Bài-2-KỸ-NĂNG-THUYẾT-TRÌNH1

Bài KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH I KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Khái niệm Nói đến thuyết trình, chúng ta thường liên tưởng đến cơng việc doanh nhân, trị gia hay diễn giả Tuy nhiên, thực tế chúng ta thường xuyên phải thuyết trình vấn đề học tập, công tác sống Vậy thuyết trình gì? Trong từ điển, cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Kỹ thuyết trình thực chất kỹ trình bày, diễn đạt vấn đề, làm cho người khác hiểu nội dung mà muốn diễn đạt Thuyết trình q trình truyền đạt thơng tin nhằm đạt mục tiêu cụ thể; hiểu nội dung thuyết trình, tạo dựng mối quan hệ … Tầm quan trọng của kỹ thuyết trình: Thuyết trình hiểu cách đơn giản diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải Một người diễn đạt tốt người thời gian để truyền tải thông tin người khác hiểu cặn kẽ rõ ràng thông tin truyền tải Một giám đốc giỏi khơng người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng hoạt động sáng tạo mà phải người có khả thuyết trình tốt, người làm cho nhân viên hiểu làm theo chiến lược định hướng mà đề Một giảng viên dạy giỏi không làm cho học viên hiểu bài, có kiến thức sâu rộng Người giảng viên chưa thành cơng không đạt mục tiêu quan trọng truyền đạt kiến thức cho học viên Một cán tín dụng cho dù có thành tích cơng tác tốt không đánh giá cao cán tự trình bày ý tưởng kiến thức trước người, trước đối tác làm việc cán Hội đồn thể, cán thơn, xã, tở TK&VV Do đó, kỹ thuyết trình bước thiếu đường thành công Chúng ta gọi thành công làm cho người nhận thành công Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Trong lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh ĐH Nebraska, nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett nhận câu hỏi: “Chúng nên làm để ln thăng tiến cơng việc?” Ơng Buffett trả lời khả diễn thuyết yếu tố cần thiết “Với số người tài sản q giá, với khơng có khả gánh nặng thực Khả diễn thuyết tốt trước người giúp công việc bạn phát triển tới 50 60 năm” ơng nói Hãy rèn luyện kỹ thuyết trình cho ngày để rút ngắn đường đến thành công bạn Và điều quan trọng là, bạn thuyết trình giỏi, bạn dễ thuyết phục người khác II CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH Xác định mục tiêu Thơng thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, đơi chúng ta coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau kết thúc thuyết trình thính giả khơng hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Một thuyết trình coi tốt đạt mục tiêu sau: - Không làm thời gian người nghe - Cấu trúc thuyết trình tốt - Thực thuyết trình lơi hấp dẫn - Nhấn mạnh điểm quan trọng - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, chúng ta cần lưu ý vấn đề, là: Khơng chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Để thuyết trình thành cơng, chúng ta ln phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việc phải làm, tập trung vào mục sau: a) Giới hạn vấn đề đánh giá mơi trường bên ngồi - Giới hạn vấn đề: Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu Chủ đề thuyết trình khơng phụ thuộc vào mong đợi người nghe mà phụ thuộc vào chiến lược mối quan tâm tổ chức nơi người nghe công tác Khi chuẩn bị chủ đề, thơng thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên lan man khơng trọng tâm Để tránh tình trạng này, từ chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ, ý “bắt buộc” phải nói, ý “cần nói”, ý nên nói Thơng thường ta ưu tiên nói ý “bắt buộc” trước, cịn thừa thời gian cho thêm ý “cần”, ý “nên nói” để thuyết trình sau - Đánh giá mơi trường bên ngồi: Trong thời đại thơng tin nay, thứ thay đởi nhanh Do đó, ta cần cập nhật thơng tin đánh giá mơi trường bên ngồi Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta thuyết trình Điều giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi thính giả thuyết trình Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi ngày, giờ, trước thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thơng tin, dẫn chứng ta đưa đã phải đúng hay chưa b) Phân tích thính giả diễn giả “Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng” Thành cơng thuyết trình khơng phụ thuộc vào yếu tố chủ quan diễn giả mà thính giả Phân tích diễn giả thính giả giúp chúng ta có giải pháp hữu hiệu cho thuyết trình * Phân tích thính giả Càng hiểu thính giả chúng ta tự tin thuyết trình đáp ứng đúng nhu cầu thính giả Những thơng tin cần thu thập để phân tích thính giả: Thơng tin cá nhân (t̉i tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn chun mơn, vị trí cơng việc), quan điểm, mối quan tâm, giá trị riêng người nhóm người… Tốt chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận Chúng ta cần xác định rõ người trực tiếp nghe chúng ta, người không trực tiếp nghe, gián tiếp nghe người định cuối Nếu biết số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng nêu lên vấn đề tranh cãi, trong tay đã có chứng cứ, lập luận tốt Ngồi ra, nên nhớ hài hước cần thiết, không đúng lúc lại trở thành phản cảm Do vậy, sử dụng câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu cao Qui mô người nghe ảnh hưởng đến kết cấu thuyết trình Nếu có người nghe, bạn trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị họ cho biết ý kiến vấn đề trình bày Nếu có đơng người nghe, b̉i thuyết trình phần lớn mang tính chiều, trường hợp này, rõ ràng, xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì chú ý người nghe suốt b̉i thuyết trình * Phân tích diễn giả Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình c) Chuẩn bị nợi dung Người thuyết trình cần chuẩn bị nội dung xếp nội dung thuyết trình theo cấu trúc chặt chẽ, hợp lý Một cơng trình tồn vững với thời gian nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbon Than bùn siêu rẻ cịn Kim cương siêu đắt Điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc thuyết trình Dù văn hay thuyết trình có phần: Mở đầu, Thân Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, chúng ta có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lơi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lịng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh” Chức của phần: * Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể: - Thu hút người nghe từ bắt đầu thuyết trình; - Tạo bầu khơng khí ban đầu; - Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe * Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ kinh nghiệm người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài khơng khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn khơng khác lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc Vậy yêu cầu cần có độ dài nội dung phù hợp với người nghe * Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ khơng thể kết dính chặt chẽ vào đinh khơng có mũ Vậy kết thúc thuyết trình, người nghe khơng thể nhớ nội dung thuyết trình khơng có kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta đã xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục d) Chuẩn bị phương tiện hỗ trơ * Nguyên tắc sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình - Đảm bảo tất thính giả nhìn thấy được; - Thơng tin viết khơng mâu thuẫn với thơng tin nói; - Thu hút thính giả cách sử dụng màu sắc: cần chú ý việc trang trí nhằm hỗ trợ không lãng thông tin; - Thơng tin trình bày phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, xác, đọng trình bày đẹp; - Cần phải nhấn mạnh điểm chính; - Phải có tiêu đề cho phần * Một số phương tiện hỗ trợ cách sử dụng:  Bảng trắng: - Kiểm tra đúng loại bút viết bảng bút phải có mực; - Đậy nắp sau sử dụng; - Có khăn lau bảng tránh dùng giấy để lau; - Chữ viết rõ ràng đủ lớn để người nhìn thấy…  Bảng giấy - Đặt vị trí có tư đứng thuận lợi - Đứng bên viết - Mỗi dòng viết thể ý ngắn gọn - Không nên sử dụng màu trang - Sử dụng bút nhiều màu bút phải có mực; - Đậy nắp bút sau sử dụng; - Đủ số lượng giấy bút; - Tiêu đề nên viết chữ in hoa; - Chữ viết rõ ràng đủ lớn để người nhìn  Thẻ màu - Chọn màu bút thích hợp với màu giấy; - Không viết sát lên mép trên; - Viết theo chiều ngang thẻ; - Chọn màu phù hợp với mục tiêu; - Viết ý nội dung cần trình bày; - Mỗi thẻ ghi ý kiến  Trang chiếu (slides) máy chiếu (LCD Projector) Thiết kế trang chiếu Trang chiếu thiết kế phần mềm Powerpoint Khi thiết kế trang chiếu cần tuân theo nguyên tắc sau: - Chỉ thể nội dung - Nội dung giới hạn khơng q 6; - Một nội dung khơng q dịng (không nhiều chữ); - Điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với không gian số lượng người nghe (cỡ chữ nhỏ nên 20 pt); - Ngôn từ qn; - Gam màu hình ảnh thích hợp (khơng sử dụng gam màu nóng; khơng nên sử dụng màu slide); - Trang chiếu cân đối; - Cân đối số slide cho thuyết trình đ) Diễn tập, rà sốt chỉnh sửa Bước cuối quan trọng thường bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Để tập động tác bản, chúng ta tập trước gương Tuy nhiên để tự tin hiệu hơn, ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện giống ta thuyết trình thật Quá trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng trình tập luyện ta nảy sinh thêm Thao trường có đở mồ chiến trường bớt đổ máu Luyện tập bước nhỏ bí thành cơng lớn người thuyết trình Tập để nói to, rõ ràng, thong thả, khơng q nhánh, q chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút người nghe ln tập trung phía Tối ưu đặt Camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Q trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung chúng ta có thuyết trình sinh động Thực thuyết trình a) Phần mở * Tạo ý Theo nghiên cứu nhà xã hội học chúng ta có 20 giây để gây ấn tượng ban đầu cho thính giả cử phi ngôn từ chúng ta có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung chúng ta nói Thính giả có tiếp tục nghe hay khơng phụ thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút chú ý họ từ ban đầu Đây phần khó khăn thuyết trình vì: “Khơng có hợi thứ hai để gây ấn tương ban đầu” “Vạn khởi đầu nan”, “Đầu xi lọt” Ta tạo chú ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là: - Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng đinh để minh hoạ giảng “Cấu trúc thuyết trình” - Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể câu chuyện tiết kiệm để bắt đầu thuyết trình Huy động tiền gửi tiết kiệm - Số liệu thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thởi hồn vào số khơ khan, ta thu hút chú ý thính giả - Ta nói lên cảm tưởng thân bắt đầu thuyết trình để có đồng cảm thính giả - Hài hước kể câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề nói cách mà người có khiếu hài hước hay làm để thu hút chú ý thính giả - Cịn nhiều cách khác mà chúng ta sáng tạo ra, đơn giản việc kết hợp nhiều cách lại với * Giới thiệu khái quát mục tiêu nội dung chính: Sau có chú ý thính giả, điều chúng ta cần làm cho họ biết mục đích thuyết trình gì, họ nhận từ Mục tiêu thuyết trình khơng rõ ràng khó thành công Diễn giả cần phải giới thiệu khái qt nội dung lịch trình làm việc Điều giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt nội dung thuyết trình b) Phần thân * Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp nhà thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân bản: Thứ nhất: Không xác định đâu thơng tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu thông tin cần biết nên biết Thứ hai: Sợ thính giả khơng hiểu nói “Đa thư loạn tâm” Nếu ta đưa nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí khơng nhớ Vì vậy, phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu thông tin cần truyền đạt cuối đâu thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, vào thời gian cho phép ta xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần cuối thông tin nên biết Thách thức lớn người thuyết trình “giới hạn điểm chính” hay cịn gọi lựa chọn nội dung quan trọng * Chia thành phần dễ tiếp thu Một thuyết trình thơng thường chia làm - phần Các phần xếp với theo trật tự lơgíc định Lơgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân - kết * Phân bổ thời gian cho nội dung Sau phân chia thành phần điều cần thiết phải phân bổ thời gian phù hợp cho nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác thuyết trình ngắn gọn tăng mức độ tập trung c) Phần kết luận “Lời nói gió bay” - khác biệt văn nói văn viết Vì thuyết trình ln phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe tập trung nên khơng tiếp thu tồn thơng tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại ý ta đã trình bày kết luận thơng điệp cuối ta gửi đến thính giả Với thơng điệp cốt lõi này, thính giả liên tưởng đến toàn phần nội dung thuyết trình * Thơng báo trước kết thúc Việc thơng báo thể cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tơi tóm tắt lại ; trước chia tay, tơi xin tóm tắt lại đã trình bày Việc thơng báo cịn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thơng tin cốt lõi * Tóm tắt điểm Theo nghiên cứu thính giả khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý người nghe cao Vì ta tóm tắt lại điểm giúp thính giả nhớ khái quát lâu nội dung ta đã thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục thuyết trình kèm ý cần nhấn mạnh * Thách thức kêu gọi Mục đích cuối thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Vì phần kết luận thuyết trình cịn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hô hiệu: Quyết tâm, sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực ví dụ đóng góp từ thiện Hoặc đơn giản sử dụng cách hướng người nghe đến hành động cụ thể việc áp dụng họ thu từ thuyết trình vào cơng việc cụ thể họ Đánh giá kết thuyết trình a) Sau thuyết trình, cần đánh giá kết thuyết trình cách tự đánh giá phát phiếu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm; Nên theo dõi thơng tin phản hồi, gồm: góp ý người nghe; kết triển khai tiếp tục; hiệu thực vấn đề đã trình bày Cần thấy rõ sai sót, nhược điểm q trình thuyết trình Rút học kinh nghiệm để thuyết trình tốt nữa, không thoả mãn với kết đã đạt b) Yêu cầu đánh giá hiệu thuyết trình: - Tính xác, rõ ràng: Thơng tin phải chân thực, xác, khơng để người hiểu đa nghĩa, hay hiểu lầm;Diễn đạt ý tưởng dứt khoát, thẳng vào chủ đề, nội dung, lồng ghép câu hỏi thuyết trình - Tính dễ hiểu, có sức thuyết phục: Sử dụng từ ngữ thơng dụng, có hình ảnh, ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng nghe Nên dùng từ ngữ địa phương thuyết trình cho dân địa phương - Tính khách quan: Trong thuyết trình cần nhân danh ý chí NHCSXH, nói đúng đường lối chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước, chế độ ngành, quy định NHCSXH Cần đảm bảo tính khoa học, tơn trọng quy luật khách quan để thuyết phục người nghe - Tính trang trọng lịch sự: Khơng dùng lời lẽ thơ thiển thiếu nghiêm túc, mỉa mai châm chọc tiếng lóng, cần xưng hô đúng mực, lịch c) Các cấp độ đánh giá hiệu thuyết trình: - Đánh giá nội dung thuyết trình: - Đánh giá phương pháp thuyết trình: Vấn đề khơng phải nói mà nói để tạo phấn khích - Đánh giá nghệ thuật thuyết trình: Vấn đề khơng phải nói mà người nghe cảm nhận Vấn đề người nghe cảm nhận mà người nghe thay đổi sau nghe thuyết trình III CÁC YẾU TỐ THÀNH CƠNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH Thuyết trình trước đám đông, để thành công, bạn phải người làm chủ tình huống, bạn cần đặt câu hỏi: - Thuyết trình gì? - Thuyết trình nào? - Người nghe cảm nhận nào? - Người nghe thay đổi nào? Để trả lời cách hiệu câu hỏi trên, bạn cần giải tốt vấn đề sau đây: Chuẩn bị thật kỹ thuyết trình Nhận biết địi hỏi của thính giả đáp ứng xác nhu cầu nội dung buổi thuyết trình Nắm vững thơng tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY Khi đã nắm vững thơng tin trình bày, chứng tỏ bạn đã có chuẩn bị tốt cho thuyết trình mà bạn trình bày Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắn chỗ ngồi thính giả với thiết bị hỗ trợ bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí hình máy chiếu, hệ thống âm thanh…đều thuận tiện cho bạn Đến sớm đồng thời giúp làm quen với thính giả Chào vài người họ đến Nói chuyện với nhóm người bạn đã làm quen chắn dễ với người xa lạ Sắp xếp nội dung theo trình tự lôgic: Sắp xếp bạn phải nói theo trình tự HỢP LÝ Sự lơ gic thuyết trình lơi kéo người nghe cần phải cố gắng để có thông tin mà họ cần nghe Hãy LÀM cho THUYẾT TRÌNH lơi ĐỂ ĐÁNG với thời gian chú ý thính giả Có kích thích tính tị mị mà người nghe ln chờ đợi bạn trình bày Tập thuyết trình trước: TẬP thuyết trình nhà nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu thoải mái: tập trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp Sử dụng máy ghi âm lắng nghe CHÍNH MÌNH Ngồi quay phim phần trình bày phân tích kỹ lưỡng để thấy điểm mạnh điểm yếu thân Bạn đứng trước gương để tập thuyết trình, tập trước nhóm bạn bè hay người thân để cố gắng phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế suốt thời gian trình bày Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian bạn tập dượt nhà Khi kết thúc thuyết trình, tóm tắt ý giống viết phần kết thuyết trình Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có khác biệt từ văn nói từ trang trọng văn viết Dừng thuyết trình với nhận định thú vị hay nút thắt phù hợp với vấn đề Hãy lưu lại lòng người nghe ấn tượng tốt cảm giác hồn hảo Khơng giảng giải dông dài nhận định cuối Cảm ơn họ ngồi xuống Một thuyết trình tốt 10 hay 15 phút có giá trị thuyết trình dài dòng, tẻ nhạt hàng giờ đồng hồ Một điểm khác quan trọng hiểu biết cần thiết vấn đề Biết kết hợp hiệu yếu tố: (a) Ngôn ngữ, (b) Cử chỉ, (c) Thông minh, sáng tạo, (d) Vốn kiến thức Sử dụng tốt kỹ giao tiếp phi ngơn từ Để thuyết trình thành cơng ngồi yếu tố nội dung, người thuyết trình cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe giọng nói, dáng điệu, cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường Chắc trước bước vào họp hay hội thảo quan trọng, phải chuẩn bị thuyết trình kỹ lưỡng Chúng ta dành hàng tuần, hàng tháng, chí hàng năm hay nhiều năm để chuẩn bị nội dung thuyết trình Bao nhiêu tâm huyết vậy, đến ta nói lại không chú ý lắng nghe? Tại nội dung, người nói hội trường chú ý, vỗ tay tán thưởng, người khác nói lại khơng thuyết phục chí khiến hội trường ngủ gật? Đó chúng ta chưa biết cách sử dụng tốt kỹ giao tiếp phi ngôn từ Sau số gợi ý để sử dụng tốt kỹ giao tiếp phi ngôn từ: a) Trang phục phù hơp với nhịp điệu Khi thuyết trình, bạn diễn viên diễn sân khấu Bạn nhìn nhận quan trọng Hãy ăn mặc phù hợp với dịp Trơng phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện, tự tin không tự kiêu Nếu trang phục làm cho bạn gị bó bạn cố thoải mái ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuyết trình bạn bạn nắm nội dung b) Âm điệu giọng nói thuyết phục Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với điều bạn trình bày Thiết lập mối liên hệ với thính giả Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nghe thấy Thường xuyên thay đổi tốc độ, âm lượng giọng nói, âm điệu bạn thuyết trình kịch tính hố cần thiết Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic giọng nói cho phù hợp Sử dụng ngơn từ thích hợp quan trọng thuyết trình Ngồi ngơn từ lời cịn sử dụng ngơn ngữ thể (phi ngơn từ) Thính giả thích bạn đứng, lại hay di chuyển với cử nét mặt biểu cảm ngồi ì chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc diễn văn đã chuẩn bị từ trước Nói cách thuyết phục thể bạn thực tin vào bạn nói Nội dung bạn đưa nên có phần giống tài liệu nghiên cứu, cụ thể trình tự lơ gic từ Mở (đưa luận điểm), đến Thân (luận điểm chặt chẽ, thơng tin xác nhất), tới Kết luận (nêu lại luận điểm, tóm tắt kết luận hợp lý) Khơng nên nhìn giấy q lâu, thỉnh thồng liếc qua chấp nhận Nói dõng dạc, rõ ràng tự tin, khơng lí nhí Nếu bạn mắc lỗi, sửa, tiếp tục Không cần phải viện cớ hay xin lỗi rườm rà Nên đứng ngồi yên chỗ, cố gắng di chuyển hợp lý thuyết trình Tiếp xúc mắt với thính giả khơng nhìn trực tiếp vào thính giả vài giây; dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả cách thân mật Sử dụng phương pháp giây, ví dụ: Nếu có nhìn thẳng vào vị thính giả vịng giây Trao đổi mắt trực tiếp với số người đám đơng liếc qua tồn khán giả nói Việc nhìn vào khiến họ cảm thấy họ thực tham gia vào vấn đề Cách nhìn tốt với khán giả đơng hội trường lớn nhìn theo hình chữ W M Tuy nhiên, khơng nên nhìn thẳng vào mắt thính giả làm họ bối rối đơi thân diễn giả trở nên bối rối Kỹ thuật giao tiếp hiệu mắt đã thảo luận chuyên đề Kỹ giao tiếp ứng xử Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng họ, điều chỉnh thích nghi Nếu bạn chuẩn bị hồn tồn khơng thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy ứng biến thay đổi kế hoạch bạn đã lường trước điều Nhớ giao tiếp chìa khố b̉i thuyết trình thành công Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần bỏ qua Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin cần bổ sung để thuyết trình hiệu Hãy ln chuẩn bị cho tình đột xuất Tạm dừng để bạn thính giả có chút thời gian để suy nghĩ nghiền ngẫm Đừng trình bày vội vã để người nghe bạn có cảm giác hết hơi, mệt lử Thêm chất hài hước: Để có b̉i thuyết trình tốt, nên có thêm yếu tố hài hước Hài hước chất xúc tác tuyệt vời Tuy nhiên, hài hước phải đúng lúc, đúng chỗ, phải biết sử dụng vào thời điểm phù hợp, cách có chừng mực Giữ quan tâm khán giả suốt thuyết trình Hãy nhớ rằng, cho dù thực khoảng thời gian, thuyết trình thú vị làm thời gian trơi vùn vụt, tẻ nhạt cực hình người nghe c) Đơi tay thuyết trình - Sử dụng đôi tay thuyết trình tự nhiên trị chuyện phụ kiện hỗ trợ cho lời nói Đơi tay người thuyết trình cần thoải mái, đàng hồng, hỗ trợ nói - Người diễn thuyết nên để tay bên hơng, vị trí thắt lưng Hai bàn tay chạm nhẹ vào Khi sử dụng tay đưa lên đưa xuống cần chậm dứt khốt phía khán giả - Người diễn thuyết tránh để tay sau lưng, đặt trước thể trông xấu Các tư người thuyết trình khơng nên cho tay vào túi quần, chống tay, hay khoanh tay trước ngực… Nắm vững kỹ thuật kéo dài rút ngắn thuyết trình a) Kỹ kéo dài thuyết trình - Đặt câu hỏi để thính giả chia sẻ kinh nghiệm; - Kể chuyện để minh họa thêm điểm đã trình bày; - Tạo tình nhập vai; - Cùng thính giả tởng kết lại điểm đã trình bày b) Kỹ tḥt rút ngắn thuyết trình - Loại bỏ bớt hoạt động quan trọng; - Tập trung vào điểm trình bày; - Nêu vấn đề khẳng định vấn đề trình bày chi tiết phần sau Biết cách sử dụng phương tiện hỡ trơ Thường thuyết trình khơng có nói khơng mà cịn có thiết bị cơng cụ kèm (thiết bị công cụ hỗ trợ), người ta phân biệt diễn thuyết thuyết trình Các thiết bị cơng cụ hỗ trợ chủ yếu sử dụng thuyết trình Projector (máy chiếu) dùng để chiếu slide (chuẩn bị phần mềm Power Point), Video file sử dụng phần mềm khác Điểm mấu chốt thuyết trình khơng nói giỏi mà cịn biết phối hợp tốt nói thiết bị hỗ trợ Nhiều khóa thuyết trình, nhiều b̉i thuyết trình trước thường có đặc điểm chung nói nhiều mà không sử dụng slide (các trang chiếu) chuẩn bị slide cẩu thả, thiếu tính thu hút, thiếu kiến thức, thơng tin Nhiều thính giả hiểu diễn giả nói nói tới đâu rồi… Mợt số lưu ý sử dụng máy chiếu (LCD projector) - Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy cơng cụ phụ trợ (nếu có) trước thuyết trình; - Kiểm tra kết nối điện đầu dây nối với máy tính; - Điều chỉnh độ nét trang chiếu kích thước trang chiếu cho phù hợp với hình (focus zoom); - Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa; - Không qua trước ống kính máy chiếu; - Tắt máy gián đoạn lần thuyết trình dài Nắm đươc yếu tố làm cản trở thuyết trình Bạn đã nhiều công sức mời thính giả đến tham dự b̉i thuyết trình quan trọng chủ đề mà bạn đã nhiều công sức để chuẩn bị Đừng mắc phải lỗi sau đây: - Sai số liệu: Tính nhầm, thiếu số liệu cơng bố số liệu cần giữ bí mật lỗi nghiêm trọng Hãy đảm bảo số liệu bạn đưa sát với thực tế Chẳng thính giả muốn nghe điều thiếu thực tế - Slide dày đặc chữ, lỗi nhiều người mắc phải Có nguyên tắc chung dành cho nhà diễn thuyết có sử dụng Powerpoint: khơng q gạch đầu dịng (6 nội dung) slide, khơng q dịng cho gạch đầu dòng (cho nội dung) - Quay lưng phía người nghe: Đừng bao giờ quay lưng phía người nghe giây lúc thuyết trình Quay mặt phía thính giả, nhìn vào mắt họ nói bí để thành cơng - Kết thúc khơng tốt: Kết thúc thuyết trình cho thật hiệu việc dễ làm Kết thúc khơng đơn giản tóm tắt lại thuyết trình bạn nói lời cảm ơn Đừng quên đặt câu hỏi cho người nghe cảm nhận họ dành thời gian để họ đặt câu hỏi vấn đề họ chưa hiểu muốn tìm hiểu sâu - Người nghe khơng phù hơp: Nếu khơng tìm hiểu trước đối tượng người nghe, bạn khơng có thuyết trình phù hợp, khơng thuyết phục Nếu bạn thuyết trình vấn đề hệ thống Intellect Core Banking thuyết trình bạn khơng có tác dụng với người khơng làm việc Ngân hàng cán Hội, Xã, Thôn, Tổ TK&VV Những điểm cần lưu ý thuyết trình a) Tính tốn thời gian hơp lý Lên kế hoạch, chuẩn bị luyện tập trước cho thuyết trình chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm khơng kết thúc muộn tệ Nếu bạn muốn người lắng nghe thuyết trình, nên dành 50% thời gian để trình bày dành 25% cịn lại để người nghe tham gia b) Nội dung phù hơp Khi chuẩn bị thuyết trình, hãy xác định “phải”, “nên” “có thể” đưa đến người nghe Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình quan tâm người nghe c) Làm thuyết trình thêm hấp dẫn Đưa vào thuyết trình câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay đưa liệu đơn d) Lập dàn ý cho riêng mình: Hãy gạch ý đầu dịng thay dùng câu Bôi đậm chỗ quan trọng đ) Luyện nói thật to: Bạn nói thật tự nhiên bạn luyện tập nhiều Hãy tập nói thật to trước thuyết trình e) Dẹp bỏ lo lắng Run sợ khơng phải là điều tốt thuyết trình Khơng có đội trưởng đội bóng bảo đội hãy bình tĩnh trước vào trận Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm sốt run sợ cách thở thật sâu từ hoành tưởng tượng kết thúc thuyết trình thành công Được chuẩn bị tốt, bạn tự tin f) Sơi nồng nhiệt Thái độ nhiệt tình, sơi nởi thuyết trình đem lại kết đáng ngạc nhiên cho bạn Nếu giọng bạn biểu cảm cử sinh động, trông bạn tự tin nồng nhiệt g) Nghĩ trước tất câu hỏi bạn bị hỏi Phần đặt trả lời câu hỏi sau thuyết trình có cịn quan trọng thuyết trình h) Tuân thủ nguyên tắc thuyết trình: 3T Để thuyết trình hiệu quả, ngồi lưu ý nói trên, thuyết trình cần phải tuân thủ nguyên tắc 3T: Trước hết cần Trình bày khái quát SẼ trình bày (mở đầu), tiếp Trình bày CẦN trình bày (thân bài) cuối Trình bày tóm tắt ĐÃ trình bày (kết luận)./