ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM TỈNH ỦY KHÁNH HÒA VĂN PHỊNG * Số 209 -QĐ/VPTU Khánh Hịa, ngày 04 tháng 01 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH việc ban hành Quy chế làm việc Phòng Quản trị thuộc Văn phòng Tỉnh ủy - Căn Quy định số 04-QĐi/TW, ngày 25/7/2018 Ban Chấp hành Trung ương Đảng việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy; - Căn Quy định số 07-QĐi/TU, ngày 15/11/2018 Ban Thường vụ Tỉnh ủy chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy đơn vị trực thuộc Văn phòng Tỉnh ủy; - Căn Quy chế làm việc 02-QC/VPTU, ngày 02/01/2019 Văn phòng Tỉnh ủy; - Xét đề nghị Trưởng phịng Quản trị, CHÁNH VĂN PHỊNG TỈNH ỦY QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế làm việc Phòng Quản trị thuộc Văn phòng Tỉnh ủy Điều 2: Phòng Quản trị cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định kể từ ngày ký Quyết định thay Quyết định số 77-QĐ/VPTU, ngày 30/5/2017 Văn phòng Tỉnh ủy việc ban hành Quy chế làm việc Phòng Quản trị thuộc Văn phòng Tỉnh ủy CHÁNH VĂN PHỊNG Nơi nhận: - Như Điều 2, - Đ/c Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, - Các đ/c lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, - Lưu Văn phòng Tỉnh ủy Đã ký Nguyễn Thị Hạnh QUY CHẾ làm việc Phòng Quản trị thuộc Văn phòng Tỉnh ủy (ban hành kèm theo Quyết định số 209.-QĐ/VPTU, ngày 04/01/2019 Văn phòng Tỉnh ủy) Chương I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Điều Chức Phịng Quản trị phịng chun mơn trực thuộc Văn phịng Tỉnh ủy, có chức tham mưu, giúp lãnh đạo Văn phịng thực cơng tác quản trị, đảm bảo hậu cần phục vụ hoạt động Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; trực dõi quản lý tài sản quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy Điều Nhiệm vụ 1- Tổ chức phục vụ hội nghị Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy; hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy triệu tập hội nghị quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức Hội trường Tỉnh ủy; phối hợp tổ chức đón, tiếp đồn khách đến thăm làm việc với Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy đảm bảo chế độ, sách Đảng, pháp luật Nhà nước đạt hiệu (bố trí địa điểm làm việc, ăn, nghỉ, tham quan, ) 2- Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện, trang thiết bị cho hoạt động Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; theo dõi quản lý, bảo dưỡng trụ sở làm việc, thiết bị, tài sản quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; phối hợp với quan liên quan việc quản lý đầu tư xây dựng thực dự án quan khối đảng theo quy định pháp luật 3- Tham mưu lãnh đạo Văn phịng cơng tác bảo vệ, phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh; bảo đảm công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường khuôn viên Tỉnh ủy 4- Thực số nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng giao Điều Cơ cấu tổ chức 1- Biên chế Phòng Quản trị bố trí tiêu biên chế hàng năm Văn phịng Tỉnh ủy 2- Phịng Quản trị có 01 trưởng phịng, 02 phó trưởng phịng chun viên, cán sự, nhân viên để đảm bảo quản lý phục vụ cho hoạt động Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy 3 Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Chế độ làm việc 1- Phòng Quản trị làm việc theo chế độ thủ trưởng, sở tôn trọng nguyên tắc tập trung dân chủ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng mặt hoạt động Phịng Giúp việc Trưởng phịng có phó trưởng phòng 2- Tất thành viên Phòng phải đề cao phối hợp giải công việc; bảo đảm kỷ cương, dân chủ, khoa học, minh bạch hiệu 3- Mỗi cán bộ, nhân viên phân công phụ trách số lĩnh vực, công việc cụ thể; bảo đảm phát huy khả năng, lực cá nhân Có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc, triển khai báo cáo vấn đề thuộc lĩnh vực, cơng việc phân cơng với Trưởng phịng đồng chí lãnh đạo Văn phịng phụ trách có yêu cầu cần thiết Chủ động triển khai thực tốt nhiệm vụ phân công đề xuất nội dung, phương pháp nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công việc 4- Thực chế độ họp định kỳ hàng tháng để rà soát, đánh giá tình hình thực nhiệm vụ giao; họp đột xuất cần thiết Cuối năm, họp Phòng để kiểm điểm đánh giá tình hình thực nhiệm vụ năm, bình xét thi đua cuối năm đăng ký tiêu phấn đấu năm sau Điều Chế độ bảo mật Cán bộ, công chức, nhân viên Phòng phải chấp hành nghiêm túc chế độ, quy định Đảng, Nhà nước quan bảo mật thông tin , tài liệu Điều Quản lý tài sản 1- Cán bộ, chuyên viên, cán nhân viên Phịng phải có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản công; thực nghiêm túc quy định quản lý, sử dụng bảo vệ tài sản trang bị để phục vụ công tác, không sử dụng tài sản, thiết bị quan vào việc riêng 2- Cán bộ, chuyên viên, cán nhân viên Phòng giao quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị, vật dụng quan (có sổ theo dõi, khóa kho quản lý), hư hỏng phải báo cáo Trưởng phòng, để Trưởng phòng báo cáo, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng phụ trách duyệt Trường hợp hư hỏng, mát nguyên nhân chủ quan phải bồi thường theo quy định Điều Mối quan hệ công tác 1- Phối hợp với phịng chun mơn thuộc Văn phịng Tỉnh ủy để đảm bảo triển khai hiệu nhiệm vụ chung quan 4 2- Phối hợp với đảng ủy khối trực thuộc Tỉnh ủy quan chuyên trách, tham mưu giúp việc Tỉnh ủy thực nhiệm vụ giao theo Đề án số 08-ĐA/TU, ngày 10/10/2018 Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hướng dẫn số 01-HD/VPTU, ngày 18/12/2018 Văn phòng Tỉnh ủy Chương III PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ Điều Trưởng phòng 1- Chịu trách nhiệm tổ chức thực cơng việc phịng theo chức năng, nhiệm vụ chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng tồn cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ phịng 2- Phân cơng cơng tác, đạo kiểm tra việc thực nhiệm vụ cấp phó, cơng chức người lao động phịng theo thẩm quyền 3- Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác báo cáo kết thực hàng tháng, quý, tháng, 01 năm trình lãnh đạo Văn phịng phụ trách 4- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công chức người lao động phòng chấp hành pháp luật Nhà nước, quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ chương trình cơng tác quan 5- Tổ chức tham gia ý kiến với lãnh đạo Văn phòng việc nhận xét, đánh giá hàng năm cán bộ, công chức người lao động phòng theo phân cấp quản lý 6- Giải theo thẩm quyền vấn đề phòng đề nghị phịng khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phịng Đối với việc phát sinh vượt thẩm quyền, khó khăn gây trở ngại cho việc thực nhiệm vụ kịp thời báo cáo, đề xuất lãnh đạo Văn phòng phụ trách cho ý kiến giải quyết, không để chậm việc 7- Được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phịng có u cầu, cơng việc đột xuất đề xuất ý kiến với Chánh Văn phịng cơng việc chung quan, phải có trách nhiệm báo cáo lại với lãnh đạo Văn phòng phụ trách nội dung kết xử lý công việc 8- Triệu tập chủ trì kết luận họp phòng 9- Đề xuất với lãnh đạo Văn phịng thực đầy đủ chế độ, sách quyền lợi đáng cán cơng chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý Phòng 10- Kiểm tra ký xác nhận chứng từ có liên quan đến lĩnh vực mua sắm tài sản Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy cá nhân, phận quan, trước trình lãnh đạo Văn phịng ký duyệt 11- Theo dõi đơn đốc, giám sát thực dự án đầu tư xây dựng bản, mua sắm tài sản, sửa chữa phương tiện xe tơ, máy móc, trang thiết bị kỹ thuật Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu giúp việc sau Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo Văn phịng phê duyệt Điều Phó trưởng phòng phụ trách theo dõi, quản lý tài sản 1- Thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động Phòng Trưởng phòng vắng 2- Tham gia điều hành cơng việc phịng theo phân cơng chịu trách nhiệm với Trưởng phòng lãnh đạo Văn phịng phụ trách kết cơng việc giao 3- Quản lý tài sản văn phòng, sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện làm việc, lại phục vụ Tỉnh ủy, Ban Thường vụ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; tham mưu, thực quy trình sửa chữa, mua sắm tài sản, cơng cụ, hàng hố phục vụ cơng tác theo quy định, bảo đảm tính cạnh tranh, tiết kiệm 4- Quản lý Đội xe, phân công, điều phối lái xe phục vụ hiệu quả, đảm bảo phương tiện phục vụ Thường trực Tỉnh ủy, quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy 5- Tham mưu chuẩn bị kinh phí điều kiện, sở vật chất cần thiết khác để phục vụ chu đáo Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo quan theo quy định 6- Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Trưởng phòng phân cơng Điều 10 Phó trưởng phịng phụ trách cơng tác lễ tân, đối ngoại 1- Tham gia điều hành công việc phịng theo phân cơng chịu trách nhiệm với Trưởng phòng lãnh đạo Văn phòng phụ trách kết công việc Quản lý, điều hành hoạt động Phòng ủy quyền 2- Tham mưu, đôn đốc, triển khai công tác phục vụ hội nghị Thường trực, Ban Thường vụ, Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức Phối hợp thực nhiệm vụ tiếp đón, phục vụ đối tượng sách, đoàn khách đến làm việc với Ban Thường vụ, Thường trực, Văn phòng Tỉnh ủy Phối hợp quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức thực nhiệm vụ có yêu cầu lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Trưởng phịng phân cơng 3- Phân cơng, điều động nhân viên phối hợp làm công tác phục vụ cho họp, hội nghị, hội thảo tổ chức trụ sở làm việc quan cách hợp lý 4- Phân công, điều hành hợp lý để thực nhiệm vụ đảm bảo công tác an ninh, trật tự, bảo vệ an toàn Trụ sở Tỉnh ủy quan; cơng tác phịng cháy, chữa cháy; cơng tác vệ sinh mơi trường; chăm sóc vườn hoa, cảnh, điện, nước 5- Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Trưởng phòng phân công Điều 11 Các chuyên viên 1- Thực nhiệm vụ theo phân cơng Trưởng phịng; chịu điều hành thực chế độ báo cáo với Trưởng phịng Phó phịng phụ trách lĩnh vực 2- Mỗi chuyên viên phân công trực tiếp đảm nhận số công việc cụ thể sau: - Tham mưu làm đề nghị toán việc mua sắm vật dụng hàng ngày để phục vụ nhiệm vụ chung Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo Văn phòng họp (bao gồm văn phòng phẩm, đồ ăn, nước uống cảnh ) Theo dõi kiểm kê tài sản, đề xuất biện pháp xử lý để lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy định - Tham mưu, đề xuất việc quản lý, phối hợp với quan chuyên trách, tham mưu giúp việc Tỉnh ủy để phục vụ tốt họp, hội nghị - Tham mưu, đề xuất cơng tác đón, phục vụ khách (bao gồm bố trí nơi ăn, nghỉ đưa đón khách tham quan) Tham mưu, quản lý cơng tác bảo vệ phịng cháy, chữa cháy quan Trụ sở Tỉnh ủy Quản lý, tham mưu lãnh đạo phòng lãnh đạo Văn phòng bảo dưỡng tài sản thiết bị quan; hệ thống điện, nước, thang máy Trụ sở Tỉnh ủy - Trực tiếp mua vé máy bay, lấy giấy đường, liên hệ Cảng hàng không đơn vị Trung ương để tham mưu đưa, đón đồn khách Trung ương đồng chí lãnh đạo cơng tác ngồi tỉnh - Thực cơng việc đột xuất khác lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng phân công Điều 12 Cán quản trị - kiêm thủ quỹ quan 1- Mở sổ quỹ ghi chép khoản thu, chi phát sinh hàng ngày; quản lý quỹ tiền mặt quan chi trả tiền theo chứng từ duyệt; chịu trách nhiệm số tiền quỹ mà quan giao quản lý 7 2- Không tự ý sử dụng tiền quỹ quan vào mục đích cá nhân Khơng xuất quỹ tiền mặt chưa có ký duyệt lãnh đạo Văn phịng Đối chiếu sổ quỹ với kế toán, kiểm quỹ theo định kỳ hàng tháng đột xuất có đạo lãnh đạo phòng lãnh đạo Văn phòng 3- Theo dõi, quản lý, xuất - nhập tài sản, vật tư, công cụ quan Không tùy tiện xuất, nhập cho mượn tài sản, vật liệu, cơng cụ chưa có ý kiến lãnh đạo phòng lãnh đạo Văn phòng 4- Phối hợp với đồng chí khác phục vụ ăn sáng, giải khát họp Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành họp khác Điều 13 Các nhân viên phục vụ 1- Thực nhiệm vụ theo phân cơng Trưởng phịng; chịu điều hành thực chế độ báo cáo với Trưởng phịng phó trưởng phịng phụ trách lĩnh vực 2- Mỗi nhân viên phân công trực tiếp đảm nhận số công việc cụ thể sau: - Trực tiếp quản lý tài sản, đảm bảo an tồn vệ sinh phịng họp A,B, Hội trường Tỉnh ủy, nhà ăn Ban Thường vụ, nhà ăn Hội trường Tỉnh ủy, trước sau họp - Đảm bảo vệ sinh hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh chung khối nhà làm việc toàn khu vực sân vườn thuộc trụ sở Tỉnh ủy - Phục vụ bữa ăn, nước uống hội nghị Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành họp khác (khi có yêu cầu) Điều 14 Các nhân viên lái xe 1- Thực nhiệm vụ theo phân cơng Trưởng phịng; chịu điều hành thực chế độ báo cáo với Trưởng phịng phó trưởng phịng phụ trách lĩnh vực 2- Mỗi nhân viên lái xe phân công phụ trách 01 xe ô tô 04 chỗ phân cơng thêm việc lái xe chung có u cầu công việc phát sinh (xe ô tô 07 chỗ 16 chỗ) Các nhân viên lái xe phải tuân thủ số nguyên tắc sau: - Chấp hành tốt Luật Giao thông đường quy định pháp luật nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối người xe thời gian phục vụ - Sử dụng bảo quản xe theo quy trình kỹ thuật, lịch trình cơng tác, tiết kiệm nhiên liệu tuyệt đối không sử dụng xe cho mục đích cá nhân Giữ gìn hồ sơ, giấy tờ liên quan trang thiết bị, phụ tùng kèm theo xe; ghi chép đầy đủ nhật trình vận hành nhật ký sửa chữa, thay thiết bị xe; đảm bảo mức dự trữ nhiên liệu tối thiểu xe (20 lít) để kịp thời phục vụ công tác đột xuất - Việc bảo dưỡng, sửa chữa, khắc phục cố hư hỏng xe; việc tốn hồn tạm ứng (nếu có) phải thực quy trình, hướng dẫn quy định Nhà nước - Trường hợp đột xuất, lãnh đạo Phòng điều xe đồng chí cho đồng chí khác quản lý sử dụng (theo đạo lãnh đạo Văn phịng) Trước sau cơng tác, lái xe phải bàn giao chi tiết tình trạng kỹ thuật xe, phụ tùng xe, xăng xe… Xe điều công tác đột xuất hay ngồi tỉnh phải báo cáo lãnh đạo Phịng để quản lý theo dõi - Khi không thực nhiệm vụ lái xe, lái xe có trách nhiệm tham gia số công việc chung theo phân cơng lãnh đạo Phịng Điều 15 Nhân viên hợp đồng bảo vệ kiêm công tác hướng dẫn công dân liên hệ công tác 1- Theo dõi người vào cổng trụ sở Tỉnh ủy đề nghị người thực Nội quy đề Phối hợp với Công an bảo vệ mục tiêu làm tốt công tác bảo vệ quan 2- Có thái độ, tác phong giao tiếp lịch sự; hướng dẫn khách có nhu cầu liên hệ cơng tác đến đơn vị có liên quan Trường hợp nhân dân đến để gửi đơn, thư hướng dẫn vào phịng Tiếp dân để cán tiếp dân (thuộc Ban Nội Tỉnh ủy) tiếp, xử lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ phân công Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16 Điều khoản thi hành 1- Trưởng phòng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực Quy chế Phịng Căn số biên chế, người lao động có mặt làm việc để phân công nhiệm vụ phù hợp 2- Mọi cán bộ, công chức, người lao động Phịng Quản trị có trách nhiệm thực nghiêm túc Quy chế làm việc Phòng 3- Khi cần sửa đổi, bổ sung nội dung quy chế làm việc Phịng, Trưởng phịng báo cáo trình lãnh đạo Văn phòng xem xét, định ... nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy tri? ??u tập hội nghị quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức Hội trường Tỉnh ủy; phối hợp tổ chức đón, tiếp đoàn khách đến thăm làm việc với Tỉnh ủy quan. .. dưỡng trụ sở làm việc, thiết bị, tài sản quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; phối hợp với quan liên quan việc quản lý đầu tư xây dựng thực dự án quan khối đảng theo quy định pháp luật... nguyên nhân chủ quan phải bồi thường theo quy định Điều Mối quan hệ công tác 1- Phối hợp với phịng chun mơn thuộc Văn phòng Tỉnh ủy để đảm bảo tri? ??n khai hiệu nhiệm vụ chung quan 4 2- Phối hợp