TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI VIETTEL PHÚ N TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN Phú Yên, tháng 02/2017 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành MỤC LỤC II TỔNG QUAN Giới thiệu chung Giao diện chức chương trình 3 Đăng nhập phần mềm 4 Đổi mật III CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM Danh mục thủ tục 1.1 Danh mục thủ tục hành 1.2 Tìm kiếm thủ tục hành Tiếp nhận – trả kết 2.1 Tiếp nhận hồ sơ .7 2.2 Trả kết hồ sơ 17 2.3 Bổ sung hồ sơ 19 2.4 Theo dõi hồ sơ tiếp nhận .20 2.5 Thống kê báo cáo 21 2.6 Tra cứu hồ sơ .23 Xử lý hồ sơ 23 3.1 Xử lý hồ sơ 23 3.2 Phối hợp hồ sơ 24 3.3 Liên thông hồ sơ 25 3.4 Theo dõi hồ sơ cá nhân 26 Thống kê báo cáo .26 4.1 Hồ sơ đơn vị theo hạn 26 4.2 Hồ sơ đơn vị theo trạng thái 27 4.3 Hồ sơ phòng ban 28 4.4 Thống kê – Báo cáo .28 Tìm kiếm, tra cứu hồ sơ .29 5.1 Tra cứu hồ sơ theo từ khóa 29 5.2 Tra cứu theo tiêu chí 30 Quản trị hệ thống .30 6.1 Quản trị người dùng 31 6.2 Danh mục dùng chung 41 6.3 Danh mục dịch vụ công .45 I Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành II TỔNG QUAN Giới thiệu chung - Phần mềm trang thủ tục hành đời nhằm tin học hóa giao dịch tổ chức, cá nhân với quan hành nhà nước quan hành nhà nước với với mục đích hỗ trợ việc đăng ký thực thủ tục hành đơn vị - Phần mềm hỗ trợ đơn giản hóa thao tác xử lý hồ sơ, hỗ trợ quy trình xử lý hồ sơ, hỗ trợ tổ chức liệu lưu trữ thong tin phục vụ tra cứu thống kê, hỗ trợ cơng khai kết tình hình thực thủ tục hành đơn vị hành nhà nước cho tổ chức cơng dân - Phần mềm xây dựng tảng Windows Sharepoint Service, phiên miễn phí Microsoft, đáp ứng đầy đủ khả tích hợp, bảo mật, mở rộng… phần mềm - Phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu chức năng, yêu cầu kỹ thuật phần mềm Hành cơng điện tử theo định số 93/2007/QĐ-TTg Thủ tướng phủ công văn số 1725/BTTTTƯDCNTT Bộ TTTT Giao diện chức chương trình Để tham gia sử dụng chương trình, người sử dụng mở trình duyệt web (Chrome, Fire Fox Internet Explorer) gõ vào địa chỉ: http://congdichvucong.phuyen.gov.vn/portaldvc/Home/default.aspx - Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống tùy theo chức vụ, quyền hạn người dùng phân thấy tab chức tương ứng như: Danh mục thủ tục, Tiếp nhận – Trả kết quả, Xử lý hồ sơ, Thông tin tổng hợp, Tra cứu, Quản trị hệ thống vv… Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Đăng nhập phần mềm Mở trình duyệt web có sẵn máy tính gõ địa chương trình: http://congdichvucong.phuyen.gov.vn/portaldvc/Home/default.aspx Nhập tên mật Đổi mật Người sử dụng kích chuột vào tên hiển thị góc bên phải hình bấm nút đổi mật Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Cửa sổ đổi mật lên sau: Người dùng nhập lại mật cũ lần mật sau nhấn Xong hồn thành việc đổi mật Như vậy, lần đăng nhập sau, người dùng sử dụng mật Lưu ý: Sau thay đổi, người sử dụng đăng nhập vào chương trình với mật xảy tượng không đăng nhập Hiện tượng hệ thống cần khoảng thời gian để cập nhật thay đổi người sử dụng vào chương trình Người sử dụng cần đăng nhập lại sau phút III CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM Danh mục thủ tục 1.1 Danh mục thủ tục hành Khi người dùng đăng nhập vào tài khoản cán Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ hành chính, chọn tab chức Danh mục thủ tục, hệ thống hiển thị danh sách thủ tục hành đơn vị xếp theo lĩnh vực hình bên dưới: Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Để xem chi tiết thủ tục hành chính, người dùng click chuột trực tiếp vào thủ tục hành đó, hệ thống thơng tin sau: Thông tin thủ tục: Tại người dùng xem tên thủ tục hành chính, số ngày giải nội dung hướng dẫn thực thủ tục hành Thành phần thủ tục: Tại người dùng thấy tên thành phần hồ sơ, loại thành phần số lượng thành phần cần phải chuẩn bị Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành 1.2 Tìm kiếm thủ tục hành Chức cho phép người dùng tìm kiếm chọn lọc cách xác thủ tục hành đơn vị thơng qua “từ khóa” Khi người dùng nhập chuỗi từ khóa vào tìm kiếm nằm góc phía bên trái danh sách thủ tục hành hiển thị thủ tục có chứa cụm “từ khóa” mà người dùng nhập vào Tiếp nhận – trả kết 2.1 Tiếp nhận hồ sơ Khi tổ chức, công dân trực tiếp đến Bộ phận Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ hành để nộp hồ sơ dịch vụ công, để tiếp nhận nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm cán Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ hành cần đăng nhập Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành vào hệ thống tài khoản mình, chọn tab Tiếp nhận – Trả kết giao diện hình sau: Trong mục Tiếp nhận – Trả kết quả, người dùng ấn nút Tiếp nhận hồ sơ Sau lựa chọn tên thủ tục để tiến hành cập nhật hồ sơ cho thủ tục Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Cán Bộ phận Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ hành tiếp nhận nhập thơng tin vào Tab Thơng tin hồ sơ, đính mềm mẫu đơn biểu mẫu có sẵn thành phần hồ sơ (chú ý: trường có gắn dấu (*) trường bắt buộc phải có thơng tin) sau lựa chọn nút chức hình bên dưới: Tiếp cập nhật thơng tin Tab Thơng tin đơn Trang Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Ấn nút Lưu lại Hồ sơ chuyển sang trạng thái Hồ sơ tiếp nhận (*) Chú thích: (1): Chỉnh sửa: : Cho phép cán tiếp nhận chỉnh sửa lại thông tin hồ sơ vừa tiếp nhận phát sai sót (2): Chuyển xử lý: Cho phép cán tiếp nhận chuyển hồ sơ đánh dấu đến phịng chun mơn để xử lý (3): Khơng hợp lệ: Đánh dấu chọn hồ sơ trường hợp không hợp lệ, yêu cầu bổ sung hồ sơ (4): Chuyển hồ sơ theo quy trình: Cho phép cán tiếp nhận chuyển hồ sơ đến phịng ban chun mơn để xử lý theo quy trình định sẵn (Khai báo mục quản trị hệ thống) (5): Xem thông tin hồ sơ: Cho phép cán tiếp nhận xem lại chi tiết hồ sơ nhập (6):Quá trình xử lý: Cho phép cán tiếp nhận xem tồn q trình tiếp nhận giải hồ sơ Trang 10 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Quản trị bấm nút OK để hồn tất q trình 6.2 Danh mục dùng chung 6.2.1 Danh mục quốc tịch Quản lý danh sách quốc tịch hệ thống, chức cho phép khai báo thêm quốc tịch mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ quốc tịch có danh sách (*) Chú thích: (1): Thêm quốc tịch (2): Chỉnh sửa quốc tịch có danh sách (3): Xóa quốc tịch có danh sách Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm quốc tịch sau: Trang 41 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (*) Chú thích: (1): Mã quốc tịch người dùng tự quy định nhập vào (2): Nhập vào tên quốc tịch cần tạo (3): Bấm nút Lưu để thêm quốc tịch vừa tạo 6.2.2 Danh mục dân tộc Quản lý danh sách dân tộc hệ thống, chức cho phép khai báo thêm dân tộc mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ dân tộc có danh sách (*) Chú thích: (1): Thêm dân tộc (2): Chỉnh sửa dân tộc có danh sách (3): Xóa dân tộc có danh sách Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm dân tộc sau: (*) Chú thích: (1): Mã dân tộc người dùng tự quy định nhập vào (2): Người dùng nhập vào tên dân tộc cần tạo (3): Bấm nút Lưu để thêm dân tộc vừa tạo 6.2.3 Danh mục học vấn Quản lý danh sách học vấn người dùng hệ thống, chức Trang 42 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành cho phép khai báo thêm học vấn mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ học vấn có danh sách (*) Chú thích: (1): Thêm học vấn (2): Chỉnh sửa học vấn có danh sách (3): Xóa học vấn có danh sách Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm dân tộc sau: (*) Chú thích: (1): Mã học vấn người dùng tự quy định nhập vào (2): Người dùng nhập vào tên học vấn (3): Bấm nút Lưu để thêm học vấn vừa tạo 6.2.4 Danh mục chức vụ Quản lý danh sách chức vụ người dùng hệ thống, chức cho phép khai báo thêm chức vụ mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ chức vụ có danh sách (*) Chú thích: (1): Thêm chức vụ (2): Chỉnh sửa chức vụ có danh sách Trang 43 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (3): Xóa chức vụ có danh sách Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm dân tộc sau: (*) Chú thích: (1): Mã chức vụ người dùng tự quy định nhập vào (2): Người dùng nhập vào tên chức vụ (3): Bấm nút Lưu để thêm chức vụ vừa tạo 6.2.5 Danh mục học vị Quản lý danh sách học vị người dùng hệ thống, chức cho phép khai báo thêm học vị mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ học vị có danh sách (*) Chú thích: (1): Thêm học vị (2): Chỉnh sửa học vị có danh sách (3): Xóa học vị có danh sách Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm học vị sau: Trang 44 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (*) Chú thích: (1): Mã học vị người dùng tự quy định nhập vào (2): Người dùng nhập vào tên học vị (3): Bấm nút Lưu để thêm học vị vừa tạo 6.3 Danh mục dịch vụ công 6.3.1 Danh mục quy trình Cho phép người dùng khai báo, tự định nghĩa quy trình giải hồ sơ dịch vụ công lĩnh vực khác cấp quận cấp phường Để xây dựng quy trình xử lý hồ sơ dịch vụ cơng người dùng vào mục Quy trình Giao diện hình hiển thị hình bên Danh sách quy trình xếp theo tên đơn vị hiển thị (*) Chú thích: (1): Thêm quy trình (2): Thiết kế quy trình (3): Sửa quy trình Trang 45 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (4): Xóa quy trình Khi người dùng bấm vào nút Thêm (1), hình hiển thị giao diện cho phép người dùng tự định nghĩa quy trình giải hồ sơ Điền thơng tin chung cho quy trình Sau ấn nút Thiết kế (2) để thiết lập bước cho quy trình (*) Chú thích: (1): Thêm bước giải hồ sơ cho quy trình thủ tục (2): Lưu lại đóng giao diện thiết kế quy trình Khi người dùng bấm vào nút Thêm bước, hình hiển thị giao diện cho phép người dùng thêm bước quy trình giải hồ sơ Trang 46 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (*) Chú thích: Loại node: Chọn thơng thường liên thông Số ngày xử lý: Số ngày xử lý cho bước cần tạo Trạng thái: Trạng thái xử lý bước cần tạo (Xử lý, ký duyệt) Phòng ban xử lý: Lựa chọn phòng ban xử lý hồ sơ bước Người xử lý: Lựa chọn người xử lý hồ sơ bước Người dùng tạo hết bước quy trình giải hồ sơ ứng thủ tục xây dựng, sau xây dựng xong giao diện quy trình thủ tục hiển thị hình bên Sau xây dựng xong quy trình giải hồ sơ người dùng chỉnh sửa lại bước quy trình copy quy trình giải hồ sơ thủ tục sang cho thủ tục khác chưa có quy trình Khi người dùng bấm vào nút Sửa quy trình (3), giao diện Sửa quy trình Trang 47 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành hiển thị Người dùng cập nhật lại thơng tin quy trình, ấn vào nút Thiết kế để thiết kế lại bước quy trình Xóa quy trình: Tích chọn quy trình muốn xóa ấn nút Xóa Sau xác nhận OK để xóa quy trình chọn 6.3.2 Danh mục lĩnh vực Quản lý lĩnh vực dịch vụ hành cơng, cho phép người dùng khai báo thêm lĩnh vực mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ lĩnh vực có Trang 48 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (*) Chú thích: (1): Thêm lĩnh vực (2): Xem thông tin lĩnh vực (3): Chỉnh sửa lĩnh vực có danh sách (4): Liệt kê danh sách đơn vị phụ trách lĩnh vực (5): Xóa lĩnh vực có danh sách Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm lĩnh vực sau: (*) Chú thích: (1): Nhập vào tên lĩnh vực cần tạo (2): Mã lĩnh vực người dùng tự quy định nhập vào (3): Chọn trạng thái sử dụng cho lĩnh vực vừa tạo (4): Chọn tên nhóm lĩnh vực (5): Chọn thứ tự hiển thị lĩnh vực Trang 49 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (6): Bấm nút Lưu để lưu lĩnh vực vừa tạo 6.3.3 Danh mục thủ tục Quản lý thủ tục hành đơn vị, khai báo thêm thủ tục mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ thủ tục có danh sách (*) Chú thích: (1): Thêm thủ tục (2): Xóa thủ tục có danh sách (3): Xem thơng tin thủ tục (4): Sửa thông tin đơn (tờ khai) thủ tục( nhập eform) (5): Liệt kê danh sách đơn vị phụ trách thủ tục (6): Xóa thủ tục Khi người dùng bấm vào nút Thêm hệ thống hiển thị giao diện để tạo thêm thủ tục sau: (*) Chú thích: Trang 50 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (1): Nhập tên thủ tục (2): Chọn nhóm lĩnh vực (3): Chọn lĩnh vực (4): Chọn loại thủ tục (5): Số ngày giải thủ tục (6): Thứ tự hiển thị thủ tục (7): Nhập thông tin mẫu đơn (tờ khai) (8): Nhập tên mẫu phôi (9): Nhập vào hướng dẫn giải quyết, thành phần hồ sơ vv… thủ tục Sau nhập đầy đủ thông tin, người dùng bấm nút Lưu để hoàn tất việc thêm thủ tục Khi người dùng bấm nút Tờ khai, hình hiển thị lên thơng tin đơn tờ khai trực tuyến Khi người dùng muốn thay đổi thơng tin đơn, bấm nút Chỉnh sửa sau hình hiển thị form chỉnh sửa thơng tin đơn Trang 51 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Người dùng chọn loại ô nhập liệu sau bấm nút Lưu lại để lưu lại trường liệu mẫu đơn Chú ý: sau nhập xong mẫu đơn, người dùng phải bấm nút Lưu đơn để lưu lại mẫu tờ khai 6.3.4 Sổ chứng thực Quản lý sổ chứng thực toàn đơn vị, chức cho phép chỉnh sửa hay xóa bỏ sổ chứng thực có tồn đơn vị 6.3.5 Thơng báo Quản lý thơng báo toàn đơn vị, chức cho phép chỉnh sửa hay xóa bỏ thơng báo có toàn đơn vị Trang 52 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (*) Chú thích: (1): Thêm thơng báo (2): Xem thơng báo (3): Sửa thơng báo (4): Xóa thơng báo 6.3.6 Sao lưu liệu Hệ thống tạo file lưu lại toàn sở liệu chương trình lưu trữ vị trí khác ổ đĩa cứng người dùng lựa chọn Để thực công việc người dùng vào chức Sao lưu liệu, hệ thống giao diện hình bên (*) Chú thích: (1): Đường dẫn URL hệ thống (2): Đường dẫn chứa tệp lưu (3): Tên tệp lưu hệ thống 6.3.7 Phục hồi liệu Sử dụng tệp lưu gần hệ thống để phục hồi lại liệu sảy cố Để thực công việc người dùng vào chức Phục hồi liệu, hệ thống giao diện hình bên Trang 53 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành (*) Chú thích: (1): Đường dẫn URL hệ thống (2): Đường dẫn chứa tệp liệu lưu dùng để khôi phục hệ thống (3): Tên tệp liệu lưu dùng để khôi phục hệ thống 6.3.8 Thống kê hệ thống Chức sổ nhật ký toàn hệ thống ghi lại toàn hoạt động tất tài khoản tham gia vào hệ thống Để thực công việc người dùng vào chức Thống kê hệ thống, giao diện hình hiển thị hình bên Trang 54 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm trang thủ tục hành Người dùng in báo nhật ký hoạt động toàn hệ thống có yêu cầu cách lựa chọn khoảng thời gian in báo cáo vào phần (1) (2) sau bấm vào nút In báo cáo phần (3), hệ thống cho in báo cáo nhật ký hoạt động hình bên dưới: 6.3.9 Cấu hình hệ thống Liệt kê danh sách cấu hình hệ thống, cho phép Thêm, Sửa, Xóa cấu hình hệ thống (*) Chú thích: (1): Thêm cấu hình hệ thống (2): Sửa cấu hình chọn (3): Xóa cấu hình chọn Trang 55