bài giảng quản lý dự án

Lê Thị Mỹ Hạnh Khoa Công nghệ Thông tin Đại học Bách khoa, ĐH Đà Nẵng Tổng quan quản lý dự án § Định nghĩa dự án § Quản lý dự án gì? § Tại quản lý dự án quan trọng? § Quản lý dự án làm gì? Phương pháp quản lý dự án Vịng đời dự án Cơng cụ quản lý dự án § A “project” is “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result.” (The Project Management Institute) § “A large or major undertaking, especially one involving considerable money, personnel, and equipment.” (dictionary.com) § Dự án tập hợp công việc, thực tập thể, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến § Mọi dự án phải có thành phần sau: § Goal § Timeline § Budget § Stakeholders § Project manager § Quản lý dự án áp dụng thực tế kiến thức, kỹ năng, cơng cụ kỹ thuật để hồn thành dự án theo yêu cầu cụ thể § Bao gồm: xác định vấn đề, tạo kế hoạch để giải vấn đề, sau thực kế hoạch vấn đề giải § Quản lý dự án q trình lập kế hoạch, thực quản lý nhóm làm việc thông qua tập hợp giai đoạn, công cụ kỹ thuật tiêu chuẩn hóa § Nếu khơng có kế hoạch chuẩn bị trước, quy trình thiết lập, lãnh đạo mạnh mẽ, thành viên nhóm cam kết cơng cụ phù hợp, dự án bạn bị lúng túng § Quản lý dự án giúp tổ chức bạn: § có kế hoạch dự án dự báo quy trình thực tốt § tuân thủ ngân sách dự án, lịch trình phạm vi § giải rào cản dự án giải quyếtcác vấn đề nhanh dễ dàng § xác định chấm dứt dự án khơng cịn giá trị kinh doanh liên quan § trở nên hiệu § cải thiện hợp tác xun suốt nhóm § xác định lập kế hoạch cho rủi ro § Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm sốt hồn thành dự án § phần tảng băng quản lý dự án § Một số trách nhiệm quản lý dự án § Build the plan § Assemble the team § Assign tasks § Leading the team § Managing budget § Managing timelines § Engaging stakeholders § Handover the project § Document the process § The five project management process groups are: § Initiating: The goal for this phase is to define the project § Planning: This phase includes developing a roadmap for everyone to follow § Executing & Monitoring: In this stage, the project team is built and deliverables are created Project managers will monitor and measure project performance to ensure it stays on track § Closing: The project is completed, a post mortem is held, and the project is transferred to another team who will maintain it 10 l Kết luận – – – – l Khơng thể khơng tin học hố Điều kiện muồi Nếu thực … Kính đề nghị lãnh đạo Trường xem xét cho triển khai Phụ lục: – – – Phụ lục Tình hình triển khai số Trường bạn hiệu Phụ lục Dự toán phần mềm Phụ lục 3… 17 § Giai đoạn lập kế hoạch quan trọng để tạo lộ trình dự án mà tồn nhóm làm theo § Tất chi tiết phác thảo mục tiêu xác định để đáp ứng yêu cầu đặt tổ chức § Trong giai đoạn này, nhà quản lý dự án thường sẽ: § Tạo kế hoạch dự án § Xây dựng kế hoạch tài nguyên § Xác định mục tiêu biện pháp thực § Truyền đạt vai trị trách nhiệm cho thành viên nhóm § Xây dựng quy trình cơng việc § Dự đốn rủi ro tạo kế hoạch dự phịng § Giai đoạn (thực hiện) thường bắt đầu họp khởi động (kickoff) dự án nơi người quản lý dự án phác thảo mục tiêu dự án cho tất bên liên quan 18 § Giai đoạn lập kế hoạch § Trước họp diễn ra, điều quan trọng người quản lý dự án phải làm sau: § Thiết lập tầm nhìn khả cung cấp: Đặt mục tiêu chung cho người Đặt cần phải thực § Xác định nhóm thiết lập vai trị: Ai làm gì? Tạo danh sách chi tiết bao gồm thông tin liên lạc để dễ dàng giao tiếp § Phát triển kế hoạch dự án ban đầu: Có kế hoạch chỗ hồn thiện chi tiết với nhóm buổi khai mạc § Xác định độ đo cho thành công: Dự án đo lường nào? Điều làm cho thành cơng? Đặt kỳ vọng sớm § Xác định rủi ro tiềm ẩn tắc nghẽn: Chuẩn bị cho nhóm rào cản tiềm có quy trình chỗ để vấn đề xảy đưa nhanh chóng § Thiết lập qui định cho giao tiếp nhóm: Bạn cập nhật lẫn nào? Thiết lập quy trình quán (các họp hàng ngày, hàng tuần) xác định công nghệ cho § Chọn quy trình làm việc phương pháp quản lý dự án: Thiết lập thông lệ tốt mà nhóm tn theo § Quyết định công cụ sử dụng: Đảm bảo người có cơng cụ phù hợp biết cách sử dụng chúng § Lên lịch họp khởi động: Tồn đội bên liên quan phải có mặt, thông qua hội nghị video điện thoại § Thiết lập chương trình nghị chuẩn bị slide cho họp: Gửi chương trình nghị trước họp, để người chuẩn bị cho phù hợp cung cấp slide sau họp 19 để tham khảo § Giai đoạn lập kế hoạch § Giai đoạn thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu Hai số phương pháp phổ biến để đặt mục tiêu S.M.A.R.T CLEAR: § Mục tiêu SMART - Phương pháp giúp đảm bảo mục tiêu xem xét kỹ lưỡng Nó cung cấp cách để hiểu rõ ý nghĩa trình thiết lập mục tiêu § § § § § Cụ thể - Để đặt mục tiêu cụ thể, trả lời câu hỏi sau: ai, gì, đâu, nào, Đo lường - Tạo tiêu chí mà bạn sử dụng để đo lường thành cơng mục tiêu Có thể đạt - Xác định mục tiêu quan trọng cần để đạt chúng Thực tế - Bạn nên sẵn sàng làm việc hướng tới mục tiêu cụ thể Kịp thời - Tạo khung thời gian để đạt mục tiêu 20 § Giai đoạn lập kế hoạch § Giai đoạn thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu Hai số phương pháp phổ biến để đặt mục tiêu S.M.A.R.T CLEAR: § Mục tiêu C.L.E.A.R– Một phương pháp để thiết lập mục tiêu xem xét môi trường nghiệp vụ hàng ngày § § § § § Hợp tác: khuyến khích nhân viên làm việc Có giới hạn: Mục tiêu nên giới hạn phạm vi thời gian để giữ cho quản lý Tình cảm - Mục tiêu nên chạm vào niềm đam mê nhân viên thứ họ hình thành kết nối cảm xúc Điều tối ưu hóa chất lượng cơng việc Có thể định giá - Chia mục tiêu lớn thành nhiệm vụ nhỏ nhanh chóng đạt Có thể điều chỉnh - Khi có tình phát sinh, linh hoạt tinh chỉnh mục tiêu cần thiết 21 § Giai đoạn lập kế hoạch § Tại thời điểm này, vai trị trách nhiệm xác định rõ ràng, người tham gia biết họ phải chịu trách nhiệm § Một số tài liệu mà PM tạo giai đoạn để đảm bảo dự án hướng: § § § § § § Phát biểu phạm vi (Scope Statemen)- Một tài liệu xác định rõ nhu cầu kinh doanh, lợi ích dự án, mục tiêu, khả cung cấp mốc quan trọng Lịch trình phân rã cơng việc (Work Breakdown Schedule -WBS) Đây biểu diễn trực quan việc phân rã phạm vi dự án thành phần quản lý cho nhóm Các mốc thời gian (Milestones) - Xác định mục tiêu cấp cao cần phải đạt suốt dự án đưa chúng vào biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt (Gantt Chart)- Một dịng thời gian trực quan mà bạn sử dụng để lên kế hoạch cho nhiệm vụ trực quan hóa dịng thời gian dự án Kế hoạch giao tiếp (Communication Plan )- Điều đặc biệt quan trọng dự án bạn liên quan đến bên liên quan bên Phát triển thông điệp phù hợp xung quanh dự án tạo lịch trình nên giao tiếp với thành viên nhóm dựa sản phẩm cột mốc Kế hoạch quản lý rủi ro (Risk Management Plan) - Xác định tất rủi ro thấy trước Rủi ro phổ biến bao gồm ước lượng thời gian chi phí khơng thực tế, chu kỳ đánh giá khách hàng, cắt giảm ngân sách, thay đổi yêu cầu thiếu nguồn lực cam kết 22 § Giai đoạn thực dự án § Là giai đoạn hoạt động dự án diễn § Các sản phẩm chuyển giao (Deliverables) xây dựng để đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu § Đây nơi hầu hết thời gian, tiền bạc người đẩy cho dự án § Một họp khởi động tổ chức để đánh dấu bắt đầu thức giai đoạn thực § Một chương trình họp họp khởi động: § § § § § § § § § Giới thiệu: Ai ai? Bối cảnh dự án: Tại bạn làm dự án này? Các mục tiêu gì? Phạm vi dự án: Chính xác bạn làm gì? Những loại cơng việc có liên quan? Kế hoạch dự án: Làm làm điều này? Lộ trình trơng nào? Vai trò: Ai chịu trách nhiệm cho yếu tố dự án? Giao tiếp: Loại kênh giao tiếp sử dụng? Những loại họp báo cáo trạng thái mà nhóm mong đợi? Công cụ: Công cụ sử dụng để hoàn thành dự án chúng sử dụng nào? Các bước tiếp theo: hành động cần phải hoàn thành gì? Q & A: câu hỏi 23 § Giai đoạn thực dự án § Các nhiệm vụ hồn thành Giai đoạn thực dự án bao gồm: § § § § § § § § § § Phát triển đội ngũ Gán tài nguyên Thực kế hoạch quản lý dự án Quản lý đấu thầu cần PM đạo quản lý thực dự án Thiết lập hệ thống theo dõi Nhiệm vụ thực Cuộc họp tình trạng Cập nhật tiến độ dự án Sửa đổi kế hoạch dự án cần thiết 24 § Giai đoạn kiểm sốt giám sát § Giai đoạn xảy song song với giai đoạn thực § Khi dự án tiến phía trước, người quản lý dự án phải đảm bảo tất phận hướng lúc phối hợp với § Có thể điều chỉnh kế hoạch dự án tình khơng lường trước thay đổi hướng § Trong giai đoạn kiểm sốt giám sát, người quản lý dự án phải thực thao tác sau đây: § § § § § § Quản lý tài nguyên Giám sát hiệu suất dự án Quản lý rủi ro Thực họp báo cáo tình trạng Cập nhật tiến độ dự án Sửa đổi kế hoạch dự án § Vào cuối giai đoạn này, tất sản phẩm dự án thỏa thuận nên hoàn thành khách hàng chấp nhận 25 § Giai đoạn kiểm soát giám sát § Bao gồm tất việc đo lường tiến độ hiệu suất dự án đảm bảo thứ xảy phù hợp với kế hoạch quản lý dự án § Người quản lý dự án sử dụng số hiệu suất (KPI) để xác định xem dự án có hướng hay khơng § Một PM thường chọn hai đến năm số KPI để đo lường hiệu suất dự án: Mục tiêu dự án: Đo lường dự án tiến độ ngân sách không dấu hiệu cho thấy dự án đáp ứng mục tiêu bên liên quan § Chất lượng sản phẩm phân phối: Điều xác định sản phẩm tác vụ cụ thể đáp ứng khơng § Theo dõi nỗ lực chi phí: Các PM tính tốn cho nỗ lực chi phí tài ngun để xem ngân sách có hướng hay khơng Loại theo dõi thông báo dự án đáp ứng ngày hoàn thành dựa hiệu suất hay khơng § Hiệu suất dự án: Điều theo dõi thay đổi dự án Cần xem xét số lượng loại vấn đề phát sinh cách chúng giải nhanh chóng Đây xảy từ rào cản không lường trước thay đổi phạm vi § 26 § Kết thúc dự án § Là bước quan trọng vịng đời quản lý dự án § Nó báo hiệu kết thúc thức dự án cung cấp khoảng thời gian để phản ánh, wrap-up (bao bọc) tổ chức tài liệu § Người quản lý dự án có thể: § Kiểm kê tất sản phẩm § Bàn giao dự án cho khách hàng nhóm quản lý hoạt động § § § § hàng ngày dự án Thực đánh giá (postmortem) để thảo luận ghi lại học hỏi từ dự án Tổ chức tất tài liệu dự án vị trí tập trung Truyền đạt thành công dự án tới bên liên quan giám đốc điều hành Kỷ niệm hoàn thành dự án công nhận thành viên nhóm 27 § Khơng có cơng cụ thích hợp để quản lý dự án, tăng gấp đơi nỗ lực thay tối ưu hóa § Bằng cách dành thời gian trì hàng tá bảng tính cố gắng nắm giữ hộp thư tải, bỏ lỡ hội chiến lược với thời gian § Đây tầm quan trọng việc sử dụng công cụ phù hợp cho cơng việc 28 § Hai nhóm cơng cụ chung nên sử dụng để quản lý công việc hiệu hơn: công cụ cộng tác / quản lý công việc cơng cụ suất cá nhân § Các cơng cụ quản lý dự án thay đổi theo nhóm, chúng sử dụng phổ biến chương trình máy tính cho phép nhà quản lý dự án lập kế hoạch, thực quản lý dự án họ vị trí ảo tập trung § Phần mềm quản lý dự án sử dụng cho điều sau đây: § Lập kế hoạch dự án § Lập kế hoạch dự án § Phân bổ nguồn lực lập kế hoạch lực § Dự tốn giám sát chi phí dự án § Quản lý chất lượng § Lưu trữ chia sẻ tài liệu hồ sơ dự án § Tạo xuất báo cáo dự án § Theo dõi thời gian thực tế dành cho nhiệm vụ dự án so với kế hoạch § Phân tích xu hướng dự báo 29 § Giúp việc lập kế hoạch theo dõi dự án trở nên nhanh chóng, tốn cơng sức, xác § Phổ biến: Microsoft Project, Microsoft Excel, … § Công cụ sơ đồ Gantt, sơ đồ PERT, công cụ điều độ, quản lý tiến độ chi phí 30 § Trello § ứng dụng quản lý dự án dựa web phổ biến, miễn phí dễ sử dụng § Một số tính là: § § § § § mời nhiều người vào bảng (board) cần Bắt đầu thảo luận với nhận xét tệp đính kèm Lên danh sách kiểm tra ngày hết hạn Trello hoạt động lúc nơi tạo thẻ nhận xét qua email 31 ... đề án khả thi : th? ?ng Chọn nhà th? ??u: th? ?ng Th? ??ng thiết kế: th? ?ng Xây dựng phần m? ? ?m: th? ?ng Chuyển giao: tuần Đưa vào vận hành : th? ?ng th? ?? nghi? ?m, sau đưa vào th? ??c Dự kiến kinh phí (phác th? ??o – khơng... tốn Kinh phí l? ?m phần m? ? ?m (giải trình theo phụ lục) Kinh phí l? ?m liệu Kinh phí mua s? ?m th? ?m máy scanner nâng cấp m? ??ng Kinh phí đào tạo Kinh phí quản lý (tư vấn, gi? ?m sát, nghi? ?m thu…) Kinh phí... dự án § M? ??t số trách nhi? ?m quản lý dự án § Build the plan § Assemble the team § Assign tasks § Leading the team § Managing budget § Managing timelines § Engaging stakeholders § Handover the project