Kế toán dự phòng phải thu khó đòi ở Việt Nam hiện nay

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay các thông tin kế toán có vai trò ngày càng quan trọng. Những nhà đầu tư, những nhà quản lý,nhà kinh tế, chủ ngân hàng,và những người quản lý nhà nước điều dựa vào các thôn

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay các thông tin kế toán có vai trò ngày càng quan trọng Những nhà đầu tư, những nhà quản lý,nhà kinh tế, chủ ngân hàng,và những người quản lý nhà nước điều dựa vào các thông tin kế toán để đưa ra các quyết định định hướng hoạt động kinh doanh cũng như nền kinh tế.Chính vì vậy có rất nhiều công trình,các đề tài nghiên cứu về mặt lý luận cũng như thực tiễn trong lĩnh vực kế toán nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán doanh nghiệp hiện nay.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với nhiều nguy cơ khác nhau Một trong những nguy cơ gặp phải đó là vấn đề không thu hồi được các khoản phải thu (phải thu các khoản cho vay, phải thu của khách hàng) Nếu doanh nghiệp không dự kiến được các tổn thất từ việc không thu được các khoản phải thu này cũng như không chuẩn bị nguồn để bù đắp thiệt hại thì sẽ rất khó khăn và lúng túng trong hoạt động của mình chính vì vậy mà đặt ra yêu cầu phải có kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Ở Việt Nam chế độ kế toán dự phòng phải thu khó đòi được bộ tài chính qui định cũng như hướng dẫn cụ thể và không ngừng được hoàn thiện.Nhưng liệu chế độ kế toán dự phòng phải thu khó đòi ở Việt Nam hiện nay có phù hợp với thực tiễn cũng như đã hoàn thiện hay chưa? Trước câu hỏi đó tôi đã quyết

định chọn đề tài: “Kế toán dự phòng phải thu khó đòi ở Việt Nam hiện nay”

để nghiên cứu Đề án được chia làm 3 phần

Phần 1:Cơ sở lý luận của kế toán dự phòng phải thu khó đòiPhần 2:Chế độ hiện hành về kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Phần 3:Một số ý kiến nhận xét và các biện pháp nhằm hoàn thiện kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Phần 1:Cơ sở lý luận của kế toán dự phòng phải thu khó đòi 1 Bản chất dự phòng phải thu khó đòi

1.1.Khái niệm chung về dự phòng

Trong kinh doanh để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư hàng hoá, giảm giá các khoản vốn đầu tư trên thị trường chứng khoán,thị trường vốn…hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh…;doanh nghiệp cần và được phép thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi của vật tư, tài sản, tiềm vốn trong kinh doanh.

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn

Có thể định nghĩa đơn giản cụ thể: Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa chi vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau Dự phòng làm tăng tổng số chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với việc tạm thời giảm thu nhập dòng của niên độ báo cáo-niên độ lập dự phòng.

1.2.Bản chất của dự phòng phải thu khó đòi

Trong nền kinh tế thị trường,tính cạnh tranh cũng như khả năng xảy ra các rủi ro trong kinh doanh là rất lớn.Vì vậy các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động cuả mình thường cố gắng hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể gặp phải cũng như việc dự tính những rủi ro đó.Và cũng do tính cạnh tranh gay gắt trên thị trường nên các doanh nghiệp thường đưa ra các chiến lược bán hàng hấp dẫn trong đó có chính sách bán hàng trả chậm Thực tế cho thấy trong các doanh nghiệp số nợ phải thu của khách hàng thường chiếm tỷ trọng tương đối cao trong tổng tài sản của doanh nghiệp.

Về bản chất dự phòng phải thu khó đòi chính là khoản dự tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm thấp xuống hơn so với gía gốc đã ghi sổ kế toán của khoản nợ phải thu khó đòi nhằm phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của tài sản doanh nghiệp

Theo thông tư 13/TT-BTC ngày 27/2/2006(thông tư hiện hành về việc hướng dẫn thực hiện kế toán dự phòng phải thu khó đòi) thì dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán

Dự phòng phải thu khó đòi được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh và giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài ch ính

Việc lập dự phòng phải thu khó đòi có ý nghĩa rất to lớn:Nhờ có dự phòng phải thu khó đòi làm cho bảng cân đối tài sản của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tài sản của doanh nghiệp.Và qua đó tạo được một quỹ đáng lẽ đã phân chia để có thể bù đắp các khoản giảm giá trị tài sản thực sự phát sinh ở niên độ sau

2.Dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện theo một số nguyên tắc kế toán được công nhận sau:

có kết quả ít thuận lợi nhất về phần quyền lợi của chủ sở hữu, nói một cách khác nếu phải chọn một trong nhiều hướng xử lý một vấn đề kế toán thì người ta phải chọn hướng nào ít có lợi nhất cho tài sản của doanh nghiệp.Chính vì thế đối với các khoản nợ phải thu khi được xác định là khoản nợ khó đòi sẽ được doanh nghiệp lập dự phòng hay chính là trích trước một khoản chi phí vào chi phí sản xuất kinh doanh để khi nó xảy ra sẽ có ngay khoản bù đắp và không làm cho công tác kế toán lung túng nhằm chủ động hơn trong quá trình hoạt động của mình.Hơn nữa khoản dự phòng phải thu khó đòi được thể hiện trên bảng cân đối tài khoản sẽ giúp phản ánh đúng giá trị thực tài sản của doanh nghiệp và giúp cho những người sử dụng thông tin đó có cái nhìn đúng để đưa ra các quyết định phù hợp đặc biết là các nhà quản trị doanh nghiệp.

Bên cạnh đó nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn bởi như vậy sẽ gây ra vi phạm về chính nguyên tắc thận trọng Bởi nếu dự phòng phải thu khó đòi được lập quá lớn tức là chi phí được hạch toán trong kỳ sẽ tăng lên nhiều từ đó dẫn đến ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh(làm lợi nhuận trong kỳ giảm xuống…)từ đó phản ánh không đúng sự thật,cung cấp thông tin không chính xác cho những người quan tâm đến doanh nghiệp và có thể sẽ dẫn đến các quyết định sai của các nhà quản lý.Khi đó mục đích lập dự phòng để nhằm áp dụng nguyên tắc tận trọng sẽ không còn ý nghĩa

2.2.Nguyên tắc phù hợp

Kế toán dự phòng nợ khó đòi chịu sự chi phối của nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu Theo nguyên tắc này tất cả các giá phí phải gánh chịu trong việc tạo ra doanh thu, bất kể là giá phí xuất hi ện ở kỳ nào, nó phải phù hợp với kỳ mà trong đó doanh thu được ghi nhận Điều này có nghĩa là khoản thiệt hại nợ khó đòi phải được báo cáo cùng kỳ kế toán với doanh thu.Nhưng doanh nghiệp không thể biết vào lúc nào trong thời gian bán chịu sẽ không thu được nợ do đó khoản thiệt hại cũng không thể xác định cho tới cuối kỳ kế toán vì vậy để

cho khoản thiệt hại do nợ khó đòi được ghi nhận đáp ứng yêu cầu của nguyên tắc tương xứng giữa chi phí và doanh thu cần thiết phải ước tính khoản thiệt hại này và tính vào chi phí trong niên độ.Khoản chi phí này được ghi nhận trên báo cáo tài chính là một khoản chi phí hoạt động.Cũng theo nguyên tắc này các số liệu của dự phòng phải thu khó đòi phải được tính toán một cách hợp lý phù hợp với thực tế,hay nói một cách khác khoả dự phòng được trích trước vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp phải phù hợp với yêu cầu thực tế

2.3.Một số các nguyên tắc khác

Ngoài các nguyên tắc chủ yếu của việc cần thiết phải có kế toán dự phòng phải thu khó đòi còn có một số nguyên tắc cũng liên quan đến kế toán dự phòng phải thu khó đòi như:

Nguyên tắc khách quan thể hiện ở việc phải căn cứ vào điều kiện cũng như tình hình khách quan để lập dự phòng phải thu khó đòi.Việc tính toán qui mô dự phòng phải được xác định một cách đáng tin cậy nhất

Nguyên tắc nhất quán: Trong quá trình kế toán dự phòng phải thu khó đòi tất cả các khái niệm, các nguyên tắc,các tính toán phải được thực hiện trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác Điều này giúp cho người sử dụng báo cáo tài chính hiểu được sự thay đổi về tình hình báo cáo tài chính.

3.Nội dung, phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Từ cơ sở lý luận nêu trên ta có thể khái quát nội dung cũng như phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi như sau:

Trước hết tài khoản dự phòng phải thu khó đòi là một tài khoản có tính chất điều chỉnh vì vậy nó có kết cấu của tài khoản phản ánh nguồn

Về nguyên tắc kế toán thì dự phòng phải thu khó đòi chính là một khoản trích trước một khoản chi phí vào chi phí sản xuất kinh doanh để nếu có bù đắp thiệt hại nếu xảy ra mất nợ.Vào trước thời điểm lập báo cáo tài tài chính kế toán sẽ ước tính khoản thiệt hại có thể xảy ra do không thu được nợ để lập dự phòng.Nếu số dự phòng phải lập thấp hơn mức dự phòng của kỳ trước thì ta tiến

hành hoàn nhập dự phòng,ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp trong kỳ này, còn nếu số dự phòng phải lập lớn hơn số dự phòng kỳ trước ta sẽ tiến hành lập bổ sung.Khi xoá nợ phải thu khó đòi: nếu số nợ đó đã được trích lập dự phòng thì ta lấy quỹ dự phòng đó ra bù đắp, phần chênh lệch chưa được lập dự phòng ta tính trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời theo dõi riêng khoản nợ khó đòi đã xử lý đó Trường hợp thu hồi được khoản nợ đã xử lý ta đưa vào thu nhập khác trong kỳ.

Phần 2 :Chế độ hiện hành về kế toán dự phòng phải thu khó đòi1 Khái quát về các văn bản

1.1.Khái quát chung về hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện kế toán dự phòng phải thu khó đòi ở Việt Nam

Như ta đã biết trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều rủi ro trong quá trình hoạt động, và một trong những rủi ro ấy là việc khó khăn trong việc thu hồi các khoản phải thu khách hàng Để doanh nghiệp chủ động trong việc xử lý các khoản nợ không đòi được đồng thời cũng giúp cho báo cáo tài chính mà cụ thể là bảng cân đối tài khoản phản ánh chính xác hơn giá trị thực tài sản của doanh nghiệp thì kế toán dự phòng phải thu khó đòi rất có ý nghĩa.Chính vì vậy bộ tài chính không ngừng đưa ra các thông tư hướng dẫn việc thực hiện kế toán dự phòng trong đó có dự phòng phải thu khó đòi Mỗi thông tư mới ra đời không ngừng được hoàn thiện hơn để phù hợp với tình hình thực tế và điều kiện của các doanh nghiệp

Thông tư 64/TC/TCDN ngày 15/9/1997 của bộ tài chính hướng dẫn việc trích lập và sử dụng các quỹ dự phòng trong doanh nghiệp

Tiếp đó là thông tư 107/2001/TT-BTC ra ngày 31/12/2001.thay thế cho thông tư 64/TC/TCDN về hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng trong các doanh nghiệp cùng với thông tư 55/2002/TT/BTC ngày 26/6/2002.về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp, các tổ chức có vốn nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.Và mới đây nhất là thông tư 13/2006/TT-BTC ra ngày 27/2/2006 hướng dẫn kế toán dự phòng phải thu khó đòi đối với các doanh nghiệp thay cho 2 thông tư cũ Đây chính là thông tư hiện hành về chế độ kế toán dự phòng phải thu khó đòi hiện nay ở Việt Nam.

1.2.Giới thiệu về thông tư 13/2006/TT-BTC

1.2.1 Đối tượng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:

- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định

1.2.2 Phương pháp lập dự phòng:

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

1.2.3 Xử lý khoản dự phòng:

- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định tại điểm 3.2 nêu trên; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập;

- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch;

- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.

1.2.4 Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:

a Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:- Đối với tổ chức kinh tế:

+ Khách nợ đã giải thể, phá sản: quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.

+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán.

- Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:

+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ

+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.

+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả.

- Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của doanh nghiệp (nếu có).

Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên mà không đủ chứng từ, tài liệu chứng minh theo quy định thì lập Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp để xem xét, xử lý theo quy định tại khoản này.

b Xử lý tài chính:

Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).

Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính

(nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác

c Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập hồ sơ sau:

- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được).

- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan.

- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp.

d Thẩm quyền xử lý nợ:

Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý những khoản nợ

phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp

2 Quy định về phương pháp,tài khoản và hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

2.1 Phương pháp lập dự phòng

Phương pháp xác định mức lập dự phòng đã được nêu trong phần giới thiệu về thông tư hướng dẫn ở trên

2.2.Quy định về tài khoản sử dụng

TK139 “dự phòng phải thu khó đòi”

Đây là loại tài khoản điều chỉnh nên kết cấu của nó mang kết cấu của tài khoản phản ánh nguồn.Cụ thể:

*Bên nợ:+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi.+ Xử lý nợ phải thu khó đòi

*Bên có: Lập dự phòng phải thu khó đòi ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp

*Số dư có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có

2.3.Qui định về hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

*Cuối niên độ kế toán căn cứ vào mức lập dự phòng phải thu khó đòi được tính, ghi:

Nợ TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp(6426) Có TK139-dự phòng phải thu khó đòi

*Cuối niên độ kế toán sau (N+1)tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu:

+Mức dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập

+ Mức dự phòng phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước