THỰC TRẠNG CÔNG tác HÀNH CHÍNH văn PHÒNG tại CÔNG TY VINAMILK

Nhóm THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY VINAMILK Mơn: Quản trị văn phịng Nhóm: N07 GVHD: ThS Trần Thị Mỹ Phượng 702055_Quản trị văn phịng DANH SÁCH NHĨM STT 702055_Quản trị TỔNG QUAN KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ VINAMILK 01 NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 03 5S Nơi làm việc CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI VINAMILK 02 702055_Quản trị văn phịng 01 Khái qt thơng tin Vinamilk 702055_Quản trị văn phịng THƠNG TIN CHUNG TÊN CƠNG TY Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) - Mã chứng khoán: VNM Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM Điện thoại: (028) 54 155 555 Fax: (028) 54 161 226 Website: www.vinamilk.com.vn 702055_Quản trị văn phịng THƠNG TIN CHUNG 20/08/1976 Cơng ty Vinamilk thành lập 01/10/2003 thức chuyển đổi thành Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam Ngành nghề đa dạng, điển hình kinh doanh sản phẩm từ sữa 702055_Quản trị văn phịng THƠNG TIN CHUNG Doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực sản xuất sản phẩm từ sữa Việt Nam Thành công trường quốc tế Doanh thu ổn định Doanh thu 2020 đạt gần 60.000 tỷ VND, tăng 5.9% so với 2019 702055_Quản trị văn phịng THÀNH TỰU ĐẠT ĐƯỢC • “Top 10 thương hiệu sữa giá trị toàn cầu” “Top 36 cơng ty sữa lớn giới” • Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020) • Top 200 cơng ty doanh thu tỷ USD tốt Châu Á - Thái Bình Dương (2019) • Huân chương Lao động hạng III (1985), hạng II (1991), hạng I (1996) • Danh hiệu Anh hùng lao động (2000) • Huân chương Độc lập hạng III (2005, 2016), hạng II (2010) 702055_Quản trị văn phòng Nguồn: Vinamilk CƠ CẤU TỔ CHỨC • Số lượng nhân viên Vinamilk năm 2020 9.361 nhân viên • Cơ cấu trực tuyến – chức 702055_Quản trị văn phịng Nguồn: Vinamilk 02 Thực trạng cơng tác hành văn phịng Vinamilk 702055_Quản trị văn phịng QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu; Nghiên cứu dự thảo văn Theo Quy định Thông tư số 01/2011/TT–BNV Bước 2: Kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Kí tắt - Trước trình kí, người soạn thảo Văn thư phải kiểm tra nội dung, lỗi tả, định dạng, thể thức trình bày văn bản, để đảm bảo dự thảo đạt yêu cầu - Bản gốc phải Trưởng phòng ban liên quan ký tắt vào tất trang (kể phụ lục kèm theo) Bước 3: Xem xét phê duyệt kí tên Lãnh đạo xem xét, phê duyệt kí tên Nếu khơng duyệt bàn giao lại cho đơn vị soạn thảo ngày để chỉnh sửa 702055_Quản trị văn phòng 37 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 4: Lấy số, vào sổ, nhân bản, đóng dấu phát hành - Ghi số theo hệ thống số chung doanh nghiệp - Ghi ngày, tháng, năm văn ban hành - Nhân theo số lượng thời gian quy định - Đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Việc đóng dấu cần phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Đăng kí vào Sổ đăng kí văn 702055_Quản trị văn phịng 38 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI BMĐi-04-01 Mẫu Sổ đăng ký văn 702055_Quản trị văn phịng 39 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 5: Ban hành văn theo dõi việc chuyển phát - Chọn bì văn trình bày bì quy định - Văn phải phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Theo dõi việc chuyển phát văn Bước 6: Lưu hồ sơ văn - Mỗi văn phải lưu hai - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể công ty 702055_Quản trị văn phịng 40 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Lưu đồ lưu trữ văn 702055_Quản trị văn phòng 41 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 1: Tiếp nhận, thu thập hồ sơ Văn thư tiếp nhận thu thập hồ sơ, tài liệu giấy tờ qua phần mềm CloudOffice Bước 2: Phân loại hồ sơ - Phân loại theo phòng ban Phân loại theo chủ đề chi tiết Phân loại theo cụm Phân loại theo mức độ quan trọng 702055_Quản trị văn phịng 42 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Thao tác phân loại văn lưu trữ phần mềm CloudOffice Giao diện chức lưu trữ tài liệu phần mềm CloudOffice Màn hình tạo phân loại tài liệu 702055_Quản trị văn phòng 43 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN BMLT-04-01 Mẫu danh mục hồ sơ Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ -Xác định thời hạn bảo quản; -Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn; -Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy Bước 4: Lập danh mục hồ sơ - Cập nhật vào cuối năm, đột xuất - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ - Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, cơng tác năm cơng ty,…  Đối với phần mềm CloudOffice: B1: Vào chức “Tài liệu → Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu 702055_Quản trị văn phịng 44 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ -Xác định thời hạn bảo quản; -Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn; -Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy Bước 4: Lập danh mục hồ sơ - Cập nhật vào cuối năm, đột xuất - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ - Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, cơng tác năm cơng ty,…  Đối với phần mềm CloudOffice: B1: Vào chức “Tài liệu → Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu 702055_Quản trị văn phịng 45 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 5: Sắp xếp hồ sơ Theo mẫu tự ABC Theo chủ đề Theo địa danh - Theo tính chất hồ sơ - Theo phịng ban, lĩnh vực Bước 7: Cập nhật hồ sơ Cập nhật định kì tháng/lần, phịng nhân có thay đổi Kiểm tra thời hạn hồ sơ, tài liệu Loại bỏ trùng, nháp, tư liệu tham khảo không cần thiết 702055_Quản trị văn phịng 46 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ Nếu hồ sơ cịn thời hạn lưu trữ tiến hành cập nhật bảo quản hồ sơ Các loại hồ sơ hết hạn tiến hành tiêu hủy theo quy định công ty Bước 9: Hủy hồ sơ Lập danh sách tài liệu hết hạn cần loại bỏ Viết thuyết minh Trình hồ sơ lên trưởng phịng văn thư Bầu Hội đồng thẩm định để lọai bỏ tài liệu Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ Trình lên ban lãnh đạo để thẩm định lại Bước 10: Kết thúc Kết thúc quy trình lưu trữ hồ sơ bắt đầu quy trình 702055_Quản trị văn phòng 47 03 Nhận xét chung Kiến nghị 702055_Quản trị văn phịng 48 3.1 Cơng tác hành văn phịng ƯU ĐIỂM o Thiết kế văn phịng kiểu hỗn hợp giúp dễ quản lý nhân viên; diện tích khơng gian làm việc tối ưu hóa; tiết kiệm nhiều chi phí o Mơ hình thơng tin phân tán giúp thơng tin qn xác; phòng ban hoạt động cách độc lập mà không bị nhiễu thông tin từ đơn vị khác o Công tác 5S giúp tiết kiệm nhiều chi phí mà cịn đảm bảo an tồn, đem lại suất cao NHƯỢC ĐIỂM o Cách bố trí văn phòng hỗn hợp gây tập trung; trở ngại bảo mật thông tin o Đối với công tác 5S: Nhân viên phải cần dành nhiều thời gian để thích nghi, gây gị bó cho nhân viên o Cần nhiều thời gian nhân lực để xử lý thông tin; áp lực cho nhà lãnh đạo định phải đảm bảo xác, rủi ro KIẾN NGHỊ o Với phịng ban cần bảo mật nên bố trí làm việc nơi kín đáo yên tĩnh o Mở thêm khóa đào tạo cho nhân viên tầm quan trọng lợi ích 5S 702055_Quản trị văn phịng 49 3.2 Xây dựng biểu mẫu; quy trình xử lí, lưu trữ văn NHẬN XÉT o Xây dựng Nghị định 30 Thông tư số 01/2011 Bộ Nội vụ thể thức, kĩ thuật trình bày văn o Quy trình xử lý văn đến cụ thể, khoa học phụ thuộc nhiều vào thủ tục, giấy tờ o Đặc biệt Quy trình lưu trữ văn có hỗ trợ phần mềm văn phịng điện tử CloudOffice giúp tiết kiệm chi phí thời gian, dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin 702055_Quản trị văn phịng 50 CẢM ƠN CƠ VÀ CÁC BẠN ĐÃ THEO DÕI PHẦN THUYẾT TRÌNH CỦA NHĨM 01 702055_Quản trị văn phòng 51 ... Một số khái niệm • Văn thư hành • Văn đến • Văn • Đăng ký văn Nguyên tắc xử lí văn - Tất văn đi, văn đến công ty phải tiếp nhận, đăng ký Văn thư - Văn phải phải đăng ký, phát hành, chuyển giao... trị văn phòng Nguồn: Vinamilk CƠ CẤU TỔ CHỨC • Số lượng nhân viên Vinamilk năm 2020 9.361 nhân viên • Cơ cấu trực tuyến – chức 702055_Quản trị văn phòng Nguồn: Vinamilk 02 Thực trạng cơng tác hành. .. TIN VỀ VINAMILK 01 NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 03 5S Nơi làm việc CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI VINAMILK 02 702055_Quản trị văn phòng 01 Khái quát thơng tin Vinamilk 702055_Quản trị văn phịng