TIỂU LUẬN NHÓM CHỦ đề tìm HIỂU QUY TRÌNH lập LỊCH TRÌNH GIAO HÀNG của DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ QUỐC TẾ Môn: QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TIỂU LUẬN NHĨM CHỦ ĐỀ: TÌM HIỂU QUY TRÌNH LẬP LỊCH TRÌNH GIAO HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP HỌ VÀ TÊN MSSV Nguyễn Thị Bích Loan (nhóm trưởng) Nguyễn Thanh Trúc Tơ Đình Duy Lương Thị Huỳnh Như Phan Thị Thục Trinh Nguyễn Văn Hoài Khang Lục Thị Thiện Như Tạ Thị Thùy Linh Lê Thị Hồng Trâm 10 Lê Nguyễn Thành Trung 030835190116 030835190260 030835190032 030835190173 030835190258 030835190095 030835190172 030835190113 030835190250 030835190262 Nhóm LHP: D02 GVHD: Lê Thị Kiều Anh LỜI MỞ ĐẦU Cùng với tăng trưởng nóng thương mại điện tử, ngành giao nhận buộc phải phát triển theo để kịp với đà Bên cạnh doanh nghiệp truyền thống có quy mơ lớn VNPost Viettel Post, thị trường giao nhận thương mại điện tử ghi nhận nhiều tên tuổi khác Giao Hàng Nhanh (GHN), Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), Ahamove công ty khởi nghiệp Việt trưởng thành Bên cạnh đó, cịn có doanh nghiệp nước lớn mạnh DHL e-Commerce, Grab (GrabExpress) hay Go-Viet (Go-Send), Lalamove Đó chưa kể đội ngũ giao hàng mạnh trang thương mại điện tử Lazada, Tiki tự xây dựng Để làm hài lòng khách mua hàng, yếu tố quan trọng cách thức giao hàng Hàng hóa sau sản xuất vận chuyển cách nhanh chóng an toàn đến nhà phân phối đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, khách hàng tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp với đối thủ Trong thương mại điện tử, nhà vận chuyển không trung gian giao hàng, mà cịn thân truyền tải yếu tố chăm sóc chu đáo, tin cậy từ shop tới khách Tốc độ, thái độ giao nhận trải nghiệm công nghệ tạo nên ấn tượng trực tiếp khách shop, tín nhiệm sẵn sàng mua tiếp hay giới thiệu tới bạn bè người thân Nhận thức tầm quan trọng hoạt động vận chuyển hàng hóa, chúng em chọn nghiên cứu đề tài “Việc lập lịch trình giao hàng Cơng ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm” - đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín trang thương mại điện tử Qua đó, giúp người hiểu sâu trình quản lý đơn hàng lịch trình giao hàng công ty vận chuyển I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY Về cơng ty Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm (gọi tắt Công ty) Công ty công nghệ hoạt động kinh doanh lĩnh vực dịch vụ bưu chuyển phát, đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp dành cho thương mại điện tử (eLogistics) Chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (Last-Mile Delivery) thu tiền tận nơi (Cash-on Delivery) cho cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trực tuyến Được thành lập năm 2013, trải qua năm hình thành phát triển, nay, GHTK có mặt 63 tỉnh thành 11.000+ huyện xã nước với quy mô 20 trung tâm vận hành, số lượng xe tải đường 1.000++ xe, 700 chi nhánh với tổng diện tích hạ tầng kho bãi lên đến 220.000m2 Số lượng nhân viên CTV làm việc GHTK đạt mốc 20.000 nhân viên Các dịch vụ mà cơng ty cung cấp: - Giao hàng thương mại điện tử: hỗ trợ shop online trang bán hàng điện tử việc lấy hàng shop/ kho giao tận nơi cho khách hàng Bên cạnh cịn hỗ trợ hồn trả hàng miễn phí giao hàng khơng thành công - Thu tiền tận nơi: hỗ trợ thu tiền khách hàng chuyển cho chủ shop thông qua tài khoản ngân hàng, đối soát trả tiền lần/ tuần vào thứ hai, thứ tư thứ sáu - Theo dõi hành trình đơn hàng: cần nhập vào mã vận đơn, người bán người mua dễ dàng theo dõi q trình vận chuyển đơn hàng website Giao hàng tiết kiệm II Quy trình QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG, LẬP LỊCH GIAO HÀNG CỦA CƠNG TY Cơng việc Nội dung Ghi Trước giao hàng Bước Phát sinh xác nhận đơn hàng: Khi nhận đơn - Đơn hàng tạo - Người mua qua website trực tuyến dùng mã vận đơn để kiểm tra hành trình đơn - Sau xác nhận đơn hàng từ khách, shop đăng đơn hàng lên trung tâm điều vận giao hàng tiết kiệm qua hệ thống quản lý hàng, kiểm tra hành hàng website: trình hàng mã vận giaohangtietkiem.vn đơn gửi đơn email số điện thoại người bán người mua (các shop phải đăng ký tài khoản) Trong giao hàng Bước Lấy hàng: Nhân viên Giao hàng tiết kiệm đến trực tiếp địa cửa hàng để nhận hàng cần giao cho khách - Nhân viên Giao hàng tiết kiệm gọi điện thoại cho người bán để xác nhận tình trạng hàng hóa Nếu hàng hóa sẵn sàng, nhân viên đến tận kho người bán để lấy hàng Trong trường hợp chưa có hàng, nhân viên delay lấy hàng theo ngày hẹn người bán - Trường hợp người bán thông báo hết hàng, đơn hàng mặc định hủy thông báo hủy đơn gửi đến khách hàng Bước Nhập hàng kho Hàng hóa sau - Nhân viên nhận hàng hóa đóng gói, bảo quản từ phía người bán - Giao hàng tiết kiệm giao hàng nguyên đai, nguyên kiện, khơng đồng kiểm hàng hóa nhân viên kho lấy từ kho người bán nhập vào kho Giao hàng tiết kiệm, chờ giao hàng Bước Giao hàng thu tiền - Nhân viên lấy hàng xuất từ thu tiền giao đến tận nơi cho khách hàng theo thông tin mã vận đơn - Đơn hàng giao nội thành TPHCM Hà Nội giao vòng ngày kể từ lúc lấy hàng - Trước giao, nhân viên gọi điện kể từ lúc lấy hàng cho khách hàng Trường hợp không gọi điện cho khách hàng, nhân viên delay từ Tp.HCM giao đến giao hàng lần 1, lần Nếu lần Hà Nội ngược thứ ba không gọi được, lại, thời gian giao mặc định khách không nhận hàng - Trường hợp lấy hàng từ thành phố HCM giao đến HN ngược lại, thời gian dao động đến ngày - Đơn hàng giao không thành công chuyển kho Giao hàng tiết kiệm, chờ hoàn trả -Thu tiền khách hàng giao hàng Sau giao hàng Bước Giao hàng thành công Giao hàng Giao hàng tiết kiệm xác nhận thành cơng đơn hàng Đối sốt: Giao hàng tiết kiệm đối soát số tiền nhận từ hóa đơn, sau tổng giao thành cơng, tiến hành đối sốt qua tài khoản ngân hàng cho người bán Giao hàng không thành công III Giao hàng Giao hàng tiết kiệm xác nhận không thành đơn hàng giao không thành công -> Nhân viên hỗ trợ hoàn trả lại hàng cho người bán hợp để trả tiền cho shop theo hình thức chuyển khoản Số lần đối soát thực lần/tuần vào thứ hai, thứ tư thứ sáu Phí chuyển khoản người thụ hưởng chịu Nhân viên hoàn trả lại hàng cho người bán sau 3-5 ngày tùy khu vực ĐÁNH GIÁ CƠNG TY Mức độ phổ biến cơng ty Trải qua năm không ngừng nỗ lực phát triển, đến nay, GHTK có 500 bưu cục phủ sóng 63 tỉnh thành 11.000+ huyện xã; hạ tầng kho bãi 220.000m trải dài khắp toàn quốc Bưu cục GHTK nằm trục đường chính, giúp shop dễ dàng di chuyển khơng hạn chế thời gian gửi hàng Đồng thời, với hỗ trợ tận tình nhân viên bưu cục, app gửi hàng đơn giản dễ sử dụng, việc gửi hàng trực tiếp shop trở nên chủ động, nhanh chóng thuận tiện Cùng với mức độ phủ sóng tồn lãnh thổ Việt Nam, khơng khó để nhận giao hàng tiết kiệm công ty lựa chọn trang thương mại điện tử lớn như: Shopee, Lazada, để hỗ trợ việc giao hàng nhận tốn từ phía khách hàng ( trường hợp ship COD) Bên cạnh đó, giao hàng tiết kiệm cịn đối tác chủ shop kinh doanh thời trang lớn : Vascara, Juno,… hay trang cung cấp tài khoản khóa học trực tuyến như: Edumall, EngBreaking,… => Giao hàng tiết kiệm ngày thành công phát triển cách vượt bậc lĩnh vực giao hàng, đưa thương hiệu công ty đến gần với khách hàng mục tiêu Không thế, cơng ty có chiến lược hoạt động vơ linh hoạt để tạo nhiều điều kiện thuận lợi thu hút quan tâm khách hàng tối thiểu hóa chi phí cho cơng ty để giảm mức giá xuống tạo cạnh tranh với đối thủ phân khúc Ưu điểm nhược điểm trình quản lý vận chuyển đơn hàng ❖ Ưu điểm: + Có thể tích hợp vào website bán hàng để gửi vận đơn, kiểm tra vận đơn + Mức giá hấp dẫn, nhiều ưu đãi có dịch vụ bảo hiểm hàng hóa hàng hóa bị thất lạc q trình vận chuyển hay bị hư hỏng + Thời gian vận chuyển (HCM, HN, Đà Nẵng) nhanh, hạn chế tối đa tình trạng nhận hàng trễ so với thời gian dự kiến + Tiếp nhận đơn hàng: Qua website, App điện thoại, API tích hợp vào đối tác thứ ba (như website phần mềm bán hàng) + Xây dựng địa Email, Hotline, tổng đài chăm sóc khách hàng,… để giải cố phát sinh trình vận chuyển hàng hóa + Miễn phí thu hộ tiền sách tốn tiền hàng cho chủ shop nhanh chóng ( dịch vụ ship COD) + Hỗ trợ lấy hàng tận nhà trường hợp chủ shop đem hàng tới bưu cục + Giao hàng linh hoạt người nhận muốn thay đổi địa nhận hàng, đổi phương thức toán, đổi người nhận hàng,… + Khâu tiếp nhận đơn hàng, đóng gói, kiểm sốt, ln giám sát chặt chẽ qua camera để giảm thiểu tối đa tình trạng thất lạc, hốn đổi hàng hóa ❖ Nhược điểm: + Không tiếp nhận qua điện thoại, tin nhắn + Chỉ phục vụ doanh nghiệp, chủ shop có nhu cầu giao hàng hóa, thư từ thường xun Khơng hỗ trợ hỗ trợ với khách hàng không đặn + Đội ngũ nhân viên làm việc nhiều hạn chế như: hàng hóa bị hư hỏng, ẩm ướt q trình vận chuyển, shipper khơng gọi điện cho khách hàng tiến hành hủy đơn hàng,… IV ĐỐI THỦ CẠNH TRANH Giao hàng tiết Giao hàng nhanh Shopee Express kiệm Quy Trước Phát sinh xác Tạo đơn hàng app Kích hoạt kênh trình nhận đơn hàng: GHN Express / website Shopee Express hoạt giao động hàng app/website xác hàng, tạo nhận kiểm qua khachhang.ghn.vn, ghé hệ thống 2000 đơn điểm gửi hàng GHN tra toàn quốc Kiểm tra Người bán xác nhận đơn hàng đơn phát sinh hành trình hàng hành trình app mã vận đơn GHN Express / website gửi email/ sđt thông qua tài khoản người bán, người đăng ký mua Trong - Nhân viên Giao - Bàn giao hàng gửi Người bán xử lý, hàng tiết kiệm cho tài xế GHN địa đóng gói, in mã giao gọi điện thoại cho người gửi cung cấp vận đơn giao hàng người bán để xác Đơn hàng phải được cho đơn vị vận (lấy nhận tình trạng đóng gói, nhập khới chuyển (đơn vị hàng hàng hàng hóa sẵn thực theo quy định lấy hàng/ tự gửi nhập sàng, nhân viên GHN có quyền từ chối bưu cục Shopee) kho) đến tận kho đơn hàng không hóa Nếu lượng kích thước vận chuyển đến người bán để lấy đảm bảo đóng gói, hàng Trong sai khối lượng trường hợp chưa có hàng, nhân viên trì hỗn lấy hàng theo ngày hẹn người bán - Trường - Khi nhận hàng, nhân viên giao nhận sẽ để lại phiếu nhận hàng thể hiện những mã vận đơn nhận cho người gửi – người gửi không bàn hợp giao hàng nhân người bán thông viên giao nhận không báo hết hàng, đơn cung cấp phiếu nhận hàng mặc định hàng hủy thông báo hủy đơn gửi đến khách hàng - Sau nhận hàng gửi hàng hóa phân loại, sau tiến hành nhập kho, Hàng hóa sau tiếp đến giai đoạn nhân trung chuyển cuối viên kho lấy từ giao hàng kho người bán nhập vào kho Giao hàng tiết kiệm, chờ giao hàng Sau - Giao hàng thành - Giao hàng thành - Giao hàng thành giao công: GHTK xác cơng: Sau hồn tất cơng: tiền hàng hàng nhận, đối sốt qua q trình giao hàng ghi nhận giá tài khoản ngân GHN hoàn trả tiền thu trị vào số dư TK hàng cho người hộ cho người gửi qua Shopee người bán tài khoản ngân hàng bán sau 3-7 ngày - Giao hàng không thành cơng: GHTK xác nhận hỗ trợ hồn trả lại hàng cho người bán theo định kỳ thứ từ lúc khách nhận thứ tuần hàng/ lập - Hỗ trợ người nhận tức hẹn lại thời gian giao mua bấm người “Đã hàng tối đa 05 ngày kể nhận hàng” từ ngày giao hàng lần - Giao không hàng thành - Giao hàng không công: tự động thành công: Sau 24h từ đánh dấu đơn người mua không giao hàng khơng nhận hàng khơng có thành cơng, người u cầu giao lại từ phía bán cần tìm đơn người bán, hàng tự hàng, thực động trả người nhập lại hàng vào bán cập kho nhật lên hệ thống, thời gian trả hàng 3-5 ngày (nội tỉnh), 3-10 ngày (ngoại tỉnh) 10 Những Phạm điểm vi hoạt Phủ sóng 63 tỉnh Tồn quốc Hà Nội, TP Hồ thành Chí Minh bật động số quận, huyện tỉnh thành Đối Tất Shop Tất Shop, khách Một số shop tượng có nhu cầu hàng có nhu cầu định Shopee áp đăng ký đăng ký app/ chọn lọc/ Shop có dụng app/ website Thời Từ 7:00 – 22:00 website nhu cầu Từ 8:00 – 18:00 gian xử thứ – thứ 7, Từ thứ – thứ lý đơn 8:00 – 18:00 chủ hàng nhật Bảng Bảng giá đa dạng Bảng giá theo khối Bảng giá giá cho nội tỉnh, nội lượng, lộ trình phát khối lượng miền, (chuẩn, đặc theo biệt sinh thêm chi phí phát sinh thêm nhanh), giao hàng ngoại thành liên miền (chuẩn, chi phí giao hàng ngoại thành nhanh) số kg quy định ban đầu phát sinh kg Thiết Đăng ký tài khoản Kích hoạt kênh lập app/ website vận chuyển kênh để sử dụng ứng Shopee Express 11 giao dụng cho SP/ kích hàng hoạt dịch vụ cho hàng loạt sản phẩm Thời lần/ tuần lần/ tuần Lâu chuyển trả tiền COD V CÁCH THỨC ĐỂ TỐI ƯU HÓA TRONG VIỆC GIAO HÀNG Tối ưu thời gian chia chọn hàng hóa kho Với bùng nổ của thương mại điện tử tạo sức ép cạnh tranh ngành eLogistics, đặt yêu cầu cho doanh nghiệp bưu ln phải tìm đột phá hoạt động cung ứng dịch vụ Vậy Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) đột phá đến từ cơng nghệ việc đưa cơng nghệ vào vận hành nhiệm vụ vô quan trọng GHTK hướng đến thay đổi cách thức làm việc, thay phối hợp thực cơng việc từ người với người chuyển sang thành người với máy để tạo nên suất lao động cao Điều giảm thời gian kiện hàng kho, từ tối ưu thời gian giao hàng: - Lego sorting hệ thống xử lý hàng hóa bán tự động GHTK trọng phát triển ứng dụng vào vận hành Hiện nay, GHTK đầu tư lắp đặt hàng chục hệ thống Lego sorting kho TP Hà Nội TP Hồ Chí Minh - GHTK triển khai thử nghiệm hệ thống Cross Belt – Hệ thống xử lý hàng hóa tự động Hệ thống dự án thử nghiệm GHTK nhằm nâng cao tối đa suất làm việc kho Việc chia chọn bưu kiện thực tự động tăng cơng suất xử lý hàng hóa ngày lên gấp lần so với xử lý thủ công Tối ưu thời gian, hoạt động trung chuyển giao hàng 12 - - - Sở hữu hệ thống phương tiện vận tải riêng, gồm nhiều loại phương tiện khác nhau, qua giúp cho việc vận chuyển hàng hóa đến địa cụ thể dễ dàng nhanh chóng Hệ thống bưu cục có mặt hầu hết tỉnh thành, quận huyện Việc đảm bảo cho việc trung chuyển hàng hóa tiến hành cách trơn tru, hàng hóa vận chuyển cách liên tục từ điểm gửi hàng đến điểm giao hàng Đồng thời với hệ thống bưu cục dày đặc giúp việc kiểm sốt lộ trình chuyển hàng đơn giản Sở hữu đội ngũ shipper hầu hết địa phương toàn quốc, với Kinh nghiệm, lĩnh, thấu hiểu dân cư vùng nắm rõ địa bàn sinh sống lợi giúp shipper GHTK vượt qua trở ngại, đưa đơn nhanh xác tới tận tay khách hàng, giảm thiểu tỷ lệ đơn hoàn Shop KẾT LUẬN Việc quản lý hoạt động công ty cho hiệu công việc quan trọng nhà quản lý Mỗi bước quy trình thiết lập lịch trình đóng vai trị mắt xích tiền đề để tạo chuỗi quy trình hoạt động khép kín Cơng ty Giao Hàng Tiết Kiệm hoạt động dựa tảng công nghệ, mục tiêu GHTK không 13 thân thiện người, mà hệ thống cơng nghệ quy trình vận hành cách đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng Cho đến nay, GHTK khơng ngừng nghiên cứu, hồn thiện cải tiến Bởi, GHTK tin sản phẩm công nghệ động lực cho phát triển, không riêng hoạt động vận hành mà cịn đội ngũ nhân cơng ty 14 ... dõi trình vận chuyển đơn hàng website Giao hàng tiết kiệm II Quy trình QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG, LẬP LỊCH GIAO HÀNG CỦA CƠNG TY Công việc Nội dung Ghi Trước giao hàng Bước Phát sinh xác nhận đơn hàng: ... khách hàng giao hàng Sau giao hàng Bước Giao hàng thành công Giao hàng Giao hàng tiết kiệm xác nhận thành cơng đơn hàng Đối sốt: Giao hàng tiết kiệm đối soát số tiền nhận từ hóa đơn, sau tổng giao. .. cứu đề tài “Việc lập lịch trình giao hàng Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm” - đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín trang thương mại điện tử Qua đó, giúp người hiểu sâu trình quản lý đơn hàng lịch