Biểu mẫu số 05 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Đơn vị: Phòng Hành chánh nhân - NMXMKL Chức danh: CV Quản trị Hành chánh – Ngân sách Mã số CD: V.15 Họ tên Người viết Trần Thị Uyên Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 Ngày: 01/09/20xx Người kiểm tra Người duyệt Nguyễn Hiền Triết Nguyễn Thanh Liêm Chữ ký Tóm tắt cơng việc ( nội dung mục tiêu yếu cơng việc ) - Theo dõi, lập tổng hợp ngân sách năm Hàng tháng theo dõi sử dụng nguồn ngân sách, thực báo cáo ngân sách phòng - Cập nhật, theo dõi nhận thư, bưu kiện, văn đến chuyển tới đơn vị toàn Nhà máy cách nhanh chóng, xác, khơng thất lạc - Cập nhật, theo dõi thư gửi, bưu kiện đơn vị Nhà máy chuyển đến đối tác bên kịp thời, nhanh Theo dõi, thống kê toán thư gửi theo thủ tục nhà Nhà máy quy định - Theo dõi phân phối tài liệu tham khảo, báo công đoàn cho đơn vị toàn Nhà máy - Lập kế hoạch, theo dõi mua vật dụng phục vụ cơng tác văn phịng, nhà khách, hồ bơi, sân tennis, hội trường hội nghị, hội thảo, họp giao ban toán theo thủ tục Nhà máy quy định - Phân phối tài liệu ISO cho đơn vị toàn Nhà máy - Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác - Trực tổng đài chuyển gọi theo yêu cầu - Nhận chuyển fax qua máy fax Nhà máy Công việc cụ thể: STT Nội dung A I Đánh giá theo KPI, X% KPI tổng hợp ( chức danh công việc), x1 Lập tổng hợp ngân sách cho phòng Theo dõi sử dụng nguồn ngân sách, thực báo cáo ngân sách hàng tháng Theo dõi, cập nhật thư, gói, bưu kiện, cơng văn nhận chuyển đơn vị kịp thời, xác Mở thư gửi cho Nhà máy, vào sổ số văn trình Trưởng phòng HCNS Theo dõi, cập nhật trạng thái loại thư, gói, bưu kiện gửi nơi xác khơng thất lạc Thống kê đơn giá, hóa đơn gửi bưu kiện, thư để làm thủ tục toán Thực fax văn tới đối tác xác, đặc biệt mời chào giá gửi đối tác Nhận fax văn chuyển đến đơn vị liên quan chuyển văn thư MTCV-NMKL Tần suất (ngày/ tuần/ tháng) Tiêu chí đo lường đánh giá Tuần Lần sai sót Ngày Lần thất lạc Ngày Lần thất lạc Tuần Lần sai sót Ngày Lần sai sót Ngày Lần sai sót Trang 1/ Biểu mẫu số 05 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 II III IV B V Lập kế hoạch mua vật dụng phục vụ công tác khu văn phòng, khu nhà khách, hồ bơi, sân tennis, hội trường, hỗ trợ hội nghị, hội thảo, họp giao ban Thống kê, tập hợp hóa đơn mua vật dụng làm thủ tục toán mua vật dụng theo quy định nhà máy Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác Nhà máy lịch sự, hịa nhã, tận tình Khơng sai sót Báo cho phân, đơn vị, cá nhân có liên quan tiếp, làm việc với khách hàng Khơng sai sót Theo dõi, cập nhật số lượng khách đến hàng ngày lập báo cáo hàng tháng Trực tổng đài chuyển gọi theo yêu cầu Giải đáp, trả lời số thông tin cho phép với khách hàng Từ chối gọi đến đơn vị/ cá nhân khơng xác nhận trả lời khơng có mặt Nhà máy Công chứng loại văn bản, giấy tờ phục vụ công tác chung cho đơn vị tồn Nhà máy Bảo quản, trì hoạt động hệ thống thông tin liên lạc điện thoại, fax trụ sở Nhà máy hoạt động ổn định, phát hư hỏng báo cho phận kỹ thuật sửa chữa đảm bảo thông tin liên lạcqua điện thoại, fax thông suốt, kịp thời Xử lý công việc Edocument E-Mail Chấp hành qui định ATLĐ, VSLĐ, BVMT, PCCC; Tuân thủ nội qui lao động nhà máy Công ty Tham gia lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ, ATLĐ, VSLĐ… Khám sức khỏe định kỳ KPI bổ sung (công việc kiêm nhiệm khác), x2 Theo dõi phân phối tài liệu tham khảo, báo cơng đồn cho đơn vị toàn Nhà máy Phân phối tài liệu hệ thống quản lý CL ISO cho đơn vị toàn Nhà máy Lập văn khác cho phịng Những cơng tác khác trưởng phịng phân cơng Kế hoạch hành động, x3 Theo dõi ngân sách hàng tháng - Không sai Theo dõi nhu cầu vật dụng tháng- Không sai sót Theo dõi thư, bưu kiện, gói gửi tháng Khơng sai sót Theo dõi báo cáo khách đến cơng tác Nhà máy.Khơng sai sót Phối hợp, x4 Phối hợp với cá nhân, đơn vị nhà máy Phối hợp với Bưu điện, đối tác Năng lực đóng góp (tự đánh giá, quản lý đánh giá, trung bình), Y% Kiến thức, y1 MTCV-NMKL Tuần Lần sai sót Tuần Lần sai sót Ngày Lần sai sót Ngày Lần sai sót Ngày Lần sai sót Giờ Lần sai sót Giờ Lần sai sót Giờ Lần sai sót Tuần Lần sai sót Ngày Lần sai sót Giờ Lần sai sót ngày lần sơ suất ngày lần khơng tham gia Ngày Lần sai sót Tuần Lần sai sót Tuần Ngày Lần sai sót Lần sai sót Tuần Lần sai sót Tuần Lần sai sót Ngày Lần sai sót Ngày Lần sai sót Ngày Ngày Lần sai sót Lần sai sót Trang 2/ Biểu mẫu số 05 VI VII Kỹ năng, y2 Hành vi, y3 Công việc cụ thể thực hàng ngày: Theo dõi thực hiện, báo cáo tình hình sử dụng ngân sách phịng Cập nhật số hiệu thư, gói, bưu kiện gửi Thống kê loại đơn giá cho thư, gói, bưu kiện gửi Lập thủ tục toán quy định Nhà máy Theo dõi trạng thái thư để kịp thời thông tin cho đơn vị gửi biết (khi cần) Nhận fax chuyển cho cá nhân, đơn vị Nhà máy trình Ban GĐ Fax văn cho đối tác xác, kịp thời Cập nhật thư, gói bưu kiện nhận Chuyển đến cho đơn vị, cá nhân Mở cập nhật số văn thư gửi cho Nhà máy trình Trưởng phịng HCNS Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác Cập nhật, theo dõi báo cáo hàng tháng cho TP HCNS Trực tổng đài, nghe, trả lời thông tin phép chuyển gọi có yêu cầu Tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch, mua, xuất vật dụng phục vụ cho khu văn phòng, Ban GĐ, khu nhà khách, hồ bơi, hội trường, sân tennis Theo dõi thống kê vật dụng hàng tháng lập thủ tục toán quy định Nhà máy Mua theo yêu cầu có họp giao ban, hội nghị khác Thực số công việc E-mail, Edocument Phân phối quy trình tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO cho đơn vị Nhà máy Phân phối cáo cơng đồn, tài liệu tham khảo khác đến đơn vị Nhà máy Lập văn khác cho phịng Phơ tơ, cơng chứng số tài liệu cho đơn vị Nhà máy có nhu cầu Làm cơng việc khác phịng TP phân công Quan hệ công việc 4.1 Quan hệ nội ( Trong nội đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN) Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp Trưởng phịng Trưởng, phó phịng Các đơn vị nhà máy 4.2 Quan hệ bên (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty) Đối tượng Bản chất quan hệ 4.3 Quan hệ bên (các cá nhân, đơn vị Công ty) Đối tượng Bản chất quan hệ Liên hệ/ cập nhật/ thỏa thuận giá cả, số lượng, cung cấp Các sở, đơn vị cung cấp đồ dùng vật dụng cho cơng tác văn phịng, nhà khách Liên hệ / cập nhật/ giá cả, số lượng cung cấp loại tài liệu, loại báo toàn Nhà máy Bưu điện Huyện Kiên Lương Liên hệ / cập nhật / Báo cáo loại hồ sơ, bưu kiện vật tư cho đơn vị toàn Nhà máy Phạm vi quyền hạn Phạm vi quyền hạn công việc MTCV-NMKL Được yêu cầu đồng nghiệp hỗ trợ số liệu liên quan đến lĩnh vực phụ trách ngược lại Từ chối gửi hồ sơ không qui định nhà máy Trang 3/ Biểu mẫu số 05 công ty Phạm vi quyền hạn tài chánh Yêu cầu công việc trình độ, kỹ cần thiết (đánh dấu vào vị trí phù hợp) Trình độ văn hố tt nghip: ă 5/12 ă 9/12 12/12 ă Khỏc ¨ Cao đẳng Đại học ¨ Trên đại học Trỡnh chuyờn mụn: ă Trung cp Chuyờn ngnh: Ngoại ngữ: Pháp văn ……………………………………………… Hoặc lĩnh vực tương đương: …………………………………………………………… Trình độ ngoại ngữ : ( Anh văn ¨ Pháp văn) ¨ Trình độ A ¨ Trình độ B ă Trỡnh C Khỏc ă Trỡnh B ă i hc CNTT ă Khỏc Trỡnh vi tính: Trình độ A Kinh nghiệm( thời gian làm công việc chuyên môn lĩnh vực) : ă Di nm ă n nm n5 nm ă Trờn5 nm Sc khe: (yờu cu khỏm sc khe) Bỡnh thng ă Cú yờu cầu riêng biệt Kỹ thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) : Giao tiếp ¨ Thuyết trình Soạn thảo văn ¨ Phân tớch Lm vic nhúm ă m phỏn Qun lý h s T hc ă T chc cụng vic ¨ Giao việc ¨ Đánh gía nhân viên¨ Hội họp Gii quyt ă Lónh o ă Phng ă T Yờu cu v iu kin môi trường làm việc (đánh dấu vào vị trí phù hợp) Vị trí làm việc: (Nơi làm việc ch yu) Vn phũng cty/nm ă Vn phũng n v ă Xng ă Ngoi tri ă Phũng TN/ in ¨ Trong dây chuyền ¨ Trên cao Đi lại nhiu ă Núng, n, bi ă c hi ă c bit c hi ă Ca kớp c thự ă Có tăng ca Mơi trường làm việc Bình thường Thời gian làm việc: Giờ hành chánh Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng lm vic) Cụng c phũngă Dng c cm tay ă Thit b ă Thit b nng ă t nng nhc ă Nng Th cht: (Hao phớ sc lc thc hin cụng vic) ă Nh nhng Bỡnh thng Hoặc (Hao phí trí óc để thực cơng việc) MTCV-NMKL Trang 4/ ă n gin ă t suy ngh Suy ngh nhiu Biu mu s 05 ă Quyt định Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bo h lao ng) ă Khụng ă ng phc Bỡnh thng ă Chuyờn dựng oooOooo MTCV-NMKL Trang 5/ ... quyền hạn công việc MTCV-NMKL Được yêu cầu đồng nghiệp hỗ trợ số liệu liên quan đến lĩnh vực phụ trách ngược lại Từ chối gửi hồ sơ không qui định nhà máy Trang 3/ Biểu mẫu số 05 công ty Phạm vi... văn phũngă Dng c cm tay ă Thit b ă Thit b nng ă t nng nhc ă Nng Th cht: (Hao phớ sc lc thc hin cụng vic) ă Nhẹ nhàng Bình thường Hoặc (Hao phí trí óc để thc hin cụng vic) MTCV-NMKL Trang 4/ ă... nghĩ Suy nghĩ nhiều Biểu mẫu s 05 ă Quyt nh Bo h lao ng: (yờu cu trang b loi bo h lao ng) ă Khụng ¨ Đồng phục Bình thường ¨ Chuyên dùng oooOooo MTCV-NMKL Trang 5/