Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu để kiểm soát trong đơn vị. Tác giả xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp công ty nâng cao tính hiệu quả của thông tin và truyền thông như sau:
- Ban lãnh đạo cần khuyến khích người dân sử dụng thùng thư góp ý như cầu nối để đưa người dân đến với sự hài lòng. Đề nghị lãnh đạo tiến hành lắp thêm thùng thư góp ý, từ 1 thùng hiện nay tăng thành 2 thùng phân bố tại các địa điểm: show room và khu sữa chữa. Việc lắp đặt nhiều thùng góp ý sẽ tránh việc khách hàng cảm thầy phiền hà khi tìm kiếm thùng thư nhằm nêu ra ý kiến. Cần lắp đặt thùng ở các vị trí dễ nhìn thấy và dễ tiếp cận như lối đi vào từng khu vực.
Ngoài ra khi giải quyết các vấn đề nêu ra trong thư góp ý, lãnh đạo công ty cần cử người đại diện liên hệ tới người gởi thư qua email hoặc số điện thoại, giải thích và trình bày kết quả phản hồi thư góp ý.
Đẩy mạnh công tác thông tin, truyền thông bên ngoài: để hình ảnh công ty được biết đến nhiều hơn, cần tăng cường công tác quảng bá hình ảnh của công ty, cụ thể như sau:
Phòng Kế hoạch tổng hợp kết hợp với tổ Công nghệ thông tin của đơn vị để thực hiện chuyên mục viết báo hoặc các bài đăng rồi đăng tải trên trang web công ty .Các phòng sẽ viết lần lượt theo thứ tự trên và gửi về cho phòng Kế hoạch tổng hợp vào thứ 6 hàng tuần. Sau khi phòng Kế hoạch tổng hợp đọc, trình Phó Giám đốc duyệt về nội dung thì sẽ đưa cho người phụ trách tổ Công nghệ thông tin thực hiện đăng tải lên trang web công ty vào thứ 2 tuần sau.
Yêu cầu tổ Công nghệ thông tin nghiên cứu và lập 1 trang web riêng của công ty chuyên về dịch vụ giới thiệu sản phẩm xe của công ty. Trang web phải dễ hiểu, dễ sử dụng, thông tin cần cụ thể để khách hàng có nhu cầu có thể dễ dàng tìm kiếm và tham khảo trước khi tìm đến sự tư vấn tại công ty. Trang web phải ghim số điện thoại của người tư vấn để khách hàng có thể liên hệ hỏi đáp nhanh chóng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng.
Tổ Marketing có nhiệm vụ thông báo cho các khách hàng biết đến về các đợt khuyến mãi khi công ty bắt đầu áp dụng một quy trình giảm giá, bảo dưỡng, sữa chữa mới.
- Các tệp tin và bản ghi phải được sao lưu dự phòng hàng ngày để tránh mất dữ liệu. Các dữ liệu quan trọng phải được cất giữ ở hệ thống lưu giữ mạng, và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ mà phải lưu trữ ở hệ thống máy chủ trung tâm. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứng đó. Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng nên được để ở phòng máy chủ thuộc Tổ công nghệ thông tin. Đây là nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận.
Công ty cần bảo vệ thông tin bằng cách thiết lập hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa sự truy cập vì mục đích xấu, lưu lại dấu vết về các sửa chữa để có thể thuận tiện cho việc kiểm tra.