Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng xăng dầu – chất đốt.doc

Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng xăng dầu – chất đốt.doc

Lời nói đầu

Trong cơ chế thị trờng hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh trên thị ờng đều chịu sự chi phối của các quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh Đó làkết quả của sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế chuyển từ nền kinh tế bao cấpsang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô Nhà nớc Nhng bên cạnh đó, cácdoanh nghiệp luôn phải đơng đầu với nhiều khó khăn thách thức để từng bớc tồntại và phát triển vốn kinh doanh có hiệu quả

tr-Hơn thế nữa, là phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ của Nhà nớc do đóphải tính toán chính xác kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trongquá trình sản xuất kinh doanh Đặc biệt việc thực hiện luật thuế giá trị gia tăng

đợc áp dụng từ năm 1999 Nó xuất phát từ nhận thực khách quan của nền kinh tếthế giới với xu hớng quốc tế hoá đời sống kinh tế Nhà nớc ta đang từng bớc thay

đổi cơ chế quản lý kinh tế thông qua việc thay đổi và phát triển không ngừng của

hệ thống kế toán để từ đó góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao chấtlợng quản lý tài chính của quốc gia Hơn cả là đa nền kinh tế của nớc ta hoànhập với nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ của khu vực

Cùng với sự thay đổi đó thì việc mở rộng tiêu thụ hàng hoá trong doanhnghiệp là rất quan trọng sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp tăng nhanh vòng quaycủa vốn và chu chuyển của tiền tệ trong xã hội đồn thời đảm bảo phục vụ tốt chonhu cầu xã hội Không những thế, tiêu thụ hàng hoá còn là cơ hội để doanhnghiệp chiếm lĩnh đợc thị phần thu đợc lợi nhuận cũng nh tạo dựng đợc vị thế và

uy tín của mình trên thơng trờng Đặc biệt, nó có ý nghĩa quyết định đối với việcthực hiện các mực tiêu và các chiến lợc mà doanh nghiệp theo đuổi Bên cạnh

đó, thúc đẩy nhanh quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng đồng thời đápứng tốt các nhu cầu sản xuất của đời sống

Do vậy, sau khi học hai năm trong trờng với những kiến thức đã học đợctrên lý thuyết và thời gian đợc phép thực tập tại: Cửa hàng xăng dầu – chất đốt

Hà Nội Với mong muốn đợc tìm hiểu công tác “Kế toán tiêu thụ hàng hoá ”cũng là công cụ kinh doanh chính vì thế em chọn đề tài báo cáo của mình để mộtphần hiểu rõ tầm quan trọng của ngành

Với phạm vi báo cáo này em xin trình bày các nội dung sau:

Phần I: Đặc điểm tình hình tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toáncủa cửa hàng xăng dầu – chất đốt

I Đặc điểm tình hình của đơn vị

1 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cửa hàng.

2 Cơ cấu tổ chức quản lý

3 Cơ cấu bộ máy tổ chức

4 Những thuận lợi khó khăn

II Thực trạng công tác kế toán của đơn vị

Phần II: Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng xăng dầu– chất đốt

đốt Hà Nội Trụ sở chính của công ty đợc đặt tại 438 Trần Khát Chân.

1 Là một đơn vị hạch toán kế toán độc lập dựa trên cơ sở luật doanh

nghiệp và điều lệ cửa hàng kinh doanh các mặt hàng: Mogas 90, Mogas 92, dầuhoả, Diezen, nhớt, Vistra, Cartrol… phục vụ nhu cầu ng phục vụ nhu cầu ngời tiều dùng

* Chức năng chủ yếu của cửa hàng

Thông qua kinh doanh khai thác nguồn hàng cần thiết nh: Mogas 90,Mogas 92, dầu hoả, Diezen, nhớt, Vistra, Cartrol… phục vụ nhu cầu ngđể phục vụ nhu cầu thiết yếu,

đồng thời góp phần làm tăng ngân sách phát triển của đất nớc, thực hiện tốt cáclợi ích kinh tế xã hội

* Nhiệm vụ chủ yếu của cửa hàng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kinh doanh đáp ứng việc kinh doanh củacửa hàng

- Là một cửa hàng hạch toán kinh doanh, khai thác sử dụng nguồn vốn cóhiệu quả nhằm đảm bảo đầu t, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc giao

- Tuân thủ chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nớc hiện hành

- Nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lợng cho việc kinh doanh, gópphần từng nguồn thu cho ngân sách và phát triển kinh doanh cho cửa hàng

Với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu nêu trên của cửa hàng trong việckinh doanh không chịu chi phối áp đặt của bộ phận có liên quan khác thông quahoạt động kinh doanh của mình

2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty.

- Phòng hành chính tổ chức: gồm 13 ngời trong đó có một trờng phòng vàmột phó phòng có nhiệm vụ làm công tác tổ chức lao động, tiền lơng, công táchành chính quản trị, công tác thanh tra bảo vệ Ngoài ra còn giúp việc cho bangiám đốc quản lý điều hành công tác tổ chức bộ máy cán bộ công nhân viên

- Phòng kế toán: gồm 4 ngời trong đó có 1 kế toán trởng kiêm trởng phòng

và kế toán nhân viên có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn của công ty chịu tráchnhiệm trớc giám đốc và chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nớc

- Kế toán trởng giúp giám đốc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác hạchtoán thống kê theo pháp lệnh của Nhà nớc ban hành là ngời điều hành toàn bộquá trình hạch toán của công ty

Ban giám đốc

Phòng hành chính tổ chức

Phòng

kế toán

Cửa hàng xăng dầu chất đốt

163 LLQ

Cửa hàng xăng dầu chất đốt

* Ngoài ra công ty có mạng lới bán hàng bao gồm 1 số cửa hàng trựcthuộc Mỗi cửa hàng đều có sự phân công bổ nhiệm một cửa hàng trởng, một kếtoán cùng với các nhân viên phục trách bán hàng.

- Đứng đầu cửa hàng là cửa hàng trởng có trách nhiệm quản lý các tài sảncủa công ty của cửa hàng đồng thời báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh theo

kế hoạch của cửa hàng

- Kế toán làm nhiệm vụ hạch toán thống kê chi tiết và nộp lên cấp trên

- Các nhân viên bán hàng trông nom hàng hoá về tình hình mua bán hàng

ở quầy của mình đợc cửa hàng đợc cửa hàng trởng giao cho

3 Cơ cấu bộ máy kế toán

* Của công ty dăng dầu – chất đốt Hà Nội

Phòng kế toán của công ty xăng dầu – chất đốt Hà Nội bao gồm:

- Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạchtoán của công ty, kiểm tra đôn đốc hạch toán kế toán của từng thanh viên phântích đánh giá tình hình tài chính của công ty đồng thời là ngời chịu trách nhiệmtrớc giám đốc và Nhà nớc về mặt quản lý tài chính

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp số liệu kế toán theo dõi chi phí

và phân bổ chi phí theo từng khoản mục, chị phí một cách chi tiết tình hình tănggiảm, khấu hao tài sản cố định, tổng hợp chi tiết cuối tháng lên báo cáo

- Kế toán hàng mua kiêm kế toán thống kê làm nhiệm vụ hạch toán muahàng

- Kế toán vốn bằng tiền (thủ quỹ) chịu trách nhiệm về thu chi tiền mặt,thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định trong việc quản lý quỹ làm tốt chứng từlập báo cáo quỹ

- Kế toán tiền lơng và chi phí: có nhiệm vụ xác định quỹ tiền lơng củatừng cán bộ công nhân viên để cuối tháng trích nộp BHYT, BHXH, KPCĐ theo

tỷ lệ quy định của Nhà nớc

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán tiền l ơng

và chi phí

Kế toán bán hàng Thống kê và mua

hàng

- Kế toán viên của các cửa hàng thu thập chứng từ kiểm tra và xử lý sơ bộchứng từ, kiểm tra xong gửi về phòng kế toán công ty theo định kỳ.

- Thống kê và mua hàng: phải lập báo cáo số liệu chính xác gửi về cơ quanthống kê chủ quan việc tổ chức công tác kế toán tạo điều kiện cho công ty theodõi nắm bắt đợc hiện tợng kinh doanh phát sinh, tránh đợc các trờng hợp tổnthất

* ở cửa hàng xăng dầu chất đốt Lạc Long Quân chỉ có một kế toán kiêm

kế toán trởng và kế toán viên có nhiệm vụ thu thập ghi chép số liệu chứng từkiểm tra xử lý số sách chứng từ trong việc mua bán của cửa hàng và định kỳ nộplên phòng kế toán công ty để giúp cho lãnh đạo theo dõi toàn bộ quá trình hoạt

động kinh doanh của công ty Từ đó phân tích tình hình một cách chính xác,

đảm bảo cho số liệu kế toán đáp ứng đợc yêu cầu toàn diện

4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng tới công tác hạch toán của cửa hàng.

* Thuận lợi: Với lòng nhiệt tình trung thực của toàn thể công nhân viên kếtoán có thể ghi chép thống kê số liệu bán hàng một cách chính xác đầy đủ về sốhàng tồn bán ra mua vào Đồng thời cửa hàng cũng dành một phòng riêng với

đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ kế toán làm việc

* Khó khăn: Với sự làm việc hăng say nhiệt tình của ngời kế toán xảy ranhững căng thẳng sẽ dẫn đến việc ghi chép phản ánh có sự sai sót vào các chứng

từ sổ sách kế toán của cửa hàng

II Thực trạng công tác kế toán của cửa hàng

Đối với nghiệp vụ lu chuyển hàng của cửa hàng việc lập chứng từ bánhàng đợc mậu dịch viên lập vào cuối tháng Hàng ngày sau khi viết báo cáo mậudịch viên phải đối chiếu với giấy nộp tiền để lên cân đối số hàng đã bán ra trongngày có đủ tiền nộp không

Căn cứ vào báo cáo bán hàng của mậu dịch viên kế toán vào sổ chi tiết tàikhoản 511 “Doanh thu bán hàng” và “Bảng kê số 8” Căn cứ vào giấy nộp tiềncủa mậu dịch viên kế toán vào nhật ký chứng từ số 1 Từ đó đối chiếu với tờ kêchi tiết của TK 511 Cuối tháng căn cứ vào bảng kê số 8 và tờ kê chi tiết của TK

511, kế toán vào sổ nhật ký chứng từ số 8

1 Hạch toán doanh thu bán hàng.

* Khái niệm doanh thu bán hàng

Từ ngày 1/1/1999 các doanh nghiệp phải thực hiện việc nộp thuế GTGTthay thế thuế doanh thu cho ngân sách Nhà nớc áp dụng luật thuế mới chodoanh thu bán hàng đợc xác định nh sau:

- Nếu doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ doanh thu bán hàng là giá trị hàng hoá cha tính toán GTGT Trên chứng từliên quan phải ghi rõ giá bán cha tính thuế GTGT và tổng số tiền khách hàngphải thanh toán

- Nếu doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phơng pháp trựctiếp thì doanh thu bán hàng là giá đã có thuế và đợc ghi là doanh thu đã có thuếGTGT trên chứng từ có liên quan

* Phơng pháp hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng

- Các khoản chiết khẩu, giảm giá bớt giá, hàng bán bị trả lại, thuế xuấtkhẩu phát sinh trong kỳ.

- Kết chuyển doanh thu vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh

+ TK 5113: doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 5114: doanh thu bán hàng nội bộ

* Trình tự hạch toán

Tại đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá trị giá thanh toán

Có TK 511: Trị giá bán cha thuế

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- Phản ánh trị giá vốn

Xuất kho bán trực tiếp

Nợ TK 632: Trị giá vốn (cha bao gồm thuế GTGT)

Có TK 156: Trị giá vốn (cha bao gồm thuế GTGT)Giao tay ba

Nợ TK 632 : Trị giá mua cha có thuế

Nợ TK 1331: Thuế GTGT

Có TK 111,112, 131: Tổng trị giá thanh toán

- Phát sinh hàng bán bị trả lại

Nợ TK 531: Theo trị giá bán bị trả lại cha có thuế

Nợ TK 33311: Thuế tơng ứng của số hàng bị trả lại

Có TK 131, 111, 1122: Tổng trị giá thanh toán

- Cuối kỳ kế toán điều chỉnh giảm trừ doanh thu bán hàng

Nợ TK 511 :

Có TK 531

- Giảm trừ giá vốn

Nợ TK 1561: Trị giá vốn của cửa hàng bị trả lại

Có TK 632: Trị giá vốn của cửa hàng bị trả lại

- Phát sinh khoản giảm giá hàng bán

Nî TK 532: kho¶n gi¶m gi¸ cha cã thuÕ

Nî TK 3331: ThuÕ GTGT t¬ng øng

Cã TK 131, 111, 112: Kho¶n gi¶m gi¸ cã thuÕ GTGT

- Cuèi kú gi¶m trõ doanh thu

Nî TK 511

Cã 532

Sơ đồ hạch toán doanh thu

Cuối kỳ kế toán tính ra số thuếu GTGT phải nộp

Thuế GTGT

phải nộp =

GTGT củahàng bán ra x

Thuế xuấtthuế GTGTGTGT của

TK533

Thuế xuất nhập khẩu

TTĐB phải nộp

TK911

Kết chuyển doanh thu vào TK

Xác định kết quả kinh doanh

khách hàng

Sơ đồ hạch toán quá trình bán hàng

* Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi hàng tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Bảng kê số 8

Phần II Nội dung chính của báo cáo phân tích quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng

xăng dầu – chất đốt. chất đốt

Long Quân.

Cửa hàng 163 Lạc Long Quân là một cửa hàng trực thuộc của công tyxăng dầu chất đốt Hà Nội Cửa hàng với chức năng bán lẻ hàng hoá phục vụkhâu đa hàng đến ngời tiêu dùng

Cửa hàng xăng dầu – chất đốt có một cửa hàng trởng, một kế toán cùngmột số nhân viên nghiệp vụ bán hàng

II Quá trình hạch toán bán hàng của cửa hàng.

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ ban đầu vào sổ sáchtheo dõi hàng ngày vào các sổ sách số liệu chứng từ để từ đó vào sổ sách cuốitháng

Khi bán hàng đợc kế toán lập thẻ kho hàng lên báo cáo bán hàng sẽ cógiấy nộp tiền vào nhật ký chứng từ số 1 để theo dõi quá trình nhập, xuất tồn khohàng hoá của cửa hàng Đối với các nghiệp vụ kế toán bán hàng đều phải xuấtphát từ các chứng từ ban đầu nó sẽ giúp cho ngời kế toán có số liệu cần biết đểvoà các số sách liên quan để tiện lợi theo dõi lỗ lãi của công ty chính Để thấy rõhơn về sổ sách và quá trình luân chuyển chứng từ trong khâu tiêu thụ hàng hoá

Em trình bày mọi chứng từ và số liệu tháng năm 2003 của cửa hàng về quá trìnhtiêu thụ hàng hoá kèm theo cả mục đích, yêu cầu, phơng pháp ghi chứng từ sổsách

Phiếu nhập kho lập một hoặc nhiều thứ hàng hoá cùng một nhóm hàng

* Phiếu nhập kho đợc ghi làm 3 liên

Liên 1: Do kế toán giữ

Liên 2: Do công ty giữ

Liªn 3: Lu l¹i cöa hµng.

- PhiÕu nhËp kho chia lµm 8 cét

Cét A: Sè thø tùCét B: Tªn nh½n hiÖuCét C: M· sè

Cét D: §¬n vÞ tÝnhCét 1: Sè lîng theo chøng tõCét 2: Sè lîng thùc nhËnCét 3: §¬n gi¸

Phiếu nhập kho

Ngày 7 tháng 5 năm 2003

Ngời giao hàng: Phòng kế hoạch công ty

Số … phục vụ nhu cầu ng… phục vụ nhu cầu ng ngày 7 tháng 5 năm 2003Nhập kho tại kho: Lạc Long Quân

Mẫu số: 01-VT QĐ: 1141 TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC

Số: 07 Nợ:

giá Thành tiền

Theochứng từ Thựcnhập

Thẻ kho đợc lập cho nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng là một thẻ kho, ghi

đầy đủ ngày tháng và tên kho

- Thẻ kho đợc chia làm 9 cột

Cột 1: Ngày nhập xuấtCột 2: Chứng từ số phiếu nhậpCột 3: Chứng từ số phiếu xuấtCột 4: Ngày tháng

Cột 5: Diễn giảiCột 6: Số lợng nhậpCột 7: Số lợng xuấtCột 8: Số lợng tồn

Cột 9: Xác nhận của kế toán

* Ngời kế toán phải ghi đầy đủ số liệu chính xác vào thẻ kho và phải kýxác nhận cho thẻ kho

* Nội dung:

Doanh nghiệp: Cửa hàng xăng dầu – chất đốt chất đốt.

Tên kho: Lạc Long Quân

Mẫu số 06- VT Ban hành theo … phục vụ nhu cầu ng… phục vụ nhu cầu ng… phục vụ nhu cầu ng… phục vụ nhu cầu ng Ngày 1/11/199 của BTC

Tờ số … phục vụ nhu cầu ng… phục vụ nhu cầu ng

Số lợng

Xác nhậncủa kế toán

Báo cáo do mậu dịch viên lập hàng ngày khi hết ca bán hàng.

Báo cáo bán hàng phải ghi rõ họ tên cửa hàng, ngày tháng năm

Cột 5: Tổng giá thanh toán

Cột 6: Doanh thu, bán cha thuế

Cột 7: Lệ phí GT

Cột 8: Thuế GTGT

Cột 9: Doanh số bán hàng TM

Cột 10: Khách còn nợ

* Nhiệm vụ kế toán

Căn cứ vào báo cáo bán hàng của mậu dịch viên kế toán kiểm tra cả về sốlợng, tổng số tiền từ báo cáo bán hàng hàng ngày kế toán có số liệu để vào báocáo bán ra trong một tháng của từng mặt hàng cũng nh của cửa hàng

* Nội dung

Than tæ ong Viªn

DÇu Diezel LÝt 4.400 5020 22.088.000 18.710.909 1.506.000 1.871.091 17.120.400 4.967.600 DÇu nhít LÝt 12.000+12.50

DÇu phanh DOT3 Hép

Esso super Flo Can

4 Hoá đơn GTGT

Trớc đây khi luật thuế cha thay đổi thì Nhà nớc thờng áp dụng phơng pháptính thuế trên tổng doanh thu Nhng bắt đầu từ ngày 1/11/1999 Theo pháp lệnhcủa Nhà nớc thì mọi học sinh, sinh viên học cách tính thuế GTGT theo phơngpháp khấu trừ Thuế GTGT là khoản thuế đợc tính trên phần giá trị tăng thêmmỗi năm của quá trình sản xuất kinh doanh và tổng số thuế thu đợc ở mỗi khâubằng chính số thuế tính trên giá bán cho ngời tiêu dùng cuối cùng

Hiện nay các doanh nghiệp của t nhân hay của Nhà nớc đều áp dụng

ph-ơng pháp khấu trừ (từ khi có luật thuế mới) nên khi bán hàng mậu dịch viên phảiviết hoá đơn GTGT theo đúng mẫu quy định cho khách hàng sau khi bán hàng

* Nội dung

Hoá đơn Giá trị gia tăng

Liên 2: Giao khách hàngNgày 31 tháng 5 năm 2003

Đơn vị bán hàng: Quầy Lạc Long Quân

Địa chỉ: 163 Lạc Long Quân

933.330100.000

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm bốn sáu nghìn sáu trăm sáu ba đồngchẵn

(Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, nhận hoá đơn

5 Giấy nộp tiền

* Cùng với việc lập báo cáo hàng ngày khi hết ca bán hàng mậu dịch viênphải kê số tiền đã bán đợc trong ca để xem số tiền phải nộp nh trong báo cáo cóthừa thiếu hoặc đủ không

* Yêu cầu:

Giấy nộp phải ghi rõ tên cửa hàng và ngày tháng nộp tiền

Phải viết chữ số tiền nộp

Giấy nộp tiền phải có chữ ký của ngời nộp tiền và thủ qũy

* Phơng pháp ghi

Giấy nộp tiền gồm 2 cột