Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá .doc

Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá .doc

Với sự phát triển mạnh mẽ của các công ty bảo hiểmnhân thọ cạnh tranh đã và đang tạo ra những tác độngkhông nhỏ tới Bảo Việt theo cả hai chiều hướng: tích cực

và tiêu cực Về mặt tích cực: Việc cạnh tranh với những đốithủ có bề dày kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực bảohiểm nhân thọ trên thị trường thế giới, có công nghệ kĩthuật hiện đại, có phương pháp quản lý tiên tiến đã giúpcho Bảo Việt tự nhìn nhận, đánh giá lại mình để rút ranhững điểm còn hạn chế, nhằm đề ra những giải pháp khắcphục Bên cạnh đó đây còn là điều kiện tốt để Bảo Việt tiếnhành xem xét, nghiên cứu và chắt lọc những điểm tiến bộcủa đối thủ để áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo sao chophù hợp với điều kiện thực tế của mình Tuy nhiên, việcphát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp bảo hiểm nhânthọ trên thị trường cũng đồng nghĩa với việc sức ép cạnhtranh đối với Bảo Việt ngày càng tăng cao và hệ quả tất yếu

là sự chia sẽ về khách hàng và thị phần,là khó khăn trongtuyển dụng đại lý Và mặc dù trong những năm qua với sự

tăng trưởng và phát triển như vũ bảo của bảo hiểm ViệtNam, song so với các ngành khác thì Bảo Việt vẫn còn bộc

lộ những hạn chế chứng tỏ sự non nớt của mình trên thịtrường tài chính Việt Nam Qua việc tìm hiểu và nghiêncứu tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá Tôi thấyrằng điểm hạn chế nhất đó chính là vấn đề quản lý công ty

Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao năng lực hoạt

động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá” Với mục tiêu đóng góp một số ý kiến của

mình, hy vọng làm một điều gì đó nhằm khắc phục nhữnghạn chế mà công ty đang gặp phải để nâng cao năng lựccạnh tranh của công ty trong môi trường cạnh tranh đầykhốc liệt của thị trường tài chính Việt Nam

Chuyên đề này tôi chỉ xin trình bày trong một phạm vi nhất định.Cơ cấu của chuyên đề gồm 3 chương:

+ Chương I: Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ và bộ máy quản lý

+ Chương II: Thực trạng về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa hiện nay

+ Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

Tôi xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp ở công tybảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa và đặc biệt là sự hướng dẫntận tâm của phó giáo sư tiến sĩ Đoàn Thị Thu Hà đã giúptôi hoàn thiện đề tài này

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ BẢO HIỂM NHÂN THỌ VÀ BỘ

MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

I LÝ LUẬN CHUNG VỀ BẢO HIỂM NHÂN THỌ

1 Khái niệm về bảo hiểm nhân thọ

Có thể hiểu một cách ngắn gọn, bảo hiểm nhân thọ là

sự cam kết giữa công ty bảo hiểm và người tham gia bảohiểm, trong đó:

Công ty bảo hiểm có trách nhiệm trả số tiền bảo hiểm khi

có sự kiện định trước liên quan đến cuộc sống con ngườixảy ra như: người được bảo hiểm bị chết, người được bảohiểm bị thương tật toàn bộ vĩnh viễn, người được bảo hiểmsống đến một thời điểm xác định trước

Người tham gia bảo hiểm có trách nhiệm nộp phí bảo hiểmtheo quy định cho công ty bảo hiểm

Bảo hiểm nhân thọ nói chung có nhiều loại: Bảo hiểm sinhmạng có thời hạn, bảo hiểm suốt cuộc đời, bảo hiểm nhânthọ hỗn hợp có thời hạn, bảo hiểm hiểm trợ cấp hưu trí v.v

chính : bảo hiểm tai nạn con người, bảo hiểm chi phí nằmviện, bảo hiểm các bệnh hiểm nghèo

2 Những đặc điểm của bảo hiểm nhân thọ:

Năm 1996 được sự uỷ quyền của thủ tướng chính phủ, Bộtài chính ra quyết định thành lập lại tổng công ty bảo hiểmviệt nam, được nhà nước xếp loại” doanh nghiệp nhà nướcxếp hạng đặc biệt” Sở dĩ được xếp hạng đặc biệt là vì bảohiểm nói chung và bảo hiểm nhân thọ nói riêng có nhữngđặc điểm rất khác biệt so với các sản phẩm khác

Thứ nhất: Bảo hiểm nhân thọ là một loại hình dịch vụ tài

chính, một sản phẩm vô hình, người mua bảo hiểm đóngtiền ( thường là đóng định kỳ) cho doanh nghiệp bảo hiểmnhưng chỉ nhận lại một lời cam kết sẽ được trả tiền khinhững sự kiện bảo hiểm được xác định trước ( sống đếnmột thời điểm, chết ,thương tật) phát sinh mà không biếtchắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng như không biếtchắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng như không xácđịnh được thời điểm phát sinh sự kiện đó( trừ trường hợpsống) Do vậy khác với các hàng hoá thông thường, người

mua BHNT không thể dùng thử để để biết chất lượng sảnphẩm mà chỉ có thể dùng thật, đã dùng thật là dùng trongthời hạn dài Hơn thế nữa, sản phẩm bảo hiểm nhân thọ còn

là một sản phẩm khá phức tạp và có tính trừu tượng cao,nên nhiều khi người mua bảo hiểm không thể hình dung hếtđược về sản phẩm bảo hiểm

Thứ hai: Bảo hiểm nhân thọ có đối tượng kinh doanh rất

đặc biệt, đó là rủi ro liên quan đến sinh mạng, cuộc sốngsức khoẻ con người( có thể nói, BHNT gắn liền với chu kì”sinh, lão, bệnh, tử” của con người), do vậy BHNT khôngthể bù đắp lại được những tổn thất về sinh mạng, sức khỏekhả năng lao động và tinh thần cho người được bảo hiểm

và người thân của họ mà chỉ bù đắp lại một phần nàonhững thiệt hại về mặt tài chính mà những tổn thất này gây

ra Chính vì vậy,với trường hợp phạm vi bảo hiểm chỉ là rủi

ro, BHNT là một trong số ít sản phẩm mà người mua rồikhông mong muốn được nhận quyền lợi bảo hiểm , thayvào đó là họ muốn tìm sự thanh thản , sự bảo vệ, cảm giácđầy trách nhiệm trước người thân Cũng do có đối tượng

kinh doanh rất đặc biệt, doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọcũng cần biết cảm thông, chia sẽ trước những rủi ro, mấtmát của khách hàng Đây chính là chủ nhân trong kinhdoanh BHNT Đồng thời với cơ chế bù đắp tài chính, khắcphục hậu quả của rủi ro, hỗ trợ tài chính khi không còn khảnăng lao động( Đặc biệt là qua các sản phẩm hưu trí),chúng ta có thể thấy, BHNT còn mang ý nghĩa xã hội sâusắc.

Thứ ba: Nhu cầu về bảo hiểm nhân thọ là nhu cầu thụ

động, khách hàng rất ít khi chủ động tìm đến doanh nghiệp

để mua bảo hiểm nhân thọ mà thường chỉ mua bảo hiểmsau khi được người bán bảo hiểm thuyết phục, vận động(thường là qua rất nhiều lần) Một điểm đáng chú ý nữa là,theo thống kê tại các thị trường BHNT lớn như Nhật Bản,

Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, người quyết định mua bảo hiểmnhân thọ phần lớn không dưới 75% là phụ nữ

Thứ tư: Bảo hiểm nhân thọ là sản phẩm dài hạn, thời hạnbảo hiểm là 5 năm, 10 năm, 20 năm, nhiều khi là cả đờingười Do vậy khi tham gia bảo hiểm nhân thọ khách hàng

luôn đặt ra những câu hỏi liên quan đến tương lai ( tươnglai xa, rất xa) như: liệu đến khi hợp đồng đáo hạn doanhnghiệp bảo hiểm nhân thọ còn tồn tại hay không doanhnghiệp có đủ khả năng thanh toán tiền bảo hiểm đã cam kếthay không Thực tế triển khai BHNT của Bảo Việt cũngnhư của các công ty bảo hiểm nhân thọ khác hoạt động tạithị trường Việt Nam cho thấy, các sản phẩm ngắn hạn vẫnchiếm tỷ trọng chủ yếu Vừa là một sản phẩm dài hạn lạivừa là sản phẩm hình thức nên càng làm cho bảo hiểm nhânthọ càng trở nên đặc biệt, do đó việc tạo lòng tin nơi kháchhàng đóng vai trò tối quan trọng trong kinh doanh bảo hiểmnhân thọ Kinh nghiệm triển khai bảo hiểm nhân thọ tại thịtrường Việt Nam đã cho thấy uy tín doanh nghiệp là mộttrong những yếu tố quan trọng nhất quyết định việc thamgia bảo hiểm nhân thọ của khách hàng

Thứ năm: Sản phẩm bảo hiểm nhân thọ là sản phẩm bán lẻ

là chủ yếu, đại đa số khách hàng là cá nhân quyết định muaBHNT của họ rất ít chịu tác động, chi phối bởi yếu tốquyền lực hay các yếu tố khác, do vậy việc khách hàng

tham gia tại doanh nghiệp nào phụ thuộc rất lớn vào khảnăng chinh phục nhân tâm công chúng của doanh nghiệpđó.

Do những đặc điểm đó mà các doanh nghiệp phải cần xâydựng hình ảnh doanh nghiệp và quảng cáo trong kinhdoanh bảo hiểm nhân thọ có những nét khác biệt so với cáclĩnh vực khác

3 Vai trò của bảo hiểm nhân thọ

BHNT có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, mỗigia đình, đối với từng doanh nghiệp và toàn xã hội

Đối với từng cá nhân, gia đình:

Xét trên khía cạnh tinh thần, tham gia BHNT thể hiện sựquan tâm, lo lắng của người chủ gia đình đối với nhữngngười phụ thuộc, của cha mẹ đối với con cái làm cho tìnhcảm gia đình thêm keo sơn, thắm thiết và hạnh phúc Đồngthời, BHNT còn góp phần đảm bảo ổn định cuộc sống chocác cá nhân và gia đình bằng sự hỗ trợ về tài chính khikhông may họ gặp phải rủi ro Từ đó, BHNT là chỗ dựa

tinh thần cho mọi người dân giúp họ yên tâm lao động sảnxuất.

Mặt khác, BHNT còn góp phần rất lớn để từng gia đìnhthực hiện kế hoạch tài chính thông qua tiết kiệm, tạo quỹgiáo dục giành cho con cái, có tiền chi dùng khi vềhưu Từ cơ chế thu phí, các doanh nghiệp BHNT buộc họphải thực hiện tiết kiệm thường xuyên và có kế hoạch nhờkhoản phí bảo hiểm họ phải đóng định kỳ

Đối với các cơ quan, doanh nghiệp:

Lợi ích đầu tiên đối với các doanh nghiệp là ở chỗ nólàm ổn định tình hình sản xuất kinh doanh và vấn đề tàichính Nếu vì một lý do nào đó người chủ chốt trong các cóquan, doanh nghiệp bị chết hay thương tật vĩnh viễn thì họ

sẽ nhận được một số tiền để lo chi phí cho người bị thiệtmạng và một khoản để có thể tuyển dụng người khác thaythế tiếp tục công việc

Hai là khi người chủ sử dụng lao động tham giaBHNT cho người lao động của mình thì không nhữngquyền lợi của người lao động tăng lên mà còn thể hiện

được sự quan tâm, lo lắng của họ đối với người làm công.

Từ đó làm giảm bớt khoảng cách, xoa dịu mâu thuẫn giữachủ và thợ, kích thích người lao động gắn bó hơn với doanhnghiệp và làm việc hiệu quả hơn, mang về cho doanhnghiệp nhiều lợi hơn

Đối với xã hội:

Một trong những vai trò của BHNT đối với xã hộichính là nâng cao phúc lợi cộng đồng Khi tham gia BHNTtức là người dân đã tuân theo quy luật số đông - rủi ro của

họ sẽ được san sẻ cho nhiều người Mặt khác, cuộc sốngcủa người dân khi về già gặp không ít khó khăn, với sự rađời của BHNT đặc biệt là sản phẩm “niên kim nhân thọ” sẽgiảm bớt một phần nỗi lo âu về tài chính của họ, bớt đigánh nặng trách nhiệm của con cái và xã hội

Không thể không đề cập tới vai trò tập trung mọi nguồnvốn nhàn rỗi từ trong dân chúng của BHNT Mỗi cá nhânmua BHNT là một cách tự bảo vệ mình, đồng thời còn tạo

ra một quỹ tiết kiệm cho mình Đối với doanh nghiệpBHNT thì mỗi một quỹ tiết kiệm góp lại thành quỹ bảo

hiểm tập trung - một quỹ đầu tư dài hạn, đầu tư vào nhiềulĩnh vực khác nhau của nền kinh tế Cũng từ đó mà làmtăng nhu cầu tuyển dụng lao động của các ngành, tạo công

ăn việc làm cho nhiều lao động, tránh hiện tượng lãng phínguồn nhân lực Ngoài ra, bản thân sự ra đời và phát triểncủa các doanh nghiệp BHNT cũng đã giải quyết công ănviệc làm cho rất nhiều người, chính là mạng lưới đại lýrộng khắp và ngày càng gia tăng không ngừng của cácdoanh nghiệp này

4 Các loại hình bảo hiểm nhân thọ:

Hiện nay ở trên thế giới và Việt Nam đều tồn tại 3 loại hìnhbảo hiểm như sau:

+ Bảo hiểm trong trường hợp chết

+ Bảo hiểm trong trường hợp sống

+ BHNT hỗn hợp

Đấy là ba loại hình bảo hiểm cơ bản tồn tại trên thị trườngbảo hiểm hiện nay Tuy nhiên trong quá trình tham gia bảohiểm thì người mua bảo hiểm còn áp dụng các điều khoản

bổ sung như: Bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khoẻ, bảo

hiểm không nộp phí khi thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai

nạ a Bảo hiểm trong trường hợp chết:

Đây là loại hình phổ biến nhất trong BHNT và được chiathành hai nhóm: Bảo hiểm tử kỳ và Bảo hiểm nhân thọ trọnđời

- Bảo hiểm tử kỳ.

Loại hình bảo hiểm này còn được gọi là bảo hiểm sinhmạng có thời hạn: Nó tiến hành bảo hiểm cho cái chết cóthể xảy ra bất cứ lúc nào như: Tai nạn, bệnh tật v.v miễn

là thời điểm xảy ra tai nạn trong thời gian hợp đồng bảohiểm vẫn còn hiệu lực.Nếu tai nạn xảy ra vào lúc hợp đồngcòn hiệu lực thì nhà kinh doanh bảo hiểm phải trả chongười tham gia bảo hiểm một khoản tiền đúng bằng số tiềnbồi thường như trong hợp đồng đã cam kết Nếu tai nạn xảy

ra vào thời điểm hợp đồng đã hết hiệu lực thì nhà kinh

doanh bảo hiể

-Bảo hiển nhân thọ trọn đời:

BHNT trọn đời, hay còn gọi là bảo hiểm trường sinh Hình thức bảo hiểm của loại hình này là: Cam kết trả một khoản tiền bồi thường đúng như trong hợp đồng quy định khi người tham gia bảo hiểm sống đến hết

cuộc đời của mình Vì thời điểm chết của người tham gia bảo hiểm là không xác định nên thời hạn hợp đồng là không xác định

Loại hình bảo hiểm này có một số đặc điểm cơ bản sau:

+ Thời hạn bảo hiểm không xác định

+ STBH trả một lần khi người được bảo hiểmchết bất cứ lúc nào

+ Phí bảo hiểm của loại này lớn hơn của Bảohiểm tử kỳ

+ Phí đóng định kỳ và không thay đổi trong suốtquá trình bảo hiểm

BHNT trọn đời được triển khai nhằm thoả mãn nhiềumục đích khác nhau:

+ Đảm bảo cuộc sống của gia đình và người thânsau cái chết của người được bảo hiểm

+ Giữ gìn tài sản cho thế hệ sau

+ Mua sắm tài sản cho gia đình và người thântheo kế hoạch đã định trước

+ Tiết kiệm

b Bảo hiểm trong trường hợp sống:

Bảo hiểm trong trường hợp sống hay còn gọi là bảo hiểm sinh kỳ, là loại hình bảo hiểm mà thực chất là người bảo hiểm cam kết chi trả những khoản tiền đều đặn trong một khoảng thời gian xác định hoặc trong suốt cuộc đời người tham gia bảo hiểm Nếu người được bảo hiểm chết trước ngày đến hạn thanh toán thí sẽ không được chi trả bất cứ một khoản tiền nào.

Bảo hiểm sinh kỳ có một số đặc điểm chính sau:

+ Thời hạn bảo hiểm có thể xác định (gọi là niênkim nhân thọ tạm thời), có thể không xác định (gọi là niênkim nhân thọ trọn đời)

+ Giảm nhẹ gánh nặng phụ thuộc vào con cái vàphúc lợi xã hội khi tuổi già.

c Bảo hiểm nhân thọ hỗn hợp:

Đây là loại hình bảo hiểm được kết hợp giữa hai loại hình bảo hiểm trên( Bảo hiểm trong trường hợp chết và bảo hiểm trong trường hợp sống) Vì tính ưu điểm của nó là tiết kiệm và rủi ro nên nó được áp dụng rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới

BHNT hỗn hợp có một số đặc điểm chính sau:

+ Thời hạn bảo hiểm luôn xác định

+ STBH được trả một lần khi có các SKBH xảy

ra (người bảo hiểm chết hoặc khi hết hạn hợp đồng màngười được bảo hiểm còn sống)

+ Phí bảo hiểm thường đóng định kỳ và không thay đổi trong suốt thời hạn bảo hiểm.

+ Có thể được chia lãi hoặc có thể được hoàn phí khi không có điều kiện tiếp tục tham gia.

+ Khách đông và có thể ở mọi lứa tuổi

Loại hình bảo hiểm này được triển khai nhằm nhiềumục đích khác nhau :

+ Đảm bảo cuộc sống cho gia đình và người thân

+ Thực hiện tiết kiệm từ ngân sách gia đình để tạo lập quỹ gia đình cho con cái, mua sắm tài sản.

+ Dùng làm vật thế chấp vay vốn hoặc khởi nghiệpkinh doanh

Khi triển khai BHNT hỗn hợp, các công ty bảo hiểm

có thể đa dạng hoá loại sản phẩm này bằng các hợp đồng cóthời hạn khác nhau, hợp đồng phi lợi nhuận, có lợi nhuận

và các loại hợp đồng khác tuỳ theo tình hình thực tế

5 Các lĩnh vực hoạt động của bảo hiểm nhân thọ:

Hiện nay bảo hiểm nhân thọ hoạt động trên 4 lĩnh vực đólà:

-Kinh doanh bảo hiểm nhân thọ:

Đây là nghiệp vụ chủ yếu của một công ty bảo hiểm.Nguyên tắc kinh doanh là “ Lấy số nhiều bù số ít” Lợinhuận thu được của công ty là nhờ vào sự chênh lệch vềdoanh thu phí bảo hiểm và chi phí bồi thường cho kháchhàng Doanh thu sẽ thu được từ phí bảo hiểm do nhiềungười tham gia bảo hiểm đóng góp

-Tái bảo hiểm nhân thọ:

Trên thực tế triển khai, tái bảo hiểm giữ vai trò quan trọngtrong việc chuyển giao rủi ro Khi một công ty bảo hiểmgốc nhận bảo hiểm cho một dịch vụ có giá trị bảo hiểm lớn,vượt mức bồi thường( mức giữ lại của mình), muốn đảmbảo khả năng thanh toán khi xảy ra rủi ro, tổn thất cho dịch

vụ này cũng như để bảo toàn vốn và sự tồn tại của công ty,công ty bảo hiểm này cần kí một hợp đồng tái bảo hiểm đểchuyển giao rủi ro từ công ty mình sang một công ty bảohiểm / tái bảo hiểm khác có năng lực tài chính( khả năngthanh toán) lớn hơn Trên thị trường bảo hiểm Việt Nam,tái bảo hiểm là không còn xa lạ đối với nghiệp vụ bảo hiểmnhân thọ

- Đầu tư tài chính:

Nghiệp vụ đầu tư tài chính của bảo hiểm đã phát triển từlâu trên thế giới Tuy nhiên ở Việt Nam thì nghiệp vụ nàychưa được các công ty bảo hiểm áp dụng rộng rãi Đây lànghiệp vụ hoạt động giống như nghiệp vụ của một ngânhàng Công ty bảo hiểm sẽ đầu tư hoặc cho một cá nhân,một tổ chức nào đó vay Lợi nhuận mà công ty thu được đó

chính là lãi suất Các công ty bảo hiểm nhân thọ có khảnăng tài chính lớn thường phát triển về nghiệp vụ này

II LÝ LUẬN VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ NĂNG LỰC HOẠT ĐỘNG CỦA

BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Bộ máy quản lý

a Khái niệm về bộ máy quản lý:

Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong một tổchức nó bao gồm hệ thống các phòng ban chức năng cónhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc quản lý, điều hành quátrình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuấtkinh doanh đạt hiệu quả cao nhất

Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản

lý đến hệ thống nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họnhằm đạt mục tiêu đề ra của tổ chức với hiệu quả cao nhấ

Điều hành là một trong các chức năng quản lý nhằm

tác động lên hành vi của hệ thống hướng hệ thống vào thựchiện mục đích và mục tiêu quản lý theo đướng lối, chiếnlược đã định Điều hành là chức năng chủ yếu của hoạtđộng quản lý

b Yêu cầu của bộ máy quản lý:

Mặc dù có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý đểđáp ứng với từng điều kiện cụ thể của một tổ chức songnhìn chung để đảm bảo dược tính hiệu quả cao nhất thì bộmáy quản lý cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:

Một là: Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện

những chức năng quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung

đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế hoach với chi phí ít vàhiệu quả kinh tế nhiều nhất

Hai là: Phải đảm bảo nghiêm túc và tuyệt đối chế độ

một thủ trưởng chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm

bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trongdoanh nghiệp

Ba là: Phải tạo được điều kiện để phát huy tối đa tính

tự chủ và sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên thôngqua việc giao quyền và phân quyền

Bốn là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng

với đặc điểm kinh tế và kĩ thuật của doanh nghiệp Trongdoanh nghiệp có quy mô lớn, công tác của các phòng chứcnăng được chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và cóthiể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các doanh nghiệp

có quy mô vừa và nhỏ Những đặc điểm kinh tế kĩ thuậtnhư loại hình sản xuất, tính chất sản phẩm, tính chất côngnghệ, vị trí doanh nghiệp trong phân công lao động xã hộiđều được xem là những căn cứ để xây dựng bộ máy quan lýcủa doanh nghiệp

Năm là: Bộ máy quản lý phải được tinh giảm một

cách có hiệu quả; nghĩa là khi tinh giảm bộ vẫn đảm bảođược tính vững trắc trong việc liên kết các phần tử, sự hoạt

động vững trắc của tổ chức mà không ảnh hưởng xấu đếnvai trò cũng như năng lực hoạt động của bộ máy

c Vai trò và chức năng của bộ máy quản lý:

Vai trò:

Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt độngsản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp nó quyết địnhđến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanhnghiệp Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ cóphương pháp quản lý phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp cóhướng đi đúng, có sự tổ chức kinh doanh hợp lý, cũng như

có sự chỉ đạo , kiểm tra và điều chỉnh nhanh chóng vàchính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy được những điểm mạnh,khắc phục được những điểm yếu của mình thích ứng nhanhchóng với điều kiện kinh tế thị trường đầy biến động vàngày càng phát triển hơn

Chức năng:

Bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của một doanh nghiệp.Như vậy bộ máy quản lý phải thực hiện chức năng như một

đầu tầu để kéo đẩy con tầu đi đúng hướng an toàn về bến.Nếu căn cứ vào chức năng vào nội dung quản lý thì bộ máyquản lý có5 chức năng chính:

Bộ máy quản lý của công ty có chức năng lập kế hoạch:Đây là chức năng đầu tiên nó đề ra phương hướng và mụctiêu hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp Kế hoạch cóthể là kế hoạch dài hạn cũng có thể là kế hoạch ngắn hạn.Theo kế hoạch đó thì từng thành viên trong doanh nghiệp

sẽ nhận thức được nhiệm vụ cụ thể của mình như thế nào

Họ sẽ biết mình cẩn phải làm gì để hoành thành nhiệm vụ

mà công ty giao phó Đây là khâu cực kì quan trọng tronghoạt động quản lý, nó quyết định đến sự thành bại của công

ty và ảnh hưởng sâu sắc đến sự phát triển trong tương laicủa công ty Do vậy các cán bộ quản lý phải xây dựng đượccác kế hoạch sao cho không có sự mâu thuẫn với nhau cũngnhư phải có sự điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợpvới sự biến động của hệ thống môi trường

Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy quản lý quản

lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của

doanh nghiệp, mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp, nguồnlực của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan tác động đếntác động đến doanh nghiệp Dựa trên cơ sở đó, doanhnghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ được giao Trong đó mỗi bộ phận, từng cánhân đều có quyền hạn , trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định,

có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực hiệnnhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đềra

Chức năng điều hành: Mọi kế hoạch khi đã được lập ra và

tổ chức xong thì phải điều hành công việc để hoàn thành kếhoạch đó Để điều hành có hiệu quả thì cần phải có sự chỉđạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có như vậy các bộphận trong bộ máy quản lý, cũng như trong quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh mới được tiến hành tốt nhiệm vụcủa mình

Chức năng điều khiển điều chỉnh: Thực hiện chức năng nàycác nhà quản lý sẽ sữa chữa những sai lầm trong quá trình

sản xuất kinh doanh, thay đổi công việc cho phù hợp, pháthuy các điểm mạnh của doanh nghiệp

d Các hình thức tổ chức bộ máy quản lý

Hiện tại có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý Tuynhiên tuỳ từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp màchọn những mô hình sao cho hiệu quả nhất Một số hìnhthức tổ chức bộ máy đó là:

-Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến:

Nguyên tắc của kiểu tổ chức này là mọi công việc quyềnhành đều được giao cho từng đơn vị và quan hệ quyền hànhđều được phân định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp

Mô hình quản lý

Lãnh đạo tổ chức

Người

-Kiểu cơ cấu quản lý chức năng:

Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoạc các đơn vị sựnghiệp Nhưng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn,quản lý phức tạp thì không nên áp dụng

Ưu điểm:

+ Hiệu quả tác nghiệp cao

+ Phát huy được những thế mạnh của chuyên môn hoángành nghề

+Đơn giản hoá việc đào tạo

+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cáchnhân viên

+ Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao hơn

+ Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hẹp ởcác cán bộ quản lý

+ Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung+Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổchức cho cấp lãnh đạo cao nhất

Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễhiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giaiđoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏhoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trường

Giám đốc

Trưởng phòng nhân sự

Trợ lý giám đốc

p.giám đốc maketing P.giám đốcKỹ thuât P.giám đốcSản xuất P.giám đốcT i chính ài chính

N.cứu thị trường

Quản lý Nhân sư

Lập k/h Sản xuất

Kỹ thuật điện Phân xưởng 1 Kế toán chung

Quản lý Bán h ng ài chính Kỹ thuật cơ khí Phân xưởng 2 Kế toán chi phí

Bán

h ngài chính Kiểm tra

chất lượng

Phân xưởng 3 Thống kê v ài chính

xử lý sl

Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

-Kiểu quản lý trực tuyến chức năng:

+ Rễ tạo ra xu hướng tập trung hoá đối với các nhà quản trịcao cấp

+Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến vớinhau, do không thống nhất quyền hạn và quan điểm

- Mô hình tổ chức bộ phận thêo quá trình

Lãnh đạo tổ chức

Phòng

chức

năng 1

Phòng chức năng 2

Phòng chức năng 3

Phòng chức năng 4

Lãnh đạo tuyến A

Lãnh đạo tuyến B

Mô hình cơ cấu trực

Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổchức bộ phận khác nhau Ví dụ, mô hình theo chức năngkết hợp với mô hình theo sản phẩm

Ưu điểm:

+Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng

+Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu

+ kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý vàchuyên gia, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chong với nhữngthay đổi của môi trường

cơ cấu ma trận phát huy được tác dụng là sự rõ ràng của

mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản lý và cơ chếphối hợp

Đây là sơ đồ tổ chức theo ma trận trong kĩ thuật

Tổng giám đốcP.TGĐ

Kỹ thuật

P.TGĐ

T i ài chính chính

P.TGĐSản xuất

Trưởn

g p

Kỹ thuật

Trưởng.pđiện

Trưởng.pThuỷ lực

2 Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

a Khái niệm về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý là khả năng đượcthể hiện trong quá trình bộ máy quản lý thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình để đạt mục tiêu chung của tổchức

b Các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực hoạt động của

và gây ra sự lãng phí tốn kém thậm chí dẫn đến sự sụp đổcủa công ty

do Hoàng Phê chủ biên (1992), thể chế là những ”quy định,luật lệ của một chế độ xã hội buộc mọi người phải tuântheo( nói một cách tổng quát )” Tuy có nhiều quan niệmkhác nhau, nhưng nói chung các quan niệm về thể chế đềubao hàm các vấn đề quan trọng nhất: Luật chơi( chính thức

và phi chính thức); cơ chế thực hiện và các tổ chức ( gắnvới hành vi của chúng), bao gồm các tổ chức chính trị, kinh

tế, xã hội và các tổ chức giáo dục Nếu có một thể chếthông thoáng, phù hợp thì đó sẽ là một điều kiện lý tưởng

để một tổ chức phát huy sức mạnh của mình và do đó nănglực quản lý của bộ máy tổ chức sẽ được nâng lên Nhưngnếu một thể chế bất hợp lý thì đó sẽ là một sự cản trở vôcùng lớn đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức

* Cán bộ quản lý

Cán bộ quản lý có một vai trò cực kì quan trọng đối vớinăng lực hoạt động của bộ máy quản lý Cán bộ quản lý ởđây được xác định là người có trách nhiệm tạo ra nhữngđiều kiện cần thiết giúp cho nhân viên xây dựng thực hiện

và kiểm tra theo dõi các nhiệm vụ, các hoạt động Như vậy,

họ không chỉ chịu trách nhiệm với các hoạt động của đơn

vị, với vấn đề tài chính mà còn có trách nhiệm với cácthành viên của tổ chức Họ phải có trách nhiệm tổ chức cáchoạt động các nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng bộ với cáchoạt động khác của cả tổ chức; cùng đơn vị xây dựng tầmnhìn và mục đích đồng thời đảm bảo rằng các mục đích đó

đã được theo đuổi; các hoạt động của đơn vị phải được thực

hiện tốt, được phát triển và làm chúng thích ứng các điềukiện, hoàn cảnh nhu cầu, lĩnh vực mới của hoạt động; cótrách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết để cho nhânviên chủ động tham gia vào các hoạt động và cố gắng làmcho các hoạt động phát triển; luôn tăng cường và phát triển

và làm thích nghi với các kỹ năng quản lý đáp ứng với tìnhhình mới

Mỗi loại hình tổ chức đều có những đặc điểm khác nhau

và nó đặt ra những đòi hỏi có những điểm khác nhau đốivới cán bộ quản lý của tổ chức đó Hoạt động trong mộtmôi trường rộng và tương đối phức tạp nên vai trò củangười quản lý ở đây cũng có những yêu cầu khác Họ đượcxác định có những vai trò sau:

- Vai trò của người khai phá: Luôn quan tâm, xem xétnghiên cứu đối với các xu hướng và sự thay đổi của môitrường, có những kết luận cần thiết về đơn vị tổ chức vềhoạt động của tổ chức mình trên cơ sở của sự thay đổi củamôi trường này

- Vai trò của người thông đạt thông tin, giao tiếp: Luôn đòihỏi có sự hiểu biết về cả tình hình bên trong và bên ngoài,thực hiện và giữ các cuộc trao đổi là vấn đề quan trọng đểtheo đuổi mục tiêu định hướng chung

- Vai trò của người huấn luyện: Luôn tạo điều kiện, ủng hộcho phép nhân viên đáp ứng được với yêu cầu của nhiệm

vụ, tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng hoạt động và nângcao kĩ năng nghiệp vụ của họ

-Vai trò làm xúc tác cho sự thay đổi: Luôn khuyến khíchvới những ý tưởng mới, xây dựng đề xuất để làm cho thayđổi và thực hiện thay đổi

- Vai trò của người kiến tạo những cơ hội học tập: Luônchú trọng vào việc thực hiện mục tiêu xây dựng một tổchức học tập

- Vai trò của người ra quyết định: Khi được phân quyền thì

họ phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định của họcũng như những hậu quả của chúng

Như vậy, cán bộ quản lý có một ý nghĩa quan trọngtrong việc tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển của tổ

chức, thực hiện kế hoạch phát triển nhân viên và họ là nhân

tố quyết đến quá trình đạt được mục tiêu của tổ chức, đạtnăng suất, hiệu quả của tổ chức Do vậy, cán bộ quản lý có

ý nghĩa quyết định đến năng lực hoạt động của bộ máyquản lý trong công ty

* Các chỉ tiêu đánh giá về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty

Quản lý là hoạt động mang tính chất toàn diện Điềunày thể hiện trong công ty bộ máy quản lý sẽ tham gia quản

lý ở tất cả các lĩnh vực Do vậy hiệu quả của hoạt độngquản lý phải được đánh giá qua rất nhiều chỉ tiêu như:

- Kết quả về doanh thu:

Doanh thu là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh, bởi vì nó là nguồn gốc của lợi nhuận do

đó công ty sẽ nổ lực để đạt được doanh thu cao nhất trongkhả năng của mình Khi doanh thu đạt chỉ tiêu thì công ty

sẽ có lợi nhuận Lợi nhuận sẽ được tích lũy để duy trì sựhoạt động của doanh nghiệp Nếu doanh thu thấp thì có thểdẫn đến sự phá sản của công ty Kết quả về doanh thu sẽ

phản ánh một phần rất lớn đối với năng lực hoạt động của

bộ máy trong công ty

- Công tác đánh giá rủi ro

Đối với hoạt động bảo hiểm nói chung và bảo hiểm nhânthọ nói riêng thì công tác đánh giá rủi ro cũng là một hoạtđộng mang ý nghĩa quan trọng Nếu công tác này làmkhông tốt sẽ dễ gây nên tình trạng trục lợi bảo hiểm củangười tham gia bảo hiểm nhằm mục tiêu kiếm lời Và nhưvậy thì lợi ích của công ty sẽ bị thiệt hại Nếu công ty quản

lý tốt vấn đề này thì quền lợi của họ sẽ được đảm bảo

- Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn:

Đây là hoạt động nhằm đáp ứng quyền lợi của khách hàngtrên địa bàn khi mà rủi ro xảy ra đúng như trong hợp đồng

đã cam kết Đồng thời trong công tác này công ty cũng sẽthực hiện công tác giám định để tránh những trường hợptrục lợi bảo hiểm của khách hàng

- Công tác phát triển đại lý

Việc có đạt được doanh thu cao hay không phụ thuộc rấtnhiều vào công tác phát triển đại lý Công tác phát triển đại

lý mà làm tốt thì doanh thu bảo hiểm sẽ tăng Một công tybảo hiểm chỉ thực sự mạnh khi có một mạng lưới đại lýrộng rãi có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ tốt cộng vớilòng hăng say, nhiệt tình trong công tác của đội ngũ nhânviên khai thác bảo hiểm

Ngoài các chỉ tiêu trên để đánh giá năng lực hoạt độngcủa bộ máy quản lý người ta còn căn cứ vào các chỉ tiêunhư: Công tác sản phẩm, công tác quản lý nguồn tài chính,tình hình quản lý nguồn nhân lực, công tác tin học

- Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận chứcnăng trong công ty:

Đây là một chỉ tiêu rất quan trọng Nó thể hiện; trong mộtcông ty mỗi cán bộ quản lý cần phải làm những gì và giớihạn về quyền hành để thực hiện công việc đó là ở mức nào.Nếu nhiệm vụ quá cao và phức tạp mà quyền hành trongtay người cán bộ lại thấp thì chắc chắn công việc sẽ khó màhoàn thành được Do vậy cần phải có một quyền hạn hợp lýcho mỗi chức năng và nhiệm vụ cụ thể

- Năng lực của người cán bộ quản lý: