Quy trình quản lý khách sạn monday

Quy trình quản lý khách sạn monday Quy trình quản lý khách sạn monday Quy trình quản lý khách sạn monday Quy trình quản lý khách sạn monday Quy trình quản lý khách sạn monday Quy trình quản lý khách sạn monday

Báo cáo dự án nhóm 3/30/2022 Báo cáo dự án nhóm Tên đề tài: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MONDAY GVHD: Nguyễn Mạnh Tuấn MỤC LỤC Phần Giới thiệu 1.1 Mô tả ngữ cảnh hệ thống 1.1.1 Giới thiệu tổng quan trạng tổ chức 1.1.2 Quy trình theo đội ngũ nhân viên 1.1.3 Mong muốn khách sạn 1.1.4 Sơ đồ Rich Picture .6 1.2 Phân tích quản lý bên liên quan .7 1.3 Đánh giá hệ thống quy trình & đề xuất giải pháp 1.3.1 Quy trình hệ thống 1.3.2 Những khó khăn hệ thống .10 Phần Các yêu cầu hệ thống (Requirements) .13 2.1 Yêu cầu chung (General requirement) 13 2.2 Yêu cầu kỹ thuật (Technical requirement) 14 2.3 Yêu cầu chức (Functional Requirement) 14 2.4 Yêu cầu phi chức (Non-functional Requirement) .14 Phần Mơ hình tiến trình (Process models) 15 3.1 Mơ tả Quy trình nghiệp vụ (bằng lời) hệ thống 15 3.2 Các sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ (BPMN) .18 Phần Mơ hình chức (Function Models) .18 4.1 Các Sơ đồ Use Case đặc tả Use Case 18 Phần Mơ hình liệu (Data models) 25 5.1 Defined entity relationship 25 5.2 ERD atribute 28 Phần Phụ lục 30 6.1 Bảng phân công công việc Đánh giá hoạt động nhóm 30 6.2 Tài liệu tham khảo 30 Báo cáo dự án nhóm Page MỤC LỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ Hình – Hình – Hình – Hình – Hình – Hình – Hình – Hình – Rich Pictures Diagram Stakeholder Power/Interest Grid Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’ 10 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’ 10 Fishbone Diagrams cho quy trình thủ cơng chưa tối ưu hóa 12 Fishbone Diagrams cho khó khăn khách hàng việc đặt phòng 13 BPMN detect problem 13Y Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ Hình – Sơ đồ Use Case tổng quát .19 Hình – Sơ đồ Use Case 20 Hình – Sơ đồ Use Case 21 Hình – Sơ đồ Use Case Hình – Entity Relationship Diagram 29 DANH MỤC BẢ Bảng – Phân tích Stakeholders Bảng – Phân tích vấn đề, khó khăn 12Y Bảng – General Requirement 14 Bảng – Technical Requirement 14 Bảng – Functional Requirement .15 Bảng – Non-functional Requirement Bảng – Đặc tả Use Case 21 Bảng – Đặc tả Use Case 23 Bảng – Đặc tả Use Case 24 Bảng – Bảng phân công công việc đánh giá hoạt động nhóm .30 Báo cáo dự án nhóm Page Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday Phần 1.1 Giới thiệu Mô tả ngữ cảnh hệ thống 1.1.1 Giới thiệu tổng quan trạng tổ chức Giới thiệu Monday chuỗi khách sạn lớn vận hành Đà Lạt năm, khách sạn nằm trung tâm, gần khu vực quảng trường Lâm Viên hồ Hồ Xn Hương, khu vực có vị trí địa lý thuận lợi Các phịng hướng phía hồ, có view triệu đơ, phịng decor phù hợp với thị hiếu GenZ Có tiện nghi khách sạn, đặc biệt có đủ nước nóng cho tắm uống thời tiết Đà Lạt lạnh Khách sạn có tổng cộng 32 phòng loại, với sức chứa tối đa 700 người Khách hàng khách sạn, hỗ trợ liên hệ dịch vụ thuê xe máy, xe tơ theo nhu cầu Do địa hình Đà Lạt đặc biệt cao, nên tịa khơng liền đồng bằng, cấu tổ chức khách sạn tương đối lớn mặt nhân sự, công việc vận hành làm thủ cơng Khách sạn có sử dụng máy vi tính cho cơng việc, chủ yếu cho công việc soạn thảo in ấn tài liệu, liệu lưu thủ công vào word excel Nhân viên khách sạn đa số độ tuổi từ 25 đến 30 tuổi, có kiến thức tin học văn phòng chủ yếu ghi chép tay hóa đơn giấy Hiện khách sạn có sử dụng điện thoại có dây kết nối đến tất phòng, chủ yếu để liên hệ cho dịch vụ, yêu cầu hỗ trợ Các dịch vụ khoản toán nhân viên phân cơng ghi chép tốn chuyển khoản tiền mặt 1.1.2 Quy trình theo đội ngũ nhân viên Mơ tả quy trình quản lý khách sạn: Tô màu cam: Pool Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday Tô màu vàng: Lane Tô màu hồng: Activity Tô màu xanh lá: Gateway Tô màu xanh dương: Event Tơ màu tím: Information Artifac a) Quy trình quản lý Đặt phịng khách sạn Khách hàng có nhu cầu tìm phịng đến phận lễ tân để u cầu, phân gọi điện cho bên phận kinh doanh để yêu cầu, lễ tân ghi nhận nhu cầu kiểm tra tình trạng phịng Lễ tân dựa theo nhu cầu khách hàng kiểm tra phịng có đáp ứng đủ điều kiện khách hàng mong muốn hay khơng Nếu có phịng trống phù hợp với nhu cầu khách hàng bên phận lễ tân nhận yêu cầu đặt phòng khách Cịn khơng có phịng trống phù hợp bên lễ tân gọi điện để thông báo cho khách thương lượng, tư vấn cho khách hàng để phù hợp với lịch trình họ Nếu khách hàng đồng ý với lựa chọn, phận lễ tân lập phiếu đặt chỗ gồm hai liên, liên cho khách hàng liên giữ chỗ Đối với khách hàng theo đoàn từ hai người trở lên, có người đại diện đồn đặt phịng, bên lễ tân u cầu họ cung cấp thông tin số lượng người thơng tin khách đồn Đồng thời, giữ lại CCCD/CMND giấy tờ tùy thân hai người đồn để đảm bảo cho đơi bên Đối với khách hàng đơn lẻ hai người cần CMND thông tin người để đặt phịng b) Quy trình quản lý phịng khách sạn Khách sạn quản lý theo phòng theo mã số (số phòng), loại phòng, giá phòng niêm yết + Mã số phòng: Đánh theo tầng số thứ tự từ trái sang phải Ví dụ tầng phịng thứ 204 + Loại phịng có loại Standard, Medium, Deluxe với dịch vụ giá tiền tăng dần Nó bao gồm phịng đơn, phịng đơi phịng dorm (phịng có sức chứa từ 5-12 người) Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday Phịng khách sạn có tình trạng sau: Trống, đặt, chuẩn bị (đang dọn dẹp), không sẵn sàng (sự cố, sửa chữa) Bên lễ tân dựa theo số phịng tình trạng phịng để chấp nhận u cầu đặt phòng thương lượng từ chối yêu cầu Các phận liên quan dựa theo mã phịng tình trạng phịng để có xử lý phù hợp Ví dụ bên phận buồng phịng thấy phịng S.201 tình trạng chuẩn bị báo cho bên tạp vụ tiếp hành dọn dẹp chuẩn bị cho khách hàng tiếp theo, xong báo cho phận buồng phịng để đổi tình trạng phịng thành trống để phận lễ tân xét duyệt u cầu đặt phịng c) Quản lý dịch vụ Dịch vụ khách sạn đủ khách hàng có nhu cầu sử dụng thêm ngồi dịch vụ mà khách sạn cung cấp đăng ký thông qua phận lễ tân lễ tân ghi nhận lại toàn ghi tốn check out Các thơng tin dịch vụ lễ tân ghi lại bao gồm: Mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị, đơn giá Lễ tân lập phiếu đăng ký dịch vụ thông báo cho phận tạp vụ để thực dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng Đối với yêu cầu vượt dịch vụ khả khách sạn, bên lễ tân tư vấn thương lượng dịch vụ tương tự hướng dẫn để liên hệ với bên khác d) Quản lý khách hàng Mỗi khách hàng liên hệ th phịng, đặt phịng phải cung cấp thơng tin cá nhân cho bên lễ tân để dễ dàng quản lý Các thông tin bao gồm: Tên, giới tính, ngày sinh, số CCCD/CMND, số điện thoại, địa thường trú, email Ngồi việc cung cấp thơng tin cá nhân bản, khách sạn giữ lại CCCD/ hộ chiếu đoàn khách (lớn người) người để đảm bảo việc quản lý e) Quy trình tốn Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday Tới ngày checkout, khách hàng xuống trả phòng, phận lễ tân xác nhận việc khách trả phòng, ngày trả phòng, phận buồng phịng kiểm tra phịng báo cho tình trạng cho phận lễ tân, sau phận lễ tân tiến hành xuất hóa đơn Hóa đơn ghi lại tồn chi phí liên quan đến phịng dịch vụ liên quan (dịch vụ đặt thêm) chi phí phát sinh liên quan (nếu có) q trình th Hóa đơn phận lễ tân xuất giao cho phận kế toán để thêm vào báo cáo thống kê, chi phí khách Sau khách hàng kiểm tra toán xong, trả lại giấy tờ tùy thân lễ tân cập nhật tình trạng phịng để phận khác tiếp tục làm việc f) Quy trình lập báo cáo - thống kê Phịng tài - kế tốn tổng hợp thơng tin hàng ngày hóa đơn xuất tốn để lập báo cáo theo tuần, tháng, năm cho ban quản lý nắm rõ tình hình khách sạn: Thống kê doanh thu, thống kê tổng hợp danh sách khách hàng, thống kê dịch vụ sử dụng, danh sách nhân viên, danh sách khách đặt thuê phòng, danh sách phịng theo tình trạng cụ thể 1.1.3 Mong muốn khách sạn Ban lãnh đạo, quản lý khách sạn mong muốn quy trình quản lý khách sạn tối ưu hóa hệ thống thơng tin để khắc phục khó khăn việc vận hành Hệ thống phải đáp ứng nhu cầu cho họ biết tình hình hoạt động quản lý tình trạng phòng, đặt phòng để giúp họ nắm bắt thơng tin nhanh chóng kịp thời giải vấn đề tồn đọng nhanh chóng đưa định Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday 1.1.4 Sơ đồ Rich Picture Hình – Rich Pictures Diagram 1.2 Bên liên quan Bộ phận lễ tân Bộ phận Phân tích quản lý bên liên quan Công ty Khách sạn Monday Vai trị Quyền lực Mối quan tâm Thơng tin đến khách hàng phòng ban khác tình trạng phịng Medium kế Khách sạn thu/chi tài khách sạn, đảm toán Monday High cách nhanh xác Thực cơng việc liên quan đến bảo thông tin liên kết chặt chẽ Medium High High High Low Medium phận với - Nhận kiểm tra báo cáo số Khách sạn Ban quản lý Monday lượng khách hàng, doanh thu, thống kê hàng ngày/tuần/tháng - Định hướng lập kế hoạch cho tương lai khách sạn - Kiểm tra phịng báo cho tình trạng Bộ phận Khách sạn cho phận lễ tân buồng phịng Monday - Kiểm tra lại đổi tình trạng phịng thành Vacant Clean Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday - Đăng tải quảng cáo lên kênh truyền thông Facebook, Website Bộ phận kinh Khách sạn - Nhận thơng báo khách hàng doanh Monday có u cầu sử dụng dịch vụ đặt phòng, Medium Medium High High đặt dịch vụ khách sạn - Chốt nhu cầu khách hàng - Biết loại phòng mà khách sạn cung cấp - Biết giá loại phòng Khách hàng - Biết dịch vụ cung cấp khách sạn - Biết sách, chương trình chăm sóc khách hàng ưu đãi Bảng – Phân tích Stakeholders Báo cáo dự án nhóm Page 10 Quy trình quản lý khách sạn Monday Phần Các yêu cầu hệ thống (Requirements) 2.1 Yêu cầu chung (General requirement) ID Description Source KH01 Tôi muốn nhận dịch vụ khách sạn show off Khách hàng KH02 Việc đặt phịng tốn trả phịng phải thực Khách hàng nhanh chóng, dễ dàng LT01 Giấy tờ phải có tiếng Anh để thuận tiện cho khách nước ngồi Lễ tân LT02 Các thơng tin khách sạn dịch vụ phải gửi đến khách Lễ tân hàng họ cần QL01 Xây dựng hệ thống sở liệu đồng cho khách sạn Quản lý QL02 Chi phí xây dựng hệ thống khơng tốn Quản lý QL03 Công việc phân chia không rõ ràng, dồn nhiều cho Quản lý phận lễ tân, cần phân bổ hợp lý cho phận khác Bảng – General Requirement 2.2 Yêu cầu kỹ thuật (Technical requirement) ID Description Source KH03 Xem hình ảnh phịng qua kênh online trước đặt phòng Khách hàng QL04 Các số liệu phải cập nhật lên hệ thống cách nhanh Quản lý chóng đồng QL05 Lắp đặt hệ thống máy tính phịng ban Quản lý Bảng – Technical Requirement 2.3 Yêu cầu chức (Functional Requirement) ID KH04 Description Source Nắm thông tin chi tiết giá cả, số lượng, dịch vụ chất Khách hàng Báo cáo dự án nhóm Page 16 Quy trình quản lý khách sạn Monday lượng trước đặt phịng KH05 Có thể đặt phịng online Khách hàng QL06 Công cụ tổng hợp thông tin in dạng bảng tính Quản lý QL07 Giao diện hệ thống trực quan, dễ dàng sử dụng Quản lý Bảng – Functional Requirement 2.4 Yêu cầu phi chức (Non-functional Requirement) ID Description Source KH06 Thông tin cần bảo mật cung cấp để đặt phịng Khách hàng LT03 Hệ thống lưu thơng tin giúp tơi tìm kiếm dễ dàng Lễ tân QL08 Phân quyền rõ ràng cho nhân viên sử dụng hệ thống Quản lý QL09 Độ bảo mật hệ thống phải đảm bảo, có lưu thơng tin Quản lý để tránh trường hợp liệu Bảng – Non-functional Requirement Phần 3.1 Mơ hình tiến trình (Process models) Mơ tả Quy trình nghiệp vụ (bằng lời) hệ thống Quy trình đặt phịng quản lý phòng khách sạn Monday: Hệ thống với quy trình tập trung giải vấn đề: + Về khách hàng giải vấn đề đặt phòng xem phịng theo nhu cầu, theo dõi hóa đơn dịch vụ sử dụng + Về khách sạn giải quản lý phòng, tạo lập báo cáo theo dõi dịch vụ hóa đơn cho khách hàng Vì khách sạn Monday khách sạn vừa nhỏ Đà Lạt nên việc tạo hệ thống dành riêng cho booking khơng cần thiết, khách hàng tìm kiếm qua nhiều trung gian khác a> Về vấn đề khách hàng đặt phòng nhận phòng: Vì đặc thù kinh doanh khách sạn Đà Lạt, đa số giới trẻ tập trung tìm kiếm mạng xã hội, phận kinh doanh chủ yếu tập trung đăng sale trang Báo cáo dự án nhóm Page 17 Quy trình quản lý khách sạn Monday mạng xã hội, dựa vào hệ thống web xây dựng để theo sát tình trạng phịng, phận kinh doanh tiến hành sale cung cấp thông tin đến khách hàng Khi khách hàng có nhu cầu đặt phịng có hai hình thức: Thứ là, đến thẳng quầy lễ tân để hỏi gọi điện thoại trực tiếp Có phận kinh doanh trực tiếp đón tiếp nói chuyện Thứ hai là, thơng qua trang web khách sạn, khách hàng đăng nhập tạo tài khoản số điện thoại số thông tin (như họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, email, số CCCD/CMND) nhập vào ngày check in check out, số lượng người đồn, số lượng loại phịng muốn Hệ thống đưa phòng phù hợp mà khách sạn đủ điều kiện đáp ứng cho khách hàng Dựa theo phòng đề xuất, khách hàng tiến hành chọn loại phòng dịch vụ kèm theo cần đặc thù Đà Lạt khách hàng đặt web, khách hàng tới thẳng lễ tân hay thơng qua điện thoại lễ tân hỗ trợ đặt, phận kinh doanh kiểm tra hết thơng tin kiểm tra phịng xem có chưa chấp nhận đơn đặt chỗ Sau khách hàng tiến hành tốn 50% tổng số tiền thơng qua chuyển khoản, Internet Banking, Momo, Zalopay, … cho khách sạn Đối với khách hàng muốn hủy đặt chỗ, phải tiến hành yêu cầu hủy trước ngày so với ngày check in, phận kinh doanh tiến hành thương lượng với khách hàng Hệ thống tạo mã QR cho khách hàng Mỗi khách hàng, hành đoàn hệ thống cung cấp cho mã QR, quét mã QR cho trang web cho phép khách hàng theo dõi hóa đơn (bao gồm giá phịng tất dịch vụ sử dụng, cho phép khách hàng xem hết dịch vụ mà khách sạn cung cấp, có nhu cầu khách hàng cần chọn dịch vụ trực tiếp cộng vào hóa đơn bên lễ tân đáp ứng dịch vụ sử dụng cho khách sạn Đồng thời ghi nhận vào báo cáo thu chi, danh sách khách hàng hệ thống để phục vụ cho việc báo cáo cuối ngày phận Kế toán thống kê theo tháng quý khách sạn Khách hàng lễ tân hướng dẫn nhận phòng Báo cáo dự án nhóm Page 18 Quy trình quản lý khách sạn Monday Khi check out, khách hàng lễ tân nhìn vào hóa đơn điện tử hệ thống ghi nhận tự động, tiến hành tốn 50% giá phịng cịn lại dịch vụ kèm theo (nếu có), hình thức tốn tương tự book phòng Ban quản lý dựa vào báo cáo thu chi cập nhật tự động, báo cáo cuối ngày Kế toán cập nhật liên tục để tiếp hành đưa sách phù hợp, giải nhanh chóng, chiến dịch quảng bá, khuyến phù hợp để thúc đẩy kinh doanh b> Về vấn đề nhân viên phòng ban quản lý phòng khách sạn: Khi khách hàng lập phiếu giữ chỗ thành cơng, phịng giữ chỗ cập nhật tình trạng hệ thống đặt (Ordered), tình trạng phịng cập nhật để thơng báo cho phịng ban biết Khi khách hàng Check out, phận lễ tân kiểm tra phịng xuất hóa đơn thành cơng, tình trạng phịng chuyển thành On change (Khách check out, phòng chưa làm để bán) Bộ phận tạp vụ nhìn thấy phịng tình trạng On change tiến hành vào dọn dẹp làm Khi dọn xong phận Buồng Phòng kiểm tra lại đổi tình trạng phịng thành Vacant clean (Phịng trống sạch) Quản lý tình trạng phịng phận lễ tân, buồng phòng trực tiếp cập nhật vào hệ thống sau làm việc trực tiếp với khách hàng phòng ban khác 3.2 Các sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ (BPMN) Quy trình quản lý khách sạn Monday Link: https://bitly.com.vn/roaguv Phần Mơ hình chức (Function Models) 4.1 Các Sơ đồ Use Case đặc tả Use Case - Sơ đồ Use Case tổng quát Hình – Sơ đồ Use Case tổng quát Link: https://bitly.com.vn/udo539 Báo cáo dự án nhóm Page 20 Quy trình quản lý khách sạn Monday - Sơ đồ Use Case Hình – Sơ đồ Use Case Link: https://bitly.com.vn/dvuoe9 Đặc tả Use Case Use Case ID Use Case Name Description Actor(s) Priority Trigger Pre-Condition(s) Post-Condition(s) Basic Flow UC-1.1 Tạo lập hóa đơn Quy trình tạo lập hóa đơn đơn giản Khách hàng, phận lễ tân Must Have Khách hàng mong muốn xem thông tin dịch vụ sử dụng Khách hàng check in check out Thông tin hóa đơn Bộ phận lễ tân xem thơng tin khách hàng Lễ tân tạo mã QR hóa đơn Khách hàng quét mã QR Khách hàng xem thơng tin hóa đơn sau qt QR Alternative Flow Use Case kết thúc 3a Khách hàng yêu cầu hóa đơn giấy 3a1 Lễ tân nhập số điện thoại khách hàng in hóa đơn 3a2 Khách hàng xem hóa đơn giấy Báo cáo dự án nhóm Page 21 Quy trình quản lý khách sạn Monday Exception Flow Use Case kết thúc 4a Mã QR không tồn 4a1 Lễ tân nhập lại số điện thoại khách hàng để tìm mã QR 4a2 Lễ tân cấp lại mã QR cho khách hàng 4a3 Khách hàng xem thông tin sau quét mã QR Business Rules Non-Functional Use case kết thúc None KH06 Thông tin cần bảo mật cung cấp để đặt Requirement phịng LT03 Hệ thống lưu thơng tin giúp tơi tìm kiếm dễ dàng Bảng – Đặc tả Use Case - Sơ đồ Use Case Hình – Sơ đồ Use Case Link: https://bitly.com.vn/enr6xh Đặc tả Use Case Use Case ID Use Case Name Description UC-1.2 Quy trình đặt phịng Khách hàng đặt phịng, phận liên quan thực quy trình Báo cáo dự án nhóm Page 22 Quy trình quản lý khách sạn Monday Actor(s) Khách hàng, phận lễ tân, phận kinh doanh phận Priority Trigger Pre-Condition(s) buồng phịng Must Have Khách hàng có nhu cầu đặt phịng - Khách hàng có đầy đủ thơng tin cá nhân theo yêu cầu nhân viên Post-Condition(s) - Khách hàng chuẩn bị tiền đặt cọc - Khách hàng toán tiền cọc cho khách sạn Basic Flow - Khách hàng đặt phịng thành cơng Khách hàng chọn ngày check in, check out đặt số lượng, loại phòng Khách hàng đăng nhập điền thơng tin cá nhân để tạo u cầu đặt phịng BP kinh doanh nhận thơng tin, kiểm tra phịng có với u cầu khách hàng hay khơng BP kinh doanh chấp nhận đơn đặt phòng chuyển sang cho BP lễ tân để tạo lập phiếu đặt phịng (QR) Khách hàng tốn tiền cọc chuyển khoản BP lễ tân cấp mã QR Alternative Flow Use Case kết thúc 5a Khách hàng mong muốn toán tiền mặt 5a1 Lễ tân chấp nhận mong muốn khách hàng 5b Khách hàng mong muốn tốn qua ví điện tử (ZaloPay, Momo, …) 5b1 Lễ tân cung cấp phương thức toán theo yêu cầu khách hàng Exception Flow Use Case tiếp tục thực bước 3a Bộ phận kinh doanh khơng tìm phịng theo u cầu khách hàng thương lượng với khách hàng để thay đổi phòng khác 3a1 Khách hàng đồng ý đổi phòng Báo cáo dự án nhóm Page 23 Quy trình quản lý khách sạn Monday Use Case tiếp tục Use Case UC-1.2 – 3a2 Khách hàng không đồng ý, hủy đơn đặt phòng Business Rules Non-Functional Use case kết thúc None KH06 Thông tin cần bảo mật cung cấp để đặt Requirement phòng LT03 Hệ thống lưu thơng tin giúp tơi tìm kiếm dễ dàng QL09 Độ bảo mật hệ thống phải đảm bảo, có lưu thông tin để tránh trường hợp liệu Bảng – Đặc tả Use Case - Sơ đồ Use Case Hình – Sơ đồ Use Case Link: https://bitly.com.vn/2oguxb Đặc tả Use Case Use Case ID Use Case Name Description Actor(s) Priority Trigger UC-1.3 Quy trình tạo, lập theo dõi báo cáo Bộ phận quản lý muốn xem tình hình tài khách sạn Bộ phận quản lý, phận kế toán, phận lễ tân Must Have Bộ phận quản lý có nhu cầu xem tình hình tài chi tiết Pre-Condition(s) khách sạn - Bộ phận lễ tân cập nhật thu chi lên hệ thống - Bộ phận kế toán tạo lập báo cáo tài đầy đủ Báo cáo dự án nhóm Page 24 Quy trình quản lý khách sạn Monday Post-Condition(s) - Bản báo cáo tài khách sạn - Bộ phận quản lý đưa đánh giá định đắn, nhanh chóng cho khách sạn Bộ phận lễ tân cập nhật tình hình thu – chi đầy đủ lên hệ Basic Flow thống Bộ phận kế tốn thống kê lại tình hình tài khách sạn thông qua liệu từ hệ thống cập nhật Bộ phận kế toán lập báo cáo tài Bộ phận kế tốn in báo cáo tài gửi đến phận quản lý Alternative Flow Bộ phận quản lý xem báo cáo tài đầy đủ 4a Bộ phận quản lý muốn xem báo cáo dạng file mềm 4a1 Bộ phận kế toán gửi file mềm trực tiếp đến phận quản lý Use Case kết thúc Exception Flow Business Rules Non-Functional None QL08 Phân quyền rõ ràng cho nhân viên sử dụng hệ thống Requirement QL09 Độ bảo mật hệ thống phải đảm bảo, có lưu thơng tin để tránh trường hợp liệu Bảng – Đặc tả Use Case Phần 5.1 Mơ hình liệu (Data models) Defined entity relationship Sau phận kinh doanh khách hàng thượng lượng chốt yêu cầu, phân kinh doanh chuyển yêu cầu phận lễ tân để tạo lập phiếu đặt trước  Entity: o Khách hàng o Bộ phận kinh doanh => Bộ phận => Nhân viên thuộc phận o Phiếu đặt trước Báo cáo dự án nhóm Page 25 Quy trình quản lý khách sạn Monday o Chi tiết phiếu đặt trước (Phụ) o Nhân viên o Vị trí cơng tác (Phụ) o Phòng ban  Relationship: o Tạo lập: Khi khách hàng chốt nhân viên thuộc phận kinh doanh tạo phiếu đặt trước => Một khách hàng có nhiều phiếu đặt trước => quan hệ 1-n => Một nhân viên chịu trách nhiệm cho phiếu đặt trước => quan hệ nhân viên – n phiếu đặt trước o Nhân viên thuộc nhiều phịng ban theo thời gian chuyển đổi vị trí, phịng ban có nhiều nhân viên => sinh bảng phụ để lưu lịch sử cơng tác ( bảng vị trí cơng tác) =>Nhân viên có nhiều vị trí cơng tác (quan hệ – n) =>Phịng ban có nhiều vị trí cơng tác (quan hệ 1-n) Một phiếu đặt trước có lưu lại thông tin ngày check in/chẹc out dự kiến khách hàng, ngày đặt trước, tình trạng tốn, hình thức đặt hàng đặc biệt loại phòng số lượng loại phòng đơn giá khách hàng trả Ngồi dịch vụ có sẵn khách sạn cung cấp theo phịng, khách hàng u cầu dịch vụ thêm, tính thẳng vào hóa đơn khách hàng  Entity: o Phiếu đặt trước o Loại phịng o Dịch vụ o Dịch vụ có sẵn (Phụ) Báo cáo dự án nhóm Page 26 Quy trình quản lý khách sạn Monday o Phịng o Loại phòng o Thuê phòng  Relationship: o Lưu lại thông tin: Phiếu đặt trước lưu lại thông tin loại phịng dịch vụ có sẵn loại phịng => Phiếu đặt trước loại phịng quan hệ n-n => sinh bảng phụ chi tiết phiếu đặt trước => phiếu đặt trước quan hệ 1-n với chi tiết phiếu đặt trước; loại phòng quan hệ – n với chi tiết phiếu đặt trước o Cung cấp: Một khách sạn có nhiều loại phịng khác nhau, loại phịng có nhiều dịch vụ kèm theo khách nhau, dịch vụ có sẵn riêng => Loại phòng quan hệ n-n với dịch vụ => sinh bảng phụ: Dịch vụ có sẵn (quan hệ dịch vụ 1-n với dịch vụ có sẵn; loại phịng quan hệ 1-n với dịch vụ có sẵn) o Yêu cầu dịch vụ thêm: Một phiếu đặt trước có phiếu thuê phòng riêng để nhân viên lưu vào hệ thống đồng thời theo dõi để xuất hóa đơn kèm dịch vụ có cho khách hàng Ví Th phịng có nhiều dịch vụ kèm thèo => quan hệ n-n (sinh bảng phụ sử dụng dịch vụ) => Bảng sử dụng dịch vụ bảng phụ dịch vụ thuê phòng để lưu lại số lượng ngày sử dụng dịch vụ khách hàng (Thuê phòng dịch vụ quan hệ 1-n với bảng dụng dịch vụ) Khi khách hàng check in/ check out đồng thời bên lễ tân bên buồng phòng tiến hành dọn dẹp kiểm tra sau khách hàng rời đi, bên buồng phịng chịu trách nhiệm cập nhật tình trạng phịng để phịng ban theo dõi nhanh chóng phịng theo tình trạng để dễ dàng làm việc với khách hàng, không thời gian chờ đợi nhiều bên Báo cáo dự án nhóm Page 27 Quy trình quản lý khách sạn Monday  Entity: o Phịng o Tình trạng o Tình trạng phòng (Phụ)  Relationship: o Cập nhật: Quan hệ quan hệ cần thiết phần mềm quản lý định tới nhiều bên, phịng có nhiều tình trạng tùy theo business rules khách sạn đề Back Office để làm việc tiết kiệm thời gian => Phòng quan hệ n-n với tình trạng =>Bảng phụ tình trạng phịng lưu lại thời gian khách hàng check in check out phòng trường hợp cần thiết => Phịng 1-n tình trạng phịng, tình trạng 1-n tình trạng phịng Nhân viên thuộc phận lễ tân sau phận kinh doanh chuyển yêu cầu xuống để lập phiếu đặt trước, tới ngày check in, khách hàng check in thành công phận lễ tân lập phiếu thuê phòng để theo dõi hóa đơn dịch vụ  Relationship: Nhân viên thuộc phận lễ tân đứng chịu trách nhiệm cho đồn khách th phịng, có sai sót truy lại => Nhân viên tạo nhiều phiếu th phịng => Nhân viên quan hệ 1-n với thuê phòng 5.2 ERD atribute Báo cáo dự án nhóm Page 28 Quy trình quản lý khách sạn Monday Hình – Entity Relationship Diagram Báo cáo dự án nhóm Page 29 Quy trình quản lý khách sạn Monday Phần Phụ lục 6.1 Bảng phân công công việc Đánh giá hoạt động nhóm Tên thành viên Trần Minh Nhật Anh Cơng việc Define quy trình cũ quy trình Điểm đánh giá 10 Phạm Văn Huy ERD (Entity Relationships Diagram) Phân tích stakeholders 10 Rich pictures Nguyễn Thị Anh Thi Quy trình cũ Quy trình 10 Nguyễn Minh Trí BPMN quy trình cũ Sơ đồ Use Case tổng quát 10 Trần Nhật Vy Các sơ đồ Use Case quy trình nhỏ đặc tả Vấn đề quy trình cũ 10 Giải pháp Fishbone Diagram Requirements Bảng – Bảng phân công công việc đánh giá hoạt động nhóm 6.2 Tài liệu tham khảo https://khotrithucso.com/doc/p/he-thong-thong-tin-quan-ly-khach-san-paradis-223192 https://sites.google.com/site/duanquanlykhachsan/phan-tich-yeu-cau https://manmo3h.com/quy-trinh-quan-ly-khach-san-co-ban-cac-khach-san-can-biet.html https://mona.software/quy-trinh-quan-ly-khach-san/ https://www.bravo.com.vn/vi/Tin-tuc/Quan-tri-doanh-nghiep/Quy-trinh-quan-ly-khachsan-toi-uu https://kenhz.net/quy-trinh-nghiep-vu-cach-quan-ly-buong-phong-khach-san/ Báo cáo dự án nhóm Page 30 ... chuyển khoản tiền mặt 1.1.2 Quy trình theo đội ngũ nhân viên Mơ tả quy trình quản lý khách sạn: Tơ màu cam: Pool Báo cáo dự án nhóm Page Quy trình quản lý khách sạn Monday Tơ màu vàng: Lane Tô... giá hệ thống quy trình & đề xuất giải pháp 1.3.1 Quy trình hệ thống  Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’ Báo cáo dự án nhóm Page 11 Quy trình quản lý khách sạn Monday Hình – Sơ đồ quy trình nghiệp... Page 14 Quy trình quản lý khách sạn Monday Hình – Fishbone Diagrams cho khó khăn khách hàng việc đặt phịng Hình – BPMN detect problem Báo cáo dự án nhóm Page 15 Quy trình quản lý khách sạn Monday