TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Fast Accounting Online Kế toán công cụ dụng cụ.

Hướng dẫn sử dụng Fast Accounting Online Kế tốn cơng cụ dụng cụ Mục lục Danh mục 1.1 Danh mục loại CCDC 1.2 Danh mục phận sử dụng CCDC 1.3 Danh mục lý tăng giảm công cụ dụng cụ 1.4 Danh mục phân nhóm CCDC 1.5 Khai báo hệ số phân bổ CCDC 1.6 Khai báo phân bổ 1.7 Khai báo hỏng công cụ dụng cụ 1.8 Khai báo giảm công cụ dụng cụ Cập nhật thông tin 2.1 Cập nhật thông tin CCDC 2.2 Điều chỉnh giá trị CCDC 11 2.3 Điều chuyển phận sử dụng 13 Xử lý 13 3.1 Tính chi phí phân bổ cơng cụ dụng cụ 13 3.2 Điều chỉnh phân bổ tháng 14 3.3 Xóa phân bổ CCDC 15 3.4 Bút tốn phân bổ cơng cụ dụng cụ 15 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Danh mục 1.1 Danh mục loại CCDC Danh mục loại CCDC dùng để khai báo loại cơng cụ, dụng cụ có tính chất với nhau, phục vụ lọc nhóm lên báo cáo liên quan đến CCDC Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.2 Danh mục phận sử dụng CCDC Danh mục phận sử dụng CCDC dùng để khai báo phận, phòng ban sử dụng CCDC Danh mục phận sử dụng CCDC dùng khai báo danh mục CCDC, điều chuyển CCDC báo cáo CCDC theo phận Giải thích trường • Mã phận cc • Tên phận Mã phận sử dụng CCDC Tên mô tả phận Tên phận khơng bỏ trắng • Tên khác Tên mơ tả phận thường tiếng Anh • Fast Accounting Online Mã phận 2/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Mã phận dùng để rõ phận công cụ thuộc phận quản lý, mã phận chọn từ danh mục phận, phân hệ quản lý bán hàng • Trạng thái Trạng thái cho biết mã phận sử dụng chương trình hay khơng Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.3 Danh mục lý tăng giảm công cụ dụng cụ Danh mục lý tăng giảm dùng để khai báo lý tăng giảm CCDC Giải thích trường • Loại tăng giảm công cụ Loại tăng giảm CCDC dùng để nhận biết lý thuộc nhóm tăng, lý thuộc nhóm giảm • Mã tăng giảm cơng cụ • Tên lý tăng giảm công cụ Mã lý tăng giảm CCDC Tên mô tả lý tăng giảm CCDC Tên lý tăng giảm không để trắng • Tên khác Tên mô tả lý tăng giảm CCDC thường tiếng Anh • Trạng thái Trạng thái cho biết mã lý tăng giảm sử dụng chương trình hay khơng Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.4 Danh mục phân nhóm CCDC Danh mục phân nhóm CCDC dùng để khai báo nhóm CCDC Nhóm CCDC dùng để thực báo cáo CCDC nhóm theo nhóm Fast Accounting Online 3/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Danh mục nhóm CCDC thiết kế với kiểu phân nhóm gọi loại nhóm Trong loại nhóm khai báo nhiều nhóm CCDC Trong loại nhóm mã nhóm khơng phép trùng hay lồng khác loại nhóm phép trùng hay lồng mã nhóm Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.5 Khai báo hệ số phân bổ CCDC Được dùng trường hợp: cần phân bổ CCDC theo nhiều tài khoản chi phí, nhiều vụ việc,…và phải khai báo hệ số phân bổ cho tài khoản, vụ việc,… Màn hình cập nhật Giải thích trường • Mã công cụ Mã công cụ lấy từ danh mục CCDC • Tài khoản chờ phân bổ Tài khoản chờ phân bổ lấy từ danh mục tài khoản Fast Accounting Online 4/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ • Tài khoản chi phí • Bộ phận sử dụng Tài khoản chi phí lấy từ danh mục tài khoản Mã phận lấy từ danh mục phận sử dụng công cụ dụng cụ phân hệ quản lý công cụ dụng cụ • Vụ việc Mã vụ việc lấy từ danh mục vụ việc, hợp đồng phân hệ Giá thành vụ việc, cơng trình • Bộ phận Mã phận lấy từ danh mục phận phân hệ Hệ thống • Hợp đồng Mã hợp đồng lấy từ danh mục hợp đồng phân hệ kế tốn cơng nợ phải trả • Số lệnh sản xuất Số lệnh sản xuất lấy từ lệnh sản xuất phân hệ kế toán giá thành sản phẩm • Hệ số Người dùng tự khai báo hệ số tương ứng với tài khoản, vụ việc, 1.6 Khai báo phân bổ Trong trường hợp muốn dừng phân bổ CCDC đó, ta sử dụng chức “Khai báo thơi phân bổ” để dừng tính phân bổ Lưu ý: Chương trình tính chi phí phân bổ cho tháng có ngày thơi phân bổ Để khơng phân bổ tháng, khai báo vào ngày cuối tháng trước Khi phân bổ, báo cáo phân bổ tháng sau tháng phân bổ xuất phân bổ công cụ dụng cụ này, giá trị phân bổ 1.7 Khai báo hỏng công cụ dụng cụ Trong trường hợp công cụ, dụng cụ (CCDC) bị hỏng, ta sử dụng chức “Khai báo hỏng công cụ dụng cụ” Nếu CCDC tính phân bổ theo phương pháp lần, phân bổ lần tháng khai báo hỏng Màn hình cập nhật Fast Accounting Online 5/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Giải thích trường • Mã cơng cụ Mã cơng cụ, dụng cụ hỏng cần khai báo • Ngày hỏng Khai báo ngày, tháng, năm CCDC bị hỏng Trong trường hợp CCDC phân bổ hai lần, lần phân bổ thứ hai dựa vào ngày khai báo hỏng tính phân bổ 1.8 Khai báo giảm cơng cụ dụng cụ Chức khai báo giảm CCDC dùng trường hợp giảm CCDC lý, nhượng bán mát… Chú ý: Trong trường hợp phân bổ CCDC theo thời gian, để không phân bổ CCDC tháng, phải khai báo giảm CCDC vào ngày cuối tháng trước Khi giảm CCDC, báo cáo phân bổ tháng sau tháng giảm không xuất mã CCDC Kiểm tra báo cáo giảm CCDC tháng khai báo giảm có cơng cụ, dụng cụ Cập nhật thông tin 2.1 Cập nhật thơng tin CCDC Màn hình cập nhật Fast Accounting Online 6/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Giải thích trường - Thơng tin chung • Mã CCDC Mã CCDC, dùng số thẻ CCDC Tiện ích: trường hợp mã đối tượng mã hoá chuỗi ký tự, có ký tự cuối dãy số lần thêm mới, cập nhật vào một vài ký tự bắt đầu mã đối tượng nhấn thêm phím “↓” chương trình tự động dị tìm số thứ tự lớn hành chuỗi ký tự gõ vào để tự động tăng lên đơn vị • Tên CCDC Tên mô tả CCDC • Loại CCDC Loại CCDC cố định chương trình, dùng để thực báo cáo theo loại CCDC thơng thường Các loại CCDC bao gồm: • - Cơng cụ - Dụng cụ Mã tăng cc Mã tăng CCDC dùng để để khai báo lý tăng giảm CCDC, chọn nhập danh mục lý tăng giảm CCDC • Ngày tăng / Ngày tính pb Ngày tăng CCDC ngày tính phân bổ CCDC Đối với trường hợp nhập CCDC cũ phân bổ, ngày tăng ngày thẻ ngày phân bổ tính từ ngày bắt đầu phân bổ máy • Fast Accounting Online Kiểu phân bổ 7/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Kiểu phân bổ có phương pháp để tính phân bổ: - - Theo thời gian - - Phân bổ lần Nếu chọn 0- Theo thời gian, giá trị phân bổ kỳ nguyên giá chia cho số kỳ phân bổ, hay giá trị lại chia cho số kỳ phân bổ (do khai báo tham số tùy chọn tính theo nguyên giá, hay giá trị lại) Nếu chọn 1- Phân bổ lần: • - Phân bổ lần đầu dựa vào “ngày tính phân bổ” - Phân bổ lần phân bổ tiếp thoả hai điều kiện sau: (1) Nếu báo hỏng CCDC, tháng báo hỏng phân bổ lần (2) Nếu CCDC có khai báo ngày kết thúc phân bổ, phân bổ lần phân bổ kỳ Số kỳ pb Số kỳ (tháng) tính phân bổ, chương trình lấy nguyên giá hay giá trị lại chia số tháng phân bổ để giá trị phân bổ tháng Trong trường hợp kiểu phân bổ 1- Phân bổ lần, số kỳ phân bổ ngầm định • Ngày kết thúc phân bổ Ngày kết thúc phân bổ công cụ, dụng cụ Đối với cơng cụ, dụng cụ tính phân bổ theo phương pháp thời gian mà có tuỳ chọn “Tính giá trị lại vào kỳ kết thúc phân bổ” khai báo “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo tham số tuỳ chọn” thơng tin để chương trình biết kỳ kỳ kết thúc phân bổ Thơng tin chương trình ngầm định tính, để trắng (nếu cần) Đối với cơng cụ, dụng cụ tính phân bổ theo phương pháp lần thơng tin để chương trình trích phân bổ lần • Số lượng Số lượng công cụ, dụng cụ xuất dùng Thông tin để tham khảo, không tham gia vào việc tính tốn lên báo cáo • Số ctừ / Ngày ctừ • Mã ngoại tệ / tỷ giá Số chứng từ liên quan đến việc tăng CCDC Mã loại tiền giao dịch chứng từ thời Mã ngoại tệ chọn nhập từ danh mục tiền tệ Tỷ giá tỷ giá giao dịch thực tế trả giá trị từ “Tỷ giá quy đổi ngoại tệ” dựa ngày tỷ giá gần Trong trường hợp mã ngoại tệ đồng hạch toán, tỷ giá giao dịch thực tế Con trỏ không duyệt qua trường Phải chọn chuột để chọn loại tiền giao dịch • Mã phận Mã phận sử dụng CCDC, cho biết CCDC sử dụng phận Mã phận chọn nhập từ danh mục phận sử dụng CCDC • Tk CCDC Tài khoản CCDC, loại tài khoản loại “153*” Fast Accounting Online 8/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Kế tốn cơng cụ dụng cụ Tk chờ phân bổ Khi tạo bút toán hạch tốn phân bổ, chương trình tạo bút tốn ghi có tài khoản chờ phân bổ đối ứng với tài khoản chi phí • Tk chi phí Tài khoản chi phí phân bổ CCDC Khi tạo bút tốn hạch tốn phân bổ, chương trình tạo bút tốn ghi nợ đối ứng với tài khoản chờ phân bổ Tab thơng tin chi tiết • Nguồn vốn Nguồn vốn hình thành CCDC Mã nguồn vốn chọn nhập từ danh mục nguồn vốn • Nguyên giá Nguyên giá mua CCDC Nguyên giá dùng làm tính giá trị phân bổ kỳ • Giá trị phân bổ Giá trị phân bổ trường hợp nhập liệu CCDC cũ sử dụng • Giá trị cịn lại Giá trị cịn lại CCDC, tính nguyên giá trừ giá trị phân bổ • Giá trị phân bổ kỳ Giá trị phân bổ kỳ (tháng) CCDC, dùng để cập nhật chi tiết phân bổ tháng Giá trị phân bổ kỳ tính nguyên giá chia số kỳ phân bổ hay giá trị lại chia cho số kỳ phân bổ (tùy thuộc vào khai báo) chỉnh sửa lại Giá trị phân bổ tính tháng lưu lại sở liệu Nếu có thay đổi trường cần thiết phải tính phân bổ để cập nhật lại số có liên quan Tab thơng tin phụ tùng kèm theo Các thông tin phụ tùng kèm theo khai báo thông tin thêm Tab thông tin công cụ dụng cụ Fast Accounting Online 9/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Kế tốn cơng cụ dụng cụ Tên khác Tên mơ tả tiếng Anh CCDC • Số hiệu CCDC / Thông số kt / Ngày sử dụng/ Lý đình chỉ/ Ngày đình chỉ/ Ghi chú/ Nước sản xuất / Năm sản xuất Thông tin thêm số hiệu CCDC / Thông số kt / Ngày sử dụng/ Lý đình chỉ/ Ngày đình chỉ/ Ghi chú/ Nước sản xuất / Năm sản xuất • Phân nhóm / / Thơng tin phân nhóm CCDC dùng báo cáo phân nhóm Các mã nhóm chọn nhập từ danh mục nhóm với loại tương ứng Thơng tin khơng nhập hình mà phân nhóm hàng loạt danh mục phân nhóm Tab Khác • Giá trị làm tròn Giá trị phân bổ làm tròn kỳ cuối Nếu trường hợp giá trị lại nhỏ giá trị phân bổ làm trịn tất giá trị lại cộng vào phân bổ kỳ cuối, ngược lại, giá trị cịn lại tính vào phân bổ kỳ • Tiện ích chuyển liệu từ tệp bảng tính Chương trình cho phép chuyển liệu từ tệp bảng tính, nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ cơng Quy trình thực sau: - Mở "Cập nhật thông tin công cụ"; - Nhấn biểu tượng hình duyệt, chương trình tải tệp mẫu để người dùng chuyển liệu vào tệp này; Fast Accounting Online 10/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ - Sau đổ liệu vào tệp bảng tính, để đưa liệu vào chương , chọn tệp bảng tính, chương trình tải liệu trình, nhấn biểu tượng từ tệp mẫu vào chứng từ Chương trình thơng báo lỗi số trường hợp sau: - Dữ liệu cột chứa mã danh mục liên quan khơng có danh mục tương ứng Trong trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ; - Dữ liệu chuỗi dài độ rộng cho phép, độ rộng tương tự nhập thủ cơng; - Người dùng phải có quyền "Mới" chức năng; - Không hỗ trợ tệp bảng tính chứa macro; - Bảng tính có phiên 2007 trở lên Chi tiết thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật chứng từ” 2.2 Điều chỉnh giá trị CCDC Trong trường hợp cần điều chỉnh giá trị tính phân bổ giá trị tăng thêm ta dùng chức “Điều chỉnh giá trị CCDC” Chức tương đương việc tạo CCDC khác tính phân bổ giá trị phân bổ nhóm vào cho CCDC điều chỉnh Các thao tác phần tương tự hướng dẫn nhập liệu danh mục Màn hình cập nhật Fast Accounting Online 11/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Giải thích trường • Mã công cụ Mã CCDC điều chỉnh, chọn từ danh mục CCDC • Kỳ / Năm Tháng năm thay đổi giá trị • Nguồn vốn Nguồn vốn hình thành lý việc tăng nguyên giá CCDC Mã nguồn vốn chọn nhập từ danh mục nguồn vốn • Lý Lý việc tăng nguyên giá CCDC Mã lý chọn nhập từ danh mục lý tăng giảm • Ngày ctừ / Số ctừ Số chứng từ liên quan đến việc tăng CCDC • Mã ngoại tệ Mã ngoại tệ ngầm định theo mã ngoại tệ cập nhật thông tin CCDC • Tỷ giá Tỷ giá ngầm định theo tỷ giá cập nhật thông tin CCDC phép sửa • Nguyên giá / giá trị phân bổ / giá trị cịn lại Các thơng tin liên quan đến phần điều chỉnh tăng thêm giá trị CCDC Đối với CCDC có gốc ngoại tệ có thêm trường ngoại tệ tương ứng • Số kỳ phân bổ lại Số kỳ phân bổ lại CCDC sau điều chỉnh Trường chương trình ngầm định tính tốn phép sửa Trường hợp việc điều chỉnh có làm thay đổi thời gian phân bổ cịn lại CCDC người dùng phải nhập vào Trường quan trọng để chương trình tự động xác định lại giá trị phân bổ kỳ sau điều chỉnh Thông tin có ý nghĩa CCDC tính phân bổ theo phương pháp thời gian • Giá trị điều chỉnh phân bổ kỳ Giá trị điều chỉnh phân bổ kỳ chương trình tự động tính tốn theo nghiệp vụ Thơng tin có ý nghĩa CCDC tính phân bổ theo phương pháp thời gian • Giá trị phân bổ kỳ sau điều chỉnh Trường thơng tin chương trình tự động tính toán dạng đọc, người dùng không chỉnh sửa Thông tin cho người dùng biết: sau điều chỉnh giá trị phân bổ CCDC kỳ chương trình tính phân bổ theo giá trị Trường hợp người dùng muốn thay đổi giá trị cần điều chỉnh giá trị trường “Giá trị điều chỉnh phân bổ kỳ” Thông tin có ý nghĩa CCDC tính phân bổ theo phương pháp thời gian Fast Accounting Online 12/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng 2.3 Kế tốn cơng cụ dụng cụ Điều chuyển phận sử dụng Khai báo CCDC ban đầu gắn liền với phận đó, q trình sử dụng chuyển sang dùng phận khác Khi đó, để báo cáo phân bổ theo phận theo thực tế sử dụng, phải sử dụng chức “Điều chuyển phận sử dụng” Chi phí phân bổ kỳ tính cho tài khoản phân bổ, tài khoản chi phí phận khai báo hình Xử lý 3.1 Tính chi phí phân bổ cơng cụ dụng cụ Giá trị phân bổ máy tính ra, dựa số liệu cách tính mà ta khai báo phần thông tin CCDC Tuy nhiên giá trị thay đổi theo ý muốn người sử dụng phần “Điều chỉnh phân bổ tháng" Việc điều chỉnh giá trị phân bổ giá trị lại nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị lại vào số phân bổ tháng thời Chương trình lưu giá trị tệp số liệu Nếu có thay đổi phải tính phân bổ lại Màn hình khai báo Giải thích • Tính phân bổ theo thời gian Nếu phân bổ theo thời gian kỳ (tháng) ta phải tính lần, giá trị phân bổ kỳ nguyên giá hay giá trị lại chia cho số kỳ phân bổ • Fast Accounting Online Tính phân bổ hai lần 13/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Nếu phân bổ hai lần, phân bổ lần đầu dựa vào ngày tính phân bổ lần hai ngày phân bổ hay ngày báo hỏng CCDC Lưu ý: chương trình có chức phân bổ theo ngày phương pháp phân bổ theo nguyên giá hay giá trị lại, khai báo cách tính thực phần “ Khai báo tham số tùy chọn” 3.2 Điều chỉnh phân bổ tháng Trong trường hợp cần phải thay đổi giá trị phân bổ tháng bất lý khơng thay đổi hàng loạt tháng sau, ta sử dụng điều chỉnh phân bổ tháng Đường dẫn: Công cụ dụng cụ → Điều chỉnh phân bổ tháng Màn hình cập nhật Giải thích trường • Mã công cụ Mã CCDC điều chỉnh, chọn nhập từ danh mục CCDC • Kỳ/ Năm Tháng, năm thay đổi giá trị • Sửa phân bổ • Mã ngoại tệ Chọn sửa để nhập giá trị chỉnh sửa Mã ngoại tệ ngầm định từ mã ngoại tệ cập nhật thông tin công cụ theo mã cơng cụ • Tỷ giá Tỷ giá ngầm định từ tỷ giá cập nhật thơng tin cơng cụ theo mã cơng cụ • Fast Accounting Online Nguyên giá / giá trị phân bổ / giá trị lại 14/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Những thơng tin tham khảo, khơng phép nhập Có thêm trường ngoại tệ tương ứng công cụ có gốc ngoại tệ • Giá trị phân bổ kỳ Nơi nhập giá trị chỉnh sửa, nhập “sửa phân bổ” “1” 3.3 Xóa phân bổ CCDC Màn hình cập nhật Giải thích • Kỳ • Năm Tháng tương ứng cần xóa phân bổ Năm tương ứng cần xóa phân bổ • Tùy chọn Có trạng thái: • - - Xóa tất: xóa tồn phân bổ thỏa điều kiện lọc tạo trước - - Chỉ xóa CCDC khơng sửa phân bổ: Chỉ xóa phân bổ chưa sửa số liệu thỏa điều kiện lọc tạo trước Đơn vị Cho phép xoá phân bổ theo đơn vị sở 3.4 Bút tốn phân bổ cơng cụ dụng cụ Chương trình cho phép tự động tạo bút tốn hạch tốn phân bổ CCDC để chuyển vào sổ Màn hình cập nhật Fast Accounting Online 15/16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng cụ dụng cụ Thao tác • Từ kỳ / Đến kỳ Khoảng thời gian từ tháng đến tháng tương ứng cần tạo xóa phân bổ khấu hao • Năm Năm tương ứng cần tạo xóa phân bổ khấu hao • Loại: Tạo/ Xố bút toán phân bổ sổ Chọn 1: Tạo bút toán phân bổ khấu hao sổ Chọn 0: Xoá bút toán phân bổ khấu hao tạo trước Chỉ xóa bút tốn khấu hao chức này, khơng thể xóa nhật ký (JV) • Đơn vị Có thể chọn xố khấu hao theo đơn vị sở Fast Accounting Online 16/16