Bài tập lớn quản trị mua hàng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG NGÀNH DỆT MAY Hà Nội, tháng12 năM 2021 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt NPL DN KH - VT QA HC - TH ĐHĐQT HĐQT TC - KT TGĐ NCC PTMH Nghĩa Nguyên phụ liệu Doanh nghiệp Kế hoạch-Vật tư (Quality Assurance) Quản lý chất lượng Hành – Tổng hợp Đại hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Tài – kế toán Tổng giám đốc Nhà cung cấp Phụ trách mua hàng DANH MỤC BẢNG SỬ DỤNG DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ - DANH MỤC FILE EXCEL ĐÍNH KÈM Phiếu thu thập thơng tin Cơng ty CP CP SX & KD Phụ liệu ngành May Hà Nội Phiếu thu thập thông tin Công ty TNHH TM Hà Thanh Bắc Phiếu thu thập thông tin Công ty TNHH Quốc tế NAVITEX Hồ sơ nhà cung cấp - Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp Đơn đặt hàng cúc Phiếu đánh giá nhà cung cấp Phiếu đánh giá kết thu mua cúc nhựa Phiếu đánh giá kết thu mua cúc hợp kim Đánh giá công tác mua hàng MỤC LỤC Giới thiệu cơng ty May 10 1.1 - Q trình hình thành phát triển công ty May 10 Tên giao dịch Việt Nam Tên giao dịch quốc tế Địa Website Email : Công Ty May 10 : Garment Company 10 : km10 thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội : www.Garco10.com : Garco10@fpt.vngar Là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty dệt - may Việt Nam, chuyên sản xuất kinh doanh hàng may mặc Công ty May 10 đời từ thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp, đến Cơng ty May 10 có nửa kỷ tồn phát triển Từ công xưởng nhỏ bé với máy móc thiết bị thơ sơ ban đầu Ngày nay, Công ty May 10 trở thành doanh nghiệp doanh nghiệp đứng hàng đầu Ngành dệt - may Việt Nam, với trang thiết bị tương đối đại, có giới khang trang, sản xuất đời sống không ngừng phát triển Từ nhiệm vụ may quân trang phụ vụ quân đội chính, ngày Cơng ty May 10 khơng ngừng mở rộng mặt hàng nước, doanh nghiệp có uy tín thị trường may mặc giới Đặc biệt năm gần với phát triển mạnh mẽ ngành dệt - may Việt Nam, Công ty May 10 mạnh dạn tìm kiếm mở rộng thị trường nước nước Đẩy mạnh đầu tư trang thiết bị, đổi mặt hàng, thường xuyên đào tạo nghiệp vụ nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán quản lý kinh tế - kỹ thuật để đáp ứng nhu cầu sản xuất thời kỳ Vì vậy, năm Cơng ty đạt mức tăng trưởng bình qn 30% Công ty bước vững lên để trở thành trung tâm sản xuất kinh doanh hàng dệt - may Việt Nam 1.2 Tổ chức máy công ty May 10 Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Phó Tổng GĐ TC - KD Phịng KT Phó Tổng GĐ KT Phịng TC-KT Phòng KH-VT Giám đốc điều hành Phòng Phòng Kho vậnPhòng QA Các phân xưởng HC-TH Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty May 10 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban: - - - - Hội đồng quản trị: Đại hội đồng cổ đông bầu, quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Cơng ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền định Đại hội đồng cổ đơng Hội đồng quản trị có từ tới 11 thành viên với nhiệm kỳ thành viên khơng q năm năm bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Ban TGĐ: Ban Tổng Giám đốc Cơng ty gồm có 01 Tổng Giám đốc, 02 Phó Tổng Giám đốc 01 Giám đốc điều hành Tổng Giám đốc HĐQT bổ nhiệm, người chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ HĐQT việc thực nhiệm vụ quyền hạn giao phải báo cáo quan yêu cầu Các Phó Tổng Giám đốc Giám đốc tài HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành: người giúp việc TGĐ, ủy quyền thay mặt TGĐ giải công việc TGĐ vắng mặt, chịu trách nhiệm trước tổng công ty, bộ, nhà nước hoạt động DN Phòng kĩ thuật: phận giữ vai trị xây dựng trì cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống chương trình hoạt động máy móc, thiết bị doanh nghiệp - Phịng Tài – Kế tốn: Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Cơng ty lĩnh vực Tài - Kế tốn - Tín dụng Cơng ty: + Kểm sốt đồng tiền hoạt động kinh tế Công ty theo quy định quản lý kinh tế Nhà nước Công ty + Quản lý chi phí Cơng ty + Thực cơng tác tra tài đơn vị trực thuộc Cơng ty - Phịng KH – VT: Tham mưu cho lãnh đạo cơng ty, chủ trì thực cơng tác kế hoạch, quản trị chi phí; quản lý giá; hợp đồng kinh tế; quản lý, sử dụng vật tư; phát triển kinh doanh Tham gia xây dựng quy chế, quy định, sách phát triển Đề xuất biện pháp quản lý để nâng cao hiệu quản sản xuất kinh doanh - Phịng HC – TH: Phịng hành tổng hợp đơn vị tham mưu, có chức thực cơng tác hành tổng hợp, văn thư, lưu trữ, đảm bảo kỹ thuật văn phòng, phục vụ lễ tân, khánh tiết Thực dự án đầu tư sản xuất, tổ chức quản lý sử dụng hợp lý có hiệu tài sản cơng ty bao gồm: đất đai, cơng trình xây dựng, phương tiện vận chuyển, trang thiết bị máy móc loại tài sản khác mua sắm, trang bị từ ngân sách nhà nước để đảm bảo hoạt động cơng ty Phịng kho vận: thực hoạt động xuất, nhập hàng hóa kho Quản lý số lượng hàng hóa tối thiểu, quản lý chất lượng hàng hóa kho, giao hàng, thu tiền từ khách hàng Phịng QA: Có chức tham mưu, giúp việc cho quan TGĐ cơng tác quản lý tồn hệ thống chất lượng công ty theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002, trì đảm bảo hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu Kiểm tra, kiểm soát chất lượng từ khâu đến khâu cuối trình sản xuất để sản phẩm xuất xưởng đáp ứng tiêu chuẩn kĩ thuật quy định Các phân xưởng: Cơng ty có xí nghiệp may phân xưởng phụ trợ nằm công ty, xí nghiệp nằm tỉnh ngồi Mỗi xí nghiệp may thành viên đơn vị sản xuất cơng ty, tổ chức sản xuất hồn chỉnh sản phẩm may từ khâu nhận NPL đến nhập thành phẩm vào kho theo quy định - - - 1.3 Tình hình cơng ty: Cơng ty có 5.518 cán cơng nhân viên đó: Bảng 1.1 Tình hình lao động cơng ty May 10 Chỉ tiêu Số lượng Tỉ lệ (%) 5518 100% + Công nhân bậc 3377 61,2% + Công nhân bậc trở lên 1247 22,6% + Cao đẳng, Đại học Đại học 452 8,2% + Trung cấp 442 8,0% * Tổng số lao động * Lao động trực tiếp sản xuất * Lao động gián tiếp Công ty có: 41 đại lý phân phối Bảng 1.2 Các chi nhánh đại lý công ty May 10 STT Tỉnh, thành phố Số lượng Đại lý Hà Nội 26 Bắc Giang Ninh Bình Thanh Hóa Vĩnh Phúc Bắc Cạn Phú Thọ Tuyên Quang 10 Quảng Ninh 11 Sơn La 12 Hải Phịng 13 TP Hồ Chí Minh Doanh số bán hàng công ty qua năm: Bảng 1.3 Doanh số bán hàng công ty qua năm Năm Tổng DT DT xuất (Triệu đồng) (Triệu đồng) DT nội địa (Triệu đồng) Tỉ trọng Tỉ trọng DT doanh thu xuất nội địa 2006 146.000 117.395 28.605 80,4% 19,6% 2007 180.000 139.223 40.777 77,3% 22,7% 2008 200.000 144.518 55.482 72,3% 27,7% 2009 221.920 245.079 68.980 76,63% 23,37% 2010 357.700 290.345 67.355 81,16% 18,83% Qua kết ta thấy doanh số bán hàng cơng ty liên tục tăng lên nhờ nỗ lực khai thác mở rộng thị trường công ty Sản phẩm công ty: Hiện sản phẩm công ty đa dạng phong phú với nhiều mẫu mã chủng loại Được phân phối tới tất vùng nước Các sản phẩm chủ yếu gồm: + Sơ mi; + Đồng phục; + Veston nam; quần nam; quần nữ; veston nữ; + Jacket Trong mặt hàng mạnh sơ mi Quy trình mua hàng cơng ty May 10 Mua hàng giai đoạn trình lưu chuyển hàng hóa, quan hệ trao đổi người mua người bán giá trị hàng hóa thơng qua quan hệ tốn tiền hàng, q trình vốn chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hóa, quyền sở hữu tiền có trách nhiệm tốn tiền cho nhà cung cấp Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác có quy trình mua hàng khác nhau, quy trình mua hàng doanh nghiệp thường diễn theo bước theo sơ đồ sau: Lưu đồ 2.1 Quy trình mua hàng công ty May 10 Bước 1: Lập yêu cầu mua hàng: Người phụ trách mua hàng (PTMH) nhận yêu cầu mua hàng từ phận khác (thơng qua phiếu u cầu mua hàng) + Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân cơng cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá mặt hàng Bước 2: PTMH tổng hợp mặt hàng cần mua, kiểm tra tồn kho, lên dự trù lượng hàng cần mua cho mặt hàng (thông qua kế hoạch mua hàng) Bước 3: Soạn thư hỏi giá gửi đến NCC Thư hỏi giá cần có: + Đầy đủ thơng số sản phẩm: chủng loại sản phẩm, số lượng, màu sắc, kích thước + Yêu cầu NCC báo giá theo số lượng mua khác ( xem xét phương án mua nhiều có lợi giá) + NCC bán mặt hàng PTMH gửi yêu cầu báo giá mặt hàng (chỉ nội dung liên quan đến NCC) + Trong thư thể NCC có giá chất lượng hàng tốt hợp tác lâu dài Nhà cung cấp: + Cần tìm kiếm thơng tin NCC khác nhau, lựa chọn số NCC tốt để gửi yêu cầu báo giá + Nếu sau gửi u cầu báo giá, có đơn vị gửi lại báo giá, tìm bổ sung NCC Bước 4: Phân tích báo giá lựa chọn NCC Dựa vào nội dung: + Giá thực tốt chưa? + Chất lượng hàng hóa có đáp ứng u cầu? + Quy trình tốn giao hàng có tiện lợi? + Chính sách bảo hành sao? Bước 5: Đặt hàng Tiến hành đặt hàng với NCC ghi rõ đơn đặt hàng về: số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều khoản toán Bước 6: Nhận hàng nhập kho 10 Nhận hàng từ NCC theo thời gian đàm phán (phải theo dõi phản hồi với NCC thấy đơn hàng chậm chất lượng hàng có vấn đề ) Nhập kho: + Khi hàng vận chuyển đến kho, thông tin Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) làm để phận Kho kiểm tra Các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn phản hồi cho Phòng mua hàng Phòng mua hàng tiếp nhận thực bước trả lại NCC Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho + Khi hàng nhập kho, phận kho nhập số lượng, phòng mua hàng bổ sung thơng tin giá Bước 7: Nhận hóa đơn từ NCC tốn phần cịn lại + Căn vào điều khoản hợp đồng giấy tờ biên liên quan (phiếu nhập kho, biên kiểm thu, biên nghiệm thu, biên lý, hóa đơn NCC), phòng mua hàng lập hồ sơ tốn Cần đủ chứng từ tốn: Hóa đơn đỏ, hóa đơn bán lẻ, phiếu bàn giao hàng, phiếu bảo hành Sau tốn nốt phần tiền cịn lại cho NCC + Phịng Kế tốn tiếp nhận kiểm tra lại, hợp lệ tiến hành tốn cho Nhà cung cấp khơng phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa Thu thập thông tin nhà cung cấp NPL cúc công ty May 10 - Phiếu thu thập thông tin nhà cung cấp (có file excel đính kèm) Phân tích SWOT nhà cung ứng 4.1 SWOT cơng ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội  Điểm mạnh: Công ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội có năm kinh nghiệm lĩnh vực sản xuất Phụ liệu ngành may, may đo quần áo, ba lô, túi năm kinh nghiệm lĩnh vực khác Cùng với năm kinh nghiệm, số lượng lao động gần 500 người hệ thống máy móc tự động cơng nghệ tiên tiến bậc mang lại sản lượng hàng năm cho Công ty đến gần 100.000 sản phẩm loại 11 Công ty tham gia thiết kế mẫu Quân phục Quân đội, công ty ký hợp đồng sản xuất dây đai, dây dệt, dây thắt lưng, mác loại cho Cục quân nhu Bộ Cơng an Cơng ty trang bị hệ thống máy móc đại: + Hệ thống máy đúc: bao gồm hệ thống đồng từ đúc khn đến hồn thành sản phẩm + Hệ thống máy nhựa: 14 bao gồm máy xay, máy ép, máy tạo khuôn, máy làm bóng thổi nhựa + Hệ thống máy may cơng nghiệp, có 100 máy kim máy chuyên dùng đại Nhật, Mỹ + Có 15 máy dệt nhãn mác 50 máy dệt chun, dệt dây đai, dây thắt lưng, dây khóa kéo, máy dệt dây giầy + Cùng với hệ thống máy sản xuất khóa máy sản xuất dây treo thẻ với cơng nghệ tiên tiến + Cơng ty cịn có hệ thống máy sản xuất cúc máy in nhãn mác nhập với công nghệ → Công ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội có bề dày kinh nghiệm máy móc đại đáp ứng nhu cầu nguyên phụ liệu thị trường ngành may toàn quốc thị trường nước ngồi  Điểm yếu: - Cơng ty chưa hạn chế ảnh hưởng biến động giá từ nguồn nguyên liệu đầu vào Ngân sách thực quảng cáo cịn ít, chưa có đầu tư Thông tin giá chưa rõ ràng, Mọi thơng tin thu thập hồn tồn qua trung gian chưa có hội khảo sát thực tế nên việc đánh giá quy mô, lực sản xuất hạn chế - Chịu ảnh hưởng từ dịch covid 19  Cơ hội: - Ngành may nước ngày phát triển chiếm tỉ trọng cao kim ngạch xuất nước ta, việc đầu tư, khai thác phát triển dịch vụ thương mại cung cấp nguyên phụ liệu ngành may điều cần thiết Và hội cho nhà cung ứng nguyên phụ liệu phát triển 12 Thị trường nước nhiều tiềm chưa khai thác hết hội để công ty đầu tư mở rộng hoạt động sản xuất Thị trường đầy tiềm năng: Hầu hết cá nhân, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đại có nhu cầu số lượng lớn khuy cúc loại khác để may áo sơ mi, jacket  Thách thức: Với tiềm phát triển hấp dẫn nên ngày có nhiều doanh nghiệp tham gia thị trường dẫn đến việc cạnh tranh ngày gay gắt - Việt Nam nước nhập 90% nguyên vật liệu nên nguy bị ảnh hưởng từ biến động giá nguyên vật liệu tránh khỏi Và công ty không ngoại lệ Mẫu mã nguyên phụ liệu chưa bắt mắt: Mẫu mã hàng hóa chưa bắt mắt yếu tố khiến doanh nghiệp yếu so với đối thủ Chúng ta để thua xa dần để doanh nghiệp nước thống lĩnh thị trường với mẫu mã sáng tạo bắt mắt kệ hàng Yêu cầu công nghệ: Không phải doanh nghiệp đủ vốn đầu tư dây chuyền máy móc sản xuất tự động, đại Do ngành may phát triển nên có nhiều đối thủ cạnh tranh 4.2 Các chiến lược  S-O + Mở rộng mở thêm chi nhánh vị trí tốt, phát triển nhận diện thương hiệu kèm nhiều hoạt động thu hút khách hàng + Phát triển sản phẩm mới, loại bỏ việc sản xuất sản phẩm sử dụng (sản phẩm giai đoạn bão hịa, suy thối)  S-T + Đẩy mạnh hoạt động marketing nhằm gia tăng hình ảnh, thương hiệu, lực cạnh tranh cho công ty 13 + Phát triển mặt hàng sản phẩm có đặc tính riêng đồng thời đẩy mạnh cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu đảm bảo chất lượng với mức giá thấp  W-O + Triển khai kinh doanh online, kết hợp với ứng dụng giao hàng có thương hiệu tốt để nâng tầm thương hiệu, kèm nhiều ưu đãi thu hút khách hang  W-T + Tìm nhà cung cấp tốt đảm bảo chi phí NVL ổn định, cân để tiết kiệm chi phí, bổ sung ngân sách marketing 4.3 - Định vị sản phẩm Phân đoạn thị trường sản phẩm khuy – cúc công ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội: + Quy mô sản xuất NPL cúc công ty thấp so với NPL khác, có đầu tư máy dập cúc chưa trọng vào marketing sản phẩm + Nhu cầu sản xuất áo sơ mi thị trường nước lớn dẫn đến nhu cầu mua cúc áo cao + Sản phẩm cúc DN chưa có điểm riêng biệt, chưa tạo chỗ đứng riêng danh mục sản phẩm Dựa theo hành vi mua khách hàng : - - Công ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội hướng đến chun mơn hóa thị trường: đáp ứng nhu cầu khách hàng phân đoạn thị trường người tiêu dùng Tăng hiệu hình ảnh sản phẩm, tập trung nỗ lực marketing cho sản phẩm để tăng mức độ cạnh trang với đối thủ ngành 14 Hình 4.1 Mơ hình định vị sản phẩm Cơng ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội Có thể thấy sản phẩm Cơng ty phụ liệu ngành may Hà Nội có mức độ hấp dẫn cao so với NAVITEX, sản phẩm công ty trọng khai thác Giá trị giao dịch tương đối cao chiếm 5-15% tỷ lệ doanh thu cơng ty Tiêu chí phương pháp đánh giá nhà cung cấp 5.1 - Các tiêu chí đánh giá nhà cung ứng Sự uy tín nhà cung cấp: Địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh, đối tác kinh doanh + Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp có thực tồn không; địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có hay khơng? 15 + Sự minh bạch hợp tác: Nhà cung cấp có đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác không? + Xem xét vấn đề pháp lý: Xem thủ tục pháp lý liên quan đến hợp đồng khứ, nhà cung cấp; việc tuân thủ pháp luật nhà cung cấp có đảm bảo không? - Chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp: + Hiệu suất: Chức sản phẩm, dịch vụ nào? + Tính năng: Tính nâng cao cải tiến sản phẩm/dịch vụ có phù hợp với thứ doanh nghiệp bạn cần? + Độ tin cậy: Xác suất sản phẩm/dịch vụ bị hư hỏng có cao khơng? Doanh nghiệp có chấp nhận điều khơng? + Độ bền: Tuổi thọ sản phẩm hay lâu dài dịch vụ cung cấp có đủ đáp ứng doanh nghiệp? + Sự phù hợp: Sản phẩm/dịch vụ có đáp ứng mơ tả kỹ thuật cân thiết doanh nghiệp? + Khả phục vụ: Việc vận hành bảo hành sản phẩm/dịch vụ nhà cung cấp có tốt khơng? + Tính thẩm mỹ: Hình thức, cảm giác, âm mà sản phẩm/dịch vụ nhà cung cấp có đạt yêu cầu khơng? + Chất lượng cảm nhận: Hình ảnh sản phẩm/dịch vụ nhìn khách hàng doanh nghiệp hay đối tác khác nhà cung cấp ổn chứ? - Giá sản phẩm/dịch vụ phương thức toán: + Sự cạnh tranh: Giá phải trả phải tương đương với giá nhà cung cấp cung cấp sản phẩm dịch vụ tương tự Doanh nghiệp nên có báo giá nhiều nhà cung cấp để so sánh, đánh giá tốt + Sự ổn định: Giá nên ổn định cách hợp lý theo thời gian + Sự xác: Giá đơn đặt hàng hóa đơn nên có chênh lệch nhỏ 16 + Việc thay đổi giá: Nhà cung cấp cần thơng báo trước đầy đủ có thay đổi giá + Độ nhạy cảm chi phí: Nhà cung cấp phải hiểu nhu cầu doanh nghiệp giảm chi phí, họ nên chủ động đề xuất phương án để tiết kiệm chi phí + Minh bạch tốn: Khoảng thời gian trung bình để nhận ghi tín dụng phải hợp lý Chi phí ước tính khơng thay đổi đáng kể so với hóa đơn cuối Hóa đơn nhà cung cấp cần kịp thời dễ đọc dễ hiểu - Dịch vụ khách hàng nhà cung cấp: Các yếu tố đánh giá dịch vụ khách hàng bao gồm: + Trước giao dịch: o o o o Dịch vụ khách hàng văn bản, sách Khả tiếp cận Cơ cấu tổ chức Tính linh hoạt hệ thống + Trong giao dịch: o o o o Thời gian chu kỳ đặt hàng Tính sẵn có hàng tồn kho Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng Thông tin trạng thái đơn hàng + Sau giao dịch: o o o o - Sự sẵn có phụ tùng Thời gian gọi Bảo hành sản phẩm Khiếu nại khách hàng Tính lâu dài bền vững nhà cung cấp: + Mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp tốt giúp trình vận hành doanh nghiệp bạn vào ổn định, giảm thiểu chi phí tìm kiếm nhà cung cấp rủi ro tiềm tàng không hiểu cách làm việc, chất lượng sản phẩm nhà cung cấp khác 17 + Khi có mối quan hệ hợp tác lâu dài, bạn hồn tồn thỏa thuận chiết khấu ưu đãi cho đơn hàng tiếp theo, đem lại hiệu chi phí cho cho doanh nghiệp + Sự hợp tác lâu bền giảm nguy chịu ảnh hưởng việc đứt gãy chuỗi cung ứng - Rủi ro tài nhà cung cấp Sự ổn định mặt tài nhà cung cấp xác định liệu nhà cung cấp có tiếp tục đối tác đáng tin cậy hay khơng việc cung cấp khơng bị gián đoạn hậu từ rủi ro tài gây 5.2 Phương pháp đánh giá nhà cung cấp Dùng phương pháp đánh giá tiêu chí theo trọng số để đánh giá nhà cung cấp Phương pháp trọng số: tiêu chí lượng hóa để tính trọng số theo mức độ quan trọng chúng khách hàng Cách thực hiện: + Người đánh giá ấn định điểm cho hoạt động nhà cung cấp tiêu chí sau điểm nhân với trọng số định yếu tố + Cuối cùng, điểm số có trọng số tính tổng để tìm xếp hạng hoạt động cuối nhà cung cấp Nhà cung cấp đạt điểm cao người thực tốt - Ưu điểm: Phương pháp đánh giá nhà cung cấp trọng số có ưu điểm: Dễ thực hiện, phổ biến Độ xác cao - Nhược điểm: Địi hỏi q trình lâu dài để hình thành trọng số thang điểm đánh giá chuẩn Lập bảng đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, hồ sơ nhà cung cấp Dựa vào tiêu chí phương pháp đánh giá tiêu chí theo trọng số để lập bảng: - Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp (có file Excel đính kèm) Hồ sơ nhà cung cấp (có file Excel đính kèm) 18 → Dựa theo bảng tổng hợp đánh giá hồ sơ nhà cung cấp ta lựa chọn nhà cung cấp: Công ty Cổ phần SX & KD Phụ Liệu Ngành May Hà Nội Lập đơn hàng Lập đơn hàng mua cúc với nhà cung cấp chọn: - Đơn đặt hàng cúc (có file Excel đính kèm) Đánh giá công tác mua hàng - Phiếu đánh giá nhà cung cấp sau mua (có file Excel đính kèm) Phiếu đánh giá kết thu mua cúc nhựa (có file Excel đính kèm) Phiếu đánh giá kết thu mua cúc hợp kim (có file Excel đính kèm) Đánh giá cơng tác mua hàng (có file Excel đính kèm) Nhận xét: Sau kết thúc công tác mua hàng, dựa vào phiếu đánh giá công tác mua hàng DN nhận xét sau: - - Thời gian giao hàng nhanh từ – ngày, tỷ lệ trung bình đơn hàng giao hạn cao từ 75 - 80% Chi phí cho phận mua hàng 134 triệu đồng, chiếm 288% tổng chi phí DN Giá thực tế phải trả thấp giá thị trường với tỉ lệ chênh lệch 80,3% Tỷ lệ hao hụt thất thoát NVL hư hỏng khoảng chấm nhận 1,5% Chất lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu công ty, phù hợp với nhu cầu sản xuất thực tế DN NCC có dịch vụ bảo hành tốt, mức độ đáp ứng đơn hàng nhanh, có cấp bù, bổ sung hàng bị tổn thất khách quan Kết luận: Tiếp tục hợp tác với Công ty CP SX & KD Phụ liệu ngành May Hà Nội phát triển quan hệ DN cách bền vững lâu dài 8.1 Đánh giá công tác mua hàng Công ty May 10 8.1.1 Ưu điểm - Tổ chức cơng tác quy trình mua hàng tốn tiền cơng ty chặc chẽ, cụ thể, rõ ràng, công ty áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm tức phân công, giao nhiệm vụ cho người, phận giúp công việc đạt hiệu cao Cụ thể q trình mua hàng có 19 - - - - - - tham gia nhân viên mua hàng, thủ kho, nhân viên lập KH mua hàng, kế toán, trưởng phòng phân liên quan tham gia trình mua hàng Cơng ty thực việc kiểm tra quy trình mua hàng tốn tiền tương đối tốt nhằm tạo điều kiện vững cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất để đem lại hài long cho khách hàng giúp tăng doanh thu cho cơng ty Qua bảo đảm, ngăn ngừa, phát giải sai sót, sơ hở quản lý Tất thơng tin hồ sơ, tài liệu quy trình mua hàng toán tiền lưu cất giữ cẩn thận, bảo mật không để chứng từ bị hay thất lạc Đối với thông tin máy tính bảo mật cách cài password vào máy tính nhân viên, có nghĩa phải nhập mã số mật mã nhân viên máy chạy Điều khơng cho phép không thuộc hệ thống xem hay lấy liệu máy Quy trình mua hàng tốn tiền ln đảm bảo giám sát lẫn phận phòng ban Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lúc hồn thành khơng tập trung váo người hay phận chức quản lý Điều giảm thiểu gian lận sai sót phát sinh Các thủ tục kiểm sốt quy trình mua hàng tốn tiền cơng ty quy định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cá nhân phận, điều giúp giảm thiểu chồng chéo trách nhiệm, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc thực kịp thời, qua giúp nâng cao hiệu hoạt đơng hệ thống Quy trình mua hàng tốn tiền cơng ty quy định rõ ràng từ công tác yêu cầu nguyên vật liệu, công tác lựa chọn nhà cung cấp, công tác lập hợp đồng, công tác nhập hàng đến công tác ghi nhận nợ phải trả, toán Điều giúp cho nhân viên có trách nhiệm mục tiêu hiểu hoàn tất nhiệm vụ quy định, đồng thời có biện pháp xử lý theo quy định đề Trong quy trình mua hàng tốn tiền, đa số khoản tiền chi cho việc toán chuyển khoản qua ngân hàng, doanh nghiệp dự trữ quỹ tiền mặt công ty mức độ cho phép để tốn khoản chi phí giao dịch hành 20 - - - - Quy trình mua hàng công ty chặc chẽ rõ ràng cụ thể có sai sót giai đoạn quy trình ngừng chuyển cho phận chuyển ngược lại cho phận đầu để xem xét tìm sai sót sửa chữa thực lại quy trình,ví dụ như: từ giai đoạn yêu cầu nguyên liệu đến giai đoạn xét duyệt, không cấp xét duyệt bị trả lại, xét duyệt chuyển xuống giai đoạn lực chọn nhà cung cấp, không duyệt bị trả lại giai đoạn đầu, duyệt bắt đầu lập hợp đồng, hợp đồng không ký bắt buộc phải lập lại, ký tiếp tục theo dõ hàng Điều đảm bảo khối lượng chất lương nguyên vật liệu phục vụ sản xuất phù hợp với yêu cầu khách hàng Nếu có phát sinh chi phí q trình mua hàng tốn tiền lập phiếu xác nhận chi phí gửi đến phịng kế toán, để kế toán viên lập phiếu chi toán cho khoản chi phí Việc lưu giữ danh sách nhà cung ứng đến hạn toán, đến hạn, kế tốn có trình hóa đơn, đơn đặt hàng chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt giúp cho việc giảm thiểu rủi ro toán séc, ủy nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có tốn nhằm cho nhà cung ứng, đề xuất khoản toán giả mạo, hóa đơn bị tốn hai lần liền Tất khoản chi tiền quy trình mua hàng, kế toán kiểm tra phiếu xin chi cá chứng từ có liên quan khác phải tình cho kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước lập phiếu chi toán tiền mua hàng Điều giúp cho công ty hạn chế người có thẩm quyền ký duyệt cho khoản chi hay chuyển khoản thị việc chuyển khoản chi tiền với mục đích khơng cho phép 8.1.2 Hạn chế - - Trong máy tổ chức quản lý cơng ty May 10 khơng có ban kiểm sốt kiểm tra trường hợp làm sai, làm thiếu trung thực, mang tính chất hình thức Những quy định việc phân cơng nhiệm vụ phịng ban mối liên hệ phận chưa thể văn bản, nhược điểm khiến cho thành viên phận khơng nhớ hết nhiệm vụ đặc biệt nhân viên Do khơng có 21 quy định văn nên phát sinh rủi ro hay tranh chấp khơng có xử lý thỏa đáng, mà dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất cơng 8.1.3 Giải pháp - - Một sản phẩm tạo chất lượng phụ thuộc vào nguyên vật liệu mua vào nên quy trình mua hàng tốn quan trọng trình sản xuất sản phẩm Chính vật cần phải hồn thiện thủ tục kiểm sốt quy trình mua hàng tốn để quy trình ngày chặt chẽ tránh rủi ro không may xảy Cần phải thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm việc sử dụng nguyên vật liệu sử dụng số nguyên vật liệu thừa lại phận, để vào mức sử dụng nguyên vật 22 ... phiếu yêu cầu mua hàng) + Khi có “Yêu cầu mua hàng? ??, phịng mua hàng tiến hành phân cơng cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá mặt hàng Bước 2: PTMH tổng hợp mặt hàng cần mua, kiểm... trình mua hàng doanh nghiệp thường diễn theo bước theo sơ đồ sau: Lưu đồ 2.1 Quy trình mua hàng cơng ty May 10 Bước 1: Lập yêu cầu mua hàng: Người phụ trách mua hàng (PTMH) nhận yêu cầu mua hàng. .. Trong mặt hàng mạnh sơ mi Quy trình mua hàng công ty May 10 Mua hàng giai đoạn q trình lưu chuyển hàng hóa, quan hệ trao đổi người mua người bán giá trị hàng hóa thơng qua quan hệ tốn tiền hàng,