Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá

LỜI GIỚI THIỆU Với sự phát triển mạnh mẽ của các công ty bảo hiểm nhân thọ cạnh tranh đã và đang tạo ra những tác động không nhỏ tới Bảo Việt theo cả hai chiều hướng: tích cực và tiêu cực.

Lời giới thiệu

Với sự phát triển mạnh mẽ của các công ty bảo hiểm nhân thọ cạnh tranh đã và đang tạo ra những tác động không nhỏ tới Bảo Việt theo cả hai chiều hớng: tích cực và tiêu cực Về mặt tích cực: Việc cạnh tranh với những đối thủ có bề dày kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ trên thị trờng thế giới, có công nghệ kĩ thuật hiện đại, có phơng pháp quản lý tiên tiến đã giúp cho Bảo Việt tự nhìn nhận, đánh giá lại mình để rút ra những điểm còn hạn chế, nhằm đề ra những giải pháp khắc phục Bên cạnh đó đây còn là điều kiện tốt để Bảo Việt tiến hành xem xét, nghiên cứu và chắt lọc những điểm tiến bộ của đối thủ để áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mình Tuy nhiên, việc phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ trên thị trờng cũng đồng nghĩa với việc sức ép cạnh tranh đối với Bảo Việt ngày càng tăng cao và hệ quả tất yếu là sự chia sẽ về khách hàng và thị phần,là khó khăn trong tuyển dụng đại lý Và mặc dù trong những năm qua với sự tăng trởng và phát triển nh vũ bảo của bảo hiểm Việt Nam, song so với các ngành khác thì Bảo Việt vẫn còn bộc lộ những hạn chế chứng tỏ sự non nớt của mình trên thị trờng tài chính Việt Nam Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá Tôi thấy rằng điểm hạn chế nhất đó chính là vấn đề quản lý công ty Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở

công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá” Với mục tiêu đóng góp một số ý kiến của

mình, hy vọng làm một điều gì đó nhằm khắc phục những hạn chế mà công ty đang gặp phải để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trong môi trờng cạnh tranh đầy khốc liệt của thị trờng tài chính Việt Nam

Chuyên đề này tôi chỉ xin trình bày trong một phạm vi nhất định.Cơ cấu của chuyên đề gồm 3 ch ơng:

+ Chơng I: Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ và bộ máy quản lý

+ Chơng II: Thực trạng về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa hiện nay

+ Chơng III: Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

Tôi xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa và đặc biệt là sự hớng dẫn tận tâm của phó giáo s tiến sĩ Đoàn Thị Thu Hà đã giúp tôi hoàn thiện đề tài này

Phần nội dung

chơng I

Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ và bộ máy quản lý của công ty

I Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ

1 Khái niệm về bảo hiểm nhân thọ

Có thể hiểu một cách ngắn gọn, bảo hiểm nhân thọ là sự cam kết giữa công ty bảo hiểm và ngời tham gia bảo hiểm, trong đó:

Công ty bảo hiểm có trách nhiệm trả số tiền bảo hiểm khi có sự kiện định trớc liên quan đến cuộc sống con ngời xảy ra nh: ngời đợc bảo hiểm bị chết, ngời đợc bảo hiểm bị thơng tật toàn bộ vĩnh viễn, ngời đợc bảo hiểm sống đến một thời điểm xác định trớc

Ngời tham gia bảo hiểm có trách nhiệm nộp phí bảo hiểm theo quy định cho công ty bảo hiểm.

Bảo hiểm nhân thọ nói chung có nhiều loại: Bảo hiểm sinh mạng có thời hạn, bảo hiểm suốt cuộc đời, bảo hiểm nhân thọ hỗn hợp có thời hạn, bảo hiểm hiểm trợ cấp hu trí v.v Ngoài ra còn có các điều khoản bổ sung cho các hợp đồng chính : bảo hiểm tai nạn con ngời, bảo hiểm chi phí nằm viện, bảo hiểm các bệnh hiểm nghèo

2 Những đặc điểm của bảo hiểm nhân thọ:

Năm 1996 đợc sự uỷ quyền của thủ tớng chính phủ, Bộ tài chính ra quyết định thành lập lại tổng công ty bảo hiểm việt nam, đợc nhà nớc xếp loại” doanh nghiệp nhà nớc xếp hạng đặc biệt” Sở dĩ đợc xếp hạng đặc biệt là vì bảo hiểm nói chung và bảo hiểm nhân thọ nói riêng có những đặc điểm rất khác biệt so với các sản phẩm khác

Thứ nhất: Bảo hiểm nhân thọ là một loại hình dịch vụ tài chính, một sản phẩm vô

hình, ngời mua bảo hiểm đóng tiền ( thờng là đóng định kỳ) cho doanh nghiệp bảo hiểm nhng chỉ nhận lại một lời cam kết sẽ đợc trả tiền khi những sự kiện bảo hiểm

đợc xác định trớc ( sống đến một thời điểm, chết ,thơng tật) phát sinh mà không biết chắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng nh không biết chắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng nh không xác định đợc thời điểm phát sinh sự kiện đó( trừ trờng hợp sống) Do vậy khác với các hàng hoá thông thờng, ngời mua BHNT không thể dùng thử để để biết chất lợng sản phẩm mà chỉ có thể dùng thật, đã dùng thật là dùng trong thời hạn dài Hơn thế nữa, sản phẩm bảo hiểm nhân thọ còn là một sản phẩm khá phức tạp và có tính trừu tợng cao, nên nhiều khi ngời mua bảo hiểm không thể hình dung hết đợc về sản phẩm bảo hiểm

Thứ hai: Bảo hiểm nhân thọ có đối tợng kinh doanh rất đặc biệt, đó là rủi ro liên

quan đến sinh mạng, cuộc sống sức khoẻ con ngời( có thể nói, BHNT gắn liền với chu kì” sinh, lão, bệnh, tử” của con ngời), do vậy BHNT không thể bù đắp lại đợc những tổn thất về sinh mạng, sức khỏe khả năng lao động và tinh thần cho ngời đ-ợc bảo hiểm và ngời thân của họ mà chỉ bù đắp lại một phần nào những thiệt hại về mặt tài chính mà những tổn thất này gây ra Chính vì vậy,với trờng hợp phạm vi bảo hiểm chỉ là rủi ro, BHNT là một trong số ít sản phẩm mà ngời mua rồi không mong muốn đợc nhận quyền lợi bảo hiểm , thay vào đó là họ muốn tìm sự thanh thản , sự bảo vệ, cảm giác đầy trách nhiệm trớc ngời thân Cũng do có đối tợng kinh doanh rất đặc biệt, doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ cũng cần biết cảm thông, chia sẽ trớc những rủi ro, mất mát của khách hàng Đây chính là chủ nhân trong kinh doanh BHNT Đồng thời với cơ chế bù đắp tài chính, khắc phục hậu quả của rủi ro, hỗ trợ tài chính khi không còn khả năng lao động( Đặc biệt là qua các sản phẩm hu trí), chúng ta có thể thấy, BHNT còn mang ý nghĩa xã hội sâu sắc.

Thứ ba: Nhu cầu về bảo hiểm nhân thọ là nhu cầu thụ động, khách hàng rất ít khi

chủ động tìm đến doanh nghiệp để mua bảo hiểm nhân thọ mà thờng chỉ mua bảo hiểm sau khi đợc ngời bán bảo hiểm thuyết phục, vận động (thờng là qua rất nhiều lần) Một điểm đáng chú ý nữa là, theo thống kê tại các thị trờng BHNT lớn nh Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, ngời quyết định mua bảo hiểm nhân thọ phần lớn không dới 75% là phụ nữ.

Thứ t: Bảo hiểm nhân thọ là sản phẩm dài hạn, thời hạn bảo hiểm là 5 năm, 10 năm, 20 năm, nhiều khi là cả đời ngời Do vậy khi tham gia bảo hiểm nhân thọ

khách hàng luôn đặt ra những câu hỏi liên quan đến tơng lai ( tơng lai xa, rất xa) nh: liệu đến khi hợp đồng đáo hạn doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ còn tồn tại hay không? doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán tiền bảo hiểm đã cam kết hay không Thực tế triển khai BHNT của Bảo Việt cũng nh của các công ty bảo hiểm nhân thọ khác hoạt động tại thị trờng Việt Nam cho thấy, các sản phẩm ngắn hạn vẫn chiếm tỷ trọng chủ yếu Vừa là một sản phẩm dài hạn lại vừa là sản phẩm hình thức nên càng làm cho bảo hiểm nhân thọ càng trở nên đặc biệt, do đó việc tạo lòng tin nơi khách hàng đóng vai trò tối quan trọng trong kinh doanh bảo hiểm nhân thọ Kinh nghiệm triển khai bảo hiểm nhân thọ tại thị trờng Việt Nam đã cho thấy uy tín doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định việc tham gia bảo hiểm nhân thọ của khách hàng

Thứ năm: Sản phẩm bảo hiểm nhân thọ là sản phẩm bán lẻ là chủ yếu, đại đa số

khách hàng là cá nhân quyết định mua BHNT của họ rất ít chịu tác động, chi phối bởi yếu tố quyền lực hay các yếu tố khác, do vậy việc khách hàng tham gia tại doanh nghiệp nào phụ thuộc rất lớn vào khả năng chinh phục nhân tâm công chúng của doanh nghiệp đó.

Do những đặc điểm đó mà các doanh nghiệp phải cần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và quảng cáo trong kinh doanh bảo hiểm nhân thọ có những nét khác biệt so với các lĩnh vực khác

3 Vai trò của bảo hiểm nhân thọ

BHNT có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, mỗi gia đình, đối với từng doanh nghiệp và toàn xã hội.

Đối với từng cá nhân, gia đình:

Xét trên khía cạnh tinh thần, tham gia BHNT thể hiện sự quan tâm, lo lắng của ời chủ gia đình đối với những ngời phụ thuộc, của cha mẹ đối với con cái làm cho tình cảm gia đình thêm keo sơn, thắm thiết và hạnh phúc Đồng thời, BHNT còn góp phần đảm bảo ổn định cuộc sống cho các cá nhân và gia đình bằng sự hỗ trợ về tài chính khi không may họ gặp phải rủi ro Từ đó, BHNT là chỗ dựa tinh thần cho mọi ngời dân giúp họ yên tâm lao động sản xuất.

ng-Mặt khác, BHNT còn góp phần rất lớn để từng gia đình thực hiện kế hoạch tài chính thông qua tiết kiệm, tạo quỹ giáo dục giành cho con cái, có tiền chi dùng khi về hu Từ cơ chế thu phí, các doanh nghiệp BHNT buộc họ phải thực hiện tiết kiệm thờng xuyên và có kế hoạch nhờ khoản phí bảo hiểm họ phải đóng định kỳ.

Đối với các cơ quan, doanh nghiệp:

Lợi ích đầu tiên đối với các doanh nghiệp là ở chỗ nó làm ổn định tình hình sản xuất kinh doanh và vấn đề tài chính Nếu vì một lý do nào đó ngời chủ chốt trong các có quan, doanh nghiệp bị chết hay thơng tật vĩnh viễn thì họ sẽ nhận đợc một số tiền để lo chi phí cho ngời bị thiệt mạng và một khoản để có thể tuyển dụng ngời khác thay thế tiếp tục công việc

Hai là khi ngời chủ sử dụng lao động tham gia BHNT cho ngời lao động của mình thì không những quyền lợi của ngời lao động tăng lên mà còn thể hiện đợc sự quan tâm, lo lắng của họ đối với ngời làm công Từ đó làm giảm bớt khoảng cách, xoa dịu mâu thuẫn giữa chủ và thợ, kích thích ngời lao động gắn bó hơn với doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn, mang về cho doanh nghiệp nhiều lợi hơn.

Đối với xã hội:

Một trong những vai trò của BHNT đối với xã hội chính là nâng cao phúc lợi cộng đồng Khi tham gia BHNT tức là ngời dân đã tuân theo quy luật số đông - rủi ro của họ sẽ đợc san sẻ cho nhiều ngời Mặt khác, cuộc sống của ngời dân khi về già gặp không ít khó khăn, với sự ra đời của BHNT đặc biệt là sản phẩm “niên kim nhân thọ” sẽ giảm bớt một phần nỗi lo âu về tài chính của họ, bớt đi gánh nặng trách nhiệm của con cái và xã hội.

Không thể không đề cập tới vai trò tập trung mọi nguồn vốn nhàn rỗi từ trong dân chúng của BHNT Mỗi cá nhân mua BHNT là một cách tự bảo vệ mình, đồng thời còn tạo ra một quỹ tiết kiệm cho mình Đối với doanh nghiệp BHNT thì mỗi một quỹ tiết kiệm góp lại thành quỹ bảo hiểm tập trung - một quỹ đầu t dài hạn, đầu t vào nhiều lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế Cũng từ đó mà làm tăng nhu cầu tuyển dụng lao động của các ngành, tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động, tránh hiện tợng lãng phí nguồn nhân lực Ngoài ra, bản thân sự ra đời và phát triển của các doanh nghiệp BHNT cũng đã giải quyết công ăn việc làm cho rất nhiều

ngời, chính là mạng lới đại lý rộng khắp và ngày càng gia tăng không ngừng của các doanh nghiệp này

4 Các loại hình bảo hiểm nhân thọ:

Hiện nay ở trên thế giới và Việt Nam đều tồn tại 3 loại hình bảo hiểm nh sau:+ Bảo hiểm trong trờng hợp chết.

+ Bảo hiểm trong trờng hợp sống.+ BHNT hỗn hợp.

Đấy là ba loại hình bảo hiểm cơ bản tồn tại trên thị trờng bảo hiểm hiện nay Tuy nhiên trong quá trình tham gia bảo hiểm thì ngời mua bảo hiểm còn áp dụng các điều khoản bổ sung nh: Bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khoẻ, bảo hiểm không nộp

phí khi thơng tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạ a Bảo hiểm trong trờng hợp chết:

Đây là loại hình phổ biến nhất trong BHNT và đợc chia thành hai nhóm: Bảo hiểm tử kỳ và Bảo hiểm nhân thọ trọn đời.

- Bảo hiểm tử kỳ.

Loại hình bảo hiểm này còn đợc gọi là bảo hiểm sinh mạng có thời hạn: Nó tiến hành bảo hiểm cho cái chết có thể xảy ra bất cứ lúc nào nh: Tai nạn, bệnh tật v.v miễn là thời điểm xảy ra tai nạn trong thời gian hợp đồng bảo hiểm vẫn còn hiệu lực.Nếu tai nạn xảy ra vào lúc hợp đồng còn hiệu lực thì nhà kinh doanh bảo hiểm phải trả cho ngời tham gia bảo hiểm một khoản tiền đúng bằng số tiền bồi thờng nh trong hợp đồng đã cam kết Nếu tai nạn xảy ra vào thời điểm hợp

đồng đã hết hiệu lực thì nhà kinh doanh bảo hiể -Bảo hiển nhân thọ trọn đời:

BHNT trọn đời, hay còn gọi là bảo hiểm trờng sinh Hình thức bảo hiểm của loại hình này là: Cam kết trả một khoản tiền bồi thờng đúng nh trong hợp đồng quy định khi ngời tham gia bảo hiểm sống đến hết cuộc đời của mình Vì thời điểm chết của ngời tham gia bảo hiểm là không xác định nên thời hạn hợp đồng là không xác định

Loại hình bảo hiểm này có một số đặc điểm cơ bản sau:+ Thời hạn bảo hiểm không xác định.

+ STBH trả một lần khi ngời đợc bảo hiểm chết bất cứ lúc nào.+ Phí bảo hiểm của loại này lớn hơn của Bảo hiểm tử kỳ

+ Phí đóng định kỳ và không thay đổi trong suốt quá trình bảo hiểm.BHNT trọn đời đợc triển khai nhằm thoả mãn nhiều mục đích khác nhau:

+ Đảm bảo cuộc sống của gia đình và ngời thân sau cái chết của ngời đợc bảo hiểm.

+ Giữ gìn tài sản cho thế hệ sau.

+ Mua sắm tài sản cho gia đình và ngời thân theo kế hoạch đã định trớc.

+ Tiết kiệm.

b Bảo hiểm trong trờng hợp sống:

Bảo hiểm trong trờng hợp sống hay còn gọi là bảo hiểm sinh kỳ, là loại hình bảo hiểm mà thực chất là ngời bảo hiểm cam kết chi trả những khoản tiền đều đặn trong một khoảng thời gian xác định hoặc trong suốt cuộc đời ngời tham gia bảo hiểm Nếu ngời đợc bảo hiểm chết trớc ngày đến hạn thanh toán thí sẽ không đợc chi trả bất cứ một khoản tiền nào.

Bảo hiểm sinh kỳ có một số đặc điểm chính sau:

+ Thời hạn bảo hiểm có thể xác định (gọi là niên kim nhân thọ tạm thời), có thể không xác định (gọi là niên kim nhân thọ trọn đời).

+ Phí bảo hiểm đóng một lần.

+ STBH đợc chi trả nhiều lần nên còn gọi là trợ cấp định kỳLoại bảo hiểm này nhằm thoả mãn những mục đích sau:

+ Đảm bảo cuộc sống khi về già hoặc về hu.

+ Đảm bảo thu nhập cố định sau khi hết tuổi lao động.

+ Giảm nhẹ gánh nặng phụ thuộc vào con cái và phúc lợi xã hội khi tuổi già.

c Bảo hiểm nhân thọ hỗn hợp:

Đây là loại hình bảo hiểm đợc kết hợp giữa hai loại hình bảo hiểm trên( Bảo hiểm trong trờng hợp chết và bảo hiểm trong trờng hợp sống) Vì tính u điểm của nó là tiết kiệm và rủi ro nên nó đợc áp dụng rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới

BHNT hỗn hợp có một số đặc điểm chính sau:+ Thời hạn bảo hiểm luôn xác định.

+ STBH đợc trả một lần khi có các SKBH xảy ra (ngời bảo hiểm chết hoặc khi hết hạn hợp đồng mà ngời đợc bảo hiểm còn sống).

+ Phí bảo hiểm thờng đóng định kỳ và không thay đổi trong suốt thời hạn bảo hiểm.

+ Có thể đợc chia lãi hoặc có thể đợc hoàn phí khi không có điều kiện tiếp tục tham gia.

+ Khách đông và có thể ở mọi lứa tuổi

Loại hình bảo hiểm này đợc triển khai nhằm nhiều mục đích khác nhau :+ Đảm bảo cuộc sống cho gia đình và ngời thân

+ Thực hiện tiết kiệm từ ngân sách gia đình để tạo lập quỹ gia đình cho con cái, mua sắm tài sản.

+ Dùng làm vật thế chấp vay vốn hoặc khởi nghiệp kinh doanh.

Khi triển khai BHNT hỗn hợp, các công ty bảo hiểm có thể đa dạng hoá loại sản phẩm này bằng các hợp đồng có thời hạn khác nhau, hợp đồng phi lợi nhuận, có lợi nhuận và các loại hợp đồng khác tuỳ theo tình hình thực tế.

5 Các lĩnh vực hoạt động của bảo hiểm nhân thọ:

Hiện nay bảo hiểm nhân thọ hoạt động trên 4 lĩnh vực đó là:

-Kinh doanh bảo hiểm nhân thọ:

Đây là nghiệp vụ chủ yếu của một công ty bảo hiểm Nguyên tắc kinh doanh là “ Lấy số nhiều bù số ít” Lợi nhuận thu đợc của công ty là nhờ vào sự chênh lệch về doanh thu phí bảo hiểm và chi phí bồi thờng cho khách hàng Doanh thu sẽ thu đ-ợc từ phí bảo hiểm do nhiều ngời tham gia bảo hiểm đóng góp

-Tái bảo hiểm nhân thọ:

Trên thực tế triển khai, tái bảo hiểm giữ vai trò quan trọng trong việc chuyển giao rủi ro Khi một công ty bảo hiểm gốc nhận bảo hiểm cho một dịch vụ có giá trị bảo hiểm lớn, vợt mức bồi thờng( mức giữ lại của mình), muốn đảm bảo khả năng thanh toán khi xảy ra rủi ro, tổn thất cho dịch vụ này cũng nh để bảo toàn vốn và sự tồn tại của công ty, công ty bảo hiểm này cần kí một hợp đồng tái bảo hiểm để

chuyển giao rủi ro từ công ty mình sang một công ty bảo hiểm / tái bảo hiểm khác có năng lực tài chính( khả năng thanh toán) lớn hơn Trên thị trờng bảo hiểm Việt Nam, tái bảo hiểm là không còn xa lạ đối với nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ.

- Đầu t tài chính:

Nghiệp vụ đầu t tài chính của bảo hiểm đã phát triển từ lâu trên thế giới Tuy nhiên ở Việt Nam thì nghiệp vụ này cha đợc các công ty bảo hiểm áp dụng rộng rãi Đây là nghiệp vụ hoạt động giống nh nghiệp vụ của một ngân hàng Công ty bảo hiểm sẽ đầu t hoặc cho một cá nhân, một tổ chức nào đó vay Lợi nhuận mà công ty thu đợc đó chính là lãi suất Các công ty bảo hiểm nhân thọ có khả năng tài chính lớn thờng phát triển về nghiệp vụ này

II Lý luận về bộ máy quản lý và năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

1 Bộ máy quản lý

a Khái niệm về bộ máy quản lý:

Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong một tổ chức nó bao gồm hệ thống các phòng ban chức năng có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc quản lý, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất

Tổ chức là sự liên kết những phần tử, những quá trình , những hoạt động

trong hệ thống nhằn thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên các cơ sở các nguyên tắc và các quy tắc của quản trị quy định

Hệ thống là tập hợp các phần tử và những mối quan hệ giữa các phần tử

nhằm tạo ra một đặc trngđó là tính trồi của phần tử mà tính chất này không thể có đợ từ những phần tử đơn lẻ

Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến hệ thống nhằm

tổ chức và phối hợp hoạt động của họ nhằm đạt mục tiêu đề ra của tổ chức với hiệu quả cao nhấ

Điều hành là một trong các chức năng quản lý nhằm tác động lên hành vi

của hệ thống hớng hệ thống vào thực hiện mục đích và mục tiêu quản lý theo đớng lối, chiến lợc đã định Điều hành là chức năng chủ yếu của hoạt động quản lý

b Yêu cầu của bộ máy quản lý:

Mặc dù có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý để đáp ứng với từng điều kiện cụ thể của một tổ chức song nhìn chung để đảm bảo dợc tính hiệu quả cao nhất thì bộ máy quản lý cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:

Một là: Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng quản lý

nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế hoach với chi phí ít và hiệu quả kinh tế nhiều nhất

Hai là: Phải đảm bảo nghiêm túc và tuyệt đối chế độ một thủ trởng chế độ

trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp

Ba là: Phải tạo đợc điều kiện để phát huy tối đa tính tự chủ và sáng tạo của

đội ngũ cán bộ công nhân viên thông qua việc giao quyền và phân quyền

Bốn là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế

và kĩ thuật của doanh nghiệp Trong doanh nghiệp có quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng đợc chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thiể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Những đặc điểm kinh tế kĩ thuật nh loại hình sản xuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí doanh nghiệp trong phân công lao động xã hội đều đợc xem là những căn cứ để xây dựng bộ máy quan lý của doanh nghiệp

Năm là: Bộ máy quản lý phải đợc tinh giảm một cách có hiệu quả; nghĩa là

khi tinh giảm bộ vẫn đảm bảo đợc tính vững trắc trong việc liên kết các phần tử, sự hoạt động vững trắc của tổ chức mà không ảnh hởng xấu đến vai trò cũng nh năng lực hoạt động của bộ máy

c Vai trò và chức năng của bộ máy quản lý:

Vai trò:

Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp nó quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có phơng pháp quản lý phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp có hớng đi đúng, có sự tổ chức kinh doanh hợp lý, cũng nh có sự chỉ đạo , kiểm tra và điều chỉnh nhanh chóng và

chính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy đợc những điểm mạnh, khắc phục đợc những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với điều kiện kinh tế thị trờng đầy biến động và ngày càng phát triển hơn

Chức năng:

Bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của một doanh nghiệp Nh vậy bộ máy quản lý phải thực hiện chức năng nh một đầu tầu để kéo đẩy con tầu đi đúng hớng an toàn về bến Nếu căn cứ vào chức năng vào nội dung quản lý thì bộ máy quản lý có5 chức năng chính:

Bộ máy quản lý của công ty có chức năng lập kế hoạch: Đây là chức năng đầu tiên nó đề ra phơng hớng và mục tiêu hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp Kế hoạch có thể là kế hoạch dài hạn cũng có thể là kế hoạch ngắn hạn Theo kế hoạch đó thì từng thành viên trong doanh nghiệp sẽ nhận thức đợc nhiệm vụ cụ thể của mình nh thế nào Họ sẽ biết mình cẩn phải làm gì để hoành thành nhiệm vụ mà công ty giao phó Đây là khâu cực kì quan trọng trong hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự thành bại của công ty và ảnh hởng sâu sắc đến sự phát triển trong tơng lai của công ty Do vậy các cán bộ quản lý phải xây dựng đợc các kế hoạch sao cho không có sự mâu thuẫn với nhau cũng nh phải có sự điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợp với sự biến động của hệ thống môi trờng

Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy quản lý quản lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan tác động đến tác động đến doanh nghiệp Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đợc giao Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền hạn , trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để đạt đợc mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra.

Chức năng điều hành: Mọi kế hoạch khi đã đợc lập ra và tổ chức xong thì phải điều hành công việc để hoàn thành kế hoạch đó Để điều hành có hiệu quả thì cần phải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có nh vậy các bộ phận trong

bộ máy quản lý, cũng nh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mới đợc tiến hành tốt nhiệm vụ của mình

Chức năng điều khiển điều chỉnh: Thực hiện chức năng này các nhà quản lý sẽ sữa chữa những sai lầm trong quá trình sản xuất kinh doanh, thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm mạnh của doanh nghiệp

d Các hình thức tổ chức bộ máy quản lý

Hiện tại có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý Tuy nhiên tuỳ từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn những mô hình sao cho hiệu quả nhất Một số hình thức tổ chức bộ máy đó là:

-Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến:

Nguyên tắc của kiểu tổ chức này là mọi công việc quyền hành đều đợc giao cho từng đơn vị và quan hệ quyền hành đều đợc phân định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp

-Kiểu cơ cấu quản lý chức năng:

Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoạc các đơn vị sự nghiệp Nhng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý phức tạp thì không nên áp dụng

Ưu điểm:

+ Hiệu quả tác nghiệp cao

+ Phát huy đợc những thế mạnh của chuyên môn hoá ngành nghề

Mô hình quản lý trực tuyến

Lãnh đạo tổ chức

Người Thực hiện 1

Người Thực Hiện 2

NgườiThựcHiện 3

NgườiThựcHiện 4

+Đơn giản hoá việc đào tạo

+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và t cách nhân viên + Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao hơn

ợc điểm:

+ Thờng dẫn đến các mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu chiến lợc,

+ Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng

+ Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hẹp ở các cán bộ quản lý+ Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung

+Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tơng đối dễ hiểu và đợc hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trờng

Trợ lý giám đốc

Quản cáo Kỹ thuật điện Phân xưởng 1 Kế toán chung

Quản lý

Bán hàng Kiểm tra chất lượng Phân xưởng 3 Thống kê và xử lý sl

Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

+ Giải quyết cho các cấp quản lý điều hành khỏi công tác phân tích chi tiết từng khía cạnh.

+ Tạo điều kiện đào tạo cho chuyên gia

ợc điểm:

+ Rễ gây hỗn độn nh mô hình chức năng nếu nh không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn

+ Hạn chế năng lực sử dụng nghiệp vụ của các chuyên viên

+ Rễ tạo ra xu hớng tập trung hoá đối với các nhà quản trị cao cấp

+Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau, do không thống nhất quyền hạn và quan điểm

Phòng chức năng 2

Phòng chức năng 3

Phòng chức năng 4

Lãnh đạo

tuyến A Lãnh đạo tuyến B

Mô hình cơ cấu trực tuyến- chức năng

Đây là sơ đồ tổ chức theo ma trận trong kĩ thuật

Tổng giám đốc

C.nhiệm đề án C

Tổ chức theo ma trận trong kĩ thuật

2 Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

a Khái niệm về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý là khả năng đợc thể hiện trong quá trình bộ máy quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình để đạt mục tiêu chung của tổ chức

b Các nhân tố ảnh hởng đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có ảnh hởng rất lớn đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý của công ty Nếu công ty có một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp, phù hợp với môi trờng, phù hợp với đối tợng kinh doanh ; Đặc biệt nếu có một kết cấu hợp lý, xây dựng đợc mối liên kết giữa các phần tử thì bộ máy quản lý sẽ phát huy đợc hiệu lực của nó Nhng nếu cơ cấu không hợp lý, bộ máy quản lý cồng kềnh thì nó không thể phát huy đợc tính sáng tạo của các cán bộ nhân viên và gây ra sự lãng phí tốn kém thậm chí dẫn đến sự sụp đổ của công ty

* Thể chế

Có nhiều quan niệm khác nhau về thể chế, nh quan điểm của Thorstein Veblen đa ra năm 1914; của Douglass C North: ”Thể chế là những luật lệ đợc hình thành trong đời sống xã hội, hay đúng hơn, đó là những luật lệ do con ngời tạo ra để điều tiết và định hình các quan hệ của con ngời ”; ” thể chế bao gồm những ràng buộc phi chính thức (điều thừa nhận, cấm đoán theo phong tục, tập quán và truyền thống đạo lý) , những quy tắc( giới hạn) chính thức ( hiến pháp, luật, quyền sở hữu)” Trong từ điển Tiếng Việt, do Hoàng Phê chủ biên (1992), thể chế là những ”quy định, luật lệ của một chế độ xã hội buộc mọi ngời phải tuân theo( nói một cách tổng quát )” Tuy có nhiều quan niệm khác nhau, nhng nói chung các quan niệm về thể chế đều bao hàm các vấn đề quan trọng nhất: Luật chơi( chính thức và phi chính thức); cơ chế thực hiện và các tổ chức ( gắn với hành vi của chúng), bao gồm các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội và các tổ chức giáo dục Nếu có một thể chế thông thoáng, phù hợp thì đó sẽ là một điều kiện lý tởng để một tổ chức phát huy sức mạnh của mình và do đó năng lực quản lý của bộ máy

tổ chức sẽ đợc nâng lên Nhng nếu một thể chế bất hợp lý thì đó sẽ là một sự cản trở vô cùng lớn đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức

* Cán bộ quản lý

Cán bộ quản lý có một vai trò cực kì quan trọng đối với năng lực hoạt động của bộ máy quản lý Cán bộ quản lý ở đây đợc xác định là ngời có trách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết giúp cho nhân viên xây dựng thực hiện và kiểm tra theo dõi các nhiệm vụ, các hoạt động Nh vậy, họ không chỉ chịu trách nhiệm với các hoạt động của đơn vị, với vấn đề tài chính mà còn có trách nhiệm với các thành viên của tổ chức Họ phải có trách nhiệm tổ chức các hoạt động các nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng bộ với các hoạt động khác của cả tổ chức; cùng đơn vị xây dựng tầm nhìn và mục đích đồng thời đảm bảo rằng các mục đích đó đã đợc theo đuổi; các hoạt động của đơn vị phải đợc thực hiện tốt, đợc phát triển và làm chúng thích ứng các điều kiện, hoàn cảnh nhu cầu, lĩnh vực mới của hoạt động; có trách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết để cho nhân viên chủ động tham gia vào các hoạt động và cố gắng làm cho các hoạt động phát triển; luôn tăng cờng và phát triển và làm thích nghi với các kỹ năng quản lý đáp ứng với tình hình mới.

Mỗi loại hình tổ chức đều có những đặc điểm khác nhau và nó đặt ra những đòi hỏi có những điểm khác nhau đối với cán bộ quản lý của tổ chức đó Hoạt động trong một môi trờng rộng và tơng đối phức tạp nên vai trò của ngời quản lý ở đây cũng có những yêu cầu khác Họ đợc xác định có những vai trò sau:

- Vai trò của ngời khai phá: Luôn quan tâm, xem xét nghiên cứu đối với các xu ớng và sự thay đổi của môi trờng, có những kết luận cần thiết về đơn vị tổ chức về hoạt động của tổ chức mình trên cơ sở của sự thay đổi của môi trờng này.

h Vai trò của ngời thông đạt thông tin, giao tiếp: Luôn đòi hỏi có sự hiểu biết về cả tình hình bên trong và bên ngoài, thực hiện và giữ các cuộc trao đổi là vấn đề quan trọng để theo đuổi mục tiêu định hớng chung

- Vai trò của ngời huấn luyện: Luôn tạo điều kiện, ủng hộ cho phép nhân viên đáp ứng đợc với yêu cầu của nhiệm vụ, tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng hoạt động và nâng cao kĩ năng nghiệp vụ của họ

-Vai trò làm xúc tác cho sự thay đổi: Luôn khuyến khích với những ý tởng mới, xây dựng đề xuất để làm cho thay đổi và thực hiện thay đổi

- Vai trò của ngời kiến tạo những cơ hội học tập: Luôn chú trọng vào việc thực hiện mục tiêu xây dựng một tổ chức học tập.

- Vai trò của ngời ra quyết định: Khi đợc phân quyền thì họ phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định của họ cũng nh những hậu quả của chúng

Nh vậy, cán bộ quản lý có một ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển của tổ chức, thực hiện kế hoạch phát triển nhân viên và họ là nhân tố quyết đến quá trình đạt đợc mục tiêu của tổ chức, đạt năng suất, hiệu quả của tổ chức Do vậy, cán bộ quản lý có ý nghĩa quyết định đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty

* Các chỉ tiêu đánh giá về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty

Quản lý là hoạt động mang tính chất toàn diện Điều này thể hiện trong công ty bộ máy quản lý sẽ tham gia quản lý ở tất cả các lĩnh vực Do vậy hiệu quả của hoạt động quản lý phải đợc đánh giá qua rất nhiều chỉ tiêu nh:

- Kết quả về doanh thu:

Doanh thu là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bởi vì nó là nguồn gốc của lợi nhuận do đó công ty sẽ nổ lực để đạt đợc doanh thu cao nhất trong khả năng của mình Khi doanh thu đạt chỉ tiêu thì công ty sẽ có lợi nhuận Lợi nhuận sẽ đợc tích lũy để duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp Nếu doanh thu thấp thì có thể dẫn đến sự phá sản của công ty Kết quả về doanh thu sẽ phản ánh một phần rất lớn đối với năng lực hoạt động của bộ máy trong công ty

- Công tác đánh giá rủi ro

Đối với hoạt động bảo hiểm nói chung và bảo hiểm nhân thọ nói riêng thì công tác đánh giá rủi ro cũng là một hoạt động mang ý nghĩa quan trọng Nếu công tác này làm không tốt sẽ dễ gây nên tình trạng trục lợi bảo hiểm của ngời tham gia bảo hiểm nhằm mục tiêu kiếm lời Và nh vậy thì lợi ích của công ty sẽ bị thiệt hại Nếu công ty quản lý tốt vấn đề này thì quền lợi của họ sẽ đợc đảm bảo

- Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn:

Đây là hoạt động nhằm đáp ứng quyền lợi của khách hàng trên địa bàn khi mà rủi ro xảy ra đúng nh trong hợp đồng đã cam kết Đồng thời trong công tác này công ty cũng sẽ thực hiện công tác giám định để tránh những trờng hợp trục lợi bảo hiểm của khách hàng

- Công tác phát triển đại lý

Việc có đạt đợc doanh thu cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác phát triển đại lý Công tác phát triển đại lý mà làm tốt thì doanh thu bảo hiểm sẽ tăng Một công ty bảo hiểm chỉ thực sự mạnh khi có một mạng lới đại lý rộng rãi có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ tốt cộng với lòng hăng say, nhiệt tình trong công tác của đội ngũ nhân viên khai thác bảo hiểm

Ngoài các chỉ tiêu trên để đánh giá năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ngời ta còn căn cứ vào các chỉ tiêu nh: Công tác sản phẩm, công tác quản lý nguồn tài chính, tình hình quản lý nguồn nhân lực, công tác tin học

- Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận chức năng trong công ty:

Đây là một chỉ tiêu rất quan trọng Nó thể hiện; trong một công ty mỗi cán bộ quản lý cần phải làm những gì và giới hạn về quyền hành để thực hiện công việc đó là ở mức nào Nếu nhiệm vụ quá cao và phức tạp mà quyền hành trong tay ngời cán bộ lại thấp thì chắc chắn công việc sẽ khó mà hoàn thành đợc Do vậy cần phải có một quyền hạn hợp lý cho mỗi chức năng và nhiệm vụ cụ thể

- Năng lực của ngời cán bộ quản lý:

Có thể nói đây là một yếu tố có ảnh hởng trực tiếp và rất lớn đến năng lực hoạt động của bộ máy tổ chức Năng lực ở đây bao gồm: Năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn, năng lực giao tiếp, phẩm chất đạo đức- chính trị Một bộ máy quản lý sẽ không bao giờ vận hành có hiệu quả nếu tồn tại một đội ngũ cán bộ kém năng lực

Chơng II

Thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý hiện

tại trong công ty Bảo Hiểm nhân thọ thanh hoá

I Vài nét về công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá

1 lịch sử phát triển của công ty

Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam có tiền thân là Công Ty Bảo Hiểm Việt Nam gọi tắt là Bảo Việt- Thành lập theo quyết định số 179/CP ngày 17/12/1964 của tPhủ t-ớng chính phủ, chính thức đi vào hoạt động ngày15/01/1965.

Năm 1996 đợc sự uỷ quyền của thủ tớng chính phủ, bộ Tài Chính đã ra quyết định thành lập lại tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, đợc Nhà nớc xếp loại “Doanh nghiệp nhà nớc xếp hạng đặc biệt” và trở thành một doanh nghiệp bảo hiểm lớn nhất Việt Nam Với 122 đơn vị thành viên, có mạng lới phủ khắp 61 tỉnh, thành trong cả nớc; đã triển khai hơn 90 sản phẩm bảo hiểm các loại Tuy nhiên, do điều kiện kinh tế xã hội cha cho phép, nên bảo hiểm nhân thọ ra đời tơng đối muộn tại Việt Nam, năm 1996 Bảo Việt chính thức triển khai bán sản phẩm nhân thọ đầu tiên

Tại Thanh Hoá bảo hiểm nhân thọ cũng đợc triển khai ngay từ ngày đầu Một sản phẩm bảo hiểm mới, rất đặc biệt và còn xa lạ với ngời dân Việt Nam; Tuy nhiên đ-ợc sự lãnh đạo , chỉ đạo của Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, sự quan tâm, ủng hộ,tạo điều kiện của các đồng chí lãnh đạo Tỉnh, các ban ngành, các huyện/ thị, xã/ phờng/ thị trẩntên địa bàn toàn tỉnh; đặc biệt là sự tin tởng của khách hàng đối với bảo việt, nên chỉ trong một thời gian ngắn hoạt động bảo hiểm nhân thọ của Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã đạt đợc kết quả đáng khích Nếu năm 1996 tức năm đầu tiên triển khai bảo hiểm nhân thọ) tổng doanh thu phí bảo hiểm nhân thọ tại Thanh Hoá mới chỉ đạt gần 20 đồng với 57 hợp đồng, thì đến năm 1999 doanh thu gần 13 tỷ đồng với 7603 hợp đồng

Để tơng xứng với tốc độ phát triển nhanh chóng của Bảo hiểm nhân thọ và đáp ứng nhu cầu mua bảo hiểm nhân thọ ngày một tăng của nhân dân; Mặt khác thực hiện chủ trơng chuyên môn hoá trong hoạt động bảo hiểm nhân thọ của Bảo việt Trớc yêu cầu đó, Bộ Tài chính đã ra quyết định số 46/2000QĐ-BTC ngày 27/3/2000 về việc thành lập 27 công ty bảo hiểm nhân thọ trực thuộc tổng công ty bảo hiểm Việt Nam( Bảo Việt).Thực hiện quyết định của bộ tài chính ngày

14/4/2000 Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá( Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá) chính thức khai trơng trên cơ sở tách nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ từ công ty bảo hiểm Thanh Hoá.

Năm 2000 trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá cũng là năm thị trờng bảo hiểm nhân thọ xuất hiện sự cạnh tranh bởi các công ty bảo hiểm 100% vốn nớc ngoài cùng hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ Tuy nhiên, với sự chỉ đạo chu đáo để đón nhận và coi cạnh tranh nh tăng thêm động lực để phát triển, Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã có những bớc tiến vợt bậc:

Doanh thu năm 1999( trớc khi thành lập) đạt gần 13 tỷ đồng, với 7603 hợp đồng, thì năm 2000 doanh thu đạt gần 23 tỷ đồng, với 18454 hợp đồng; Năm 2001 doanh thu đạt gần 41 tỷ đồng, với 31717 hợp đồng; Năm 2002 doanh thu đạt gần 63 tỷ đồng, với gần 43000 hợp đồng còn hiệu lực, chiếm 95% thị phần bảo hiểm nhân thọ tại Thanh Hoá Năm 2003 doanh thu đạt trên 88,2 tỷ đồng, với 55000 hợp đồng còn hiệu lực

Với những thành tích đã đạt đợc trên công ty nhiều năm đợc bộ tài chính và tổng công ty bảo hiểm Việt nam tặng cờ và bằng khen: Năm 2001 đợc tổng công ty tặng cờ đơn vị khá toàn ngành; năm 2002 đợc bộ tài chính tặng bằng khen và tổng công ty tặng cờ đơn vị suất sắc toàn ngành.

Hoạt động kinh doanh hàng năm ổn định, tốc độ tăng trởng cao, song nơi làm việc cho cán bộ viên chức thì quá chặt trội Trớc tình hình bức bách về nơi làm việc của công ty; Năm 2001, lãnh đạo tổng công ty bảo hiểm Việt Nam ra quyêt định cho Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đợc phép khảo sát, thiêt kế để xây dựng trụ sở công ty và ngày 25 tháng 2 năm 2002, công trình chính thức đợc khởi công xây dựng Sau một năm xây dựng với sự giúp đỡ tạo điều kiện của lãnh đạo tỉnh, các ban ngành, thành phố Thanh Hoávà phờng Điện Biên, trụ sở của công ty 5 tầng khang trang, toạ lạc trên địa điểm 666 đờng Bà Triệu, Phờng Điện Biên, thành phố Thanh Hoá đã chính thức đi vào sử dụng tháng 3/2003.

Nhờ phát triển kinh doanh tốt, sản phẩm phù hợp với thị hiếu, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân, nên thị trờng bảo hiểm ngày càng đợc mở rộng; đặc biệt là cơ hội để thu hút lao động vào làm việc Tính đến nay bảo hiểm

nhân thọ Thanh Hoá đã thu hút đợc hơn 700 lao động có việc làm ổn định, thu nhập cao; Lực lợng lao động này hàng năm đã thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cho ngân sách nhà nớc hàng trăm triệu đồng( Năm 2002 thu nộp gần 300 triệu đồng) Điều này cũng nói lên hoạt động của Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá trong những năm qua có tốc độ phát triển vợt bậc, đã tạo ra các lợi ích kinh tế và ý nghĩa xã hội sâu sắc trên một địa phơng mà nền kinh tế xã hội cha phát triển mạnh so với các tỉnh trong cả nớc.

Bên cạnh hoạt động kinh doanh, trong những năm qua , hởng ứng chủ trơng của Trung ơng và Địa phơng về công tác xã hội, từ thiện Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã tích cực tham gia với các chơng trình nh: Phụng dỡng Bà mẹ Việt Nam anh hùng tại huyện Hậu Lộc, đóng góp các quỹ chất độc màu da cam, Quỹ học sinh nghèo vựot khó, Quỹ khuyến học, trao phần thởng cho các cháu học sinh giỏi, ủng hộ đồng bào bão lụt

Mặc dù, Trong thời gian qua Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã đạt đợc những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động kinh doanh của mình; chất lợng các dịch vụ tr-ớc và sau bán hàng đang đợc ngời dân trong tỉnh đánh giá cao Song công ty vẫn ý thức rằng, để tiếp tục phát triển và đứng vững trong cơ chế thị trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên, t vấn viên, thu ngân viên BHNT Thanh Hoá phải không ngừng cải tiến, đổi mới từ suy nghĩ , cách làm, chất lợng các dịch vụ cần cụ thể hơn nữa và thực hiện tốt phơng trâm của Bảo Việt “phục vụ khách hàng tốt nhất để phát triển”, hớng tới mục tiêu “Bảo đảm lợi ích của ngòi Việt” Huy vọng Bảo Việt nói chung và Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá nói riêng sẽ tiếp tục nhận đợc sự ủng hộ, quan tâm giúp đỡ quý báu của lãnh đạo tỉnh, các Sở , ban ngành cấp tỉnh; lãnh đạo các Huyện/ Thành phố/ Thị xã,các xã / Phờng/Thị trấn trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá

2.Những cơ hội và thách thức đối với sự hoạt động và phát triển của công ty:

Là môt đơn vị trực thuộc của tổng công ty bảo hiểm việt nam hoạt động trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá Bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có những thuận lợi và khó khăn nhất định đối với sự phát triển

Những thuận lợi:

Trong năm 2004 tình hình nền kinh tế của đất nớc nói chung và tỉnh Thanh Hoá nói riêng đang trên đà tăng trởng( Năm 2004 tăng trởng gần 10%) đó là điều kiện thuận lợi cho sự hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ

Đặc biệt Thanh Hoá là một tỉnh có số dân lớn so với toàn quốc, nên đó là một thị trờng tiềm rất lý tởng cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ.

Đợc sự lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời của tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam trên mọi lĩnh vực về công tác tổ chức, chính sách, chế độ, nghiệp vụ, công tác triển khai các sản phẩm phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của các tầng lớp nhân dân trong tỉnh.

Những khó khăn:

Trên thị trờng tỉnh Thanh Hoá có nhiều công ty cùng hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ nh công ty BH Bảo Minh, công ty prudential, AIA cho nên không tránh khỏi tình trạng cạnh tranh và chia sẽ thị phần khai thác hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.

Bảng tổng hợp tình hình cạnh tranh của các công ty bảo hiểm nhân thọ

văn phòng

Có 1 văn phòng giao dịch tại TP Thanh Hoá

tại TP Thanh Hoá2Phát triển, tuyển

dụng đại lý

Có 10 nhóm và khoảng gần 450 đại lý

Không đáng kể

Không đáng kể

mới, hình thức dịch vụ mới đối với khách hàng

Sản phẩm không có gì mới so với các sản phẩm đã triển khai.

- Chủ yếu là tặng quà khuyến mại và tặng thiếp sinh nhật, lịch

Mặc dù có những khó khăn nh vậy nhng với sự lãnh đạo, chỉ đạo sáng suốt, kịp thời năng động của chi bộ, ban lãnh đạo công ty và tinh thần đoàn kết, quyết tâm cao của toàn thể cán bộ nhân viên, trong năm 2004 Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh tổng công ty giao và nhiệm vụ khác trên địa bàn tỉnh thanh hoá

II Phân tích thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý của công ty

Những kết quả đạt đợc nhờ hoạt động của bộ máy quản lý:

Kể từ khi thành lập đến nay, công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá không ngừng phát triển về mọi mặt và đã trở thành một doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm chiếm thị phần lớn nhât trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá Qua đó liên tục đợc tổng công ty trao tặng bằng khen danh hiệu đơn vị kinh doanh xuất sắc Sở dĩ đợc nh vậy là nhờ một phần lớn vào sự năng động của bộ máy quản lý của công ty Cụ thể là:

1 Những kết quả đạt đợc nhờ sự hoạt động của bộ máy quản lý

a Kết quả về doanh thu:

Năm 2004 công ty vẫn giữ tốc độ tăng trởng và đạt hiệu quả trong kinh doanh, thực hiện tốt kế hoạch tổng công ty giao và đạt đợc những kết quả đáng khích lệ:

+Sovới kế hoạch đạt: 100.9% +So với cùng kì năm 2003 đạt: 122.74%Doanh thu phí đầu tiên: 12 tỷ đồng +So với cùng kì năm 2003: 136.8%

Nhìn chung công ty đã biết vận dụng thế mạnh của Bảo Việt, tính u Việt của sản phẩm nhân thọ để triển khai kịp thời, sâu rộng tới các tầng lớp dân c trong tỉnh mà chủ yếu tập chung vào các đối tợng nh: CBCNV chức nhà nớc, giáo viên, các doanh nghiệp, học sinh, những ngời buôn bán v.v là những ngời có thu nhập cao, ổn định để đáp ứng nhu cầu tham gia bảo hiểm nhân thọ Bởi vậy tất cả các

sản phẩm BHNT đều có khách hàng tham gia với số lợng hợp đồng ngày càng tăng.

Có thể nói kể từ ngày thành lập đến nay công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá đã có một tốc độ tăng trởng về doanh thu và cả số lợng hợp đồng là rất lớn Điều đó thể hiện qua đồ thị sau ( đơn vị: tỷ đồng)

1999 2000 2001 2002 2003 2004

b Công tác đánh giá rủi ro

Tỷ lệ kiểm tra sức khoẻ khách hàng trớc khi chấp nhận bảo hiểm: khoảng 9%, do địa bàn tỉnh rộng, gồm 31 huyện thị, địa hình phức tạp nên việc khám sức khoẻ cho khách hàng hết sức khó khăn, so với quy định tỷ lệ đánh giá rủi ro ở công ty đang còn thấp, Công ty công ty đang áp dụng phơng pháp kiểm tra sức khoẻ chọn mẫu, Quy định mức kiểm tra tối thiểu đối với hợp đồng có số tiền bồi thờng lớn, chỉ cử bác sĩ bác sĩ kiểm tra tại nhà trong truờng hợp có nghi vấn từ đó dẫn đến khách hàng dễ trục lợi bảo hiểm Để nâng cao hiệu qủa kinh doanh của công ty cần phải tiến hơn nữa quy trình đánh giá rủi ro, tuyển thêm cán bộ là bác sỹ

c.Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn

đồ thị 1

Cho vay theo hợp đồng:

+Tổng số tiền cho vay: 17.500 triệu đồng.

Thờng xuyên tuyên truyền giáo dục ngời dân tích cực tham gia bảo hiểm bằng nhiều hình thức nh: tổ chức hội nghị khách hàng, tham gia hỗ trợ triển lãm, thờng xuyên có các bài báo, phóng sự truyền hình về Bảo Việt và các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ

Sử dụng các cơ chế hỗ trợ khách hàng gặp khó khăn khi tiếp tục duy trì hợp đồng một cách hiệu quả nh cơ chế cho vay theo hợp đồng, chuyển đổi sản phẩm, giải quyết dừng đóng phí chuyển sang số tiền bảo hiểm giảm, giảm số tiền bảo hiểm, các thay đổi có liên quan đến hợp đồng Rút ngắn quy trình nhận tiền đáo hạn, vay, giải ớc

Hệ thống trang thiết bị văn phòng đã đợc hoàn thiện Trụ sở xây dựng khang trang sạch sẽ, hệ thống máy vi tính đợc phân bổ đầy đủ theo các phòng ban Tạo cảm giác an toàn, tin cậy co khách hàng khi tham gia bảo hiểm.

Nâng cao trình độ sử dụng vi tính của cán bộ trong công ty, Lu trữ hồ sơ có tính khoa học để tiện lợi trong tra cứu, kiểm tra, đối chiếu

+Những vớng mắc trong quá trình giải quyết, những hạn chế trục lợi bảo hiểm.Việc nhận và giải quyết quyền lợi bảo hiểm ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình đợc quy định của bảo hiểm nhân thọ Việt Nam, Công ty còn thông qua trách nhiệm đại lý theo dõi hợp đồng, cán bộ văn phòng khu vực và cán bộ xác minhHớng dẫn đại lý trong công tác xác minh sơ bộ, lập hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm để công ty giải quyết quyền lợi bảo hiểm cho khách hàng đợc nhanh chóng Không để khách hàng phải chờ đợi đi lại nhiều lần hoạc giảm thiểu tối đa các tr-ờng hợp trục lợi bảo hiểm.

Kết hợp với các ban ngành có liên quan nh bệnh viện, công an, chính quyền các địa phơng trong việc xác minh giám định các hồ sơ yêu cầu giải quyết các quyền lợi bảo hiểm đợc chính xác nhằm tránh việc khách hàng có ý định trục lợi không thể khép kín hồ sơ giải quyết quyền hạn bảo hiểm

Những biện pháp nhằm nâng cao tỷ lệ tái tục mà công ty đã áp dụng.

Đối với những hợp đồng đáo hạn thì giao lại nh mời nhận tiềncho đại lý khai thác cũ để có thể dựa trên quan hệ cũ mà tái tục hợp đồng Cử cán bộ giao tiền đáo hạn đến tận nhà nếu khách hàng có yêu cầu để vận động tái tục Những hợp đồng đáo hạn có số tiền bảo hiểm lớn thì khi nhận tiền đều có quà tặng để động viên khách hàng tiếp tục tham gia.

Tổ chức các buổi lễ đáo hạn tập trung tại địa bàn nơi khách hàng sinh sốngvà làm việc nhằm trực tiếp tiếp xúc để vận đồng khách hàng tái hợp đồng Thông qua đó tổ chức thuyết trình tuyên truyền về Bảo Việt và sản phẩm bảo hiểm nhân thọ tạo tâm lý phấn khởi và tin tởng cho khách hàng để tiếp tục tham gia hợp đồng mới.Cải tiến phơng pháp phục vụ khách hàng luôn tận tình chu đáo hớng dẫn, giải thích mọi thắc mắc của khách hàng, để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi đến giao dịch với công ty Không gây phiền hà cản trở hay đòi hỏi khách hàng Xây

dựng tác phong làm việc hiện đại và hiệu quả nhằm tạo hình ảnh tốt đẹp về công ty đối với khách hàng

Đa ra những hình thức thởng khác nhau đối với những đại lý khai thác đợc những hợp đồng lớn Khen thởnng kịp thời cho những đại lý hoàn thành kế hoạch trong từng tháng, quý, kỳ

Mở hội nghị khách hàng , tham gia hội chợ , tham gia các cuộc tiếp xúc với khách hàng vào những dịp hội họp, để mở rộng thị trờng tiềm năng, tuyên truyền quảng cáo

Tình hình khiếu nại và giải quyết khiếu nại của khách hàng :

Công ty luôn cố gắng hạn chế khiếu nại của khách hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau cho nên trong năm qua chỉ có rất ít những trờng hợp khiếu nại của khách hàng :

Trờng hợp khiếu nại chủ yếu là do khách hàng cha thực sự tìm hiểu kỹ những thông tin và sản phẩm BHNT và những quy định trong điều khoản hợp đồng Mặc dù đội ngũ t vấn viên đã giải thích vận động trớc khi tham gia bảo hiểm nhng trong thời gian hợp đồng có hiệu lực bản thân khách hàng vẫn còn thắc mắc, công ty đã cử các cán bộ nghiệp vụ trực tiếp hoặc soạn thảo công văn giải thích cho khách hàng rõ.

• Cũng có những khiếu nại của khách hàng liên quan đến thái độ phục vụ của một số TVV, TNV Công ty đã xác định rõ nguyên nhân cụ thể từ đó dùng các biện pháp nhắc nhở, cảnh cáo, thanh lý hợp đồng lao động đối với những đại lý tái phạm nhiều lần

Phơng pháp tuyển dụng : Công ty giao chỉ tiêu cho các Ban , nhóm tuyển dụng theo tiêu chuẩn của ngành Hàng tháng thông báo kết quả đạt đợc cho từng ban nhóm và các đại lý đợc giao “ Phụ trách “ để thúc đẩy hoàn thành chỉ tiêu

Đào tạo nâng cao :

- Đào tạo thuyết trình viên : 40 ngời- Bảo việt thăng tiến : 50 ngời Bảo việt thành đạt : 52 ngờiMarketing : 60 ngời

Tổ chức và quản lý hệ thống đại lý: Đầu năm có 4 ban và 15 nhóm có nhóm lên tới 40 ngời, thấy vậy công ty đã thí điểm tách thêm 2 ban, 4 nhóm Thấy có kết quả nên tháng 5/2004 tách thêm 9 ban, 13 nhóm và đến tháng 7/2004 tách thêm 1 ban và 7 nhóm Từ tháng 8/2004 các ban nhóm tự tách theo quy chế Chọn các đại lý có khả năng để phát triển (Điều hành đợc nhóm, có FYP >= 30 triệu )làm phụ trách và đợc hởng 50% phụ cấp theo quy chế Thờng xuyên thông báo kết quả các chỉ tiêu đạt đợc theo quy chế để đôn đốc họ phấn đấu đủ chỉ tiêu thăng tiến theo quy chế Hàng tháng đều có các đại lý đợc thăng tiến theo quy chế

Hiện tại công ty có 16 ban và 45 nhóm khai thách và 4 tổ chuyên thu, có 92 chuyên thu viên, tỷ lệ thu phíđạt 95,2% , có chuyên thu viên thu bình quân 100 triệu đồng/tháng

Thực hiện quy chế thăng tiến và quy chế sửa đổi bổ sung nh quy định của ngành Có một số vấn đề vận dụng đợc ngành cho phép là: Từ 01/10/2003 đến 31/03/2004 trả phụ cấp cho các trởng ban, nhóm theo mức bình quân Các đại lý đợc chỉ định phụ trách nhóm, ban cha đủ theo quy chế thăng tiến chỉ hởng 50% phụ cấp theo quy chế Thù lao tuyển dụng là 400.000đ/ngời vẫn áp dụng đến 31/12/2004.

e Công tác sản phẩm

Các sản phẩm của bảo hiểm nhân thọ đang triển khai trên địa bàn là tơng đối phù hợp, đáp ứng các tầng lớp nhân dân trong tỉnh, đặc biệt là 2 sản phẩm An sinh giáo

dục và An gia thịnh vợng có sức hấp dẫn cao đối với khách hàng và có sức cạnh tranh với các đối thủ Riêng đối với các sản phẩm hu trí, trọn đời khai thác tại địa phơng phát triển rất chậm Tổng công ty khuyến khích sản phẩm D2 và D3 Tất cả khách hàng muốn tham gia hợp đồng bảo hiểm đều phải có chứng minh th nhân dân

f Về tình hình tài chính kế toán

Trong năm vừa qua căn cứ vào định mức chi hoa hồng và chi quản lý do bảo hiểm nhân thọ giao, Công ty có kế hoạch chi hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả Có chế độ khen thởng phù hợp kích thích sự phát triển, tăng doanh thu của đại lý phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị nhng vẫn đảm bảo trong định mức đợc giao.

Công nợ tại đơn vị không lớn, chủ yếu là khách hàng nợ phí và tạm ứng để chị trả quyền lợi cho khách hàng tại các văn phòng phục vụ khách hàng khu vực Công ty không có các khoản nợ khó đòi Về công tác cho vay, công ty quản lý rất chặt chẽ, thu đúng kì hạn cả gốc và lãi.

Chính sách khuyến mại, tồn kho vật phẩm: Hiện tại đơn vị bán hàng trợ giá cho đại lý giảm 10% giá mua vào để tặng, biếu khách hàng, một số hợp đồng có mức bảo hiểm lớn đơn vị trực tiếp đến thăm và biếu khách hàng vật phẩm thích hợp, các vật phẩm mua về đều bán hết, không có vật phẩm nào tông đọng với số lợng lớn, vật phẩm tồn kho trong năm giá trị không lớn trung bình khoảng 50 triệu đồng.

Công ty đã viết bài đọc trên đài phát thanh huyện, thị về bảo hiểm nhân thọ và các loại hình bảo hiểm nhân thọ, đa tin về hoạt động sơ kết tình hình kinh doanh 6 tháng đầu năm của công ty, Quảng cáo trên báo khoa học Thanh Hoá Với trang quảng cáo thiết kế đẹp, nội dung hay đã thu hút đợc sự quan tâm của độc giả.

Tổ chức sự kiện tài trợ cho chơng trình “Thanh niên với diễn đàn Hồ Chí Minh”, “Bảo Việt hởng ứng tháng hành động vì trẻ em” Công ty đã tổ chức nhiều buổi lẽ trao quà nh ở Thọ Xuân, Hoàng Hoá thông qua đó công ty đã treo băng rôn quảng cáo, quay phim chụp ảnh làm t liệu để phát trên đài truyền thanh, truyền hình các cấp Chơng trình đã thu hút đợc sự quan tâm đặc biệt của các cấp lãnh đạo, các tầng lớp nhân dân, hiệu quả đem lại cao nên cần phải có thêm kinh phí để tổ chức Hởng ứng cuộc vận động của ban thờng vụ tỉnh uỷ, công ty đã hỗ trợ xây dựng 2 căn nhà trị giá 10 triệu đồng cho ngời nghèo.

• Công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng :

• Thiếp sinh nhật: Hàng tháng gửi thiếp sinh nhật tới cho khách hàng thông qua 2 hình thức: Thông qua t vấn viên, chuyên thu viên và qua đờng bu điện Dịch vụ gửi thiếp đã đem lại hiệu quả khá tốt góp phần làm hữu hình hoá các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, tăng thêm niềm tin của khách hàng đối với công ty Tổng công ty nên xem xét tặng thiếp sinh nhật cho cả ngời tham gia và ngời đợc bảo hiểm, cải tiến mẫu mã, hình thức của thiêp sinh nhật, nghiên cứu thêm mẫu thiếp chúc mừng 8/3, 20/11.

• Thẻ u đãi: Vào đầu tháng công ty tiến hành tập hợp số liệu khách hàng đủ tiêu chuẩn cấp thẻ từ 50 triệu đồng trở lên, đã triển khai tặng thẻ Bảo việt card cho khách hàng có số tiền bảo hiểm từ 31 triệu đông trở lên từ tháng 10/2004, Nhìn chung hiệu quả của việc tặng thẻ cha cao, cha thực sự đêm lại sự u đãi cho khách hàng, vì vậy tổng công ty nên tăng thêm quyền lợi khi sử dụng thẻ u đãi, đa dạng hình thức sử dụng thẻ.

Tặng quà cho khách hàng: Quà tặng phù hợp với khách hàng, luôn cung cấp kịp thời nhu cầu quà tặng cho đại lý phục vụ công tác chăm sóc trớc, trong và sau khi hợp đồng kết thúc.

• Công tác nghiên cứu thị trờng và hỗ trợ khai thác:

• Luôn thu thập tin tức của đối thủ cạnh tranh về tình hình triển khai sản phẩm, phát triển đại lý , Thu thập tình hình phát triển kinh tế xã hội tại địa phơng Thành phố Thanh Hoá lên thành phố cấp 2, kinh tế xã hội phát triển ổn định là cơ sở vững chắc để phát triển BHNT tại địa phơng.

• Thị trờng bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá chủ yếu là sự cạnh tranh giữa bảo việt và Pru, Pru chủ yếu tập trung vào tâm lý khách hàng thích lãi cao, thờng sử dụng hình thức tặng quà, tổ chức hội nghị khách hàng ở những khách sạn lớn để phô tr-ơng thông qua đó tuyển đại lý Pru tiếp tục tiếp tục trao học bổng cho cho sinh viên, học sinh, hỗ trợ 100 triệu đồng cho trung tâm phục hồi chức năng, thuê những phòng khám chất lợng cao để khám sức khoẻ cho khách hàng.

• Công ty đã hỗ trợ máy vi tính cho đại lý đi thuyết trình, xây dựng và thiết kế SILE đẹp, gọn, ấn tợng, truyền tải thông tin đến khách hàng nhiều nhất Khi khách hàng tham gia với số tiền bảo hiểm lớn, đóng phí dài hạn đích thân các đồng chí trong ban giám đốc đi đến tận nhà khách hàng hỗ trợ, thuyết phục, giải thích với khách hàng Công ty đã khai thác đợc hợp đồng theo nhóm cụ thể là công ty in báoThanh Hoá với 139 hợp đồng, phí thu hàng tháng gần 14 triệu đồng.

• Thờng xuyên bám sát địa bàn, sử lý nhng tình huống nh xuống tậ địa phơng giải thích về quyền lợi khi khách hàng có ý định huỷ hợp đồng hàng loạt, chua tin vào bảo hiểm nên huỷ 14 ngày kịp thời, tạo lợi thế tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty.

k Kế hoạch năm 2005

Phấn đấu hoàn thành 100% kế hoạch tổng công ty giao, cụ thể:Doanh thu thực hiện năm 2005 :110.260 triệu đồng.Doanh thu phí khai thác mới :19.600 triệu đồngSố hợp đồng kinh tế mới :16.800 hợp đồng

2 Cơ cấu tổ chức

Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá là đơn vị trực thuộc của công ty bảo hiểm nhân thọ Việt Nam thuộc tổng công ty bảo hiểm Việt Nam(Bảo Việt), kể từ ngày thành lập đến nay công ty đã không ngừng tiến cơ cấu để thích nghi với điều kiện mới và nâng cao hiệu quả quản lý

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hiện tại của công ty.

Dới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện taị của công ty

Qua sơ đồ trên ta thấy, cấp lãnh đạo của Công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của Công ty Với cơ cấu tổ chức này, đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có đợc một kiến thức toàn diện và trình độ quản lý chuyên môn tốt Thế nhng , cơ cấu tổ chức này có một nhợc điểm là ít phát huy đợc tính năng động của nhân viên nếu gặp phải sự chuyên quyền, áp đặt của ngời cán bộ lãnh đạo trong điều hành công việc Đây là điều mà tổng công ty bảo hiểm Việt Nam phải có phơng án để bổ sung sung nhằm phát huy tối đa tính hiệu quả trong cơ cấu bộ máy quản lý

b Chức năng nhiệm vụ các phòng đợc quy định nh sau:Ban giám đốc

Ban giám đốc của công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá gồm 2 ngời: 1 Giám đốc va 1 Phó giám đổc trong đó

Giám đốc: là ngời đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật và trớc

tổng công ty Giám đốc đợc hội đồng quản trị của tổng công ty bảo hiểm Việt Ban

giám đốc

PhòngTổng hợp

Phòng tài chính kế toán

PhòngQuản lýđại lý

Phòng Dịch vụ khách hàng

Phòng Chấp nhận bảo hiểm

Phòng maketing

PhòngTin học

Thọ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nam bổ nhiệm, khen thởng Theo mô hình này thì giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất của công ty

Phó giám đốc:

Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 1 phó giám đốc Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc quản lý điều hành một số lĩnh vực do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật trong phạm phi công việc mà mình đảm nhận

Các phòng ban

các phòng ban có chức năng tham mu nhằm giúm giám đốc quản lý điều hành quản lý công việc Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 7 Phòng thực hiện chức năng của minh trực tiếp tại công ty và 5 phòng phục vụ khách hàng tại các huyện:Thọ Xuân, Thiệu Hoá, Bỉm Sơn, Tĩnh Gia, Hoàng Hoá

* Phòng tổng hợp- Chức năng:

Phòng tổng hợp tham mu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau đây:

•Hành chính quản trị.

•Tổ chức cán bộ, nhân sự tiền lơng.•Tổng hợp, pháp chế.

- Nhiệm vụ:

• Công tác hành chính quản trị:

+ Công văn đến: Nhận, trình giám đốc công ty xử lý nội dung, đóng dấu đến và vào sổ toàn bộ công văn đến và phân phối công văn theo sự chỉ đạo của giám đốc

+ Công văn đi: Nhận, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi toàn bộ công văn đi của công ty theo đúng địa chỉ.

+ Quản lý dấu của công ty theo quy định hiện hành

+ Sắp xếp, lu trữ, bảo quản và định kì thanh lý các tài liệu, công văn theo đúng sạch đẹp, trật tự và an toàn.

+ Theo dõi và đôn đốc các phòng chức năng và cá nhân thực hiện tốt nội quy lao động.

+ Thực hiện tốt công tác lễ tân, đối ngoại chung.

+ Bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ công tác tổ chức các cuộc họp và hội nghị của công ty

+ Bảo đảm phơng tiện và các điều kiện vật chất phục vụ cho lãnh đạo công ty đi công tác.

+Quản lý và định kì thực hiện chế độ bảo dỡng các máy móc thiết bị, phơng tiện đi lại của công ty.

+ Quản lý kho vật t tài sản, ấn chỉ, văn phòng phẩm Thực hiện việc xuất nhập kho đúng chế độ quy định Định kì kiểm kê và lập báo cáo tồn kho.

+ Cùng với các tổ chức công đoàn công ty tham gia giải quyết các vấn đề có liên quan đến đời sống cán bộ, nhân viên.

• Công tác tổ chức cán bộ nhân sự tiền lơng:

+ Căn cứ vào mô hình TCBM và chức năng, nhiệm vụ mẫu theo quy định của tổng công ty để tham mu cho lãnh đạo công ty về mô hình và chức năng nhiệm vụ các phòng thuộc công ty trình tổng công ty phê chuẩn.

+ Xây dựng nội quy lao động và các quy chế khác của công ty.

+ Xây dựng kế hoạch lao động và tham mu cho lãnh đạo về tuyển chọn, bố trí cán bộ đảm bảo chất lợng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đáp ứng yêu cầu công tác và đúng quy định.

+ Giúp lãnh đạo công ty thống nhất quản lý toàn diện đối với cán bộ thuộc diện quản lý phân cấp của tổng công ty nh: Đề bạt, xếp lơng, nâng bậc lơng khen th-ởng, kỷ luật quản lý và lu trữ hồ sơ cán bộ.

+Phối hợp các phòng chức năng thực hiện công tác quản lý cán bộ, định kỳ đánh giá và quy hoạch cán bộ theo quy định.

+ Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng chức năng của công ty, các cơ quan đào tạo bên ngoài tổ chức thực hiện kế hoạch đã đợc ngoài n-ớc.

+Trên cơ sở định mức lao động, tính chất yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc để xây dựng phơng án trả lơng của công ty trình lãnh đạo phê duyệt

+ Phối hợp với BCH công đoàn soạn thảo thoã ớc lao động tập thể để kí với giám đốc công ty và trình lãnh đạo công ty ban hành quy định vê việc sử dụng quỹ khen thởng, quỹ phúc lợi.

+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, công tác phòng gian, bảo mật.

+Giải quyết các đơn th khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ • Công tác tổng hợp- pháp chế

+ Xây dựng và trình lãnh đạo công ty chơng trình công tác hàng năm, quý, tháng và xếp lịch công tác tuần của văn phòng công ty

+ Theo dõi, nắm tình hình và đôn đốc các phòng chức năng thực hiện kế hoạch năm về tình hình hoạt động của công ty

+Phối hợp các phòng có liên quan giải quyết đơn th khiếu nại của khách hàng.+ Tham mu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thởng trong nội bộ công ty.

+ T vấn cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến pháp luật, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.