HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO QUY TRÌNH

Người trình bày: ĐẶNG THỊ HỒNG THẮM Phịng: Quản Lý Chất Lượng Vị trí: Nhân viên ISO Ngày trình bày: 2021 Quy định hình thức tài liệu nội Quy định mã tài liệu nội Quy định nội dung tài liệu nội Quy định trách nhiệm (Tài liệu nội gồm quy trình, quy định, hướng dẫn, mơ tả cơng việc,…) Quy định hình thức tài liệu nội  Đối với tài liệu  Font chữ  Tên quy tài liệu  Size chữ  Mã hiệu  Canh  Lần ban hành  Lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải  Ngày ban hành  Khoảng cách dòng  Trang  Logo Công ty  Bảng ký duyệt  Tên Công ty  Header  Riêng trang không chứa Header Footer  Footer Trang đầu tài liệu CÔNG TY CP ĐT VÀ PT GIA HƯNG GROUP Mã hiệu TÊN QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH, HƯỚNG DẪN Lần ban hành Ngày ban hành Trang Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Chữ ký Họ tên Chức danh TP QLCL Trang đầu tài liệu THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU Lần ban Mục hành thay đổi 01 / Nội dung Ngày ban hành Ban hành lần đầu Header Footer tài liệu Quy định hình thức tài liệu nội  Đối với Biểu mẫu TÊN QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH, HƯỚNG DẪN Mã hiệu Lần ban hành TÊN BIỂU MẪU Ngày ban hành Trang Quy định mã tài liệu nội  Đối với tài liệu: XX-YY-ZZ  XX Quy trình QT Mô tả công việc MTCV Quy định QD Mục tiêu chất lượng MTCL Hướng dẫn HD Chính sách chất lượng CSCL Sổ tay chất lượng STCL Quy định mã tài liệu nội  Đối với tài liệu: XX-YY-ZZ  YY Hành chánh - nhân HCNS Giám sát thi cơng GS Kế tốn KT Kinh doanh KD Quản lý chất lượng QA Marketing MK Thiết kế TK Xưởng sản xuất SX Gia Hưng GH Dự toán – Thu mua DTTM  ZZ  Ví dụ: QT-QA-01 (quy trình số 01 phịng Quản lý chất lượng ban hành) Quy định mã tài liệu nội  Đối với Biểu mẫu: BM-AA_XX-YY-ZZ Ví dụ: BM-01_QT-QA-01 (biểu mẫu số 01 quy trình số 01 phòng Quản lý chất lượng ban hành) 10 Quy định nội dung tài liệu nội  Sổ tay chất lượng - Bảng theo dõi thay đổi, Mục lục - Giới thiệu STCL Công ty - Mục đích, phạm vi áp dụng - CSCL, MTCL - Tài liệu tham khảo - Mô tả cách thực - Thuật ngữ từ viết tắt 11 Quy định nội dung tài liệu nội  Các quy trình - Bảng theo dõi thay đổi Định nghĩa từ viết tắt Mục đích Nội dung Phạm vi áp dụng Hồ sơ Tài liệu tham khảo Phụ lục 12 Ký hiệu lưu đồ Ký hiệu Ý nghĩa Bắt đầu kết thúc quy trình Các bước cơng việc cụ thể Ra định: phê duyệt, xem xét, kiểm tra Mũi tên nối liền bước công việc với 13 Quy định nội dung tài liệu nội  Các quy định, hướng dẫn  Gồm mục quy trình  Nếu hướng dẫn đơn giản trình bày phần nội dung  Một hướng dẫn phần phụ lục quy trình 14 Quy định trách nhiệm STT Loại tài liệu Chính sách chất lượng; Mục tiêu chất lượng Công ty Mục tiêu chất lượng BP/PB Soạn thảo Xem xét Phê duyệt ĐDLĐ Trưởng BP/PB BGĐ liên quan TGĐ Sổ tay chất lượng Quy trình, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu đính kèm tài liệu Cơng ty ĐDLĐ Nhân viên phân công BP/PB Trưởng BP/PB liên quan - Tất tài liệu trước trình TGĐ phê duyệt phải chuyển qua phòng QLCL kiểm tra - Các tài liệu khác TGĐ phân công cụ thể 15 4.1 Kiểm soát phân phối, lưu giữ hủy bỏ tài liệu  P QLCL đóng mộc “Sao y chính” theo dõi giao nhận tài liệu  P QLCL lưu giữ cập nhật gốc  Các BP/PB lưu giữ cập nhật, hủy bỏ tài liệu lỗi thời  Tài liệu lỗi thời gốc  BP/PB làm thất lạc tài liệu 16 4.2 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi  Các BP/PB phải cập nhật vào “Danh mục tài liệu” (nếu có)  Thường xuyên kiểm tra, cập nhật TLBN  Tài liệu kỹ thuật 17 18 Quy định lưu trữ Hồ sơ Tên hồ sơ STT Phiếu đề xuất soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu Mã hồ sơ BP/PB lưu BM-01_QT-QA-01 Phòng QLCL Danh mục tài liệu BM-02_QT-QA-01 Các BP/PB Danh mục hồ sơ BM-03_QT-QA-01 Các BP/PB BM-04_QT-QA-01 Phòng QLCL Danh sách phân phối tài liệu Danh sách mượn – trả hồ sơ Danh sách hồ sơ cần hủy cần lưu BM-05_QT-QA-01 BM-06_QT-QA-01 BP/PB cho mượn HS BP/PB có nhu cầu Phương Thời gian pháp lưu lưu Bản cứng năm Bản cứng Bản mềm Bản cứng Bản mềm Bản cứng Bản cứng Bản Bản Bản cứng năm Bản cứng năm - Phòng QLCL Phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu – hồ sơ BM-07_QT-QA-01 - BP/PB liên quan 19 20 ...1 Quy định hình thức tài liệu nội Quy định mã tài liệu nội Quy định nội dung tài liệu nội Quy định trách nhiệm (Tài liệu nội gồm quy trình, quy định, hướng dẫn, mơ tả cơng việc,…) Quy định... thúc quy trình Các bước cơng việc cụ thể Ra định: phê duyệt, xem xét, kiểm tra Mũi tên nối liền bước công việc với 13 Quy định nội dung tài liệu nội  Các quy định, hướng dẫn  Gồm mục quy trình. .. nội  Các quy định, hướng dẫn  Gồm mục quy trình  Nếu hướng dẫn đơn giản trình bày phần nội dung  Một hướng dẫn phần phụ lục quy trình 14 Quy định trách nhiệm STT Loại tài liệu Chính sách chất