định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc và trình độ của nhân viên. Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán đông và có trình độ chuyên môn cao. Các công việc kế toán từng bớc đợc giảm nhẹ nhờ việc đa vào sử dụng các máy tính, máy Fax, đặc biệt công ty có chơng trình kế toán máy riêng, đợc thiết kế phù hợp với đặc điểm của công ty trên cơ sở tuân thủ các chế độ tài chính, chế độ kế toán.
Đội ngũ nhân viên phòng kế toán đợc bố trí một cách khoa học, đảm bảo thực hiện công tác kế toán thuận lợi. Tổng số nhân viên phòng kế toán của công ty là 10 ngời trong đó có một kế toán trởng, 1 phó phòng kế toán và 8 nhân viên. Mỗi nhân viên kế toán đợc phân công phụ trách một phần hành kế toán. Việc phân công công việc nh vậy tạo nên sự chuyên môn hóa, phân cách trách nhiệm rõ rệt. Từ đó hiệu quả làm việc cũng đợc nâng cao. Toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều có khả năng sử dụng và xử lý thông tin thành thạo trên máy vi tính. Việc làm này giúp cho quá trình cung cấp thông tin kế toán, thông tin kinh tế phục vụ hoạt động quản lý. Hoạt động kinh doanh của công ty đợc nhanh chóng, kịp thời, chính xác và thống nhất đồng thời giảm nhẹ khối lợng công việc cho kế toán.
Với việc sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, hoạt động hạch toán tại công ty Vật liệu nổ công nghiệp đợc thực hiện thống nhất, tuân thủ các chế độ, quy định tài chính hiện hành, chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Công ty luôn chấp hành tốt chế độ kế toán, tài chính, các chính sách về giá, thuế của Nhà nớc. Hệ thống Báo cáo của công ty đợc lập rõ ràng, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác cho các ban quản lý công ty, Tổng công ty Than việt Nam, các cơ quan Nhà nớc khác có liên quan
Cùng với sự đi lên của công ty, công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định KQKD cũng không ngừng trởng thành về mọi mặt.
Nhìn chung công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý sản xuất và tiêu thụ. Kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình tiêu thụ, thanh toán tiền hàng, ghi nhận doanh thu bán hàng chính xác, kịp thời theo đúng quy định của Bộ tài chính, và của Tổng công ty Than Việt Nam. Hệ thống sổ sách doanh thu, chi phí, quan hệ thanh toán với khách hàng, với Nhà nớc, chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ có tính khoa học và đảm bảo đợc nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành đồng thời phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty luôn tuân thủ các chính sách của Nhà nớc về tiêu thụ, tổ chức công tác kế toán phù hợp, có hiệu quả đê phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy kế toán tiêu thụ đã góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ với Nhà nớc, cũng nh giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp trong lĩnh vực lu thông. Những thông tin kế toán này tạo cơ sở tin cậy cho các nhà lãnh đạo công ty đề ra phơng hớng, chính sách phù hợp, nhằm mở rộng thị trờng, nâng cao chỉ tiêu doanh thu từ đó góp phần đa công ty từng b- ớc phát triển đi lên, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên của công ty.
Kế toán hoạt động kinh doanh đợc chi tiết cho từng loại hoạt động một cách rõ ràng để từ đó tăng cờng đầu t cho những hoạt động mang lại hiệu quả kinh doanh cao đồng thời có những biện pháp hữu hiệu để đẩy mạnh đa dạng hoá các hình thức kinh doanh khác.
1.3 Những tồn tại trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
Bên cạnh những mặt đạt đợc, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm vẫn còn những tồn tại cần khắc phục.
Thứ nhất, vấn đề quản lý công nợ của công ty còn có nhiều vớng mắc. Tổng khoản phải thu và phải trả còn chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng tài sản, tổng nguồn vốn kinh doanh của công ty. Điều này tạo khó khăn cho công ty trong quá trình hoạt động. Nh chúng ta đã biết, với tổng số công nợ phải trả quá cao, sẽ gây cho công ty rất nhiều khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn và quá hạn, cũng nh việc chi trả các khoản lãi vay. Mặc dù trong năm 2003 công ty đã có nhiều cố gắng để giảm bớt các khoản phải trả song tỷ lệ công nợ phải trả/ tổng nguồn vốn vẫn còn ở mức rất cao. Những năm tới công ty cần quan tâm xây dựng các biện pháp giảm công nợ phải thu, góp phần lành mạnh hóa tình hình tài chính của công ty. Nguồn vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng đang ở mức cao, dẫn đến số vòng quay của vốn lu động nhỏ, thời gian quay vòng dài, do đó hiệu quả sử dụng vốn lu động thấp. Những tháng đầu năm 2003 công ty đã thực hiện một số các biện pháp cụ thể để đẩy nhanh công tác thu hồi công nợ nhng đến cuối năm thì tổng số công nợ phải thu vẫn còn rất lớn.
Thứ hai là về vấn đề quản lý hàng tồn kho. Đến thời điểm ngày 31/12/2003 tổng giá trị hàng tồn kho của toàn đơn vị là 81.238.764.173 đồng. Nguyên nhân chủ yếu là do các đơn vị tính toán, dự tính về nhu cầu thị trờng không sát với thực tế, gây nên tình trạng khối lợng hàng tồn kho lớn, ứ đọng vốn. Với tốc độ tiêu thụ hàng hóa nh hiện nay thì những mặt hàng tồn kho này sẽ quá niên hạn sử dụng, bị kém phẩm chất, mất phẩm chất là điều không thể tránh khỏi. Trong thực tế mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty lá khá cao. Đến thời điểm ngày 31/12/2003 tổng giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho là 2.441.627.920 đồng, con số này năm 2002 chỉ là 430.554.918 đồng nghĩa là so với năm 2002, mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tăng lên rất nhiều lần. Hàng tồn kho tăng nhanh do đó các chi phí về bảo quản, kho bãi cũng tăng lên theo. Điều này ảnh hởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thứ ba, là về hoạt động xây dựng lợi thế cạnh tranh cũng nh thị phần của công ty trên thị trờng. Hiện nay công ty Vật liệu nổ công nghiệp là nhà cung cấp vật liệu nổ công nghiệp lớn nhất trên thị trờng cả nớc. Công ty là đơn vị dân sự duy nhất đợc phép của Chính phủ sản xuất và kinh doanh mặt hàng vật liệu nổ công nghiệp. Công ty chỉ có một đối thủ cạnh tranh trong n- ớc là công ty GAET - Bộ quốc phòng. So với công ty GAET, công ty Vật liệu
nổ công nghiệp có u thế hơn hẳn, về mặt quy mô hoạt động cũng nh cơ sở vật chất, sự tín nhiệm của khách hàng. Công ty nên tận dụng những lợi thế này của mình để thiết lập các mối quan hệ lâu dài với khách hàng lớn thông qua việc ký kết những hợp đồng cung ứng lâu dài, đồng thời tăng cờng mở rộng thị trờng của mình. Không chỉ quan tâm đến những thị trờng lớn, trong thời gian tới công ty cần có các biện pháp mở rộng thị trờng của mình ra cả những đoạn thị trờng nhỏ mà hiện nay công ty đang cạnh tranh quyết liệt với công ty GAET. Để có thể cạnh tranh tốt ở những đoạn thị trờng này công ty cần phải xây dựng một mạng lới phân phối vật liệu nổ đến những đoạn thị trờng này, tăng cờng các hoạt động dịch vụ đối với khách hàng trong thị trờng này nh các hoạt động đặt thuốc nổ, tính toán lợng thuốc nổ tối u cho khách hàng.
Trong thời gian tới công ty cũng cần có kế hoạch mở rộng thị trờng của mình ra nớc ngoài. Để làm đợc việc này, công ty phải từng bớc đầu t, cải tiến trang thiết bị, dây chuyền sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm. Đây là một hớng đi tích cực công ty nên quan tâm, góp phần vào quá trình phát triển đi lên của công ty.
Thứ t, công tác hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp còn nhiều điều cấn phải bàn. Nh đã nêu ở trên công ty bao gồm tổng cộng 23 đơn vị thành viên nằm khắp trên cả nớc. Các đơn vị trực thuộc không xác định kết quả lãi, lỗ mà chỉ tính ra khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí rồi gữi về cho công ty thông qua TK 136 hay TK 336. Tại các đơn vị trực thuộc không đợc phép sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh gnhiệp. Tài khoản này chỉ đợc sử dụng ở công ty. Các chi phí quản lý phát sinh ở cá đơn vị trực thuộc đợc hạch toán một phần vào giá thành thành phẩm, phần còn lại đợc tính vào chi phí bán hàng. Tại công ty sẽ tính lẫi (lỗ) từ hoạt động sản xuất kinh doanh của riêng công ty, sau khi trừ đi tổng chi phí quản lý tập hợp trên TK 642 và cộng với các khoản chênh lệch của các đơn vị trực thuộc để tính ra lãi (lỗ) của toàn công ty. Làm nh vậy thì kết quả kinh doanh của toàn công ty Vật liệu nổ công nghiệp không bị ảnh hởng, nhng kết quả kinh doanh của riêng công ty và các đơn vị sẽ không phản ánh chính xác tình hình kinh doanh thuốc nổ của công ty, vì các khoản chi phí quản lý phát sinh trên công ty không phải toàn bộ là chi phí quản lý riêng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty, mà nó còn bao gồm cả chi phí cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc khác, của toàn công ty nh chi phí hoạt động của Hội đồng quản trị, của ban Giám đốc, của các phòng
ban.... Mặt khác ngay tại các đơn vị trực thuộc cũng có bộ máy quản lý riêng. Vì vậy công ty cần có sự thay đổi lại trong hạch toán chi phí quản lý.
Thứ năm, là về hạch toán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.
Nh chúng ta đã biết, sản phẩm chính của công ty là 4 loại vật liệu nổ công nghiệp: Anfo thờng, Anfo chịu nớc, AH1, Zecno. Công ty cần tiến hành quản lý qúatrình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đến từng loại thành phẩm cụ thể. Từ đó thấy đợc tình hình kinh doanh của mỗi loại sản phẩm, đa ra các chính sách, phơng hớng phát triển cho phù hợp, đúng đán.
Hiện nay tất cả các sổ chi tiết của công ty liên quan đến phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đều mở chung cho cả 4 loại thành phẩm này, do đó công ty không thể theo dõi đựoc quá tình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm một cách riêng rẽ. Hơn nữa kết cấu của các sổ doanh thu cũng cha hợp lý, chúng chỉ phản ánh đợc những thông tin về mặt giá tiu. để toạ điều kiện cho công tác kiểm tra đối chiéu thì các sổ chi tiết nên theo dõi thêm về mặt số lợng, và có thêm một số thay đổi khác cho phù hợp nh: Đơn giá, thuế GTGT...
Thứ sáu, Công ty cha hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý theo yếu tố chi phí. Trên thực tế kế toán có chi tiết theo yếu tố chi phí và phần mềm kế toán máy cũng thiết kế phần hạch toán chi tiết theo chỉ tiêu trên, nh- ng khi hạch toán trên máy kế toán bỏ qua và không định khoản cột mã chi tiết theo yếu tố chi phí, do đó máy không tự động đa ra các sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp riêng theo từng yếu tố chi phí và trên Bảng kê số 5 cũng không có các dòng chi tiết về chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, dụng cụ, chi phí khấu hao... giống nh mẫu quy định. Việc không hạch toán nh vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, lập kế hoạch và đối chiếu giữa các phần hành khác có liên quan.
II- Một số kiến nghị 2.1 Về quản lý công nợ phải thu
Để lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, trong thời gian tới công ty cần có các biện pháp, kế hoạch cụ thể nhằm thu hồi công nợ, giảm số nguồn vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng.
Mặt khác để đề phòng các khoản tổn thất về nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra nh không thể thu hồi hoặc thu hồi không đủ.... , bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán phải tính ra số nợ khó
đòi để lập dự phòng. Các khoản công nợ đợc xác định là khoản nợ phải thu khó đòi phải có căn cứ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, phải đợc xác nhân rõ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản phải thu khó đòi. Công ty phải có các chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ cha trả (hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ...). Đây là những khoản nợ đã quá hạn 2 năm, kể từ ngày đến hạn thu nợ, công ty đã đòi nhiều lần nhng vẫn không thu đợc. Trờng hợp đặc biệt, tuy cha quá hạn 2 năm nhng công nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có các dấu hiệu khá nh bỏ trốn, đang bị giam gĩ, chết... thì cũng đựoc coi là nợ phải thu khó đòi. Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi tối đa không đợc vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của công ty tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ.
* TK sử dụng:
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi dợc theo dõi trên TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi. TK này đợc chi tiết thành hai Tài khoản cấp 2:
TK 1391 - Dự phòng phải thu khó đòi tại công ty
TK 1392 - Dự phòng phải thu khó đòi tại các đơn vị tực thuộc. Kết cấu của TK 139:
Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng đã lập thừa.
Bên có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi chi quản lý doanh nghiệp cho năm báo cáo.
D bên Có: Số dự phòng phải thu đã lập hiện có.
- TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. (Theo dõi trong 5 năm).
* Phơng pháp xác định:
Mức lập dự phòng phải thu khó đòi đợc xác định theo công thức sau:
Sau khi xác định đợc mức d phòng cần lập cho năm kế hoạch hay năm báo cáo kế toán tiến hành so sánh, tính ra mức chênh lệch gia số dự phòng cần lập năm báo cáo với số dự phòng đã lập năm trớc từ đó tiến hành hạch toán.
* Trình tự hạch toán:
Mức dự phòng phải thu khó đòi đợc lập cho năm kế hoạch
= % Mất nợ có thể x D nợ phải thu của khách hàng nghi ngờ
- Vào thời điểm 31/12/N - năm đầu tiên lập dự phòng, kế toán tính ra mức dự phòng cho năm N+1. Số dự phòng đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642: Mức dự phòng lập cho năm N+1 Có TK 139
- Ngày 31/12/N+1 tiến hành lập dự phòng cho năm N+2 ròi tính ra chênh lệch giữa số dự phòng cần lập của hai năm.
Nếu mức dự phòng năm N+2 lớn hơn năm N+1 thì hạch toán nh sau: Nợ TK 642 : Phần chênh lệch.