Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.doc

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.doc

LỜI NÓI ĐẦU

Để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tự mình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “lời ăn lỗ chịu” Doanh nghiệp nào có mức giá thành thấp hơn mức trung bình xã hội thì sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn Do đó, nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn cho đến khi thu hồi vốn về, phải lựa chọn phương án tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất song thu được nhiều lợi nhuận nhất

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh cũng như tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quản lý tốt vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn

Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng Đứng trên giác độ kế toán, kế toán vật liệu phải theo dõi và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về tình hình biến động nguyên vật liệu, đồng thời còn giúp nhà quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng và xác định nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm dệt, may mặc phục vụ tiêu dùng trong nước hoặc xuất khẩu với nhiều mẫu mã và hình thức phong phú Do đó công tác kế toán vật liệu ở Công ty rất được chú trọng và được xem là bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Công ty

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8-3, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú

trong phòng kế toán tài chính và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn TS Nguyễn

Minh Phương, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3”

Nội dung của luận văn chia làm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Phần II: Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8-3

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8-3

2

1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động Nguyên vật liệu như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc v.v là những đối tượng lao động Song không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu Ví dụ: Quả bông tự bản thân nó không phải là nguyên vật liệu Nhưng nếu những quả bông ấy được lao động của con người tác động để trở thành các sản phẩm chế biến nhằm cung cấp cho công nghiệp dệt thì lại là nguyên vật liệu

Như vậy, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung

cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời Mặt khác, chất lượng của sản phẩm có bảo đảm hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu Do vậy cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều được quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên thị trường

Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (50-70%) trong giá thành sản phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm nguồn tài nguyên không phải là vô tận.Do đó ,doanh nghiệp cần phải đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyên vật liệu

2-/ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng

Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau Do đó, thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa

Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau

4

Ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp

Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định Điều kiện bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật liệu theo đúng chế độ quy định Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê

vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp và ở từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất

Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ đươc giao

3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp

thời, trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập kho

Thứ hai: Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu Kế toán vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản,

dự trữ và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

Thứ tư: Xác định chính xác về số lượng vật liệu và giá trị của nó thực tế

đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành

Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh

giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

6

Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật

liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phục những mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý

Song trước hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân loại và tính giá nguyên vật liệu.

II-/ PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU:

1-/ Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo công dụng kinh tế Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:

Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật

liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính

Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ

trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy v.v )

Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá,

than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng) Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và

đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường

Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa

chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần

lắp, không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB

Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay

thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt

Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như

bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Cách phân loại như trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu

Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau: Phân loại theo nguồn hình thành:

-Nguyên vật liệu mua ngoài

-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất

-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng

Phân loại theo quyền sở hữu: -Nguyên vật liệu tự có

8

-Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc nhận giữ hộ

Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác tính giá thành Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả

2-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu :

Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

a, Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho ) trừ khoản giảm giá hàng mua được hưởng Nếu chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giá trị

Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế

Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ )

Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định

Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu

Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương

b,Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng:

* Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này:

Trong đó :

Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung

10Giá thực tế vật liệu

xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x

Giá đơn vị bình quân

Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước =

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện giá cả thị trường ít biết động.

Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

* Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.

* Phương pháp nhập sau, xuất trước:

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát

* Phương pháp trực tiếp:

Giá đơn vị bình quân sau

mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập

Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập

Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tích tách biệt

* Phương pháp giá hạch toán:

Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá vật liệu =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳGiá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư” Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu

b, Thủ tục xuất kho:

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ

Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì)

Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau:

+ Phiếu xuất vật liệu

+ Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Phiếu xuất kho vật liệu kiêm di chuyển nội bộ

“Phiếu xuất vật tư” sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trường hợp sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp người ta ít sử dụng phiếu xuất vật tư mà thay bằng phiếu xuất vật tư theo hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó Cuối tháng nếu không sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập “Phiếu nhập vật tư” đem đến kho cùng với vật liệu thừa và “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” Thủ kho phải ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu

Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” Phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán

Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp bộ phận cung ứng lập “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ”

2-/ Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu:

14

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:

-Phương pháp thẻ song song

-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển -Phương pháp sổ số dư

a, Phương pháp thẻ song song.

Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm 1970 Theo phương pháp thẻ song song

Ở kho: Hàng này căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu Định kỳ (có thể là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho và lượng tồn thực tế

Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về

số lượng vật liệu) Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG

b, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu:

Ở kho: Theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song

Ở phòng kế toán: kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng thứ (danh điểm)

(2)(2)

vật liệu theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán tổng hợp

Áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

c, Phương pháp sổ số dư.

Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán

Ở kho: Giống các phương pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

(2)(1)

Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật liệu Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán)

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

3-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

3.1-/ Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho

Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán

(2)(1)

a, Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng

b, Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức:

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng Tài khoản mua hàng Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao mà bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi

3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu

a) TK 152 - Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

Trị giá vật tư hàng hoá xuất =

Tổng giá trị vật

tư hàng hoá nhập ± Chênh lệch trị giá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Kết cấu TK 151:

Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng

Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi trên đường

TK 133- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ

TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào khấu trừ được hoàn lại Kết cấu TK133:

Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua, được hoàn lại)

Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận

c)TK 611 - Mua hàng (Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu).- Phương pháp kiểm kê định kỳ.

20

TK 611 dùng để theo dõi tình hình mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá thực tế

Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu:

Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:

Các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hóa có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thành phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số thuế VAT được khấu trừ, cụ thể:

* Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ Có TK (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), ghi:

Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 1388 : Số tiền người bán chấp nhận trả

Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại

theo giá không có VAT.Có TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ- Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá toàn bộ số hàng (Không có VAT)Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT Căn cứ vào quyết định xử lý:

Nếu trả lại cho người bán:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lýCó TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trả lại số thừa

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT)Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa

Có TK 331, 111 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa

22

Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT)Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

Nếu nhập theo số hoá đơn ghi tương tự trên, số thừa coi như giữ hộ người bán ghi:

Khi nhập:

Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuếNợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (Không có VAT)

Nợ TK 1331 : Thuế VAT theo hoá đơn

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn Khi xử lý:

Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá số hàng thiếu (Không có VAT)

Nếu người bán không có hàng:

Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bánCó TK 1381 : Xử lý số thiếu

Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:

Nợ 1883, 334 : Cá nhân phải bồi thườngCó TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu

Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381 : Xử lý số thiếu

* Mua nguyên vật liệu, hàng về chưa có hoá đơn:

Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ: “Hàng chưa có hoá đơn”, nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi theo giá tạm tính:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)Có TK 331

Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán sẽ điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau:

- Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường

24

- Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế)

- Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường

* Mua nguyên vật liệu, cuối tháng hoá đơn về, hàng chưa về:

Nợ TK 151 :Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có VAT)Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ

Có TK (331, 111, 112 ) : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Sang tháng sau, hàng về nhập kho:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng nhập kho

Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước trở về * Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác:

Nợ TK 152 (chi tiết VL) : Giá thực tế vật liệu tăng thêm

Có TK 154 : Thuê gia công hay tự chế biến nhập khoCó TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ

Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho

Do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ nên các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp sẽ ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK (111, 112, 331 ) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài.

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại: Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 152 (Chi tiết vật liệu)

Các trường hợp tăng còn lại hạch toán tương tự Hạch toán biến động giảm nguyên vật liệu: * Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 (Chi tiết PX) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (Chi tiết PX) : Xuất dùng chung phân xưởng

Nợ TK 642, 641, 241 : Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý DNCó TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng

* Xuất góp vốn liên doanh:

Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạnNợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ (Có) TK 412 : Chênh lệch

Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu góp liên doanh * Xuất thuê gia công, chế biến:

Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến.* Giảm do cho vay tạm thời:

26

Nợ TK 138 (1388) : Cho cá nhân, tập thể vay tạm thờiNợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu xuất cho vay * Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632 : Nhượng bán, trả lương, trả thưởngNợ TK 642 : Thiếu trong định mức

Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK 1388, 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường

Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu giảm

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN (TÍNH THUẾ VAT

THEO PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ)

TK 331, 111, 112, 141, 331

thưởng, góp vốn LD

TK 154 Xuất vật liệu cho

Nhập kho vật liệu gia công tự làm hay thuê ngoài

TK 128, 222

Nhận lại vốn góp liên doanh TK 421

giá giảm tài sản

Chênh lệch đánh giá tăng tài sản

28

Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 1381, 642

Đánh giá tăng nguyên vật liệu TK 412SDCK: Đánh giá giảm nguyên vật liệu

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN (TÍNH THUẾ VAT

THEO PHƯƠNG PHÁP TRỰC TIẾP)

TK 111, 112, 331 TK 152 TK 621SDĐK:

Mua về nhập kho(Giá có thuế VAT)

Xuất vật liệu cho sản xuất trực tiếp

Nhận cấp phát, tặng thưởng viện trợ, góp vốn liên doanh

Xuất cho nhu cầu quản lý sản xuất, bán hàng, QLDN

Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác

Xuất bán nguyên vật liệu

Có TK 151 : Vật liệu đi đường * Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng:

Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ

Có TK (111, 112, 331 ) : Tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ làm tăng khác:

Nợ TK 611 (6111)

Có TK 411 : Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởngCó TK 336, 338, 311 : Tăng do đi vay

Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), ghi:

Có TK 611, (6111) : Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán chuyển giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu hao hoặc mục đích xuất dùng)

30

Nợ TK (621, 627, 642) Có TK 611 (6111)

Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu

mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào.Kế toán ghi:

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu mua ngoàiCó TK liên quan (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, nếu có ghi:

Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 611 (6111)

Các nghiệp vụ khác phát sinh hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT

(Xem sơ đồ trang 25)

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (TÍNH THUẾ VAT THEO

PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ)

Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ

kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ

Nhập kho vật liệu mua trong kỳ Giảm giá hàng mua, trả lại hàng muaTK 1331 TK 1331

Thuế VAT được khấu trừ

Thuế VAT không được khấu trừ

Nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ, góp vốn liên doanh

Xuất dùng cho sản xuât trực tiếp,quản lý PX, bán hàng, QLDN

Xuất bán nguyên vật liệu

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (TÍNH THUẾ VAT THEO PHƯƠNG PHÁP TRỰC TIẾP)

32

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng

Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

TK 111, 112, 331, 411 TK 111, 112 Giá trị vật liệu tăng trong kỳ

(tổng giá thanh toán gồm VAT)

Giảm giá, giá trị hàng trả lại

TK 621, 627 Giá trị vật tư xuất dùng

3.5-/ Hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá lại vật liệu tồn kho:

Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho nhằm trách thất thoát, mất mát tài sản, đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá việc hạch toán được tiến hành như sau:

* Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho của doanh nghiệp: - Nếu thiếu nguyên vật liệu :

Nợ TK 642 : Giá trị vật liệu thiếu trong định mức

Nợ TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thiếu

- Nếu thừa nguyên vật liệu

Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thừa

Có TK 642 : Giá trị vật liệu thừa trong định mức

Có TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thừa ngoài định mức chờ xử lý * Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:

- Xử lý số thiếu:

Nợ TK 138 (1388) : Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng Nợ TK 334 : Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương

Nợ TK 821, 421, 415 : Tính vào CPBT, trừ vào TNST hoặc trừ vào QDPTC

Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu- Xử lý số thừa:

Nợ TK 338 (3381) : Giá trị thừa đã xử lý

Có TK 411, 441, 421, 721 : Ghi tăng NVKD, vốn XDCB, LN,TNBT * Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho

- Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh:

Nợ TK 412Có TK 411

- Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh:Nợ TK 411

Có TK 412

3.6-/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Trên thực tế, giá trị nguyên vật liệu luôn có sự biến động trên thị trường Để đề phòng giảm giá nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lập dự phòng nhằm làm giảm bớt thiệt hại

- Vào cuối niên độ kế toán, kế toán cần xác định mức dự phòng cần lập cho niên độ mới theo công thức sau:

34Mức dự phòng cần

lập cho niên độ N + 1 =

Số lượng hàng tồn kho hiện có cuối niên độ của mỗi loại hàng

x Mức giảm giá thực của mỗi loại hàng vào cuối niên độ kế toán

Trong đó

- Sau khi đã xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau: + Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích lập từ niên độ kế toán trước: Nợ TK 159

- Đến cuối niên độ kế toán lại tiến hành nhập và trích lập như trên.

3.7-/ Sổ kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu:

Tuỳ theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán

Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thường sử dụng các hình thức sổ kế toán sau:

Mức giảm giá thực tế của mỗi loại hàng tồn

= Giá gốc ghi số thực tế

của hàng tồn kho đó - Giá thực tế của hàng tồn kho đó vào cuối niên độ

- Nhật ký - Sổ cái- Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ

♦ Hình thức Nhật ký chứng từ

Đặc điểm của hình thức này là sự kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép trong ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT

SỔ CHI TIẾT TK 331

NKCT lq 1,2,3,4,10

NKCT SỐ 5,6BẢNG KÊ SỐ 3

BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2

BẢNG KÊ SỐ 4, 5, 6

NKCT SỐ 7

SỔ CÁI TK 152

BÁO CÁO

Hình thức Nhật ký- Chứng từ có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác, nó phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, phức tạp Tuy nhiên, hình thức sổ này có nhược điểm là do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán

IV-/ SO SÁNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUỐC TẾ VỚI HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG KẾ TOÁN VIỆT NAM

Kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tình hình tài sản của doanh nghiệp thông qua hệ thống phương pháp riêng trên cơ sở ứng dụng thước đo giá trị trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp cho phù hợp với điều kiện thực tế của đất nước đang là mối quan tâm hàng đầu của Nhà nước Trong đó, hạch toán kế toán vật liệu chính xác theo phương pháp khoa học là khâu quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói chung, trong đó hạch toán nguyên liệu vật liệu nói riêng trong chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành

từ ngày 1/1/1996 được xây dựng trên cơ sở tôn trọng, vận dụng và có chọn lọc chuẩn mực kế toán quốc tế

Chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy định: “Tồn kho là những yếu tố tài sản: - Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán

- Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Theo hệ thống kế toán Pháp quy định: Về nguyên tắc ghi chép nghiệp vụ mua hàng:

- Giá mua thực tế dùng để hạch toán là giá trị trên hoá đơn trừ phần giảm giá, bớt giá được nhà cung cấp chấp nhận

- Thuế VAT phải trả khi mua hàng không được hạch toán vào giá mua mà doanh nghiệp trả hộ Nhà nước và sẽ được khấu trừ

- Phần chiết khấu mua hàng được hưởng, mặc dù đã trừ vào tổng số tiền trên hoá đơn nhưng vẫn tính vào giá mua hàng và được hạch toán như một khoản thu nhập tài chính

Trước đây, chế độ kế toán Việt Nam quy định: Chiết khấu thanh toán do mua hàng thanh toán tiền trước hạn được người bán chấp thuận được tính như một khoản thu của hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng kể từ khi Thông tư số 120/1999/TT-BTC ban hàng ngày 7/1/1999 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực, khoản chiết khấu thanh toán được tính vào thu nhập hoạt động tài chính Với sửa đổi này đã cho thấy giữa kế toán thu mua vật liệu của Việt Nam và của Pháp không có sự khác biệt

Theo kế toán Mỹ thì việc hạch toán nguyên vật liệu như sau: - Trong kỳ, khi mua nguyên vật liệu, kế toán ghi:

Nợ TK “Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho”: Số nguyên liệu nhập kho 38

Có TK liên quan: Trị giá số nguyên vật liệu nhập kho - Khi xuất kho nguyên vật liệu :

+ Nếu nguyên vật liệu được trực tiếp đưa vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK “Sản phẩm đang chế tạo tồn kho”

Có TK “Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho”

+ Nếu nguyên vật liệu được gián tiếp sử dụng trong phân xưởng, kế toán ghi: Nợ TK “Sản xuất chung”

Có TK “nguyên vật liệu và hàng cung ứng tồn kho”

Như vậy, việc hạch toán nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo kế toán Mỹ khác với Việt Nam ở chỗ không tập hợp vào một tài khoản trung gian (hiện nay là TK 621) mà đưa thẳng vào TK sản phẩm dở dang

Một trong những điểm còn tồn tại trong hạch toán nguyên vật liệu ở Việt Nam hiện nay đó là vấn đề đánh giá hàng tồn kho, điều chỉnh theo giá thị trường

Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian Nếu giá thị trường của một khoản tồn kho ở cuối kỳ kế toán thấp hơn so với giá gốc của nó, điều này đòi hỏi chúng ta phải ghi giảm giá trị hàng tồn kho xuống thấp hơn Thực chất của việc ghi giảm giá hàng tồn kho này là lập ra một khoản dự phòng nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp khi giả thiết trên thực sự xảy ra Trong hệ thống kế toán mới ở Việt Nam cũng đã đề cập đến trường hợp này, song việc lập chi phí phòng giảm giá hàng tồn kho đến nay vẫn còn hết sức hạn chế trong các doanh nghiệp, Hơn nữa, bản thân các nghiệp vụ dự phòng vẫn còn chưa được hoàn thiện, chẳng hạn: Về phương pháp hạch toán, nội dung hạch toán

V-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG:

Vốn là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường Với tư cách là vốn, nó chỉ được tiêu dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh và phải sinh lợi Nghĩa là cùng một đồng vốn bỏ ra phải đem về đồng vốn lớn hơn bằng việc sử dụng vốn có hiệu quả Vốn của doanh nghiệp bao gồm vốn cố định và vốn lưu động Vốn lưu động thường được sử dụng để mua sắm tài sản lưu động, dự trữ cho sản xuất và đầu tư ngắn hạn

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đóng vai trò chủ yếu trong việc tạo ra thực thể của sản phẩm, là khâu dự trữ quan trọng nhất, điểm khởi đầu của mọi quá trình sản xuất và được đầu tư bằng nguồn vốn lưu động Chính vì vậy, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, hợp lý chính là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

1-/ Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải bảo đảm đủ về số lượng Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn (nếu không phải là nguyên vật liệu có tính chất thời vụ) và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả Nhưng ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưỏng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh Trên thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phần lớn là do thiếu nguyên vật liệu

Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng, cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu theo công thức:

Tỷ lệ % hoàn thành Số lượng NVL loại i thực tế kế hoạch cung ứng nhập kho trong kỳ

về khối lượng NVL Số lượng NVL loại i cần mualoại i (i = 1, n) (theo kế hoạch trong kỳ)

40=