ĐỀ án kế TOÁN dự PHÒNG PHẢI THU KHÓ đòi

- Về nguyên tắc căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,...nên khôn

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN DỰ PHÒNG NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI.

1 Khái niệm về dự phòng và dự phòng nợ phải thu khó đòi.

1.1 Khái niệm về dự phòng:

Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khản chi phí thực tế chưa thực chi

và chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể sẽ xảy ra trong niên độ lần sau Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với sự tạm thời giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng

1.2 Khái niệm về dự phòng nợ phải thu khó đòi:

Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán,

nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách nợ không

có khả năng thanh toán

2 Mục đích của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ

- Xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên lập các báo cáo tài chính năm báo cáo

3 Các quy định về hạch toán.

- Để đề phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những rủi ro về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán (bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ), cuối mỗi niên độ kế toán doanh nghiệp phải xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để tính trước hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Về nguyên tắc căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản, nên không hoặc có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ) Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi

là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu dưới đây:

+ Số tiền phải thu theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi

+ Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ

- Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là:

+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

- Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ kế tài chính doanh nghiệp hiện hành

- Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã

cố gắng dung mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể phải làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua, bán nợ và tài sản tồn đọng hoặc xóa những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán Nếu làm thủ tục xóa nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán) Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (Nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý Nếu sau khi đã xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý (Đươc theo dõi trên TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý) thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào Tài khoản 711 - Thu nhập khác

4 Vai trò của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

4.1.Trên phương diện kinh tế:

Nhờ các tài khoản dự phòng giảm giá nói chung trong đó đặc biệt là tài khoản phản ánh dự phòng nợ phải thu khó đòi mà bảng cân đối kế toán phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp Giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp được xác định như sau:

Giá trị thực tế của

tài sản

= Giá trị ghi sổ của tài

sản

- Dự phòng giảm giá tài

sản lập

4.2 Trên phương diện tài chính

Do dự phòng nợ phải thu khó đòi làm giảm lợi nhuận của niên độ kế toán nên doanh nghiệp sẽ có được một khoản tích lũy mà đáng lẽ đã được phân chia cho các cổ đông, các chủ sở hữu, Khoản tích lũy này được sử dụng để bù đắp các khoản nợ phải thu khó đòi thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ kế toán sau Thực chất dự phòng nợ phải thu khó đòi nói riêng và các khoản dự phòng nói chung là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi được sử dụng thực sự

4.3 Trên phương diện thuế:

Dự phòng nợ phải thu khó đòi được ghi nhận như một khoản chi phí hợp lý trước thuế, làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính ra số lợi nhuận thực tế Vì vậy, việc lập dự phòng sẽ làm cho thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của đơn vị giảm xuống một lượng đáng kể Đây là nguồn tài chính có được nhờ việc lập dự phòng, trì hoãn việc nộp thuế, không mất chi phí huy động, doanh nghiệp có thể đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh để sinh lời

5 Kế toán dự phòng nợ phải phải thu khó đòi theo chuẩn mực kế toán quốc tế và kinh nghiệm ở một số nước.

5.1 Những quy định chung của chuẩn mực kế toán quốc tế về trích lập dự phòng

nợ phải thu khó đòi

Chuẩn mực kế toán quốc tế là một hệ thống các nguyên tắc kế toán, trình bày BCTC, các quy định về kế toán được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới do IASB ban hành vầ thường xuyên nghiên cứu cập nhật, bổ sung

Theo chuẩn mực kế toán quốc kế ISA 37: một khoản dự phòng chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện sau:

Thứ nhất, DN có nghĩa vụ nợ (trách nhiệm pháp lý hoặc trách nhiệm liên đới) do kết

quả từ một sự kiện đã xảy ra, dẫn tới sự giảm sút lợi ích kinh tế có thể xảy ra, giá trị của nghĩa vụ nợ đó có thể được ước tính một cách đáng tin cậy

Thứ hai, giá trị ghi nhận một khoản dự phòng phải là giá trị được ước tính hợp lý về

khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm

Thứ ba, các khoản dự phòng phải được xem xét và điều chỉnh tại mỗi thời điểm kết

thúc kỳ kế toán năm để phản ánh ước tính chính xác nhất tại thời điểm hiện tại

Ngoài ra, ISA 37 quy định rõ không được ghi nhận các khoản dự phòng cho lỗ hoạt động trong tương lai

5.2 Kế toán về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tại một số nước trên thế giới 5.2.1 Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ở các nước Tây Âu.

Theo một số nước Tây Âu thì doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá khỏan phải thu khách hàng vào cuối niên độ kế toán Theo đó phương pháp lập và hoàn nhập

dự phòng được tiến hành như sau:

Kế toán tiến hành kiểm kê các khoản khách hàng đang nợ tiền của doanh nghiệp

và phân loại thành 2 nhóm:

+ Khách hàng nghi ngờ là khách hàng lâm vào tình trạng phá sản, khó khăn về tài chính,

+ Khách hàng tin cậy là khách hàng thanh toán tốt

Tiếp đến kế toán lập dự phòng cho các khách hàng nghi ngờ trên cơ sở đánh giá khả năng mất (không đòi được) và số tiền khách hàng nợ ngoài thuế giá trị gia tăng theo công thức:

Số dự phòng nợ

phải thu khó đòi

= Số nợ ngoài thuê của

khách hàng nghi ngờ

* Số % có khả năng mất

nợ

Số dự phòng đã lập cho nợ phải thu khó đòi nếu không xảy ra thì được hoàn nhập làm tăng thu nhập của doanh nghiệp

5.2.2 Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Mỹ.

Như chúng ta đã biết, hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Theo đó, chi phí nợ khó đòi phải được phản ánh trên báo cáo thu nhập cùng kỳ kế toán với doanh thu được ghi nhận Do vậy, doanh nghiệp phải ước tính khoản chi phí nợ khó đòi để đưa vào chi phí trong kỳ Có hai phương pháp ước tính nợ khó đòi như sau:

a Phương pháp ước tính nợ khó đòi đưa vào thu nhập.

Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng trong kỳ sẽ có một tỷ lệ nhất định doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi được ước tính dựa trên tỷ lệ

nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của kỳ trứơc

Chi phí nợ khó đòi ước tính = Doanh thu bán chịu * Tỷ lệ nợ khó đòi

Tỷ lệ nợ khó đòi được ước tính là số bình quân tỷ lệ thiệt hại của các năm trước đó

b Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế toán.

Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng một phần của khoản phải thu vào ngày lập bảng cân đối kế toán sẽ trở thành nợ khó đòi

+ Phương pháp giản đơn:

Với phương pháp này, doanh nghiệp ước tính có một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi Tỷ lệ ước tính này dựa trên kinh nghiệm của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực Chi phí nợ khó đòi ước tính cuối kỳ được xác định như sau:

Chi phí nợ khó đòi = Số dư khoản phải thu cuối kỳ * Tỷ lệ nợ khó đòi ước tính

+ Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ:

Phương pháp này theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao

Khi một khoản nợ khó đòi đã được lập dự phòng chắc chắn không thể thu hồi được, kế toán tiến hành xóa sổ khoản nợ này như sau:

Nợ TK “Dự phòng nợ khó đòi”

Có TK “ Các khoản phải thu”

Nếu sau khi doanh nghiệp đã xóa sổ một khoản nợ khó đòi đã lập dự phòng mà khách hàng thnah toán nợ, nếu cùng niên độ kế toán ghi:

+ Bút toán 1: Hoàn nhập khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:

Nợ TK “Phải thu khách hàng”

Có TK “Dự phòng nợ khó đòi”

+ Bút toán 2: Ghi nhận số tiền thu được từ khách hàng:

Nợ TK “tiền”

Có TK “Phải thu khách hàng”

Nếu khác niên độ kế toán thì hạch toán tăng thu nhập:

Nợ TK “ Tiền”

Có TK “ Thu nhập từ nợ khó đòi”

Ngoài ra, kế toán có thể sử dụng phương pháp trực tiếp Phương pháp này giả định rằng mọi doanh nghiệp đều sẽ thu được tiền trừ khi có bằng chứng khác Khi doanh nghiệp biết chắc chắn rằng một số khoản phải thu không thể thu hồi được thì doanh nghiệp có thể xóa sổ trực tiếp khoản nợ đó

5.2.3 So sánh giữa kế toán Việt Nam với các nước.

Tại Việt Nam, hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành được Hiệp hội kế toán và kiểm toán Việt Nam đánh giá là đã tuân thủ khoảng 95% chuẩn mực kế toán quốc tế Tuy nhiên, với mỗi nước có đặc điểm kinh tế, chính trị, văn hóa khác nhau nên việc hạch toán kế toán cũng có sự khác nhau cơ bản

5.2.3.1.So sánh với kế toán Pháp

Có thể nói kế toán dự phòng ở Việt Nam đi theo xu hướng giống kế toán Pháp, cụ thể là về điều kiện trích lập, cách xử lý dự phòng, trích lập thêm Ví dụ, việc hoàn nhập dự phòng của Pháp được ghi tăng thu nhập và Việt Nam cũng vậy (được ghi tăng thu nhập liên quan) Tuy nhiên,việc hạch toán của Pháp rất chi tiết (thể hiện trên hệ thống tài khoản):

- Khi chuyển khách hàng sang khó đòi:

Nợ TK 416: số nợ có thuế

Có TK 411: phải thu khách hàng

- Tiến hành lập dư phòng:

Lập dự phòng theo khả năng không thanh toán được của khách hàng

Mức dự phòng cần lập=tổng nợ phải thu khó đòi không có thuế*khả năng bị mất(%)

Nợ TK 681:chi phí dự phòng

Có TK 419: Dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng

- Đối với những khách hàng đã lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồi được + Bút toán 1: Phản ánh số nợ bị mất vào chi phí:

Nợ TK654: Số nợ bị mất không thuế

Nợ TK 4455: Thuế GTGT của số nợ bị mất

Có TK 416: Số nợ có thuế

+ Bút toán 2: Hoàn nhập dự phòng đã lập để bù đắp thiệt hại

Nợ TK 419: Mức dự phòng đã lập

Có TK 781: Hoàn nhập mức dự phòng đã lập

- Đối với khách hàng chưa lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồi được:

Nợ TK 654: Số nợ bị mất không thuế

Nợ TK4455: Thuế GTGT của số nợ bị mất

Có TK 411: Số nợ bị mất có thuế

Như vậy, có thể nói dựa trên chuẩn mực kế toán quốc tế chung, ở mỗi quốc gia khác nhau lại áp dụng phương pháp hạch toán khác nhau tùy theo đặc điểm kinh tế, chính trị, xã hội, nguồn nhân lực cũng như trình độ chung…của đất nước mình

Với dự phòng nợ phải thu khó đòi,nói chung việc lập dự phòng tại Pháp và Việt Nam tương đối giống nhau về mục đích, thời điểm lập dự phòng, nhưng cụ thể thì lại

có điểm khác biệt

Với kế toán Pháp cũng như Việt Nam, MDF nợ khó đòi được tính như sau:

MDF phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x Số % có khả năng mất

Tuy nhiên, Pháp tính trên cơ sở số nợ phải thu ngoài thuế vì họ quan niệm rằng: thuế của hàng mua - bán chỉ là thuế trả hộ, thu hộ nhà nước Vì thế, phần thuế của khoản phải thu khó đòi bị mất sẽ do Nhà nước chịu Còn Việt Nam lại tính trên số có thuế, tức là DN phải chịu thêm % trên số thuế bị mất

Điều này rõ ràng là thiệt cho DN Nhưng tại sao lại vẫn để như thế Mọi người đều chung ý kiến rằng trong điều kiện hiện nay, việc kiểm soát thuế VAT phải nộp còn nhiều hạn chế, tốt nhất là chưa nên thực hiện sửa đổi như đối với kế toán Pháp được, nếu không sẽ phải đối mặt với nguy cơ thất thu thuế, chưa kể tới những việc gian lận thuế có rất nhiều khả năng xảy ra

Ngoài ra, khi lập dự phòng, Việt Nam và Pháp đều ghi tăng chi phí Nhưng tới lúc hoàn nhập thì theo cả chuẩn mực và các thông tư trước đây đều hướng dẫn trực tiếp ghi giảm chi phí

5.2.3.2.So sánh với kế toán Mỹ

5.2.3.2.1.Phương pháp xác định ở Việt Nam.

Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phù hợp với quy định trong chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp tính toán số dự phòng cần phải lập theo một trong các cách sau:

Cách 1: Có thể ước tính một tỉ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên tổng doanh số thực

hiện bán chịu: Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu * Tỉ lệ ước tính

Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng,

phân loại theo thời hạn ghi nợ Các khách hàng quá hạn được xếp loại khách hàng khó đòi, nghi ngờ Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phương pháp xác minh, để xác định số dự phòng cần lập theo số % có khả năng mất (thất thu):

Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = nợ phải thu khó đòi * số % có khả năng mất

Dự phòng nợ phải thu khó đòi hạch toán là chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hòa nhập hạch toán là thu nhập khác

5.2.3.2.2 Các phương pháp xác định ở Mỹ.

Khi doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng tín dụng nhằm mục đích tăng doanh thu và lợi nhuận thì doanh nghiệp phải chấp nhận một sự rủi ro nhất định đối với các khoản phải thu khách hàng Khi doanh nghiệp thực sự không thu được tiền từ khách hàng thì các khoản nợ khó đòi trở thành chi phí của doanh nghiệp Hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắc phù hơp giữa doanh thu và chi phí

Có thể ước tính một khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp phải dựa trên số liệu chi tiết các khoản phải thu khách hàng, thời hạn tín dụng và tình hình tài chính của từng khách hàng cụ thể Ngoài ra doanh nghiệp còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán kỳ trước

để ước tính mức nợ khó đòi hợp lý Có 2 phương pháp ước tính chi phí nợ khó đòi như sau:

Cách 1: Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập:

Chi phí nợ khó đòi ước tính = doanh thu bán chịu * tỉ lệ nợ khó đòi

Cách 2: Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế toán:

- Phương pháp giản đơn:

Chi phí nợ khó đòi ước tính = số dư khoản phải thu cuối kỳ * tỉ lệ nợ khó đòi

- Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ:

Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập và phương pháp giản đơn dựa vào bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinh nghiệm để ước tính chi

phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếu chính xác Vì vậy kế toán có thể

sử dụng một phương pháp ước tính có độ chính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỉ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỉ lệ nợ khó đòi càng cao

Từ các phương pháp của hai nước ta thấy, kế toán Mỹ hướng dẫn và khuyến khích các doanh nghiệp trích lập dự phòng theo phương pháp ước tính Còn ở Việt Nam khi các khoản nợ đã quá hạn hay xác định là không thể thu hồi được mới lập dự phòng, điều này vi phạm nguyên tắc phù hợp, làm cho doanh nghiệp không tự chủ về mặt tài chính, tuy nhiên đây lại là một phương pháp cực kỳ đơn giản phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay ở Việt Nam

Theo kế toán Mỹ việc ghi nhận một khoản khách hàng trả nợ cho khoản nợ đã xóa

sổ được ghi nhận khác biệt giữa cùng niên độ kế toán và khác niên độ kế toán:

+ Nếu cùng niên độ kế toán thì ghi đảo bút toán xóa sổ sau đó ghi nhận việc thu tiền của khách hàng như bình thường

+ Nếu khác niên độ kế toán thì ghi nhận khoản tiền thu được như thu nhập khác