Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

Lời mở đầu

Nhiều năm gần đây lĩnh vực Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnhvà ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn Sự phát triển của Công nghệ thông tin d-ờng nh luôn đi kèm với sự phát triển của đất nớc, nó biểu hiện cho sự phát triểnkinh tế, là hiện thân của một cơ quan, tổ chức có bộ máy lãnh đạo Nó đang làmối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi ngời trên thế giới và là lĩnh vực mũi nhọnđể phát triển đất nớc.

Tin học hoá chiếm một vị trí quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệpgiúp cho các tổ chức doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phícho phép nâng cao lợi nhuận và cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên

Các kỹ s phần mềm là những ngời có khả năng đem lại những lợi nhuận ơng mại lớn khác biệt thực sự với những kiểu lợi nhuận khác Và ở đây, chìakhoá chính là sự chuyên nghiệp Sự phát triển về phần mềm thực sự khó kiểmsoát đợc, các dự án phần mềm thờng kéo dài và vợt quá ngân quỹ cho phép.Những nhà lập trình chuyên nghiệp ngày càng cố gắng hoàn thành các dự ánphần mềm một cách có chất lợng, đúng hạn và trong ngân quỹ cho phép.

th-Công nghệ phần mềm bao gồm: phát triển đa vào hoạt động, bảo trì và loại bỏphần mềm có hệ thống Kỹ s phần mềm sẽ cung cấp những kỹ thuật, công cụ cơbản nhằm phát triển các ứng dụng.

Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng vàngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp Việc lu trữ các văn bản,thông tin trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kémnếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn vàmất thời gian Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu trữthông tin về mặt thời gian và tiền bạc.

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổphần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài:

Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solutinđợc thành lập ngày 11 tháng 6năm 1997 và là Công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hớng chuyên sâu trong lĩnhcung cấp giải pháp phần mềm và quản trị doanh nghiệp IFI Solution đợc thànhlập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềmtài chính kế toán, ngân hàng và quản trị kinh doanh với mục tiêu kết hợp sự hiểubiết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thựctế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao cho thị trờng.

Công việc của IFI Solution : Công việc của IFI Solution đó là phát triển và cungcấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinhdoanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của IFI Solution là phát triển và triển khaiứng dụng phần mềm tài chính kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp.

“ Trách nhiệm đầu tiên của chúng ta là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tuyệthảo cho khách hàng và thông qua đó đem lại thu nhập cao cho các thành viêntrong Công ty, đóng góp cho xã hội và góp sức xây dựng đất nớc Việt Nam giàumạnh ”

Mục tiêu của I F I Solution

Mục tiêu tổng quát :

Là những ngời làm tin học trẻ chúnh tôi luôn tâm niệm "không dừng lại ởgiải pháp tin học đơn thuần mà phải mang đến sự hài lòng lâu dài cho kháchhàng ".

Chìa khoá của chúng tôi là nhân lực Chúng tôi tập trung vào việc phát triễnthu nhận và đào tạo liên tục một đội ngũ chuyên nghiệp với khả năng nghiêncứu và phát triển

Với kỷ năng chuyên sâu trong lĩnh vực tin học,chúng tôi hớng tới mục tiêu làcông ty phát triễn phần mềm hàng đầu trong năm tới

Đặt ra mục tiêu là phải đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải phápphần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp tại thị trờng Việt Nam.

Với mục tiêu đặt ra này thì các thành viên trong công ty phải cố gắng hếtmình cho công việc Đồng thời khuyến khích các thành viên trong công ty conhững ý tởng sáng tạo mới Nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đề ra và các sảnphẩm của công ty đợc ứng dụng rộng rãi tại thị trờng Việt Nam

“ Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt ” là phơng châm kinh doanh của IFI Solutionnhằm đạt đợc mục tiêu đề ra chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhấtlà phần mềm tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Với sự chuyên sâu này IFISolution sẽ cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày các tốt hơn * Mục tiêu của IFI Solution trong các năm 2003 – 2005

- Phấn đấu đạt mức tăng trởng doanh thu hàng năm từ 60% trở lên.

- Phát triển và mở rộng việc cung ứng sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vựcphần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp - ERP

Các giá trị và niềm tin của IFI Solution “ Chúng tôi mong muốn làm giàu chobản thân, cho Công ty và phát triển cá nhân, phát triển Công ty, đóng góp cho xãhội, xây dựng đất nớc Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụcung cấp cho khách hàng ”

“ Chúng tôi tin tởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luônluôn đổi mới và hoàn thiện và gần đây là con đờng để tạo ra nhiều nhất các sảnphẩm, dịch vụ có giá trị cho xã hội ”

“ Chúng ta tin tởng rằng lợi nhuận là kết quả của các đóng góp của chúng tôicho khách hàng, cho xã hội, cho đất nớc Chúng ta đóng góp nh thế nào thìchúng ta sẽ đợc đền đáp tơng ứng ”

“Chúng ta tin tởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ sửdụng các khả năng trong mỗi cá nhân đó Vì vậy chúng ta sẽ cùng nhau xâydựng một Công ty đem lại cho mọi thành viên của mình điều kiện phát triển đầyđủ nhất về khả năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinhthần”.

2 Các biện pháp kinh doanh và quản lý Công ty.

Lĩnh vực kinh doanh: “ Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt ”

Đất nớc Việt Nam quá nghèo nàn và lạc hậu bởi vì con ngời Việt Nam làm raquá ít sản phẩm với chất lợng cao Một nguyên nhân chính là do ngời Việt Namkhông có nghề, không biết làm ra một cái gì đó đến nơi đến chốn để có thể làmra sản phẩm và hơn thế nữa phải là sản phẩm tốt hơn của ngời khác, của nớckhác để có thể đem ra bán cho khách hàng.

Mong muốn và mục tiêu của IFI Solution là cùng nhau phấn đấu sao cho mọinhân viên có một cuộc sống đầy đủ về vật chất và góp sức xây dựng đất nớc ViệtNam giàu mạnh thông qua con đờng xây dựng một đội ngũ nhân viên có trìnhđộ, có thể làm ra các sản phẩm cụ thể với chất lợng cao cho khách hàng.

Chúng ta sẽ đi theo con đờng “ Nhất nghệ tinh ” – chuyên sâu phát triển sảnphẩm và kinh doanh trong một lĩnh vực hẹp để có thể làm ra sản phẩm và dịchvụ tốt cho khách hàng

Phục vụ khách hàng: Cùng khách hàng đi đến thành công

Cônh ty không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà còn mong muốnsản phẩm đợc khách hàng dùng một cách hữu ích Sản phẩm và dịch vụ mang lạilợi ích cho khách hàng chính là mục tiêu và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinhdoanh lâu dài.

Trong điều kiện trình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện naycủa khách hàng và chính của chúng ta, để mong muốn nói trên thực hiện thìchúng ta phải cùng làm việc sát cánh với khách hàng cho đến khi thành công.

Kích thích làm việc

Trả lơng theo kết quả công việc: Lơng và thu nhập của mỗi cá nhân sẽ phụthuộc vào doanh số và lợi nhuận Quỹ lơng tháng của toàn Công ty, của từng chinhánh đợc tính dựa trên kết quả doanh thu của tháng Việc chia lơng sẽ tuỳ từngtrờng hợp cụ thể có thể sẽ đợc tính theo doanh thu của từng cá nhân, của 1nhóm / đội / bộ phận làm việc hoặc theo xem xét đánh giá của cán bộ phụ tráchcho từng tháng.

Cạnh tranh nội bộ: Ngời đóng góp nhiều hơn sẽ đợc hởng nhiều hơn áp dụngcả phơng pháp trả lơng có sự cách biệt rõ ràng giữa các “ ngôi sao ” so với cácnhân viên trung bình

Bán cổ phần cho nhân viên:

Nhằm kích thích làm việc thông qua lợi nhuận kinh doanh cuối cùng của toànCông ty, hàng năm Công ty sẽ bán khoảng 5% cổ phần cho các nhân viên làmviệc trong Công ty.

Ngoài các biện pháp trên chúng ta sẽ cùng nhau tìm tòi và áp dụng phơng ánkhích lệ cao nhất đối với các nhân viên giỏi, khích lệ cao nhất đối với sự làmviệc hăng say, quên mình để đóng góp cho sự phát triển của Công ty, của xã hội.

Quản lý: Luôn luôn đổi mới và hoàn thiện

Lý do:

* Thế giới ngày nay liên tục biến đổi, những cái gì ta biết ngày hôm nay thìchỉ vài tháng sau đã lạc hậu Vì vậy sẽ không có giải pháp tối u cuối cùngmà mọi giải pháp tối u của ngày hôm nay sẽ là cái tạm đợc trong vài thángtới và là cái lỗi thời của năm sau.

* Thực tế thì trình độ và kinh nghiệm của chính chúng ta không phải là caonên để phân tích và tổng quát hoá bài toán một cách tơng đối rõ ràng (chỉlà tơng đối), phơng án giải quyết và thực hiện triển khai một cách tơng đốihoàn hảo (chỉ là tơng đối) sẽ chiếm một thời gian dài và khi phát triểnxong một sản phẩm hoàn hảo (chỉ là tơng đối) hoặc để tạo ra đợc một ph-ơng án quản lý tối u (chỉ là tơng đối) thì thế giới đã thay đổi và sản phẩmđã thành lạc hậu, phơng án quản lý đã không phù hợp.

Vì vậy:

* IFI Solution sẽ phát triển sản phẩm theo phơng án “Đỉnh tiếp đỉnh –Tối u hoá ”, cùng nhịp bớc với sự thay đổi và phát triển của Công ty, củacông nghệ, của khách hàng Chu kỳ phát triển sản phẩm là ngắn, không vợtquá 1 năm Đối với các dự án có kế hoạch nghiên cứu và phát triển dài hạn

từ 2 -3 năm thì chúng sẽ đợc chia thành các giai đoạn nhỏ dới 1 năm saocho mỗi năm phải cho ra đời các phiên bản thơng phẩm.

* Về quản lý Công ty sẽ liên tục thử nghiệm, liên tục hoàn thiện và liên tụcđổi mới cách thức điều hành mọi hoạt động trong Công ty sao cho phù hợpvới sự phát triển của chính chúng ta và phù hợp với sự thay đổi của môi tr -ờng xung quanh để sản xuất kinh doanh càng ngày càng hiệu quả hơn vàliên tục phát triển.

Cạnh tranh: Luôn luôn, liên tục học tập, nâng cao trình độ của từng cá nhân,

của toàn Công ty để vợt lên trên đối thủ

Lý do: “ Ngời chiến thắng là ngời học nhanh hơn ngời khác ”

* IFI Solutoin là Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao (phầnmềm) và lĩnh vực t vấn (t vấn ứng dụng triển khai hệ thống thông tin) Cả 2lĩnh vực hoạt động này của IFI đều nằm trong nền kinh tế mới- nền kinh tếtrí thức- nền kinh tế đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và luôn phảicập nhật các kiến thức mới Vì vậy chỉ có thể luôn học tập và nâng caotrình độ thì mới đáp ứng đợc yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, củathị trờng.

* Chỉ với các sản phẩm, kiến thức t vấn và dịch vụ chất lợng cao thì ta vợtra khỏi lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt về giá cả trong mảng thị trờng sảnphẩm và dịch vụ t vấn cấp thấp Và điều này đòi hỏi chúng ta phải luônluôn, liên tục học tập và nâng cao trình độ của từng cá nhân và của toànCông ty.

Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh

* Xác định thị trờng, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ.* Phát triển sản phẩm và dịch vụ.

* Quản cáo tiếp thị.* Bán hàng.

* Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: T vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửađổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo.

* Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm.

* Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho giai đoạn 1.

II Tổ chức bộ máy quản lý của IFI Solution1 Mô hình tổ chức

* Điều hành thực hiện chiến lợc đề ra, phát triển kinh doanh

* Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty về tổchức nhân sự, lơng, tài chính kế toán

* Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty.

Phòng hỗ trợ bảo hành

Phòng t vấn thiết kế

Hội đồng quản trịPhòng triển khai

hợp đồng

Hội đồng quản trị

1.1- Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty

Các chi nhánhHN, HCM, ĐN

* Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh.

3 Các trợ lý giám đốc (Phòng tổng hợp):

* Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, marketing, tổ chức sảnxuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán Công ty,xây dựng các dự án phát triển kinh doanh.

4 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm:

* Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.

* Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầuđặc thù.

5 Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh:

* Bán hàng và dịch vụ khách hàng.

* Hiện có chi nhánh tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Chức năng- nhiệm vụ các chi nhánh và bộ phận kinh doanh

1 Giám đốc chi nhánh:

* Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra.

* Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh vềtổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế toán.

* Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty.* Lập kế hoạch năm của chi nhánh.

* Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau:

+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối l ợng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thựchiện.

+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng.* Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng vềnghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó.

6 Phòng triển khai hợp đồng (T vấn ứng dụng)

* Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thànhlập theo dự án và các nhân viên dự án 1 ngời triển khai.

* Khảo sát thêm yêu cầu của khách hàng.* T vấn về xây dựng hệ thống thông tin.

* Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chơng trìnhsửa đổi theo yêu cầu đặc thù.

* Cài đặt và đào tạo.

* Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu.

* Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi cần thiết.

3 Tổ chức phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm:

* Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của IFI(Kế toán, Teamwork,Web site).

* Hỗ trợ và thiết kế lập trình cho các bộ phận sửa đổi chơngtrình theo yêu cầu của khách hàng.

* Sửa đổi chơng trình cho các chi nhánh khi có yêu cầu.* Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới.

* Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phòng.

+Các nhân viên nghiệp vụ:

* Thu thập, nghiên cứu và hớng dẫn về chế độ kế toán.* Nghiên cứu nghiệp vụ.

* Test sản phẩm.

* Hỗ trợ nghiệp vụ và sử dụng chơng trình cho các chi nhánh vàcho khách hàng (thông tin sản phẩm) Đào tạo sử dụng chơngtrình cho các chi nhánh.

* Xây dựng các bộ số liệu đào tạo.* Xây dựng các bộ số liệu Demo.* Xây dựng các bộ số liệu Test.

* Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm tra).

2 Khách hàng

Hiện nay IFIcó hơn 500 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực:Sản xuất thơng mại, xây dng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hìnhthức sở hữu khác nhau: nhà nớc, t nhân, có vốn đầu t của nớc ngoài.

Dới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 700 khách hàng.

* Khách hàng là các tổng Công ty 91 và 90

- Tæng C«ng ty dÇu khÝ- Petrovietnam - Tæng C«ng ty dÖt may- Vinatex - Tæng C«ng ty l¾p m¸y- Lilama.

- Tæng C«ng ty thuû tinh vµ gèm sø x©y dùng- Viglaera - Tæng C«ng ty thÐp ViÖt Nam- VSC.

III §Þnh híng ph¸t triÓn vµ hîp t¸c quèc tÕ1 §Þnh híng ph¸t triÓn

§Çu t ph¸t triÓn s¶n phÈm theo híng më réng c¸c ph©n hÖ phôc vô phßng kinhdoanh, phßng vËt t, kho hµng vµ tæ chøc nh©n sù.

§a d¹ng ho¸ s¶n phÈm vµ dÞch vô phï hîp víi nhãm kh¸ch hµng kh¸c nhau:doanh nghiÖp nhá, doanh nghiÖp võa vµ doanh nghiÖp lín.

2 Hîp t¸c quèc tÕ

Tõ ®Çu n¨m 2003 IFI Solutoin trë thµnh nhµ ph©n phèi phÇn mÒm qu¶n lý toµndiÖn doanh nghiÖp ERIC cña Jupiter Systems Inc t¹i ViÖt Nam Jupiter Systems

Inc (www.Jupiter Systems Inc) là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực ĐôngNam A trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) Hiệnnay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10.000 ngời đang sử dụng ERIC trongcông việc hàng ngày của mình.

IV Biểu đồ doanh số

1 Biểu đồ doanh số thu nhập qua các năm (đvt: Tỷ đồng)

2 Biểu đồ phát triển lợng khách hàng qua các năm

0100200300400500600700800

VI Hớng chọn đề tài

Nhiều năm gần đây lĩnh vực Công nghệ thông tin đã và đang phát triểnmạnh và ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn Sự phát triển của Công nghệ thôngtin dờng nh luôn đi kèm với sự phát triển của đất nớc, nó biểu hiện cho sự pháttriển kinh tế, là hiện thân của một cơ quan, tổ chức có bộ máy lãnh đạo và nhânviên 4 có trình độ cao Nó đang là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi ngờitrên thế giới và là lĩnh vực mũi nhọn để phát triển đất nớc Việc ứng dụng máytính vào các cơ quan, công sở để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các n -ớc tiên tiến từ những thập kỷ 70 Để có thể làm việc tốt thì yêu cầu phải có độingũ cán bộ công nhân viên có tri thức, am hiểu về máy tính và các phần mềmmáy tính Vì vậy máy tính nhanh chóng xuất hiện ở mọi nơi, Trờng học thì đã cókhoa đào tạo về công nghệ thông tin, các môn tin học đợc chú trọng giảng dạy.Cùng với việc đó thì việc máy tính có mặt trong từng gia đình để phục vụ chocông việc của cán bộ và phục vụ cho việc học tập của học sinh, sinh viên là mộtvấn đề hết sức dễ hiểu.

Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới, Việt Nam, một trongnhững nớc đang phát triển, có tốc độ tăng trởng kinh tế tơng đối nhanh thì vấn đềáp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầubức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vịmình Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá cha mang lại hiệu quả nhnó đáng phải có bởi vì các đơn vị thờng quan tâm tới hardware hơn còn softwarethì chỉ sử dụng phầm mềm xử lý dữ liệu có sẵn (nh Lotusr, Excell) hoặc nếu cótrang bị chơng trình quản lý dữ liệu thì chỉ có tính cục bộ

Trong thời đại lĩnh vực thông tin ngày càng phát triển nh hiện nay thì ngoàicác kiến thức đợc học trong trờng mỗi ngời còn cần phải luôn quan tâm đến cácthông tin, tin tức về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội

Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng vàngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp Việc lu trữ các văn bản,thông tin trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kémnếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn vàmất thời gian Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu trữthông tin về mặt thời gian và tiền bạc.

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổphần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài:

Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

Đứng trên góc độ Công ty, chúng ta thấy rõ một lợi ích có liên quan đến ngờilao động nổi nên từ hệ thống thông tin hoàn chỉnh Chỉ có những thông tin cậpnhật và chính xác mới có thể đánh giá mức thởng phạt theo thành quả lao động,chất luợng và sự hoàn thành trong công việc Vấn đề quản lý nhân sự hiện nay ởhầu hết các cơ quan nhà nớc và các doanh nghiệp t nhân nói chung còn nhiềuđiểm bất hợp lý.

Với IFI Solution ứng dụng tin học trong công tác quản lý đợc thực hiện rất sớm do tính đặc thù của công việc và phạm vi công tác Đề tài chỉ nhằm hoàn thiện hơn trong quá trình quản lý hệ thống phần mềm tại Công ty.

Chơng II

Phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu

nhất 1960

1950-Thời kỳ thứ hai cuối1960-1970

Thời kỳ thứ ba 1970-đầu 1980

Thời kỳ thứ 1990-2000*Xử lý theo lò

t-*Phần mềm đơn chiếc làm theo đơn đặt hàng

*Nhiều ngời dùng*Thời gian thực*Cơ sở dữ liệu*Phần mền thơng mại

*Hệ thống phân tán

*Phần mềm thôngminh

*Phần cứng rẻ*Hiệu quả tiêu thụ

*Hệ thống để bàn*Hớng đối tợng*Hệ chuyên gia*mạng Nơtơron*Xử lý song song

2 Các đặc trơng của phần mềm:

Phần mềm là phần tử hệ thống lôgíc chứ không phải là hệ thống vật lý do đó nó có các đặc trơng khác so với hệ thống phần cứng

* Phần mềm đợc kỹ nghệ hoá nókhông đựoc chế tạo theo phơng thức cổ điển * phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng

* phần mềm đợc xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn khác

3:Tổng quan về các ngôn ngữ lập trình:

Các thànhphần của phần mềm đợc xây dựng bằng cách dùng một ngôn ngữ lập trình với vốn từ vựng hạn chế và một văn phạm hoàn toàn xác định.

Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất:

Tiêu biểu nhất của ngôn ngữ thứ nhất là hợp ngữ Các ngôn ngữ thế hệ thứnhấtcó đặc điểm là phụ thuộc rất mạnh vào máy tính điện tử cụ thể và mức độ trừu tợng của các chơng trình thờng rất thấp

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai:

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai đợc phát triễn từ cuối những năm 1950 và đâu nhữngnăm 1960 Ngôn ngữ thế hệ thứ haiđợc đặc trơng bởi viểc sử dụng một th viện

các chơng trìmh phần mềm mã lớn và đợc sử dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnhvực

COBOL là ngôn ngữ thế hệ thứ hai đợc ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực ơng mại và xử lý dữ liệu kinh tế COBOL có khả năng định nghĩa dữ liệu mộtcách gọn gàng , chính xác Các chơng trình của COBOL gồm 4 phần riêng biệt:Phần tên gọi: Mô tả các tham số của chơng trình

th-Phần thiết bị: Mô tả các thiết bị phần cứng sử dụngTrong chơng trình:

Phần dữ liệu: Mô tả các kiểu dữ liệu theo cấu trúc bậcPhần thủ tục: Mô tả các giải thuật xủ lý dữ liệu

Do khả năng định nghĩa dữ liệu tuyệt với của mình mà cho đến nay, ngay cảtrong các nớc phát triễn COBOL vẫn đơc sữ dụng khi giải quyết các vấn đề cácbài toán trong lĩnh vực khinh tế và thơng mại

BASIC là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc khi xuất hiện máy tính cá nhânIBM.PC ,BASIC lại đợc phát triển mạnh với nhiều bản khác nhau nhQBASIC,GWBASIC…

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba:

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba còn gọi là lập trình hiện đại , Nét đặc trơng của chơngtrình này là khả năng cấu trúc rất phong phú và các thủ tục mạnh.Các ngôn ngữthứ ba có thể chia thành 3 nhóm là :

* Ngôn ngữ cấp cao vạn năng* Ngôn ngữ cấp cao hớng sự vật * Ngôn ngữ chuyên dùng

Ngôn ngữ cấp cao vạn năng phát triển với việc đa ra các kết cấu thủ tục và định kiêủ dữ liệu ví dụ nh ALGOL

Các ngôn ngữ hớng sự vật OOL(Object Oriented Laguage)

Đây là ngôn ngữ lập trình đợc xây đựng dựa trên các khía cạnh sự vật và các thuộc tính,lớp và thành phần,tổng thể và bộ phận Các ngôn ngữ lập trình h-ớng đối tợng tiêu biểu là C++,Object Pascal

4:khái niệm công nghệ phần mềm:

Công nghệ phần mềm (Softwarre Technology) bao gồm một tập hợp với 3 yếutố chủ chốt – phơng pháp, công cụ, thủ tục- giúp cho ngời quản lý có thể kiểmsoát đợc quá trình phát triễn phần mềm và cung cấp cho kỹ s phần mềm một nền

tảng để xây dựng phần mềm chất lợng cao

* Các phơng pháp của công nghệ phần mềm đa ra cách làm về mặt kỹ thuậtđể xây dựng phần mềm Nội dung của các phơng pháp bao gồm:lập kế hoạchvà ớc lợng dự án phần mềm ,phân tích và yêu cầu hệ thống phần mềm thiếykế cấu trúc dữ liệu thiết kế chơng trình và các thủ tục , mã hoá và bảo trìphần mềm.

* Các công cụ phơng của công nghệ phần mềm cung cáp hệ thống hỗ trợ tựđộng hay bán tự động cho các phơng pháp Tiêu biểu là công nghệ phần mềmcó máy tính hỗ trợ CASE

* Các thủ tục của công nghệ phần mềm là chất keo dán phơng pháp và côngcụ lại với nhau

5 Các ứng dụng:

Công nghệ phần mềm là việc xây dựng các ứng dụng Một ứng dụng(application) là mọt tập hựop các chơng trình mà thực hiện tự động hoá một sốcác nhiệm vụ doanh nghiệp Doanh nghiệp là tập hợp các chức năng nh: tìm hiểuthị trờng, kiểm toán, sản xuất và quản lý nhân sự Mỗi chức năng có thê đợcchia nho ra thành những tiến trình thực hiện nó Ví dụ: tìm hiểu thị trờng là sựtìm hiểu về bán hàng, quảng cáo, và đa ra các sản phẩm mới Mỗi tiến trình lạicó thể lại đợc phân chia theo những nhiệm vụ đặc thù của chúng Ví dụ: việc bánhàng phải duy trì đợc mối quan hệ với khách hàng, làm việc theo trình tự, và cácphục vụ dành cho khách hàng Các ứng dụng có thể hỗ trợ cho từng nhiệm vụmột cách đơn lẻ Trái lại một ứng dụng tìm hiểu thị trờng có các đặc điểm riêng,có các chức năng riêng, ngoài ra còn cung cấp một số thông tin chung nhằmhoàn thiện tất cả các nhiệm vụ.

Các lệnh cho phép truyền dữ liệu từ vùng này tới vùng khác dựa trên cơ sởcũng nh bị ràng buộc bởi những luật, quy tắc trong công việc.

- Có một vài giao diện nhân tạo và có thể có một hoặc nhiều hơn giao diệngiữa các máy tính.

- Các kiểu ứng dụng thay đổi theo tầm quan trọng, quy mô của các đặc tínhmà ta đã biết rõ, đã định nghĩa Từng đặc tính sẽ đợc thảo luận dới đây:

Dữ liệu

Dữ liệu cha đợc xử lý (dữ liệu thô) đợc biểu diễn bởi số và chữ số có liênquan đến nhau, và nó đợc đặt trong các trờng (các thuộc tính), điều này địnhnghĩa các thực thể Mỗi một thực thể đợc định nghĩa nh một lớp về ngời, về vậtcụ thể nào đó, về quan niệm, về những sự kiện, mà chúng sẽ đợc coi nh những dữliệu của ứng dụng Ví dụ, kiểu thực thể có thể là các khách hàng, các nhà kho Dữ liệu và thực thể có thể đợc mô tả một cách độc lập với nhau theo những cách,luật xử lý riêng của nó Ví dụ về việc hỗ trợ để định nghĩa dữ liệu, đó là sử dụnglợc đồ quan hệ giữa các thực thể, và các lợc đồ liên kết ở dạng chuẩn ba.

Các yêu cầu về dữ liệu của các ứng dụng bao gồm: đầu vào, đầu ra, sự lu trữvà tìm kiếm dữ liệu

Đầu vào (input): Dữ liệu vào là dữ liệu ở bên ngoài máy tính, và chúng đợc

đa vào bằng cách sử dụng một thiết bị đầu vào Thiết bị đầu vào đợc sử dụng đểđa dữ liệu vào máy tính có thể là: bàn phím máy, quét, hoặc đợc truyền từ mộtmáy tính khác.

Đầu ra (output): Dữ liệu ra ngợc lại so với dữ liệu vào ở chỗ, đầu ra là các

dữ liệu đợc đa ra ngoài máy tính Một số các thiết bị đầu ra: máy in, màn hìnhhiển thị, máy tính khác

Sự lu trữ dữ liệu và sự tìm kiếm dữ liệu: Dữ liệu đợc mô tả ở dạng vật lí,trong một máy có thể đọc đợc các khuôn dạng dữ liệu Việc tìm kiếm dữ liệu đ-ợc hiểu là bạ có thể truy nhập vào dữ liệu ở dạng lu trữ của nó Việc lu trữ và tìmkiếm luôn đi cùng với nhau ( ở các mức quan niệm lẫn trong các chơng trìnhphần mềm) Việc lu trữ dữ liệu đòi hỏi hai kiểu định nghĩa dữ liệu là kiểu vật lývà kiểu logic Việc định nghĩa logic của dữ liệu đợc mô tả theo cách nhìn của ng-ời dùng, đó là mô hình dữ liệu logic

Việc định nghĩa dữ liệu theo kiểu vật lý, hay mô hình dữ liệu vật lý, ở trongcác lớp của nó sẽ mô tả các thiết bị phần cứng đặc biệt Tuỳ theo mục đích sửdụng và phơng pháp thu nhập dữ liệu, mô hình vật lý và các thiết bị lu trữ màcách sắp lớp vật lý sẽ đợc lựa chọn cho phù hợp Thiết bị lu trữ ngoài hay đợc sửdụng nh: đĩa từ, đĩa mềm, đĩa quang, băng từ

Tiến trình

Tiến trình là mtộ chuỗi các câu lệnh hoặc các sự kiện có liên quan tới nhaumà chúng làm việc với các dữ liệu Kết quả của một tiến trình có thể là: làm thayđổi cơ sở dữ liệu, đa dữ liệu trả lời ra thiết bị cuối nh: máy in, hoặc in ra giấy, cóthể là những yêu cầu về các trang thiết bị, sản sinh những chơng trình, lu trữnhững luật, những thông tin mới đợc suy diễn ra từ các tình huống, các phần tử.

Các loại giao diện:

Có 3 loại giao diện chính: giao diện với ngời sử dụng, giao diện thủ công vàgiao diện tự động hóa.

Giao diện ng ời sử dụng : Đây là phơng tiện giao tiếp giữa ngời sử dụng vớichơng trình, đóng vai trò quan trọng nhất trong 3 loại giao diện trên Loại giaodiện này rất đa dạng, khó thiết kế, đồng thời cũng là hớng phục vụ cho các bộ kĩthuật trong tơng lai.

Giao diện thủ công: Bao gồm các bản báo cáo hoặc các phơng tiện mà conngời có thể để đợc Loại gia o diện này có thể xuất hiện ở dạng hoá đơn thanhtoán (điện, nớc )

Giao diện tự động hoá: Giao diện tự động chính là các dữ liệu đợc lu trữ dớidạng mã máy tính có thể thiểu đợc nhằm mục đích sử dụng cho các ứng dụng.Giao diện ứng dụng thờng không đợc chuẩn hoá mà đợc định nghĩa, xác định bởicách chia sẻ dữ liệu Có một số quy tắc nhất định nh thông tin định dạng thờngđợc sắp xếp ở đầu, cuối thờng là thông tin về độ dài biến

ứng dụng Xử lý trực tuyến

ứng dụng Xử lý trực tuyến thể hiện quá trình xử lý cập nhật trực tiếp hoặckhông trực tiếp tệp dữ liệu Xử lý tơng tác nghĩa là quá trình 2 chiều giữa ngời sửdụng và ứng dụng ứ dụng trực tuyến đợc định vị trực tiếp trong bộ nhớ và đợcsử dụng một cách tuần tự bởi các phiên giao dịch hoặc sự kiện mà không cầnphải nạp lại ứng dụng trong bộ nhớ.

ứng dụng thời gian thực:

ứng dụng thời gian thực xử lý phiên giao dịch và sự kiện dựa trên thời gianthực tế mà quá trình xử lý xảy ra Sau đó kết quả trạng thái sẵn sàng để phục vụhoặc điều khiển một tiến trình vật lý nào đó.

Các chơng trình xử lý theo thời gian thực thể có thể xử lý nhiều giao dịchmột cách tơng tranh Trong quá trình xử lý song song, tơng tranh có nghĩa là tấtcả giao dịch cùng hoạt động tại một thời điểm, còn trong xử lý trật tự, tơng tranhđợc hiểu là các giao dịch đều ở cùng tiến trình nhng chỉ có một giao dịch đợcthực hiện tại một thời điểm.

2: Các bộ phận của phần mềm

2.1 Bộ phận quản lý yêu cầu ngời sử dụng:

Bộ phận quản lý yêu cầu ngời sử dụng bao gồm các bộ phận con đảm đơngcác chức năng sau

* Có khả năng thông báo trạng thái và các thông tin liên quan đến một yêucầu ngời dùng cụ thể cũng nh trạng thái của toàn bộ quá trình thu thập yêucầu ngời sử dụng.

* Đảm bảo các thông tin về yêu cầu đợc cập nhật nhanh chóng và nhất quántrong toàn bộ dự án phát triễn phần mềm

* Phân cấp ngời sử dụng =>thông tin đợc bảo mật

* Theo dõi quá trình thay đỗi của yêu cầu phần mềm và thành viên tạo ra sựthay đổi đó

* Thể hiện đợc quá trình phát triễn của yêu cầu khi chúng còn là các nhu cầucủa những ngời cung cấp yêu cầu về phần mềm đang đơc phát triễn cho tớikhi chúng đợc thể hiện trong các Use Case (đối với các yêu cầu chứcnăng)hay các đẳc tả bổ sung (đối với các yêu cầu chức năng)

* áp dụng chiến lợc theo dỗi phần mềm : Các bộ phận phần mềm điều khiễnmô hình Use Case (Features Drise the Use Case model ) Đây là chiến lợc đ-ợc RUP khuyến nghị nên sử dụng.

2.2: Bộ phận quản lý dự án

Bộ phận quản lý dự án bao gồm các bộ phận con đảm đơng các chức năng sau:* Thông báo trạng thái của tổng công việc trong dự án cũng nh trạng thái củatoàn bộ các công việc trong dự án

* Đa ra các biểu đồ thể hiện trạng thái của dự án

* Quản lý các công việc trong dự án và các thông tin liên quan đến công việcđó nh thời gian thực hiện , chi phí,ngời thực hiện

* Tạo một kênh trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án * Phân quyền ngời sử dụng, đảm bảo tính bảo mật của thông tin2.3: Bộ phận quản lý kiểm thử

Bộ phận quản lý kiểm thử bao gồm các bộ phận con đảm đơng các chức năngsau:

* Thông báo trạng thái của quá trình kiểm thử

* Thể hiện mối liên quan giữa các Use Case và các phần kiểm thử tơngứng

* Cho phép các kiểm thử viên thiết kế các kiểm thử

* Cho phép các kiểm thử viên nhập các kết quả kiểm thử tơng ứng * Phân quyền ngời sử dụng , đảm bảo tính bảo mật của thông tin2.4: Use Case Xem các thành viên của tổ chức

* Ngời sử dụng chọn thêm thành viên vào tổ chức

Chơng trình hiển thị form điền các thông tin liên quanđến các tthành viên của dự án

* Ngời sử dụng sử dụng đồng ý thêm

* Chơng trình xử lý form và cập nhật cơ sở dữ liệu

* Khi không thể thêm đợc thông tin của thành viên , chơng trình đa rathông báo lỗi

* Ngời sử dụng sữa đỗi thông tin hoẳc huỷ bỏ việc thêm thông tin liênquan đến nhóm này.

2.6 Use Case Sửa đổi thành viên của tổ chức Mô tả

Trờng hợp này cho phép cập nhật thông tin liên quan đếncông việc của dự án:

* Ngời sử dụng chọn một nhóm trong tổ chức * Ngời sử dụng chọn một thành viên trong nhóm

Chơng trình hiển thị form với các thông tin liên quan đến các thànhviên đó của tổ chức.

2.7 Use Case Xoá thành viên của dự án :Mô tả

Đây là trờng hợp sử dụng cho phép ngời dùng xoá thành viên tham giatổ chức

* Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn * Ngời sử dụng chọn nhóm tham gia dự án đó

Chơng trình hiển thị form với các thông tin liên quan đếnnhóm thành viên tham gia dự án đó

*Ngời sử dụng chọn xoá * Chơng trình hỏi xác nhận lại* Ngời sử dụng đồng ý

* Chơng trình sẽ xoá thông tin về thành viên trong cơ sở dữ liệu* Chơng trình báo xoá thành công

* Khi không xoá đợc thông tin của thành viên, chơng trình đa rathông báo lỗi

* Ngời sử dụng sữa đỗi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá thông tinliên quan đến thành viên này

Chơng trình không tiến hành xoá toàn bộ thông tin về thànhviên trong cơ sở dữ liệu , mà chỉ đánh dấu là nó đợc xoá

2.8 Use Case Báo lỗi

Đây là trờng hợp sử dụng cho phép ngời dùng báo lỗi khi họgặp lỗi trong quá trình phát triễn phần mềm

* Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn * Ngời sử dụng chọn gửi thông báo lỗi

Ngời sử dụng phải đăng nhập hệ thống thành công và phải có quyềngửi báo lỗi (bao gồm những ngời tham gia dự án )

2.9 Use Case Giải quyết lỗi Mô tả

Đây là trờng hợp sử dụng cho phép ngời dùng giải quyết các thôngbáo lỗi khi họ nhận đợc thông báo lỗi trong quá trình phát triễnphần mềm

* Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn * Ngời sử dụng chọn nhận thông báo lỗi

* Ngời sử dụng giải quyết lỗi bằng cách tạo ra các công việc tơngứng để giải quyết lỗi đó

* Ngời trởng nhóm không giải quyết đợc lỗi đó thì họ tiếp tục gửilỗi đó đến ngời quản trị dự án

* Ngời quản trị dụ án giải quyết lỗi nhận đợc

2.10 Các Use Case của bộ phận quản lý kiểm thử :

2.2 Xem kiểm thử :Mô tả :

Đây là trờng hợp cho phép ngời dùng xem các thông tin liên quan tới phép kiểmthử

* Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn * Ngời sử dụng chọn một Use Case

* Ngời sử dụng chọn một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép kiểm thử đó2.2.1 Thêm kiểm thử

Mô tả :

Đây là trờng hợp cho phép ngời dùng thêm các thông tin kiểm thử mới * Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

* Ngời sử dụng chọn một Use Case

* Ngời sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thửđó

* Khi không thêm đợc vào cơ sở dữ liệu , chơng trình thông báo lỗi vàhiễn thị lại form

* Ngời sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc thêm kiểm thử 2.2.2 Sửa kiểm thử :

* Ngời sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thửđó

* Khi không cập nhật đợc vào cơ sở dữ liệu , chơng trình thông báo lỗivà hiễn thị lại form

* Ngời sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc cất sửa đỗi kiểmthử

2.2.3 Xoá kiểm thử Mô tả :

Đây là trờng hợp cho phép ngời dùng xoá phép kiểm thử * Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn * Ngời sử dụng chọn một Use Case

Xem

kiểm thửtrình kiểm Xem quá thử

Thêm kiểm thử

Xoá kiểm thử

Sửa kiểm thử

Kiểm thử viên

Quản trị viên

* Ngời sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thửđó

* Ngời sử dụng chọn xoá kiểm thử * Chơng trình hỏi xác nhận lại * Ngời dùng đồng ý

* Chơng trình xoá các thông tin liên quan trong cơ sở dữ liệu

* Khi không xoá đợc thông tin trong cơ sở dữ liệu , chơng trình thôngbáo lỗi và hiễn thị lại form

* Ngời sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá kiểm thử

II Khái niệm thông tin và hệ thống thông tin1 Thông tin

1.1 khái niêm

Thông tin: đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay tin nhận ợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thểhiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng

đ-Thông tin tồn tại dới hình thức: - Bằng ngôn ngữ.

- Hình ảnh.

- Mã hiệu hay xung điện

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát raquyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thể làtrong tự nhiên, xã hội hay t duy Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhậntin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trìnhvận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định.

1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tơng đối của thông tin.- Tính định hớng của thông tin - Tính thời điểm của thông tin.- Tính cục bộ của thông tin 1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm: Quản lí đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin

thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định

Trong một mô hình quản lí đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối ợng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô tảtrong mô hình sau:

t Thông tin vào- Thông tin ra- Thông tin quản lý - Thông tin phản hồi

Mô hình thông tin trong quản lí

2 Khái niệm hệ thống thông tin

Khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thờng đợc dùng lẫn lộn dù chúng là hai

khái niệm khác nhau Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tợng nào đó.Thông tin có thể coi nh dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu Nh vậy thôngtin có thể ví nh đầu ra còn dữ liệu giống nh đầu vào.

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm

nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợcho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soáttình hình hoạt động của cơ quan.

Trong hệ thống thông tin quản lý ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong nhữngkho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìmkiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết Nếu kho giữ liệu này đợc cài đặt trêncác phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ các chơng trìnhcủa máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì đợc gọi l à hệ cơ sở dữ liệu.

Thông tin từ môi trờng

Thông tin tác nghiệpThông tin quyết địnhThông tin ra môi tr ờng

Hệ thống quản lý

Đối t ợng quản lý

Hệ thống thông tin quản lý phần mềm là một tập hợp các yếu tố có liên quan

với nhau để thu thập, xử lý, lu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liênquan đến một phần mềm nào đó và hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thôngtin quản lý phần mềm có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, cácthông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liênquan đến phần mềm đó.

Trong hệ thống thông tin quản lý phần mềm các yếu tố đầu vào của hệ thốngđợc lấy từ nguồn đợc xử lý với các dữ liệu đã cho trớc Các kết quả này đợc gọi

là đầu ra và đợc chuyển đến đích hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage)

của hệ thống.

3 Hệ thống thông tin trong một tổ chức

3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chứcthực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc vớinhân viên của nó.

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là nhữnghệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điềukhiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủyếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ cácnguồn dữ liệu ngoài tổ chức.

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định.Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạo thành từ bagiai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựachọn một phơng án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phảicung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ tình hình mà mộtquyết định cần phải ra.

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyêngia về một lĩnh vực nào đó

3.2 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tợng và thiết bị thực hiện hoạtđộng thu thập, lu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọilà môi trờng.

Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệuvà thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từcác nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã đợc lu trữ từtrớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.

3.3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

3.3.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Gồm 5 loại:

* Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà

tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với ngời cho vay hoặcvới nhân viên của nó Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theodõi các hoạt động của tổ chức.

* Hệ thống thông tin quản lý:

nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tácnghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa vào các cơ sởdữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoàitổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theoyêu cầu.

* Hệ thống trợ giúp ra quyết định

Xử lý và lu trữ

Kho dữ liệu

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết địnhtheo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các ph-ơng án giải pháp và lựa chọn một phơng án Đây là hệ thống đối thoại có khảnăng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hìnhđể biểu diễn và đánh giá tình hình.

* Hệ thống chuyên gia:

Hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộngnhững hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia.

* Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh: đợc sử dụng nh một hệ trợ

giúp chiến lợc, thiết kế cho ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức để thựchiện các ý đồ chiến lợc.

3.3.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo quanđiểm ngời mô tả Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là:* Mô hình logic:

Mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ? Nó không quantâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợcxử lý.

* Mô hình vật lý ngoài:

Chú ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh vật mang dữ liệu, vật mangkết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệthống, chú ý đến thời gian và địa điểm Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khinào?.

* Mô hình vật lý trong

Liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên.Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thờiđiểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụkhách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

4.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao làmột trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào.

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông quachất lợng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn:

* Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực.

* Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý

* Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho ngời nhận, lời văn

phải sáng sủa.

* Tính bảo vệ đợc: chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp cận thông tin * Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ.

5 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

5.1 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

Giá trị của một thông tin quản lý

Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi phơng ánquyết định do thông tin đó tạo ra

Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tinđó để lựa chọn đợc phơng án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thayđổi phơng án quyết định

5.1.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin

Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những

rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những cơ hội mà tổ chức có đợc nhờ hệ thốngthông tin

5.2 Chi phí cho hệ thống thông tin

Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chiphí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác.Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồmcả những khoản chi thờng xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khaithác Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm,chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác.

6 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

6.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triễn một hệ thống thông tin là có đợcmôth sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng mà nó đợc hoà hợp vào trongcác hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỷ thuật , tuân thủ các giới hạn vềtài chính và thời gian định trớc

+ Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạncó thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phụcnhững sai sót Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lậpkế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giádự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kếmột hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúngđể đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộphận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựngcác mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệthống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới vàchuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nóvới hoạt động của tổ chức.

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin* Những vấn đề về quản lý

Những yêu cầu mới của nhà quản lý* Sự thay đổi của công nghệ

* Thay đổi sách lợc chính trị

6.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích là có đợc một sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sử dụngmà nó đợc hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuânthủ về mặt tài chính và thời gian định trớc Một phơng pháp đợc định nghĩa nhmột tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triểnhệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc:

* Sử dụng các mô hình.

* Chuyển từ cái chung sang cái riêng

* Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hìnhlogíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.

Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin bao gồm 7 giai đoạn : 6.2.1 Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu

Mục đích của đánh giá yêu cầu là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thivà hiệu quả của dự án Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh chóng vàkhông đòi hỏi chi phí lơn Nó bao gồm các công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêucầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị báo cáo về đánh giá yêu cầu.

6.2.2 Phân tích chi tiết

Giai đoạn này chỉ đợc thực hiện khi đã có đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu Xác định nguyên nhân của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và

ràng buộc áp đặt đối với hệ thống, định ra mục tiêu cho hệ thống thông tin mới.Trong giai đoạn này cần phải tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho việc phântích Thông tin đợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bằng các phơng phápkhác nhau Các phơng pháp thu thập thông tin thờng dùng là : Phỏng vấn, điềutra, nghiên cứu tài liệu, quan sát Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chủyếu sau :

+ Thay đổi đề xuất dự án

+ Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết

6.2.3 Thiết kế logic

Giai đoạn này mục đích là để xác định tất cả các thành phần logic của mộthệ thống thông tin Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm các thông tin mà hệthống mới sản sinh ra, nội dung của CSDL, các xử lý và các hợp thức hoá phảithực hiện Mô hình logic phải đợc ngời sử dụng xem xét và chuẩn y Các côngđoạn chủ yếu của giai đoạn này là:

+ Thiết kế CSDL+ Thiết kế xử lý

+ Thiết kế các luồng dữ liệu vào+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic+ Hợp thức hoá mô hình logic

6.2.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Để giúp cho những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, phân tích viên phải đánh giá các chi phí vàlợi ích của mội phơng pháp Phải đa ra đợc khuyến nghị cụ thể Các công đoạncủa giai đoạn này bao gồm :

+ Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức+ Xây dựng các phơng án của giải pháp

+ Đánh giá các phơng án của giải pháp

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án củagiải pháp

6.2.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành ngay sau khi một phơng án của giải pháp đợclựa chọn Thiết kế vật lý ngoài bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Trớc hết làmột tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thựchẹn kỹ thuật; và tiếp đó các tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phầnthủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hoá Những côngđoạn chủ yếu của giai đoạn này gồm :

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài+ Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)

+ Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 6.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh : các bản hớng dẫn sử dụng, các thaotác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Các công việc chính trong giai đoạntriển khai kỹ thuật bao gồm :

+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật+ Thiết kế vật lý trong

+ Lập trình

+ Thử nghiệm hệ thống+ Chuẩn bị tài liệu6.2.7 Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thựchiện Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phảilập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn :

+ Lập kế hoạch cài đặt+ Chuyển đổi

+ Khai thác và bảo trì + Đánh giá hệ thống

III phân tích hệ thống thông tin quản lí

1.Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống.

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại - nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các

nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thốngmới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên.

Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:- Chuẩn bị phỏng vấn.

- Tiến hành phỏng vấn.

2.3 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thông tintrên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

2.4 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một só lợng lớn các đối tợng và trên một phạmvi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra.

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là : Phải xácđịnh đợc những gì cần phải làm, nhóm ngời sử dụng hệ thống trong tơng lai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện vàkhẳng định những lợi ích kèm theo

Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợc tiến hành bởi hệ thống dựđịnh xây dựng Bớc này để :

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.

* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống.* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.- Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram DFD )

Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện cácchức năng đã đợc nêu trên.

- Mô hình thực thể quan hệ- Mô hình quan hệ

Từ đó tiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới.

3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc ).Thiết kế hệ thống một cách tổng thể

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộphận nào xử lý thủ công.

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.

Thiết kế chi tiết

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính.- Xác định và phân phối thông tin đầu ra.

- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy.

3.4 Cài đặt hệ thống mới

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng.- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống.

- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới.

IV Thiết kế hệ thống thông tin quản lí

Những yêu cầu cơ bản của phần mềm là nhu cầu, tài nguyên hoạt động, sựmềm dẻo và các đặc trng thao tác.

Nhu cầu sẽ xác định những yêu cầu cụ thể nh là quá trình tìm file, số tối đangời đồng sử dụng cỡ của các file số liệu nội dung, số liệu bộ nhớ Hơn nữa các

nhân tố về môi trờng là cực kỳ quan trọng Hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình vàgiao diện với những phần mềm khác sẽ quyết định sự tồn tại của phần mềm đó.

Tài Nguyên tổng thể xác định những yêu cầu về cấu hình của phần cứngđáp ứng với phần mềm Tất cả các phần mềm bao gồm 2 bộ phận: bộ nhớ thựcthể và bộ nhớ ảo Cài bộ nhớ ảo đợc swapped khi phần mềm đang làm việc Bộnhớ thật là phần cốt lõi tối thiểu của phần mềm để giữ lại từ đầu đến cuối tất cảchơng trình.

Bộ nhớ thực thể cực đại (peak) cũng rất quan trọng Khi số ngời sử dụnghiện này là lớn nhất thì cần phải xác định đợc phậm vi hoạt động cũng nh nhữngyêu cầu về bộ nhớ thực thể ở mức tối đa Nếu không có sự thay đổi về nhu cầucủa bộ nhớ thì sẽ có biên độ độ dao động của bộ nhớ thực tế để cho quá trình tìmkiếm thông tin Loại nguồn thứ ba là sức chứa của đĩa cần có để lu trữ thông tinvề phần mềm và những đòi hỏi lu trữ trung bình cho những file tiêu chuẩn Mộtfile tiêu chuẩn là chứa đợc 10.000 file nhỏ với 50 trờng, mỗi trờng có 8 ký tự và3 danh mục về các trờng.

1 Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống

Trong thực tế các hệ thống thông tin thờng rất phức tạp, do đó tồn tại một số cáccông cụ tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống.Đó là sơ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và từ điển hệ thống

1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Infomation Flow Diagram )

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ.

Các kí pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin nh sau : * Xử lí

*Kho lu dữ liệu

*Dòng thông tin *Điều khiển

1.2 Các phích vật lí

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời đợc biểu diễn trên sơ đồ.

Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các

Tài liệu

Thủ côngGiao tác ng ời- máyTin học hoá hoàn toàn