採購 mua hang giao trinh theo chuc nang

Mục I Lục Đại cương môn học II Mục tiêu môn học a Quy trình xí nghiệp chung: b Mối quan hệ mô-đun mua hàng mô-đun khác: IV Một số nội dung cần phải nắm mô-đun mua hàng: V Thiết lập trước liệu 10 a Thao tác thiết lập nguyên tắc tạo mã 10 b Thao tác thiết lập tỷ giá 10 c Thao tác thiết lập điều kiện toán 10 d Thao tác thiết lập đề nghị nhà cung cấp 11 e Thao tác thiết lập liệu nhà cung cấp 13 f Thao tác thiết lập tính chất chứng từ 14 VI Giải thích quy trình 15 a phiếu duyệt giá 15 Giải thích quy trình 15 Giải thích trọng điểm ví dụ 16 b Duy trì liệu yêu cầu mua 17 Giải thích quy trình 17 Giải thích trọng điểm ví dụ 18 Giải thích trọng điểm ví dụ 21 c Hỏi giá duyệt 23 1.Sơ đồ quy trình 23 Giải thích trọng điểm ví dụ 24 d Quy trình xác nhận nguyên vật liệu 31 Sơ đồ quy trình 31 Giải thích trọng điểm ví dụ 32 e.Quy trình mua hàng 34 1.Giải thích quy trình 34 Giải thích trọng điểm ví dụ 35 f Thay đổi đơn mua hàng 37 1.Giải thích quy trình 37 Giải thích trọng điểm ví dụ 38 g Quy trình nhập hàng 40 1.Sơ đồ quy trình 40 Giải thích trọng điểm ví dụ: 42 h Quy trình trả hàng/ nhập hàng có chiết khấu 44 1.Sơ đồ quy trình 44 Giải thích trọng điểm ví dụ: 45 i Quy trình hóa đơn nhập hàng 47 1.Sơ đồ quy trình 47 Giải thích trọng điểm ví dụ: 48 j Quy trình kết sổ (kết sổ hàng tháng) 49 1.Sơ đồ quy trình 49 Giải thích trọng điểm ví dụ: 50 k Quy trình trả trước 52 1.Sơ đồ quy trình 52 I Đại cương môn học Giải thích quy trình tổng thể ERP Các đơn vị học phần bắt buộc chức nghiên cứu phát triển Thiết lập trước liệu Giải thích quy trình Quy trình duyệt giá Chỉnh sửa yêu cầu mua hàng Quy trình hỏi duyệt giá Quy trình xác nhận NVL Quy trình mua hàng Quy trình thay đổi liệu mua hàng Quy trình nhập hàng Quy trình trả hàng chiết khấu nhập hàng Quy trình xuất hóa đơn phiếu nhập hàng Quy trình kết sổ Quy trình trả trước II Mục tiêu môn học Sau kết thúc môn học, bạn cần phải nắm được: Vai trị, vị trí hệ thống ERP module mua hàng doanh nghiệp Mối quan hệ module mua hàng module khác Chức mua hàng nên học tập đơn vị học phần Các quy trình module mua hàng cách thiết lập tham số, in chứng từ bảng báo cáo Ghi chú: Thao tác xin học tập website（http://elearning.dsc.com.tw/） Hệ thống môn học Tên môn học Thao tác -Bài học đơn giản Thao tác Thao tác -Bài in chứng từ Thao tác -Bài in báo biểu III Giải thích quy trình tổng thể ERP a Quy trình xí nghiệp chung: Đơn báo giá Kế hoạch sản xuất Tồn kho không đủ (nguyên vật liệu) Phiếu yêu cầu mua hàng Tồn kho không đủ (Sản phẩm/bán thành phẩm) Đơn đặt hàng theo hợp đồng Lệnh sản xuất Đơn đặt hàng Phiếu hạch giá Phiếu hỏi giá Tồn kho không đủ Mua hàng theo hợp động Thay đổi đơn đặt hàng BOM Phiếu lãnh liệu Thay đổi BOM Phiếu trả liệu Đơn mua hàng Đơn bán hàng Đơn trả lại hàng bán Phiếu biến động tồn kho Phiếu sản xuất nhập kho Phiếu chuyển kho Thay đổi mua hàng Phiếu nhập hàng ủy thác Phiếu mượn/cho mượn Phiếu trả hàng ủy thác Phiếu nhập hàng Phiếu trả hàng Phiếu kết sổ phiếu phải trả Hệ thống quản lý tính tốn giá thành Phiếu thu tiền Chứng từ phải thu Phiếu chi Chứng từ kế toán Phiếu lấy tài sản Phiếu đem bán tài sản Chứng từ phải trả Phiếu cải thiện tài sản Phiếu gửi tiền Phiếu điều chỉnh tài sản Phiếu rút tiền Phiếu đánh giá lại tài sản Phiếu khấu hao tài sản Phiếu báo phế tài sản Phiếu hoa mòn tài sản Phiếu di chuyển tài sản Phiếu yêu cầu mua tài sản Phiếu gửi tài sản Phiếu thu hồi tài sản Phiếu mua tài sản Phiếu nhập tài sản Giải thích mối liên quan chức năng: Chức Giải thích thao tác Trước hết khách hàng mời nhân viên nghiệp vụ báo giá Song phương theo nhu cầu ký kết “Đơn đặt hàng theo hợp đồng” trực tiếp lập “Đơn đặt hàng” Nghiệp vụ Nếu số lượng tồn kho chưa đạt nhu cầu số lượng đơn đặt hàng, thực “Kế hoạch sản xuất”(xem chi tiết “Chức quản lý sản xuất/ủy thác ngồi ”) Nếu hai bên trí thay đổi nội dung đơn đặt hàng, ghi chép liệu “Thay đổi đơn đặt hàng” Xuất hàng vào ngày theo dự định giao (Đơn bán hàng) Sau xuất hàng khách hàng trả hàng cho chiết khấu,có thể ghi chép vào “Đơn trả lại hàng bán” Nghiên cứu phát triển Quản lý sản xuất ủy thác Trước thực “Kế hoạch sản xuất”, thiết lập sẳn liệu dùng NVL thành phẩm bán thành phẩm Nếu không thực “Kế hoạch sản xuất”, triển khai BOM dùng NVL lập “Lệnh sản xuất” Kế tiếp việc dùng NVL có thay đổi, ghi chép “Thay đổi BOM” Sau thực “Kế hoạch sản xuất”, thành phẩm khơng đủ, phát “Lệnh sản xuất”(sản xuất nhà máy/ủy thác ngồi gia cơng), khơng thực “kế hoạch sản xuất”, tự nhập vào “Lệnh sản xuất” Khi thức sản xuất ghi chép lại lệnh sản xuất dùng NVL vào “phiếu lãnh/trả liệu”(tự tạo nhà máy/ủy thác ngồi gia cơng)。 Sau hồn cơng, tự tạo nhà máy ghi chép liệu nhập kho “Phiếu sản xuất nhập kho”, ủy thác ngồi gia cơng ghi chép “Phiếu nhập hàng ủy thác” Nếu sản phẩm ủy thác gia cơng nhập kho có nhu cầu trả hàng, ghi chép “Phiếu trả hàng ủy thác” Sau thực “Kế hoạch sản xuất”, ngun vật liệu khơng đủ, Mua sắm phát “Phiếu yêu cầu mua hàng/đơn mua hàng” Nếu u cầu mua theo tính sản xuất khơng thực “Kế hoạch sản xuất”, nhập vào “Phiếu nhu cầu mua hàng” Nếu xác nhận giá sản phẩm mua với nhà cung cấp, ghi chép liệu “Phiếu duyệt giá” Có thể theo tình trạng mua hàng khác nhau, tìm nhà cung cấp khác hỏi giá nhà cung cấp, liệu hỏi giá ghi chép vào “Phiếu hỏi giá” hỏi giá cho nhà máy, liệu hỏi giá ghi chép “bảng hỏi giá” Hỏi giá, so sánh giá, thoả thuận giá xong, theo nhu cầu song phương ký kết “Phiếu mua hàng theo hợp đồng” Nếu hai bên trí thay đổi nội dung đơn mua hàng, ghi chép liệu “Thay đổi mua hàng” Nhà cung cấp nhập hàng vào ngày nhu cầu “Phiếu nhập hàng” Sau nhập hàng có trả hàng nhà cung cấp cho chiết khấu, ghi chép “phiếu trả hàng” Nhân viên quản lý kho nhận hàng sau nhà cung cấp nhập hàng nhân viên Quản lý kho quản lý chất lượng nghiệm thu (Phiếu nhập hàng), sau có trả hàng ghi chép “Phiếu trả hàng”(xem chi tiết “ Chức mua hàng”) Tiếp theo lãnh liệu sản xuất trả liệu, kho phụ trách ghi chép đếm nhận(xem “ Chức quản lý sản xuất/ủy thác ngoài”).sau sản xuất nhập kho(hoặc ủy thác nhập hàng) người quản lý chất lượng kiểm nhận xong, kho đếm nhận nhập nhập kho, có sản phẩm ủy thác ngồi gia cơng trả lại nhà cung cập, ghi chép “Phiếu trả hàng ủy thác”(xem “ Chức quản lý sản xuất/ủy thác ngoài”) Tiếp theo xuất hàng cho khách hàng nhận hàng trả từ khách hàng, liệu ghi chép “Phiếu bán hàng/phiếu trả hàng”(xem “ Chức nghiệp vụ”) Trừ chứng từ ảnh hướng sổ tồn kho, người quản lý kho nhập “Phiếu biến động tồn kho” theo nhu cầu khác (như:nhập kho khẩn cấp)，hoặc chuyển sản phẩm nguyên vật liệu sang kho khác(Phiếu chuyển phát), mượn hàng từ nhà cung cấp cho khách hàng mượn hàng Tài vụ Bộ phần gồm lập sổ, thu tiền “ Chức nghiệp vụ”, lập sổ,thanh toán “ chức mua hàng”, lập sổ, tốn phí ủy thác gia cơng, quản lý chứng từ đầu tư tuần hồn “ Chức quản lý sản xuất/ủy thác ngoài”, “ chức quản trị” phận liên quan đến sổ kế toán sau tổng hợp đến phận sổ kế toán Bộ phận liên quan đến tài vụ gồm:lấy được, cải thiện, đánh giá lại, báo phế, Tổng vụ đem bán, điều chỉnh, khấu hao hao mịn tài sản Bộ phận khơng liên quan đến tài vụ gồm:di chuyển, gửi thu hồi tài sản b Mối quan hệ mô-đun mua hàng mô-đun khác: Hệ thống quản lý công nợ phải trả HT quản lý mua hàng Đơn yêu cầu mua Phiếu duyệt giá(chọn) Dữ liệu xác nhận NVL Bảng hỏi giá(chọn) Hệ thống quản lý tồn kho Phiếu mua hàng theo hợp đồng Thay đổi mua hàng theo thỏa thuận mã SP NCC Hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm Đơn mượn nhập Phiếu mua hàng Phiếu thay đổi mua hàng Bảng vật liệu liên quan tồn kho Chứng từ phải toán Phiếu nhập hàng Phiếu trả hàng Phiếu toán Kiểm tra trả hàng →tăng SL kho Trả lại hàng→giảm SL Nhập hàng kho IV Một số nội dung cần phải nắm mô-đun mua hàng: Ghi chú: cần học “Thao tác bản” trước Trình tự học 0 Nội dung học Hệ thống quản lý mua hàng Hệ thống quản lý công nợ phải trả Hệ thống quản lý tồn kho Dữ liệu mua hàng Hệ thống quản lý mua hàng 11 12 14 15 16 17 Hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm 20 22 Tìm hiểu liệu sản phẩm có liên quan đến module mua hàng Tìm hiểu Thao tác chức mua hàng Quản lý hỏi giá quản lý thay đổi mua hàng phiếu mua hàng thao tác nhập trả hàng Quản lý hóa đơn nhập hàng 13 21 Tìm hiểu module có liên quan tới “module mua hàng” Quản lý yêu cầu mua hàng 19 Phần giải thích Thêm lưu trữ liệu nhà cung cấp định duyệt giá mua hàng 18 Sơ đồ hướng dẫn học tập hệ thống quản lý mua hàng Sơ đồ hướng dẫn học tập hệ thống quản lí cơng nợ phải trả Thao tác thiết lập liệu sản phẩm (trong phần liệu bản) Thao tác thiết lập liệu sản phẩm ( phần mua hàng) Thao tác kiểm tra lượng tồn kho Giới thiệu sơ lược hệ thống mua hàng 10 Tên Hệ thống quản lý công nợ phải trả Hướng dẫn cập nhật phiên phân tích thống kê liệu nhập hàng quản lý đánh giá nhà cung cấp Thao tác tìm kiếm Thao tác hàng loạt khác Nhập số dư đầu kì Lượng liệu dùng BOM thao tác thiết lập vật liệu thay Quản lý xác nhận Nguyên vật liệu BOM tự động thực đề xuất mua hàng Thao tác kết sổ hệ thống công nợ phải trả Thao tác trả trước hệ thống công nợ phải trả Hướng dẫn cập nhật phiên 7.X mạng- mơ-đun mua hàng Tìm hiểu Dữ liệu kết cấu thành phẩm có liên quan đến module mua hàng Tìm hiêu mối quan hệ module mua hàng thao tác kết toán,thanh toán - Thời gian chuẩn bị Trước buổi học Sau buổi học Thời gian cần thiết (phút) 63 37 Trước buổi học 36 Trước buổi học Sau buổi học 28 *Trước buổi học Trước buổi học Trước buổi học *Trước buổi học *Trước buổi học Trước buổi học Trước buổi học Trước buổi học Trước buổi học Sau buổi học 12 Sau buổi học Sau buổi học 46 21 Sau buổi học Sau buổi học 45 Sau buổi học 13 Sau buổi học * Trước buổi học Sau buổi học 56 *Trước buổi học 39 27 38 25 26 27 40 90 15 31 41 40 Đề nghị: Để đạt hiệu học tập tốt hơn, Trước học môn học này, nghiên cứu học tập “Trang web học tập ERP II DSC”.（http://elearning.dsc.com.tw/） “Đề nghị đọc thời điểm=trước lớp” Lưu ý: Tổng số thời gian học tập khoảng 14-17 V Thiết lập trước liệu a Thao tác thiết lập nguyên tắc tạo mã Vị trí : Hệ thống quản lý liệu cở bản\Thao tác thiết lập \ Thao tác thiết lập nguyên tắc tạo mã Mục đích: Có thể thiết lập trước nguyên tắc tạo mã nhà cung ứng thao tác này,sau muốn thiết lập liệu nhà cung ứng mới, vào “thao tác thiết lập liệu nhà cung ứng” để mở cửa sổ trỏ tới “nguyên tắc tạo mã” thiết lập sẵn b Thao tác thiết lập tỷ giá Vị trí : Hệ thống quản lý liệu \Thao tác thiết lập \ Thao tác thiết lập tỷ giá Mục đích: Các loại tiền tệ sử dụng hệ thống thông qua thao tác để thiết lập c Thao tác thiết lập điều kiện toán 10 g Quy trình nhập hàng 1.Sơ đồ quy trình 1).Khơng bao gồm Quy trình nhập hệ thống Nguồn liệu trước Hệ thống quản lý mua hàng Hệ thống quản lý tồn kho Thao tác thiết lập đơn mua Thao tác lập đơn mượn Hóa đơn kèm theo hàng Thanh tốn theo tháng (xem chi tiết quy trình “chứng từ phải trả”) NCC giao hàng Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng Chứng từ phiếu nhập hàng Thao tác nghiệm thu sản phẩm Không đạt kiểm tra chất lượngg Thao tác thiết lập trả hàng Đạt Chứng từ phiếu nhập hàng HT quản lý tồn kho Đánh giá NCC Kho tăng lên Bảng phân tích nhà cung cấp ABC Bảng thống kê nhập hàng nhà cung cấp Danh mục nhập hàng bất thường nhà cung cấp v.v… Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục [Hệ thống quản lý mua hàng \ thao tác nhập hàng trả hàng ] 2).Bao gồm quy trình nhập hệ thống Hệ thống quản lý nhập HT quản lý mua hàng Thao tác thiết lập đơn mua hàng Thao tác lập tờ khai hải quan/bộ chứng từ toán phát sinh chi phí thuế hải quan/ chứng từ tốn Thao tác thiết lập chi phí nhập Thao tác phát sinh chi phí phiếu nhập hàng Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng Tự động phát sinh Chứng từ nhập hàng Thao tác nghiệm thu sản phẩm Không đạt kiểm tra chất lượng Thao tác trả hàng Đạt Chứng từ phiếu nhập hàng HT quản lý tồn kho Đánh giá NCC Kho tăng lên Bảng phân tích nhà cung cấp ABC Bảng thống kê nhập hàng nhà cung cấp Danh mục nhập hàng bất thường nhà cung cấp v.v… 41 Giải thích trọng điểm ví dụ: Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý mua hàng \ Xử lý thay đổi hàng ngày \ thao tác thiết lập đơn nhập hàng Giải thích ví dụ: Giả sử bạn người quản lý kho, sau lập đơn mua hàng, tiến hành việc nhập hàng Giải thích điểm quan trọng : Tạo đơn mới, chọn mục “loại phiêu” “phiếu nhập hàng” (trước tiên cần thiết lập [tính chất chứng từ = 34 CT nhập hàng] phần [Thiết lập tính chất chứng từ ] Nhập “Ngày CT” 42 Nhập “ Mã NCC ” Sử dụng “chức chép chứng từ trước” phần đầu đơn, để copy DL đơn mua hàng lập từ trước Chọn nguồn chép liệu cho đơn nhập hàng, chọn “đồng ý” Hệ thống tự động đưa liệu từ nguồn chép vào thân đơn, : mã sản phẩm, STT, mã đơn, số lượng v v Nhân viên quản lý kho kiểm tra số lượng sản phẩm nhập vào cột “SL mua”, sản phẩm không cần qua khâu KCS, nhập vào cột “SL nghiệm thu” “SL mua” Sau hoàn tất việc kiểm tra, tiến hành xác nhận đơn, sau xác nhận (CONFORM) xong, số lượng tồn kho tăng lên 43 h Quy trình trả hàng/ nhập hàng có chiết khấu 1.Sơ đồ quy trình Cơng ty NCC Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng NCC giao hàng Có thể chọn đơn nhập hàng làm chứng từ nguồn cho phiếu trả hàng Yêu cầu trả hàng /chiết khấu Trả lại hàng: nhập số lượng, đơn giá số tiền Triết khấu:Nhập đon giá &số tiền Thao tác thiết lập phiếu trả hàng Đồng ý trả hàng /chiết khấu Sửa Chứng từ phiếu trả hàng Thao tác in chứng từ phiếu chiết khấu nhập hàng Không Nếu phải trả hàng Hệ thống quản lý tồn kho NV liên hệ Kí Duyệt Duyệt Thao tác in chứng từ phiếu Chứng từ phiếu trả hàng chiết khấu nhập hàng Lượng tồn Kho giảm Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục “ Hệ thống quản lý mua hàng \ thao tác nhập hàng trả hàng ” Giải thích trọng điểm ví dụ: Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý mua hàng \ Xử lý thay đổi hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu trả hàng Giải thích ví dụ: Sau nhập kho, phát mã sản phẩm [INV1002 Chair mounting] có 50 khơng đạt chất lượng , sau thông báo, thỏa thuận với NCC đến định trả hàng Giải thích điểm quan trọng : Tạo phiếu trả hàng, Nhập “loại phiếu” (cần thiết lập trước loại đơn có tính chất chứng từ＝35.đơn trả hàng” “thao tác thiết lập tính chất chứng từ” ) Nhập “ Ngày CT ” Nếu phiếu trả lại/chiết khấu cần đối ứng với “đơn nhập hàng” có hóa đơn , cần xác định loại hàng cần trả nằm hóa đơn nào, nhập liệu có liên quan vào thân đơn Kiểm tra xem “xưởng” “ tiền tệ ” có giống với đơn nhập hàng tương ứng hay không Nhập mã sản phẩm trả hàng, nhấn F4 để copy liệu đơn trả hàng, sau chọn đơn trả hàng, hệ thống tự động đưa liệu mã sản phẩm, mã đơn nhập hàng, mã số đơn mua ,vào thân đơn Chọn cột “kiểu” trả hàng, chọn “1.Trả hàng” phải nhập số lượng đơn giá, sau xác nhận (CONFORM), số lượng tồn kho giảm Nếu chọn “2.Chiết khấu” cần nhập “số tiền”, hai lựa chọn làm giảm công nợ phải trả Giả sử ta thực trả hàng, nhập vào cột “SL” 50 Sau “lưu” đơn trả hàng, phận quản lý kho tiến hành kiểm tra số lượng hàng phải trả, xác nhận (CONFORM) đơn Có thể vào “ thao tác thiết lập đơn mua hàng ” để kiểm tra xem “SL trả hàng” có cập nhật vào “số lượng giao” đơn mua hàng hay không, đồng thời kiểm tra thay đổi cột “mã trạng thái ” Nếu muốn tiếp tục nhập hàng, thực quy trình nhập hàng, cịn khơng muốn, kết thúc việc nhập hàng cách thực “Thao tác thiết lập phiếu thay đổi đơn mua hàng” “Thao tác kết thúc mua hàng theo định” Bổ Sung : Điểm khác biệt “trả hàng” “nghiệm thu trả lại” : - Trả hàng: Nếu kiểm tra chất lượng hàng hóa phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên, hai bên đạt thỏa thuận trả hàng, gọi “trả hàng”, trương hợp hàng hóa cần trả qua khâu nhập kho; sau nhận “đơn trả hàng”, lượng tồn kho công nợ phải trả giảm, kiểu trả hàng “chiết khấu” làm giảm công nợ phải trả - Nghiệm thu trả lại : trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, phát hàng bi lỗi, nên không đưa vào kho, không làm ảnh hưởng đến lượng tồn kho, xem chưa nhận hàng từ nhà cung cấp, khơng cần trả khoản tiền cho họ Chúng ta thơng qua “thao tác trả hàng nghiệm thu” để thực quy trình “nghiêm thu trả hàng” Bài tập 8: Ngày 24 tháng có nhập lơ hàng “INV1011 Foam” từ nhà cung cấp “1011Ta-Tong”, sau kiểm tra chất lượng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, tiến hành nhập kho 5000 Vài ngày sau lấy để sử dụng, phát hàng bị lỗi dùng được, sau thương lượng với nhà cung cấp, hai bên đạt thỏa thuận không cần trả hàng cung cấp phải chiết khấu $1000, xin thông qua “thao tác thiết lập đơn trả hàng” để thực công việc 46 i Quy trình hóa đơn nhập hàng 1.Sơ đồ quy trình Hệ thống quản lý mua hàng Thời điểm 1: Xuất Hóa đơn kèm hàng Đơn nhập hàng Nếu đơn nhập hàng xác nhận, trước kết tốn nhấn biểu tượng “Chỉnh sửa DL hóa đơn” công cụ “thao tác thiết lập đơn nhập hàng” để bổ sung liệu hóa đơn Thao tác tự động kết sổ chứng từ phải trả Dựa vào ngày kết toán thống Dựa vào ngày kết toán nhà nhà cung cấp Thời điểm 2: Kết toán tháng Chứng từ phải trả Nếu đơn nhập hàng xác nhận, trước phát sinh bút tốn kế tốn, cần thay đổi liệu hóa đơn chứng từ phải trả, chọn biểu tượng “chỉnh sửa DL hoá đơn toán” công cụ “Thao tác thiết lập phiếu chi tiền” để sửa Nếu “Hóa đơn kèm hàng”, nhập liệu hóa đơn “thao tác thiết lập đơn nhập hàng ”, sau thực “Thao tác tự động kết sổ chứng từ phải trả” (Dựa vào ngày kết toán thống ngày kết toán nhà cung cấp) để chuyển liệu hóa đơn vào”CT phải trả”] , không cần phải nhập lại lần Nếu khơng phải “Hóa đơn kèm hàng”, thực “Thao tác tự động kết sổ chứng từ phải trả ” (Dựa vào ngày kết toán thống ngày kết toán nhà cung cấp) để kết tốn vào “CT phải trả “, sau bổ sung liệu hóa đơn Nếu xuất hóa đơn theo kiểu “Kết sổ hàng tháng”, thơng qua “Thao tác thiết lập phiếu chi tiền ” để nhập liệu hóa đơn Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục “ Hệ thống quản lý mua hàng \ quản lý hóa đơn nhập hàng” 47 Giải thích trọng điểm ví dụ: Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý mua hàng \ Xử lý thay đổi hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng Giải thích ví dụ: nhập hàng từ nhà cung cấp khơng có hóa đơn kèm theo hàng, nên cần bổ sung hóa đơn, mã số hóa đơn “CP23592395” Giải thích điểm quan trọng : Bấm vào biểu tượng [Tra] công cụ, chọn “đơn nhập hàng” tương ứng bấm chọn biểu tượng “Chỉnh sửa DL hóa đơn” cơng cụ để bổ sung liệu hóa đơn; sau nhập xong bấm “đồng ý” để lưu lại liệu j Quy trình kết sổ (kết sổ hàng tháng) 1.Sơ đồ quy trình Đơn nhập hàng Đơn trả hàng Kết toán hàng loạt - Bảng chi tiết tài khoản phải trả - Bảng chi tiết khoản phải trả chưa kết thúc - Bảng chi tiết tốn mơ v.v… Phương thức kết tốn: Dựa vào ngày kết toán thống Dựa vào ngày kết toán nhà cung cấp Đúng Thao tác tự động kết sổ chứng từ phải trả Không Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Tự động phát sinh Sau xác nhận khoản phải trả tăng lên Thao tác thiết lập phiếu chi Sau xác nhận khoản phải trả giảm xuống Phương thức phát sinh chứng từ phải trả : 1.Kết toán trực tiếp: thiết lập tính chất đơn từ đơn “nhập/trả hàng” “thao tác thiết lập tính chất chứng từ” tự động phát sinh “chứng từ phải trả ” sau xác nhận 2.Tự nhập : Trong “Thao tác thiết lập CT phải trả ” trực tiếp nhập vào khoản kết toán “đơn nhập/trả hàng” 3.Kết toán tự động : thơng qua “ Thao tác tự động kết sổ chứng từ phải trả “ , “dựa vào ngày kết tốn thống nhât cơng ty ngày kết toán nhà cung cấp” để tự động phát sinh “CT phải trả ” Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục “Hệ thống quản lý phải trả \ thao tác kết sổ hệ thống phải trả ” 49 Giải thích trọng điểm ví dụ: Vị trí thao tác : Hệ thống quản lý phải trả \ Xử lý thay đổi hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Giải thích ví dụ: Thực trình tự kết tốn hàng tháng, đưa quy trình nhập hàng trả hàng nhập vào khoản kết toán Giải thích điểm quan trọng : Bộ phận tài vào “Hệ thống quản lý phải trả \ quản lý liệu \ Thao tác thiết lập tính chất chứng từ” để thiết lập đơn có “tính chất chứng từ＝71.CT phải trả ”, dựa theo hướng dẫn họ, ta tạo chọn loai chứng từ phù hợp mục “loại CT” Nhập [Ngày CT] Nhập mã số [NCC] Kiểm tra mục “xưởng” “tiền tệ ”có với khoản kết tốn hay khơng Nhập liệu hóa đơn mà nhà máy giao Chọn “nguồn” “1 nhập hàng” “2.trả hàng” 50 Tại cột “loại CT” nhấn phím F2 (chọn đơn) F3(chọn nhiều đơn) để chọn “loại CT, mã CT, STT Chứng từ” Sau chọn mã số đơn, hệ thống tự động đưa liệu lại vào phần thân đơn, VD: ngày CT, số tiền phải trả v v sau lưu lại, đưa cho phận tài xác nhận, tiếp tục thực quy trình tốn Bài tập 9: Nhập khoản phải trả đơn nhập hàng tháng đơn trả hàng có chiết khấu tháng vào “danh mục phải trả” 51 k Quy trình trả trước 1.Sơ đồ quy trình 1.Trả trước chia làm lần-được thiết lập TAB “dữ liệu hóa đơn” đơn mua hàng có trả tiền đặt Hệ thống quản lý mua hàng Thao tác thiết lập đơn mua hàng Nhập tiền đặt cọc % Hệ thống quản lý công nợ phải trả ＝ Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Tính chất chứng từ 74.Đơn tốn trả trước Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Tính chất chứng từ 75.Trả trước đợi khấu trừ (hệ thống tự phát sinh đơn này) ＝ Thao tác thiết lập phiếu chi (có tiền đặt cọc) Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng ＝ Tính chất chứng từ 71.chứng từ phiếu chi tiền Khoản phải trả=tổng số tiền-số tiền đặt cọc Thao tác thiết lập phiếu chi (Khoản phải trả ) Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục “ Hệ thống quản lý công nợ phải trả \ thao tác trả trước hệ thống công nợ phải trả” 52 2.Trả trước chia làm nhiều lần- thiết lập TAB “dữ liệu hóa đơn” đơn mua hàng có trả tiền đặt cọc Hệ thống quản lý mua hàng Hệ thống quản lý công nợ phải trả Thao tác thiết lập đơn mua hàng Thao tác thiết lập phiếu chi tiền (đặt cọc lần 1) Tính chất chứng từ 74.Đơn tốn trả trước Nhập tiền đặt cọc % (chia làm nhiều lần) ＝ Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Tính chất chứng từ＝75 Trả trước đợi khấu trừ (hệ thống tự phát sinh đơn này) Thao tác thiết lập phiếu chi (tiền đặt cọc lần 1) Thao tác thiết lập phiếu chi tiền (đặt cọc lần 2) tính chất chứng từ 74.Đơn toán trả trước ＝ Thao tác lập chứng từ phải trả Tính chất chứng từ 75 Trả trước đợi khấu trừ (hệ thống tự phát sinh đơn này) ＝ Thao tác thiết lập phiếu chi (tiền đặt cọc lần 2) Thao tác thiết lập phiếu chi tiền Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng ＝ Ttính chất chứng từ 71 chứng từ phiếu chi tiền Khoản phải trả=tổng số tiền-số tiền đặt cọc Thao tác thiết lập phiếu chi (khoản phải trả) Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục “Hướng dẫn cập nhật phiên 7.X mạng \ module tài chính” 53 3.Quy trình trả Trước- trả tiền đặt cọc khơng xuất hóa đơn HT quản lý mua hàng Thao tác thiết lập đơn mua hàng Không nhập tiền đặt cọc % Khơng xuất hóa đơn tiền đặt cọc Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng Hệ thống quản lý công nợ phải trả Thao tác thiết lập phiếu chi (thanh toán tiền đặt cọc) Thao tác thiết lập phiếu chi tiền (trả tiền đặt cọc) tính chất chứng từ 72.Phiếu toán chi dư đợi kháu trừ (do hệ thống tự phát sinh) ＝ Thao tác thiết lập phiếu chi tiền (tổng số tiền) tính chất chứng từ ＝71 chứng từ phiếu chi tiền Thao tác thiết lập phiếu chi (Khoản dư) Khoản phải trả=tổng số tiền – tiền đặt cọc Ghi chú: Xin tham khảo thêm giáo trình điện tử (elearning) mục “Hướng dẫn cập nhật phiên 7.X mạng \ module tài chính” 54 ... khơng đủ, Mua sắm phát “Phiếu yêu cầu mua hàng/đơn mua hàng” Nếu u cầu mua theo tính sản xuất khơng thực “Kế hoạch sản xuất”, nhập vào “Phiếu nhu cầu mua hàng” Nếu xác nhận giá sản phẩm mua với... cầu mua Thao tác thiết lập phiếu yêu cầu mua hàng Chứng từ phiếu yêu cầu mua hàng Sửa Không Kiểm tra xác nhận Xác nhận Chứng từ phiếu yêu cầu mua hàng Xin mua theo đợt Khơng Duy trì liệu u cầu mua. .. [INV1009Calfskin] cần mua theo đợt, nhân viên phụ trách mua tiến hành thiết lập liệu mua theo đợt “duy trì u cầu mua hàng lơ” 18 19 Giải thích điểm quan trọng : Mục đích thao tác muốn chia số lượng mua hàng