BÀI GIẢNG tổ CHỨC CÔNG tác CHỨNG từ kế TOÁN

KẾ TỐN TÀI CHÍNH A3 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.1 – KHÁI NIỆM Theo Điều 4, khoản Luật kế toán: "Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế tốn" Sự cần thiết chứng từ kế tốn • Mọi Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ kèm theo • Là tài liệu gốc có tính chứng, tính pháp lý • Chứng từ phải xác, đầy đủ, kịp thời hợp pháp, hợp lệ 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.2 – TÁC DỤNG • Khởi điểm tổ chức cơng tác kế tốn xây dựng hệ thống kiểm sốt nội đơn vị • Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành Điều đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp nghiệp vụ • Căn để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh • Ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật nghiệp vụ phát sinh 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.3 – Phân loại Chứng từ 2.3.1 - Theo vật mang tin Chứng từ phân biệt thành hai loại: Chứng từ giấy chứng từ điện tử Chứng từ giấy chứng từ mà nội dung lưu giữ vật liệu làm giấy Chứng từ điện tử, thông tin mã hoá lưu giữ vật mang tin băng, đĩa từ, loại thẻ toán 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.3 – Phân loại Chứng từ 2.3.2 – Theo công dụng Chứng từ phân loại thành hai loại: chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ xuất có giá trị pháp lý quan trọng Ví dụ Hố đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi, 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.3 – Phân loại Chứng từ 2.3.2 – Theo công dụng Chứng từ gốc chia thành hai loại: Chứng từ mệnh lệnh: Để thực Nghiệp vụ kinh tế: Lệnh chi, đề nghị/quyết định mua sắm, Chưa sở để ghi sổ kế toán Chứng từ chấp hành: Được lập nghiệp vụ kinh tế phát sinh/hoàn thành: Phiếu thu/chi, phiếu nhập/xuất kho, Là sở để ghi sổ kế toán 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.3 – Phân loại Chứng từ Chứng từ ghi sổ chứng từ lập vào chứng từ gốc dùng để tập hợp số liệu chứng từ gốc loại, nội dung nghiệp vụ để sở kế tốn ghi chép số liệu vào sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ khơng có giá trị pháp lý chứng từ gốc Nó có giá trị có chứng từ gốc liên quan kèm 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.3 – Phân loại Chứng từ Chứng từ ghi sổ bao gồm số yếu tố sau: - Số ngày lập chứng từ ghi sổ - Nội dung tóm tắt nghiệp vụ tổng hợp từ chứng từ gốc - Số tiền phải ghi vào tài khoản đối ứng - Số lượng chứng từ gốc đính kèm 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.3 – Phân loại Chứng từ 2.3.3 – Theo tính chất pháp lý Chứng từ bắt buộc: Chứng từ Kế Toán phản ánh quan hệ kinh tế Pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ Đặc điểm: * Mang tính chất phổ biến * Tiêu chuẩn hóa hình thức nội dung Được áp dụng thống áp dụng Bao gồm: Các loại hóa đơn; Phiếu thu/chi; Phiếu nhập/xuất kho; Thẻ kho; Biên bàn giao TSCĐ; Thẻ TSCĐ; Biên lý TSCĐ; B.bản kiểm kê;… 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.3 – Phân loại Chứng từ 2.3.3 – Theo tính chất pháp lý Chứng từ hướng dẫn: Chứng từ Kế Toán sử dụng nội doanh nghiệp Bao gồm: Phiếu xác nhận SP hoàn thành; B.bản sửa chữa TSCĐ; Phiếu xuất vật tư theo định mức; … 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 10 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số: Ngày tháng năm Số: Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lí nộp: Số tiền: (Viết chữ) Kèm theo: … chứng từ gốc Ngày tháng năm Giám đốc phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) 30/03/2013 Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ Ký, họ tên) Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027 Người lập (Ký, họ tên) 17 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày tháng năm Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lí nhận: Số tiền: (Viết chữ) Kèm theo: … chứng từ gốc Ngày tháng năm Giám đốc lập phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) 30/03/2013 Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Ký, họ tên) Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027 Thủ quỹ Người (Ký, họ tên) 18 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.4.2 – NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Những quy định phải tuân thủ lập chứng từ: • Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định nội dung liên phải giống cho loại nghiệp vụ kinh tế • Chứng từ kế tốn gửi cho bên ngồi phải đóng dấu đơn vị kế tốn • Người lập, người ký duyệt cá nhân ký tên chứng từ phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế tốn • Chứng từ kế tốn điện tử phải in giấy lưu trữ theo quy định 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 19 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.4.3 – TRÌNH TỰ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TỐN Kiểm tra chứng từ • Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu phản ánh chứng từ • Tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ Hợp pháp: Theo mẫu quy định; ghi chép nội dung, chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh nghiệp vụ khơng vi phạm pháp luật; có đầy đủ chữ ký người chịu trách nhiệm dấu đơn vị hoạt động kinh tế 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 20 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.4.3 – TRÌNH TỰ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Kiểm tra chứng từ Hợp lệ: Ghi chép đầy đủ, kịp thời yếu tố, tiêu thức theo quy định phương pháp lập chứng từ • Tính xác số liệu, thơng tin chứng từ • Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ: người kiểm tra, người phê duyệt, 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 21 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN Hồn chỉnh chứng từ Chứng từ sau kiểm tra xong phải hoàn chỉnh số nội dung cần thiết để đảm bảo việc ghi sổ kế tốn nhanh chóng xác Hồn chỉnh chứng từ bao gồm số mặt: - Ghi giá cho chứng từ chưa có giá tiền theo nguyên tắc tính giá theo quy định hành - Phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ kinh tế, thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán - Lập định khoản kế toán lập chứng từ ghi sổ 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 22 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN Tổ chức luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán lập nhiều phận đơn vị song cuối chứng từ kế toán phải tập trung phận kế toán để phản ánh vào sổ kế toán Tổ chức luân chuyển chứng từ việc xác định đường cụ thể loại chứng từ: • Chứng từ phải qua phận nào? • Bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý ghi sổ kế tốn, thời gian hịan thành nhiệm vụ đó? • Bộ phận phép lưu trữ chứng từ 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027 23 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN Bảo quản/lưu trữ tài liệu kế tốn (theo điều 40 Luật Kế tốn) • Tài liệu dùng để điều hành, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ lập báo cáo tài chính: Tối thiểu năm kể từ kết thúc kỳ kế tốn năm (Phiếu thu/chi; nhập/xuất kho; ) • Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ lập báo cáo tài chính: Tối thiểu 10 năm kể từ kết thúc kỳ kế toán năm (các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp, báo cáo tài tháng/q/năm, tài liệu khác có liên quan đến việc ghi sổ kế toán lập BCTC) 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 24 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN Bảo quản/lưu trữ tài liệu kế toán (theo điều 40 Luật Kế toán) •Tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa an ninh, quốc phòng, lưu trữ 10 năm Do người đại diện theo Pháp luật đơn vị kế toán định 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 25 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN PHẦN HƯỚNG DẪN LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu Nhập/xuất; Chỉ tiêu bán hàng: Hóa đơn (VAT/thơng thường; PXK kiêm V/c nội bộ; ) Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu/chi; Biên lai thu tiền; Chỉ tiêu TSCĐ: B/bản bàn giao/thanh lý/kiểm kê/đánh giá; 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 26 BÀI TẬP 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027 27 (1) Hãy nội dung chứng từ sau đây: Đơn vị: CTCP TRƯỜNG LỢI Bộ phận : KẾ TOÁN PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 01 năm 20xx Số : 0012/PNK - Họ tên người giao : Công ty TNHH An Tường, số 145 CMT8, phường 6, quận TB, HCM - Theo Hợp đồng số 28/HĐKT ngày 10 tháng 01 năm 20xx Nhập kho : số – Nguyễn Tri Phương, quận 10, TP.HCM STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa A B Mã số C 001X 001Y Hàng hóa X Hàng hóa Y Số lượng Đơn vị Theo Đơn Thực tính chứng giá nhập từ D Kg 1.000 1.000 10.000 Kg 5.000 5.000 10.000 Cộng - Tổng số tiền (Viết chữ) : Sáu mươi triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo : Bộ hồ sơ mua hàng hóa Người lập biểu (Ký, họ & tên) 30/03/2013 Người nhận hàng (Ký, họ & tên) Thủ kho (Ký, họ & tên) Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 Nợ : 152 Có : 331 Thành tiền 10.000.000 50.000.000 60.000.000 Ngày 16 tháng 01 năm 20xx Kế toán trưởng (Ký, họ & tên) 28 (2) Hãy kiểm tra nội dung chứng từ sau đây: Đơn vị: CTCP TRƯỜNG LỢI Bộ phận : KẾ TOÁN PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 01 năm 20xx Số : 0012/PNK - Họ tên người giao : Công ty TNHH An Tường, số 145 CMT8, phường 6, quận TB, HCM - Theo Hợp đồng số 28/HĐKT ngày 10 tháng 01 năm 20xx Nhập kho : số – Nguyễn Tri Phương, quận 10, TP.HCM STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa A B Mã số C 001X 001Y Hàng hóa K Hàng hóa T Số lượng Đơn vị Theo Đơn Thực tính chứng giá nhập từ D Cái 1.000 1.000 10.000 Kg 5.000 5.000 10.000 Cộng - Tổng số tiền (Viết chữ) : Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo : Bộ hồ sơ mua hàng hóa Người lập biểu (Ký, họ & tên) 30/03/2013 Người nhận hàng (Ký, họ & tên) Thủ kho (Ký, họ & tên) Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 Nợ : 152 Có : 331 Thành tiền 100.000.000 50.000.000 150.000.000 Ngày 16 tháng 01 năm 20xx Kế toán trưởng (Ký, họ & tên) 29 Bài 3: Nhân viên Lê Văn X thuộc phịng quản trị hành công ty cổ phần Thiên Long Giám đốc duyệt tạm ứng 8.000.000đ để mua văn phòng phẩm Hãy đóng vai nhân viên kế tốn tiền, bạn lập Phiếu chi để Thủ quỹ xuất tiền cho ông X Bài 4: Nhân viên kế toán vật tư Nguyễn Văn A vào chứng từ giao hàng nhà cung cấp (Trần Văn B) lập Phiếu nhập kho để chuyển thủ kho làm nhập Bạn đóng vay kế tốn vật tư để lập chứng từ theo thơng tin cho sau: Hóa đơn mua hàng số 0123456 ngày 30/12/20xx công ty TNHH C với: Hàng hóa X: 200kg, đơn giá 10.000đ/kg; hàng hóa Y: 500kg, đơn giá 20.000đ/kg VAT 10% 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 30 Bài 6: Ngày 10/5/20xx, công ty Tùng Thảo xuất kho bán lơ hàng hóa cho khách hàng X thu tiền mặt 10.000.000đ nhập quỹ Ngày 12/5/20xx, khách hàng X trả lại toàn số hàng hóa hàng khơng chất lượng cam kết công ty nhập lại kho Hãy cho biết: 1/ Ngày 10/5/20xx: kế toán phải lập chứng từ kế toán nào? 2/ Ngày 12/5/20xx: kế toán phải lập chứng từ kế toán nào? Yêu cầu: Hãy lập chứng từ kế toán 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 31 ... định khoản kế toán lập chứng từ ghi sổ 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 22 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Tổ chức luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán lập nhiều... C .từ 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 12 TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.4 - NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.4.1 – Nội dung quy định Chứng từ kế. .. 30/03/2013 Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027 TỔ CHỨC CƠNG TÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.3 – Phân loại Chứng từ 2.3.3 – Theo tính chất pháp lý Chứng từ hướng dẫn: Chứng từ Kế Toán sử dụng nội