CÁC NGUYÊN LÝ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM.ThS. Thạc Bình Cường

BÀI CÁC NGUYÊN LÝ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM ThS Thạc Bình Cường TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Công ty sản xuất phân phối sản phẩm đồ thể thao trượt tuyết RMO định dự án xây dựng phần mềm triển khai bán hàng qua mạng qua thư điện tử điện thoại Hiện công ty khơng biết đâu? Các q trình triển khai nào? Các vấn đề chất lượng, kiểm thử, quản lý rủi ro, thay đổi, quản lý cấu hình … yếu tố quan trọng cho thành công dự án Các nguyên lý quản lý dự án phần mềm kim nam cho hoạt động dự án  Anh/chị hay cho biết nguyên lý quản lý dự án bao gồm lĩnh vực gì? MỤC TIÊU Trình bày nguyên lý chung quản lý dự án Cách tạo mẫu, xây dựng dự án kiến trúc cụ thể Lập kế hoạch cho dự án cụ thể NỘI DUNG Thu thập đánh giá trạng Họp Quản lý cấu hình Kiểm sốt thay đổi Quản lý chất lượng Quản lý rủi ro Lập kế hoạch THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRƯỜNG • Thu thập trạng dùng phương sách để xác định xem cơng việc (nói riêng) tồn dự án (nói chung) tiến triển • Các bước thực hiện:  Thu thập liệu trạng theo định kỳ (một hai tuần) Công bố cho cán tổ dự án biết;  Thu thập liệu trạng từ thành viên tổ dự án;  Tránh đưa đánh giá (vội vã) thu thập liệu (cần phân tích kỹ lưỡng);  Làm tài liệu tổng hợp (tốt tổng hợp từ tài liệu, báo cáo điện tử) • Mục đích đánh giá:  Làm rõ khác biệt dự kiến thực tế;  Khác biệt xấu tốt;  Khác biệt không thiết tốt hay xấu (tuỳ trường hợp cụ thể):  Sai biệt lịch biểu = ngày bắt đầu kết thúc theo kế hoạch;  Ngày bắt đầu kết thúc thực tại;  Sai biệt ngân sách;  Sai biệt chi phí = chi phí ngân sách - chi phí thực tế THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRƯỜNG (tiếp theo) Ví dụ: Hiện trạng dự án: Gửi tới: Trưởng nhóm Từ: Copy: Tuần kết thúc: Kế hoạch dự án: Số hiệu công việc Mô tả công việc phân công tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế Số thực tê Số lại Tổng Số hiệu công việc Mô tả công việc phân công tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế Số dự tính cho tuần Ghi THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRƯỜNG (tiếp theo) Ví dụ: Phân cơng nhiệm vụ: Tên dự án: Tên/sổ nhiệm vụ: Ngày: Tên kết bàn giao: Mô tả kết bàn giao: Người giao nhiệm vụ ký Tên Ngày Ghi Ngày Ghi Ngày Ghi Ngày Ghi Người sử dụng ký Tên Quản lý chất lượng ký Tên Trưởng nhóm ký Tên Nếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ: Đã nhận sản phẩm? Thời gian dành thêm= Công việc kết thúc? Dành riêng cho văn phòng dự án YES/NO YES/NO YES/NO Ghi chú: Ghi : Ghi chú: THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRƯỜNG (tiếp theo) • Ví dụ: Kết bàn giao – Mốc thực hiện: Dự án: XXXXX Ngày báo cáo: dd/mm/yy Ngày kết thúc Mốc hoàn thành Baseline Hiện trạng Lịch xanh vàng đỏ • Ghi Sự kiện Xxxxx xxx N Báo cáo thực trạng – Đồ thị xu hướng: Nhiệm vụ, nỗ lực hay chi phí Kế hoạch so với thực tế 60 50 40 30 Kế hoạch 20 Thực tế Tổng ước tính cuối 10 10/4 24/4 8/5 22/5 5/6 19/6 3/7 17/7 31/7 14/8 28/8 11/9 THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRƯỜNG (tiếp theo) • Kế hoạch với thực tế hoàn thành: 120 35 Nhiệm vụ 100 30 80 25 20 60 15 40 10 20 0 7/6 14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/94/10 11/10 18/10 Nhiệm vụ thực tế Thời gian Nhiệm vụ theo kế hoạch Tổng nhiệm vụ thực tế Tổng nhiệm vụ kế hoạch THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRƯỜNG (tiếp theo) Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụ: 120 Hiện thời 100 Số cơng việc • 80 60 40 20 14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10 Thời gian Công việc bắt đầu thực tế Công việc bắt đầu kế hoạch Cơng việc hồn thành kế hoạch Cơng việc hồn thành thực tế 10 KIỂM SỐT THAY ĐỔI (tiếp theo) • • Nhật ký kiểm sốt, theo dõi thay đổi: Ngày tháng Mơ tả thay đổi Phân tích tác động Mức ưu tiên Người khởi đầu Người chịu trách nhiệm Đồng ý? Ngày hiệu lực [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] Chi phí thay đổi: Req Design Code Test Live 31 KIỂM SOÁT THAY ĐỔI (tiếp theo) • Quản lý thay đổi kiện:  Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình sử dụng cho việc quản lý thay đổi kiện  Có chế thống việc lập báo cáo trạng thay đổi kiện phần chu kỳ kiểm soát dự án  Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh khoản mục chưa giải  Đây có chế mà nhờ thay đổi hay kiện ban đầu lưu ý quy trình  Việc quản lý kiện thay đổi yếu tố chủ yếu phạm vi kiểm soát dự án  Hệ thống quản lý thay đổi kiện đóng vai trị chủ đạo việc truyền thơng dự án  Một hệ thống thống, hiệu khơng u cầu nhiều chi phí quản lý hành 32 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG • Cân chất lượng: Mục đích Thỏa mãn nhu cầu Phương pháp Lập kế hoạch chất lượng Thiết lập khung đảm bảo chất lượng Thực Tiến hành hoạt động kiểm soát chất lượng Triển khai hoạt động hiệu chỉnh 33 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (tiếp theo) • Lập kế hoạch chất lượng:  Ở mức lập kế hoạch quản lý, cần định:  Tiêu chuẩn;  Nhóm có trách nhiệm việc ngừng hoạt động;  Nếu cần tách nhóm kiểm sốt chất lượng, thẩm quyền họ;  Các kiểu rà xét (không thức, thức, walk through kiểm tra cấu trúc);  Thường xuyên rà xét (Ví dụ: Tất kết chuyển giao theo công việc kết bàn giao dự án);  Có cam kết khái niệm quản lý chất lượng  Ở mức độ lập kế hoạch làm việc, cho phép thời gian đối với:  Kiểm soát phương pháp quản lý chất lượng;  Thiết lập quy trình quản lý chất lượng;  Thống người (chính xác) ký nhận:  Người chịu trách nhiệm;  Quản đốc dự án/trưởng nhóm;  Đại diện người sử dụng có ảnh hưởng;  Người kiểm soát chất lượng 34 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (tiếp theo) • Đánh giá kế hoạch chất lượng:  Kế hoạch quản lý có xác định phương pháp, tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn sử dụng cho giai đoạn hoạt động cuả dự án khơng?  Các lý có cho thấy điểm rõ ràng hợp lý khơng?  Những tiêu thức kiểm sốt xác định để giám sát hiệu có sử dụng phương pháp lựa chọn khơng? • Khung đảm bảo chất lượng:  Các phương pháp luận, tiêu chuẩn, hướng dẫn hợp lý;  quy trình kiểm sốt thay đổi hiệu quả;  Rà xét hoạt động kiểm soát chất lượng;  Cán có kỹ hợp lý 35 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (tiếp theo) • Kiểm sốt chất lượng:  Nội dung: Rà xét/walkthrough/kiểm tra;  Thẩm định tính chấp nhận: Rà xét quản lý nhóm/sign-off;  Thẩm định việc phê chuẩn: Rà xét ban điều hành/sign-off ;  Thẩm định việc triển khai:  Quản lý lợi ích;  Điều tra người sử dụng/các câu hỏi  Phương pháp kiểm soát chất lượng phải lập thành văn kế hoạch chất lượng;  Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định nhiệm vụ nguồn lực 36 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (tiếp theo) • Các hoạt động điều chỉnh:  Khi việc thực dự án không diễn theo kế hoạch, chất lượng sản phẩm/công việc chưa đạt yêu cầu;  Khi chi phí cho dự án có nguy tăng lên;  Khi chất lượng cơng việc/sản phẩm có nguy giảm • Ví dụ hoạt động điều chỉnh:  Phân bổ lại nhiệm vụ quan trọng cho thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm hơn;  Tăng quy mơ nhóm với thành viên/hợp đồng tạm thời;  Phân bổ lại thành viên nhóm;  Cung cấp đào tạo bổ sung công cụ, kỹ thuật;  Triển khai công cụ tự động;  Yêu cầu thành viên nhóm làm ngồi giờ;  Nhiều ca làm việc để tối đa hoá việc sử dụng thiết bị 37 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (tiếp theo) • Khi thực dự án ko diễn theo kế hoạch:  Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian;  Tìm thêm nhân viên (Chú ý: Thời gian làm quen, quan hệ với thành viên);  Mua hay thuê thiết phần mềm tốt (Chú ý: Tăng kinh phí, thời gian để anh em học sử dụng);  Hợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việc;  Hạ thấp yêu cầu chất lượng công việc;  Tập trung cho công việc đường găng;  Làm thêm (không nên kéo dài lâu);  Hạn chế nghỉ phép;  Khen thưởng/phê bình;  Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên (chú ý thời gian chi phí huấn luyện);  Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thơng tin nhóm 38 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (tiếp theo) • Khi chi phí cho dự án có nguy tăng lên:  Hạ thấp yêu cầu sản phẩm;  Giảm nhân viên không làm việc đường găng (nguy người giỏi);  Thuê lao động rẻ mạt;  Dùng thiết bị, vật tư rẻ tiền;  Rút bớt thời gian huấn luyện;  Xem lại: Có cần làm thêm giờ;  Hợp lí hố nữa: Giảm số họp, giảm phê chuẩn, • Khi chất lượng sản phẩm có nguy giảm:  Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm;  Thuê thêm tư vấn;  Tập trung vào khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm;  Kiểm tra chéo;  Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện chỗ);  Thưởng/phạt 39 QUẢN LÝ RỦI RO • Quy trình quản lý rủi ro: Xác định Xác định mức rủi ro ban đầu dự án Bước Phân tích Quản lý Giám sát Lập thành văn rủi ro cụ thể Bước Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro Bước Xây dựng triển khai kế hoạch quản lý rủi ro Bước Giám sát cập nhật tài liệu rủi ro 40 QUẢN LÝ RỦI RO (tiếp theo) • Lập kế hoạch phịng ngừa rủi ro:  Lập biểu phân tích rủi ro;  Liệt kê giả thiết;  Cần ủng hộ người chịu tác động rủi ro;  Với "sự cố" xẩy mà không dự kiến được, cần ghi lại nhật ký: Mơ tả [1] • Độ quan trọng [2] Người chịu trách nhiệm [3] Ngày giải [4]  Mô tả, thuật lại cố;  Tầm quan trọng cố;  Tên người giải cố;  Thời gian vấn đề hay giải Ví dụ: Ngăn ngừa:  Đưa đào tạo bổ sung cho lập trình viên (để giảm rủi ro tiềm năng);  Thuê hợp đồng với lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng) 41 QUẢN LÝ RỦI RO (tiếp theo) • Hướng dẫn hành động ngăn ngừa:  Bảo đảm chi phí thấp chi phí nguy rủi ro;  Bảo đảm chi phí thấp chi phí hành động bất ngờ;  Điều đặc biệt quan trọng khơng xảy hành động bất ngờ • Quản lý rủi ro hiệu cần:  Phòng ngừa chữa trị;  Đánh giá rủi ro theo thời kỳ suốt vòng đời dự án;  Kết hợp chặt chẽ quy trình liên tục xác định rủi ro, phân tích, quản lý rà xét;  Không giới hạn kết thúc không xác;  Mức hợp lý quản lý rủi ro chuẩn không tốn nỗ lực vô lý • Lưu    ý: Dự án lớn rủi ro nhiều; Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm QLDA người PM; Kiểm sốt rủi ro khơng nhằm loại bỏ rủi ro, nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại rủi ro;  Không thể loại trừ triệt để;  Không phải tập trung để ngăn chặn đề phịng rủi ro tốt, 42 phải trả giá đắt, rủi ro không xảy LẬP KẾ HOẠCH LẠI • Khi phải làm lại kế hoạch: Khi lập kế hoạch lại phải cấu trúc lại phần hay tồn dự án  yêu cầu thời gian, kinh phí, • Việc lập lại kế hoạch rủi ro thay đổi dự án • Yêu cầu lặp lại kế hoạch:  Giữ nguyên yếu tố thay đổi;  Khoanh vùng kế hoạch thay đổi;  Duyệt lại kế hoạch;  Xác định lại thời gian chi phí dự án lập lại kế hoạch 43 CÂU HỎI THẢO LUẬN Trong quản lý dự án phải cân thỏa hiệp yếu tố gì? 44 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Kế hoạch dự án không hữu dụng không theo dõi chúng • Thu thập đánh giá trạng hai cách khuyến khích dự án triển khai hướng • Lập kế hoạch dự phịng họp cách kiểm sốt dự án • Kiểm sốt thay đổi đưa trật tự vào điều hỗn loạn 45