XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT RRCH-ĐT

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƢƠNG MIỀN TRUNG XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT RRCH-ĐT Ngƣời soạn thảo Ngƣời xem xét Ngƣời phê duyệt Họ tên Huỳnh Mạnh Nhân Nguyễn Văn Đức Trần Kim Quyên Chữ ký (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Chức vụ Trƣởng Phịng Phó Hiệu trƣởng Hiệu trƣởng Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 2/32 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung xác định rủi ro, hội biện pháp kiểm soát Nội dung xác định rủi ro, hội biện pháp kiểm sốt có hiệu lực thi hành đạo Hiệu trưởng Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm soát Cán viên chức cung cấp file mềm mạng nội để chia sẻ thông tin cần THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi STT (1) Quá trình (2) Xây dựng kế hoạch đào tạo Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 3/32 Mối nguy chất lƣợng Rủi ro chất lƣợng Cơ hội chất lƣợng (3) - Lập kế hoạch khơng theo chƣơng trình khung - Phân thời khóa biểu khơng phù hợp - Tiến độ đào tạo kéo dài (4) - Môn học bị thiếu, không đáp ứng nhu cầu HSSV, GV - Khơng tối ƣu hóa phịng học, lãng phí CSVC HSSV khơng đủ tín xét học bổng, tốt nghiệp trễ - Khiếu nại phân công giảng dạy - Chất lƣợng giảng dạy - Khơng tối ƣu hóa sĩ số lớp học (5) - Nhận biết nhu cầu đào tạo, nhu cầu cần cải tiến - Phân công giảng dạy không hợp lý Lập kế hoạch đào tạo - Xếp thời khóa biểu sai sót - Tận dụng tối đa CSVC Mức độ rủi ro (6) Biện pháp giải rủi ro (x) A1: Tránh rủi ro; A2 Chấp nhận rủi ro để tìm kiếm hội; A3: Loại bỏ nguồn gốc rủi ro; A4: Thay đổi khả xảy hậu quả; A5: Chia sẻ rủi ro; A6: Giữ lại rủi ro ( Có định ngƣời thẩm quyền) A1 (7) x - Nhận biết phù hợp nguồn nhân lực - Nhu cầu ứng dụng CNTT A2 (8) x A3 (9) A4 (10) A5 (11) A6 (12) Mô tả biện pháp kiểm soát Tài liệu liên quan (13) (14) - Giám sát, kiểm tra thực theo tiến độ đào tạo - Giao khoa chủ động phân công GV giảng dạy - Tổng kết, đánh giá hoạt động giảng dạy, đào tạo - Ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo - Luật Giáo dục nghề nghiệp - Thông tƣ số 22/2014/TTBGDĐT ngày 09/7/2014 - Quyết định số 516/QĐCĐCN-ĐT ngày 23/8/2013 Bổ sung học phần chƣa đăng ký Rút bớt học phần đăng ký Lập kế hoạch tổ chức thi Tổ chức thi Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 4/32 HSSV không đăng ký đƣợc Kéo dài tiến độ học tập - Không kịp tiến độ - Phải đóng học phí HP khơng học - Lịch thi bị trùng ngày, giờ, phịng thi - Thiếu mơn thi - Nhập sai thông tin HSSV - Sai ngày thi, ca thi, phòng thi - HSSV bị trùng lịch thi HSSV khơng có tên danh sách dự thi Thiếu phịng thi HSSV đơng - Thiếu CB coi thi - Sĩ số lớp HP vƣợt quy định - Số TC đăng ký vƣợt số tối đa quy định - Không mở đƣợc lớp HP - Số TC đăng ký không đạt số tối thiểu quy định - HSSV bị cấm thi - Ảnh hƣởng đến kế hoạch tổ chức thi - HSSV phải chọn thi môn HSSV khơng đƣợc dự thi - Tăng tính chủ động cho HSSV lập kế hoạch học tập - Tăng tính chủ động cho HSSV lập kế hoạch học tập - Tăng tính chủ động cho khoa, TBM đối chiếu lịch thi x - Tập huấn cho CVHT hàng năm - Hồn chỉnh đồng q trình đăng ký HP x - Tập huấn cho CVHT hàng năm x - Ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo - Xây dựng kế hoạch đào tạo hợp lý cho học kỳ, năm học x - Nâng cao trách nhiệm cho ngƣời thực - Nâng cấp PMĐT có chức phát trùng lịch thi - Xây dựng kế hoạch phân công CBCT hợp lý - Đối chiếu số lƣợng đề thi – HSSV dự thi - Làm thêm đề thi - Kiểm tra số tờ, số trang đề thi - Quy định trách nhiệm, quyền hạn ngƣời - Tăng tính chủ động cho HSSV đối chiếu lịch thi - Tận dụng tối đa CSVC - Lập kế Thông tƣ số 22/2014/TTBGDĐT ngày 09/7/2014 - Quyết định số 516/QĐCĐCN-ĐT ngày 23/8/2013 Quy chế thi kiểm tra Quy chế thi kiểm tra Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 5/32 - Làm thiếu đề thi - Photo sót phần đề thi -Làm nhầm đề thi Chấm trả kết thi, phúc khảo điểm thi Công bố điểm thi Kê khai khối lƣợng 10 Kiểm tra khối - Chấm điểm khơng xác - Cộng sai điểm - Ráp phách điểm thi bị sai - Nhập điểm, công bố điểm thi bị sai - GV vào điểm sai báo cáo kết thúc - Kê khai thiếu, thừa khối lƣợng - Kiểm tra sai - Phòng thi khơng đủ CBCT theo u cầu HSSV khơng có đề thi - Đánh giá khơng xác kết thi HSSV - Không thể tổ chức thi - Không phản ánh kết thi HSSV hoạch phù hợp thi - Phản ánh sai kết quả, từ đậu thành rớt ngƣợc lại - Phải điều thực - Tăng tính chủ động cho GV đối chiếu công tác giảng dạy - Thực x x x - Chấm thi theo đáp án đƣợc phê duyệt - Chấm thi hai vịng độc lập - Thí sinh đƣợc phúc khảo x - GV giảng dạy CB phòng Đào tạo đối chiếu, kiểm duyệt - Thí sinh đƣợc phúc khảo - Tạo bảng tính excel (chỉ đƣợc nhập liệu) hƣớng dẫn cụ thể cho GV kê khai - Theo quy chế giảng Quy chế thi kiểm tra Quy chế thi kiểm tra - Quy chế giảng dạy trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung - Quy chế lƣợng 11 12 13 Đề nghị toán toán vƣợt Lập kế hoạch xét tốt nghiệp Công nhận tốt nghiệp Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 6/32 - Tính tốn sai chỉnh khối lƣợng, đơn giá thành tiền - Thanh toán chậm so với kế hoạch - Thanh toán sai đơn giá, định mức chuẩn - Điều chỉnh đề nghị toán - Dự tốn sai khoản phải trả cho GV - Tính phụ cấp đứng lớp sai - Để sót danh sách HSSV đủ chƣa đủ điều kiện tốt nghiệp - Khiếu nại HSSV, HV - Danh sách HSSV, HV đủ chƣa đủ điều kiện tốt nghiệp sai sót - Chƣa cập nhật chuẩn đầu - Thơng báo kế hoạch tiêu chuẩn xét tốt nghiệp không xác Danh sách HSSV, HV tốt nghiệp cịn sai sót -Quyết định tốt nghiệp - Khiếu nại HSSV, HV - Không đáp ứng thời gian nhận bằng, quy chế - Tính khối lƣợng giảng dạy - Nhận biết phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến - Nâng cao chất lƣợng đào tạo - Nhu cầu ứng dụng PMĐT quản lý - Nhận biết phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến - Nhận biết phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến dạy - GV giảng dạy CB phòng Đào tạo đối chiếu x chi tiêu nội trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung - Theo quy chế chi tiêu nội x - Công bố công khai thông tin HSSV, HV đủ không đủ điều kiện tốt nghiệp website trƣờng, phòng đào tạo, gửi khoa, TBM x - Công bố công khai thơng tin tốt nghiệp website trƣờng, phịng đào tạo - Thông tƣ số 22/2014/TTBGDĐT ngày 09/7/2014 - Quyết định số 516/QĐCĐCN-ĐT ngày 23/8/2013 - Quy định cấp phát văn bằng, 14 15 16 17 18 In cấp phát Lập kế hoạch xây dựng quản lý NHCH Xây dựng NHCH Quản lý sử dụng NHCH Soạn thảo in Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SỐT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 7/32 khơng kịp thời - In sai văn bằng, CC - Cấp phát văn bằng, CC chậm - Quản lý, lƣu trữ không CC tốt nghiệp - Khiếu nại HSSV, học viên - Mất, thất lạc phôi bằng, CC - Đăng ký kế hoạch XD NHCH không thời gian quy định - Ảnh hƣởng đến kế hoạch thi kết thúc học kỳ - Nội dung câu hỏi không - Lộ NHCH - Không đánh giá đƣợc chuẩn đầu - Lộ NH đề thi - Quản lý NHCH không chỗ - Mất NHCH - Đề thi - Không đánh giá đƣợc chuẩn đầu - Hủy thi - Khơng tìm đƣợc NHCH - Tạo sai đề chứng - Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm việc quản lý, cấp phát văn bằng, CC theo quy định hành - Tính xác, khách quan, cơng công tác thi - Đổi phƣơng pháp dạy học - Nâng cao chất lƣợng đào tạo - Nhận biết phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến - Nhận biết phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến Đánh giá x - Công bố công khai thông tin cấp phát văn bằng, CC website trƣờng, phòng đào tạo x - Theo quy chế - Giao khoa, TBM chủ động xây dựng kế hoạch x x - Giao trách nhiệm cho Trƣởng phòng QLĐT x - Hỗ trợ quản lý NHCH - Quy định Xây dựng NHCH ấn đề thi 19 Tiếp nhận hồ sơ học sinh sinh viên Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 8/32 không yêu cầu Khoa, TBM - Đề thi bốc trùng - In sót đề thi - In thiếu đề thi - In nhầm đề thi - Giao thiếu đề thi - Giao sai đề thi thi Nhận hồ sơ nhập học không theo qui định Thơng tin khơng xác Phân loại hồ sơ khơng xác Khó khăn việc quản lý hồ sơ theo hệ, ngành, lớp - Nhầm lẫn hồ sơ lớp - Hồ sơ không đƣợc xếp theo thứ tự từ A Hồ sơ nhập học không đƣợc lƣu trữ sử dụng quy định - Dễ bị lộ đề - Không đánh giá kết HSSV - Hủy ca thi xác, khách quan, công công tác thi - Nâng cao chất lƣợng giảng dạy phần mềm - Lập danh sách câu hỏi đƣợc sử dụng - Đối chiếu số liệu đề thi – HSSV - Kiểm tra kỹ thông tin đề thi - Làm đề thi dự trữ 2 x x x Hỗ trợ phân công ngƣời chịu trách nhiệm, kiểm tra lại hồ sơ trƣớc nhập vào phần mềm đào tạo - QT-ĐT-08 - Thông tƣ 05/2017/TTBLĐTB&X H: Quy định hồ sơ HSSV Theo dõi nhờ ngƣời hỗ trợ, kiểm tra lại hồ sơ trƣớc tiến hành lƣu trữ - QT-ĐT-08 - Căn vào định thành lập lớp P QLĐT để lƣu trữ hồ sơ theo lớp, ngành, theo thứ tự từ A -> Z - Mỗi hồ sơ HSSV đƣợc bỏ túi đựng - QT-ĐT-08 Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 9/32 Nhập thông tin HSSV chậm 20 Cập nhật hồ sơ HSSV nhập học vào phần mềm đào tạo Chọn lọc thông tin không phù hợp để cập nhật vào phần mềm Khơng đảm bảo tính xác thơng tin hồ sơ HSSV Nhiều hồ sơ HSSV trùng tên 21 Lƣu trữ hồ sơ HSSV Thất lạc giấy tờ hồ sơ nhập học -> Z, khó khăn việc tìm kiếm thơng tin Khó khăn thơng báo HSSV thiếu hồ sơ nhập học - Nhầm lẫn địa thƣờng trú địa liên hệ hồ sơ - Hƣớng dẫn cụ thể cho phận hỗ trợ cập nhật phần mềm - Theo dõi, kiểm tra q trình nhập hồ sơ Thơng tin liên quan HSSV bị sai sót: giới tính, ngày sinh Nhầm lẫn việc xếp hồ sơ - Khơng có thơng tin để cập nhật vào phần mềm - Hồ sơ HSSV bị hình thẻ: khơng thể x Nhờ ngƣời hỗ trợ nhập thông tin HSSV vào phần mềm đào tạo - QT-ĐT-08 x Theo dõi kiểm tra trình cập nhật hồ sơ vào phần mềm x Theo dõi kiểm tra việc lƣu trữ hồ sơ x Theo dõi kiểm tra việc lƣu trữ hồ sơ x - QT-ĐT-08 22 23 Trả hồ sơ HSSV tốt nghiệp Tiếp nhận thông tin cần tƣ vấn, hỗ trợ từ khách hàng Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 10/32 Hồ sơ HSSV không xếp theo hệ, ngành, lớp Khoa lƣu trữ hồ sơ HSSV tốt nghiệp không theo qui định Khó khăn phân loại hồ sơ HSSV tốt nghiệp với loại hồ sơ khác Hƣớng dẫn khách hàng đến đơn vị chức khơng xác làm thẻ HSSV Khó khăn việc tìm kiếm hồ sơ Dễ bị thất lạc hồ sơ HSSV Trực tiếp thực việc xếp hồ sơ x Khoa thực quản lý hồ sơ HSSV tốt nghiệp x - QT-ĐT-08 Dễ bị nhầm lẫn trả hồ sơ HSSV tốt nghiệp Khách hàng không đƣợc tƣ vấn, giải kịp thời x x Trực tiếp thực việc lập danh sách, đồng thời đối chiếu với hồ sơ HSSV tốt nghiệp Cán tiếp nhận phải nắm rõ nhiệm vụ, chức phòng, khoa, trung tâm trƣờng - QT-ĐT-09 - Quyết định 242/QĐCĐCNTCHC ngày 01/4/2015 Hiệu trƣởng trƣờng Cao đẳng Cơng nghiệp Tuy Hịa quy định chức năng, nhiệm vụ Phòng, Ban, Trung tâm, Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 18/32 HSSV không đủ đầy cho số HSSV cho HSSV biết bổ sung trƣớc trình xét duyệt BGDĐTBTCBLĐTBXH ngày 30/3/2016 sửa đổi bổ sung NĐ 86/2015/NĐ -CP ngày 02/10/2015 sách miễn giảm học phí - Thông tƣ liên tịch 35/2014/TT LT-BGD ĐT- BTC ngày 15/10/2014 thực QĐ 66/2013/QĐ -TTg ngày 11/11/2013 - Thông tƣ liên tich 53/1998/TT LT-BGD ĐT-BTCBLĐTBXH thực QĐ 1121/1997/ 35 36 37 Ban hành định Lƣu hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ vi phạm kỷ luật HSSV Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 19/32 HSSV đƣợc thông báo nhận tiền chế độ sách HSSV nhận tiền chế độ sách chậm Hồ sơ khơng đƣợc lƣu trữ lƣu trữ không quy định Thông báo thụ lý hay không thụ lý hồ sơ vi phạm kỷ luật thời gian theo quy định Phân loại hồ sơ kỷ luật khơng xác Thất lạc hồ sơ, khơng có tài liệu cung cấp có yêu cầu Khiếu nại vƣợt cấp không thụ lý Khiếu nại vƣợt cấp không thụ lý x x x x Gửi thông báo cho khoa thƣờng xuyên nhắc nhở khoa thông báo cho HSSV đƣợc biết, kết hợp thông báo buổi chào cờ hàng tuần dán bảng tin, đăng website phòng, trƣờng Phòng QLĐT lƣu hồ sơ vĩnh viễn vào hộp lƣu trữ riêng biệt QĐ-TTg ngày 23/12/1997 - QT-ĐT-11 - QT-ĐT-11 Kịp thời theo dõi thông báo thụ lý vi phạm kỷ luật HSSV hay không thụ lý thời gian ngày QT-ĐT-12 Nắm rõ quy định xử lý kỷ luật HSSV - QT-ĐT-12 - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 20/32 trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV 38 Kiểm tra xác minh việc Hồ sơ vi phạm kỷ luật không đƣợc lƣu trữ sử dụng quy định Thời gian xác minh hạn Không đảm bảo tính độc lập ngƣời xác minh ngƣời bị khiếu nại Các thông tin nhạy cảm bị bên có ý đồ khơng tốt lợi dụng Khiếu nại lần khiếu nại vƣợt cấp Kết luận nội dung xác minh không phù hợp với chứng thu thập đƣợc 2 Hồ sơ đƣợc bỏ hộp lƣu trữ riêng biệt QT-ĐT-12 QT-ĐT-12 x Lập kế hoạch xác minh có phân cơng nhiệm vụ thời gian cụ thể QT-ĐT-12 x Thành viên tổ xác minh phải độc lập với ngƣời khiếu nại ngƣời bị khiếu nại x 39 Làm việc với HSSV vi phạm CVHT, GVCN lớp Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 21/32 Chứng xác minh không rõ ràng Kết luận nội dung xác minh khơng xác x Công tác xác minh phải tiến hành sau nhận đơn thƣ khiếu nại, đảm bảo xác minh đối tƣợng, trƣờng việc có phối hợp chặt chẽ với bên liên quan - QT-ĐT-12 Khơng gặp đƣợc HSSV vi phạm HSSV nghỉ học trốn tránh trách nhiệm HSSV Không giải đƣợc vi phạm HSSV x Liên hệ với gia đình, địa phƣơng để phối hợp giải QT-ĐT-12 Không x Thu thập đầy đủ chứng - QT-ĐT-12 giải - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV 40 Gửi hồ sơ HSSV vi phạm lớp khoa xử lý Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 22/32 không thừa nhận hành vi vi phạm đƣợc vi phạm HSSV Lớp khoa tiến hành xử lý vụ việc chậm Chậm tiến độ giải vụ việc x Lớp khoa đề xuất hình thức kỷ luật sai quy định Đánh giá sai hành vi vi phạm HSSV x để kết luận xác vi phạm HSSV - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV Thƣờng xuyên theo dõi, nhắc nhở tiến độ giải vụ việc lớp, khoa Yêu cầu giải vòng 05 ngày Yêu cầu GVCN/CVHT Trƣởng khoa tìm hiểu kỹ quy định xử lý kỷ luật cấp QT-ĐT-12 - QT-ĐT-12 - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT 41 Tiếp nhận hồ sơ HSSV vi phạm xử lý lớp khoa Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 23/32 Hồ sơ tiếp nhận không đầy đủ Không đủ để định xử lý kỷ luật HSSV x nhà trƣờng ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV Hƣớng dẫn GVCN/CVHT khoa phải thực thủ tuc, hồ sơ văn trƣớc gửi lên Phòng QLĐT - QT-ĐT-12 - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 24/32 lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV 42 Trƣởng phịng QLĐT đề nghị hình thức xử lý kỷ luật Trƣởng phịng đề xuất hình thức kỷ luật không với quy định Kết luận vi phạm HSSV khơng xác x Cán xử lý kỷ luật tham mƣu xác vụ việc vi phạm HSSV quy định xử lý kỷ luật HSSV - QT-ĐT-12 - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 25/32 Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV 43 Trình Hiệu trƣởng ký duyệt Quyết định kỷ luật HSSV Thông tin vụ việc không đầy đủ Không kết luận, giải đƣợc vụ việc x Đảm bảo hồ sơ xử lý vi phạm HSSV phải đầy đủ, xác - QT-ĐT-12 Hiệu trƣởng định Kết luận vi phạm x Phịng QLĐT phải tham mƣu xác vụ việc - QT-ĐT-12 - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV - Quyết định 44 Thơng báo hình thức kỷ luật HSSV, gia đình địa phƣơng Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 26/32 hình thức kỷ luật khơng với quy định HSSV khơng xác Thơng chậm Công tác phối hợp giáo dục HSSV vi phạm không hiệu Không thông báo đƣợc vi phạm HSSV báo Gia đình HSSV thay đổi nơi x x vi phạm HSSV quy định xử lý kỷ luật HSSV 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung việc ban hành quy chế HSSV Cán xử lý kỷ luật phải thơng báo vịng 02 ngày sau có Quyết định xử lý kỷ luật HSSV cho gia đình địa phƣơng văn Cập nhật thƣờng xuyên địa thƣờng trú HSSV phần mềm Liên lạc trực tiếp với QT-ĐT-12 QT-ĐT-12 Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 27/32 cho gia đình, địa phƣơng 45 Phúc đáp đơn vị, cá nhân liên quan đến việc Phúc chậm đáp Phúc chƣa đáng đáp thỏa Đánh giá không tốt từ đơn vị liên quan lực giải vụ việc trƣờng Khiếu nại lần khiếu nại vƣợt cấp x x HSSV vi phạm để xác minh xác địa thƣờng trú Cán xử lý kỷ luật phải phúc đáp vòng 02 ngày sau có Quyết định xử lý kỷ luật HSSV đơn vị liên quan Việc giải vi phạm kỷ luật HSSV phải đối tƣợng, việc tuân thủ quy định pháp luật QT-ĐT-12 - QT-ĐT-12 - Quyết định 60/2007/QĐ -BGD&ĐT ngày 16/10/2007 Bộ GDĐT: Quy chế HSSV trƣờng đào tạo công lập; - Quyết định 267/QĐCĐCTQLĐT ngày 11/4/2018 trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 28/32 việc ban hành quy chế HSSV 46 Lƣu hồ sơ 47 Xét tuyển đầu vào 48 Chiến lƣợc tuyển sinh 49 Kế hoạch liên Hồ sơ vi phạm HSSV không đƣợc lƣu trữ lƣu trữ không quy định - Thông báo thông tin tuyển sinh chậm - Xét cơng nhận đối tƣợng ƣu tiên khơng xác - Tổng hợp kết khơng xác - Thực sai quy chế xét tuyển - Cách thức tiếp cận tuyển sinh không phù hợp với đối tƣợng ngƣời học - Cơ chế Thất lạc hồ sơ, tài liệu lƣu trữ để cung cấp có u cầu - Thí sinh khơng biết thơng tin tuyến sinh Nhà trƣờng - Số lƣợng hồ sơ xét tuyển nộp vào trƣờng không đủ tiêu - Sinh viên khiếu nại - Vi phạm vi chế tuyển sinh Không tuyển sinh đƣợc số lƣợng thí sinh theo tiêu - Không - Nhận biết đƣợc phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến tác nghiệp quản lý - Nhu cầu đào tạo nhân tác nghiệp phòng 3 x x x Hồ sơ xử lý kỷ luật HSSV phải đƣợc lƣu trữ vĩnh viễn vào hộp văn riêng biệt - Đẩy mạnh công tác truyền thông Website Trƣờng trang tuyển sinh - Tham gia tƣ vấn tuyển sinh trực tiếp - Thƣờng xuyên kiểm tra tiến độ công việc thực - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông - Thành lập tổ xử lý công tác phục vụ xét tuyển QT-ĐT-12 Quy chế tuyển sinh Bộ LĐTB&XH - Lập kế hoạch tuyển sinh - Phân tích, đánh giá cách thức tuyển sinh đƣợc áp dụng trƣớc thực - Thông báo tuyển sinh - Lập kế hoạch liên kết QT-ĐT-14 Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 29/32 kết tuyển sinh thay đổi - Mức học phí cao Bạn đọc tìm tài liệu cần đọc kho CBVT khơng quản lý chặt chẽ Bạn đọc Tìm tài liệu cần mƣợn giá theo nhu cầu CBVT không quản lý chặt chẽ Bạn đọc lấy trộm TL 52 Phân kho, đóng dấu dán mã vạch Xếp nhầm kho, dán mã vạch sai 53 Thẩm định TL TL thẩm định không ý kiểm duyệt nội dung; hình thức 54 Phân loại sơ Phân loại sai Gây khó khăn cho bạn đọc tìm TL công tác quản lý thƣ viện TL đƣợc thẩm định nhƣng khơng đảm bảo nội dung; hình thức có lỗi, sai sót; vi phạm pháp luật TL khơng 50 51 tuyển sinh đƣợc số lƣợng thí sinh theo tiêu Bạn đọc lấy trộm TL - Phân tích, đánh giá cách thức tuyển sinh đƣợc áp dụng trƣớc thực x CBTV cần ý theo dõi trình hoạt động bạn đọc phòng đọc Nhắc nhở bạn đọc thực nghiêm nội quy phòng đọc CBTV cần ý theo dõi trình hoạt động bạn đọc phòng đọc Nhắc nhở bạn đọc thực nghiêm nội quy phòng đọc Khi thực xếp giá CBTV phải thực xếp kho theo loại TL kiểm tra trƣớc cập nhật thông tin vào phần mềm Helix QT-ĐT-15 QT-ĐT-16 x x x CBTV phụ trách nghiệp vụ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ quy trình, quy định để đảm bảo khơng để xay sai sót QT-ĐT-18 x CBTV phụ trách nghiệp QT-ĐT-18 QT-ĐT-17 TL Tổ chức lƣu trữ file TL theo chuyên ngành, môn 55 Tải file lên; Kiểm tra lỗi cập nhật biểu ghi 56 Kiểm tra, lựa chọn tài liệu bổ sung Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 30/32 TL Tổ chức sai việc lƣu trữ file TL theo chuyên ngành, môn - Tải file lên không thƣ mục lƣu trữ máy chủ - Kiểm tra không hết lỗi cập nhật sai biểu ghi đƣợc Phân loại đúng; lƣu trữ TL theo chuyên ngành, mơn - Gây khó khan cho bạn đọc truy cập tìm khơng TL cần - Biểu ghi sai Q trình kiểm tra, lựa chọn khơng kỹ Tài liệu cần bổ sung không đƣợc bổ sung, bổ sung thiếu tài liệu bổ sung tài liệu có vụ thực Phân loại TL; Tổ chức lƣu trữ phải đảm bảo loại; thƣ mục đƣợc quy dịnh trƣớc x x - CBTV phụ trách nghiệp vụ phải đảm bảo việc TL đƣợc tải lên lƣu trữ máy chủ theo thƣ mục phân oại từ trƣớc - TL sau tải lên phải đƣợc cập nhật biểu ghi - CB nghiệp vụ thƣ viện đƣợc phân cơng có trách nhiệm kiểm tra lại kết TL đƣợc cập nhật lên hệ thống, có sai sót phải kịp thời yêu cầu điều chỉnh, xử lý sai sót - CBTV đƣợc phân cơng kiểm tra cần thực công việc kiểm tra, lựa chọn tài liệu bổ sung chặt chẽ, nắm thông tin tài liệu có sẵn thƣ viện có khả dự báo nhu cầu cần tài liệu bạn đọc - Lãnh đạo duyệt bổ sung QT-ĐT-18 QT-ĐT-19 Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 31/32 57 Xây dựng chƣơng trình đào tạo - Xây dựng chƣơng trình khung chƣa phù hợp - Xây dựng đề cƣơng môn học chƣa phù hợp 58 Xây dựng chuẩn đầu - Khảo sát nhu cầu mở ngành không phù hợp - Chuẩn đầu chƣa đáp ứng nhu cầu 59 Hoàn chỉnh ban hành chƣơng trình - Hội đồng thẩm định đánh giá - Chất lƣợng đào tạo không đáp ứng đƣợc yêu cầu ngƣời sử dụng lao động - Hội đồng thẩm định không đồng ý thông qua - Sự thay đổi sách - Khơng phù hợp nhu cầu thực tế - Không tuyển sinh đƣợc - Chủ tịch Hội đồng không đồng tài liệu duyệt kỹ thông tin tài liệu cần bổ sung - Xây dựng nhóm xây dựng chƣơng trình đào tạo - Kiểm tra tiến độ thực x - Nhận biết phù hợp nhân nhu cầu cần cải tiến x - Kiểm tra nhu cầu mở ngành, chuẩn đầu đáp ứng nhu cầu xã hội - Đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng x - Đào tạo tuyển dụng đội ngũ GV phù hợp chuyên môn - QT-ĐT-20 - Luật Giáo dục nghề nghiệp - Công văn số 106/TCDNDNCQ ngày 19/01/2017 Tổng Cục dạy nghề - Phiếu đánh giá chuyên gia - QT-ĐT-20 đào tạo 60 CBTV phụ trách kho TL CBTV phụ trách nghiệp vụ tiến hành kiểm kê, nhập liệu vào phần mềm để xuất thông tin File liệu kiểm kê Mã số tài liệu: RRCH-ĐT XÁC ĐỊNH RỦI RO, CƠ HỘI VÀ BIỆN PHÁP Lần ban hành 03 KIỂM SOÁT Ngày hiệu lực: 25/3/2019 Trang: 32/32 chƣa đáp ứng chun mơn - Chƣơng trình khơng đáp ứng nhu cầu - Đội ngũ GV thiếu, không đáp ứng chuyên môn Quét thiếu TL cần kiểm kê ý thông qua Bỏ sót TL cần kiểm kê, dẫn tới việc kiểm kê khơng gây khó khăn việc xác định TL thiếu / cho kết kiểm kê khơng xác - Tổ chức cho GV thực tế doanh nghiệp, sở SX nhu cầu xã hội x CBTV thực công tác kiểm kê đảm bảo quét lần lƣợt hết TL giá sách QT-ĐT-21