Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam (sau đây gọi là Tổng cục), có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Giai đoạn 20182019 là giai đoạn có nhiều thay đổi trong hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia. Trung tâm thực xây dựng đội ngũ Ban lãnh đạo mới trên nguồn nhân sự tại đơn vị. Cũng trong giai đoạn này, tình hình tài chính của Trung tâm có sự thay đổi theo chiều hướng không có lợi. Những thay đổi trên làm bộc lộ một số thiếu sót và yếu điểm trong kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán của Trung tâm.Vì lý do trên, tôi lựa chọn đề tài cho luận văn của mình đó là: “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia” nhằm đánh giá kiểm soát quy trình này và đưa ra giải pháp kiểm soát để cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu các chi phí không cần thiết, vừa là một giải pháp tình thế cho tình trạng giảm nguồn thu hiện tại của Trung tâm, vừa tạo tiền đề để xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện phù hợp với cơ cấu tổ chức mới.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN -o0o - DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TỐN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN HÀ NỘI, năm 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN -o0o - DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO THỰC HIỆN KIỂM SỐT QUY TRÌNH THANH TỐN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA Chuyên ngành: Kế toán, Kiểm tốn phân tích Mã ngành: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: PGS TS PHAN TRUNG KIÊN HÀ NỘI, năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu cá nhân thực sở nghiên cứu lý thuyết tình hình thực tiễn hướng dẫn PGS TS Phan Trung Kiên Tôi đọc hiểu hành vi vi phạm trung thực học thuật Tôi cam kết danh dự cá nhân nghiên cứu tự thực không vi phạm yêu cầu trung thực học thuật Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2020 Tác giả luận văn Dương Thị Phương Thảo LỜI CẢM ƠN Trước tiên xin cảm ơn cố vấn luận văn - PGS TS Phan Trung Kiên - Giảng viên hướng dẫn trực tiếp tơi Cảm ơn cánh cửa đến văn phịng Phó Giáo sư ln rộng mở tơi gặp phải rắc rối có câu hỏi vấn đề nghiên cứu Thầy ln cho phép tự bày tỏ quan điểm dồng thời đưa nhận xét, góp ý, dẫn dắt tơi hướng suốt thời gian nghiên cứu, thực đề tài luận văn thạc sĩ Tôi xin cảm ơn thầy Viện Kế tốn – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân truyền đạt cho kiến thức chuyên sâu chuyên ngành suốt thời gian học tập để có tảng kiến thức hỗ trợ lớn cho tơi q trình làm luận văn thạc sĩ Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình bạn bè ln hỗ trợ tơi khuyến khích liên tục suốt năm học tập qua trình nghiên cứu viết luận văn Thành tựu khơng thể có khơng có họ Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ i Chương GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.3 Mục tiêu nghiên cứu .5 1.4 Phạm vi đối tượng nghiên cứu 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu .5 1.5 Câu hỏi nghiên cứu 1.6 Phương pháp nghiên cứu .6 1.7 Ý nghĩa kết đề tài 1.7.1 Về mặt lý thuyết 1.7.2 Về mặt thực tiễn 1.8 Kết cấu đề tài nghiên cứu Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH THANH TỐN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 2.1 Khái quát kiểm soát nội 2.1.1 Bản chất kiểm soát nội .8 2.1.2 Giới thiệu khuôn mẫu kiểm soát nội COSO 2.1.3 Phân loại kiểm soát .21 2.1.4 Quan hệ kiểm soát tác nghiệp với cấp độ kiểm soát khác .24 2.2 Kiểm sốt nội quy trình tốn khoản phải trả người bán .25 2.2.1 Đặc điểm hoạt động quy trình tốn .25 2.2.2 Các rủi ro chủ yếu quy trình 30 2.2.3 Các thủ tục kiểm sốt nội quy trình toán phổ biến 32 2.3 Đánh giá kiểm sốt nội quy trình tốn 35 2.3.1 Khái quát đánh giá kiểm soát quy trình tốn khoản phải trả người bán .35 2.3.2 Đánh giá thiết kế thủ tục kiểm soát .38 2.3.3 Đánh giá thực thủ tục kiểm soát 43 2.4 Kết luận chương 45 Chương THỰC TRẠNG KIỂM SỐT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA 46 3.1 Đặc điểm hoạt động Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia .46 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển .46 3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm 47 3.1.3 Đặc điểm tổ chức, hoạt động Trung tâm .47 3.2 Đặc điểm hoạt động toán khoản phải trả người bán Trung tâm 52 3.3 Thực trạng kiểm sốt nội quy trình tốn Trung tâm 54 3.3.1 Mơ tả kiểm sốt quy trình tốn, xác định mục tiêu kiểm sốt thủ tục kiểm soát cần đánh giá 54 3.3.2 Thực trạng việc thiết kế thủ tục kiểm soát 64 3.3.3 Thực trạng thực thủ tục kiểm soát 68 3.4 Kết luận chương 71 Chương THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN 72 4.1 Thảo luận kết đánh giá kiểm soát nội .72 4.1.1 Thiết kế thủ tục kiểm soát 73 4.1.2 Thực thủ tục kiểm soát 74 4.1.3 Phân tích nguyên nhân 76 4.2 Các giải pháp 78 4.2.1 Thiết kế kiểm soát .78 4.2.2 Thực kiểm soát 79 4.2.3 Một số giải pháp chung .80 4.5 Kết luận đề tài nghiên cứu 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH BẢNG: Bảng 2.1 Bảng đánh giá mức độ phù hợp với mục tiêu kiểm soát 39 Bảng 2.2 Đánh giá mức độ phù hợp kiểm sốt – Ví dụ 39 Bảng 2.3 Đánh giá tính kịp thời kiểm soát .40 Bảng 2.4 Đánh giá tính kịp thời kiểm sốt – Ví dụ 40 Bảng 2.5 Đánh giá tính tồn diện kiểm sốt mục tiêu kiểm soát 41 Bảng 2.6 Mẫu đánh giá thực thủ tục kiểm soát .43 Bảng 2.7 Quy đổi điểm đánh giá thực thủ tục kiểm soát 45 Bảng 3.1 Số lượng nhân theo cấu tổ chức 50 Bảng 3.2 Trình độ nhân 50 Bảng 3.3 Mục tiêu kiểm sốt quy trình tốn đơn vị .54 Bảng 3.4 Tổng hợp thủ tục kiểm soát theo mục tiêu .62 Bảng 3.5 Đánh giá tính phù hợp thiết kế kiểm soát đơn vị 64 Bảng 3.6 Đánh giá tính kịp thời thiết kế thủ tục kiểm soát đơn vị .66 Bảng 3.7 Đánh giá thiết kế kiểm sốt quy trình tốn đơn vị 67 Bảng 3.8 Đánh giá thực kiểm soát đơn vị 68 HÌNH Hình 2.1 Khn mẫu kiểm soát nội Hình 2.2 Mối quan hệ chung kiểm sốt kế hoạch 21 Hình 2.3 Mơ hình đánh giá tính hiệu lực kiểm sốt nội quy trình tốn khoản phải trả người bán 37 Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức Trung tâm .48 Hình 3.2 Lưu đồ ln chuyển chứng từ quy trình tốn .62 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN -o0o - DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO THỰC HIỆN KIỂM SỐT QUY TRÌNH THANH TỐN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA Chuyên ngành: Kế tốn, Kiểm tốn phân tích Mã ngành: 8340301 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI, năm 2020 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ Chương GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam (sau gọi Tổng cục), có chức xây dựng quản lý hệ thống thông tin, sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng tích hợp, trao đổi, chia sẻ liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; thực dịch vụ ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định pháp luật Giai đoạn 2018-2019 giai đoạn có nhiều thay đổi hoạt động Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia Trung tâm thực xây dựng đội ngũ Ban lãnh đạo nguồn nhân đơn vị Cũng giai đoạn này, tình hình tài Trung tâm có thay đổi theo chiều hướng khơng có lợi Những thay đổi làm bộc lộ số thiếu sót yếu điểm kiểm sốt quy trình tốn khoản phải trả người bán Trung tâm Vì lý trên, tơi lựa chọn đề tài cho luận văn là: “Thực kiểm sốt quy trình tốn khoản phải trả người bán Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia” nhằm đánh giá kiểm soát quy trình đưa giải pháp kiểm sốt để cải thiện quy trình tốn, giảm thiểu chi phí khơng cần thiết, vừa giải pháp tình cho tình trạng giảm nguồn thu Trung tâm, vừa tạo tiền đề để xây dựng quy trình kiểm sốt hồn thiện phù hợp với cấu tổ chức 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu Có thể kể đến số cơng trình nghiên cứu có liên quan sau: + Tăng cường Kiểm sốt nội chu trình cung ứng Tổng cơng ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ”, Huỳnh Thị Cam Thảo, (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán Luận văn nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng Tổng cơng ty cổ phần Dệt may Hịa Thọ, đối tượng nghiên cứu Kiểm sốt chu trình mua hàng Thanh tốn Tổng cơng ty Dệt may Hòa Thọ Tác giả tồn PHỤ LỤC 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: 784/QĐ-BTNMT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - o0o Hà Nội, ngày 09 tháng năm 2018 QUYẾT ĐỊNH Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia trực thuộc Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Căn Nghị định số 36/2017/NĐ-CP ngày 04 tháng năm 2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường; Căn Quyết định số 06/2018/QĐ-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường; Theo đề nghị Tổng cục trưởng Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Vị trí chức Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam (sau gọi Tổng cục), có chức xây dựng quản lý hệ thống thông tin, sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng tích hợp, trao đổi, chia sẻ liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; thực dịch vụ ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định pháp luật Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia đơn vị dự tốn cấp III, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có trụ sở thành phố Hà Nội Điều Nhiệm vụ quyền hạn Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam (sau gọi Tổng cục trưởng) chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn, 05 năm, năm Trung tâm về: a) Xây dựng quản lý hệ thống thông tin; sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; lưu trữ, cập nhật, khai thác, sử dụng tích hợp, trao đổi, chia sẻ liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; nghiên cứu, quản lý, tổ chức thực ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển phủ điện tử lĩnh vực tài nguyên, môi trường biển hải đảo; tổ chức thực sau quan có thẩm quyền phê duyệt; b) Ứng dụng phát triển công nghệ thông tin lĩnh vực tài nguyên, môi trường biển hải đảo thuộc phạm vi quản lý nhà nước Tổng cục; tổ chức thực sau quan có thẩm quyền phê duyệt; Tham gia xây dựng văn quy phạm pháp luật, chương trình, quy hoạch, kế hoạch, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật, quy trình kỹ thuật hệ thống thông tin, sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo lưu trữ, khai thác, sử dụng tích hợp, trao đổi, chia sẻ liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo theo phân công Tổng cục trưởng Xây dựng, vận hành quản lý hệ thống thông tin; sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo thuộc phạm vi quản lý nhà nước Tổng cục: a) Chủ trì, đề xuất thiết kế tổng thể hệ thống thông tin quốc gia tài nguyên, môi trường biển hải đảo phục vụ đa mục tiêu; b) Tham mưu, đề xuất xây dựng, tham gia thẩm định vận hành hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tài nguyên, môi trường biển hải đảo; c) Tham mưu, đề xuất đầu tư, vận hành phần mềm hệ thống phần mềm ứng dụng; chủ trì, tham gia xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng; d) Chủ trì xây dựng sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo quốc gia; tham gia xây dựng sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo khác; đ) Duy trì vận hành hệ thống thơng tin sở liệu thuộc thẩm quyền quản lý Tổng cục theo phân công Tổng cục trưởng Thực hợp tác quốc tế công nghệ thông tin: a) Tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án, dự án, nhiệm vụ hợp tác quốc tế liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; b) Đề xuất tham gia điều ước, thỏa thuận quốc tế liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; c) Tổ chức thu thập thơng tin, liệu, phân tích, đánh giá, dự báo diễn biến, động thái quốc tế có liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo Tham gia thẩm định dự án liên quan đến lĩnh vực xây dựng sở liệu, ứng dụng công nghệ thông tin đơn vị thuộc Tổng cục; hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin địa phương theo phân công Tổng cục trưởng Thực tích hợp, trao đổi chia sẻ thông tin, liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo phục vụ công tác quản lý nhà nước Tổng cục phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ theo quy định: a) Tích hợp liệu tài ngun, mơi trường biển hải đảo từ hệ thống đo đạc quan trắc tự động; b) Thực tích hợp, trao đổi chia sẻ liệu sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo quốc gia với sở liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo bộ, ngành địa phương có biển Tham gia thực đánh giá trạng, lập quy hoạch, xây dựng thực chương trình, dự án điều tra bản, quản lý tổng hợp vùng bờ, khai thác sử dụng bền vững nguồn tài nguyên, điều kiện tự nhiên môi trường biển hải đảo Việt Nam theo phân công Tổng cục trưởng Tham gia thực điều tra, thống kê, phân loại, đánh giá nguồn thải từ đất liền từ hoạt động biển hải đảo; tình trạng nhiễm môi trường biển hải đảo; định kỳ, đột xuất quan trắc đánh giá trạng chất lượng nước, trầm tích, hệ sinh thái đa dạng sinh học khu vực biển hải đảo; điều tra, đánh giá sức chịu tải môi trường khu vực biển, hải đảo theo phân công Tổng cục trưởng Tham gia thực điều tra, khảo sát tài nguyên, môi trường biển hải đảo; kiểm sốt nhiễm cố mơi trường; hệ thống giám sát, quan trắc biển, đại dương theo phân công Tổng cục trưởng 10 Đầu mối nghiên cứu, xây dựng, quản lý, tổ chức thực ứng dụng cơng nghệ thơng tin, phát triển phủ điện tử, dịch vụ công lĩnh vực tài nguyên, môi trường biển hải đảo thuộc thẩm quyền quản lý Tổng cục; tham mưu, đề xuất, tham gia thẩm định thực theo phân công Tổng cục trưởng mua sắm tập trung phần mềm ứng dụng phổ biến, số lượng lớn; phương án thuê, mua dịch vụ công nghệ thông tin; thuê mua đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin; trực tiếp vận hành trì hoạt động hạ tầng công nghệ thông tin, cổng thông tin điện tử sản phẩm công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý Tổng cục 11 Thực nghiên cứu khoa học công nghệ thông tin; tư vấn chuyển giao công nghệ ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; tham gia thực đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công nghệ thông tin 12 Lưu trữ, cập nhật, khai thác, sử dụng liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo: a) Tổ chức tiếp nhận, cập nhật, phục chế, lưu trữ cung cấp thông tin, liệu điều tra bản, nghiên cứu khoa học công nghệ, tư liệu chương trình, dự án tài nguyên, môi trường biển hải đảo; b) Xây dựng, quản lý, khai thác thông tin tư liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo; tổ chức quản lý thư viện Tổng cục; c) Xây dựng, biên tập, phổ biến ấn phẩm thông tin, liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo theo phân công Tổng cục trưởng; d) Công bố, công khai danh mục liệu tài nguyên, môi trường biển hải đảo theo phân công Tổng cục trưởng 13 Chủ trì thực cơng tác bảo đảm an tồn, bảo mật thông tin môi trường điện tử thuộc phạm vi quản lý Tổng cục 14 Thực dịch vụ ứng dụng phát triển công nghệ thông tin theo quy định pháp luật 15 Thực cải cách hành theo chương trình, kế hoạch cải cách hành Tổng cục 16 Quản lý tài chính, tài sản, tổ chức, biên chế, cán bộ, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý Trung tâm theo phân cấp Tổng cục 17 Thực nhiệm vụ khác Tổng cục trưởng giao Điều Lãnh đạo Trung tâm Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia có Giám đốc khơng q 02 Phó Giám đốc Giám đốc Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng trước pháp luật hoạt động Trung tâm; trình Tổng cục trưởng quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị trực thuộc Trung tâm; ban hành quy chế làm việc Trung tâm; ký văn chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ giao văn khác theo phân cấp, ủy quyền Tổng cục trưởng Phó Giám đốc Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân cơng Điều Cơ cấu tổ chức Văn phịng Phòng Cơ sở liệu Phòng Hệ thống thơng tin Phịng Quản lý liệu Thư viện Điều Hiệu lực trách nhiệm thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 12 tháng năm 2018 bãi bỏ Quyết định số 382/QĐ-TCBHĐVN ngày 26 tháng 12 năm 2014 Tổng cục trưởng Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo Chánh Văn phòng Bộ; Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ; Tổng cục trưởng Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam; Giám đốc Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia, Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam; Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ đơn vị trực thuộc Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như khoản Điều 5; - Bộ trưởng Thứ trưởng; - Văn phịng Chính phủ; - Các Bộ: Tài chính, Nội vụ, Tư pháp; - Ban cán đảng Bộ; - Đảng ủy Bộ; - Đảng ủy Khối sở Bộ TN&MT Thành phố Hồ Chí Minh; - Cơng đồn Bộ; - Đồn TNCS HCM Bộ; - Hội Cựu chiến binh quan Bộ; - Lưu VT, TCBHĐVN, TCCB.G (100) BỘ TRƯỞNG Trần Hồng Hà PHỤ LỤC 2: NỘI DUNG PHIẾU KHẢO SÁT A Khảo sát thiết kế kiểm soát Chào anh/chị Dương Thị Phương Thảo, học viên lớp cao học Kế tốn, Kiểm tốn Phân tích Khóa 27 - Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hiện thực luận văn thạc sĩ với đề tài “Thực kiểm sốt quy trình tốn khoản phải trả người bán Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia” Rất mong giúp đỡ anh/chị giúp tơi hồn thành bảng khảo sát Kết bảng khảo sát nhằm phục vụ cho việc thực đề tài tốt nghiệp cao học cá nhân Mọi thông tin anh/chị cung cấp bảo mật tuyệt đối Thơng tin người khảo sát: Phịng, ban: ………………………… ………………… NỘI DUNG KHẢO SÁT Đơn vị có áp dụng thủ tục kiểm sốt hay khơng? Anh/chị đánh dấu (x) vào ô mà anh/chị cho phù hợp Thủ tục kiểm sốt Kế tốn có theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho khoản mục nợ phải trả không? Sau phát khoản tốn khơng hẹn, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Kế tốn có theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn hưởng chiết khấu toán cho khoản mục nợ phải trả khơng? Có Khơng Ý kiến khác Thủ tục kiểm sốt Sau phát khoản chiết khấu toán bị lỡ, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Kế tốn có so sánh số lượng hóa đơn với số lượng báo cáo nhận hàng trước lập chứng từ tốn khơng? Kế tốn có so sánh giá chiết khấu đơn đặt hàng hoá đơn trước lập chứng từ tốn khơng? Trong trường hợp có chênh lệch, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Trong trường hợp tốn sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Kế tốn có kiểm tra đầy đủ chứng từ mua hàng, đảm bảo có phê duyệt thẩm quyền trước lập chứng từ tốn khơng? Thủ trưởng đơn vị có kiểm tra chứng từ liên quan đến khoản chi trước ký chứng từ chi không? Người ký duyệt chi không đồng thời người lập chứng từ chi Thủ trưởng đơn vị không ký khống chứng từ chi Các hoá đơn mua hàng tốn có đánh dấu “đã tốn” hay khơng? Các chứng từ chi chưa sử dụng có bảo quản an tồn khơng? Trường hợp phát có tốn cho chứng từ ảo, khơng phê duyệt, đơn vị có biện pháp xử lý không? Mô tả biện pháp cột Ý kiến khác Có Khơng Ý kiến khác Ngồi thủ tục kể trên, đơn vị áp dụng thủ tục kiểm sốt khác liên quan đến quy trình tốn khoản phải trả người bán khơng? Nếu có, nêu thủ tục đây: B Khảo sát thực kiểm sốt Chào anh/chị tơi Dương Thị Phương Thảo, học viên lớp cao học Kế tốn, Kiểm tốn Phân tích Khóa 27 - Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hiện thực luận văn thạc sĩ với đề tài “Thực kiểm sốt quy trình tốn khoản phải trả người bán Trung tâm Thông tin, liệu biển hải đảo quốc gia” Rất mong giúp đỡ anh/chị giúp tơi hồn thành bảng khảo sát Kết bảng khảo sát nhằm phục vụ cho việc thực đề tài tốt nghiệp cao học cá nhân Mọi thông tin anh/chị cung cấp bảo mật tuyệt đối Thông tin người khảo sát: Phòng, ban: ………………………… ………………… NỘI DUNG KHẢO SÁT Anh/chị đánh giá mức độ thực thủ tục kiểm soát sau theo thang điểm từ đến – Rất tốt – Tốt – Trung bình – Kém – Rất Thủ tục kiểm soát Thực đầy đủ Tn thủ cách thức, trình tự kiểm sốt Thực liên tục Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho khoản mục nợ phải trả Ngay phát có khoản trễ hẹn tốn, kế toán thực thủ tục để toán Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn hưởng chiết khấu toán cho khoản mục nợ phải trả Thủ trưởng đơn vị trước ký chứng từ chi, kiểm tra chứng từ liên quan đến khoản chi Thủ trưởng đơn vị không ký khống chứng từ chi Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải bảo quản an toàn Xin chân thành cám ơn đóng góp quý báu anh chị KÍNH CHÚC CÁC ANH CHỊ SỨC KHỎE VÀ THÀNH CÔNG! PHỤ LỤC 3: NỘI DUNG PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ KHẢO SÁT, A Đánh giá thiết kế kiểm soát Số lượng phiếu khảo sát thiết kế kiểm soát phát ra: 03 Số lượng phiếu thu về: 03 Kết khảo sát sau: Thủ tục kiểm soát Kế tốn có theo dõi thường xun, liên tục thời hạn trả cho khoản mục nợ phải trả khơng? Có 100% Kế tốn có theo dõi thường xun, liên tục thời hạn hưởng chiết khấu toán cho khoản mục nợ phải trả không? 100% Sau phát khoản chiết khấu toán bị lỡ, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Trong trường hợp có chênh lệch, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Trong trường hợp toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác 100% Sau phát khoản tốn khơng hẹn, đơn vị có biện pháp giải khơng? Nếu có, mơ tả biện pháp cột Ý kiến khác Kế toán có so sánh số lượng hóa đơn với số lượng báo cáo nhận hàng trước lập chứng từ tốn khơng? Kế tốn có so sánh giá chiết khấu đơn đặt hàng hoá đơn trước lập chứng từ tốn khơng? Khơng Ngay phát có khoản trễ hẹn tốn, kế toán thực thủ tục để toán 100% 100% 100% 100% 100% Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán xác nhận lại với phận nhận hàng (về số lượng thực nhận) nhà cung cấp Trong trường hợp toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế tốn Thủ tục kiểm sốt Có Khơng Ý kiến khác liên hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp thương lượng giải Ý kiến khác Kế tốn có kiểm tra đầy đủ chứng từ mua hàng, đảm bảo có phê duyệt thẩm quyền trước lập chứng từ tốn khơng? Thủ trưởng đơn vị có kiểm tra chứng từ liên quan đến khoản chi trước ký chứng từ chi không? Người ký duyệt chi không đồng thời người lập chứng từ chi Thủ trưởng đơn vị không ký khống chứng từ chi Các hố đơn mua hàng tốn có đánh dấu “đã tốn” hay khơng? Các chứng từ chi chưa sử dụng có bảo quản an tồn khơng? Trường hợp phát có tốn cho chứng từ ảo, khơng phê duyệt, đơn vị có biện pháp xử lý không? Mô tả biện pháp cột Ý kiến khác 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Trong trường hợp phát sai phạm, tùy mức độ sai phạm mà đơn vị có hình thức xử lý tuân theo quy chế, quy định nội quy định pháp luật Sau tổng hợp ý kiến khảo sát, tác giả tổng hợp thủ tục kiểm soát mà đơn vị áp dụng trình bày Bảng số 3.11: Tổng hợp thủ tục kiểm soát theo mục tiêu Tác giả tiến hành đánh giá thủ tục kiểm soát theo phiếu sau: Mẫu đánh giá tính phù hợp thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát Đảm bảo khoản toán hẹn Tận dụng khoản chiết khấu tốn Thanh tốn số lượng hàng hóa thực nhận, giá trị khoản nợ Thủ tục kiểm soát Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho khoản mục nợ phải trả Ngay phát có khoản trễ hẹn toán, kế toán thực thủ tục để toán Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn hưởng chiết khấu toán cho khoản mục nợ phải trả So sánh số lượng hóa đơn với số lượng báo cáo nhận hàng mục đích để khơng tốn vượt q số lượng đặt hàng số lượng thực nhận So sánh giá chiết khấu đơn đặt hàng hố đơn để đảm bảo khơng tốn vượt số nợ phải trả người bán Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán xác nhận lại với phận nhận hàng (về số lượng thực nhận) nhà cung cấp Thủ tục phát hiện, ngăn chặn Thủ tục điều chỉnh Thiết lập tiêu chuẩn Đánh giá Có Theo dõi thời hạn trả nợ Không Biện pháp khắc phục, sửa chữa không loại bỏ hay giảm thiểu tác động rủi ro Không Thông báo để thực thủ tục toán trước ngày so với thời điểm đáo hạn Có Theo dõi thời hạn trả nợ Có So sánh, đối chiếu số lượng giá trị khoản nợ hóa đơn, biên nhận hàng, đơn đặt hàng hợp đồng Khơng Có Số lượng hàng hóa theo biên giao nhận, giá trị ghi hóa đơn đơn đặt hàng Khơng Thơng báo để thực thủ tục toán trước ngày so với thời điểm hết hạn chiết khấu Có Xác nhận với phận nhận hàng, nhà cung cấp; thương lượng trường hợp toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ Mục tiêu kiểm sốt Chỉ tốn cho giao dịch có phát sinh, phê chuẩn Khơng tốn cho chứng từ ảo, phê duyệt không quy định Thủ tục kiểm soát Trong trường hợp toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế tốn liên hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp thương lượng giải Các chứng từ mua hàng cần phải kiểm tra đầy đủ, đảm bảo có phê duyệt thẩm quyền trước lập chứng từ toán Thủ trưởng đơn vị trước ký chứng từ chi, kiểm tra chứng từ liên quan đến khoản chi Người ký duyệt chi không đồng thời người lập chứng từ chi Thủ trưởng đơn vị không ký khống chứng từ chi Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải bảo quản an toàn Trong trường hợp phát sai phạm, tùy mức độ sai phạm mà đơn vị có hình thức xử lý tuân theo quy chế, quy định nội quy định pháp luật Thủ tục phát hiện, ngăn chặn Thủ tục điều chỉnh Thiết lập tiêu chuẩn Đánh giá Có Kiểm tra chứng từ trước lập phê duyệt chứng từ; không ký khống; bảo quản chứng từ chi an tồn Có 100% tốn với giao dịch có phát sinh, phê chuẩn Có Ban hành quy chế xử lý trường hợp sai phạm Mẫu đánh giá tính kịp thời kiểm sốt Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Điểm Đảm bảo khoản toán hẹn Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho khoản mục nợ phải trả Ngay phát có khoản trễ hẹn toán, kế toán thực thủ tục để toán Tận dụng khoản chiết khấu toán Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn hưởng chiết khấu toán cho khoản mục nợ phải trả Thanh toán số lượng hàng hóa thực nhận, giá trị khoản nợ Chỉ tốn cho giao dịch có phát sinh, phê chuẩn Khơng tốn cho chứng từ ảo, phê duyệt không quy định So sánh số lượng hóa đơn với số lượng báo cáo nhận hàng mục đích để khơng tốn vượt q số lượng đặt hàng số lượng thực nhận So sánh giá chiết khấu đơn đặt hàng hố đơn để đảm bảo khơng tốn vượt số nợ phải trả người bán Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán xác nhận lại với phận nhận hàng (về số lượng thực nhận) nhà cung cấp Trong trường hợp toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế tốn liên hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp thương lượng giải Các chứng từ mua hàng cần phải kiểm tra đầy đủ, đảm bảo có phê duyệt thẩm quyền trước lập chứng từ toán Thủ trưởng đơn vị trước ký chứng từ chi, kiểm tra chứng từ liên quan đến khoản chi Người ký duyệt chi không đồng thời người lập chứng từ chi Thủ trưởng đơn vị không ký khống chứng từ chi Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải bảo quản an toàn Trong trường hợp phát sai phạm, tùy mức độ sai phạm mà đơn vị có hình thức xử lý tuân theo quy chế, quy định nội quy định pháp luật Thuyết minh Xác định bất thường đồng thời với kiện rủi ro sửa chữa thời gian tác động hoàn toàn rủi ro(xem xét điều kiện thủ tục thực đầy đủ, liên tục) Xác định bất thường đồng thời với kiện rủi ro sửa chữa thời gian tác động hoàn toàn rủi ro(xem xét điều kiện thủ tục thực đầy đủ, liên tục) Xác định bất thường đồng thời với kiện rủi ro sửa chữa thời gian tác động hoàn toàn rủi ro Xác định bất thường đồng thời với kiện rủi ro sửa chữa thời gian tác động hoàn toàn rủi ro B Đánh giá thực kiểm soát - Đối với thủ tục số (3), (4), (6), (8), tác giả tập hợp chứng từ, kiểm tra có mặt thủ tục kiểm sốt trên 25 giao dịch Đối với thủ tục số (5), tác giả khảo sát 02 giao dịch Kết đánh sau: Mục tiêu kiểm soát Thanh toán số lượng hàng hóa thực nhận, giá trị khoản nợ Chỉ tốn cho giao dịch có phát sinh, phê chuẩn Khơng tốn cho chứng từ ảo, phê duyệt không quy định Thủ tục kiểm sốt (3) So sánh số lượng hóa đơn với số lượng báo cáo nhận hàng mục đích để khơng tốn vượt q số lượng đặt hàng số lượng thực nhận (4) So sánh giá chiết khấu đơn đặt hàng hoá đơn để đảm bảo khơng tốn vượt số nợ phải trả người bán (5) Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán xác nhận lại với phận nhận hàng (về số lượng thực nhận) nhà cung cấp Trong trường hợp tốn sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế toán liên hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp thương lượng giải (6) Các chứng từ mua hàng cần phải kiểm tra đầy đủ, đảm bảo có phê duyệt thẩm quyền trước lập chứng từ toán (8) Người ký duyệt chi không đồng thời người lập chứng từ chi Thực đầy đủ Tuân thủ cách thức, trình tự kiểm sốt Thực liên tục 25/25 24/25 25/25 25/25 25/25 24/25 2/2 2/2 2/2 11/25 12/25 25/25 25/25 25/25 25/25 - Đối với thủ tục số (1), (2), (7), (9), (10), tác giả thực vấn Số lượng phiếu phát 03, số lượng phiếu thu 03 Thủ tục kiểm soát (1) Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho khoản mục nợ phải trả Ngay phát có khoản trễ hẹn tốn, kế toán thực thủ tục để toán (2) Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn hưởng chiết khấu toán cho khoản mục nợ phải trả (7) Thủ trưởng đơn vị trước ký chứng từ chi, kiểm tra chứng từ liên quan đến khoản chi (9) Thủ trưởng đơn vị không ký khống chứng từ chi (10) Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải bảo quản an toàn Tuân thủ Thực cách thức, Thực đầy đủ trình tự liên tục kiểm sốt Điể T Điể T Điể T m B m B m B 1 1 4 1 1 1 1 1 5 3 1 1 1 5 1 3 3 4 1 1 1 3 1 ... thiết kế kiểm sốt đơn vị 64 Bảng 3.6 Đánh giá tính kịp thời thiết kế thủ tục kiểm soát đơn vị .66 Bảng 3.7 Đánh giá thiết kế kiểm sốt quy trình tốn đơn vị 67 Bảng 3.8 Đánh giá thực kiểm soát