- Theo dõi, thu hồi các tài liệu có dấu "Tài liệu thu hồi“.
BMLT-04-01 Mẫu danh mục hồ sơ
QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN
Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ
-Xác định thời hạn bảo quản;
-Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn;
-Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
Bước 4: Lập danh mục hồ sơ
- Cập nhật vào cuối năm, đột xuất.
- Dựa vào các chức năng, nhiệm vụ, các phòng ban xác định danh mục hồ sơ.
- Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, công tác năm của công ty,…
Đối với phần mềm CloudOffice:
B1: Vào chức năng “Tài liệu → Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu
B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn bản
B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống hoặc bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu.
B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu.
QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN
Bước 5: Sắp xếp hồ sơ
- Theo mẫu tự ABC
- Theo chủ đề
- Theo địa danh
- Theo tính chất của hồ sơ
- Theo phòng ban, lĩnh vực
Bước 7: Cập nhật hồ sơ
- Cập nhật định kì 6 tháng/lần, hoặc khi phòng nhân sự có sự thay đổi
- Kiểm tra thời hạn của hồ sơ, tài liệu
- Loại bỏ bản trùng, bản nháp, hoặc những tư liệu tham khảo không cần thiết
QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN
Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ
- Nếu hồ sơ còn thời hạn lưu trữ thì tiến hành cập nhật và bảo quản hồ sơ
- Các loại hồ sơ hết hạn sẽ tiến hành tiêu hủy theo quy định của công ty
Bước 9: Hủy hồ sơ
- Lập danh sách các tài liệu hết hạn cần loại bỏ
- Viết bản thuyết minh
- Trình hồ sơ lên trưởng phòng văn thư
- Bầu ra Hội đồng thẩm định để lọai bỏ tài liệu
- Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ
- Trình lên ban lãnh đạo để thẩm định lại
Bước 10: Kết thúc
Kết thúc một quy trình lưu trữ hồ sơ và bắt đầu một quy trình mới.
03