tiểu luận CHU TRÌNH CHI PHÍ tại CÔNG TY TNHH THỨC ăn CHĂN NUÔI gh

CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CƠNG TY TNHH THỨC ĂN CHĂN NI G&H GV: Triệu Việt Cường TP Hồ Chí Minh, 11/2014 download by : skknchat@gmail.com Nhóm 12 – Lớp K11405B Nguyễn Thị Hằng K114050860 Võ Thị Kim Nhung K114050894 Trần Thị Hồng Như K114050898 Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Đặng Thị Vân K114050952 Tài liệu tham khảo: Khóa luận tốt nghiệp “Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu tốn cho nhà cung cấp Cơng ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H” download by : skknchat@gmail.com MỤC LỤC Lời mở đầu: I Giới thiệu công ty Cơ cấu tổ chức Tổ chức cơng tác kế tốn công ty II Chu trình chi phí cơng ty Đặt hàng với nhà cung cấp Nhận hàng Ghi nhận hóa đơn tốn 12 III Chu trình chi phí đề xuất: 15 Mục lục hình Hình 1: Sơ đồ tổ chức cơng ty Hình 2: Tổ chức máy kế tốn cơng ty Hình 3: Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình chi phí Hình 4: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý đặt hàng Hình 5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý đặt hàng Hình 6: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý nhận hàng Hình 7: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý nhận hàng Hình 8: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý ghi nhận hóa đơn tốn Hình 9: Lưu đồ ln chuyển chứng từ xử lý ghi nhận hóa đơn tốn Hình 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình chi phí (Đề xuất) download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Lời mở đầu Chu trình chi phí chu trình quan trọng trình hoạt động công ty Nhất thời đại kinh tế cạnh tranh, việc thiết lập kiểm sốt chu trình đảm bảo vừa phù hợp với điều kiện công ty, vừa đem lại hiệu tốt nhất, hạn chế sai sót xảy vấn đề quan trọng Để hiểu rõ chu trình chi phí mối quan hệ hoạt động chu trình, nhóm xin trình bày chu trình chi phí thực tế cơng ty TNHH thức ăn chăn ni G&H Qua rút đựơc ưu khuyết điểm chu trình cơng ty đưa biện pháp nhằm hoàn thiện việc thực tiêu đưa I Giới thiệu công ty Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuộc Khu cơng nghiệp Hịa Phú, Vĩnh Long công ty TNHH thành viên trở lên 100% vốn đầu tư Malaysia: - Chuyên sản suất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm - Bán buôn thức ăn nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm - Kinh doanh xuất nhập nguyên liệu thức ăn chăn nuôi Cơ cấu tổ chức Cho tới thời điểm tại, công ty có 37 cán cơng nhân viên, hầu hết lực lượng lao động công ty đào tạo Trong công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh đặt lãnh đạo Ban Giám đốc, tiếp đến phòng ban hỗ trợ cho Ban Giám đốc Các phịng ban có chức năng, nhiệm vụ khác có quan hệ chặt chẽ công tác xây dựng phát triển cơng ty Ban giám đốc Phịng kinh doanh Phòng marketing Phòng nhân Phòng xuấtnhập Phòng tài Phịng sales Phịng kế tốn Phịng kỹ thuật, vận hành Phòng quản đốc Phòng KCS, hàng mẫu sản xuất Phịng pha trộn thuốc Hình 1: Sơ đồ tổ chức công ty download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Chức nhiệm vụ phịng ban chính: - Ban Giám đốc: Lãnh đạo cơng ty, chịu trách nhiệm tồn diện hoạt động cơng ty - Phịng kinh doanh: Tiềm hiểu đối tác cung cấp nguyên vật liệu chất lượng, giá để mua hàng chất lượng giá phù hợp Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hoạt động mua hàng tiếp thị bán hàng tới khách hàng - Phòng nhân sự: Theo dõi tình hình biến động, tăng giảm nhân công ty, tham gia đầy đủ loại bảo hiểm, hợp đồng đề nghị tăng lương phù hợp, có nhiệm vụ bảo quản hồ sơ việc làm sổ sách liên quan đến công nhân viên công ty - Phịng tài chính: lên kế hoạch tài cơng ty - Phịng kế tốn: Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty, bảo quản sổ sách, số liệu kế toán báo cáo lên cấp quan nhà nước, thực theo chuẩn mực kế toán hành pháp luật Tổng hợp báo cáo hàng tháng, quý, năm - Phịng quản đốc sản xuất: Kiểm sốt hàng tồn kho Giám sát sản xuất sản phẩm cung ứng cho phòng kinh doanh nước bán cho khách hàng với chất lượng tốt theo tiêu chuẩn mà phòng KCS kiểm tra lấy mẫu Hàng tháng phối hợp với phịng kế tốn kiểm kê hàng tồn kho để lên báo cáo xử lý hàng để tránh trường hợp xuất hàng hạn sử dụng xuất sai hàng Tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty Hình 2: Tổ chức máy kế tốn công ty download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thông tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Nhiệm vụ vị trí Kế tốn:  Kế tốn trưởng: - Giám sát tồn hoạt động phịng kế tốn - Tổ chức cơng tác Kế tốn cho nhân viên - Tham mưu cho Ban Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo tài - Đối chiếu duyệt chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên - Hướng dẫn bổ sung thiếu sót phần hành nhân viên Nơi gởi báo cáo: Ban Giám đốc  Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu Kế tốn viên để lập Báo cáo tài - Cùng với Kế tốn trưởng phân tích tình hình tài cơng ty thời điểm phát hành cáo cáo, để cung cấp thơng tin tài cho Ban Giám đốc để lập chiến lược kinh doanh Nơi gởi báo cáo: Kế toán trưởng  Kế toán nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình xuất - nhập – tồn kho nguyên vật liệu báo cáo lên Kế toán tổng hợp  Kế tốn tốn: Thực cơng tác kế tốn phần hành công nợ phải thu phải trả  Kế tốn bán hàng: Xuất hóa đơn, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng, lưu trữ hóa đơn Hàng tháng kiểm tra hóa đơn đầu với đơn hàng  Thủ quỹ: Thu tiền, chi tiền phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt Phối hợp với Ban Giám đốc kiểm kê quỹ hàng tháng có u cầu Hình thức sổ kế tốn: cơng ty dùng hình thức sổ nhật ký chung phản ánh cung cấp kịp thời tình hình tài sản nguồn vốn, tình hình thực tiêu kinh tế tài chính, tư giúp lãnh đạo cơng ty định đắn kịp thời phương án kinh doanh II Chu trình chi phí cơng ty Mua, nhập kho nguyên vật liệu toán tiền cho nhà cung cấp Hoạt động mua nguyên vật liệu toán tiền gồm hoạt động bản: - Đặt mua nguyên vật liệu - Nhập kho nguyên vật liệu - Ghi nhận hóa đơn - Thanh tốn cho nhà cung cấp download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thông tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Các hoạt động tạo quan hệ thông tin luân chuyển chu trình với đối tượng bên ngồi hệ thống Hình sau mơ tả sơ đồ dịng liệu cấp chu trình Phịng quản đốc SX Đặt hàng 1.0 Nhận hàng 2.0 Nhà cung cấp Thanh toán 4.0 Ngân hàng Sổ sách, báo cáo Ghi nhận HĐ 3.0 Hình 3: Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình chi phí Đặt hàng với nhà cung cấp Đây hoạt động chu trình, hoạt động bao gồm hoạt động sau:  Khi có nhu cầu sản xuất, phịng quản đốc sản xuất lập kế hoạch sản xuất thông báo cho phịng kinh doanh Nhân viên phịng kinh doanh cơng ty lập phiếu yêu cầu mua hàng  Phiếu gửi tới trưởng phòng kinh doanh kiểm tra ký xác nhận, sau gửi lên cho Ban giám đốc ký duyệt Phiếu yêu cầu mua hàng sau ký duyệt chuyển phòng kinh doanh Phòng kinh doanh kiếm thực thủ tục lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Sau trao đổi với nhà cung cấp nguyên vật liệu cần mua lập đơn đặt hàng, chuyển cho Ban Giám đốc xét duyệt  Đơn đặt hàng lập làm liên, liên lưu giữ phận, liên gửi cho người bán, liên lại gửi cho phận kế toán toán download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B  Sau đặt mua nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh xuống kho trao đổi việc chuẩn bị nhập kho Hoạt động đặt hàng với người cung cấp mơ tả qua sơ đồ dịng liệu chi tiết sau: Hình 4: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý đặt hàng download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng: Phòng giám đốc Phòng kinh doanh Phòng quản đốc sản xuất A B YCMH Lập Phiếu YCMH YCMH duyệt Xét duyệt YCMH Lập Đơn đặt hàng – Xét duyệt A YCMH duyệt B Đơn đặt h Đơn đặt hàng YCMH duyệt Người bán N N Kế toán tóan Hình 5: Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng Nhận xét:  Đơn đặt hàng lập liên, với số lượng luân chuyển chu trình khơng đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng phận Bộ phận nhận hàng phận u cầu khơng có đơn đặt hàng để làm sở đối chiếu, kiểm tra nhận download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B hàng nên nhận hàng không xác định lô hàng người bán chuyển đến có xác mẫu mã số lượng lô hàng mà công ty đặt hàng với người bán hay khơng Vì vậy, đơn đặt hàng nên lập thêm liên nữa, liên gửi cho phận nhận hàng, liên lại gửi cho phận yêu cầu  Bộ phận kinh doanh kiêm trách nhiệm phận mua hàng Bởi phịng kinh doanh thực q trình đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc kiêm nhiệm chức mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị Để kiểm soát tốt, phận mua hàng phải tổ chức độc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm thực nghiệp vụ mua nguyên vật liệu từ bên Tuy nhiên, Cơng ty G&H cơng ty có quy mô nhỏ, việc tổ chức phận mua hàng kiến cho chi phí thực thủ tục vượt lợi ích Do đó, nhóm đề xuất khâu mua hàng nên giao cho cá nhân độc lập giám sát chặt chẽ, tách biệt với phòng kinh doanh  Phiếu yêu cầu mua hàng không thiết phải Ban Giám đốc xét duyệt Công việc nên giao cho trưởng phòng kinh doanh Nhận hàng - Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng phiếu giao hàng cho doanh nghiệp theo địa thỏa thuận - Bộ phận nhận hàng tiến hành đối chiếu hàng giao so với Đơn đặt hàng phòng kinh doanh chuyển xuống chủng loại, số lượng, chất lượng…và lập biên nhận hàng mặt hàng thực tế nhận Biên nhận hàng lưu phận nhận hàng Đơn đặt hàng chuyển trả lại cho Phòng kinh doanh - Nguyên vật liệu nhập kho đầy đủ, phiếu giao hàng chuyển đến cho thủ kho để tiến hành lập phiếu nhập kho Thủ kho người giao nguyên vật liệu ký vào phiếu nhập kho hoàn tất trình nhận hàng - Phiếu nhập kho lập làm liên, liên giao kế toán nguyên vật liệu, liên giao cho kế toán toán để ghi sổ làm thủ tục toán, phiếu giao hàng trả cho phận nhận hàng lưu - Căn vào liên thứ 3, thủ kho tiến hành lập ký vào thẻ kho ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu Sau đó, liên lưu phận kho download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Các hoạt động tạo dịng thơng tin chi tiết sau: Hình 6: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý nhận hàng 10 download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho C Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) Phiếu giao hàng ĐĐH Lập PNK Kiểm hàng, lập BBNH PGH kiểm tra Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) C Phiếu nhập kho Biên nhận hàng ĐĐH A Phiếu nhập kho ký Kế toán NVL Kế toán toán Phòng kinh doanh Ghi thẻ kho Thẻ kho Phiếu nhập kho ký N Hình 7: Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng 11 download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Nhận xét:  Mất nhiều thời gian thủ tục rắc rối Phòng kinh doanh phận nhận hàng sử dụng chung liên Đơn đặt hàng Vì vậy, cần có Đơn đặt hàng lưu sẵn phận nhận hàng để trình nhận hàng diễn nhanh chóng, kịp thời  Thực tế, cơng ty G&H có quy mơ nhỏ, để tiết kiệm chi phí, phận nhận hàng phận kho không cần phải tách biệt thành hai phận riêng lẻ Ghi nhận hóa đơn tốn Quy trình chấp thuận hóa đơn tốn bao gồm hoạt động: - Khi nguyên vật liệu đến kho, nhân viên kho thông báo cho phận kinh doanh để trao đổi với khách hàng việc xuất hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng người bán chuyển đến cho Phịng kinh doanh , sau phịng kinh doanh chuyển cho phận kế toán - Nhận hóa đơn người bán, kế tốn tốn kiểm tra hóa đơn, so sánh đối chiếu thơng tin hóa đơn với thơng tin đơn đặt hàng phiếu nhập kho Nếu thông tin hóa đơn phù hợp, đầy đủ xác kế tốn tốn chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thơng tin nghĩa vụ tốn lập ủy nhiệm chi - Ủy nhiệm chi gửi cho giám đốc ký phê duyệt để thực toán Các chứng từ khác lưu phận - Ủy nhiệm chí sau phê duyệt chuyển qua ngân hàng làm thủ tục toán tiền cho người bán, sau toán xong, ủy nhiệm chi ngân hàng gửi công ty - Khi nhận ủy nhiệm chi, kế toán toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải trả Ủy nhiệm chi lưu phận Hình sau mơ tả thơng tin hoạt động chấp nhận hóa đơn toán tiền cho nhà cung cấp 12 download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Hình 8: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý nhận hóa đơn tốn 13 download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Lưu đô luân chuyển chứng từ Ban Giám đốc Kế toán toán PKD Kho PNK ĐĐH D HĐ Đối chiếu, ktra, lập UNC UNC Xét duyệt UNC xét duyệt PNK ĐĐH UNC Ngân hàng HĐ D Hình 9: Lưu đồ chứng từ xử lý hóa đơn toán cho nhà cung cấp - - - Nhận xét: Hình thức tốn cơng ty (lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng ) : hình thức tốn thuận tiện, nhanh chóng tránh rủi ro xảy mát tiền hay biển thủ tài sản Ủy nhiệm chi nên lập làm liên, liên gửi cho ngân hàng, liên lưu đơn vị Việc kế toán nợ phải trả kế toán toán phải tách làm hai phận riêng biệt Ở kế tốn nợ phải thu đảm nhiệm ln vai trị làm kế tốn tốn, việc khơng có tách rời chức ghi chép chức thực nghiệp vụ chi trả Việc không tôn trọng nguyên tắc bắt kiêm nhiệm dễ dẫn đến khả sai phạm, gian lận Sự tách rời hai chức kiểm tra, chấp nhận toán (do kế toán toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để toán biện pháp 14 download by : skknchat@gmail.com Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B kiểm soát hữu hiệu Tuy nhiên, Ban Giám đốc xét duyệt UNC nên có đầy đủ chứng từ làm xét duyệt Và việc xét duyệt chi quỹ nên giao phận khác ( phận tài vụ) thực hiện, Đặc biệt trường hợp vắng mặt ban giám đốc đơn vị Như giảm bớt khối lượng công việc Ban Giám đốc III Kiến nghị sửa đổi chu trình chi phí Mặc dù chu trình chi phí cơng ty thức ăn chăn ni G&H cịn nhiều hạn chế, nhiên đảm bảo yêu cầu cần thiết cho hoạt động công ty Tuy nhiên, để đảm bảo cho mở rộng phát triển lâu dài, công ty nên thiết lập phận kiểm soát nội hồn thiện chu trình chi phí Tổng hợp nhận xét hoạt động chu trình chi phí, nhóm xin đề xuất chu trình chi phí để cải thiện cho hoạt động mua nguyên vật liệu toán công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H hình sau 15 download by : skknchat@gmail.com Ban giám đốc thống thơng tin kế tốn Phịng Hệ kinh doanh Phòng quản đốc sản xuất Bộ phận kho Nhà cung cấp C Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) A B YCMH Nhóm nhận 12 - K11405B Bộ phận hàng ĐĐH ĐĐH (5 liên) Xét duyệt, Lập Đơn đặt hàng Lập PNK Lập biên nhận hàng ĐĐH (5 liên) Xét duyệt PGH kiểm tra A ĐĐH duyệt(5 liên) YCMH duyệt Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) Phiếu nhập kho Biên nhận hàng ĐĐH Phiếu nhập kho ký B C Kế toán NVL Người bán N Kế tốn tóan ĐĐH Kế tốn tốn N Ghi thẻ kho Phịng mua hàng P.Quản đốc SX Phiếu nhập kho ký download by : skknchat@gmail.com Thẻ kho N 16 Hệ thống thông tin kế tốn Nhóm 12 - K11405B Ban Giám đốc Kế tốn toán PNK D PKD Kho ĐĐH HĐ UNC UNC UNC (đã toán) Xét duyệt Đối chiếu, ktra, lập UNC UNC đãđã UNC xét duyệt PNK ĐĐH UNC UNC Ngân hàng HĐ D Hình 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình chi phí (Đề xuất) 17 download by : skknchat@gmail.com ... bày chu trình chi phí thực tế cơng ty TNHH thức ăn chăn ni G&H Qua rút đựơc ưu khuyết điểm chu trình cơng ty đưa biện pháp nhằm hồn thiện việc thực tiêu đưa I Giới thiệu công ty Công ty TNHH thức. .. hồn thiện chu trình chi phí Tổng hợp nhận xét hoạt động chu trình chi phí, nhóm xin đề xuất chu trình chi phí để cải thiện cho hoạt động mua nguyên vật liệu tốn cơng ty TNHH thức ăn chăn ni G&H... TNHH thức ăn chăn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuộc Khu cơng nghiệp Hịa Phú, Vĩnh Long cơng ty TNHH thành viên trở lên 100% vốn đầu tư Malaysia: - Chuyên sản suất thức ăn chăn nuôi cho