XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQ

XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQ

THẢO LUẬN

BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giáo viên hướng dẫn:

Đàm Gia Mạnh

Lớp học phần: 1652eCIT0311

Nhóm thực hiện: 04 Thành viên nhóm:

 Nhóm trưởng: Hà Ngọc Linh • Thư ký: Trần Khánh Linh

• Phan Ngọc Long • Đỗ Khánh Ly

• Văn Thị Mai • Phan Thị Hương Ly

• Vũ Thị Mai • Lê Trần Minh

Trường đại học Thương Mại

Khoa Marketing

Đề tài:

Mô hình hóa tiến trình xử lý của hệ thống bằng biểu đồ (sơ đồ) phân cấp chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu các mức dựa trên khảo sát về hệ thống quản trị quan hệ khách hàng của công ty cổ phần

ATQ.

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

+ Lê Trần Minh + Phạm Thị Thanh Ngà

 Nội dung: Cả nhóm đọc và thảo luận nội dung đề tài Cả nhóm nghiên cứu và từng thành viên nhận phần việc đề tài của mình.

Công việc được chia cụ thể như sau:

1 Bài tập:

- Mô tả tổng quan hệ thống: Văn Thị Mai

- Trình bày sơ đồ :

+ Sơ đồ BPC: Trần Khánh Linh, Phạm Thị Thanh Ngà

+ Sơ đồ FHD: Đỗ Khánh Ly, Vũ Thị Mai

2 Slide: Phan Thị Hương Ly

3 Thuyết trình: Phan Ngọc Long

4 Lý thuyết : Lê Trần Minh

5 Tổng hợp, fomat word, in ấn: Hà Ngọc Linh

Thư ký Nhóm trưởng

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

+ Lê Trần Minh + Phạm Thị Thanh Ngà

 Nội dung: Tổng hợp bài đã làm từ các thành viên Đánh giá và thống nhất nội dung toàn

bộ đề tài thảo luận Biên tập hoàn chỉnh bài thảo luận.

Thư ký Nhóm trưởng

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

+ Lê Trần Minh + Phạm Thị Thanh Ngà

 Nội dung: Đánh giá và cho điểm từng thành viên:

MỤC LỤC

Mở đầu: 5

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG SCM 6

1.1 Một số khái niệm liên quan 6

1.1.1 Chuỗi cung ứng 6

1.1.2 Dây chuyền cung cấp: 6

1.1.3 Quản lý chuỗi cung ứng 6

1.2 Vai trò của hệ thống SCM 7

1.3 Đặc điểm của hệ thống 8

1.4 Mô hình 9

PHẦN II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQ 11

2.1 Cơ sở lý thuyết 11

2.1.1 Hệ thống phân cấp chức năng 11

2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu: 11

2.2 Mô hình hóa tiến trình xử lý của hệ thống bằng biểu đồ (sơ đồ) phân cấp chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu các mức công ty cổ phần ATQ 12

2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 12

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 15

2.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0 ) 15

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

2.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 17

2.3.4 Biểu đồ thống kê và báo cáo 19

2.3.5 Biểu đồ quản lý thông tin khách hàng 20

2.3.6 Biểu đồ quản lý hợp đồng và đơn hàng 21

Kết luận: 22

Mở đầu:

Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quảcủa sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất Hầu hết các công việc trước đây được thựa hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay

đã có thể thực hiện dễ dàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học Đối với các hệ thống quản lý phức tạp thì cần phải có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các hệ thống này, ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo của một trường đại học, quản lý ngân hàng, doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp nếu muốn hoạt động và kinh doanh tốt đều phải có một

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với hệ thống các thông tin có mối quan hệ ràng buộc và liên quan chặt chẽ tới nhau mà khi nhìn vào hệ thống đó nhà quản trị

có thể biết được các thông tin cần thiết về tổ chức và doanh nghiệp Tất cả các mối quan hệ đó được khái quát hoá thành các biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

Thông qua các biểu đồ này giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tổ quát mô hình hoạt động của tổ chức, để từ đó có thể đưa ra các quyết định cho công việc đúng đắn nhất Ngoài ra mô hình này còn giúp các nhân viên thấy được vị trí và vai trò của mình trong nhóm và trong toàn hệ thống của tổ chức từ đó các nhân viên sẽ nhận thấy tầm quan trọng của mình trong tổ chức nâng cao ý thức làm việc cho mỗi nhân viên Trong bài thảo luận này, nhóm chúng tôi đi sâu tìm hiểu và làm rõ những vấn đề xung quanh việc xây dựng và phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD) Ứng dụng cụ thể trong công

ty cổ phần ATQ

Thu mua nguyên vật liệu

Chuyển thành các sản phẩm trugn gian và cuối cùng

Phân phối các sản phẩn đến khách hàng

1.1.2 Dây chuyền cung cấp:

Dây chuyền cung cấp là quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và muanguyên vật liệu cần thiết, nhằm sản xuất ra sản phẩm và đưa sản phẩm đó đến taykhách hàng

1.1.3 Quản lý chuỗi cung ứng.

SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cảithiện cách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sảnphẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các kháchhàng Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá haydịch vụ, chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tàinguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sảnxuất

- SCM tích hợi nhu cầu hậu cần nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàngthành 1 quá trình liên kết

- SCM là mạng lưới các điều kiện dễ dàng cho việc thu mua nguyên vật liệu,chuyển nguyên vật liệu thô thành sản phẩm trung gian và cuối cùng, và phân phốisản phẩm cuối cùn đến khách hàng

1.2 Vai trò của hệ thống SCM.

- Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu

ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả Nhờ có thể thay đổi các nguồnnguyên vật liệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu,hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranhcho doanh nghiệp

- Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiếnlược và giải pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thấtbại do đưa ra các quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu,chọn sai vị trí kho bãi, tính toán lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyểnrắc rối, chồng chéo…

- Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thịhỗn hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place) Chính SCM đóng vai trò then chốttrong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp.Mục tiêu lớn nhất của SCM là cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổngchi phí nhỏ nhất

- Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thốngSCM hứa hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạođiều kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển Đây chính là chìa khoáthành công cho B2B Tuy nhiên, như không ít các nhà phân tích kinh doanh đãcảnh báo, chiếc chìa khoá này chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiếnlược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kếttrọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng

- Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyềncung ứng: thứ nhất là các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướngtới những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ; thứ hai là bảnthân chức năng sản xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết bị, nhân lực,nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất; thứ ba là tập trung vào sản phẩm cuối

cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thông tin tập trung vào kháchhàng và yêu cầu của họ.

- Trong dây chuyên cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năngsản xuất có giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất – những công việc đòihỏi tính dữ liệu chính xác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạchsản xuất đạt hiệu quả cao nhất Khu vực nhà máy sản xuất trong công ty của bạnphải là một môi trường năng động, trong đó sự vật được chuyển hoá liên tục, đồngthời thông tin cần được cập nhật và phổ biến tới tất cả các cấp quản lý công ty đểcùng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

SCM cung cấp khả năng trực quan hoá đối với các dữ liệu liên quan đến sảnxuất và khép kín dây chuyền cung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu hoá sản xuấtđúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp và lên kế hoạch Nó cũng mang lại hiệu quả tối

đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu, quản lý nguồn tài nguyên, lập kếhoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty

- Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệuthu thập được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp Hoạt động này nhằm phục vụ chonhững mục đích liên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sảnphẩm, dữ liệu về nhu cầu thị trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng Có thểnói, SCM là nền tảng của một chương trình cải tiến và quản lý chất lượng – Bạnkhông thể cải tiến được những gì bạn không thể nhìn thấy

1.3 Đặc điểm của hệ thống.

Các thành phần cơ bản của SCM:

Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản Các thành phầnnày là các nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong 1 dây chuyền cung ứng:

- Sản xuất: làm gì, như thế nào, khi nào

- Vận chuyển: khi nào, như thế nào

- Tồn kho: chi phí sản xuất và lưu trữ

- Định vị: nơi nào tốt nhất để làm cái gì

- Thông tin: cơ sở để ra quyết định

1.4 Mô hình

Cấu trúc mô hình SCM đơn giản:

Biểu 1: sơ đồ cấu trúc mô hình SCM đơn giản

Cấu trúc mô hình phức tạp

Biểu 2: sơ đồ cấu trúc mô hình SCM phức tạp

1.5 Các tính năng chính của SCM.

Các giải pháp SCM cung cấp một bộ ứng dụng toàn diện bao gồm các phân

hệ và các tính năng hỗ trợ từ dầu đến cuối các quy trình cung ứng, bao gồm:

 Quản lý kho để tối ưu mức tồn kho( thành phẩm, bán thành phẩm,nguyên vật liệu, các linh kiện, bộ phận thay thế cho các hệ thống máy móc,) đồngthời tối thiểu háo các chi phí tồn kho liên quan

Sản xuất kinh doanh Khách hàngNhà cung cấp

Nhà cung cấp

Sản xuất kinh doanh

Khách hàng

Nhà phân phối Nhà sản xuất

Xí nghiệp anh chị

 Quản lý đơn hàng bao gồm tự động nhập các đơn hàng, lập kế hoạchcung ứng, điều chỉnh giá, sản phẩn để đẩy nhanh quy trình đặt hàng- giao hàng.

 Quản lý mua hàng để hợp lý hóa quy trình tìm kiếm nhà cung cấp,tiến hành mua hàng và thanh toán

 Quản lý hậu cần để tăng mức độ hiệu quả của công tác quản lý khohàng, phối hợp các kênh vận chuyển, từ đó tăng độ chính xác( về thời gian) củacông tác giao hàng

 Lập kế hoạch chuỗi cung ứng để cải thiện các hoạt động liên quanbằng cách dự báo chính xác nhu cầu thị trường, hạn chế việc sản xuất thưa

 Quả lý thu hồi để đẩy nhanh quá trình kiểm tra đánh giá và xử lý cácsản phẩm lỗi, đồng thời tự động hóa quy trình khiếu nại, đòi bồi hoàn từ các nàhcung ứng và các công ty bảo hiểm

 Quản lý hoa hồng để giúp DN quản lý tốt hơn quá trình đàm phán vớicác nhà cung cấp, tỷ lệ giảm giá, các chính sách hoa hồng cũng như các nghĩa vụ

Một số giải pháp SCM trên thị trường hiện nay còn được tích hợp thêm khảnăng quản lý hợp đồng, quản lý vòng đời sản phẩm và quản lý tài sản

PHẦN II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ

SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ATQ.

2.1 Cơ sở lý thuyết

2.1.1 Hệ thống phân cấp chức năng.

- Khái niệm: là công cụ để mô tả hệ thống qua phân rã có thứ bậc chức năngcho phép phân rã dần các chức năng mức lớn thành các chức năng chi tiết nhỏhơn và kết quả cuối cùng thu được 1 cây chức năng

Cây chức năng mô tả hệ thống thực hiện những công việc gì trong hệ thống

- Các bước xây dựng:

 Bước 1: xác định chức năng:

Chức năng gốc: thường là cung cấp sản phẩm, dịch vụ, quản lý tài nguyên.Chức năng nhánh: các công việc con của gốc

Chức năng lá: từng bước thực hiện công việc của nhánh

 Bước 2: phân rã các chức năng:

Phân rã có thứ bậc sau đó chọn cách bố trị sắp xếp

 Bước 3: mô tả chi tiết chức năng mức lá: giải thích các chức năng khôngcso con trong cây chức năng về nhiệm vụ của nó

2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu:

Biểu đồ luồng dữ liệu BLD là 1 công cụ sử dụng trong phân tích hệ thốngnhằm mô hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ

Biểu đồ luồng dữ liệu là 1 công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính củacác phân tích viên hệ thống:

- Phân tích: BLD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế: BLD được dùng để vạch kế hoạch và người minh họa các phương

án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới

- Biểu đạt: BLD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệthống và người dùng.

- Tài liệu: BLD cho phép biểu diễn tài PTHT 1 cách khá đầy dủ, súc tích,ngắn gọn Nó còn cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống

và cơ chế truyền thông tin trong hệ thống đó

2.2 Mô hình hóa tiến trình xử lý của hệ thống bằng biểu đồ (sơ đồ) phân cấp chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu các mức công ty cổ phần ATQ

2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.

1 Mô tả biểu đồ:

Quản lý thông tin khách hàng: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm, thu thập

thông tin khách hàng, tiến hành tiếp xúc với khách hàng, tư vấn về công ty và các sản phẩm dịch vụ công ty đang cung cấp Các thông tin về khách hàng sẽ được nhân viên kinh doanh thu thập, phân loại thành các nhóm khách hàng, cập nhật thông tin các thay đổi về khách hàng để dễ dàng phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

Quản lý hợp đồng và đơn hàng: Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm và sử

dụng dịch vụ của công ty thì nhân viên kinh doanh sẽ gửi báo giá đến cho khách hàng cùng với một số các thông tin cụ thể về sản phẩm dịch vụ Nếu chấp nhận đồng ý mua hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng để ký kết với khách hàng, đồng thời phân loại hợp đồng và đơn hàng theo các sản phẩm dịch vụ cung cấp

cụ thể Sau khi khách hàng và công ty đồng ý ký kết hợp đồng, hoặc đơn đặt hàng thì các thông tin cần thiết phải được lưu lại để tiện cho việc thực hiện cũng như theo dõi, cập nhật, chỉnh sửa các vấn đề phát sinh về sau Căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng, ban giám đốc đưa lệnh xuất bán tới nhà kho và các nhân viên sẽ phụ trách công việc giao hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Các thông tin cơ bản trong hợp đồng cần được lưu trữ như sau: số hợp đồng, tên hợp đồng, tên khách hàng, nhóm khách hàng, tên nhân viên phụ trách hợp đồng, ngày lập hợp đồng, ngày kết thúc hợp đồng.

Đơn đặt hàng có những thông tin cơ bản sau đây: mã số đơn hàng, tên khách hàng, dịch vụ/ sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng.

Việc lưu giữ các thông tin này giúp công ty quản lý hợp đồng hiệu quả thông qua việc nắm bắt được các thông tin chi tiết quan trọng Không những thế còn có thể đánh giá được tình hình hoạt động của công ty, từ đó đề ra những định hướng, chiến lược phát triển trong tương lai.

Quản lý dịch vụ và chăm sóc khách hàng: Sau khi công ty và khách hàng tiến

hành giao dịch có thể phát sinh một số vấn đề không như dự kiến Khi đó khách hàng

có thể có một số thắc mắc về giá cả, số lượng, chất lượng sản phẩm, yêu cầu bảo hành sản phẩm hay về chương trình chiết khấu, thưởng doanh số của công ty Nhân viên trong công ty sẽ giải đáp các thắc mắc của khách hàng và có nhiệm vụ sửa chữa hoặc đổi sản phẩm cho khách hàng nếu sản phẩm bị lỗi trong thời hạn bảo hành Các thông tin yêu cầu của khách hàng cần được công ty lưu giữ để thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Thống kê, báo cáo: Cuối các tháng, quý và kết thúc năm làm việc, giám đốc công

ty sẽ yêu cầu các bộ phận, phòng ban tổng hợp thông tin kinh doanh, để lên kế hoạch báo cáo tình hình làm việc của mình Các thông tin khách hàng, thông tin chăm sóc khách hàng sẽ được tổng hợp, phân loại và được báo cáo cụ thể cho ban giám đốc biết