HƯỚNG DẪN CÁCH SOẠN THẢO QUY TRÌNH THỰC HÀNH CHUẨN

HƯỚNG DẪN CÁCH SOẠN THẢO QUY TRÌNH THỰC HÀNH CHUẨN Soạn thảo QTC nên đâu? Soạn thảo Quy trình thao tác chuẩn 5W 1H WHY: Tại quy trình soạn thảo thực WHEN: Khi quy trình thực WHERE: Quy trình áp dụng đâu WHO: Ai thực quy trình, có trách nhiệm theo dõi để quy trình thực WHAT: Cần để thực kiểm tra/hoạt động HOW: Các bước làm - để thực công việc cụ thể Định dạng chung QTC  Trang bìa  Mục lục  Các phần o o o o o o o o o Mục đích Phạm vi Trách nhiệm Định nghĩa/chữ viết tắt Quy trình thực Phụ lục Tài liệu tham khảo Phân phối Sửa đổi bổ sung Cách soạn thảo QTC  Trang bìa bao gồm: • Tên tổ chức/cơ quan • Tên đơn vị • Số trang • Mã số tên Quy trình thao tác chuẩn • Ngày ban hành chỉnh sửa • Chữ ký ngày ký người soạn thảo, biên tập phê duyệt  Mục lục: • Bảng tra cứu nhanh Cách soạn thảo QTC (tt)  Các mục Mục đích (Why - Tại sao): - Tại QTC viết ra? - Tại phải thực QTC này? Phạm vi áp dụng (When and Where – Khi đâu): - QTC thực nào? - QTC áp dụng nơi nào? Trách nhiệm thực (Who - Ai): - Ai người phải thực QTC này? - Ai người chịu trách nhiệm giám sát việc thực QTC Cách soạn thảo QTC (tt) Định nghĩa/chữ viết tắt: - Định nghĩa từ, cụm từ hay từ viết tắt dùng QTC Quy trình thực (How – Làm nào): - Liệt kê tất bước liên quan, vật liệu cần thiết để hoàn thành QTC Phụ lục: - Nêu tên số ký hiệu tất biểu mẫu phiếu làm việc đính kèm theo QTC Cách soạn thảo QTC (tt) Tài liệu tham khảo - Liệt kê tất tài liệu dùng để soạn thảo QTC Phân phối - Lập bảng danh sách khoa/phòng liên quan phân phối QTC Sửa đổi bổ sung - Nêu sửa đổi bổ sung phiên ban hành so với phiên vừa hết hiệu lực Một số ví dụ QTC Ví dụ1: : Quy trình soạn thảo quy trình chuẩn Ví dụ 2: Quy trình thực xét nghiệm đếm tế bào T-CD4 QTC Hướng dẫn công việc ? Quy trình thao tác chuẩn = Hướng dẫn công việc Hướng dẫn công việc: - Bản rút gọn Quy trình thao tác chuẩn o viết tay văn o đặt vị trí dễ thấy sở o công cụ hữu hiệu để chắn tất bước thực QTC hướng dẫn cơng việc(tt)  Ví dụ: • Quy trình treo tường/thơng tin treo tường • Bảng Hướng dẫn treo gần trang thiết bị  Những tính chất cơng cụ hỗ trợ tốt: • Đ: Được cập nhật, Đầy đủ, Đúng • Có tài liệu nguồn rõ ràng • Có ngày có hiệu lực Ngày có hiệu lực tháng năm 2009 Một số lưu ý soạn thảo QTC  Định dạng đồng (có hướng dẫn thể thức trình bày)  Tuân thủ định dạng phê duyệt  Dùng từ rõ ràng, đơn giản, xác dùng câu ngắn  Dùng “phải” để lưu ý bước bắt buộc “nên” cho bước khuyến khích thực  Sử dụng sơ đồ trình/cây tài liệu để xác định hệ thống QTC cần thiết  Viết câu theo dạng hướng dẫn: “làm thế kia”  Viết quy trình theo thứ tự thời gian - Quy trình phải thực tế thực Một số lưu ý soạn thảo QTC (tt)  Không sử dụng đại từ nhân xưng  Không nên tập trung nhiều thông tin trang  Đánh số tiểu mục để dễ kiểm sốt  Sử dụng sơ đồ, hình minh họa thích hợp  QTC cần xem xét sau khoảng thời gian định  Đưa nguồn tài liệu tham khảo cuối văn Cách tốt để soạn thảo Quy trình thao tác chuẩn  Thực hành;  Soạn thảo;  Kiểm tra Tóm tắt  Q trình xây dựng Quy trình thao tác chuẩn Chuẩn bị Phân phối Chỉnh sửa Phê duyệt Đào tạo Tóm tắt (tt) KHI SOẠN THẢO QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN “HÃY NHỚ” VỢ + CHỒNG Tóm tắt (tt) MỘT QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN “TỐT” LÀ:     Chính xác, rõ ràng Được lãnh đạo xem xét phê duyệt Được cập nhật thường xuyên Dễ hiểu dễ làm theo tất nhân viên