1. Thông tin
1.1 khái niêm
Thông tin: đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay tin nhận đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng.
Thông tin tồn tại dới hình thức: - Bằng ngôn ngữ.
- Hình ảnh.
- Mã hiệu hay xung điện...
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay t duy. Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định.
1.2. Các tính chất của thông tin
- Tính tơng đối của thông tin. - Tính định hớng của thông tin. - Tính thời điểm của thông tin. - Tính cục bộ của thông tin . 1.3. Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lí đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định.
Trong một mô hình quản lí đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối tợng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô tả trong mô hình sau:
- Thông tin vào - Thông tin ra - Thông tin quản lý - Thông tin phản hồi
Mô hình thông tin trong quản lí
2. Khái niệm hệ thống thông tin
Thông tin từ môi trờng
Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định Thông tin ra môi trường
Hệ thống quản lý
Khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thờng đợc dùng lẫn lộn dù chúng là hai khái niệm khác nhau. Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tợng nào đó. Thông tin có thể coi nh dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Nh vậy thông tin có thể ví nh đầu ra còn dữ liệu giống nh đầu vào.
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan.
Trong hệ thống thông tin quản lý ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho giữ liệu này đợc cài đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ các chơng trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì đợc gọi l à hệ cơ sở dữ liệu.
Hệ thống thông tin quản lý phần mềm là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau để thu thập, xử lý, lu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến một phần mềm nào đó và hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý phần mềm có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến phần mềm đó.
Trong hệ thống thông tin quản lý phần mềm các yếu tố đầu vào của hệ thống đ- ợc lấy từ nguồn đợc xử lý với các dữ liệu đã cho trớc. Các kết quả này đợc gọi là đầu ra và đợc chuyển đến đích hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
3. Hệ thống thông tin trong một tổ chức
3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
3.2 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tợng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.
3.3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 3.3.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Gồm 5 loại:
* Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức.
* Hệ thống thông tin quản lý:
nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.
* Hệ thống trợ giúp ra quyết định
Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải pháp và lựa chọn một phơng án. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Xử lý và lu trữ Thu thập Phân phát Kho dữ liệu
* Hệ thống chuyên gia:
Hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia.
* Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh: đợc sử dụng nh một hệ trợ giúp chiến lợc, thiết kế cho ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lợc.
3.3.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo quan điểm ngời mô tả. Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là:
* Mô hình logic:
Mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
* Mô hình vật lý ngoài:
Chú ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?.
* Mô hình vật lý trong
Liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
4.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn:
* Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực.
* Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý
* Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho ngời nhận, lời văn phải sáng sủa.
* Tính bảo vệ đợc: chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp cận thông tin
* Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ.
5. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
5.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin
Giá trị của một thông tin quản lý
Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi phơng án quyết định do thông tin đó tạo ra.
Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn đợc phơng án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phơng án quyết định
5.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin
Giá trị của mộthệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những cơ hội mà tổ chức có đợc nhờ hệ thống thông
tin.
5.2. Chi phí cho hệ thống thông tin
Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác.
Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thờng xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác.
6. Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
6.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triễn một hệ thống thông tin là có đợc môth sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng mà nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỷ thuật , tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trớc .
+ Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin * Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu mới của nhà quản lý * Sự thay đổi của công nghệ
* Thay đổi sách lợc chính trị
6.2. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích là có đợc một sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sử dụng mà nó đợc hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trớc. Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc:
* Sử dụng các mô hình.
* Chuyển từ cái chung sang cái riêng
* Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
6.2.1. Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu
Mục đích của đánh giá yêu cầu là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án. Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh chóng và không đòi hỏi chi phí lơn. Nó bao gồm các công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị báo cáo về đánh giá yêu cầu.
6.2.2. Phân tích chi tiết
Giai đoạn này chỉ đợc thực hiện khi đã có đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu. Xác định nguyên nhân của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống, định ra mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Trong giai đoạn này cần phải tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho việc phân tích. Thông tin đợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bằng các phơng pháp khác nhau. Các phơng pháp thu thập thông tin thờng dùng là : Phỏng vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu, quan sát ... Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chủ yếu sau :
+ Lập kế hoạch
+ Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại
+ Đa ra các phán đoán, xác định các yếu tố của giải pháp + Đánh giá lại tính khả thi
+ Thay đổi đề xuất dự án
+ Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết
6.2.3. Thiết kế logic
Giai đoạn này mục đích là để xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin. Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm các thông tin mà hệ