Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng hoa

Cửa hàng hoa HK là một doanh nghiệp mới thành lập. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cây cảnh và các vật dụng phục vụ trang trí nội thất và nhu cầu giải trí . Là một doanh nghiệp mới thành lập nên hoạt động chủ yếu vẫn mang tính thủ công, dựa vào kinh nghiệm của hệ thống nhân viên . Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí , mua bán rất mất nhiều thời gian , công sức mà độ chính xác không cao , điều này nhiều khi gây thiệt hại cho công ty. Ngày nay cửa hàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN –———(—)——–— ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng hoa Nhóm sinh viên thực hiện: 1.Lê Q**** H**-172105**** 2.Phan V** K**-172105**** 3.Nguyễn M*** H***-172105**** Người hướng dẫn GV: Trương Xuân Bình LỜI MỞ ĐẦU Ngày với phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin tồn cầu Chiếc máy tính trở thành thân thuộc người Cùng với nhu cầu mạng Internet, quản lý phần mềm máy tính cần thiết tách rời Điều khiến cho việc quản lý cửa hàng trở nên nhanh chóng thuận lợi Do đặc điểm lượng hàng hố nhập xuất ngày lớn nên cơng tác quản lí , mua bán nhiều thời gian , công sức mà độ xác khơng cao , điều nhiều gây thiệt hại cho công ty Giải pháp tối ưu dùng phần mềm quản lý cửa hàng Trên sở lý thuyết học lớp thơng tin tìm hiểu phần mềm quản lý nói chung quản lý cửa hàng nói riêng Nhóm chúng em đưa bản: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng bán hoa” Nhóm thực chúng em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy Trương Xuân Bình tận tình hướng dẫn giúp đỡ chúng em hồn thành tập Chúng em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA 123 PVĐ - Q Bắc Từ Liên - TP HN ĐT: 0988381069 I.GIỚI THIỆU Cửa hàng hoa HK đặt :123 PVĐ - Q Bắc Từ Liên - TP HN chuyên kinh doanh loại mặt hàng hoa lụa , cảnh nội thất cao cấp Cửa hàng nhận bán buôn , bán lẻ với chế độ ưu đãi cho khách hành mua hàng với số lượng lớn dịch vụ hàng theo yêu cầu khách hàng II.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN Khảo sát trạng Cửa hàng hoa HK doanh nghiệp thành lập Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cảnh vật dụng phục vụ trang trí nội thất nhu cầu giải trí Là doanh nghiệp thành lập nên hoạt động chủ yếu mang tính thủ cơng, dựa vào kinh nghiệm hệ thống nhân viên Do đặc điểm lượng hàng hố nhập xuất ngày lớn nên cơng tác quản lí , mua bán nhiều thời gian , cơng sức mà độ xác khơng cao , điều nhiều gây thiệt hại cho công ty Ngày cửa hàng bước đại hoá hệ thống máy tính đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay công tác quản lí thủ cơng cơng ty Hoạt động quản lí hàng hố mua bán hàng cửa hàng hồn tồn thủ cơng nên bộc lộ hạn chế sau : - Tra cứu thơng tin hàng hố , khách hàng , lượng hàng tồn nhiều nhiều thời gian , thiếu xác - Việc lưu trữ thơng tin hàng hố , khách hàng , nhà cung cấp, tài … phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên cồng kềnh cho lưu trữ - Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê - Không đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày mở rộng cửa hàng tương lai Trước tình hình , vấn đề đặt cần phải có hệ thống đáp ứng yêu cầu sau : - Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ cập nhật kịp thời , thuận tiên - Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , xác - Có thể thống kê loại hàng , mặt hàng lượng hàng dự chữ kho cách nhanh chóng xác - Tự động in hóa đơn , phiếu nhập xuất kho khách hàng - Có khả lưu trữ thơng tin lâu dài III.MƠ TẢ HỆ THỐNG Hoạt động kinh doanh cửa hàng hoa chủ yếu diễn trình : 1) Quá trình nhập hàng Cửa hàng cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cảnh ,….Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng cửa hàng liên hệ với NCC yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết mặt hàng : Báo giá ……Sau thoả thuận cửa hàng tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC Quá trình giao hàng thực theo thời gian thoả thuận cửa hàng NCC Khi nhận hàng, phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng lập hố đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để tốn tiền với NCC, ngược lại có thơng tin phản hồi với NCC Sau nhận hàng phận quản lý kho kiểm hàng nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho 2) Quá trình bán hàng Khi cửa hàng nhận yêu cầu cung cấp hàng khách hàng, nhân viên gửi báo giá mặt hàng cho khách hàng Sau thống , đồng ý khách hàng gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,Fax, telephole… Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận cập nhật vào sổ khách hàng sau chuyển cho phận quản lí kho , đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng Dựa thông tin đơn đặt hàng, thủ kho kiểm tra số lượng hàng kho, đáp ứng đủ yêu cầu khách hàng thi lập chứng từ xuất kho cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho , sau chuyển hàng cho phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách Ngược lại trình lãnh đạo để có kế hoạch nhập hàng Bộ phận bán hàng, nhận hàng từ kho kiểm tra hàng lập hoá đơn bán hàng đồng thời thực giao hàng đến tận nơi cho khách hàng khách hàng có yêu cầu Bộ phận kế toán nhận yêu cầu toán lập phiếu thu để thực toán với khách hàng 3) Giải cố HỒ SƠ DỮ LIỆU: 3.1 Bảng danh sách mặt hàng Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi Điện thoại Địa Điện thoại Địa 3.2 Bảng danh sách khách hang Stt Tên khách 3.3 Bảng danh sách nhà cung cấp Mã ncc Tên ncc 3.4 Bảng báo giá IV MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ Biểu đồ ngữ cảnh LÃNH ĐẠO Yêu cầu báo cáo, tra cứu Thông tin báo cáo, tra cứu Thông tin hàng hoá Đơn giá KHÁCH HÀNG Mua hàng HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG Y/c thơng tin hàng hố Báo giá Cung cấp hàng Bán hàng Y/c toán tiền Phiếu thu Y/c toán NHÀ CUNG CẤP Phiếu chi H1 Biểu đồ ngữ cảnh Biểu đồ phân rã chức 2.1 Nhóm dần chức thành nhóm STT Các chức Yêu cầu thông tin hàng hoá Lập hợp đồng mua hàng Kiểm tra hàng Lập hoá đơn mua hàng Lập phiếu chi Lập chứng từ nhập kho Vào sổ nhập kho Tiếp nhận đơn đặt hàng Vào sổ khách hàng 10 Kiểm tra kho 11 Lập chứng từ xuất kho 12 Vào sổ xuất kho 13 Lập hoá đơn bán hàng 14 Lập phiếu thu 15 Kiểm tra cố 16 Lập biên cố 17 Thanh tốn 18 Lập báo cáo Nhóm Nhóm Cung cấp hàng Quản lý bán hàng Bán hàng Giải cố Báo cáo 2.2).Biểu đồ phân rã chức Quản lí bán hàng 1.Cung cấp hàng 2.Bán hàng 3.Giải cố 1.1u cầu thơng tin hàng hố 2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng 3.1 Kiểm tra cố Báo cáo 4.1 Lập báo cáo 2.2 Vào sổ khách hàng 1.2 Lập hợp đồng mua hàng 3.2 Lập biên cố 2.3 Kiểm tra kho 1.3 Kiểm tra hàng 2.4 Lập chứng từ xuất kho 1.4 Lập hoá đơn mua hàng 3.3 Thanh toán 2.5 Vào sổ xuất kho 1.5 Lập phiếu chi 2.6 Lập hoá đơn bán hàng 1.6 Lập chứng từ nhập kho 2.7 Lập phiếu thu 1.7 Vào sổ nhập kho H2 Biểu đồ phân rã chức 2.2).Miêu tả chi tiết chức 2.2.1)_u cầu thơng tin hàng hố : Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng từ NCC nhân viên cửa hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách thông tin chi tiết loại mặt hàng, chủng loại hàng , giá mặt hàng …… để cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng 2.2.2)_Lập hợp đồng mua hàng : Sau thoả thuận, chủ cửa hàng tiến hành kí hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, hợp đồng thống số lượng, giá , chủng loại hàng, phương thức toán , thời gian giao hàng ……và yêu cầu chất lượng hàng hoá 2.2.3)_Kiểm tra hàng : Khi nhà cung cấp giao hàng , phân quản lí kho có trách nhiệm kiểm tra hàng , đối chiếu hàng nhận với hợp đồng mua hàng , xác nhận hàng mặt chất lượng , số lượng , chủng loại hàng…… 2.2.4)_Lập hoá đơn mua hàng :Sau phận quản lí kho kiểm tra hàng , so sánh với hợp đồng mua hàng , khớp xác nhận lập hoá đơn mua hàng chuyển cho phận kế toán để làm thủ tục toán với nhà cung cấp 2.2.5)_Lập phiếu chi : Khi nhận yêu cầu toán , thủ quỹ xác nhận sau lập phiếu chi để thực toán với NCC 2.2.6)_Lập chứng từ nhập kho :Sau kiểm tra hàng ,bộ phận quản lí kho lập chứng từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho 2.2.7)_Cập nhật vào sổ nhập kho : Khi nhập hàng vào kho đồng thơi phận quản lí kho cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho 2.2.8)_Tiếp nhận đơn đặt : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng tham khoả đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng Sau gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông qua đơn đặt hàng Nhân viên cửa hàng có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng , giải thích thắc mắc phản hồi từ khách hàng 2.2.9)_ Vào sổ khách hàng : Sau tiếp nhận đơn đặt hàng , nhân viên cửa hàng cập nhật đơn đặt hàng , thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng 2.2.10)_Kiểm tra kho : Thông qua sổ khách hàng , phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra , theo dõi thông tin mặt hàng kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng 2.2.11)_ Lập chứng từ xuất kho : Sau kiểm tra hàng , thấy đủ hàng , phận quản lí kho kiểm hàng lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho phận bán hàng 2.2.12)_Vào sổ xuất kho : Sau xuất hàng , phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho 2.2.13)_Lập hoá đơn bán hàng : Bộ phận phận bán hàng , nhân hàng từ kho đối chiếu hàng với đơn đặt hàng khách hàng, thấy khớp viết hố đơn bán hàng giao hàng cho khách hàng 2.2.14)_Lập phiếu thu : Bộ phận kế toán sau nhận hoá đơn bán hàng từ khách hàng có nhiệm vụ tốn tiền với khách hàng sau viết phiếu thu gửi lại cho khách hàng 2.2.15)_Kiểm tra cố : Quá trình mua bán hàng diễn hàng loạt công việc , cố xảy điều tránh khỏi Khi xảy cố , nhân viên cửa hàng kiểm tra cố , xem xét mức độ cố để đưa giải pháp xử lí thích hợp 2.2.16)_Lập biên cố : Sau kiểm cố , nhân viên cửa lập biên cố Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có mức độ bồi thường bắt bồi thường cụ thể 2.2.17)_Thanh toán : Để giải cố , phận kế toán tuỳ thuộc vào biên cố mà tiến hành toán tiền với khách hàng Bồi thường tiền yêu cầu khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng 2.2.18 )_Lập báo cáo : Lập báo cáo công việc diễn định kì theo tuần theo thàng , có nhu cầu lãnh đạo công ty , nhân viên cửa hàng phải đưa báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo cách nhanh , đảm bảo xác 3.Bảng phân tích xác định chức , tác nhân hồ sơ Động từ + bổ ngữ u cầu thơng tin hàng hố Danh từ Nhà cung cấp Báo giá Nhận xét Tác nhân Lập hợp đồng mua hàng Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Kiểm tra hàng Bộ phận quản lý kho Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng Tác nhân Tác nhân Hồ sơ liệu Lập hoá đơn mua hàng Bộ phận quản lý kho Hoá đơn mua hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Viết phiếu chi Bộ phận kế toán Phiếu chi Sổ thu chi Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Lập chứng từ nhập kho Chứng từ nhập kho Bộ phận quản lí kho Hồ sơ liệu Tác nhân Vào sổ nhập kho Bộ phận quản lý kho Sổ nhập kho Tác nhân Hồ sơ liệu Gửi báo giá Khách hàng Bộ phận bán hàng Đơn giá Tác nhân Tác nhân Hồ sơ liệu 10 D9 Sổ khách hàng Khách hàng D6 Sổ nhập kho 2.2 Y/c thơng tin hàngBáo giá hố 2.3 Vào sổ khách hàng Kiểm tra kho 2.1 D11 Tiếp nhận đơn đặt hàng D8 Sổ xuất kho Đơn đặt hàng 2.4 D7 Đơn giá Lập chứng tử xuất kho Phiếu thu D14 Sổ thu chi D10 Chứng từ xuất kho 2.5 2.7 2.6 Lập phiếu thu Lập hoá đơn mua hàng D12 D13 Vào sổ nhập kho Hóa đơn bán hàng Phiếu thu H6 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 2.0 4)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 _ Giải cố với nhà cung cấp Nhà cu ng cấ 4.1 Kiểm tra cố D3 Hoá đơn mua hàng 21 Y/c giải cố Thồng tin phản hồi D2 Hợp đồng mua hàng 4.2 Lập biên cố Phiếu chi 4.3 D15 Biên cố D4 Phiếu chi Thanh toán D13 Phiếu thu D14 Sổ thu chi H8 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 5)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 _ Giải cố với khách hàng 22 Khách hàn g 4.1 Y/c giải cố Thồng tin phản hồi Kiểm tra cố D9 Sổ khách hàng 4.2 Lập biên cố Phiếu chi D15 Biên cố 4.3 D4 Phiếu chi Thanh toán D14 Sổ thu chi D13 Phiếu thu 23 5) Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 4.0 _ Lập báo cáo D11 Sổ xuất kho Y/c báo cáo 4.1 Báo cáo Lập báo cáo Lãnh đạo D14 Sổ thu chi D6 kho Sổ nhập H8 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 4.0 VI MƠ HÌNH DỮ LIỆU KHÁI NIỆM Liệt kê chích xác hóa chọn lọc thơng tin Tên xác đặc trưng Mặt Hàng • Mã mặt hàng • Tên mặt hàng • Loại • Đơn vị • Ghi Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại bước ̣ (1) (2) (3) Khách Hàng • Stt • Tên khách hàng • Điện thoại • Địa 24 Nhà Cung Cấp • Mã nhà cung cấp • Tên nhà cung cấp • Điện thoại • Địa Mã ncc Tên ncc Báo Giá • Số tt • Tên hàng • Mã hàng • Số lượng • Đơn giá • Thành tiền • Ghi 2Xác định thực thể, thuộc tính, định danh chúng Thuộc tính tên gọi Thực thể tương tìm ứng Thuộc tính Định danh Bảng báo giá Hợp đồng mua hàng Phiếu chi Đơn giá Phiếu thu VII Thiết kế giao diện Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng: 25 26 2.Giao diện cập nhật đơn đặt hàng: 3.Giao diện cập nhật hoá đơn nhập kho : 27 4.Giao diện cập nhật hoá đơn xuất kho : 5.Giao diện cập nhật hoá đơn mua hàng : 28 29 6.giao diện cập nhật hóa đơn bán hàng: giao diện cập nhật phiếu thu: 30 8.giao diện cập nhật phiếu chi: 9.giao diện cập nhật kho hàng: 31 32 10.giao diện cập nhật danh sách mặt hàng: 11.giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng: 33 12.giao diện cập nhật danh sách sinh viên: 13.giao diện cập nhật danh sách khách hàng: 34 14.giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp: 35 ... hàng Trên sở lý thuyết học lớp thơng tin tìm hiểu phần mềm quản lý nói chung quản lý cửa hàng nói riêng Nhóm chúng em đưa bản: ? ?Phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng bán hoa? ?? Nhóm thực... cho công ty Ngày cửa hàng bước đại hố hệ thống máy tính đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay công tác quản lí thủ cơng cơng ty Hoạt động quản lí hàng hố mua bán hàng cửa hàng hồn tồn thủ... kinh doanh cửa hàng hoa chủ yếu diễn trình : 1) Quá trình nhập hàng Cửa hàng cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cảnh ,….Khi cửa hàng có