản hàng tồn kho với các sổ sách chứng từ có thể cho thấy hệ thống kiểm soát yếu đối với hệ thống hàng tồn kho; bút toán có giá trị lớn có thể là dấu hiệu cho thấy việc cố tình kê khai tăng tài sản; và không có bút toán điều chỉnh cuối năm có thể là dấu hiệu cho thấy không tiến hành kiểm kê thực tế vào cuối năm

KIỂM TRA CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO

• Tính hiện hữu, đầy đủ, đánh giá và sở hữu là

những cơ sở dẫn liệu quan trọng nhất đối với thành phẩm tồn kho

• Do mức độ rủi ro tiềm tàng của việc ghi tăng/

ghi giảm như đã nêu trên là cao, nên phần lớn thủ tục thanh tra nhằm trực tiếp hỗ trợ các cơ sở dẫn liệu này.

KIỂM TRA CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO

• Đối với hàng tồn kho, tính sở hữu là cơ sở

dẫn liệu đặc biệt quan trọng có liên quan đến các tài sản khác

• Cán bộ thanh tra khó có thể đảm bảo rằng

liệu hàng hoá trong kho có thực sự thuộc sở hữu của doanh nghiệp đó không

• Hàng tồn kho có thể là hàng gửi bán, hoặc đã

được bán nhưng chưa vận chuyển tới khách hàng

ĐÁNH GIÁ

• Sự ước tính và một số phương pháp nhất định được

sử dụng để xác định giá trị của hàng tồn kho, đặc biệt là đối với thành phẩm là thể hiện giá trị gia tăng của mỗi khâu sản xuất trong hệ thống tính giá

• Giá trị của các hàng hoá bán lẻ còn phụ thuộc vào ước tính giá trị, phụ thuộc vào phương pháp kế toán được sử dụng để hạch toán hàng tồn kho

pháp nhập trước xuất trước hoặc nhập sau xuất trước, hoặc hệ thống kê khai thường xuyên hay

• Theo Nguyên tắc kế toán được chấp nhập

chung, cơ sở tính giá hàng tồn kho phải nhất quán giữa các năm

ĐÁNH GIÁ

ĐÁNH GIÁ

Các thủ tục kiểm tra chi tiết thường được sử dụng

để hỗ trợ cơ sở dẫn liệu Đánh giá bao gồm:

– Hỏi ban giám đốc và các nhân viên về phương pháp tính giá được sử dụng

– Truy lần chi phí mua hàng tồn kho tới hoá đơn của nhà cung cấp

– Kiểm tra xem hàng tồn kho có được hạch toán theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường không

ĐÁNH GIÁ

• Cán bộ thanh tra phải hiểu các phương pháp được

sử dụng để đánh giá hàng tồn kho, đánh giá xem các phương pháp đó có hợp lý hay không, và tiến hành tính toán lại sử dụng các phương pháp để đảm bảo

số liệu đã ghi chép là thích hợp

• Cán bộ thanh tra cũng phải đánh giá các phương pháp được sử dụng để lập dự phòng đối với các mặt hàng lỗi thời

ĐÁNH GIÁ

• Bằng cách truy lần tới hoá đơn của nhà cung cấp, cán bộ thanh tra có thể xác định được liệu hàng hoá tồn kho hiện có đã được tính chi phí đúng chưa

• Việc kiểm tra chi phí đòi hỏi phải khéo léo bởi vì chi phí của một số mặt hàng có thể biến động trong cả năm, vì trong trường hợp không áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì khó có thể xác định được mỗi mặt hàng được mua với chi phí

ĐÁNH GIÁ

• Cán bộ thanh tra cũng phải so sánh chi phí

đã được hạch toán với giá thị trường để đảm bảo rằng hàng tồn kho được hạch toán theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường

• Cuối cùng, việc xác định được những mặt

hàng bán chậm cho phép cán bộ thanh tra xác định được mặt hàng nào đã lỗi thời và việc trích lập dự phòng đối với hàng hoá lỗi thời đã được thực hiện phù hợp chưa.

SỞ HỮU

• Quyền sở hữu hàng tồn kho không thể khẳng định được từ sự hiện diện của hàng hoá đó tại trụ sở của doanh nghiệp

• Các thoả thuận và hợp đồng ảnh hưởng đến quyền

sở hữu hàng tồn kho

• Ví dụ : có hợp đồng quy định mọi rủi ro và quyền sở hữu sẽ được chuyển sang người mua ngay khi hàng hoá đã được giao, trong khi đó, các hợp đồng khác lại quy định rằng, các mặt hàng không được bán ra

SỞ HỮU

• Hàng hoá có thể là hàng gửi bán, trong trường hợp này, quyền sở hữu vẫn thuộc về người chủ đích thực, chứ không phải là thuộc về công ty nắm giữ hàng hoá đó.

• Khi xác định quyền sở hữu, cán bộ thanh tra sẽ phải kiểm tra hợp đồng và thoả thuận mua hàng tồn kho

đó

• Nguyên tắc cơ bản là nếu quyền pháp lý đối với hàng hoá đã được chuyển cho ĐTNT tại thời điểm cuối năm, thì các chi phí mua liên quan cũng phải được đưa vào.

SỞ HỮU

• Điểm xuất hàng FOB nghĩa là quyền được chuyển giao sang cho người mua ngay khi hàng hoá được chuyển, trong khi đó điểm nhận hàng FOB thể hiện rằng quyền chỉ được chuyển giao khi người mua thực sự nhận được hàng

• Cán bộ thanh tra cần xem xét điều khoản vận chuyển hàng và chứng từ vận chuyển để xác định những hàng hoá đang đi trên đường nào thuộc sở hữu của doanh nghiệp