Trong khi nguyên nhân gây nên lỗ hổng trong thiết kế kiểm soát xuất phát từ việc đánh giá các rủi ro, nguyên nhân khiến việc thực hiện kiểm soát trở nên không đầy đủ, không nhất quán có thể đến từ môi trường kiểm soát và giám sát các kiểm soát. Do đó, Ban Giám đốc Trung tâm cần xem xét việc thay đổi các yếu tố trên để cải thiện việc thực hiện kiểm soát. Việc quyết định có áp dụng các thay đổi trên hay không có thể cần xem xét cả các yếu tố kinh tế và các mục tiêu khác của đơn vị.
5. KẾT LUẬN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được hình thành và ngày càng đóng một vai trò hết sức quan trọng, trong hoạt động của các đơn vị. Bởi lẽ, kiểm soát nội bộ là những chính sách, thủ tục, quy định, quy trình được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, sẽ giúp đơn vị đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị đáng tin cậy; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát nguồn thu đối với đơn vị.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, luận văn “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia” đã xây dựng được một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán, đặc biệt nhắm tới việc đạt được các mục tiêu về kết quả hoạt động, giảm thiểu các lãng phí không đáng có, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia./.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ---o0o---
DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO
THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN,
DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA Chuyên ngành: Kế toán, Kiểm toán và phân tích
Mã ngành: 8340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Người hướng dẫn khoa học:
PGS. TS PHAN TRUNG KIÊN
Chương 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ là một trong những vấn đề quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng cần quan tâm để góp phần thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích; Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ; Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn, kịp thời. Tại Việt Nam, kiểm soát nội bộ trong khu vực công hiện chưa được xác định cụ thể. Mặc dù, hệ thống quản lý tài chính công của quốc gia có nhiều cơ chế và nắm vai trò giám sát nội bộ nhưng mục tiêu của cơ quan chức năng kiểm soát nội bộ này tập trung vào thanh tra hơn là xem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định kỳ và thường xuyên đối với việc quản lý kiểm soát nội bộ và sử dụng nguồn lực công. Các đơn vị sự nghiệp công lập thường quan tâm đến vấn đề tuân thủ quy định, quy trình đã được thiết lập sẵn bởi các cơ quan cấp trên và bỏ qua việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để tăng cường hiệu quả hoạt động của chính đơn vị.
Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam (sau đây gọi là Tổng cục), có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.
2
Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia. Trung tâm thực hiện cơ cấu lại tổ chức nhằm hướng tới mục tiêu phát triển thành đơn vị cấp quốc gia. Trong giai đoạn chuyển đổi, hoạt động của Trung tâm có nhiều xáo trộn. Năm 2019, đầu năm 2020, Trung tâm rơi vào tình trạng khó khăn do không được ngân sách nhà nước giao nhiều dự án so với các năm trước. Hơn nữa, dịch vụ sự nghiệp công do Trung tâm cung cấp không có tính xã hội hóa cao nên việc tìm kiếm các cơ hội bên ngoài còn gặp nhiều khó khăn. Nguồn thu trong giai đoạn này của Trung tâm giảm mạnh, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Trung tâm.
Do nguồn thu giảm, tình trạng nợ tồn đọng bắt đầu tăng đáng kể so với giai đoạn trước đó do Trung tâm tạm thời chưa bố trí được nguồn tài chính để chi trả. Việc gia tăng các khoản nợ tồn đọng của Trung tâm đã làm bộc lộ các dấu hiệu về sự yếu kém trong việc theo dõi các khoản nợ: Trung tâm không tận dụng được các khoản chiết khấu thanh toán trong một số hợp đồng gần đây; đã có trường hợp phải chịu lãi chậm trả. Các vấn đề bất cập trong việc theo dõi và thanh toán các khoản nợ phải trả đã gây lãng phí tài sản của đơn vị trong tình hình tài chính vốn đang eo hẹp.
Cũng liên quan đến vấn đề lãng phí tài sản, các khoản chi thường xuyên cho công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm tăng nhẹ trong năm 2019. Dù mức tăng không cao, nhưng xét trong tình trạng Trung tâm không có nhiều dự án đang hoạt động so với năm trước, tác giả đánh giá có tình trạng lãng phí trong việc chi tiêu thường xuyên này. Nợ phải trả cho các nhà cung cấp các loại hàng hóa trên vì vậy cũng tăng tương ứng. Tuy nguyên nhân của việc gia tăng các khoản chi này có khả năng xuất phát từ quy trình mua sắm, cụ thể là việc phê duyệt các khoản mua sắm trong định mức cho phép, tác giả cũng xem xét vấn đề này trong mối liên hệ với quy trình thanh toán.
thanh toán các khoản phải trả người bán. Câu hỏi đặt ra là, liệu việc xảy ra các lãng phí như trên có phải do kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán chưa phù hợp hoặc chưa hiệu lực hay không. Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp kiểm soát nhằm cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu các chi phí không cần thiết, vừa là một giải pháp tình thế cho tình trạng giảm nguồn thu hiện tại của Trung tâm (bên cạnh việc tìm kiếm cơ hội gia tăng nguồn thu), vừa tạo tiền đề để xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện phù hợp với cơ cấu tổ chức mới.
Vì lý do trên, tôi lựa chọn đề tài cho luận văn của mình đó là: “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia”.
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Kiểm soát quy trình thanh toán gắn kết chặt chẽ với quy trình mua hàng. Do đó, hầu hết các công trình nghiên cứu có liên quan mà tác giả được tiếp cận thực hiện nghiên cứu đối với tổng thể quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu sau:
+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ”, Huỳnh Thị Cam Thảo, (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán. Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ, đối tượng nghiên cứu là Kiểm soát chu trình mua hàng và Thanh toán tại Tổng công ty Dệt may Hòa Thọ. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong quá trình mua hàng và thanh toán cũng như những bất cập trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đồng thời đề xuất các giải pháp để khắc phục.
+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam”, Nguyễn Thị Hạnh, (2010),
4
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán. Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần dược vật tư y tế Quảng Nam. Đối tượng nghiên cứu là Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam. Luận văn chỉ ra những tồn tại bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty, nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, yếu kém đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại công ty.
Và một số đề tài khác như:
+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5”, Trịnh Thị Hoàng Dung, 2006, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán.
+ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng”, Trần Thị Sáu, 2008, Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học – Đại Học Đà Nẵng.
Qua nghiên cứu các luận văn trên, tác giả đã hệ thống hóa được các lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng; các rủi ro thường thấy trong chu trình này mà các đơn vị gặp phải; và mô hình chung quy trình kiểm soát nội bộ thường được các đơn vị áp dụng. Điều này đóng góp phần lớn cho cơ sở lý luận của đề tài trong việc đánh giá việc thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu trên được thực hiện tại các doanh nghiệp, chưa có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói chung hay kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán nói riêng trong một đơn vị sự nghiệp công lập. Hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập có rất nhiều khác biệt so với doanh nghiệp. Do đó, tác giả nhận thấy việc thực hiện đề tài nghiên cứu về kiểm soát
quy trình thanh toán khoản phải trả người bán tại một đơn vị sự nghiệp công lập như Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo Việt Nam là điều cần thiết.
6
1.3. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của đề tài là đánh giá tính phù hợp và hiệu lực của các thủ tục kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia. Phát hiện những thiếu sót kiểm soát và kiểm soát không hiệu lực đối với quy trình thanh toán dẫn tới các vấn đề gây thất thoát, lãng phí tài sản như thanh toán trễ hẹn hoặc không tận dụng được chiết khấu thanh toán.
Mục tiêu cụ thể:
- Hiểu mục đích và quy trình chung thanh toán các khoản phải trả người bán và những rủi ro trong quy trình tại một đơn vị sự nghiệp công lập.
- Xây dựng được cơ sở để tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia.
- Nhận diện được những thiếu sót kiểm soát và yếu điểm trong kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia.
1.4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ và thực hiện kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia - Về thời gian: 2019
1.5. Câu hỏi nghiên cứu
- Cơ sở nào để đánh giá sự phù hợp và hiệu lực của kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc
gia?
- Việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán tại Trung tâm có những thiếu sót và yếu điểm nào có thể gây ra thất thoát, lãng phí tài sản không?
1.6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp chung: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính (bao gồm các kỹ thuật phỏng vấn sâu, quan sát, phân tích nội dung và phân tích tường thuật) kết hợp thống kê mô tả để giải quyết các vấn đề.
Phương pháp cụ thể:
- Phương pháp thu thập thông tin:
+ Thu thập các quy định, quy trình, nội quy, chính sách liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ như các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban; bảng mô tả công việc của nhân viên; quy chế chi tiêu nội bộ; v.v...
+ Phỏng vấn trực tiếp Giám đốc Trung tâm, phụ trách kế toán, và một số cán bộ, người lao động thuộc Trung tâm (Bảng câu hỏi tại Phụ lục 2 kèm theo).
+ Thu thập, kiểm tra các chứng từ, sổ sách kế toán có liên quan tới quy trình thanh toán trong năm 2019.
- Phương pháp xử lý thông tin:
+ Tổng hợp, phân tích các thông tin thu thập được từ các tài liệu về quy định, quy trình, nội quy của Trung tâm và qua phỏng vấn để mô tả quy trình thanh toán tại Trung tâm.
+ Tổng hợp, phân tích thông tin thu thập được qua phỏng vấn để đánh giá khái quát việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát nội bộ.
+ Kiểm tra xác suất các chứng từ, sổ sách kế toán; thống kê số lần các thủ tục kiểm soát nội bộ được thực hiện.
8 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn dữ liệu sử dụng:
- Dữ liệu sơ cấp: Thông tin thu thập được từ phỏng vấn, quan sát.
- Dữ liệu thứ cấp: Toàn bộ hệ thống các văn bản, quy chế, quy định của Trung tâm ban hành; các báo cáo quyết toán; chứng từ, sổ sách kế toán tại Trung tâm.
1.7. Ý nghĩa kết quả của đề tài
1.7.1. Về mặt lý thuyết
Luận văn xây dựng một phương thức đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại một đơn vị cụ thể.
1.7.2. Về mặt thực tiễn
- Chỉ ra các thiếu sót trong thiết kế thủ tục kiểm soát quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia ảnh hưởng tới rủi ro trong quy trình.
- Phát hiện các yếu điểm trong thực hiện thủ tục kiểm soát ảnh hưởng tới khả năng ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa sai phạm.
- Đề xuất các phương hướng, giải pháp thiết thực để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán.
1.8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
- Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu
- Chương 2: Cơ sở lý luận đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán trong đơn vị sự nghiệp công lập
- Chương 3: Thực trạng kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia
- Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kết luận.
Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG