TÓM TẮT - HƯƠNG - BVDCCT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN LÊ THỊ THANH HƯƠNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN Ơ TƠ QUANG PHI HÙNG Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 8340301 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN ĐÀ NẴNG, NĂM 2021 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN HỮU PHÚ Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ họp Trường Đại học Duy Tân vào ngày tháng năm 2021 CĨ THỂ TÌM HIỂU LUẬN VĂN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Khái niệm kiểm soát nội đời lâu với kênh thơng tin rộng rãi, khái niệm kiểm sốt nội khơng cịn xa lạ doanh nghiệp Việt Nam Trong chế mới, với hoạt động nhiều thành phần kinh tế tính độc lập, tự chủ doanh nghiệp ngày cao, doanh nghiệp phải động sáng tạo kinh doanh, bảo toàn vốn kinh doanh quan trọng kinh doanh có lãi Doanh nghiệp kinh doanh đạt hiệu kinh tế cao sở doanh nghiệp tồn phát triển ngày vững kinh tế thị trường cạnh tranh sôi động liệt Trước tình hình này, nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm tới hiệu hoạt động doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội công cụ quản lý hữu hiệu giúp cấp lãnh đạo biết hiệu xảy khâu cụ thể nguyên nhân Trong tổ chức, đơn vị nào, góc nhìn nhà quản lý, nhà lãnh đạo cần có hai hệ thống song hành Thứ hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm phòng ban chức năng, quy trình thủ tục, cơng việc cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh đơn vị Tuy nhiên, cơng việc, quy trình đối diện với cố hay rủi ro làm ảnh hưởng đến khả hoàn thành mục tiêu cơng việc tùy theo mức độ mà gây ảnh hưởng đến kết hoạt động đơn vị Vì nhằm giảm thiểu rủi ro, khuyến khích hiệu hoạt động nâng cao hiệu hoạt động quản lý doanh nghiệp, hệ thống thứ hai – hệ thống kiểm soát nội bộ, thiết lập sở biện pháp, sách có hiệu lực Ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt Một HTKSNB vững mạnh giúp nhà lãnh đạo quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế doanh nghiệp người, tài sản, nguồn vốn, đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài chính, góp phần đem lại thành cơng cho đơn vị, làm cho đơn vị ngày phát triển tránh rủi ro gây bên thứ ba nhân viên Với vai trò công cụ quản lý nhà lãnh đạo, KSNB khơng hoạt động kiểm tra, rà sốt, đánh giá cách độc lập, khách quan hoạt động doanh nghiệp việc tuân thủ sách, quy trình thiết lập mà cịn đưa kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động hệ thống góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, hiệu quả, pháp luật Trong doanh nghiệp bất kỳ, xung đột lợi ích chung lợi ích riêng ln ln tồn Nếu khơng có hệ thống kiểm sốt nội khơng có qui định để hướng người lao động hành động khơng lợi ích riêng mà làm tổn hại để lợi ích chung tồn doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoạt động điều kiện, môi trường rủi ro kinh doanh ln thay đổi Hệ thống kiểm sốt nội cần phải vận động biến đổi theo Do đó, việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội để phù hợp với thay đổi yêu cầu thiết yếu cấp quản lý doanh nghiệp Dựa lí trên, tác giả chọn đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội công ty CP ô tô Quang Phi Hùng ” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Trên sở hệ thống hóa vấn đề lý luận kiểm soát nội theo COSO 2013, tác giả nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội Cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng, giai đoạn 2017 - 2019 từ đưa số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Việc nghiên cứu đề tài hướng đến mục tiêu cụ thể sau:  Hệ thống lý luận hệ thống kiểm soát nội đơn vị doanh nghiệp tư nhân  Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng  Đưa giải pháp để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng tình hình Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm sốt nội cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Phạm vi nghiên cứu: Với đối tượng nghiên cứu trên, luận văn sâu nghiên cứu vấn đề lý luận tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng, từ đề xuất giải pháp có tính tồn diện, cụ thể khả thi để hoàn thiện hệ thống KSNB cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Khơng gian: cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Thời gian: Giai đoạn 2018 – 2020 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để giải nội dung đề tài, cụ thể là: - Chương 1: Được thực phương pháp tổng hợp lý thuyết, hệ thống lý luận từ COSO 2013 - Chương 2: Thực phương pháp tổng hợp số liệu, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội công ty Tác giả dùng phương pháp quan sát để quan sát hệ thống KSNB công ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Tác giả dùng phương pháp điều tra, khảo sát, phương pháp chọn mẫu để thu thập liệu sơ cấp nhằm đánh giá xác số liệu để nhận định hệ thống KSNB đơn vị Bảng câu hỏi khảo sát dùng để vấn Ban Giám đốc, phòng ban chức năng, tập thể nhân viên công tác công ty, qua có liệu định lượng định tính có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Chương 3: Sử dụng phương pháp quy nạp dựa sở lý luận chương 1, phân tích thực trạng chương 2, để rút kết luận cần thiết, từ đề giải pháp nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội đơn vị nghiên cứu tương lai Dữ liệu sử dụng luận văn bao gồm liệu sơ cấp liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp: Các văn pháp quy, quy định Nhà nước, công ty liên quan đến KSNB Quy chế nội bộ, Quy định, thủ tục kiểm soát, … Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu thu thập thông qua kết tác giả tự khảo sát, đánh giá hệ thống kiểm soát nội công ty phiếu điều tra khảo sát Tác giả tập trung sâu vào vấn đề, nội dung trực tiếp liên quan đến thành phần KSNB theo quan điểm gồm: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin & truyền thông, hoạt động kiểm sốt hoạt động giám sát Ngồi ra, tác giả tiến hành quan sát hoạt động cơng ty để có nhìn xác thực thành phần KSNB công ty Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm chương: Chương 1: Tổng quan hệ thống kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng HTKSNB cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng Tổng quan tình hình nghiên cứu Thời gian qua có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội Các tác giả tập trung phân tích, đánh giá điểm mạnh điểm yếu vấn đề KSNB, từ đề giải pháp hoàn thiện nhằm đạt HTKSNB hiệu quả, cụ thể: CHƯƠNG CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Định nghĩa KSNB 1.1.1.1 Định nghĩa KSNB theo COSO 1.1.1.2 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.2.1 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.2.2 Mục tiêu Hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.3 Ý nghĩa kiểm soát nội đơn vị 1.1.2 Đặc điểm, tổ chức kiểm soát nội đơn vị 1.1.3 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội 1.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Các phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội 1.2.1.1Mơi trường kiểm sốt 1.2.1.1.1 Tính trực giá trị đạo đức cấp lãnh đạo đội ngũ nhân viên 1.2.1.1.2 Năng lực nhân viên 1.2.1.1.3 Triết lý quản lý phong cách điều hành 1.2.1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2.1.1.5 Chính sách nhân 1.2.1.2 Đánh giá rủi ro 1.2.1.2.1 Xác định mục tiêu 1.2.1.2.2 Nhận dạng rủi ro 1.2.1.2.3 Phân tích rủi ro 1.2.1.2.4 Quản trị rủi ro 1.2.1.3 Hoạt động kiểm soát 1.2.1.3.1 Phân chia trách nhiệm 1.2.1.3.2 Xử lý thông tin 1.2.1.3.3 Sử dụng tiêu ( số hoạt động) 1.2.1.3.4 Quản trị chức 1.2.1.4 Thông tin truyền thông 1.2.1.4.1 Thông tin 1.2.1.4.2 Truyền thông 1.2.1.5 Giám sát 1.2.1.5.1 Giám sát thường xuyên 1.2.1.5.2 Giám sát định kỳ KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 1, tác giả trình bày tổng quan HTKSNB bao gồm hình thành phát triển lý thuyết KSNB Ngoài ra, tác giả trình bày tổng thể sở lý luận lịch sử đời phát triển hệ thống kiểm soát nội đời từ sớm phát triển nhanh, nhiều quốc gia biết đến tham gia Tương tự báo cáo INTOSAI, COSO 2013 đưa yếu tố HTKSNB, bao gồm: - Môi trường kiểm sốt: bao gồm việc tạo lập mơi trường làm việc, quy định kỷ cương toàn đơn vị - Đánh giá rủi ro: liên quan đến việc nhận biết, phân tích lựa chọn giải pháp đối phó với rủi ro - Các hoạt động kiểm soát: bao gồm tất phương thức cần thiết để kiểm soát hoạt động đơn vị - Thông tin truyền thông: liên quan đến việc thiết lập HTTT truyền đạt thông tin hữu hiệu đến toàn cá nhân đơn vị - Giám sát: bao gồm hoạt động kiểm tra đánh giá thường xuyên, định kỳ nhằm hoàn thiện HTKSNB Các yếu tố tiêu đánh giá hữu hiệu hệ thống, HTKSNB hoạt động hữu hiệu ngăn ngừa phát sai phạm, yếu hoạt động tổ chức KSNB nhằm đạt mục tiêu: hoạt động hữu hiệu hiệu quả, đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy báo cáo tài chính, tuân thủ luật lệ quy định.Trên sở lý thuyết HTKSNB, nhà quản lý xây dựng HTKSNB phù hợp với đặc điểm quy mô đơn vị giúp nhà quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế đơn vị Đồng thời giúp đơn vị xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển ngày cao đơn vị CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ QUANG PHI HÙNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ QUANG PHI HÙNG 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 2.1.1.1 Tên Công ty: Tên công ty: Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Quang Phi Hùng Tên cơng ty viết tiếng nước ngồi: quangphihung auto joint stock company Tên công ty viết tắt: QPH Logo: 2.1.1.2 Ban điều hành công ty: Ban Hội đồng quản trị gồm: Bà Tôn Nữ Diệu Thi - Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc Ông Giao Thắng Anh – Thành viên hội đồng quản trị Ông Lê Chí Thiện – Thành viên hội đồng quản trị 2.1.1.3 Địa chỉ: Địa chỉ: Lô B1, KDC số 03, Nguyễn Hữu Thọ, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3698.888 Fax: 0511.3687.888 2.1.1.4 Cơ sở pháp lý công ty: Công ty Cổ phần Ơ tơ Quang phi hùng thức thành lập theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0401312207 vào ngày 09/11/2005 chỉnh sửa lần vào ngày 21/11/2011 2.1.1.5 Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần Hình thức sở hữu: Cổ đơng góp vốn theo tỉ lệ 2.1.1.6 Chức nhiệm vụ Công ty: 2.1.1.7 Bối cảnh đời Công ty: 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lí Để phù hợp với chế kinh tế nên từ thành lập đến Công ty ln cải biến cấu tổ chức để ngày thích ứng Hiện sơ đồ cấu tổ chức Công ty theo quan hệ trực tuyến chức xếp cách đầy đủ, gọn nhẹ, đảm bảo phận cách động hiệu quả, mơ tả sau: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chủ tịch HĐQT Kiêm Tổng Giám đốc Phịng Tổ chức hành Trưởng phịng hành nhân Phịng TC kế tốn Phịng Bán hàng Kế tốn trưởng Phịng dịch vụ Giám đốc bán hàng Giám đốc dịch vụ : QH Chức : QH Trực tuyến Hình2.1 : Sơ đồ tổ chức công ty CP ô tô Quang Phi Hùng * Bộ Phận dịch vụ: mang cấu rộng so với phòng ban khác, sơ đồ chi tiết sau: Bộ phận Chăm sóc Khách hàng Bộ phận Cố vấn dịch vụ Bộ phận sửa chữa chung Quản đốc Phân xưởng Bộ phận sửa chữa nhanh Bộ phận phụ tùng Bộ phận thân vỏ Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phịng dịch vụ cơng ty CP tơ Quang Phi Hùng 2.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn Công ty cổ phần ô tô Quang Phi Hùng 2.1.3.1 Tổ chức máy kế toán 2.1.3.2 Tổ chức chứng từ kế toán 2.1.3.3 Tổ chức tài khoản kế toán 2.1.4 Tổ chức sổ kế toán 2.1.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 2.1.6 Tổ chức kiểm tra kế tốn 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ QUANG PHI HÙNG Để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB công ty, tác giả sử dụng Bảng câu hỏi khảo sát thông qua bảng trả lời câu hỏi để có đánh giá Cụ thể tác giả tiến hành phát 80 câu hỏi đến 80 nhân viên đơn vị, thu 69 bảng Sau trình sàng lọc, tác giả thu 60 bảng kết sử dụng rút nhận định thực trạng HTKSNB công ty CP ô tô Quang Phi Hùng sau: 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức cấp lãnh đạo đội ngũ nhân viên Tính trực giá trị đạo đức khái niệm COSO 2013 nhấn mạnh Muốn trì tính trực giá trị đạo đức phải làm cho nguyên tắc phổ biến thừa nhận rộng rãi tổ chức, thể rõ nét ban hành chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đơn vị Bảng 2.1: Kết khảo sát tính trung thực giá trị đạo đức TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG SL TL %) SL TL (%) 01.Theo Anh/chị, Nhân viên cơng ty có thực 49 82% 11 18% nghiêm túc yêu cầu đạo đức ứng xử đề không? 02 Ban Giám đốc cơng ty có ln thực 60 100% 0% đắn quy định, chủ trương nhà nước, làm gương cho nhân viên việc tuân thủ chuẩn mực xây dựng không? 03 Công ty có truyền đạt quy tắc ứng xử, hướng dẫn đạo đức, phân biệt hành vi vi phạm cho phép, biện pháp xử lý xảy hành vi vi phạm cáctynhân viênhành hay không?văn cụ thể quy 04 đến Cơng có ban định đạo đức nghề nghiệp không? 05 Trong công ty có tồn áp lực hội để nhân viên phải hành xử trái quy định không? 06 công ty xây dựng môi trường văn hóa tổ chức chuẩn mực ứng xử giá trị đạo đức nhằm nâng cao tính trung thực cư xử có đạo đức nhân viên không? 55 92% 8% 58 97% 3% 13 21% 47 79% 60 100% 0% 07 Lãnh đạo cơng ty có coi trọng tính trực giá trị đạo đức công việc không? 60 100% 0% 2.2.1.2 Năng lực nhân viên 16 Triết lý quản lý phong cách điều hành: Lãnh đạo quan tâm đến việc thực tiêu giao thông qua việc phối hợp với cán chủ chốt đơn vị,cùng bàn bạc mục tiêu, định hướng giải pháp thực tối ưu đơn vị Ban Giám đốc thường xuyên tiếp xúc trao đổi trực tiếp với nhân viên, xây dựng bầu khơng khí thân thiện, gần gũi đơn vị Cơ cấu tổ chức: đơn vị quan tâm xây dựng sơ đồ cấu tổ chức quy định chức năng, trách nhiệm cụ thể phận Ngồi ra, đơn vị có xây dựng quy trình làm việc hàng ngày phịng ban Chính sách nhân sự: đơn vị thực tốt sách tuyển dụng, đào tạo cán chuyên môn nghiệp vụ đạo đức nghề nghiệp Song song với đó, đơn vị cịn xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng 2.3.1.2 Đánh giá rủi ro Công ty đề mục tiêu chung toàn đơn vị cụ thể hóa thành mục tiêu phịng Nhìn chung cơng ty nhận diện đưa giải pháp đối phó với rủi ro hoạt động kinh doanh, quản lý đơn vị 2.3.1.3 Hoạt động kiểm sốt Cơng ty cụ thể hóa thủ tục kiểm sốt dạng quy chế, quy định đơn vị Lãnh đạo thường xuyên tổ chức đánh giá việc thực kế hoạch nhằm đưa giải pháp xử lý kịp thời, hiệu (nếu cần thiết) Thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Hiện công ty xây dựng hoạt động kiểm soát với nhiều văn quy định chi tiết thủ tục kiểm soát nội dung kiểm sốt tiền lương khoản trích theo lương, kiểm soát khoản thu, chi hoạt động, kiểm sốt q trình mua sắm tài sản, mua sắm vật tư, kiểm soát nghiệp kế toán theo chế độ kế tốn hành 2.3.1.4 Thơng tin truyền thông Thông tin truyền thông HTKSNB ý Ban Giám đốc đặc biệt quan tâm đến độ trung thực tính đáng tin cậy thơng tin, có thực truyền thơng để cung cấp thơng tin cách xác, đặc biệt cơng tác thơng tin truyền thông đến khách hàng Lãnh đạo xác định thông tin truyền thông giải pháp hữu hiệu để thực tốt nhiệm vụ 2.6.1.5 Giám sát Đơn vị thường xuyên giám sát tiến độ thực công việc, hoạt động… với nhiều hình thức giám sát khác Vì sai phạm phát kịp thời có giải pháp để xử lý 2.3.2 Những mặt hạn chế 2.3.2.1 Mơi trường kiểm sốt Bên cạnh mặt đạt được, HTKSNB công ty trình hồn thiện nên có số hạn chế như: - Tính trung thực giá trị đạo đức: số trưởng phòng chưa nhận thức rằng: để toàn thể nhân viên đơn vị tuân thủ quy tắc ứng xử giá trị đạo đức cần phải giảm thiểu áp lực hội phát sinh gian lận Vẫn tồn nhân viên không tự giác thực nghiêm túc chuẩn mực đạo đức, quy tắc ứng xử phổ biến Đây nguyên nhân gây sai sót - Năng lực nhân viên: đơn vị cịn cán khơng đủ lực mà khơng thể xử lý được, nguyên nhân chủ yếu nể, em lãnh đạo đơn vị gởi đến, phận chờ nghỉ hưu nên khơng muốn nâng cao trình độ chun mơn - Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ tổ chức số phận chưa đánh giá lại cách thường xuyên để kịp thời điều chỉnh lại cho phù hợp với thay đổi theo thời 17 điểm Lãnh đạo đơn vị thực phân quyền số phận chưa xây dựng thủ tục kiểm sốt hiệu Ngun nhân họ thường đào tạo chun mơn, cịn kiến thức quản lý đào tạo qua khóa học ngắn hạn tích lũy từ kinh nghiệm thực tế - Chính sách nhân sự: Đơn vị thực chưa tốt công tác quy hoạch cán để sẵn sàng thay cần thiết Nguyên nhân thiếu nhân để quy hoạch, nhiều phận không quan tâm hay tham mưu công tác quy hoạch cán cho trách nhiệm Lãnh đạo Cách tính thu nhập tăng thêm cịn hạn chế nên khơng tạo động lực kích thích nhiệt tình lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên 2.3.2.2 Đánh giá rủi ro Công ty có xây dựng kế hoạch, mục tiêu mang tính hình thức, tiêu đề cao so với lực thực tế Lãnh đạo đơn vị cịn có quan điểm thực khơng đạt tiêu đề nghị điều chỉnh, xây dựng tiêu thấp Đơn vị chưa thực hết việc nhận dạng, phân tích đánh giá rủi ro họ chưa nắm rõ cách đánh giá rủi ro đặc biệt đánh giá rủi ro theo phương pháp định lượng Dù việc đánh giá rủi ro thực nhiều hình thức đơi chưa thể rõ ràng thực chưa thường xun 2.3.2.3 Hoạt động kiểm sốt Cịn số phận chưa xây dựng vận hành sách, thủ tục kiểm soát Bộ phận kế toán đơn vị chưa tổ chức hệ thống thông tin nội định kỳ, chưa kịp thời phục vụ cho công tác điều hành lãnh đạo đơn vị Các BCTC tương đối khoa học hợp lý, nhiên lại chưa có Báo cáo quản trị phục vụ chức quản lý nội đơn vị Phòng TCKT chưa có nhân viên thực nhiệm vụ Kế tốn quản trị, Ban Giám đốc lãnh đạo có yêu cầu số liệu quản trị kế tốn tổng hợp cung cấp Cơng ty chưa xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cung cấp định kỳ cho nhà quản lý, công tác kế tốn quản trị cịn yếu Hiện nay, kế toán viên phải tự quản lý chứng từ thuộc phần hành mình, khơng có phịng lưu trữ, nguy chứng từ cao Chứng từ kế toán lưu trữ hết hạn lưu trữ đến chưa làm thủ tục hủy Chính việc quản lý bảo quản chứng từ gặp khó khăn Tại đơn vị, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc sử dụng tài khoản dấu đơn vị để ký kết hợp đồng kinh tế, phiếu thu, chi giao dịch với ngân hàng Việc ủy quyền không văn dễ gây tình trạng lạm quyền, vượt quyền hạn để thực công việc nhằm trục lợi cá nhân - Các thủ tục kiểm sốt chu trình nghiệp vụ thiết lập chặt chẽ song điều kiện khách quan chủ quan mà thủ tục chưa thực đầy đủ, nhiều mang tính hình thức Trong chu trình kiểm sốt có số vấn đề tồn như: Việc mua sắm nhiên liệu, phụ tùng công ty: Việc lấy bảng báo giá hàng hóa nhà cung cấp ghi cao giá thị trường thông đồng giá người mua người bán dẫn đến khó kiểm sốt trung thực bảng báo giá Do có nhiều chủng loại nên trọng kiểm tra số lượng mà không ghi nhận trạng phụ tùng, dễ có thơng đồng thủ kho, kế toán toán, người mua hàng người bán hàng Chu trình tốn lương khoản thu nhập: Việc chấm công tay nên khơng thực tế nể, gian lận, nộp bảng chấm cơng chậm, lập bảng tốn lương cịn bị sai sót Quy trình tốn: Chứng từ phát sinh từ người đề nghị toán, nên khó phát sai sót, gian lận xảy q trình thu thập chứng từ tốn (trường hợp chứng từ sai, chứng từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá 18 dịch vụ thuê ngoài…) người đề nghị toán tự kê khai Áp lực phải kiểm tra đối chiếu, phát sai sót, gian lận hay áp lực tâm lý cá nhân trước mâu thuẫn nảy sinh cơng việc phải giải thích, tranh luận, từ chối đề xuất toán chưa hợp lệ làm kế tốn tốn ln trạng thái căng thẳng, dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm, làm dối, chán việc, bỏ việc,… Hoạt động quản lý tài sản: chưa tiến hành dán nhãn phiếu kiểm kê, mã quản lý tài sản; điều chuyển nội thường không cập nhật ghi chép … thể rõ qua lần kiểm kê; có số tài sản mua sắm mà không thật phù hợp tiện ích người sử dụng khơng phát huy tốt hiệu khai thác sử dụng Bộ phận kiểm toán nội ( KTNB) phận quan trọng cấu tổ chức HTKSNB, phận trực tiếp thực hoạt động kiểm soát, chủ yếu kiểm soát sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ lập báo cáo tài Tuy nhiên, lý khách quan đơn vị chưa có phận KTNB Do vậy, chưa thực hình thức kiểm tốn tính hiệu quả, tính kinh tế hoạt động tài hiệu lực hiệu đơn vị chức 2.3.2.4 Thông tin truyền thông Công ty chưa tổ chức đầy đủ kênh thông tin bên bên ngồi Cơng ty thực tốt việc thơng báo thơng tin nội công ty, chưa quan tâm nhiều đến việc nhận thông tin phản hồi thông qua thăm dị thức, việc truyền đạt thơng tin nhận phản hồi từ bên ngồi cịn hạn chế Tổ cơng nghệ thơng tin chưa xây dựng kế hoạch phòng chống cố bị thông tin, số liệu 2.3.2.5 Giám sát Việc giám sát hệ thống kiểm soát nội thực mức tương đối chưa mang lại hiệu cao Đặc biệt đơn vị khơng có kiểm tốn nội Vì vậy, việc điều chỉnh trì hữu hiệu HTKSNB qua nhiều thời kỳ khác chưa đảm bảo Trong trình hoạt động, phòng vận dụng kinh nghiệm từ năm trước, cố gắng tuân thủ thủ tục thiết kế nên có nhiệm vụ phát sinh thay đổi phương thức thực bị lúng túng, bị động Thành viên tổ kiểm tra chưa trang bị kỹ kiểm tra giám sát, đó, vào vụ việc cụ thể dễ cảm thấy lúng túng, thiếu tự tin trước ngổn ngang liệu thông tin cần kiểm tra, kiểm tra từ đâu, kiểm tra nào… làm công, tốn sức, tâm lý chán nản…dẫn đến tình trạng làm qua loa, cho xong việc, làm việc thiếu trách nhiệm…dễ đưa đến báo cáo nhận xét sai lệch vấn đề chấp nhận việc cách dễ dàng 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Qua tìm hiểu, HTKSNB cơng ty hoạt động chưa hữu hiệu số ngun nhân sau: Cơng tác kiểm sốt chưa coi trọng mức, thực phần nhiều theo kinh nghiệm tuý Đơn vị có quy chế, quy định KSNB song rời rạc, chưa có hệ thống nên chưa kiểm sốt tồn hệ thống Một số quy trình hoạt động xây dựng mang tính chất lý thuyết, vận dụng đầy đủ vào thực tế Đội ngũ làm cơng tác tài cịn thiếu, chưa ngang tầm với nhiệm vụ, nghiệp vụ chưa vững, không chịu học hỏi nắm bắt kinh nghiệm, nhiều làm việc theo lối mịn khơng động sáng tạo cơng việc Hệ thống văn chế độ kế toán quản lý đơn vị dự toán ngân sách chưa đầy đủ, chưa cập nhật thường xuyên, liên tục, nhiều nghiên cứu vận dụng chưa 19 Chưa tổ chức điều tra, khảo sát chất lượng hoạt động kinh doanh, phục vụ khách hàng nên không nắm bắt thực trạng phản hồi ý kiến nhận xét ưu, khuyết điểm đơn vị KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm sốt nội cơng ty, nói cơng ty thiết lập hệ thống kiểm sốt nội cịn tồn nhiều khuyết điểm làm cho hệ thống chưa đạt hiệu Ban lãnh đạo bắt đầu quan tâm đến hiệu kinh tế, quan tâm đến vấn đề kiểm soát Nhìn chung đơn vị biết vận dụng việc quản lý thông qua hệ thống KSNB theo COSO nhằm đạt mục tiêu đề Tuy nhiên thực tế cho thấy HTKSNB công ty CP ô tô Quang Phi Hùng chưa thật đạt hiệu mong đợi Ban Giám đốc hạn chế liên quan đến tác động từ bên trong, bên ngồi đơn vị, việc thu thập thơng tin từ nhân viên, từ người quản lý quy trình giám sát đơn vị Việc phân tích chương sở quan trọng làm nên tảng để tác giả xây dựng đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình với mong muốn hỗ trợ cho Ban Giám đốc có HTKSNB hồn thiện để vận hành hữu hiệu, hiệu quả, kiểm soát tốt rủi ro nhằm đạt tối đa mục tiêu đề môi trường đầy thách thức khó khăn 20 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ QUANG PHI HÙNG 3.1 CÁC QUAN ĐIỂM VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TRONG DOANH NGHIỆP Trên sở nghiên cứu vấn đề lý luận thực trạng HTKSNB cơng ty CP Ơ Tơ Quang Phi Hùng, tác giả đề xuất số giải pháp hoàn thiện HTKSNB dựa quan điểm sau: 3.1.1 Quan điểm kế thừa 3.1.2 Quan điểm phù hợp với qui mơ, loại hình hoạt động đơn vị 3.1.3 Quan điểm phù hợp với mối quan hệ lợi ích chi phí 3.1.4 Yêu cầu việc hoàn thiện hệ thống KSNB Doanh Nghiệp 3.2 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TRONG TƯƠNG LAI Cơng tác kế hoạch bao gồm việc lập sử dụng kế hoạch để hướng dẫn theo dõi hoạt động thực tế Nếu kế hoạch lập cách đầy đủ đáng tin cậy tạo sở tốt để theo dõi, điều tiết hoạt động thực tế công ty cần lập kế hoạch chiến lược năm, sở phận lập kế hoạch năm kế hoạch năm cần công ty kiểm tra để bảo đảm phù hợp với kế hoạch chiến lược Việc sử dụng kế hoạch để đánh giá kết hoạt động thành viên cần trọng để nâng cao ý thức chấp hành kế hoạch Chính sách nhân bao gồm sách liên quan đến người lao động sách lương, thưởng, đề bạt, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng,… Chính sách nhân tốt giúp tuyển dụng đào tạo kiểm soát viên đạt yêu cầu, phát huy tác dụng địn bẩy khuyến khích kiểm sốt viên nâng cao tính hiệu lực thủ tục kiểm sốt vận hành thực tế Chính sách nhân tốt khích lệ người lao động làm tốt nhiệm vụ giao, góp phần thực hóa mục tiêu kế hoạch đơn vị Chính sách đãi ngộ cần bảo đảm tương xứng với mức độ mà người lao động đóng góp vào mục tiêu đơn vị, cần kịp thời cần phù hợp với mục tiêu người lao động Trong doanh nghiệp, người lao động có mục tiêu chủ yếu thu nhập, đãi ngộ nên thực chủ yếu theo hình thức vật chất Có thể kết hợp đãi ngộ ngắn hạn với đãi ngộ dài hạn để phát huy nỗ lực người lao động dài hạn, giảm thiểu khả hoạt động có tác dụng tích cực ngắn hạn tiêu cực dài hạn Cơng ty phải có sách đào tạo, bồi dưỡng cán từ kiến thức đến kiến thức chuyên ngành Chú trọng đào tạo kỹ sư, cơng nhân có trình độ tay nghề vững vàng, tạo điều kiện cho cán chủ chốt đào tạo nước hãng theo định kỳ để không ngừng cập nhật nâng cao kiến thức chun ngành Hệ thống thơng tin (trong có hệ thống thơng tin kế tốn) bao gồm thủ tục ghi chép để ghi nhận, xử lý báo cáo giao dịch phát sinh Trên sở nghiệp vụ ghi chép báo cáo, nhà quản lý nắm bắt thực tế phát sinh đưa định điều tiết cách kịp thời Chất lượng định, nói, phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng thông tin cung cấp Trong công ty, đặc điểm qui mô phạm vi hoạt động phân tán, việc sử dụng thơng tin thực tế hoạt động để kiểm sốt điều tiết nhà quản lý công ty nên xem cách thức thường xuyên; sở kiểm tra thông tin nhà quản lý kết hợp kiểm soát chỗ (tại địa bàn) để bảo đảm tiết kiệm thời gian kinh phí Muốn vậy, thơng tin báo cáo cung cấp công ty để kiểm soát điều tiết cần trọng đáp ứng yêu cầu độ tin cậy, tính kịp thời, tính cụ thể Với tình hình tin học hố cơng tác kế toán nối mạng internet nay, việc tạo lập thơng tin tài nhanh, chi tiết, đáng tin cậy khơng cịn vấn đề q khó khăn Tuy nhiên, vấn đề đặt 21 thực bảo mật cho hệ thống thông tin kế toán phần cứng phần mềm Bên cạnh hệ thống thơng tin kế tốn phản ánh tình hình tài chính, nhà quản lý cịn cần đến thơng tin phi tài chất lượng sản phẩm dịch vụ cung ứng, độ hài lòng khách hàng, gắn bó khách hàng, tình hình thị phần, tình hình bảo vệ mơi trường, an tồn lao động, … Các thông tin phản ánh khả hoạt động dài hạn doanh nghiệp nên hữu ích với nhà quản lý phản ánh thực tế khơng giống thơng tin kế tốn phản ánh, đặc biệt có thao tác cơng tác kế tốn để phản ánh sai lệch kết hoạt động từ đơn vị Vì việc sử dụng kết hợp thơng tin phi kế tốn với thơng tin kế tốn cần thiết Trong công ty, đơn vị thành viên hoạt động lĩnh vực khác chịu điều tiết qui định pháp lý khác mơi trường, an tồn lao động,… nên báo cáo thông tin phi tài phải thiết kế khác phù hợp với qui định pháp lý liên quan Hệ thống thông tin hỗ trợ cho quản lý không tuý cung cấp thông tin đáng tin cậy, kịp thời hoạt động thực tế, cụ thể theo đối tượng kiểm sốt mà cịn phải có tác dụng cảnh báo cho nhà quản lý chênh lệch đáng kể hoạt động thực tế so với kế hoạch, dự toán để nhà quản lý can thiệp điều chỉnh Như việc tổ chức hệ thống thơng tin phải có thiết kế kế hoạch, dự toán, định mức hoạt động, mức độ cần cảnh báo Trên sở tiêu chuẩn này, số liệu thực tế ghi nhận so sánh với tiêu chuẩn để đánh giá Các thủ tục kiểm sốt sách thủ tục mà nhà quản lý thiết lập nhằm đảm bảo chủ trương họ thực Các thủ tục kiểm soát chủ đạo bao gồm kiểm soát xử lý thơng tin, phân chia trách nhiệm, kiểm sốt hữu hình rà sốt hoạt động Thơng thường, thiết kế thủ tục kiểm soát, nhà quản lý hay quan tâm đến việc cân đối chi phí để thiết kế vận hành thủ tục kiểm sốt với lợi ích (ngăn chặn phát sai phạm) thủ tục kiểm sốt Trong chi phí cho thủ tục kiểm sốt xác định cách rõ ràng, lợi ích thủ tục kiểm soát thường bị ước tính thấp nhà quản lý nhìn nhận hết tác dụng ngăn chặn thủ tục kiểm sốt Vì thủ tục kiểm sốt thường khơng đầy đủ Kiểm sốt xử lý thơng tin cần thiết lập để bảo đảm thông tin cung cấp đáng tin cậy, bao gồm kiểm sốt thơng tin đầu vào, kiểm sốt q trình xử lý liệu, kiểm sốt thơng tin đầu ra, an ninh mạng Trong đơn vị kinh tế hệ thống thông tin phát triển để phục vụ quản lý, thủ tục kiểm sốt thơng tin nội dung then chốt Phân chia trách nhiệm đề cập đến việc tham gia nhiều phận, nhiều người phận vào việc xử lý hoạt động, hay nghiệp vụ Điều tạo chun mơn hố cơng việc kiểm tra chéo phận, cá nhân với từ giảm thiểu khả sai phạm nảy sinh tồn Trong mơ hình công ty, nguyên tắc phân chia trách nhiệm cần qn triệt qui mơ hoạt động lớn, tính chất hoạt động phức tạp đòi hỏi nhân nên chun mơn hóa cao Kiểm sốt hữu hình việc kiểm tra trực tiếp tài sản tài liệu Tài sản cơng ty có nhiều loại với yêu cầu bảo quản khác nhau, bố trí phân tán, khả thất thốt, sử dụng sai mục đích dễ nảy sinh khơng có thủ tục kiểm sốt thích đáng Để kiểm sốt hữu hình có hiệu lực, định kỳ cần có kiểm kê tài sản so sánh kết kiểm kê với tài liệu Rà soát hoạt động liên quan đến tham gia nhà quản lý vào việc giám sát hoạt động Sự rà soát thường xuyên cho phép nhà quản lý phát sai sót điều chỉnh kịp thời Rà sốt báo cáo tổng hợp số liệu tổng hợp tài khoản phải thu, báo cáo doanh thu theo khu vực hay theo mặt hàng…; so sánh hoạt động thực tế với dự tốn, với kỳ trước; phân tích quan hệ liệu tài liệu phi tài Như vậy, thiết kế hệ thống thơng tin phải tính đến yêu cầu hoạt động rà sốt cơng ty 22 3.3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HTKSNB TẠI CÔNG TY CP Ô TÔ QUANG PHI HÙNG TRONG THỜI GIAN ĐẾN 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện mơi trường kiểm sốt 3.2.1.1 Tính trung thực giá trị đạo đức Nâng cao nhận thức KSNB cho đội ngũ cán quản lý trách nhiệm đội ngũ nhân viên việc xây dựng môi trường làm việc có văn hóa Cụ thể là: 3.2.1.2 Năng lực nhân viên Nhân vấn đề đặc biệt cần quan tâm, không chỗ người yếu tố định HTKSNB mà chỗ nguồn nhân lực cơng ty cịn nhiều bất cập với yêu cầu phát triển người chủ thể thực thủ tục kiểm soát Để khắc phục vấn đề trên, cơng ty thực số thay đổi sau: Ban Giám đốc cần chặt chẽ khâu tuyển dụng mạnh dạn sa thảo cá nhân có hiệu làm việc không tốt Bảng mô tả công việc phải xây dựng chi tiết, rõ ràng tốt, làm theo mẫu Phụ lục Cụ thể bao gồm thông tin sau: 3.2.1.3 Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo cần có biện pháp rà soát lại cấu tổ chức máy theo hướng tinh gọn hiệu phù hợp cho vừa đảm bảo quy chế tổ chức đơn vị, vừa phù hợp với quy định tình hình thực tế, tiết kiệm chi phí nhằm đạt hiệu hoạt động Giải pháp trưởng phòng cần phân công lại cán cách khoa học hợp lý Cụ thể bước sau: 3.2.1.4 Chính sách nhân - Đối với sách tuyển dụng: công ty nên công khai rộng rãi mức lương, thưởng + hoa hồng tuyển dụng để thu hút ứng viên giỏi, có trình độ cao Điều thu hút nguồn lực giỏi, am hiểu chuyên môn, nghiệp vụ, động sáng tạo; thổi thêm luồng gió vào mơi trường hoạt động cho đơn vị, từ mag lại hiệu kinh doanh tốt, đạt doanh thu vượt mức - Đối với sách đào tạo nhằm chuẩn hóa nguồn nhân lực phịng Kế tốn: Trình Giám đốc tạo điều kiện cho Kế toán viên tham gia học thêm số khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chun mơn như:  Khóa học kế tốn thuế chun sâu Học viện TACA tổ chức với thời lượng 45 tiếng Khóa học củng cố thêm nhiều kiến thức liên quan đến thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN sách quản lý thuế Việt Nam Các giáo trình thực tế dựa tình thực tế gặp phải, bí nghề nghiệp không lý thuyết suông - Bên cạnh cần phải ln có kế hoạch ln chuyển vị trí cơng tác nhân viên phịng; thay phụ trách phần cơng việc với mục tiêu để nhân viên hiểu biết hết cơng việc phịng - Đối với sách khen thưởng, kỷ luật: Trưởng phịng phải thường xuyên đánh giá kết thực công việc nhân viên để có sở tăng lương, đề bạt, quy hoạch nguồn nhân lực Trong trình đánh giá thực cơng việc, người quản lý giúp nhân viên biết rõ họ làm tốt, họ cần làm tốt điểm yếu mà người nhân viên cần phải khắc phục, kiến thức kỹ mà người nhân viên cần bổ sung cải thiện Quy trình đánh giá định kỳ hàng năm sau: 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện đánh giá rủi ro Ban lãnh đạo phải thực thấy mối nguy hại rủi ro xảy ra, nhìn thấy tồn tại, thất thoát, làm ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vị, phải quan tâm đến nhận dạng, phân tích có biện pháp xử lý rủi ro xảy Rủi ro đến từ bên 23 bên đơn vị Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro phải thực sau: - Trong công tác xây dựng mục tiêu: Công ty CP ô tô Quang Phi Hùng hoạt động lĩnh vực kinh doanh, cần sai sót nhỏ chun mơn ảnh hưởng đến doanh thu công ty, vấn đề tuân thủ quy định, kĩ chuyên môn quan trọng để hạn chế đến mức thấp rủi ro nghề nghiệp Công ty có xây dựng tiêu hoạt động yêu cầu nhân viên thực như: nhân viên sale tháng phải bán xe trở lên, Việc đưa tiêu hoạt động cao giúp thúc đẩy suất làm việc, nhiên dẫn đến nhiều trường hợp chán nản, chạy khơng đủ tiêu nghỉ việc Vì cơng ty cần xây dựng tiêu hoạt động sát với tình hình thực tế khách hàng đến mua xe sữa chữa đơn vị - Trong công tác nhận dạng rủi ro Phân tích liệu khứ với liệu để phát bất thường Giám đốc cần yêu cầu phòng TCKT phối hợp phòng Kế hoạch tổng hợp làm bảng so sánh số khách hàng đến bảo dưỡng, sữa chữa với chi phí nhiên liệu, phụ tùng khách hàng sử dụng q trình sữa chữa qua tháng Có thể xây dựng bảng sau: Bảng 3.1: Thống kê lượt khách hàng chi phí nhiên liệu, phụ tùng Tháng Tháng Tháng Tháng … Số lượt khách hàng Chi phí nhiên liệu, phụ tùng Chi phí/ khách hàng Dựa vào bảng này, giám đốc đối chiếu số chi phí/ khách hàng qua tháng Nếu thấy số có tăng lên cách bất thường cơng ty bị thất thoát nhiên liệu, phụ tùng khách hàng tới sữa chữa không ghi nhận Cụ thể nhân viên sữa chữa lợi dụng làm thêm dịch vụ sữa chữa khác cho người thân, người quen mà khơng ghi nhận hóa đơn, khơng thu tiền Điều làm thất thoát số lượng nhiên liệu, phụ tùng không nhỏ, ảnh hưởng đến doanh thu đơn vị Duy trì thường xuyên họp trưởng phòng với Ban Giám Đốc để phát rủi ro kịp thời Thường xuyên tổ chức buổi hội thảo để nắm bắt nhu cầu khách hàng xu hướng nghề nghiệp để nhận dạng rủi ro Công ty cần liên tục cập nhật rủi ro cấp toàn đơn vị hoạt động, rủi ro xem xét liên tục suốt trình hoạt động đơn vị Các yếu tố bên quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, lực cán nhân viên thấp, thiếu giám sát cấp lãnh đạo…Rủi ro từ bên thay đổi sách, quy định Nhà nước kinh tế, xã hội, tình hình trị,… - Trong cơng tác đánh giá rủi ro: Cơng ty hạn chế rủi ro xảy mức thấp khơng thể loại bỏ hồn tồn chúng Do đó, ban lãnh đạo trước hết cần đánh giá khả xảy rủi ro mức độ ảnh hưởng rủi ro đến mục tiêu công ty, cụ thể: Đánh giá rủi ro bên ngoài: cần thường xuyên có buổi gặp gỡ, nói chuyện với chuyên gia lĩnh vực kinh doanh, lĩnh vực quản trị rủi ro để đánh giá rủi ro cơng ty gặp phải mức độ tác động 24 Đánh giá rủi ro bên trong: lãnh đạo cơng ty cần tìm hiểu ngun nhân rủi ro, đánh giá xem rủi ro ảnh hưởng đáng kể hay không đáng kể đến mục tiêu đơn vị, từ có biện pháp kiểm sốt tốt - Trong công tác lựa chọn biện pháp đối phó rủi ro: Sau nhận dạng đánh giá rủi ro tác động đến hoạt động công ty, tùy thuộc vào loại rủi ro mức độ ảnh hưởng nó, lựa chọn biện pháp đối phó rủi ro giảm thiểu rủi ro chấp nhận rủi ro 3.2.3 Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm sốt Các thủ tục kiểm sốt cơng ty phải đảm bảo chặt chẽ kiểm soát hoạt động Trên sở quy chế kiểm sốt, cơng ty cần cụ thể hố quy trình kiểm sốt sở đánh giá, phân tích rủi ro lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ như: Báo cáo tài chính, tài sản, thu chi, sử dụng nguồn lực Việc thiết lập biện pháp kiểm soát rủi ro xây dựng sách, quy trình phải dựa nguyên tắc sau: - Không để cá nhân thực từ đầu đến cuối hoạt động - Phân định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn nhân viên kế toán, giao cho cán chuyên trách mảng cơng việc, phù hợp với trình độ, lực cán - Giám đốc phải soạn thảo văn rõ ràng, thực phân cấp quyền hạn, trách nhiệm cụ thể phép thực phạm vi giới hạn người lãnh đạo pháp luật, vượt phải báo cáo với người có thẩm quyền Để nâng cao hiệu lực, hiệu HTKSNB, công ty cần hồn thiện quy trình KSNB theo giải pháp sau: - Quy trình bán hàng thu tiền Lập lệnh bán hàng Công ty nên ban hành bảng giá bán thống có cập nhật lại định kỳ Tận dụng chức kiểm soát giá bán cho lệnh bán hàng nhân viên bán hàng thay đổi giá biên độ dao động cho phép Như vậy, sản phẩm có nhiều giá khác tùy vào khách hàng khơng xảy tình trạng thơng đồng nhân viên bán hàng với khách hàng Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phận bán hàng Bộ phận lập lệnh bán hàng, ngồi hạn mức tín dụng, cịn phải vào tình hình tốn nợ khách hàng Khi lập lệnh bán hàng, phận bán hàng phải vào kế hoạch sản xuất nhập kho thành phẩm phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý  Theo dõi tình hình tốn khoản phải thu khách hàng Trong điều kiện sử dụng máy tính nay, cơng ty cần ban hành sách mức dư nợ hạn tối thiểu khách hàng mà bị ngừng giao dịch Trường hợp cần phải giao dịch với khách hàng phải có phê chuẩn giám đốc bán hàng chuyển sang điều khoản toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho khách hàng nợ lâu, làm ảnh hưởng tới hiệu kinh doanh  Phần thu tiền Tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt vừa khuyến khích tăng doanh số 25 Cơng ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu phiếu chi lập ngày đối chiếu số dư tiền mặt hệ thống với quỹ két sắt Nếu có chênh lệch phải tìm ngun nhân xin ý kiến người có thẩm quyền để xử lý Cần nộp tiền mặt thu nợ khách hàng vào ngân hàng vào đầu ngày hôm sau - Quy trình xử lý khiếu nại Quy trình, thủ tục giải khiếu nại thực theo hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị, vậy, thực cách nghiêm chỉnh hiệu cịn hạn chế tính bắt buộc chưa đảm bảo Để quy định trình tự, thủ tục giải khiếu có tính thực thi cao, cần:  Một là, phải có quy định rõ ràng, cụ thể việc xử lý trách nhiệm người đứng đầu đơn vị Theo đó, họ phải có trách nhiệm giải khiếu nại hướng dẫn để khách hàng thực quyền kiến nghị xử lý sai phạm phát sinh từ đơn vị tiến hành giải khiếu nại như: cố tình khơng thụ lý đơn khiếu nại, trì hỗn, kéo dài việc giải khiếu nại; cản trở việc thực quyền người khiếu nại, cố tình làm sai lệch hồ sơ, … Ngồi ra, cần quy định hình thức xử lý; trình tự, thủ tục xử lý sai phạm kịp thời chấn chỉnh sửa chữa, góp phần làm cho pháp luật trình tự, thủ tục giải khiếu nại vào thực tế bên tơn trọng  Hai là, phải có quy định đảm bảo trật tự nơi tiếp khách hàng nơi tổ chức đối thoại; xử lý vi phạm hành vi lăng mạ, xúc phạm đến danh dự, nhân phẩm sức khoẻ nhân viên tiếp khách hàng, nhân viên trực tiếp giải khiếu nại, hay làm trật tự nơi tiếp khách hàng Trong thời gian tới, trình tự, thủ tục giải khiếu nại cần quy định thành văn pháp luật cụ thể Nghị định Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Khiếu nại Luật Quốc hội, Pháp lệnh Uỷ ban Thường vụ Quốc hội quy định chi tiết trình tự, thủ tục giải khiếu nại hành cơng dân Theo đó, văn quy định vấn đề như: quyền nghĩa vụ người khiếu nại, người giải khiếu nại; thời hạn giải khiếu nại; trách nhiệm người đứng đầu việc giải khiếu nại; xử lý vi phạm cá nhân, người có trách nhiệm giải khiếu nại, người giao nhiệm vụ q trình tiếp cơng dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư tiến hành thẩm tra, xác minh; trình tự, thủ tục đối thoại; trình tự, thủ tục thực định giải khiếu nại có hiệu lực pháp luật… Có đảm bảo tốt quyền lợi ích hợp pháp, đáng người khiếu nại - Quy trình đề xuất mua nhiên liệu, phụ tùng phục vụ cho hoạt động sữa chữa Để tránh tình trạng số lượng nhiên liệu, phụ tùng không sử dụng hết cho số lượng khách hàng tiếp tục làm phiếu xuất, gây thất thoát tiền cho đơn vị, công ty nên đặt hạn mức mua sắm vật tư tháng Đồng thời phiếu đề xuất vật tư cần thiết kế rõ ràng sau: Bảng 3.2: Phiếu đề xuất vật tư, hàng hóa Xuất sử dụng Tên vật tư/ Tồn Tồn Số đề Định mức sử Số STT Số hàng đầu kỳ cuối kỳ xuất dụng/khách khách dùng hóa hàng hàng … - Quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế tốn: 26 Hiện nay, cơng ty xây dựng số quy trình kế tốn quy trình tốn, quy trình mua sắm tài sản cố định Đây quy trình chuẩn áp dụng công ty, nhiên nhân viên chưa nắm vững quy trình thủ tục chứng từ kèm theo Phịng TCKT cần phải tích cực hướng dẫn đến phịng thủ tục tốn, thống biểu mẫu giấy đề nghị toán, sau hướng dẫn kỹ có phịng nào, cá nhân cố tình thực sai đề nghị có hình thức xử phạt thích hợp cho trường hợp  Bước 1: Mọi CTKT từ bên hay nội đơn vị lập tập trung phận kế toán Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế tốn: Chứng từ có lập theo mẫu quy định? Việc ghi chép chứng từ có nội dung, chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh pháp luật cho phép; có đủ chữ ký người chịu trách nhiệm dấu đơn vị? Kiểm tra tính xác, rõ ràng số liệu thơng tin chứng từ kế toán CTKT? Kiểm tra xem khoản chi chứng từ có theo quy chế chi tiêu nội không?  Bước 2: Đối với CTKT lập không thủ tục, nội dung hay số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh  Bước 3: Trình Ban Giám đốc xét duyệt chứng từ Chứng từ xét duyệt để thu, chi, xuất nhập hàng hố, vật tư ghi sổ kế tốn PHỊNG BAN Lập chứng từ kế toán Nhận chứng từ kế tốn Kiểm tra CTKT Sai KẾ TỐN Trình Giám đốc phê duyệt CTKT Phân loại, xếp, ghi sổ CTKT Lưu trữ CTKT Hình 3.1 Quy trình luân chuyển, kiểm tra lưu trữ chứng từ kế toán CTKT lưu theo trình tự thời gian nội dung cơng việc Hiện nay, kế tốn viên phải tự kiểm sốt chứng từ liên quan đến phần hành cơng việc Thời gian tới, mong muốn Ban Giám đốc tạo điều kiện bố trí cho lưu trữ chứng từ tập trung vào khu vực hợp lý để dễ dàng tìm kiếm xem lại chứng từ cần thiết Với CTKT tiêu hủy được, Phịng TCKT nên đem tiêu hủy để có chỗ cho chứng từ phát sinh Khi xếp lại kho lưu trữ chứng từ, nên:  Phân loại theo năm, nội dung cụ thể, có biển thơng báo năm  Nên xếp chứng từ theo thứ tự thời gian, năm cũ trong, năm  Mở sổ theo dõi chứng từ, giao trách nhiệm cho cán quản lý chứng từ  Chứng từ đem lưu trữ lấy phải có cho phép kế toán trưởng Để đạt hiệu trình bước thực chế tự chủ tài chính, trước hết cơng ty cần quan tâm đến tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sở để 27 thu nhận cung cấp thông tin cách đầy đủ, kịp thời, xác trung thực hoạt động phát sinh đơn vị Bằng việc thực tốt chế độ ghi chép ban đầu, kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngăn ngừa kịp thời tượng, hành vi vi phạm chế độ, sách, quy định tài kế tốn - Kiểm tra cơng tác hạch tốn tài khoản kế tốn, sổ kế toán báo cáo toán Nội dung kiểm tra cơng tác hạch tốn tài khoản kế tốn gồm kiểm tra việc định khoản CTKT, việc phân loại CTKT, bảo đảm nghiệp vụ định khoản, phân loại theo nội dung kinh tế kết cấu tài khoản kế toán theo chế độ kế toán quy định; ghi chép theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn loại sổ sách kế toán; bảo đảm phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nghiệp vụ ghi vào sổ kế tốn có thực, phê chuẩn hợp lý, khơng có sai phạm việc tính tốn khoản chi phí, tài sản nguồn vốn.Việc ghi sổ nghiệp vụ phát sinh thực kịp thời theo quy định, q trình chuyển sổ tổng hợp xác số liệu kế toán ghi vào sổ báo cáo tài đơn vị Nội dung kiểm tra báo cáo tài kiểm tra chấp hành quy định mẫu biểu báo cáo số lượng nội dung biểu mẫu, phương trình kinh tế thể bảng cân đối tài khoản, kiểm tra khớp tiêu phản ánh biểu mẫu báo cáo, kiểm tra đối chiếu tiêu báo cáo tài với Sổ Cái sổ chi tiết Việc kiểm tra hạch toán kế toán, sổ kế toán báo cáo tài hoạt động nghiệp vụ nội bộ phận kế tốn Định kỳ, Kế tốn trưởng có trách nhiệm phân cơng nhiệm vụ cho kế tốn viên kiểm tra chéo, đối chiểu sổ sách nhằm bảo đảm việc hạch toán kế toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo toán tuân thủ quy định Nhà nước tức thực việc kiểm sốt hoạt động tài đơn vị Nếu công việc thực tốt hạn chế tình trạng làm việc nấy, khơng phát gian lận sai sót xảy Kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ sách kế toán khâu quan trọng nhằm kiểm soát lại việc ghi chép, hạch tốn đầy đủ xác, từ đảm bảo cho số liệu báo cáo đáng tin cậy - Quy trình tính lương khoản phụ cấp  Kiểm sốt ngày cơng cách thiết lập thêm hệ thống chấm công dấu vân tay, tránh trường hợp trốn sớm, không đảm bảo ngày công, thông đồng, nể chấm công Nếu không chấm công vân tay mà khơng có lý đáng phải bị trừ lương  Bộ phận kế tốn cụ thể hóa quy trình tiền lương văn có hướng dẫn cụ thể thông báo để người biết thực theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng cách nghiêm túc Quy định rõ trách nhiệm cá nhân, phận liên quan quy trình, có bảng biểu chứng từ kèm Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi tiết công việc cá nhân Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu thực chế độ sách nhà nước người lao động  Phòng tổ chức hành phải quy định rõ thời hạn tiếp nhận bảng chấm cơng từ phịng (cuối tháng), bảng chấm công phải chấm hàng ngày để đảm bảo tính xác, nộp lên cho phịng TCHC khơng phép chỉnh sửa hay nộp khác Phịng TC-HC lập Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân tháng Bảng tổng hợp ngày cơng lao động chuyển kế tốn tiền lương vào ngày tháng sau Đến ngày 15 tháng sau, P TCKT phải xong hết thủ tục trả xong lương cho người lao động  Đối với khoản tiền làm ngồi giờ, bồi dưỡng, hoa hồng: Trưởng phịng phải chấm công số ngày làm thêm, số lượng bán so với tiêu cho nhân viên cách xác, trung thực nộp quy định Đồng thời có chữ ký xác nhận người 28 lập bảng kê trưởng phòng để chịu trách nhiệm số liệu thống kê Trong trường hợp Kế toán toán đối chiếu phát sai lệch trách nhiệm thuộc phịng Kế tốn phải tính tốn cẩn thận tránh nhầm lẫn sai sót, phải cơng khai chế độ toán thường xuyên liên tục 3.2.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin truyền thơng Thơng tin truyền thông điều kiện thiếu để kiểm soát đơn vị Tác giả xin đề xuất số giải pháp giúp công ty nâng cao tính hiệu thơng tin truyền thơng sau: - Ban lãnh đạo cần khuyến khích người dân sử dụng thùng thư góp ý cầu nối để đưa người dân đến với hài lòng Đề nghị lãnh đạo tiến hành lắp thêm thùng thư góp ý, từ thùng tăng thành thùng phân bố địa điểm: show room khu sữa chữa Việc lắp đặt nhiều thùng góp ý tránh việc khách hàng cảm thầy phiền hà tìm kiếm thùng thư nhằm nêu ý kiến Cần lắp đặt thùng vị trí dễ nhìn thấy dễ tiếp cận lối vào khu vực Ngoài giải vấn đề nêu thư góp ý, lãnh đạo cơng ty cần cử người đại diện liên hệ tới người gởi thư qua email số điện thoại, giải thích trình bày kết phản hồi thư góp ý Đẩy mạnh cơng tác thơng tin, truyền thơng bên ngồi: để hình ảnh công ty biết đến nhiều hơn, cần tăng cường cơng tác quảng bá hình ảnh cơng ty, cụ thể sau:  Phòng Kế hoạch tổng hợp kết hợp với tổ Công nghệ thông tin đơn vị để thực chuyên mục viết báo đăng đăng tải trang web công ty Các phòng viết theo thứ tự gửi cho phòng Kế hoạch tổng hợp vào thứ hàng tuần Sau phòng Kế hoạch tổng hợp đọc, trình Phó Giám đốc duyệt nội dung đưa cho người phụ trách tổ Cơng nghệ thông tin thực đăng tải lên trang web công ty vào thứ tuần sau  Yêu cầu tổ Công nghệ thông tin nghiên cứu lập trang web riêng công ty chuyên dịch vụ giới thiệu sản phẩm xe công ty Trang web phải dễ hiểu, dễ sử dụng, thông tin cần cụ thể để khách hàng có nhu cầu dễ dàng tìm kiếm tham khảo trước tìm đến tư vấn công ty Trang web phải ghim số điện thoại người tư vấn để khách hàng liên hệ hỏi đáp nhanh chóng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng Tổ Marketing có nhiệm vụ thông báo cho khách hàng biết đến đợt khuyến công ty bắt đầu áp dụng quy trình giảm giá, bảo dưỡng, sữa chữa - Các tệp tin ghi phải lưu dự phòng hàng ngày để tránh liệu Các liệu quan trọng phải cất giữ hệ thống lưu giữ mạng, không nên lưu giữ máy tính riêng lẻ mà phải lưu trữ hệ thống máy chủ trung tâm Điều quan trọng đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến tồn liệu đĩa cứng Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, đĩa dự phòng nên để phòng máy chủ thuộc Tổ công nghệ thông tin Đây nơi an tồn, có khóa số người hạn chế tiếp cận Cơng ty cần bảo vệ thông tin cách thiết lập hệ thống bảo vệ số liệu, phịng ngừa truy cập mục đích xấu, lưu lại dấu vết sửa chữa để thuận tiện cho việc kiểm tra 3.2.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát - Xây dựng tuyển dụng phận Kiểm tốn nội Cơng ty th ngồi KTNB, nhiên điều lại không tạo hội để xây dựng tảng kiến thức kiểm toán nội cho nhân viên đơn vị Vì vậy, Cơng ty nên tự xây dựng phận KTNB riêng Có thể xây dựng máy KTNB theo hình thức tập trung, bao gồm phận sau: 29  Trưởng phòng KTNB người Báo cáo trực tiếp lên Ban Giám đốc, cung cấp đảm bảo độc lập (mức độ tin cậy, khách quan) tư vấn quản lý rủi ro, KSNB chức khác bao gồm ý kiến liên quan đến quản trị Ban Giám đốc  Phó phịng KTNB có trách nhiệm: + Đưa ý kiến tính hiệu lực đầy đủ kiểm soát rủi ro + Phát triển trì chiến lược định hướng cho hoạt động KTNB  Kiểm toán viên nội bộ: Hoạt động kiểm sốt phó phịng KTNB Cơng ty cần tạo điều kiện cho kiểm tốn viên nội tham gia chương trình đào tạo phù hợp nhằm nâng cao kiến thức, kỹ nhằm tăng tính hiệu thực nhiệm vụ Nội dung cơng việc bao gồm: + Lĩnh vực kiểm tốn báo cáo tài báo cáo quản trị + Lĩnh vực kiểm tốn hoạt động: kiểm tốn tính hiệu hoạt động kinh doanh BAN GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG KTNB PHĨ PHỊNG KTNB Kiểm tốn viên nội thứ Kiểm toán viên nội thứ Kiểm tốn viên nội thứ Chú thích: → Quan hệ đạo Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phận Kiểm tốn nội Cơng ty cp tô Quang Phi Hùng - Thực nghiêm túc công tác giám sát định kỳ Hiện nay, công tác giám sát định kỳ cịn mang tính hình thức, thường báo trước để phận chuẩn bị nên thường mang tính đối phó giám sát Vì vậy, Cơng ty cần phải thực giám sát với thái độ nghiêm khắc, thường xuyên kiểm tra đột xuất để đánh giá thực tế tình hình Sau giám sát, Cơng ty cần công khai kết tra, giám sát họp giao ban đầu ngày, dán kết lên bảng thơng báo cơng ty để toàn thể cán nhân viên biết ngày tự hồn thiện thân góp phần vào cơng hồn thiện hệ thống kiểm sốt chung Công ty - Ban Giám Đốc yêu cầu trưởng phòng báo cáo trường hợp gian lận nghi ngờ gian lận, trường hợp vi phạm nội quy, quy định Công ty quy định pháp luật có khả làm giảm uy tín Công ty gây thiệt hại kinh tế Nếu khơng kịp thời phát trưởng phịng phải chịu trách nhiệm chung với cán nhân viên vi phạm Điều khiến đội ngũ quản lý trực tiếp phải ý đến việc xảy xung quanh mình, tránh thái độ thờ 30 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong điều kiện kinh tế trình chuyển đổi phát triển, Nhà nước hướng đến việc xây dựng tài lành mạnh, làm sở để tăng cường phát triển kinh tế bền vững Trên sở phân tích đánh giá ưu, nhược điểm HTKSNB công ty CP ô tô Quang Phi Hùng trình bày chương 3, tác giả sử dụng lý thuyết COSO năm 2013 làm tảng để đưa giải pháp Các giải pháp dựa vào phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bao gồm nhóm giải pháp về: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi rohoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát Bên cạnh đó, đề tài nêu số kiến nghị để đảm bảo tính hiệu cho giải pháp Tuy nhiên, tất hạn chế, yếu tồn đọng đơn vị giải cách triệt để dựa sở ràng buộc giới hạn cân đối lợi ích – chi phí khiến khơng thể thực Do vậy, giải pháp nêu khơng khái qt hết thực trạng doanh nghiệp qua đó, tác giả mong muốn giúp đơn vị khắc phục giảm bớt hạn chế nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh ngày hiệu Trên số giải pháp trước mắt, thực tế tiềm ẩn rủi ro đòi hỏi công ty phải theo dõi, nghiên cứu nhằm kịp thời có giải pháp hữu hiệu để ngăn ngừa kiểm soát chúng KẾT LUẬN Đổi nâng cao hiệu hoạt động, tăng cường công tác quản lý có việc hồn thiện HTKSNB nhiệm vụ trọng tâm đơn vị nói chung cơng ty CP tơ Quang Phi Hùng nói riêng HTKSNB công ty quan tâm xây dựng thời gian gần đây, nhiên với phát triển, đổi nhanh chóng kinh tế, mở rộng quy mơ, loại hình đào tạo, phức tạp công tác quản lý điều hành… khiến cho HTKSNB bộc lộ nhiều hạn chế, chưa theo kịp với phát triển công ty Thông qua khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội cơng ty để nhìn thấy ưu điểm, nhược điểm hệ thống, đánh giá cụ thể hiệu hoạt động đơn vị, quan điểm người lãnh đạo tạo lập hệ thống kiểm sốt nội bộ, tác giả dựa vào để xây dựng giải pháp, kiến nghị giúp đơn vị hồn thiện hệ thống, mục tiêu đề tài Với thời gian nghiên cứu có hạn, vấn đề nghiên cứu rộng phức tạp, giúp đỡ nhân viên công ty, đặc biệt hướng dẫn tận tình thầy TS Nguyễn Hữu Phú, hiểu biết thân chưa sâu rộng, chắn tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận ý kiến phê bình, góp ý thầy giáo người quan tâm để đề tài nghiên cứu hoàn thiện ... Thời gian: Giai đoạn 2018 – 2020 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để giải nội dung đề tài, cụ thể là: - Chương 1: Được thực phương pháp tổng hợp lý thuyết,... thuyết, hệ thống lý luận từ COSO 2013 - Chương 2: Thực phương pháp tổng hợp số liệu, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Tác giả dùng phương pháp quan sát để quan sát... lượng định tính có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Chương 3: Sử dụng phương pháp quy nạp dựa sở lý luận chương 1, phân tích thực trạng chương 2, để rút kết luận cần thiết, từ đề giải pháp nâng