QUY CHE LAM VIEC CUA VPUB TINH

QUY CHẾ LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 52/QĐ-VPUB ngày 06 tháng năm 2011 Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng, đơn vị nghiệp trực thuộc, nguyên tắc, phương thức, phạm vi, trách nhiệm giải công việc Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ( sau gọi tắt Văn phòng ) mối quan hệ cơng tác Chánh Văn phịng với Phó Chánh Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòng với Trưởng phòng tương đương (sau gọi chung Trưởng phịng) cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên hợp đồng quan Văn phòng Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng cán bộ, công chức, viên chức nhân viên hợp đồng làm việc quan Văn phòng (gọi chung cán bộ, công chức) nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu điều hành hoạt động Văn phịng Điều Cán bộ, cơng chức ngồi việc thực quy định quy chế phải chấp hành quy định Luật cán bộ, công chức quy định Nhà nước liên quan đến công chức, viên chức hoạt động nghiệp vụ chuyên môn Chương II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG, CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Điều Nhiệm vụ, quyền hạn phịng chun mơn, nghiệp vụ đơn vị nghiệp trực thuộc: Nhiệm vụ, quyền hạn phịng chun mơn, nghiệp vụ : 1.1 Phòng Kinh tế - Tổng hợp Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh thực công tác sau: - Phối hợp với sở, ban, ngành tỉnh, quan đơn vị trung ương đóng địa bàn tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố thường xuyên theo dõi, thu thập thông tin, nghiên cứu đề xuất giải pháp giúp cho Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh đạo, điều hành, quản lý nhà nước lĩnh vực kế hoạch, tài chính, thống kê, ngân hàng, thương mại, thuế, kho bạc, hải quan, quản lý doanh nghiệp, quản lý thị trường, kinh tế hợp tác hợp tác xã, hợp tác kêu gọi đầu tư; quy hoạch tổng thể Kinh tế - xã hội tỉnh, huyện ngành; xây dựng chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, tháng, hàng năm UBND tỉnh; xây dựng văn đạo điều hành đề án, kế hoạch UBND tỉnh; kiểm tra, theo dõi tình hình thực lĩnh vực kinh tế tổng hợp; thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị kịp thời báo cáo tình hình kinh tế - xã hội - an ninh quốc phòng hàng tuần, định kỳ hàng tháng, quý, tháng, năm báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề phục vụ cho họp UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh - Làm đầu mối phối hợp với phịng chun mơn thuộc Văn phịng việc tổng hợp, xây dựng chương trình, báo cáo, tờ trình để UBND tỉnh trình HĐND tỉnh; tổng hợp báo cáo thực công tác kiểm tra việc thực sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch theo Nghị định 99/2006/NĐ-CP Chính phủ 1.2 Phịng Cơng nghiệp – Xây dựng Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh thực công tác đạo, điều hành lĩnh vực công nghiệp; xây dựng; giao thông vận tải; tài nguyên môi trường ( trừ tài nguyên đất : nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản ); điện lực; thủy lợi ( phần xây dựng ); thuỷ điện lượng điện khác; phát triển quỹ đất, nhà đất thuộc SHNN cho thuê; bồi thường - giải phóng mặt ( dự án thuộc lĩnh vực theo dõi), quy hoạch đô thị, quy hoạch ngành; hoạt động Khu kinh tế tỉnh Thực sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch theo Nghị định 99/2006/NĐ-CP Chính phủ thuộc phịng quản lý 1.3 Phịng Nội Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh đạo, điều hành thực công tác sau: - Quốc phịng, an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, tra, tư pháp, thi hành án, phòng chống tham nhũng, tổ chức máy, cán công chức, viên chức; cơng tác giáo dục quốc phịng-an ninh; xử lý vi phạm hành thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND tỉnh ; thực quy chế phối hợp công tác UBND tỉnh với quan Đảng, Hội đồng nhân dân, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân Phối hợp với ngành liên quan tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh trả lời kiến nghị cử tri phục vụ kỳ họp HĐND tỉnh; làm đầu mối tổng hợp tình hình thực quy chế làm việc Tỉnh uỷ - Trực tiếp tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh Chuẩn bị điều kiện cần thiết để phục vụ công tác tiếp công dân định kỳ UBND tỉnh theo quy định; đầu mối tiếp nhận, tham mưu giải khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Hướng dẫn công dân, tổ chức thực quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh quy định pháp luật Thực sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch theo Nghị định 99/2006/NĐ-CP Chính phủ thuộc phịng quản lý 1.4 Phịng Văn hóa - Xã hội Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh thực công tác đạo, điều hành lĩnh vực văn hoá, thể dục thể thao, du lịch , giáo dục đào tạo, y tế, lao động thương binh - xã hội, khoa học - công nghệ, tôn giáo, thông tin truyền thơng - Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh thực quy chế phối hợp Uỷ ban nhân dân với Ban Thường trực Uỷ ban MTTQ Việt Nam tỉnh đồn thể, tổ chức trị xã hội; tổ chức định kỳ buổi làm việc UBND tỉnh với Uỷ ban MTTQ Việt Nam Hội, đoàn thể theo quy chế phối hợp hoạt động - Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học giúp Chánh Văn phịng thực chức người phát ngơn Uỷ ban nhân dân tỉnh Thực sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch theo Nghị định 99/2006/NĐ-CP Chính phủ thuộc phịng quản lý 1.5 Phịng Nơng Lâm Tham mưu cho lãnh đạo Văn Phòng giúp UBND tỉnh đạo, điều hành công tác liên quan đến lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản; cơng tác phịng chống lụt bão, khơ hạn; cơng tác quản lý bảo vệ rừng, phòng cháy chữa cháy rừng; quản lý tài nguyên đất nông, lâm nghiệp; phát triển nông thôn, kinh tế trang trại; kinh tế hợp tác xã nông, lâm nghiệp gắn với ngành nghề nông thôn; bố trí dân cư nơng thơn; chương trình, sách dân tộc; dự án, chương trình mục tiêu quốc gia thuộc lĩnh vực nông, lâm nghiệp Thực sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch theo Nghị định 99/2006/NĐ-CP Chính phủ thuộc phịng quản lý 1.6 Phòng Ngoại Vụ Tham mưu, giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực chức quản lý Nhà nước công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia địa phương theo quy định Thông tư liên tịch số 02/2009/TTLT-BNG-BNV ngày 27/5/2009 Bộ Ngoại giao Bộ Nội vụ 1.7 Phịng Kiểm sốt Thủ tục Hành Tham mưu cho lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh đạo, điều hành thực công tác sau: Hướng dẫn triển khai việc thực cơng tác cải cách hành tỉnh; nghiên cứu, tham mưu, đề xuất, theo dõi nội dung đề án cải cách hành tỉnh, dự thảo định, thị UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh có nội dung liên quan đến cải cách hành chính; Kiểm sốt thủ tục hành tiếp nhận, nghiên cứu, phân loại phản ánh, kiến nghị quy định hành chính; thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định Điều Thông tư Liên tịch số 01/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày 26 tháng 01 năm 2011 Văn phịng Chính phủ Bộ Nội vụ - Theo dõi cơng tác thi đua khen thưởng 1.8 Phịng Hành - Quản trị Tham mưu giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực nhiệm vụ: - Quản lý tổ chức nhân sự, thi đua - khen thưởng Văn phòng; theo dõi, tổng kết hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ cơng tác Văn phịng Văn phòng sở, ban , ngành; Văn phòng UBND huyện, thị xã, thành phố; xây dựng, ban hành văn thuộc thẩm quyền Văn phòng UBND tỉnh - Thực chức hành chính, tiếp nhận, in ấn, phát hành, lưu trữ hồ sơ văn UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh; quản lý, sử dụng dấu, quản lý văn bản, hồ sơ công việc theo quy định; thực nhật ký tổng hợp báo cáo văn đến - Chịu trách nhiệm hướng dẫn khách đến liên hệ làm việc với Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND tỉnh Văn phịng UBND tỉnh - Tiếp nhận hồ sơ trả kết theo chế “ Một cửa”; thực ghi chép nhật ký buổi họp Văn phòng UBND tỉnh - Quản lý sử dụng có hiệu tồn tài sản, sở vật chất kỹ thuật Văn phịng ; thực chế độ kế tốn tài vụ, thu chi kinh phí theo quy định Nhà nước; đảm bảo sở vật chất, phương tiện kinh phí phục vụ theo yêu cầu hoạt động Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh văn phịng Phó chánh Văn phịng cán bộ, cơng chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh; tổ chức thực tốt chế độ sách tiền lương, tiền thưởng cho Cán bộ, công chức quan theo quy định pháp luật - Đảm bảo hậu cần, công tác lễ tân phục vụ hoạt động UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh; bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc khu vực trụ sở quan ; tổ chức phục vụ ăn nghỉ cho khách đến làm việc, phục vụ hậu cần hội nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch Chánh Văn phịng UBND tỉnh triệu tập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị nghiệp trực thuộc 2.1 Nhà khách UBND tỉnh : Nhà khách UBND tỉnh đơn vị nghiệp có thu trực thuộc Văn phịng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân tài khoản riêng để giao dịch công tác Chức nhiệm vụ : Quản lý, sử dụng sở vật chất Văn phịng UBND tỉnh giao; phục vụ đồn khách tỉnh, khách quốc tế đến làm việc với UBND tỉnh, Văn phịng UBND tỉnh; ngồi tận dụng sở vật chất có đưa vào hoạt động kinh doanh tạo nguồn thu hợp pháp để đảm bảo chi phí lương (và phụ cấp có) cho nhân viên mua sắm, sửa chữa nhỏ Nhà khách Nhà khách UBND tỉnh thực quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập theo Nghị định số 43/2006/ NĐ- CP ngày 25/4/2006 Chính phủ 2.2 Trung tâm Tin học Trung tâm tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh đơn vị nghiệp, chịu quản lý đạo trực tiếp Chánh Văn phịng UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân có dấu, có tài khoản riêng Tham mưu giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực nhiệm vụ: - Quản lý tổ chức hoạt động Cổng thông tin điện tử UBND tỉnh Trang thông tin điện tử Văn phòng UBND tỉnh; thu thập, tổng hợp thơng tin tỉnh Gia Lai, chủ trương, sách báo điện tử để cung cấp thông tin phục vụ điều hành; triển khai thực ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan; đảm bảo trì hoạt động hiệu hạ tầng, hệ thống cơng nghệ thơng tin Văn phịng, phục vụ tốt công tác điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND tỉnh; chịu trách nhiệm quản lý, xuất Công báo in Công báo điện tử tỉnh theo quy định pháp luật - Ngoài nhiệm vụ thường xuyên giao Trung tâm Tin học có nhiệm vụ thực nhiệm vụ chuyên môn khác Chánh Văn phịng UBND tỉnh phân cơng thực dịch vụ, tư vấn công nghệ thông tin với đơn vị khác theo yêu cầu Chương III NGUYÊN TẮC, PHẠM VI, CÁCH THỨC, CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM TRONG GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC Điều Nguyên tắc phân cơng quan hệ cơng tác Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Văn phịng UBND tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, đồng thời phát huy dân chủ, nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp, đoàn kết, kỷ cương thống thực thi cơng vụ Chánh Văn phịng người đứng đầu quan, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trước pháp luật tồn hoạt động Văn phịng theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quy định; chủ tài khoản quan; giúp việc cho Chánh Văn phịng có Phó Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng phân cơng theo dõi khối công việc quan, địa phương liên quan; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật lĩnh vực công việc phân công Các Phó Chánh Văn phịng chủ động đạo việc xây dựng, đôn đốc, kiểm tra đánh giá kết thực phần chương trình cơng tác thuộc lĩnh vực, địa phương, phụ trách Nguyên tắc giải công việc: - Giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, cấp không làm thay công việc cấp Mỗi việc người phụ trách trực tiếp chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trực tiếp - Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải cơng việc theo quy định pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác đề ra; không ngừng thực cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ tin học phục vụ cho công tác điều hành, hoạt động nghiệp vụ - Bảo đảm phối hợp công tác, trao đổi thông tin giải công việc hoạt động xây dựng quan theo chức nhiệm vụ, quyền hạn giao Lãnh đạo Văn phòng thảo luận tập thể vấn đề sau đây: - Phương án xếp, kiện toàn tổ chức máy quan Văn phịng - Cơng tác tiếp nhận, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều chuyển cán thuộc nội Văn phịng - Chương trình, kế hoạch công tác hàng năm vấn đề liên quan chủ trương, sách cán bộ, cơng chức quan Điều Trách nhiệm quyền hạn Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm thực đầy đủ, nghiêm túc quy định nhiệm vụ quyền hạn Luật Tổ chức HĐND UBND; quy định Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Quy chế làm việc UBND tỉnh; Quy định UBND tỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Văn phòng UBND tỉnh Chánh Văn phòng điều hành hoạt động quan theo chế độ thủ trưởng; đạo chung việc xây dựng, đôn đốc, kiểm tra đánh giá kết thực chương trình cơng tác Văn phịng Chánh Văn phịng phân cơng Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phịng đạo, xử lý thường xun cơng việc cụ thể thuộc thẩm quyền Chánh Văn phòng lĩnh vực cơng tác Văn phịng ngoại trừ cơng việc Chánh Văn phịng trực tiếp đạo Phó Chánh Văn phịng thay mặt Chánh Văn phòng sử dụng quyền hạn Chánh Văn phòng để giải công việc phân công Khi công tác vắng mặt quan Chánh Văn phịng phân cơng 01 Phó Chánh Văn phịng trực thay mặt Chánh Văn phòng đạo hoạt động quan; định vấn đề lĩnh vực phân công theo uỷ quyền Chánh Văn phòng báo cáo với Chánh văn phòng Trong trường hợp cần thiết, Phó Chánh Văn phịng vắng mặt Chánh Văn phịng trực tiếp xử lý cơng việc phân cơng cho Phó Chánh Văn phịng Việc phân cơng cơng việc cụ thể Phó Chánh Văn phòng thực theo nguyên tắc quy định Điều Quyết định này; tùy tình hình thực tế, Chánh Văn phòng xem xét điều chỉnh để bảo đảm yêu cầu nhiệm vụ chung Văn phòng Điều Phạm vi giải cơng việc Phó Chánh Văn phòng Trong phạm vi quyền hạn nhiệm vụ giao, Phó Chánh Văn phịng chủ động giải công việc; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng định mình; vấn đề liên quan đến nhiều phòng, nhiều cấp, quan trọng, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phịng phụ trách số lĩnh vực công tác, đạo hoạt động phịng trực thuộc theo phân cơng Chánh Văn phịng uỷ quyền giải cơng việc theo nguyên tắc sử dụng nhiệm vụ, quyền hạn Chánh Văn phòng, thay mặt Chánh Văn phịng giải cơng việc thuộc lĩnh vực phân cơng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng phải báo cáo với Chánh Văn phòng Chủ động giải cơng việc phân cơng; có vấn đề liên quan đến lĩnh vực Phó Chánh Văn phịng khác trực tiếp phối hợp với Phó Chánh Văn phịng để giải Trường hợp có vấn đề cần có ý kiến Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng cịn có ý kiến khác Phó Chánh Văn phịng chủ trì xử lý cơng việc báo cáo Chánh Văn phịng định Phó Chánh Văn phịng trực tiếp đạo, phân công nhiệm vụ, quản lý, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết thực nhiệm vụ cán bộ, cơng chức thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách Tham mưu Chánh Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Văn phịng; tham gia việc xếp, xây dựng nề nếp làm việc, bố trí, đánh giá xếp loại, khen thưởng, kỷ luật, cho việc… cán bộ, công chức thuộc Văn phịng Các cơng việc giải Phó Chánh Văn phịng phải báo cáo kịp thời cho Chánh Văn phịng thơng báo cho Phó Chánh Văn phịng khác biết buổi giao ban Lãnh đạo Văn phòng xét thấy cần thiết Điều Chế độ làm việc phòng, phận thuộc Văn phòng a) Các phòng thuộc khối chuyên viên nghiên cứu làm việc theo chế độ trực tiếp kết hợp với chế độ thủ trưởng; Trưởng phịng quản lý cơng tác hành chính, theo dõi, đơn đốc, kiểm tra việc thực chương trình công tác, việc thực quy chế hoạt động Văn phịng chun viên thuộc phịng Các chuyên viên hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh có yêu cầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch; sau báo cáo Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng phụ trách trực tiếp biết để đạo, đảm bảo thủ tục hành tham gia ý kiến xử lý cần thiết b) Phịng Hành - Quản trị đơn vị nghiệp trực thuộc làm việc theo chế độ thủ trưởng Trưởng phòng, thủ trưởng đơn vị quản lý, đạo toàn diện hoạt động cán bộ, cơng chức thuộc phịng Điều Trách nhiệm quyền hạn Trưởng phòng Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động phòng theo Quy chế hoạt động Văn phịng; đơn đốc, kiểm tra, nhắc nhở cán bộ, cơng chức phịng thực nhiệm vụ chuyên môn theo phân công thực nội quy, quy chế hoạt động Văn phòng; chịu trách nhiệm trực tiếp trước Lãnh đạo Văn phòng việc theo dõi hoạt động cán bộ, cơng chức phịng Được Chánh Văn phịng phân công đảm nhiệm số công việc cụ thể chun mơn thuộc nhiệm vụ phịng Đối với phòng, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phịng, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm thẩm định chịu trách nhiệm nội dung công việc, nghiệp vụ cán bộ, công chức trực thuộc trước Chánh Văn phịng 3 Có trách nhiệm xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung cơng tác phịng; đơn đốc, theo dõi cán bộ, cơng chức phịng thực chương trình cơng tác; tổng hợp báo cáo việc thực chương trình cơng tác phịng định kỳ theo quy định Chịu trách nhiệm việc chuẩn bị nội dung chủ trì sinh hoạt để đánh giá rút kinh nghiệm việc thực chương trình cơng tác, việc thực nội quy, quy chế quan, đôn đốc giải công việc thuộc phạm vi phịng phụ trách, trao đổi chun mơn, nghiệp vụ; chủ trì đánh giá thi đua khen thưởng định kỳ hàng năm theo quy định cán bộ, cơng chức, viên chức phịng Có trách nhiệm trì chế độ phối hợp cơng tác chun mơn với phòng, phận khác Văn phòng Phân cơng cấp phó phụ trách số nhiệm vụ cụ thể phòng phải chịu trách nhiệm liên đới việc thực nhiệm vụ uỷ quyền Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, giúp lãnh đạo Văn phịng giữ quan hệ cơng tác với quan chun mơn, đồn thể cấp tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố để thực nhiệm vụ giao Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo Văn phòng giao Điều Trách nhiệm quyền hạn Phó trưởng phịng Phó Trưởng phịng tương đương (sau gọi chung cấp phó trưởng phịng) người trực tiếp giúp Trưởng phịng đạo, thực số cơng việc phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng nhiệm vụ phân công Thực nhiệm vụ, quyền hạn theo phân cơng Trưởng phịng; tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung cơng tác phịng tổ chức quản lý phịng; điều hành giải công việc thuộc lĩnh vực công tác phân công phụ trách; phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức trực thuộc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; báo cáo kết công tác với Trưởng phòng Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo Văn phịng giao Phó trưởng phịng Trưởng phịng uỷ quyền giải cơng việc thuộc thẩm quyền Trưởng phòng Trưởng phòng vắng báo cáo lại công việc giải cho Trưởng phòng Điều 10 Trách nhiệm chung cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng Thực nghiêm túc chủ trương sách chung Đảng, Nhà nước tỉnh Chấp hành tổ chức thực nghiêm túc quy định Luật cán bộ, công chức; quy định khác pháp luật Nội quy, Quy chế làm việc Văn phịng, phịng nơi cơng tác Chủ động thu thập thông tin, văn đạo cấp trên; theo dõi thống kê, tổng hợp số liệu, lưu trữ tài liệu, tư liệu có liên quan đến công việc phụ trách nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, xác để tham mưu, đề xuất, giải cơng việc có sở theo pháp luật phù hợp với thực tiễn tình hình; đồng thời, thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ hành quan theo quy định Giữ gìn đồn kết, thống phối hợp giúp đỡ công tác, tăng cường kỷ cương, kỷ luật quan Chấp hành nghiêm chỉnh phân công, quản lý, điều hành lãnh đạo Khơng nói, viết làm trái với quy định Đảng, Nhà nước; tuyệt đối giữ bí mật theo quy định bảo vệ bí mật nhà nước; chấp hành thực nghiêm túc kỷ luật phát ngôn ý thức tổ chức kỷ luật quan, khơng ngừng tự hồn thiện để góp phần xây dựng quan vững mạnh mặt Thực việc bảo quản trang thiết bị, tài sản quan giao cho sử dụng làm việc, phục vụ cho công tác; sử dụng tiết kiệm có hiệu quả, tránh lãng phí điện, nước, điện thoại, nhiên liệu vật dụng khác Đối với chuyên viên thuộc khối nghiên cứu : Thực nhiệm vụ theo phân công Lãnh đạo Văn phịng Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; chịu quản lý, điều hành chung Chánh Văn phòng quản lý hành Trưởng phó phịng; chịu quản lý trực tiếp chun mơn nghiệp vụ Phó chánh Văn phịng phụ trách lĩnh vực công tác phân công; thường xuyên giữ mối quan hệ tốt với sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố tỉnh nói chung thuộc lĩnh vực phân cơng nói riêng thực thi nhiệm vụ Đối với cán bộ, công chức thuộc phịng Hành - Quản trị đơn vị nghiệp: thực nhiệm vụ theo phân cơng Trưởng phịng; chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ giao trước Trưởng phòng; đề xuất ý kiến phạm vi giải công việc trình Trưởng phịng trước trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp Lãnh đạo Văn phòng giải đề xuất cán bộ, công chức có ý kiến Trưởng phịng Trong trường hợp cần thiết, đột xuất Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp huy động, phân công cán bộ, công chức phòng để giải việc đột xuất thời gian sớm nhất, cán phân cơng phải báo cáo cho Trưởng phịng biết để theo dõi Cán bộ, công chức trước nghỉ hưu, chuyển công tác, công tác, học tập dài hạn phải bàn giao hồ sơ tài liệu tài sản Văn phịng mà quản lý cho Trưởng phòng cán thay thế, giám sát cán phụ trách Lưu trữ hành phịng Hành - Quản trị Đối với trường hợp bàn giao có thời hạn, trở lại nhận nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận, hệ thống lại công việc làm thay, đảm bảo công việc theo dõi liên tục, đồng Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm chuyển đến phận Văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn đến Văn phịng tồn cơng văn, hồ sơ, thư từ chuyển đến qua bưu điện nhân viên quan khác đưa đến trực tiếp, cán công chức họp mang ; thụ lý hồ sơ sau phận văn thư làm thủ tục đăng ký theo quy định, trường hợp đặc biệt thụ lý hồ sơ theo đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phịng UBND tỉnh sau phải thực lại thủ tục đăng ký phận văn thư theo quy định 10 Tham mưu đề xuất tổ chức thực có hiệu cải cách hành chính, ứng dụng tin học xử lý cơng việc hàng ngày 11 Tham gia tích cực đầy đủ hoạt động phong trào, sinh hoạt đồn thể, trực quan theo phân cơng 12 Cán bộ, cơng chức phải có ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật Nhà nước Thực cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước từ khâu soạn thảo văn bản, xác định độ mật, in sao, phát hành lưu trữ tài liệu 13 Cán bộ, công chức phải có trách nhiệm tự khai báo thay đổi lý lịch thân quan hệ gia đình vào phiếu bổ sung lý lịch ( theo mẫu) gửi cho Phịng Hành - Quản trị trước ngày 25/12 hàng năm 14 Cán bộ, công chức quan phải đeo thẻ công chức thực nhiệm vụ quan 15 Thực nhiệm vụ khác theo phân công Lãnh đạo Văn phòng Chương IV CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, NGHỈ PHÉP, HỌC TẬP Điều 11 Thời gian làm việc Cán bộ, cơng chức Văn phịng có trách nhiệm thực nghiêm túc thời gian làm việc theo Luật Lao động hành UBND tỉnh quy định; có trách nhiệm phịng gian, bảo mật; giữ gìn vệ sinh nơi làm việc; bảo quản tài sản chung Văn phòng tài sản giao sử dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Cán bộ, công chức đến quan làm việc phải tập trung nghiên cứu, thực đầy đủ, kịp thời yêu cầu công việc với suất, chất lượng tốt nhất; hành rời khỏi quan phải báo cáo với Lãnh đạo cấp có thẩm quyền quản lý Điều 12 Làm thêm ngồi 1) Lãnh đạo Văn phịng, cán bộ, cơng chức trực quan vào ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật hàng tuần, ngày làm việc ngày nghỉ khác (khi có u cầu) để hồn thành nhiệm vụ giao Bộ phận Văn thư trực để thực tiếp nhận trình xử lý văn đến; làm thủ tục phát hành văn đi; 2) Trưởng phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm phân cơng lịch trực quan ngồi hành 3) Cán bộ, công chức, viên chức phân công trực, làm việc ngồi hành chi trả chế độ làm thêm theo quy định Điều 13 Công tác trực lễ tân, trực quan Trực lễ tân a) Phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm tổ chức trực tiếp quản lý, cán bộ phận Thường trực quan ; cán bố trí làm việc phận Thường trực có nhiệm vụ theo dõi, quản lý khách - vào quan b) Cán làm việc phận Thường trực thực nghiêm túc chế độ quản lý đăng ký làm việc công dân, cán đến liên hệ công việc; thể thái độ nghiêm túc, lịch giao tiếp với khách đến quan, có trách nhiệm phối hợp với Cơng an Bảo vệ mục tiêu trì trật tự, an tồn khn viên Văn phịng UBND tỉnh; chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh, trật tự, văn minh phòng Thường trực Trực quan Căn yêu cầu chung tỉnh Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòng đạo phịng Hành - Quản trị lập kế hoạch phân công trực quan; đơn vị nghiệp thuộc Văn phòng vào kế hoạch trực Văn phịng để phân cơng trực phịng cho phù hợp Cán bộ, công chức phân công trực có trách nhiệm thực nghiêm túc thời gian trực, ghi chép Sổ trực theo quy định Phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm bảo quản, kiểm tra việc sử dụng Sổ trực Điều 14 Chế độ nghỉ phép, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm đau, thai sản Cán bộ, công chức nghỉ phép, nghỉ ốm đau, thai sản theo quy định Nhà nước Căn nhu cầu nghỉ phép đăng ký từ đầu năm điều kiện công tác cụ thể quan, Trưởng phó phịng có trách nhiệm tổng hợp xác nhận nhu cầu nghỉ phép hàng năm để phịng Hành - Quản trị tham mưu bố trí nghỉ phép phù hợp theo nguyên tắc Phó Chánh Văn phịng, Trưởng, Phó phịng nghỉ phép Chánh Văn phịng định; trường hợp khác Phó Chánh Văn phòng phụ trách định Trường hợp nghỉ việc riêng cần thiết khác, quy định sau: a) Phó Chánh Văn phịng nghỉ phải báo cáo Chánh Văn phịng đồng ý; b) Trưởng, Phó Trưởng phòng nghỉ phải báo cáo đồng ý của: - Chánh Văn phòng nghỉ từ 01 ngày trở lên - Phó chánh Văn phịng phụ trách trực tiếp, nghỉ không 01 ngày; c) Cán bộ, công chức nghỉ phải báo cáo đồng ý: - Chánh Văn phòng nghỉ từ 02 ngày trở lên - Lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp nghỉ không 02 ngày; - Lãnh đạo phịng nghỉ khơng q 01 buổi; Trường hợp nghỉ ốm đau, nghỉ lũ lụt cố khác… phải thơng báo cho Lãnh đạo phịng báo cáo Lãnh đạo Văn phịng để bố trí cán thay thế, không làm ảnh hưởng đến công việc chung quan 5 Trường hợp nghỉ phép, nghỉ sinh phải báo trước thời gian nghỉ 01 tuần để phịng có kế hoạch bố trí cán thay thế, bàn giao công việc Nghỉ phép, nghỉ sinh, nghỉ việc riêng…(từ 02 ngày trở lên) phải có đơn xin phép thực bàn giao công việc theo quy định Trưởng phịng có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phịng đạo, theo dõi đơn đốc thực ngày công lao động; tham mưu chủ động bố trí cán làm thay bàn giao cơng việc cán trở lại làm việc, đảm bảo theo nguyên tắc việc nghỉ theo chế độ, nghỉ ốm, công tác dài ngày… cán bộ, công chức không đuợc làm ảnh hưởng đến hoạt động điều hành phòng, Văn phòng UBND tỉnh Điều 15 Chế độ học tập Việc bố trí học nâng cao nghiệp vụ phải phù hợp phục vụ cho công tác quy hoạch, quản lý, sử dụng cán Ưu tiên cho cán đăng ký theo học khóa bồi dưỡng để bổ sung văn bằng, chứng theo quy định chuẩn hóa cán bộ; khóa học quản lý hành nhà nước, lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực phụ trách định hướng bố trí cơng tác Cán bộ, công chức cử học có nguyện vọng học để nâng cao trình độ Trưởng phịng quản lý cán bộ, cơng chức có ý kiến đề xuất để Chánh văn phịng xem xét định Trường hợp học chức địa phương, thời gian theo học phải có kế hoạch phối hợp đảm bảo hồn thành cơng tác giao Nếu học tập trung dài hạn nước hay nước ngồi Trưởng phịng đề xuất bố trí cán thay trình Chánh Văn phịng định CHƯƠNG V CHẾ ĐỘ GIAO BAN, HỘI HỌP, THÔNG TIN, BÁO CÁO XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC Điều 16 Chế độ giao ban, sinh hoạt, hội nghị Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng, chuyên viên dự giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, phiên họp UBND tỉnh Định kỳ hàng tuần, Lãnh đạo Văn phòng tổ chức họp giao ban với phòng, đơn vị thuộc Văn phòng Thành phần tham dự: - Chánh Văn phịng - Phó Chánh Văn phịng - Trưởng, phó phòng, đơn vị - Chuyên viên phòng nghiên cứu Ngồi , Lãnh đạo Văn phịng phụ trách phòng, đơn vị tổ chức hội ý với Lãnh đạo phòng, đơn vị để đánh giá việc thực chương trình cơng tác thời gian vừa qua thơng qua chương trình cơng tác thời gian tới Định kỳ vào ngày cuối tháng, lãnh đạo Văn phòng tổ chức sinh hoạt để kiểm điểm công việc thời gian qua bàn triển khai công việc thời gian tới Định kỳ 06 tháng, Lãnh đạo Văn phịng sinh hoạt với tổ chức trị xã hội quan để đánh giá kết phối hợp cơng tác Đảng, Chính quyền đồn thể Lãnh đạo Văn phịng chủ trì họp tồn thể cán bộ, công chức quan: - Tuần đầu tháng 7: Hội nghị sơ kết 06 tháng đầu năm triển khai nhiệm vụ tháng cuối năm - Tuần cuối tháng 12: Hội nghị tổng kết năm triển khai nhiệm vụ năm tới Ngoài họp hội nghị nói trên, Lãnh đạo Văn phịng triệu tập họp bất thường để phổ biến, triển khai cơng việc đột xuất; phổ biến tình hình thời nước quốc tế Tổ chức sinh hoạt chuyên đề khoa học để góp phần nâng cao kiến thức hiểu biết cho cán bộ, công chức Điều 17 Theo dõi, phục vụ Hội nghị, họp Đối với Hội nghị, họp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; chun viên phân cơng theo dõi họp có trách nhiệm: - Đăng ký lịch; phát hành giấy mời; xây dựng chương trình họp; chuẩn bị nội dung, hồ sơ tài liệu liên quan, ghi biên họp… - Dự thảo Thông báo ý kiến kết luận người chủ trì, ký ban hành sau kết thúc họp không 03 ngày, trừ trường hợp có ý kiến khác người chủ trì họp Đối với họp quan, họp giao ban Lãnh đạo Văn phòng, họp Lãnh đạo Văn phòng với phận, với tổ chức đoàn thể quan : a) Trưởng phịng Hành - Quản trị chịu trách nhiệm: - Tham gia dự họp ghi chép đầy đủ nội dung họp - Dự thảo Thông báo kết luận trình Lãnh đạo Văn phịng chủ trì họp ký ban hành sau kết thúc họp không ngày Riêng họp Lãnh đạo Văn phòng với Phòng chuyên viên nghiên cứu, Trưởng phịng có trách nhiệm phối hợp với Trưởng phịng Hành - Quản trị dự thảo Thơng báo kết luận - Theo dõi việc tổ chức thực Thông báo kết luận - Chịu trách nhiệm đảm bảo đầy đủ phương tiện kỹ thuật, phân công cụ thể cán theo dõi, vận hành, xử lý cố đảm bảo hoạt động hệ thống kỹ thuật thông suốt suốt thời gian hội họp b) Trưởng phó phịng chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ nội dung họp để triển khai thực phịng; cán bộ, cơng chức, viên chức phải ghi chép đầy đủ nội dung liên quan công việc đảm nhiệm Điều 18 Quản lý, sử dụng Sổ ghi chép biên bản, thiết bị văn phòng Sổ ghi chép biên tài sản Văn phịng trang bị cấp cho cán bộ, cơng chức để ghi chép lại nội dung hội họp ý kiến thảo luận thành viên tham gia họp, kết luận người chủ trì họp liên quan đến hoạt động điều hành UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, phòng, tổ chức trực thuộc Văn phòng… Sổ ghi chép biên lưu hàng năm vào Lưu trữ hành theo chế độ lưu trữ tài liệu Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung họp mà tham dự vào Sổ ghi chép biên theo lĩnh vực công tác nhằm đảm bảo tính kế thừa, theo dõi liên tục cơng việc Trưởng Phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm hướng dẫn việc lập loại sổ ghi chép biên bản, phối hợp với cán phụ trách lưu trữ hành việc kiểm tra, đơn đốc phịng cán bộ, công chức lập sổ, nộp lưu sổ theo quy định Các thiết bị văn phòng bao gồm : Hệ thống máy vi tính trang thiết bị khác giao cho chuyên viên quản lý, sử dụng phục vụ yêu cầu công việc giao; hệ thống sở liệu lưu máy vi tính, phần mềm ứng dụng, băng đĩa ghi âm, ghi hình, thẻ nhớ… tài sản cơng, sử dụng, lưu trữ bảo vệ theo chế độ lưu trữ tài liệu tuân thủ theo quy định bảo vệ bí mật nhà nước Cán cơng chức có trách nhiệm bảo quản Hệ thống máy vi tính trang thiết bị khác quan giao cho sử dụng; quản lý sở liệu lưu giữ máy vi tính, phần mềm ứng dụng, băng đĩa ghi âm, ghi hình, thẻ nhớ… theo “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ” Trưởng phịng Hành - Quản trị phối hợp với Trung tâm Tin học quản lý hệ thống máy vi tính trang thiết bị khác đảm bảo sử dụng mục đích, chế độ, tiêu chuẩn, tiết kiệm hiệu Điều 19 Xây dựng, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc thực chương trình cơng tác Xây dựng chương trình cơng tác Việc xây dựng chương trình cơng tác Văn phịng, phòng cá nhân thực theo nguyên tắc: cụ thể hố cơng việc cần làm khoảng thời gian: tuần, tháng, quý, năm - Hàng năm, chương trình cơng tác UBND tỉnh, Văn phịng xây dựng chương trình cơng tác chung hàng tháng, quý, năm quan Trên sở chương trình cơng tác Văn phịng nhiệm vụ giao văn đạo trực tiếp Lãnh đạo Văn phòng, phòng xây dựng chương trình cơng tác tháng, q, năm phịng theo quy định - Căn chương trình cơng tác UBND tỉnh, chương trình cơng tác Văn phịng UBND tỉnh, chương trình cơng tác phịng nhiệm vụ cụ thể phân công, cán bộ, công chức tự xây dựng chương trình cơng tác cá nhân hàng tuần, tháng để chủ động thực nhằm đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ phân cơng Tổ chức thực chương trình cơng tác Sau chương trình cơng tác ban hành, cá nhân, phịng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức thực theo nội dung, thời gian đề ra; thể kết triển khai thực báo cáo hàng tháng cá nhân, phòng Kiểm tra, đơn đốc thực chương trình cơng tác Trưởng phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm: - Tổng hợp nội dung chương trình cơng tác Văn phịng, thơng báo kết luận ý kiến đạo phòng Lãnh đạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết thực - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc tổ chức thực chương trình cơng tác Văn phịng tháng, q, năm theo quy định Điều 20 Chế độ thông tin, báo cáo Chế độ thông tin, báo cáo trách nhiệm, nghĩa vụ cán bộ, cơng chức q trình thực nhiệm vụ giao Phòng Kinh tế - Tổng hợp đầu mối phối hợp với phịng chun mơn theo dõi lĩnh vực xây dựng báo cáo công tác đạo điều hành Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh tuần/tháng/quý/6tháng/năm báo cáo công tác đạo, điều hành UBND tỉnh tình hình kinh tế xã hội, an ninh quốc phịng tháng/q/6 tháng/năm Phịng Hành - Quản trị đầu mối tổng hợp, chủ trì xây dựng đơn đốc việc thực báo cáo Văn phòng cho UBND tỉnh Trưởng phịng có trách nhiệm tổ chức tổng hợp thông tin để thực chế độ báo cáo thuộc trách nhiệm Tuỳ theo lĩnh vực, Lãnh đạo Văn phịng phân cơng cụ thể cho cá nhân, phịng chủ trì xây dựng báo cáo chuyên đề theo quy định Chương VI TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 21 Tiếp nhận, xử lý ban hành văn Phòng Hành - Quản trị giúp Chánh Văn phịng tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn đến, phát hành văn đi; in quản lý văn Văn phòng UBND tỉnh theo quy định công tác văn thư hành Điều 22 Công tác thụ lý hồ sơ, văn giải công việc Hồ sơ, văn tổ chức, cá nhân gửi đến, cán bộ, chuyên viên nhận văn Chủ tịch, Phó chủ tịch, Lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh chuyển lại trực tiếp nhận từ quan, cá nhân bên phải chuyển cho Phịng Hành - Quản trị để làm thủ tục tiếp nhận chuyển giao theo qui định (trừ văn giải theo chế độ "một cửa") Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng có trách nhiệm giao, phân công cho chuyên viên nghiên cứu Trưởng phòng tiếp nhận văn bản, hồ sơ để giải cụ thể Sau có ý kiến phê duyệt Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng phân cơng văn thư tiến hành chuyển giao cho chun viên nghiên cứu Trưởng, phó phịng Ý kiến tham mưu, đề xuất xử lý, giải công việc văn dự thảo chuyên viên nghiên cứu Trưởng - Phó phịng phải trình lãnh đạo Văn phịng phê duyệt trước trình lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Khối chuyên viên nghiên cứu, Trưởng-Phó phịng phải chịu trách nhiệm cá nhân ý kiến tham mưu, đề xuất xử lý, giải cơng việc văn dự thảo Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Văn phịng lãnh đạo Phịng phải chịu trách nhiệm nội dung văn bản, đánh máy văn thể thức qui định Phịng Hành - Quản trị chịu trách nhiệm in, phát hành đủ số lượng, địa chỉ, quy định bảo đảm yêu cầu quy chế bảo mật Điều 23 Phạm vi, thẩm quyền ký văn Toàn hồ sơ, văn tham mưu, đề xuất Văn phòng khối chun viên nghiên cứu trước trình lên Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, giải phải trình Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng phụ trách khối, lĩnh vực công tác kiểm tra, ghi cụ thể ý kiến phê duyệt vào hồ sơ trình Dự thảo văn trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phải có chữ ký tắt xác nhận lãnh đạo Văn phòng văn trước lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, định ký ban hành Những văn thuộc thẩm quyền Văn phịng định phải Trưởng phịng Phó phịng xem xét, ký tắt xác nhận trước trình lãnh đạo Văn phịng định ký ban hành Trưởng phịng Hành - Quản trị thừa lệnh Chánh Văn phòng ký loại văn giao dịch hành thơng thường mà pháp luật quy định như: giấy giới thiệu, giấy đường, giấy nghỉ phép, phiếu cấp xăng dầu… văn Chánh Văn phòng uỷ quyền Chương VII CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ, BẢO MẬT TÀI LIỆU Điều 24 Chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Công văn, tài liệu sau giải xong lập thành hồ sơ phải nộp cho phận Lưu trữ hành Văn phòng theo quy định: - Hồ sơ, tài liệu Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng nộp lưu trữ 01 năm/lần; - Hồ sơ, tài liệu phận văn thư nộp lưu trữ 01 tháng/lần; - Hồ sơ, tài liệu chuyên viên thuộc phòng nghiên cứu giao nộp lưu trữ 01 tháng/lần; - Hồ sơ, tài liệu phận lại nộp lưu trữ 01 năm/lần Việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ : - Công chức Văn phịng vào nhiệm vụ cơng tác phân cơng, có trách nhiệm tổ chức khoa học việc lập hồ sơ theo dõi cơng việc, hồ sơ trình ký thuận tiện cho việc lưu trữ tra cứu, tập hợp cần thiết - Tất loại hồ sơ, văn bản, sổ theo dõi công văn cơng văn đến phải có sổ theo dõi theo qui định hành Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành quan trọng cấp gửi đến lưu trữ văn thư, Phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm đưa nội dung văn quan cấp lên trang thông tin Quy phạm pháp luật Văn phòng để khối chuyên viên nghiên cứu làm tài liệu nghiên cứu - Các loại văn có liên quan cho việc nghiên cứu cơng chức phịng, khối chun viên nghiên cứu quan Phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm lục, gửi cho khối chuyên viên nghiên cứu quan làm tài liệu nghiên cứu Văn trình xử lý giải xong công việc phải tập hợp thành hồ sơ kèm với văn phát hành để lưu trữ theo quy định - Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, công văn giấy tờ phải bảo đảm quy định công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước - Sau lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh lãnh đạo Văn phòng ký ban hành văn chuyên viên nghiên cứu phải lập hồ sơ kết thúc công việc, kèm theo văn gốc phát hành, chuyển cho phận văn thư để phát hành văn đưa hồ sơ vào lưu trữ theo qui định - Sau văn phát hành, vào tuần đầu tháng tiếp sau phận văn thư phải chuyển toàn hồ sơ lưu đến lưu trữ quan để lưu trữ theo qui định Điều 25 Chế độ bảo mật tài liệu Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ tài liệu, làm hư hại tài liệu tuỳ tiện chụp cung cấp tài liệu cho cá nhân, phịng khác chưa có ý kiến Lãnh đạo Văn phịng Khơng chép, lưu giữ liệu, thơng tin có tính chất “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” theo quy định Thực nghiêm chế độ bảo mật: không đánh máy, in ấn, chụp dư để lọt tài liệu có tính chất "Mật" “Tối mật”, “Tuyệt mật”, văn có bút phê xử lý Lãnh đạo UBND tỉnh Lãnh đạo Văn phịng hình thức Đối với loại văn này, cán công chức mượn khai thác, sử dụng số liệu phục vụ công tác nghiên cứu phải báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng Thực quy định khác theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành Chương VIII ĐI CÔNG TÁC, TIẾP KHÁCH Điều 26 Chế độ làm việc với địa phương, sở, ngành Việc tham gia làm việc với địa phương, ngành trình triển khai chủ trương, ý kiến đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh cơng việc thường xuyên, phương thức giải công việc Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên phải lập chương trình cơng tác sở để nắm tình hình, tìm hiểu, trao đổi làm việc sở Trước sở, chuyên viên chuẩn bị nội dung làm việc báo cáo Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách Đối với việc cần có tham gia giải Lãnh đạo Văn phịng phải đăng ký vào lịch tuần Sau lần làm việc sở chuyên viên phải báo cáo Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng phụ trách kết buổi làm việc Điều 27 Chế độ công tác Cán bộ, công chức công tác phải báo cáo Trưởng phó phịng Lãnh đạo Văn phịng trực tiếp phụ trách; Trưởng, Phó Trưởng phịng cơng tác phải báo cáo Chánh Văn phòng; thực nghiêm túc chế độ bàn giao công việc sau: a) Đi công tác nước: - Cán bộ, công chức công tác ngắn ngày (dưới 02 ngày) kể công tác tỉnh tỉnh: phải liệt kê danh mục công việc làm chưa xong cần tiếp tục làm ngay, báo cáo Trưởng phòng để Trưởng phòng định người thay thế; cán bộ, công chức định làm thay phải thông báo cho cán bộ, công chức trở lại làm việc biết kết công việc làm thay - Cán bộ, công chức công tác dài ngày (từ 02 ngày trở lên) phải có phiếu bàn giao cơng việc; kết thúc đợt cơng tác phải báo cáo kết với Chánh Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách, tiếp nhận công việc từ cán làm thay b) Đi cơng tác nước ngồi: Cán bộ, cơng chức nước ngồi theo định phân cơng phải có đơn xin nước ngồi, lập phiếu bàn giao cơng việc; kết thúc chuyến công tác phải báo cáo kết chuyến tiếp nhận công việc từ cán làm thay Điều 28 Giấy giới thiệu, Giấy đường Giấy giới thiệu công văn cấp cho cá nhân liên hệ công tác quan Đối với cán quan khác muốn xin cấp Giấy giới thiệu UBND tỉnh Văn phịng UBND tỉnh phải xuất trình giấy tờ liên quan Giấy giới thiệu quan, văn liên hệ công tác Giấy đường loại giấy tờ cấp cho cán bộ, cơng chức Văn phịng để cơng tác trong, tỉnh; để cấp tạm ứng; tốn tiền cơng tác phí Điều 29 Tiếp khách Đại diện quan Trung ương, địa phương nước đến thăm, làm việc với UBND tỉnh Văn phòng liên quan đến cán bộ, cơng chức theo phân cơng Lãnh đạo Văn phịng, cán bộ, cơng chức phải chuẩn bị tài liệu bố trí đón tiếp chu đáo, lịch sự, văn minh theo nguyên tắc sau: - Cán phân công chịu trách nhiệm theo dõi, bố trí chương trình hoạt động khách đến làm việc với Lãnh đạo Khi nội dung làm việc liên quan đến cán bộ, công chức mời người dự - Căn vào chương trình hoạt động khách, ý kiến đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lãnh đạo Văn phịng, phịng Hành - Quản trị bố trí xe đưa đón, phục vụ hậu cần báo cáo Lãnh đạo UBND tỉnh Lãnh đạo Văn phòng đón tiếp chu đáo Chương IX CHẾ ĐỘ TUYỂN DỤNG, ĐIỀU CHUYỂN, BỔ NHIỆM, CHUYỂN CÔNG TÁC, NGHỈ HƯU, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT Điều 30 Chế độ tuyển dụng, điều chuyển, luân chuyển cán Tuyển dụng: nhu cầu cơng việc, tiêu biên chế, Trưởng phịng Hành - Quản trị tiếp nhận hồ sơ xin việc, thẩm tra lý lịch tập hợp thông tin đầy đủ cán dự kiến tuyển dụng báo cáo Lãnh đạo Văn phòng Điều chuyển, luân chuyển cán nội quan: danh mục chức danh cán định kỳ cần chuyển đổi công tác xét thấy cần điều động, ln chuyển cán bộ, cơng chức phịng, Chánh Văn phòng định sở tham khảo ý kiến Trưởng phịng có liên quan Chuyển cơng tác ngồi quan: - Chuyển cơng tác theo nguyện vọng cá nhân: cá nhân phải có đơn có trình bày nguyện vọng chuyển cơng tác gửi Lãnh đạo Văn phòng xem xét giải - Chuyển công tác theo điều động UBND tỉnh: thực theo quy định UBND tỉnh Điều 31 Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Trưởng phịng Hành - Quản trị tham mưu Chánh Văn phòng việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Trưởng, Phó phịng theo quy định Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm Trưởng phòng nghiệp thực theo quy định UBND tỉnh Điều 32 Nâng lương, nâng ngạch Hàng năm, Trưởng phịng Hành - Quản trị theo dõi, lập danh sách người đủ tiêu chuẩn để nâng lương, nâng ngạch trình Chánh Văn phịng định Điều 33 Nghỉ hưu Hàng năm, Trưởng phịng Hành - Quản trị rà soát, lập danh sách đối tượng đến tuổi nghỉ hưu tham mưu Chánh Văn phòng; thủ tục, thời điểm thông báo, thời điểm định nghỉ hưu hưởng chế độ hưu trí cán bộ, công chức Điều 34 Thi đua, khen thưởng Việc xét tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng thường xuyên hàng năm phải vào bảng đăng ký thi đua hàng năm cá nhân, tập thể; mức độ hồn thành nhiệm vụ chun mơn; tinh thần đồn kết tương trợ phối hợp cơng tác; tham gia phong trào thi đua; kết việc học tập trị, văn hóa, chun mơn, nghiệp vụ, rèn luyện tu dưỡng đạo đức lối sống lực lãnh đạo, điều hành; tiêu chí để xét thi đua khen thưởng theo quy định pháp luật Căn vào phong trào thi đua, cá nhân, tập thể tham gia phong trào thi đua phải có đăng ký thi đua, xác định mục tiêu, tiêu thi đua; không đăng ký danh hiệu thi đua không xem xét, công nhận danh hiệu thi đua Điều 35 Kỷ luật Việc xử lý kỷ luật cán bộ, công chức tuân thủ theo quy định Nhà nước xử lý kỷ luật trách nhiệm vật chất công chức Cán bộ, công chức vi phạm kỷ luật phải viết kiểm điểm cá nhân, tự nhận hình thức, mức độ kỷ luật, tiến hành kiểm điểm phịng cơng tác Hội đồng kỷ luật Văn phịng họp xét kỷ luật sau có biên phòng quản lý đối tượng xét kỷ luật Điều 36 Giải khiếu nại, tố cáo liên quan cán bộ, công chức Khi nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo cá nhân, tập thể thuộc Văn phòng UBND tỉnh, tuỳ theo nội dung khiếu nại, tố cáo Lãnh đạo Văn phòng giao nhiệm vụ cho phận liên quan thực thẩm tra xác minh báo cáo đề xuất để giải xem xét Việc giải khiếu nại, tố cáo tuân thủ theo quy định hành Pháp luật Chương X QUẢN LÝ SỬ DỤNG TÀI SẢN, TÀI CHÍNH CƠ QUAN Điều 37 Cán bộ, công chức sử dụng tài sản quan để làm việc phục vụ yêu cầu nhiệm vụ công tác như: Xe ô tô, điện thoại, máy FAX, máy vi tính, truy cập Internet, phải bảo đảm chế độ quy định hành quan, Nhà nước Trường hợp sử dụng không quy định, làm hư hỏng, mất, thiệt hại phải bồi thường bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật; nêu cao ý thức quản lý, bảo vệ phương tiện, trang thiết bị làm việc, thực tiết kiệm, chống lãng phí sử dụng vật tư, thiết bị, văn phòng phẩm Điều 38 Về sử dụng kinh phí Cán bộ, cơng chức, viên chức phải bảo đảm thực theo quy định Nhà nước đề án UBND tỉnh phê duyệt khoản kinh phí quan UBND tỉnh giao theo kế hoạch hàng năm (kể kinh phí thực khốn) Cán bộ, cơng chức, viên chức công tác, học tập, tham quan về, chậm sau ngày làm việc kể từ ngày phải nộp chứng từ giấy tờ liên quan cho kế toán quan để toán theo qui định Kế tốn quan có trách nhiệm 05 ngày làm việc phải hoàn thành thủ tục trình lãnh đạo Văn phịng xem xét, giải quy định chế độ tài chính, kế tốn Nhà nước Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng kinh phí quan, quản lý kinh phí khơng quy định gây thiệt hại phải bồi hoàn số tiền bị thiệt hại cho quan bị xử lý kỷ luật hành truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Vào ngày họp sơ kết, tổng kết công tác theo định kỳ đột xuất quan, lãnh đạo Văn phịng cơng khai tài dự tốn, tốn thu, chi khoản kinh phí quan (như: Tiền lương, cơng tác phí, hội nghị phí, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa, cải tạo trụ sở, chi đầu tư xây dựng khoản chi khác) theo quy định Nhà nước Chương XI CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều 39 Quan hệ cơng tác Văn phịng UBND tỉnh với quan khác Với quan Trung ương Văn phịng UBND tỉnh có trách nhiệm quan hệ chặt chẽ với Văn phịng Chính phủ, Văn phòng Bộ, ngành Trung ương để tranh thủ giúp đỡ cung cấp thông tin kịp thời giúp UBND tỉnh tổ chức đạo, điều hành công việc Với quan liên quan tỉnh a) Phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ việc xây dựng chương trình làm việc Tỉnh uỷ UBND tỉnh; chuẩn bị vấn đề UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh cần báo cáo trước Tỉnh uỷ, Thường vụ Tỉnh uỷ để công việc thống tránh chồng chéo b) Phối hợp với quan chuyên môn, quan trực thuộc UBND tỉnh, với Văn phịng Đồn ĐBQH HĐND tỉnh, Ban HĐND để chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, báo cáo, tờ trình UBND trình kỳ họp HĐND c) Có quan hệ chặt chẽ hàng ngày với quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh UBND huyện, thành phố để nắm hoạt động địa bàn tỉnh; đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố thực định, thị UBND tỉnh thực chế độ báo cáo theo quy định d) Định kỳ hướng dẫn kiểm tra, giúp đỡ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh nghiệp vụ văn phịng, ứng dụng cơng nghệ thơng tin phục vụ quản lý hành nhà nước, bảo đảm thống toàn tỉnh theo quy định UBND tỉnh quan Nhà nước cấp Với Văn phòng HĐND UBND huyện, thị xã, thành phố a) Tổ chức cung cấp thơng tin vấn đề có liên quan đến hoạt động UBND cấp b) Định kỳ 06 tháng tổ chức hội nghị giao ban với Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện, thị xã, thành phố để triển khai phối hợp thực nhiệm vụ trao đổi kinh nghiệm cơng tác c) Chủ trì tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý hành nhà nước, nghiệp vụ hành có u cầu cho cán Văn phòng HĐND UBND huyện, thị xã, thành phố d) Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng HĐND UBND huyện, thị xã, thành phố nhằm thực tốt Quy chế làm việc UBND tỉnh Điều 40 Mối quan hệ với tổ chức đảng, đồn thể Văn phịng Trong q trình cơng tác, Chánh Văn phòng chịu lãnh đạo, đạo Đảng uỷ thường xuyên giữ mối liên hệ với tổ chức đồn thể (Cơng đồn, Đồn niên, Ban nữ công…) việc thực chức năng, nhiệm vụ giao Chánh Văn phòng tạo điều kiện cho tổ chức đoàn thể phát huy vai trò, thực tốt nhiệm vụ: phát động phong trào thi đua yêu nước, xây dựng phong trào văn hóa, văn nghệ, xây dựng quan văn hóa, giám sát việc thực quy chế, quy định quan… Điều 41 Mối quan hệ giải công việc liên quan phòng Khi thực cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ nhiều phịng, Trưởng, phó phịng phân cơng chủ động phối hợp, trao đổi ý kiến vấn đề có liên quan với phòng khác Phòng liên quan hỏi ý kiến phải phối hợp trả lời; để chậm trễ, ảnh hưởng đến cơng việc phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng chậm trễ Các phòng phải bảo đảm phối hợp chặt chẽ, đồng q trình giải cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ giao để đạt hiệu cao Chương XII TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 42 Phân cơng trách nhiệm: Trưởng phịng Hành chính-Quản trị - Nghiên cứu, tham mưu Chánh Văn phòng bổ sung, sửa đổi quy chế quy định ban hành ban hành quy chế, quy định liên quan để triển khai có hiệu Quy chế làm việc Văn phòng - Tổ chức triển khai Quy chế đến tồn thể cán bộ, cơng chức Văn phịng Trưởng, phó phịng: đơn đốc, kiểm tra, giám sát cán bộ, cơng chức, viên chức phịng thực nghiên túc quy chế Điều 43 Cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng UBND tỉnh q trình thực thi nhiệm vụ có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc quy định Quy chế Các hành vi vi phạm Quy chế, tùy theo mức độ sai phạm xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trong trình thực hiện, tuỳ theo tình hình thực tế yêu cầu công tác, Quy chế điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./  ... Chánh Văn phòng bổ sung, sửa đổi quy chế quy định ban hành ban hành quy chế, quy định liên quan để triển khai có hiệu Quy chế làm việc Văn phòng - Tổ chức triển khai Quy chế đến toàn thể cán bộ,... Trách nhiệm quy? ??n hạn Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm thực đầy đủ, nghiêm túc quy định nhiệm vụ quy? ??n hạn Luật Tổ chức HĐND UBND; quy định Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quy? ??n hạn... sách chung Đảng, Nhà nước tỉnh Chấp hành tổ chức thực nghiêm túc quy định Luật cán bộ, công chức; quy định khác pháp luật Nội quy, Quy chế làm việc Văn phịng, phịng nơi cơng tác Chủ động thu thập