và các thủ tục kiểm soát cần đánh giá
Các chứng từ cần có cho nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa thường xuyên sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước bao gồm:
(1) Quyết định phê duyệt thuyết minh, dự toán dự án hoặc đề án; (2) Ít nhất 03 báo giá cạnh tranh;
(3) Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (trên 20 triệu); (4) Hợp đồng kinh tế (trên 10 triệu);
(5) Biên bản bàn giao (nếu có);
(6) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có); (7) Hóa đơn giá trị gia tăng.
Các chứng từ cần có cho nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa thường xuyên sử dụng nguồn thu không thuộc ngân sách nhà nước bao gồm:
(1) Đơn đề nghị của phòng, ban có nhu cầu mua sắm; (2) Dự trù kinh phí;
(3) Ít nhất 03 báo giá cạnh tranh;
(4) Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (trên 20 triệu); (5) Hợp đồng kinh tế (trên 10 triệu);
(6) Biên bản bàn giao (nếu có);
(7) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có); (8) Hóa đơn giá trị gia tăng.
Các chứng từ cho nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa lớn bao gồm:
(1) Quyết định phê duyệt dự án hoặc thiết kế - kỹ thuật, dự toán của cấp có thẩm quyền;
(2) Quyết định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu;
(3) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; (4) Hợp đồng kinh tế;
(5) Biên bản bàn giao; Biên bản kiểm tra, nghiệm thu; (6) Biên bản thanh lý hợp đồng;
18
Quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm
Phòng, ban có nhu cầu mua sắm Kế toán Giám đốc
Bộ chứng từ cho nghiệp vụ mua
sắm Nhu cầu thanh
toán Kiểm tra, đối chiếu
Lập yêu cầu xét duyệt thanh toán
Giấy rút dự toán / Ủy nhiệm chi
Phê duyệt
Giấy rút dự toán /Ủy nhiệm chi được phê
duyệt
Chuyển Kho bạc/Ngân hàng thực hiện
N
Kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm
Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Đảm bảo các khoản thanh toán đúng hẹn
Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho các khoản mục nợ phải trả. Ngay khi phát hiện có khoản trễ hẹn thanh toán, kế toán thực hiện các thủ tục để thanh toán.
Tận dụng được các khoản chiết khấu thanh toán
Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán cho các khoản mục nợ phải trả.
Thanh toán đúng số lượng hàng hóa thực nhận, giá trị khoản nợ
So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán xác nhận lại với bộ phận nhận hàng (về số lượng thực nhận) và nhà cung cấp. Trong trường hợp đã thanh toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế toán liên hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp và thương lượng giải quyết
Chỉ thanh toán cho các giao dịch có phát sinh, được phê chuẩn. Không thanh toán cho các chứng từ ảo, phê
duyệt không đúng quy định
Các chứng từ mua hàng cần phải được kiểm tra đầy đủ, đảm bảo có sự phê duyệt đúng thẩm quyền trước khi lập chứng từ thanh toán
Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi
Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi
Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi.
Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn
Trong trường hợp phát hiện sai phạm, tùy mức độ sai phạm mà đơn vị có hình thức xử lý tuân theo quy chế, quy định nội bộ và quy định của pháp luật
20