Hướng dẫn và phản hồi công việc

Hướng dẫn phản hồi cơng việc Nhóm • • • • • • Ngô Trọng Bằng Nguyễn Lê Như Hoàng Nguyễn Lâm Nhật Minh Nguyễn Thụy Tường Vy Phạm Thị Thanh Hương Trần Thị Hương Nguyên Tình Một công ty tên Thành Phát vừa tuyển nhân vào làm việc Thùy Dương Vì nhân viên vào làm nên cịn chưa có gắn kết với người nên có chút chật vật Những nhân viên đồng nghiệp có thái độ ức hiếp, sân si với Dương dẫn đến việc Dương bị sai bảo, xa lánh Vào hơm bận việc gia đình nên Dương có gọi điện nhờ chị đồng nghiệp tên Thảo nộp dùm báo cáo gần đến họp Vì q mải mê tán vóc khơng quan tâm đến Dương nên Thảo gửi nhằm file báo cáo tài tháng trước Khi đến ngày họp, giám đốc khiển trách Dương gửi sai báo cáo Lúc Dương bị xa lánh, ức hiếp công ty nhân viên nên cảm thấy ấm ức Từ bn lời khơng hay cho với đồng nghiệp họp sau chạy ngồi Cách giải vấn Người giám đốc lúc nhờ thư kí giúp đề Dương bình tĩnh lại, sau kể lại chuyện cách rõ ràng Sau nghe xong câu chuyện, giám đốc định xử phạt Thảo vi phạm lỗi, đồng thời giám đốc định chuyển công tác Thùy Dương xuống phận bán hàng Sales thái độ có phần q đáng Dương, giám đốc nói tính tình, thái độ Dương thay đổi theo hướng tích cực chuyển lại Dương ban tài Đồng thời giám đốc thơng qua việc giám đốc định tổ chức số hoạt động để gắn kết người van phòng để khơng để xảy tình trạng lần I Kĩ hướng dẫn phản hồi cơng việc • Kĩ hướng dẫn công việc Hướng dẫn công việc (Job Instruction) – phương pháp đơn giản, dễ thực mang lại hiệu tức thời để xây dựng lực lượng nhân viên thạo việc, hỗ trợ giảm thiểu lãng phí, tránh việc phải điều chỉnh, làm làm lại, tai nạn, hư hỏng gia tăng suất, cấp quản Kĩ phản hồi công việc Phản hồi (feedback) việc đưa nhận xét hành vi quan sát được-theo chiều hướng tích cực xây dựng Hoạt động ví với việc đặt gương trước mặt nhân viên bạn – để qua đó, học thấy tác động hành vi cụ thể, kết thu thay đổi hành vi II Những điều cần thiết để có kĩ hướng dẫn phản hồi công việc 1.Kĩ hướng dẫn cơng việc KĨ NĂNG HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC ĐƯỢC SỬ DỤNG KHI • Đào tạo kỹ thủ cơng thủ tục vận hành máy móc hay thực vận hành tiêu chuẩn • Đào tạo nhân viên mới, người học việc nơi làm việc • Chuẩn bị cho nhân viên có lực thực nhiệm vụ cụ thể mức độ tổ chức, từ cao đến thấp Các bước thực để hướng dẫn công việc CHUẨN BỊ Chuẩn bị Lập kế hoạch đào tạo (5W1H), Lập phân tích cơng việc, Chuẩn bị thứ cần thiết tài liệu, cơng cụ dụng cụ…Bố trí khu vực làm việc thực tế LÀM THỬ Cho học viên làm thử điều chỉnh điểm chưa Giải thích lại Điểm chính, đảm bảo người học hiểu để họ làm thực hoàn thành việc cần hướng dẫn TRÌNH BÀY Có hình thức trình bày hướng dẫn : Nói, Cho xem mẫu, Minh họa, Hỏi đáp Bước Bước Bước Bước FOLLOW UP Để người học tự làm hướng dẫn cho người khác, nhiên cần kiểm tra thường xuyên Khi người học vững vàng giảm dần việc huấn luyện follow-up Hướng dẫn lập bảng kế hoạch MỤC ĐÍCH : Làm rõ hệ thống lại bước làm Việc tổ chức công việc thiếu rõ ràng suy nghĩ người hướng dẫn thường lý dẫn đến việc kết hướng dẫn kém, tai nạn, trễ hạn, lỗi nhân viên chán nản Bản phân tích cơng việc lập thành tài liệu lưu trữ dùng để làm tài liệu tham khảo đào tạo nhân viên Lập bảng phân tích cơng việc gồm nội dung: Bước quan trọng, Các điểm chính, Lý thực Hình ảnh minh họa có Hướng dẫn lập bảng kế hoạch Điểm chính-HOW Bước quan trọng-WHAT Lý do-WHY Là điểm tạo chất lượng (có thể làm cơng việc đạt u cầu khơng), an tồn làm cơng việc thực cách dễ dàng Là phân đoạn phù hợp công việc xảy giúp hỗ trợ cho công việc Nêu lý phải thực công việc Làm cho công việc dễ học dễ nhớ Hướng dẫn lập bảng kế hoạch Điểm chính-HOW Bước quan trọng-WHAT Lý do-WHY LBằng câu hỏi sau cho bước quan trọng Khi thực hiện:Có khác biệt khơng nếu…?Điều xảy nếu…?Tại bạn…? Bằng câu hỏi:Cơng việc cần làm?Rà sốt lý thực cơng việc Thực cơng việc thì:Đáp ứng nhu cầu khách hàng?Đảm bảo ngun tắc an tồn nào?Tăng hiệu công việc Nếu không xác định lý cần làm cơng việc cơng việc không quan trọng cần xem xét tinh gọn Kĩ phản hồi công việc Đừng cá nhân hóa, tập trung vào kiện thực tế Thể quan tâm tôn trọng người đối diện Đưa yêu cầu thay lệnh Đừng cá nhân hóa, tập trung vào kiện thực tế Bằng cách tập trung vào kiện thực tế, bạn giảm bớt xu hướng đổ lỗi phản ứng phịng ngự - khuyến khích tinh thần hợp tác đơi bên Trong tình khó khăn tiêu cực, tránh bắt đầu nhận xét từ “Anh/Chị” – cách nói vơ hình chung kích thích phản ứng phịng thủ nơi người nghe Thay vào đó, bắt đầu nhận xét từ “Tôi” tạo điều kiện cho nhân viên nêu quan điểm họ Thể quan tâm tôn trọng người đối diện Nhân viên làm việc thể lực tốt họ cảm thấy minh đóng góp cho khách hàng cơng ty Sự tự tin vào thân quan trọng nhằm phát huy tối đa tiềm cá nhân -Cách nói quan trọng tương tự nội dung bạn nói -Chú ý đến ngơn ngữ thể, nét mặt, cử bạn giao tiếp Đưa u cầu thay lệnh Cùng phân tích câu sau nhé: -“Anh phải đưa cho trưởng phòng” -“Anh phải chuẩn bị báo cáo sẵn sàng cho họp” Bạn học tập điều để có kỹ phản hồi tốt, đồng thời bạn tham khảo mơ hình phản hồi OILS (bao gồm Observation, Implication, Listen, Suggestion) III Sự cần thiết lợi ích việc áp dụng kĩ cơng việc • Kỹ hướng dẫn cơng việc Nếu khơng có hướng dẫn cơng việc hiệu hướng vào người sử dụng, bắt công nhân phải thực số lựa chọn khơng tốt, bao gồm việc đốn, thử điều chỉnh, dựa vào thông tin nghe phong thanh… Điều dẫn đến kết tất yếu thiếu tính ổn định, giảm suất Để đạt chất lượng mong muốn từ việc tiêu chuẩn hóa thực hành tốt, việc xây dựng hướng dẫn công việc hiệu làm bước quan trọng mà tổ chức cần thực Kỹ phản hồi công việc Kỹ phản hồi công việc mang lại lợi ích Yếu kỹ phản hồi cơng việc ảnh hưởng Kỹ phản hồi công việc hiệu Kỹ phản hồi cơng việc mang lại lợi ích Nếu khơng có hướng dẫn công việc hiệu hướng vào người sử dụng, bắt công nhân phải thực số lựa chọn không tốt, bao gồm việc đoán, thử điều chỉnh, dựa vào thông tin nghe phong thanh… Điều dẫn đến kết tất yếu thiếu tính ổn định, giảm suất Để đạt chất lượng mong muốn từ việc tiêu chuẩn hóa thực hành tốt, việc xây dựng hướng dẫn công việc hiệu làm bước quan trọng mà tổ chức cần thực Yếu kỹ phản hồi công việc ảnh hưởng Việc yếu kỹ phản hồi tạo nên hệ lụy tổ chức tập thể Biểu thường thấy việc không dám phản hồi Khi thành viên khơng có thói quen phản hồi tạo nên hệ không nhỏ.Thường người việc mà khơng có tính đoàn kết, san sẻ Khi chăm chăm vào ý kiến cá nhân thân cho tài giỏi, khơng cần tiếp nhận phản hồi người khác Còn thành viên lại khơng ý đến cơng việc chung mà làm việc cá nhân Và mối quan hệ phản hồi khơng tồn Kỹ phản hồi công việc hiệu Để phản hồi mang tính hiệu chắn phải biết thời điểm đưa ý kiến thích hợp Đặc biệt cần sớm vấn đề xảy trước mắt để kịp thay đổi điều chỉnh Người đưa phản hồi kể người nhận cần nhạy cảm việc tiếp nhận thông tin để nắm bắt ý kiến Cảm ơn thầy bạn lắng nghe ... việc tiêu chuẩn hóa thực hành tốt, việc xây dựng hướng dẫn công việc hiệu làm bước quan trọng mà tổ chức cần thực 2 Kỹ phản hồi công việc Kỹ phản hồi cơng việc mang lại lợi ích Yếu kỹ phản hồi. .. thơng qua việc giám đốc định tổ chức số hoạt động để gắn kết người van phịng để khơng để xảy tình trạng lần I Kĩ hướng dẫn phản hồi cơng việc • Kĩ hướng dẫn công việc Hướng dẫn công việc (Job... Yếu kỹ phản hồi cơng việc ảnh hưởng Kỹ phản hồi công việc hiệu Kỹ phản hồi cơng việc mang lại lợi ích Nếu khơng có hướng dẫn cơng việc hiệu hướng vào người sử dụng, bắt công nhân phải thực số