Các thủ tục kiểm soát của công ty phải đảm bảo chặt chẽ kiểm soát trong mỗi hoạt động. Trên cơ sở những quy chế kiểm soát, công ty cần cụ thể hoá các quy trình kiểm soát trên cơ sở đánh giá, phân tích rủi ro đối với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: Báo cáo tài chính, tài sản, thu chi, sử dụng nguồn lực... Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xây dựng các chính sách, quy trình phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
-Không để một cá nhân nào được thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động.
-Phân định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên kế toán, giao cho mỗi cán bộ chuyên trách một mảng công việc, phù hợp với trình độ, năng lực của mỗi cán bộ.
-Giám đốc phải soạn thảo văn bản rõ ràng, trong đó thực hiện phân cấp quyền hạn, trách nhiệm cụ thể và chỉ được phép thực hiện trong phạm vi đã được giới hạn bởi người lãnh đạo và pháp luật, nếu vượt phải báo cáo với người có thẩm quyền.
Để nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả của HTKSNB, công ty cần hoàn thiện các quy trình KSNB theo các giải pháp sau:
-Quy trình bán hàng và thu tiền
Lập lệnh bán hàng
Công ty nên ban hành bảng giá bán thống nhất và có sự cập nhật lại định kỳ. Tận dụng chức năng kiểm soát trên giá bán cho từng lệnh bán hàng để chỉ cho nhân viên bán hàng thay đổi giá trong biên độ dao động cho phép. Như vậy, một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau tùy vào khách hàng nhưng sẽ không xảy ra tình trạng thông đồng giữa nhân viên bán hàng với khách hàng.
Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng, ngoài hạn mức tín dụng, còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng.
Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý.
Theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng.
Trong điều kiện sử dụng máy tính hiện nay, công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng mà sẽ bị ngừng giao dịch. Trường hợp khi cần phải giao dịch với khách hàng này phải có sự phê chuẩn của giám đốc bán hàng và chuyển sang điều khoản thanh toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn.
Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho những khách hàng nợ quá lâu, làm ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh.
Phần thu tiền
Tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt và vừa khuyến khích tăng doanh số.
Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày. Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu và phiếu chi lập trong ngày và đối chiếu số dư tiền mặt trong hệ thống với quỹ trong két sắt. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và xin ý kiến người có thẩm quyền để xử lý.
Cần nộp ngay tiền mặt thu nợ khách hàng vào ngân hàng vào đầu ngày hôm sau.
- Quy trình xử lý khiếu nại
Quy trình, thủ tục giải quyết khiếu nại hiện nay được thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ của chính đơn vị, do vậy, nó ít được thực hiện một cách nghiêm chỉnh và hiệu quả còn hạn chế vì tính bắt buộc của nó chưa được đảm bảo. Để quy định về trình tự, thủ tục giải quyết khiếu có tính thực thi cao, cần:
Một là, phải có quy định rõ ràng, cụ thể về việc xử lý trách nhiệm đối với người đứng đầu đơn vị. Theo đó, họ phải có trách nhiệm giải quyết khiếu nại và hướng dẫn để khách hàng thực hiện quyền kiến nghị xử lý đối với những sai phạm phát sinh từ đơn vị tiến hành giải quyết khiếu nại như: cố tình không thụ lý đơn khiếu nại, trì hoãn, kéo dài việc giải quyết khiếu nại; cản trở việc thực hiện quyền của người khiếu nại, cố tình làm sai lệch hồ sơ, … Ngoài ra, cần quy định các hình thức xử lý; trình tự, thủ tục xử lý sai phạm kịp thời chấn chỉnh và sửa chữa, góp phần làm cho pháp luật về trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại đi vào thực tế và được các bên tôn trọng.
Hai là, phải có những quy định đảm bảo trật tự tại nơi tiếp khách hàng và nơi tổ chức đối thoại; xử lý vi phạm đối với những hành vi lăng mạ, xúc phạm đến danh dự, nhân phẩm cũng như sức khoẻ của nhân viên tiếp khách hàng, nhân viên trực tiếp giải quyết khiếu nại, hay làm mất trật tự tại nơi tiếp khách hàng.
Trong thời gian tới, trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại cần được quy định thành một văn bản pháp luật cụ thể như Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Khiếu nại hoặc Luật của Quốc hội, hoặc Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội quy định chi tiết về trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại hành chính của công dân. Theo đó, văn bản này sẽ quy định các vấn đề như: quyền và nghĩa vụ của người khiếu nại, người giải quyết khiếu nại; thời hạn giải quyết khiếu nại; trách nhiệm của người đứng đầu trong việc giải quyết khiếu nại; xử lý vi phạm đối với cá nhân, người có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, người được giao nhiệm vụ trong quá trình tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư và tiến hành thẩm tra, xác minh; trình tự, thủ tục đối thoại; trình tự, thủ tục thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật… Có như vậy mới đảm bảo tốt được quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người khiếu nại.
-Quy trình đề xuất mua nhiên liệu, phụ tùng phục vụ cho hoạt động sữa chữa
Để tránh tình trạng số lượng nhiên liệu, phụ tùng về không sử dụng hết cho số lượng khách hàng hiện tại nhưng vẫn tiếp tục làm phiếu xuất, gây thất thoát tiền cho đơn vị, công ty nên đặt ra một hạn mức mua sắm vật tư trong tháng. Đồng thời phiếu đề xuất vật tư cần được thiết kế rõ ràng như sau:
Bảng 3.2: Phiếu đề xuất vật tư, hàng hóa STT Tên vật tư/ hàng hóa Tồn đầu kỳ Xuất sử dụng Tồn cuối kỳ Số đềxuất Định mức sử dụng/khách hàng Số khách hàng Số đã dùng 1 2 ….
Hiện nay, công ty đã xây dựng được một số quy trình kế toán như quy trình thanh toán, quy trình mua sắm tài sản cố định...Đây là các quy trình chuẩn áp dụng trong công ty, tuy nhiên nhân viên hầu như chưa nắm vững quy trình và các thủ tục chứng từ kèm theo. Phòng TCKT cần phải tích cực hướng dẫn đến các phòng về thủ tục thanh toán, thống nhất biểu mẫu giấy đề nghị thanh toán, sau khi đã được hướng dẫn kỹ rồi nếu có phòng nào, cá nhân nào cố tình thực hiện sai thì đề nghị có hình thức xử phạt thích hợp cho mỗi trường hợp.
Bước 1: Mọi CTKT từ bên ngoài hay do nội bộ đơn vị lập đều tập trung tại bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán: Chứng từ có được lập theo đúng mẫu quy định? Việc ghi chép trên chứng từ có đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép; có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu đơn vị? Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng của số liệu thông tin trên chứng từ kế toán CTKT? Kiểm tra xem khoản chi trên chứng từ có đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ không?
Bước 2: Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung hay con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh
Bước 3: Trình Ban Giám đốc xét duyệt chứng từ. Chứng từ được xét duyệt là căn cứ để thu, chi, xuất nhập hàng hoá, vật tư...và ghi sổ kế toán.
Hình 3.1. Quy trình luân chuyển, kiểm tra và lưu trữ chứng từ kế toán
CTKT được lưu theo trình tự thời gian và nội dung công việc. Hiện nay, kế toán viên đang phải tự kiểm soát chứng từ liên quan đến phần hành công việc của mình. Thời gian tới, mong muốn Ban Giám đốc tạo điều kiện bố trí cho lưu trữ chứng từ tập trung vào khu vực hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và xem lại chứng từ khi cần thiết. Với những CTKT có thể tiêu hủy được, Phòng TCKT nên đem tiêu hủy để có chỗ cho chứng từ mới phát sinh.
Khi sắp xếp lại kho lưu trữ chứng từ, nên:
Phân loại theo từng năm, từng nội dung cụ thể, có biển thông báo từng năm Nên sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian, năm cũ ở trong, năm mới ở ngoài Mở sổ theo dõi chứng từ, giao trách nhiệm cho cán bộ quản lý chứng từ Chứng từ đem đi lưu trữ khi lấy ra phải có sự cho phép của kế toán trưởng.
Để đạt hiệu quả trong quá trình từng bước thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, trước hết công ty cần quan tâm đến tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán bởi đây chính là cơ sở để
PHÒNG BAN
Lập chứng từ kế toán
Nhận chứng từ kế toán
KẾ TOÁN
Kiểm tra CTKT
Trình Giám đốc phê duyệt CTKT
đúng
Sai
Phân loại, sắp xếp, ghi sổ CTKT Lưu trữ CTKT
thu nhận và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực các hoạt động phát sinh trong đơn vị. Bằng việc thực hiện tốt chế độ ghi chép ban đầu, kế toán có thể kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ngăn ngừa kịp thời các hiện tượng, hành vi vi phạm chế độ, chính sách, quy định về tài chính kế toán
- Kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo quyết toán
Nội dung kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán gồm kiểm tra việc định khoản trên CTKT, việc phân loại CTKT, bảo đảm các nghiệp vụ được định khoản, phân loại theo đúng nội dung kinh tế và kết cấu tài khoản kế toán theo chế độ kế toán quy định; ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán; bảo đảm phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ được ghi vào sổ kế toán là có thực, được phê chuẩn hợp lý, không có sai phạm trong việc tính toán các khoản chi phí, tài sản và nguồn vốn.Việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác số liệu kế toán được ghi vào sổ trên các báo cáo tài chính của đơn vị.
Nội dung kiểm tra báo cáo tài chính là kiểm tra chấp hành quy định mẫu biểu báo cáo về số lượng và nội dung các biểu mẫu, các phương trình kinh tế thể hiện trên bảng cân đối tài khoản, kiểm tra sự khớp đúng giữa các chỉ tiêu phản ánh trên các biểu mẫu báo cáo, kiểm tra đối chiếu giữa các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính với Sổ Cái và các sổ chi tiết.
Việc kiểm tra hạch toán kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính là hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ bộ phận kế toán. Định kỳ, Kế toán trưởng có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên kiểm tra chéo, đối chiểu sổ sách nhằm bảo đảm việc hạch toán kế toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo quyết toán tuân thủ đúng quy định của Nhà nước cũng tức là đã thực hiện việc kiểm soát hoạt động tài chính của đơn vị. Nếu công việc này được thực hiện tốt sẽ hạn chế được tình trạng ai làm việc nấy, không phát hiện được những gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán là khâu quan trọng nhằm kiểm soát lại việc ghi chép, hạch toán đầy đủ chính xác, từ đó đảm bảo cho các số liệu báo cáo đáng tin cậy hơn.
- Quy trình tính lương và các khoản phụ cấp
Kiểm soát ngày giờ công bằng cách thiết lập thêm hệ thống chấm công bằng dấu vân tay, tránh các trường hợp trốn về sớm, không đảm bảo ngày công, hoặc thông đồng, cả nể trong chấm công. Nếu không chấm công vân tay mà cũng không có lý do chính đáng thì phải bị trừ lương.
Bộ phận kế toán cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một cách nghiêm túc. Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân. Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu và thực hiện đúng chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động
Phòng tổ chức hành chính phải quy định rõ thời hạn tiếp nhận bảng chấm công từ các phòng (cuối tháng), bảng chấm công phải được chấm hàng ngày để đảm bảo tính chính xác, và một khi đã nộp lên cho phòng TCHC thì không được phép chỉnh sửa hay nộp bản khác. Phòng TC-HC lập Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng và Bảng tổng hợp ngày công lao động chuyển kế toán tiền lương vào ngày 5 tháng sau. Đến ngày 15 tháng sau, P. TCKT phải xong hết các thủ tục và trả xong lương cho người lao động.
Đối với các khoản tiền làm ngoài giờ, bồi dưỡng, hoa hồng: Trưởng phòng phải chấm công số ngày và giờ làm thêm, và số lượng bán ra so với chỉ tiêu cho nhân viên mình một cách chính xác, trung thực và nộp đúng quy định. Đồng thời có chữ ký xác nhận của người
lập bảng kê và trưởng phòng để chịu trách nhiệm về số liệu đã thống kê. Trong trường hợp Kế toán thanh toán đối chiếu và phát hiện sai lệch thì mọi trách nhiệm thuộc về phòng. Kế toán phải tính toán cẩn thận tránh nhầm lẫn và sai sót, và phải công khai các chế độ đã thanh toán thường xuyên liên tục.