ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ năng quản lý thời gian Hà Nội – 2022 Thời gian là vàng” – Thật vậy, thậm chí, nó còn đáng quý hơn vàng rất nhiều bởi thời gian một đi là không quay trở lại được. Đặc biệt ngày nay, trong thời đại phát triển và hội nhập, con người đang phải chạy đua với thời gian để bắt kịp sự phát triển, xu hướng của cộng đồng, của thế giới. Mọi thứ như đang chuyển động nhanh dần, đầy hối hả và gấp gáp. Con người chúng ta có nhiều định nghĩa khác nhau về thời gian. Đôi khi chúng ta vô tình lãng phí thời gian như chúng ta lãng phí tài nguyên ví dụ như nước hay điện vậy. Đời người chỉ có một quỹ thời gian nhất định, song không phải ai cũng biết cách sử dụng ó một cách hiệu quả nhất mà không phí phạm. Và với cuộc sống ngày nay, sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc cũng như học tập bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi hay xa hơn nữa là đạt được kết quả cao trong công việc và cân bằng được cuộc sống cá nhân, gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến mỗi ngày có 24 giờ, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày thì không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng thời gian hiệu quả. Có người thấy 24 giờ một ngày thật dài, có người lại thấy nó thật ngắn ngủi không đủ cho họ hoạt động, luôn luôn than phiền mình thiếu thời gian, và ước rằng một ngày có nhiều hơn 24 giờ. Vậy sử sụng thời gian thế nào để thật hiệu quả? Đây quả không phải là vấn đề dễ giải quyết khi việc đánh mất, tình trạng lãng phí thời gian vẫn đang diễn ra hàng ngày, thời gian cứ vụt qua trước mắt chúng ta mà chúng ta không hề nhận thức được. Sự vô hình của thời gian vô tình làm chúng ta quên đi sự tồn tại của nó, và khi đó việc đánh mất hay lãng phí nó là lẽ tất nhiên nếu chúng ta không thấu hiểu được vấn đề, không thấu hiểu được quy luật hoạt động của thời gian để đưa ra cách thức sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Khi sự nhộn nhịp, tất bật của cuộc sống hiện đại như hối thúc mỗi chúng ta từng phút từng giờ vận động liên tục không ngừng, khi việc sử dụng thời gian một cách hợp lý được đánh giá cao hơn bao giờ hết thì bên cạnh đó, tình trạng “lãng phí thời gian” đang rất nổi trội, xảy ra ở mọi lứa tuổi, không phân biệt nghề nghiệp hay chức vụ. Vậy 1 đâu là nguyên nhân thực sự của hiện tượng này? thực trạng lãng phí thời gian hiện nay và cách hạn chế việc lãng phí thời gian ra sao? Để trả lời những câu hỏi trên, cũng như bản thân muốn đi sâu vào tìm hiểu tình trạng lãng phí thời gian hiện nay, tôi đã chọn “Thực trạng và giải pháp nhằm hạn chế việc lãng phí thời gian của bản thân” làm đề tài học tập, nghiên cứu. Mục tiêu hướng tới là giúp tất cả mọi người cũng như giúp chính bản thân tôi xác định xem mình đã lãng phí thời gian như thế nào và cách thức để hạn chế từng nguyên nhân đó để làm việc, học tập và sinh hoạt đạt hiệu quả cao nhất với sự phân phối thời gian hợp lý không gây lãng phí món hàng “quý giá hơn vàng” này với mục tiêu sau khi thực hiện bài nghiên cứu, bản thân tôi có thể cải thiện được kĩ năng quản lý thời gian cũng như giúp ích được gì đó cho mọi người xung quanh thông qua một vài giải pháp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu : làm rõ thực trạng sử dụng thời gian trong xã hội hiện nay , từ đó có những giái pháp phù hợp để khắc phục 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu : hệ thống hóa những cơ sở lý luận , nghiên cứu thực trạng và đề ra giải pháp 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu : thời gian và đối tượng sử dụng thời gian 3.2. Phạm vi nghiên cứu : trong xã hội hiện nay

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ quản lý thời gian Hà Nội – 2022 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Sơ đồ quản lý thời gian .10 Bảng 2: Bảng mẫu ghi chép công việc 16 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Cấu trúc đề tài Đề tài gồm chương Chương 1: Một số khái niệm Chương : Thực trạng lãng phí thời gian Chương : Học cách sử dụng thời gian hiệu NỘI DUNG Chương I MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1.1 Khái niệm quản lý thời gian 1.2 Phân chia thời gian hợp lý quản lý thời gian hiệu 1.3 Các bước quản lý thời gian hiệu 1.3.1 Bước 1: Ghi mục tiêu quan trọng thân 1.3.2 Bước 2: Mỗi ngày viết đến hành động hoàn thành .5 1.3.3 Bước 3: Hãy chắn hành động hàng ngày tập trung, có liên quan có kết định hướng .5 1.3.4 Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xếp hành động thực trước, hành động thực sau hành động quan trọng 1.3.5 Bước 5: Suy nghĩ lại mục tiêu thân suất bắt đầu bị ảnh hưởng 1.4 Những tình gây lãng phí thời gian chiến lược đối phó Chương II THỰC TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN 2.1 Thực trạng lãng phí thời gian 2.2 Nguyên nhân dẫn đến lãng phí thời gian 2.3 Nguyên lý 80/20 quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) Chương III HỌC CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ 14 3.1 Hiểu thân 14 3.1.1 Nghĩ mục tiêu cá nhân 14 3.1.2 Cần biết bạn làm việc tốt 15 3.1.3 Kiểm tra cách sử dụng thời gian 15 3.1.4 Kiểm soát cảm giác căng thẳng .16 3.2 Hiểu công việc 17 3.2.1 Ngăn nắp 20 3.2.3 Làm việc nhóm 23 3.3 Giao tiếp hiệu 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Thời gian vàng” – Thật vậy, chí, cịn đáng q vàng nhiều thời gian không quay trở lại Đặc biệt ngày nay, thời đại phát triển hội nhập, người phải chạy đua với thời gian để bắt kịp phát triển, xu hướng cộng đồng, giới Mọi thứ chuyển động nhanh dần, đầy hối gấp gáp Con người có nhiều định nghĩa khác thời gian Đơi vơ tình lãng phí thời gian lãng phí tài nguyên ví dụ nước hay điện Đời người có quỹ thời gian định, song biết cách sử dụng ó cách hiệu mà khơng phí phạm Và với sống ngày nay, địi hỏi ngày cao cơng việc học tập bắt buộc phải có kỹ làm việc tốt để thích nghi hay xa đạt kết cao công việc cân sống cá nhân, gia đình Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến ngày có 24 giờ, tuần có ngày, tháng có 30 ngày năm qua sau 365 ngày khơng phải lúc sử dụng thời gian hiệu Có người thấy 24 ngày thật dài, có người lại thấy thật ngắn ngủi khơng đủ cho họ hoạt động, ln ln than phiền thiếu thời gian, ước ngày có nhiều 24 Vậy sử sụng thời gian để thật hiệu quả? Đây vấn đề dễ giải việc đánh mất, tình trạng lãng phí thời gian diễn hàng ngày, thời gian qua trước mắt mà không nhận thức Sự vơ hình thời gian vơ tình làm quên tồn nó, việc đánh hay lãng phí lẽ tất nhiên khơng thấu hiểu vấn đề, không thấu hiểu quy luật hoạt động thời gian để đưa cách thức sử dụng thời gian cách hiệu Khi nhộn nhịp, tất bật sống đại hối thúc phút vận động liên tục không ngừng, việc sử dụng thời gian cách hợp lý đánh giá cao hết bên cạnh đó, tình trạng “lãng phí thời gian” trội, xảy lứa tuổi, không phân biệt nghề nghiệp hay chức vụ Vậy đâu nguyên nhân thực tượng này? thực trạng lãng phí thời gian cách hạn chế việc lãng phí thời gian sao? Để trả lời câu hỏi trên, thân muốn sâu vào tìm hiểu tình trạng lãng phí thời gian nay, tơi chọn “Thực trạng giải pháp nhằm hạn chế việc lãng phí thời gian thân” làm đề tài học tập, nghiên cứu Mục tiêu hướng tới giúp tất người giúp thân tơi xác định xem lãng phí thời gian cách thức để hạn chế nguyên nhân để làm việc, học tập sinh hoạt đạt hiệu cao với phân phối thời gian hợp lý khơng gây lãng phí hàng “quý giá vàng” với mục tiêu sau thực nghiên cứu, thân tơi cải thiện kĩ quản lý thời gian giúp ích cho người xung quanh thơng qua vài giải pháp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu : làm rõ thực trạng sử dụng thời gian xã hội , từ có giái pháp phù hợp để khắc phục 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu : hệ thống hóa sở lý luận , nghiên cứu thực trạng đề giải pháp Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu : thời gian đối tượng sử dụng thời gian 3.2 Phạm vi nghiên cứu : xã hội Cấu trúc đề tài Đề tài gồm chương Chương 1: Một số khái niệm Chương : Thực trạng lãng phí thời gian Chương : Học cách sử dụng thời gian hiệu NỘI DUNG Chương I MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1.1 Khái niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, khơng bị lãng phí Như vậy, việc quản lý thời gian hiểu hành động trình thực kiểm sốt có ý thức số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt để tăng hiệu suất Quản lý thời gian việc cân nhắc, xem xét công việc phải làm, việc muốn làm mục tiêu Việc đo lường thời lượng mà phải bỏ để hồn thành cơng việc Cuối tập kế hoạch ngày, tuần, tháng nhằm giúp tránh rơi vào tình trạng q tải cơng việc Quản lý thời gian hỗ trợ loạt kỹ năng, công cụ kỹ thuật thực nhiệm vụ cụ thể Ban đầu, quản lý thời gian có ý nghĩa hoạt động kinh doanh cơng việc, sau mở rộng để bao gồm hoạt động cá nhân Một hệ thống quản lý thời gian kết hợp thiết kế cơng trình, cơng cụ, kỹ thuật phương pháp Quản lý thời gian hiệu đem lại nhiều lợi ích thuyết phục: - Nâng cao hiệu suất sản xuất cá nhân tập thể; - Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho cá nhân; - Giảm bớt áp lực cơng việc; - Tìm kiếm niềm vui cơng việc; - Có kế hoạch dự trù giải vấn đề mang tính dài hạn; - Nâng cao sức sáng tạo thân Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa kiểm sốt tốt đưa định sáng suốt cách sử dụng thời gian 1.2 Phân chia thời gian hợp lý quản lý thời gian hiệu - Phân chia thời gian hợp lý: Nếu thời gian phân chia cách hợp lý nghĩa có chiến lược sử dụng thời gian cách thông minh cho việc theo đuổi mục tiêu quan trọng nhất; - Quản lý thời gian hiệu quả: Là trình thường xuyên thực hiệu việc phân chia thời gian hợp lý bao gồm việc lập kế hoạch làm việc, danh mục việc cần làm, ủy quyền công việc hệ thống khác 1.3 Các bước quản lý thời gian hiệu Khái niệm quản lý thời gian ln liên quan đến hiệu Có nhiều cách để quản lý thời gian nhìn chung chương trình quản lý thời gian bao gồm mục tiêu thiết lập, hành động hàng ngày để đạt mục tiêu đảm bảo hành động tập trung, có liên quan có kết định hướng, ưu tiên hành động cần phải thực trước quan trọng xem xét lại mục tiêu bạn suất không đạt mong muốn Dưới bước để quản lý thời gian tốt 1.3.1 Bước 1: Ghi mục tiêu quan trọng thân Bắt đầu cách liệt kê tất mục tiêu, giá trị, ước mơ, tập trung, nhu cầu, mong muốn chiến lược cho hạnh phúc mà muốn có Sau đó, chọn 10 mục tiêu quan trọng xếp theo thứ tự từ quan trọng đến quan trọng hơn, bỏ mục tiêu cuối cùng, danh sách dài khiến khó nhớ hết Có thể thay mục tiêu chung kết với số cụ thể Một điểm cần ý để tư mục tiêu quan trọng nhất, bắt đầu việc xem xét tồn diện mà phép làm Hãy tưởng tượng tốt đẹp đạt điều khơng bị cản trở vấn đề tài thời gian Cũng thế, tưởng tượng có bảy sống để sống, làm Hãy lấy từ sống điều mà cho có giá trị pha trộn phần vào thiết kế mục tiêu Trong mục tiêu chính, phát triển thành mục tiêu nhỏ tiếp theo, có 49 mục tiêu nhỏ từ mục tiêu Hãy nhớ rằng, danh sách lớn khơng phải tốt danh sách nhỏ Nếu có mục tiêu mục tiêu đáng quan tâm khơng cần mục tiêu cuối Trước tiến hành công việc đó, đầu người phải hình dung mục tiêu rõ ràng, nghĩa muốn đạt điều Một mục tiêu rõ ràng giúp biết rõ cần làm gì, lên kế hoạch cho thực tốt đồng thời vừa tiến hành, vừa kiểm soát tiến độ công việc Vấn đề làm để xác định mục tiêu rõ ràng, xác 1.3.2 Bước 2: Mỗi ngày viết đến hành động hoàn thành Sau xác định mục tiêu SMART, lập kế hoạch chi tiết để thực hiện, nghĩa phải liệt kê công việc cụ thể phải làm ngày, tuần, tháng, năm Trong lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu để biết đường bao xa, chừng (đạt % kế hoạch) tiếp tục để đích Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích cơng việc hàng ngày để biết việc cần làm trước, việc làm sau, việc quan trọng (important) việc gấp, cần làm (urgent) Tâm lý chung việc dễ thích làm trước, việc khó khơng thích để lại làm sau Thực tế việc khó để lâu, khó thực đơi việc gấp lại không quan trọng Người ta ghi nhận người ngồi xuống lập kế hoạch ngày việc viết cụ thể có nhiều hội thành cơng người mà khơng có hành động cụ thể Viết phản ánh cam kết Vì vậy, bắt đầu ngày việc viết mà chúng muốn hoàn thành vào mảnh giấy Sau đó, thấy có ích có hệ thống, sử dụng kế hoạch ngày Hãy nhớ lập chương trình đầu sớm ngày, có xu hướng để tổ chức, tập trung tốc độ tốt Ngay não tìm kiếm giải pháp bước tắt trước thực làm 1.3.3 Bước 3: Hãy chắn hành động hàng ngày tập trung, có liên quan có kết định hướng Khi viết kế hoạch hàng ngày, phải đáp ứng tất hay yêu cầu đây: Hành động hàng ngày nên tập trung Ít hành động hàng ngày có liên quan đến mục tiêu ban đầu đặt Tuy nhiên, thiết lập mục tiêu định hướng hành động ngày tuyệt đối tối thiểu, có bước gần để thực ước mơ Không nên mắc sai lầm cam kết hành động để có q nhiều hành động ngày liên quan đến mục tiêu quan trọng hàng đầu Trong thời gian dài, chúng thấy ngày khó khăn để trì mức độ cam kết Hãy cân đầu mong muốn lực thực tế kế hoạch tốt lâu dài Đối với ngày tuần, tập trung vào mục từ mục tiêu quan trọng danh sách ban đầu Hành động hàng ngày nên có liên quan Chỉ viết công việc quan trọng cần thực Đừng làm xáo trộn danh sách công việc với việc khơng có liên quan phân loại thư rác, đưa khỏi thùng rác…, nghĩ làm nhiều ngày làm chậm tiến độ ưu tiên thực Hãy xem xét nhiệm vụ khơng cần thiết phá vỡ thực quan trọng 1.3.4 Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xếp hành động thực trước, hành động thực sau hành động quan trọng Một cách để ưu tiên đến hành động ngày đơn giản số thứ tự từ đến 7, hành động cần phải thực ngày, hai hành động Phương pháp đơn giản, gắn cho hành động thứ tự A, B, C Nếu nắm vững điểm quan trọng công việc, nên lên danh sách “Các việc cần làm” Có thể sử dụng chữ “A”, “B” “C” bên cạnh mục để thể mức độ quan trọng việc Bên cạnh cần lên lịch cho việc cần làm hàng ngày Điều cho phép lựa chọn cơng việc cần phải hồn thành ngày hơm loại bỏ cơng việc hồn thành vào ngày khác Kết luận: Hãy xác định mục tiêu bạn suy nghĩ cách sáng tạo khía cạnh khác chúng 3.1.2 Cần biết bạn làm việc tốt Khi tìm thời điểm bạn làm việc tốt ngày, nhớ việc ăn bữa no khiến cho cường độ làm việc bạn chậm lại, đó, bạn dễ mắc sai lầm Nên trân trọng khoảng thời gian làm việc hiệu khơng sử dụng để thực nhiệm vụ khơng mang lại nhiều lợi ích + Những người buổi sáng: Với nhiều người, thời gian tốt ngày vào buổi sáng, họ tỉnh táo nhất, có mức độ lượng cao nhất, đó, họ làm việc tốt nhất, với họ: buổi sáng có giá trị hai buổi tối; bạn đánh buổi sáng, bạn phải dành ngày để tìm lại + Năng lượng tuần: Quy tắc áp dụng cho ngày tuần Nếu bạn làm việc tốt vào thứ Hai thứ Ba, lập kế hoạch cho họp mang tính thủ tục vào ngày sau Chẳng hạn như, xếp hàng vào lúc 8h sáng để đưa ô tô vào gara việc vơ nghĩa bạn bạn để việc vào cuối ngày, cơng việc khó khăn hồn thành việc tốt đẹp cho bạn Việc tận dụng tối đa khoảng thời gian giúp bạn tránh bị nhãng tất gián đoạn liên miên khiến bạn khơng thể hồn thành việc cần làm Kết luận: Bạn không nên sử dụng thời gian làm việc hiệu vào nhiệm vụ thông thường 3.1.3 Kiểm tra cách sử dụng thời gian Một cách quan trọng để quản lý thời gian, biết thực sử dụng quỹ thời gian Có thể kiểm tra xác điều cách ghi lại chi tiết ngày Có hai cách để biết bạn dành thời gian cho nhiệm vụ khác nhau: ước lượng, hai ghi chép tỉ mỉ lại công việc làm Cách thứ hai ưu việt Nếu làm điều ngày, bạn ngạc nhiên thấy nhiều nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian ta thường nghĩ Bảng ghi chép sau: 15 Mô tả Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Thời gian tính phút Ưu tiên Bảng 2: Bảng ẫu ghi chép công việc Với cột “Ưu tiên”, lựa chọn mức độ từ đến 5, với mức độ ưu tiên cao mức độ ưu tiên thấp Hãy ghi chép chi tiết mức độ chắn bộc lộ điều mà bạn chưa nhận thức ngày làm việc Chẳng hạn, chứng tỏ bạn tiêu tốn nhiều thời gian cho việc lại làm nhiệm vụ thường nhật, bạn dành thời gian mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ Khi ghi chép vào cột “Ưu tiên” cần lưu ý trả lời câu hỏi sau: + Những nhiệm vụ trung tâm với vai trị bạn? + Những nhiệm vụ ủy thác cho người khác? + Những nhiệm vụ thực cách hiệu hơn? + Những nhiệm vụ đáng bạn không nên làm từ đầu? Kết luận: Hãy tính tốn thời gian bạn sử dụng cho nhiệm vụ khác giá tiền theo tính phụ phí 3.1.4 Kiểm soát cảm giác căng thẳng Phần lớn có nhiều áp lực Khi áp lực ngày tăng, tự cảm thấy thân khơng có khả định, nên dường cân sống Vì thế, trở nên thất vọng cho dù cố gắng, công việc dậm chân chỗ Đơi nghĩ q bận để có kỳ nghỉ nên cảm giác thường xuyên đến với bạn Việc thực quan trọng mà bạn cần làm tìm cách phù hợp để quản lý giảm áp lực cho Vậy cần làm gì? Dưới lời khuyên chuyên gia: + Thường xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi: Sau bạn có tuần làm việc bận rộn, bạn cố gắng làm cho ngày cuối tuần lịch trình làm việc tuần sau đỡ bận 16 + Học cách nói khơng: Đừng cố gắng kiểm sốt thứ đời, lập cho mục tiêu thực tế + Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ từ trước: Có người lập kế hoạch cho việc nghỉ cuối tuần cho sáu tuần lần, làm dường có điều để chờ đợi + Dành thời gian cho gia đình: Nếu cần thiết bạn nên lập kế hoạch để dành thời gian cho gia đình nhật ký bạn + Tìm kiếm sở thích tình nguyện giúp đỡ số tổ chức cộng đồng địa phương, làm việc với người giúp kéo bạn khỏi “vấn đề” bạn + Dành thời gian cho bạn bè, bạn cũ bạn + Phát triển khiếu hài hước + Tập thể dục bộ, chạy, xe đạp, bơi khiêu vũ + Thưởng thức hội họa hay âm nhạc Kết luận: Hãy nghĩ đến phương pháp thực tế để giảm áp lực sống 3.2 Hiểu công việc Cùng với việc hiểu bạn thuộc kiểu người nào, bạn cần suy nghĩ cách cụ thể công việc bạn Bạn cần phải hiểu rõ vai trị trách nhiệm mà người khác mong muốn bạn hồn thành Chúng ta có lúc cần giúp đỡ để trì tập trung vào tất khía cạnh cơng việc để dừng việc lảng tránh cơng việc hàng ngày nhiệm vụ khó khăn, để vượt qua động khơng tích cực, để trì tập trung định đắn Muốn đạt điều đó, bạn cần: - Làm rõ công việc thân + Viết mục đích chung cơng việc bạn, ví dụ để giải hiệu công việc công dân, tổ chức ngày 17 + Viết lĩnh vực góp phần tạo mục đích chung cơng việc bạn, chẳng hạn quản lý, theo dõi số liệu thống kê, cung cấp dịch vụ công, đào tạo phát triển nhân viên, quản lý hoạt động nhân viên cách thẩm định gặp gỡ người + Hãy viết việc mà bạn phải làm để thực hồn thành cơng việc lĩnh vực mà bạn liệt kê Chẳng hạn với lĩnh vực đào tạo phát triển nhân viên; trì bảng phân cơng đào tạo lên lịch đào tạo cá nhân, đặt lịch cho nhân viên để tham gia buổi đào tạo bắt buộc + Hãy nghĩ cách bạn thực sử dụng thời gian Hãy xác định xem bạn dành thời gian để hồn thành mục đích chung mình, việc làm mà bạn liệt kê hoạt động thực Điều bạn khơng muốn làm? Điều bạn muốn làm? Như vậy, hy vọng bạn dành phần lớn thời gian theo cách này, thay cho cơng việc hành chung chung + Nếu bạn thuộc nhóm, nắm rõ công việc, làm việc hoạt động phù hợp với điều thành viên khác nhóm bạn, lãnh đạo nhóm? + Thường xuyên xem xét lại điểm với nhà quản lý bạn buổi nhận xét bạn Những họp dịp hữu ích để bạn xem xét, chẳng hạn như, điều khiến bạn chưa hồn thành mục đích khám phá bạn chệch hướng đâu lĩnh vực hoạt động khác - Khơng né tránh cơng việc Nếu bạn thuộc kiểu người thường xuyên né tránh nhiệm vụ nhàm chán khó khăn Càng trì hỗn thực nhiệm vụ, bạn kháng cự nhiều hơn, vậy, bạn gặp nhiều khó khăn để hồn thành nhiệm vụ Có thể bạn tránh nhiệm vụ nhiều lý khác cơng việc q chán mang tính thủ tục, cơng việc khơng có thời gian hồn thành, mục tiêu khơng rõ ràng, đơn giản bạn có nhiều việc để làm đến mức phải đâu bạn sợ thất bại hay bị bác bỏ không làm tốt công việc Trong số hoàn cảnh cụ thể, việc định không đảm nhận nhiệm vụ bạn cần phải thu thập tất thông tin cần thời gian để suy nghĩ Nhưng 18 nhiều hoàn cảnh khác, trì hỗn làm việc Để phá vỡ rào cản trì hỗn kéo dài, lời khun chuyên gia sau: + Hãy chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn, sau giải phần, không thiết phải phần Thực tế hoàn thành phần nhỏ, bạn cảm thấy tốt trước toàn nhiệm vụ + Bắt đầu thực phần khó Làm việc khoảng thời gian nhiều lượng hoạt động hiệu bạn + Sau thực hoàn thành nhiệm vụ, tự trao cho phần thưởng + Làm cơng việc hàng ngày khoảng thời gian làm việc hiệu hay quãng nghỉ sau thực nhiệm vụ cần độ tập trung cao Kết luận: Bạn trì hỗn, thời gian khơng, khơng lấy lại Sự trì hỗn cuối làm cho cơng việc trở nên khó khăn - Giữ tập trung Bạn cần phải thiết lập cho thân mục tiêu thực tế mà qua đó, bạn sử dụng kỹ giúp cho cơng việc bạn trơi chảy Nếu muốn, bạn sử dụng phần thưởng để nhấn mạnh ý nghĩa thành công Sau kinh nghiệm chuyên gia: + Thiết lập cho thân bạn mục tiêu, mục tiêu phải mang tính kích thích địi hỏi nỗ lực bạn, song khơng nên khắt khe hay phi thực tế + Hướng tới nhiệm vụ Mục tiêu bạn phải hồn thành nhiệm vụ thay đơn giản lấp đầy thời gian, tự nói với thân: “Tơi muốn có tất số liệu thống kê thủ tục hành vào lúc ba chiều” thay vì: “Tơi dành để thu thập số liệu thống kê thủ tục hành quan xem xem tơi làm tới đâu” + Định khoảng thời gian Điều tốt bạn hướng tới nhiệm vụ cần khoảng từ 30 đến 90 phút để hoàn thành Các nhiệm vụ cần thời gian 19 hồn thành ngắn khơng đủ tính thử thách nhiệm vụ cần nhiều thời gian để hoàn thành lại phi thực tế + Bị gián đoạn thiết lập trở lại Nếu bị gián đoạn, ghi vắn tắt bạn làm công việc đến đâu, vậy, bạn tiếp tục lại cách dễ dàng Nếu bạn gặp khó khăn khơng khắc phục khiến q trình buộc phải dừng lại, lập mục tiêu nhỏ suy nghĩ cách sáng tạo cách tiếp cận khác với vấn đề khó khăn Hoặc thực phần khác nhiệm vụ trở lại với đường khó khăn sau Bài tập thực hành: Viết nhiệm vụ cần phải thực bạn theo học lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước (chương trình chuyên viên) Kết luận: Lập mục tiêu để hồn thành nhiệm vụ thay đơn giản lấp đầy khoảng thời gian 3.2.1 Ngăn nắp Để giúp bạn suy nghĩ làm việc tốt hơn, bàn làm việc bạn phải dọn dẹp ngăn nắp Bạn nên có nhật ký lập “danh sách việc cần làm”, điều giữ cho bạn ln kiểm sốt cơng việc Vì bạn viết điều đó, bạn khơng cần phải giữ đầu đó, bạn tập trung vào nhiệm vụ sáng tạo khác Thiết lập hệ thống để giúp bạn thực nhiệm vụ hàng ngày lập kế hoạch chi tiết cho việc thực dự án So sánh với kế hoạch, bạn thấy chậm với kế hoạch, bạn hành động để theo kịp tiến độ công việc định - Dọn dẹp bàn bạn Một phần sống ngăn nắp đặt tất thứ cần thiết gần bạn, không bị bao quanh mớ giấy tờ lộn xộn thứ mà bạn không cần Mục tiêu bạn xếp lại thứ để làm việc hiệu tìm thứ bạn cần cách nhanh chóng Sắp xếp dụng cụ bạn thường xuyên sử dụng để gần bạn nhất, phục vụ bạn tốt Sau lời khuyên chuyên gia: 20 + Bỏ thứ không liên quan đến công việc gần bạn khỏi bàn Việc giúp bạn tập trung ý vào vấn đề thực công việc Đặt thứ bạn thường xuyên cần gần chỗ bạn ngồi, tầm với để bạn thường xuyên đứng dậy làm việc + Nếu bạn có khay đựng cơng văn giấy tờ đến khay đựng công văn giấy tờ đi, sử dụng chúng Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến bỏ phân loại giấy tờ mà bạn để khay + Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc bạn - bút, giấy, tẩy, bút chì, kẹp ghim,… cất thứ mà bạn không thường xuyên sử dụng + Lưu trữ tài liệu cũ, dán nhãn cho tài liệu cũ đóng hộp ghi rõ nội dung, ngày tháng chúng + Hãy chắn thiết bị máy tính bạn xếp cho bạn làm việc hiệu quả, an tồn tiện lợi Màn hình máy tính phải có tầm cao chuẩn cách mắt bạn 63 cm phần cao hình tầm mắt bạn Kết luận: Dọn dẹp khỏi bàn thứ khơng thường xun cần đến, bạn suy nghĩ rõ ràng tập trung - Xây dựng hệ thống Có thể có nhiều nhiệm vụ mà bạn làm phần công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Nếu tìm cách xếp cơng việc hiệu có thể, bạn có thêm chút thời gian làm việc hiệu Xác định nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực phần công việc bạn Một vài việc, chẳng hạn kiểm tra thư, diễn thường xuyên đến mức bạn không cần phải liệt kê chúng Lời khuyên chuyên gia cho bạn vấn đề sau: + Những nhiệm vụ hàng ngày hàng tuần, điền vào bảng chấm công, gọi điện cho bạn bè mới, lướt qua báo trang web để có thơng tin thích hợp + Những nhiệm vụ hàng tháng bao gồm việc viết báo cáo tiến trình thực hiện, viết thư tháng cập nhật trang web bạn Đào tạo thuộc nhóm 21 này, việc theo đuổi khách hàng tiềm năng, mối liên hệ chuẩn bị cho triển lãm họp khác + Nhiệm vụ hàng năm gồm đánh giá nhân viên, chuẩn bị báo cáo kế toán cuối năm + Xác định nhiệm vụ, đặt nhiệm vụ lớn nhật ký mục định kỳ + Chia nhỏ nhiệm vụ thành phần để dễ quản lý hơn, cần thiết, liệt kê người bạn cần liên hệ hoàn cảnh, theo thâm niên hay theo thứ tự phần khác nhiệm vụ + Hãy lập danh sách kiểm tra, bạn nên soạn danh sách kiểm tra cho nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện, để bạn đánh dấu vào hồn thành chúng Phát triển danh sách kiểm tra cho nhiều nhiệm vụ tốt, nhờ nhận nhiệm vụ thế, bạn không cần phải suy nghĩ lại giai đoạn khác nhau, người cần liên hệ Kết luận: Lập kế hoạch cho nhiệm vụ thường xuyên phát triển hệ thống để hồn thành chúng 2.2.2 Làm việc tốt Có mục tiêu rõ ràng, suy nghĩ sáng tạo, chủ động học cách để làm từ đầu… tất cần thiết để giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc tốt Nếu đặt mục tiêu mơ hồ phi thực tế việc hồn tồn vơ nghĩa Điều tốt cho việc truyền cảm hứng, để hồn thành cơng việc, bạn cần phải tư thực tế rõ ràng Chúng ta cần xác định mục tiêu cụ thể để chắn chúng thực tế đạt Một cách tốt để nhớ điều mục tiêu bạn nên đạt độ “thông minh - SMART” + S = Specific = cụ thể Không mơ hồ mà phải thật rõ ràng thực tế Xác định rõ ràng điều mà bạn muốn đạt được, tập trung xác bạn muốn làm 22 + M = Measurable = đánh giá Những mục tiêu bạn nên định lượng theo cách đó, nhờ bạn đánh giá đâu Bạn xây dựng bước trung gian để hoàn thành mục tiêu tổng thể dạng cột mốc + A = Achivable = đạt Bạn cần phải tập trung vào mục tiêu thực tế đạt được; chúng địi hỏi nhiều bạn, không nên vượt khả bạn đến mức phi thực tế + R = Relevant = phù hợp Hãy nhìn vào mục tiêu bối cảnh kế hoạch lớn bạn Mục tiêu có góp phần hữu ích vào viễn cảnh lớn cho điều bạn muốn đạt hay khơng? Bạn có khả huy động đủ nguồn lực để thực hay khơng? + T = Timed = thời gian Với khoảng thời gian xác định cho việc hoàn thiện, lập kế hoạch cho giai đoạn chuyển tiếp mà bạn cần phải đạt Điều giúp bạn hồn thành cam kết việc bắt đầu hành động từ Kết luận: Các mục tiêu xác, bạn dễ theo sát tập trung Thế giới tạo đường cho người biết đâu - Cuộc sống bên ngồi cơng việc Một phần quan trọng làm tốt quan tâm đến thân bạn, gồm thời gian nghỉ ngơi công việc, không tạm ngừng ngày làm việc mà nghỉ ngơi sau ngày làm việc dành thời gian cho kỳ nghỉ Nếu không nghỉ ngơi, bạn đối mặt với rủi ro công việc tải sức khoẻ bị ảnh hưởng Kết luận: Hàng ngày, dành khoảng thời gian để làm bạn thích 3.2.3 Làm việc nhóm - Làm việc hòa thuận Mỗi người nên làm rõ vai trị trách nhiệm thành viên nhóm, thành viên biết vai trò thân nhóm Điều làm giảm căng thẳng khiến cho vệc giao tiếp bạn trở nên dễ dàng, thuận lợi Học cách để 23 ln tích cực với loại kỹ tầm quan trọng thành viên khác nhóm Những ý kiến chuyên gia sau phải coi kim nam hoạt động này: + Giao tiếp: nói mục tiêu chung, đưa dẫn rõ ràng giải thích hoạt động bạn để người nhìn thấy tranh tổng thể cơng việc nhóm bạn + Hãy rõ ràng quyền hạn mà cá nhân có + Suy nghĩ tích cực đồng nghiệp, tìm kiếm hội để cơng nhận đồng nghiệp thay trích họ + Học cách lắng nghe, tơn trọng thành viên nhóm với tư cách cá nhân nhận họ cần thể thân + Thảo luận thống khác biệt, có vấn đề xuất hiện, bạn cần phải tách bạch tình tiết việc, cảm giác liên quan câu hỏi nêu để xác định vấn đề phát sinh Đôi giả định dự định người khác lại không Nếu cần phải đối chất với thành viên nhóm, bạn kín đáo làm việc thay cơng khai Thể trích lời gợi ý hay câu hỏi bạn + Khuyến khích tin tưởng, cố gắng tạo mơi trường mà đồng nghiệp tin tưởng lẫn nói nhu cầu phát triển họ + Đánh giá lựa chọn khác nhau, không bỏ qua vấn đề nhỏ + Đừng buộc tội mà xác định vấn đề có cách giải mâu thuẫn, cư xử chín chắn Khi thành cơng nhiệm vụ đó, khơng nên nói nhiều + Tin vào đồng thuận nhóm, nhớ NHĨM có nghĩa nhau, người làm việc tốt hơn, đạt nhiều thành tựu Kết luận: Hãy giao tiếp với thành viên nhóm nhiều mục tiêu tham gia ý định bạn - Lập kế hoạch cho họp tốt 24 Bạn cần thiết phải xác định mục tiêu cho họp bạn Câu hỏi nên đặt là: Liệu bạn có tổ chức họp bạn ln làm không? Đã bạn tổ chức họp để bảo vệ họp chưa? Chuyên gia đưa lời khuyên việc lập kế hoạch cho họp sau: + Thông báo: Để tóm tắt báo cáo tiến trình, để trao đổi thơng tin thúc đẩy đồng nghiệp + Thảo luận: Để thỏa thuận hợp đồng thơng qua lần cuối xếp cho dự án cho sáng kiến mới, để nói khía cạnh khác vấn đề, để giải mâu thuẫn gia tăng + Quyết định: Để định bước mà quan cần phải tiến hành để thống điểm cho đồng nghiệp làm theo + Xác định vấn đề thực tế, người tham dự, thời gian bắt đầu thời gian kết thúc, nơi tổ chức… + Chuẩn bị chương trình cụ thể, nhằm đưa mục tiêu rõ ràng + Sắp xếp chương trình để phần quan trọng đưa sớm họp Rất bạn bị chệch hướng làm ngược lại người dành nhiều thời gian cho vấn đề quan trọng mà quên dành thời gian cho vấn đề quan trọng + Lập kế hoạch trước, lường trước phản đối khiến mục tiêu khơng hồn thành Thống ý kiến vấn đề đối lập với người phù hợp + Lập kế hoạch cho việc tham dự, số người định cần xuất vài phần cụ thể họp, điều cần xếp từ trước + Cần để người tham dự đọc trước tài liệu, bạn phát báo cáo ngắn gọn (nhiều trang) trước Kết luận: Biết lý bạn tổ chức họp điều vô quan trọng 3.3 Giao tiếp hiệu 25 Mỗi hình thức giao tiếp có ưu nhược điểm định, lời khuyên chuyên gia sau giúp bạn nhận rõ điều này: + Thư điện tử, ưu điểm thực nhanh nên việc chuyển báo cáo thực tức thời làm việc xuyên múi giờ, đính kèm liệu dễ dàng, giao tiếp với nhiều người Song nhược điểm không xây dựng mối quan hệ tốt giao tiếp trực tiếp, đặc biệt vấn đề nhạy cảm xử lý hiệu + Điện thoại, có ưu điểm mang tính cá nhân thư điện tử, có thơng tin phản hồi lập tức, tốt cho việc phát triển quan hệ cho phép bạn giải thích thơng điệp nhiều cần thiết Nhược điểm giao tiếp điện thoại bạn giao tiếp dễ dàng với nhóm người hạn chế chênh lệch thời gian + Gặp mặt có ưu điểm phù hợp với việc đưa thông tin xấu hay quan trọng, thảo luận vấn đề nhạy cảm, bạn cần phải quan sát phản ứng Nhược điểm hình thức giao tiếp tốn thời gian 26 KẾT LUẬN Từ đề tài nghiên cứu “ Thực trạng giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian “ ta thấy tầm quan trọng kỹ quản lý thời gian việc khắc phục thực trạng lãng phí.Cuộc sống ban cho người thời gian lại không hướng dẫn ta cách sử dụng chúng Vì , người nhận thức tầm quan trọng kỹ tìm kiếm phương pháp quản lý thời gian cho khoa học phú hợp với thân 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lại Thế Luyện (2010), Kỹ quản lý thời gian, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội Harvard Business School Press (2007), Quản lý thời gian - Bộ cẩm nang bỏ túi, NXB Thông Tấn, Hà Nội 28