chuong_2_tochuchethongksnbo_8028.pdf

he thong thong tin ke toan

1HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN P3GV: NGUYỄN THANH TÙNG•Họ tên: Nguyễn Thanh Tùng•Email: tungnt2104@gmail.com•Blog: www.faa.edu.vn/nguyenthanhtungGiảng viênMục tiêu môn họcXây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộNghiên cứu quy trình HTTT kế toánPhân tích, thiết kế, đánh giá HTTT kế toánCSLL về hệ thống thông tin Quản lý, Kế toánYêu cầu đối với người họcBiết các quy trình công việc kế toánCó kiến thức về kiểm toán, KSNBCó kiến thức về CSDL, phần mềm kế toánBiết sử dụng phần mềm MS.Visio, MS.WordTham dự lớp 80% thời lượngThực hiện các bài tập về nhàTài liệu học tập Sách, giáo trình chính [1] Trần Phước, giáo trình Hệ thống thông tin KếToán, lưu hành nội bộ, 2007. Tài liệu tham khảo [1] Hệ thống thông tin kế toán. Tập thể giáo viên Bộmôn Kế toán Trường Đại học Kinh tế TP.HCM - NXBThống kê 2002. [2] Bagranoff, Simkin, Strand (2005), AccountingInformation Systems, 9th Edition, John Wiley & Sons,Inc. 2Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên  Thảo luận theo nhóm Tiểu luận: (Xem danh mục đính kèm) Thi giữa học phần: tự luận Thi kết thúc học phần : tự luận Khác: theo yêu cầu của giảng viên Thang điểm thi: Theo qui chế tín chỉ Tiêu chuẩn đánh giá sinh viênNội dungTT Nội dung Số tiết1Tổng quan hệ thống thông tin kế toán62Hệ thống KSNB và kiểm soát HTTT93Các quy trình kế toán94Cơ sở dữ liệu về HTTT kế toán 65Tổ chức hệ thống thông tin kế toán96Phần mềm kế toán6TỔNG CỘNG 45GV: NGUYỄN THANH TÙNGChương 1: Tổng quan về HTTT Kế toánNội dungHệ thống thông tin quản lýHệ thống thông tin kế toán Các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin1231. Hệ thống thông tin quản lý1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý(Management Information Systems – viết tắt MIS) Hệ thống là một nhóm các phần tử tác động qualại lẫn nhau có tổ chức nhằm thực hiện một mụctiêu nhất định.Mục tiêuABC 31. Hệ thống thơng tin quản lý Thơng tin là một khái niệm rất trừu tượng. Tuynhiên có thể định nghĩa cổ điển về thơng tin:“Thơng tin là sự hiểu biết có được từ dữ liệu”.(Dữ liệu được định nghĩa là sự kiện hoặc con số ghinhận được).1. Hệ thống thơng tin quản lý Định nghĩa thứ hai về thơng tin: “Thơng tin là sựphát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúpcho con người ra quyết định hoặc đưa ra một camkết”. Thực thể là những phần tử xác định có chứathơng tin. Phần tử là chất liệu cơ bản của hệ thống, đượcđịnh tính bởi các vật, các bộ phận, đơn vị, cácthành viên, các thành phần.”1. Hệ thống thơng tin quản lýHệ thống thơng tin: là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện một mục tiêu nhất định.Thành phần của hệ thống thơng tin:  Con người Q trình Dữ kiện. 1. Hệ thống thơng tin quản lýKhái niệm về quản lýTheo J.W.Forsestor: “Quản lý là một qúa trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết đònh …”.Theo F.Kast và Rosenweig: “Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích …” .ThiếtbịCon ngườiDữ liệuThủ tục quản lý1.1. Khái niệm Hệ thống thơng tin quản lý Hệ thống thơng tin quản lý là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện việc ra quyết định, đáp ứng mục tiêu đã đề ra. Thành phần Hệ thống thơng tin quản lý gồm: các thiết bị, con người, dữ liệu thơng tin và các thủ tục quản lý tổ chức nhằm cung cấp thơng tin cho các nhà quản lý ra quyết định. Ra quyết định1.2. Các loại Hệ thống thơng tin quản lýHệ thống thơng tin kế tốnHệ thống thơng tin nhân lựcHệ thống thơng tin tài chínhHệ thống thơng tin sản xuấtHệ thống thơng tin thị trường 42. Hệ thống thơng tin kế tốn(Accounting Information System - AIS) 2.1. Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Kế tốn ? Hệ thống thơng tin kế tốn là một thànhphần của hệ thống thơng tin quản lý nhằm thuthập, xử lý, kiểm tra, phân tích, thơng tin vàcung cấp thơng tin kinh tế tài chính hữu íchphục vụ người sử dụng.KẾ TOÁNKẾ TOÁNCÔNG NGHỆ THÔNG TINCÔNG NGHỆ THÔNG TINHỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN2.2. Mối liên hệ giữa kế tốn & CNTT2.3. Quy trình xử lý HTTT kế tốnThơng tin đầu vàoXử lýThơng tin đầu raDữ liệu/Thơng tin từ nguồn chứng từ bên trong hay bên ngồi Sắp xếp, tổ chức, tính tốnCung cấp thơng tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngồi để ra quyết định3. Các cơng cụ mơ tả HTTTLưu đồ (Flow chart) Lưu đồ chứng từSơ đồ dòng dữ liệuCơng cụ vẽLưu đồ là hình vẽ mơ tả quy trình ln chuyển dữliệu, thơng tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý tronghệ thống thơng tin. Mơ tả:Phương thức và tính chất lưu trữPhương thức xử lýCác đối tượng bộ phận liên quanPhương thức truyền dữ liệu3.1. Lưu đồ (Flow-chart) 3.1.1. Lưu đồ chứng từMơ tả ln chuyển của chứng từ và thơngtin giữa các vùng trách nhiệm của một tổchức (một hệ thống)Rất hữu ích trong phân tích thủ tục kiểm sốtVí dụ: Lưu đồ Quy trình bán hàng (xem một lưu đồ mẫu) 5Kho BP kế tốn Thủ quỹBP kinh doanhNhận ĐĐHXử lý ĐĐHLệnh xuất hàng1Lệnh xuất hàng3Lệnh xuất hàng2Lệnh xuất hàng1Lệnh xuất hàng3Kiểm tra và xuất hàngPhiếu xuất kho2Phiếu xuất kho1Phiếu xuất kho2Xuất hóa đơn, phiếu thuHóa đơn3Hóa đơn2Hóa đơn1Phiếu thuKhách hàngGhi sổPhiếu thuHóa đơn3Thu tiền và xác nhận vào chúng từPhiếu thuHóa đơn3Bắt đầuPhân thành 5 loại:Dữ liệu/thôngtin Vào, Ra1. Ký hiệu đầu vào đầu ra2. Ký hiệu xử lýXử lý bằng tayXử lýbằng máy3.1.2. Các ký hiệu vẽ Lưu đồbằng tayLưu trữbằng tayLưu trữ bằng máy các lọaiLưu trữ bằng đóa cứng máy tính3. Ký hiệu lưu trữ4. Ký hiệu đường ln chuyển1Điểm nối trong trang lưu đồNối ngồi trangĐường ln chuyểnĐường ln chuyểnĐường ln chuyểnBắt đầu/kết thúc.Người, bộ phận gửi DL, nhận thơngtin 5. Ký hiệu khácChứng từ,báo cáoNhập liệu qua bàn phím,máy quétA: Chữ cáiD: ngày thángN: số Hiển thị màn hìnhQuyết đònh Chiều thơng thường của lưu đồ từ trái sang phải,từ trên xuống dưới. Mũi tên nên dùng trong trường hợp hướng lnchuyển trong lưu đồ là ngược chiều thơngthường. Mỗi ký hiệu xử lý nên nối với một ký hiệu đầu vàovà ký hiệu đầu ra của xử lý. Ví dụ: Lưu đồ kiểm tra đánh giá học phầnLưu ý: Cách sử dụng các ký hiệu 6 DFD là hình vẽ mơ tả ln chuyển dữ liệu trong hệ thống. Nó được dùng để lập hồ sơ cho hệ thống đang tồn tại hoặc để lập kế hoạch hay thiết kế cho hệ thống mới. Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: Nguồn, đích dữ liệu Ln chuyển dữ liệu Xử lý Lưu trữ dữ liệu DFD thường được chia thành nhiều cấp độ nhỏhơn với mục đích mơ tả chi tiết nhiều hơn. DFD cấp cao nhất mơ tả phạm vi của hệ thống3.2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)Nguồn/Đíchdữ liệuXử lýDữ liệu luân chuyển Dữ liệu lưu trữ Dữ liệu luân chuyển 3.2.1. Các ký hiệu vẽ sơ đồTập tinhàng tồn khoBáo cáo đối chiếu hàng tồn khoPhiếu tính giá thànhBáo cáo tình hình hàng tôn khoLệnh sản xuất,Phiếu xuất khoYêu cầu sản xuấtThiết lập kế hoạch sản xuấtBáo cáo tình hình sản xuấtKiểm soát sản xuấtKiểm soát hàng tồn khoPhân xưởngSản xuấtQuản đốcPhân xưởngBộ phậnkế toán giá thànhBáo cáo chi phísản xuấtVí dụ: Sơ đồ dòng dữ liệu “Quy trình sản xuất”Sự khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệuLưu đồ•Nhấn mạnh khiá cạnhvật lý của dữ liệu lnchuyển cũng như xử lý•Trình bày người thamgia trong q trình lnchuyển và xử lý dữ liệu•Được dùng nhiều hơnkhi mơ tả hệ thống hiệnhành•Sử dụng nhiều ký hiệuhơnSơ đồ dòng dữ liệu•Nhấn mạnh sự lnchuyển logic của dữ liệu•Khơng trình bày phươngtiện lưu trữ, xử lý, lnchuyển dữ liệu•Thường khơng trình bàyngười tham gia trong hệthống•Được dùng nhiều hơn khithiết kế hệ thống mới•Sử dụng ít ký hiệu hơnCơng cụ Drawing – MS.WordPhần mềm MS.Visio3.3. Cơng cụ vẽTóm tắt: Công dụng của lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệuLập hồ sơ, tài liệu về một hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế mới hệ thống. Mơ tả hoạt động của hệ thốngHuấn luyện cho người sử dụngPhân tích, đánh giá hệ thốngThiết kế hệ thống 7www.faa.edu.vnLưu đồ kiểm tra đánh giá học phầnTiểu luận/BTLThi giữa kỳHọc phầnThi cuối kỳKết thúcXét vớtThi lạiLàm lạiĐạtĐạtKhông đạtHọc lại>=4>=4>=4>=4>=4Không đạtKhông đạtKhông đạtKhông đạtĐạtĐạtĐạtĐạtKhông đạtHọc lạiNghiên cứu trước Chương 2Hệ thống kiểm soát nội bộ, chú ý: Các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ. Phương pháp tổ chức hay xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ. 17/03/20121TỔ CHỨC HỆ THỐNGKIỂM SOÁT NỘI BỘ &KIỂM SOÁT HTTTKTChương 2:GV: NGUYỄN THANH TÙNGMục tiêu11• Hiểu biết khái niệm KSNB22• Nắm bắt cấu trúc hệ thống KSNB33• Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy44• Đạo đức nghề nghiệp2Nội dung1. Tổng quan kiểm soát nội bộ Khái niệm hệ thống KSNB  Cấu trúc hệ thống KSNB Tiếp cận KSNB duới các góc độ khác nhau 2. Các kiểm soát trong môi trường tin học hóa3. Đạo đức nghề nghiệp31.1 Khái niệm hệ thống KSNB Hệ thống Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy Các luật lệ và qui định được tuân thủ Mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu và hiệu quả.41.2 Cấu trúc hệ thống KSNBMôi trường kiểm soátĐánh giá rủi roHoạt động kiểm soátThông tin truyền thôngGiám sát51.2.1. Môi trường kiểm soát Các nhân tố phản ánh sắc thái chung của đơn vị: Nhận thức, quan điểm và thái độ của người quản lý liên quan đến vấn đề kiểm soát Trình độ, nhận thức của nhân viên về KSNB Các nhân tố  Triết lý quản lý và phong cách hoạt động Cơ cấu tổ chức Phương pháp ủy quyền Khả năng đội ngũ nhân viên Chính sách nguồn nhân lực Sự trung thực và các giá trị đạo đức Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát6 17/03/201221.2.2. Đánh giá rủi roĐánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích rủi ro đe dọa các mục tiêu của mìnhRủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được.Xác định mục tiêuĐưa ra các hoạt động quản lýMức độ rủi ro=Mức Thiệt hạiXXác suất rủi ro Đánh giá mức độ rủi roNhận diện rủi ro71.2.3. Hoạt động kiểm soátLà những chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo kiểm soát được các rủi ro8HĐKSPhân chia trách nhiệmKiểm soát thông tinBảo vệ tài sảnPhân tích rà soáta. Phân chia trách nhiệm• Không để một cá nhân nắm tất cả cácchức năng của một nghiệp vụ: xét duyệt,thực hiện, bảo quản tài sản và ghi chép,giữ sổ sách kế toán• Không cho phép kiêm nhiệm giữa một sốbước công việc9b. Kiểm soát thông tinKiểm tra độc lậpỦy quyền xét duyệtKiểm tra quá trình xử lý10c. Bảo vệ tài sản và thông tin Hạn chế tiếp cận tài sản, thông tin  Kiểm kê tài sản Sử dụng các thiết bị quan sát, máy tính tiền, ghi nhận tài sản khi sử dụng11Mục đíchPhát hiện các biến động bất thường Xác định nguyên nhân, xử lý kịp thờid. Phân tích rà soátPhương phápĐối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, sử dụng các chỉ số.12 17/03/20123Ví dụ phân tích rà sốt BẢNG BÁO CÁO GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Tháng 05/2006Sản phẩm A: Số lượng 100CHI PHÍ GIÁ THÀNH KỲ NÀY Z Đ.VỊ KỲ TRƯỚC Biến độngkỳ này/kỳ trước TOÀN BỘ ĐƠN VỊ Nguyên vật liệu trực tiếp 1,000,000 10,000 9,000 +11%Nhân công trực tiếp 500,000 5,000 5,050 - 1%Sản xuất chung 500,000 5,000 6,000 - 17%Cộng 2,000,000 20,000 20,050 -0.25%Lưu ý. Chính sách sản xuất cho phép biến động +; - 5% 131.2.4. Thơng tin và truyền thơng Loại thơng tin gì cần thu thập xử lý, truyền thơng. Truyền đạt, trao đổi thơng tin giữa các đối tượng liên quan Trong nội bộ Với bên ngồi Phương pháp truyền thơng Phương pháp xử lý thơng tin. Cung cấp cho nhân viên hiểu vai trò, trách nhiệm liên quan tới các chính sách, thủ tục kiểm sốt.Thơng tinTruyền thơng141.2.5. Giám sát Đánh giá:Chất lượng của các thành phần khác của HT KSNB và điều chỉnh phù hợp. Đánh giá thường xun Các chương trình đánh giá định kỳ  Thực hiện:  Kiểm tốn nội bộ, kiểm tốn độc lập,  Thu thập thơng tin bên ngồi Hệ thống kế tốn trách nhiệm15Tóm tắt: Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống KSNBMôi trường kiểm soátGiám sátĐánh giá rủi roHoạt độngkiểm soát 161.3. Tiếp cận KSNB dưới các góc độ khác nhau Báo cáo tài chính DNĐánh giá HT KSNB để đánh giá rủi ro kiểm tốn, xây dựng chương trình kiểm tốn phù hợpPhương pháp tiếp cận của Kiểm tốn viên17 18Phương pháp tiếp cận của nhà quản lýNhà nước Chủ sở hữu Các bên liên quan Tổ chức và duy trì hệ thống KSNB để ngăn chặn và phát hiện GL-SS & hoạt động hiệu quảHoạt động Doanh nghiệp• Thiết bị• Con người• Quy trình xử lý• Quy trình hoạt động . nhiệm1Tính chun nghiệp2Chất lượng dịch vụ3Sự tin cậy4 Bốn u cầu cơ bản :2. 3. Đạo đức nghề nghiệpQuyết định 87 /20 05/QĐ-BTC, 1/ 12/ 200 52. 3.1 u cầu5 12. 3 .2 Ngun tắc cơ. hoạt động 17/03 /20 124 GV: NGUYỄN THANH TÙNGChương 2 (tt )2. Các kiểm sốt trong mơi trường tin học hóa (IT) 2. 1. Đặc điểm mơi trường IT 2. 2. Rủ ro kiểm sốt