BÀI GIẢNG HỆ THỐNG HÔNG TIN QUẢN LÝ

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BÀI GIẢNG HỆ THỐNG HÔNG TIN QUẢN LÝ Biên soạn: ThS Lê Thị Ngọc Diệp Khoa Quản trị Kinh doanh Hà Nội, Năm 2013 Bài giảng HTTTQL LỜI NÓI ĐẦU Trong năm gần đây, tổ chức ngày ý đến việc ứng dụng thành tựu công nghệ nói chung cơng nghệ thơng tin nói riêng vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Các hệ thống thông tin quản lý tin học hóa ngày đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý tổ chức Ban đầu, hệ thống thông tin chủ yếu xây dựng để hỗ trợ số hoạt động kế toán, văn phịng, đến nay, hệ thống có mặt hầu hết tất lĩnh vực quản lý theo chức tổ chức Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho tổ chức Bài giảng viết cho sinh viên khối ngành kinh tế quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận vấn đề đặt phù hợp với vai trò nhà quản lý, nhà quản trị kinh doanh tổ chức Nội dung giảng trình bày chương: Chương Một số vấn đề chung Hệ thống thông tin quản lý Chương Các thành phần Hệ thống thông tin quản lý Chương Phân tích Hệ thống thơng tin quản lý Chương Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương Cài đặt khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia Hệ thống thông tin quản lý chức Chương Các Hệ thống thông tin hỗ trợ định Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành Các chương tương ứng với ba nhóm nội dung lớn: ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ĂÂÊ Ơ140âêôơ Chng v chng trung giới thiệu khái quát Hệ thống thông tin qun lý ĂÂÊ Ơ141âêôơ Ch ng 3, chương chương tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai tổ chức muốn tiến hành xây dựng Hệ thống thông tin quản lý cho tổ chức ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿ ĂÂÊ Ơ142âêôơ Hai chng cui cựng gii thiu cỏc Hệ thống thông tin quản lý cụ thể tổ chức sử dụng phổ biến Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” tác giả biên soạn lại dựa giảng số thầy cô biên soạn trước Tuy tác giả cố gắng tổng hợp, chọn lọc, xếp nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… chắn tránh khỏi sơ suất, tác giả mong góp ý thầy cơ, bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện giảng Hà Nội, tháng 11 năm 2013 ThS Lê Thị Ngọc Diệp ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL MỤC LỤC CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .6 1.1 THÔNG TIN 1.1.1 Thơng tin vai trị thơng tin 1.1.2 Các dạng thông tin tổ chức 1.1.3 Các nguồn thông tin tổ chức 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6 1.2.1 Hệ thống 1.2.2 Hệ thống thông tin 1.2.3 Quy trình xử lý thơng tin 1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 9 10 13 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 1.3.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 1.3.3 Lợi ích kinh tế hệ thống thông tin quản lý 1.3.4 Xu hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý CHƯƠNG CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ HỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 13 13 19 20 23 2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG 23 2.1.1 Cấu trúc máy tính 2.1.2 Các dạng máy tính 2.1.3 Lựa chọn phần cứng 2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG 23 26 27 27 2.2.1 hương thức truyền thông kênh truyền thông 2.2.2 Các thiết bị phần mềm truyền thông 2.2.3 Phân loại mạng máy tính 2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM 28 29 29 32 2.3.1 Phần mềm hệ thống 2.3.2 Phần mềm ứng dụng 2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC 32 33 33 2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực 2.4.2 Yêu cầu tài nguyên nhân lực 2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU 33 34 34 2.5.1 Hệ quản trị CSDL 2.5.2 Mô hình CSDL 2.5.3 Thiết kế CSDL 34 35 38 ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL CHƯƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40 3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40 3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN40 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống 40 3.2.2 Phương pháp từ phân tích chức đến mơ hình hóa 41 3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 41 3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN 41 3.3.1 Thu thập thông tin cho q trình phân tích 42 3.3.2 Lập sơ đồ chức kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46 3.3.3 Lập sơ đồ luồng liệu (Data Flow Diagram - DFD) 49 3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thơng tin 58 CHƯƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61 4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 61 4.2 MƠ HÌNH HĨA THỰC THỂ 61 4.2.1 Xây dựng thực thể 62 4.2.2 Xác định mối quan hệ thực thể 66 4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ- HỰC HỂ VÀ HIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 73 4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) 73 4.3.2 Thiết kế sở liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể 75 4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU 80 4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa liệu 80 4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm 81 4.4.3 Các dạng chuẩn q trình chuẩn hóa 82 4.4.4 Trộn bảng thực thể 87 4.5 XÂY DỰNG HẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ 88 4.5.1 Thiết kế phần mềm 88 4.5.2 Lựa chọn phần mềm thị trường 93 4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY 95 4.6.1 Nội dung thông tin giao diện 96 4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy 99 CHƯƠNG CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 104 5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 104 5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG 104 5.2.1 Nội dung trình chuyển đổi hệ thống 104 5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 107 5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG 110 ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL 5.4 5.3.1 Mục tiêu cần thiết công tác huấn luyện 110 5.3.2 Nội dung phương pháp huấn luyện 110 HỖ TRỢ SỬ DỤNG 111 5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG 111 5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 112 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống 112 5.6.2 Quản lý cấu hình 113 CHƯƠNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG 115 6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 115 6.2 6.1.1 Khái niệm 6.1.2 Sơ đồ luồng liệu vào - 6.1.3 Các chức 6.1.4 Cơng nghệ văn phịng 6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH 115 116 117 119 121 123 6.3 6.2.1 Khái niệm 6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch 6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến HỆ THỐNG HÔNG IN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 123 124 127 128 6.4 6.3.1 Khái niệm 6.3.2 Sơ đồ luồng liệu vào - 6.3.3 Phân loại H quản lý sản xuất 6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất HỆ THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN 128 130 130 136 137 6.5 6.4.1 Khái niệm 6.4.2 Sơ đồ luồng liệu vào - 6.4.3 Phân loại HTTT Tài - Kế toán 6.4.4 Các phần mềm tài – kế tốn HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 137 137 140 145 149 6.6 6.5.1 Khái niệm 6.5.2 Sơ đồ luồng liệu vào - 6.5.3 Phân loại HTTT Marketing 6.5.4 Các phần mềm Marketing HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 149 150 151 156 157 6.6.1 Khái niệm 6.6.2 Sơ đồ luồng liệu vào - 6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực 6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực 157 158 159 163 ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL CHƯƠNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 169 7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH 169 7.1.1 Quá trình định tổ chức 169 7.1.2 HTTT hỗ trợ định 170 7.1.3 HTTT hỗ trợ định theo nhóm 173 7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 174 7.2.1 Khái niệm 174 7.2.2 Mơ hình hệ thống 175 TÀI LIỆU THAM KHẢO 178 ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL Chương Một số vấn đề chung HTTTQL CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thơng tin có vai trị vơ to lớn hoạt động người Thông tin hệ thống thông tin quản lý loại nguồn lực đặc biệt quan trọng tổ chức Chương trình bày số khái niệm thơng tin vai trị thơng tin kinh tế - xã hội, khái niệm hệ thống , hệ thống thơng tin nói chung khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng 1.1 THƠNG TIN 1.1.1 Thơng tin vai trị thơng tin Trong sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh tri thức, hiểu biết đối tượng Ở dạng chung nhất, thơng tin hiểu thông báo nhằm mang lại hiểu biết cho đối tượng nhận tin Thơng tin có tính chất phản ánh liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) đối tượng nhận phản ánh (tiếp nhận thông tin) Để chuyển tải thông tin cần có “vật mang thơng tin”, ví dụ ngơn ngữ, chữ cái, chữ số, ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà thông tin mang lại gọi nội dung thông tin uy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại phụ thuộc nhiều vào đối tượng tiếp nhận thơng tin Có thơng tin có ý nghĩa nhóm người có thơng tin có ý nghĩa với xã hội Thơng tin có vai trị vơ to lớn hoạt động người Không có thơng tin, người khơng có dẫn dắt cho hoạt động hồn tồn bất định môi trường Thông tin loại nguồn lực đặc biệt quan trọng tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định điều khiển tất tiến trình tổ chức, giúp cho tổ chức tồn phát triển môi trường hoạt động Thơng tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức Các hệ thống thơng tin dựa máy tính với ưu tự động hóa xử lý cơng việc dựa khoa học quản lý, khoa học tổ chức công nghệ thông tin (xử lý truyền thông) ngày mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức hoạt động, từ công việc đơn giản lặp lại hàng ngày công việc phát vấn đề giải vấn đề 1.1.2 Các dạng thông tin tổ chức Bên cạnh khái niệm tổng qt thơng tin, có phạm trù thơng tin có vai trị vơ quan trọng tổ chức, thơng tin kinh tế thông tin quản lý Thông tin kinh tế thông tin vận động thiết chế kinh tế, tổ chức doanh nghiệp (gọi chung tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế chủ thể Thơng tin kinh tế coi huyết mạch tổ chức kinh tế Nhờ có chúng, đánh giá nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng nguy tiềm ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL Chương Một số vấn đề chung HTTTQL ẩn… tổ chức đây, tổ chức hiểu theo nghĩa hệ thống tạo từ cá thể nhằm đạt mục tiêu hợp tác phân công lao động Một tổ chức bao gồm nhóm nguồn lực thiết lập cho hoạt động mục đích cụ thể Hầu hết loại nguồn lực tổ chức nhân lực, tài lực, vật lực… liên kết nguồn lực để phục vụ cho tổ chức đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) người quản lý tổ chức Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức quản lý cấp có chức thực giao dịch cụ thể (cấp khơng có trách nhiệm quản lý, ví dụ nhân viên kế tốn, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất ) Trên thực tế, tất cấp tổ chức sử dụng tạo thông tin Cán quản lý cấp quản lý khác cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất khái niệm thơng tin quản lý sau: Thơng tin quản lý thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Các định quản lý chia thành loại: 0Quyết định chiến lược định xác định mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức; thiết lập sách đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong tổ chức sản xuất kinh doanh thơng thường đỉnh chiến lược Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách Quyết định chiến thuật định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, định kiểm soát khai thác tối ưu nguồn lực Những người chịu trách nhiệm ban hành định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm sốt quản lý, có nghĩa dùng phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược Việc tìm kiếm để có nguồn lực cần thiết cho việc thực mục tiêu chiến lược, thiết lập chiến thuật kinh doanh, tung sản phẩm mới, thiết lập theo dõi ngân sách… trách nhiệm mức kiểm soát quản lý Trong tổ chức thơng thường nhà quản lý trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng nằm mức quản lý Quyết định tác nghiệp định nhằm thực thi nhiệm vụ Những người chịu trách nhiệm ban hành định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng cho có hiệu hiệu lực phương tiện nguồn lực để tiến hành tốt hoạt động tổ chức phải tuân thủ ràng buộc tài chính, thời gian kỹ thuật Những người trơng coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc cơng đội sản xuất thuộc mức quản lý Trong tổ chức, có ba dạng thơng tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm định nêu trên, là: Thơng tin chiến lược liên quan đến sách lâu dài tổ chức mối quan tâm chủ yếu nhà lãnh đạo cấp cao Đó thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng dự án lớn đưa dự báo cho phát triển tương lai Đối với phủ, thơng tin dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với doanh nghiệp, thơng tin thị trường; mặt chi phí nhân công, nguyên vật liệu; ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL Chương Một số vấn đề chung HTTTQL sách Nhà nước có liên quan ban hành; công nghệ mới… Phần lớn thơng tin chiến lược khơng thu sau q trình xử lý thơng tin máy tính Thơng tin chiến thuật thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn (như tháng, quý, năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật mối quan tâm phòng ban quản lý Đó thơng tin thu từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích báo cáo tài hàng q, hàng năm… Dạng thơng tin từ liệu hoạt động giao dịch hàng ngày, địi hỏi q trình xử lý thơng tin hợp lý xác Thơng tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường sử dụng cho công việc cụ thể hàng ngày phận tổ chức Ví dụ thơng tin số lượng loại mặt hàng bán ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hợp đồng… Thơng tin rút cách nhanh chóng từ liệu hoạt động tổ chức thường đòi hỏi thu thập liệu cách khẩn trương xử lý liệu kịp thời Đặc trưng Tần suất Tính độc lập Bảng 1.1 Tính chất dạng thơng tin tổ chức Thông tin tác nghiệp Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược Đều đặn, lặp lại Dự đoán trước kết Phần lớn thường kỳ, Sau thời kỳ dài, đặn trường hợp đặc biệt Dự đoán sơ bộ; số Chủ yếu khơng dự khơng dự đốn đốn trước Mức chi tiết Rất chi tiết hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức rong tổ chức Chủ yếu từ bên ngồi tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu có cấu trúc, Phi cấu trúc cao số phi cấu trúc Độ xác Rất xác Một số có tính chủ quan Tính chủ quan cao Thời điểm Quá khứ Hiện tương lai Dự đoán cho tương lai 1.1.3 Các nguồn thơng tin tổ chức Thông tin sử dụng tổ chức thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngồi nguồn thơng tin bên tổ chức 5888 Nguồn thơng tin bên ngồi: 5888 Các tổ chức Chính phủ: cung cấp thơng tin thức mặt pháp chế Mọi thông tin luật thuế, luật môi trường, quy định tiền lương, quy chế giáo dục đào tạo,… thông tin mà tổ chức phải lưu trữ sử dụng thường xuyên ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL nguồn nhân lực khác Quản trị viên nhân lực tiến hành lập biểu mẫu thống kê số lượng tỷ lệ lao động ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay số lượng tỉ lệ nhân lực theo nhóm tuổi khác nhau… Phần mềm thống kê Các quản trị viên nhân lực sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác Ví dụ như: Phân tích cấu lao động theo độ tuổi, trình độ…; số lượng nhân viên phịng ban, phận; xác định xem vị trí cơng việc vào rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận lý hưu trí lao động tại, sở để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động Xác định mối tương quan nhóm ngành cơng việc với tai nạn bệnh tật Từ tìm nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn bệnh tật cho phép, nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường… Xác định chi phí bảo hiểm khoản trợ cấp khác cho năm tới nhằm dự báo chi phí lương tương lai tổ chức… 6.6.4.2 Các phần mềm chuyên dụng Có hai nhóm phần mềm thiết kế chuyên biệt cho chức quản trị nhân lực là: Phần mềm thông tin nhân lực thông minh rong phần mềm này, tất tệp quản trị nhân lực thiết kế theo cách tích hợp, quản trị cách hợp phần mềm quản trị CSDL, cho chương trình ứng dụng cung cấp báo cáo từ hay từ tất tệp Phần mềm thông tin nhân lực chức hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự động hoá hay vài hoạt động nhân lực cách nhanh chóng dễ dàng Ví dụ Phần mềm đào tạo sử dụng để đào tạo trực tuyến nhân viên, đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn Trong chương trình đào tạo có sử dụng phần mềm phần cứng đa phương tiện Tin học hoá chức quản trị nhân lực việc cần thiết, lượng lớn liệu vị trí cơng việc nhân viên cần trì cách xác nhu cầu truy nhập liệu thường xuyên để lên báo cáo quản trị định kỳ báo cáo dành cho quan quản lý cách kịp thời Hiện thị trường phần mềm có nhiều phần mềm quản trị nhân lực chuyên dụng Phần mềm VnResource, Phần mềm SINNOVA-HRMS… Ví dụ HTTT quản trị nhân lực: Để quản lý nhân đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phát triển HTTT với đầy đủ yếu tố cấu thành: phần cứng, phần mềm, hệ thống truyền thông, CSDL nhân sự, người, thủ tục liên quan đến tổ chức quản trị thông tin CSDL nhân bao gồm nhiều bảng/tệp liệu có quan hệ với Quy mơ, đặc điểm nhân yêu cầu quản lý nhân tổ chức định quy mô mức độ phức tạp CSDL Về bản, CSDL nhân chứa loại bảng/tệp liệu sau: ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 164 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL Bảng/tệp liệu mô tả: danh mục đơn vị công tác, danh mục tôn giáo, danh mục chun mơn, danh mục dân tộc… Bảng/tệp liệu chứa liệu phục vụ nhu cầu quản lý khác như: lý lịch nhân viên, trình độ ngoại ngữ, đào tạo bổ sung hay kỷ luật, khen thưởng… Bảng/tệp báo cáo: chứa thông tin kết xuất từ CSDL nhân báo cáo tổng hợp lương, báo cáo tổng hợp trình độ văn hố … Báo cáo nhân Hồ sơ nhân Danh mục đơn vị Danh mục chức vụ Danh mục chuyên môn Danh mục dân tộc Danh mục trình độ VH… Lý lịch cá nhân Quyết định phân cơng, thun chuyển… HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Danh sách nhân viên theo đơn vị Báo cáo tổng hợp lương Báo cáo tổng hợp trình độ văn hố Hình 6.13 Luồng thơng tin vào/ra H quản trị nhân Hệ thống danh mục CSDL nhân sự: Cũng CSDL tác nghiệp khác, việc xây dựng hệ thống danh mục nhân HTTT quản lý nhân quan trọng cần tiến hành cách thận trọng trước bắt đầu trình cập nhật hồ sơ nhân Số lượng danh mục khác tổ chức với đặc thù nghiệp vụ khác Sau danh mục nhân thường có CSDL nhân sự: Danh mục đơn vị công tác: dùng để quản lý đơn vị, phòng ban khác tổ chức Mỗi đơn vị nhận diện thơng qua mã (mã đơn vị) mô tả chi tiết thêm thơng qua thuộc tính sau: Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, … Danh mục dân tộc: dùng để quản lý dân tộc Mỗi dân tộc gán mã mô tả chi tiết thơng qua tên (tên dân tộc) Danh mục giới tính: dùng để quản lý giới tính nhân viên Bảng danh mục gồm hai danh điểm tương ứng với hai giới: nam nữ, danh điểm cần gán mã riêng Danh mục tôn giáo: dùng để quản lý tôn giáo nhân viên Mỗi loại tôn giáo gán mã riêng mã sử dụng để khai báo tôn giáo nhân viên hồ sơ nhân viên Danh mục trình độ văn hố: dùng để quản lý trình độ văn hố nhân viên Mỗi loại trình độ văn hố nhận diện thơng qua mã nhờ tính người ta tiến hành lập báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hố, có nhu cầu Danh mục trình độ trị: dùng để quản lý loại trình độ trị nhân viên Mỗi loại trình độ trị nhận diện thông qua mã người ta có ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 165 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL thể tiến hành lập báo cáo tổng hợp theo trình độ trị có nhu cầu Danh mục chức vụ: dùng để quản lý loại chức vụ mà nhân viên đảm trách Mỗi loại chức vụ nhận diện thơng qua mã mô tả chi tiết thêm thông qua thuộc tính: Tên chức vụ, Phụ cấp chức vụ, … DANHMỤCĐƠNVỊ HỒSƠNHÂNVIÊN #Mã đơn vị Tên đơn vị … #Mã nhân viên Họ tên đệm Tên Mã giới tính Ngày sinh Nơi sinh Q qn DANHMỤCGIỚITÍNH #Mã giới tính Tên giới tính … DANHMỤCDÂNTỘC #Mã dân tộc Tên dân tộc … TRÌNHĐỘNGOẠINGỮ DANHMỤCNG.NGỮ Mã nhân viên Mã ngoại ngữ Trình độ #Mã ngoại ngữ Tên ngoại ngữ … DANHHIỆU KHENTHƯỞNG KẾTQUẢTĐKT Ngày vào làm việc Mã nhân viên Mã Mã đơn vị Mã dân tộc Mã tôn giáo Mã chuyên môn Mã chức vụ … danh hiệu Ngày khen thưởng DANHMỤCTƠNGIÁO #Mã tơn giáo Tên tơn giáo … #Mã danh hiệu Tên danh hiệu … D.MỤCCHUNMƠN DANHMỤCCHỨCVỤ #Mã chun mơn Tên chuyên môn … #Mã chức vụ ên chức vụ … HÌNHTHỨCKỶLUẬT #Mã hình thức KL Tên hình thức KL … Hình 6.14 Hệ thống tệp liệu CSDL quản lý nhân Danh mục ngạch công chức: dùng để quản lý mức ngạch công chức quy định Mỗi ngạch công chức gán mã hiệu riêng Danh mục với danh điểm dùng để theo dõi ngạch trình chuyển ngạch cán bộ, cơng chức Danh mục chuyên môn: dùng để quản lý chuyên môn mà nhân viên đào tạo đảm trách Mỗi loại chuyên môn gán mã riêng Mã dùng để khai báo chuyên môn nhân viên hồ sơ người thơng tin cần thiết việc xếp thuyên chuyển vị trí làm việc cho nhân viên Danh mục ngoại ngữ: dùng để quản lý loại ngoại ngữ mà nhân viên biết thông thạo mức độ khác Danh mục thực cần thiết muốn quản lý trình độ ngoại ngữ nhân viên Mỗi ngoại ngữ gán mã người ta dùng mã để kết hợp với mã nhân viên để mơ tả trình độ ngoại ngữ nhân viên ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 166 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL Danh mục khen thưởng: dùng để quản lý hình thức khen thưởng có áp dụng tổ chức Danh mục cần thiết nhu cầu theo dõi tình hình khen thưởng nhận diện thơng qua mã Danh mục kỷ luật: dùng để quản lý hình thức kỷ luật áp dụng tổ chức Danh mục cần thiết có nhu cầu theo dõi tình hình kỷ luật nhân viên tổ chức Mỗi hình thức kỷ thuật nhận diện thơng qua mã Tuỳ đặc điểm nghiệp vụ tổ chức (hành nghiệp, kinh doanh thương mại sản xuất) mà hệ thống danh mục mở rộng thêm biến đổi phù hợp cho phù hợp với nhu cầu quản lý nhân cụ thể Các bảng/tệp liệu CSDL nhân sự: Chúng ta biết rằng, đối tượng quản lý HTTT quản lý nhân hồ sơ nhân viên Về nguyên tắc, sau xây dựng cách có hệ thống danh mục từ điển nhân trên, tiến hành cập nhật hồ sơ cho nhân viên, sở sử dụng danh mục có theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu Tuỳ nhu cầu quản lý nhân tổ chức: bảng/tệp “Hồ sơ nhân viên” có hay nhiều thuộc tính Nhưng nguyên tắc, để phân biệt nhân viên cách nhất, cần phải gán cho nhân viên mã riêng (gọi Mã nhân viên), nhân viên mơ tả chi tiết thêm thơng qua thuộc tính sau: Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính (*), Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Dân tộc (*), Tôn giáo (*), Chức vụ (*), Biên chế, Ngày vào biên chế, rình độ văn hố (*), Trình độ trị (*), Trình độ chun mơn (*), Mã ngạch công chức (*), Ngày hưởng mã ngạch, Mức lương, Ngày xếp lương,… Trong thuộc tính (*) thuộc tính mã khai báo bảng/tệp danh mục tương ứng sử dụng phải dùng mã khai báo Tuy thuộc vào mức độ chi tiết nhu cầu quản lý nhân sự, thêm bớt thuộc tính mơ tả so với liệt kê nêu Để quản lý trình độ ngoại ngữ nhân viên dùng bảng/ tệp liệu “Trình độ ngoại ngữ” với thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại ngoại ngữ (*), Trình độ Bằng cách sử dụng bảng/tệp “Kỷ luật/khen thưởng” theo dõi hình thức khen thưởng kỷ luật nhân viên Bảng/ tệp có thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại kỷ luật (*), Ngày kỷ luật, Loại khen thưởng (*), Ngày khen thưởng, … Các báo cáo đặc trưng HTTT quản trị nhân sự: Để ban hành định nhân sự, người làm công tác quản lý thực cần có thơng tin hỗ trợ Những thơng tin nằm chủ yếu loại báo cáo khác nhau, HTTT quản lý nhân cung cấp, ví dụ: Trích ngang nhân viên Danh sách nhân viên theo đơn vị Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá Báo cáo tổng hợp theo dân tộc Danh sách nhân viên nghỉ hưu buộc việc… ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 167 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Giới thiệu HTTT quản lý ứng dụng thực tế Trình bày khái niệm chức HTTT quản lý văn phịng Trình bày khái niệm chức HTTT xử lý giao dịch Giới thiệu số HTTT xử lý giao dịch mà theo bạn cần thiết tổ chức Thế HTTT quản lý chức Hãy giới thiệu khái quát HTTT quản lý chức mà bạn biết Xác định nguồn cung cấp thông tin đầu vào cho HTTT quản lý chức Hãy phân loại HTTT Tài – Kế toán theo mức quản lý Trong số HTTT đó, xác định: Các HTTT Tài Kế toán cụ thể mà theo bạn cần thiết tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin vào thông tin hệ thống Hãy phân loại HTTT quản lý SXKD theo mức quản lý Trong số HTTT đó, xác định: Các HTTT quản lý SXKD cụ thể mà theo bạn cần thiết tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin vào thông tin hệ thống Hãy phân loại HTTT quản trị nhân lực theo mức quản lý Trong số HTTT đó, xác định: Các HTTT quản trị nhân lực cụ thể mà theo bạn cần thiết tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin vào thông tin hệ thống Hãy phân loại HTTT marketing theo mức quản lý Trong số HTTT đó, xác định: Các HTTT marketing cụ thể mà theo bạn cần thiết tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin vào thông tin hệ thống ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 168 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định CHƯƠNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH Các HTTT hỗ trợ định hỗ trợ điều hành thiết kế để hỗ trợ trực tiếp cho nhà quản lý trình ban hành định phi cấu trúc bán cấu trúc Các HTTT hỗ trợ định cung cấp mơ hình để giải tốn cụ thể nhà quản lý, ngược lại HTTT hỗ trợ điều hành cung cấp thông tin tổng quát, thông tin tầm chiến lược trợ giúp nhà quản lý định vị xác vấn đề cần giải mà không đưa giải pháp chi tiết cho vấn đề 7.1 HỆ THỐNG THƠNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Kể từ năm 1970, số tổ chức bắt đầu phát triển HTTT thực khác biệt với HTTT quản lý truyền thống Chúng tác động qua lại thiết kế giúp đỡ người sử dụng khai thác liệu mơ hình hỗ trợ cho việc ban hành định khơng có cấu trúc bán cấu trúc Vào năm 1980, hệ thống nhanh chóng phát triển nâng lên mức hỗ trợ tạo định cá nhân, nhóm chí tồn tổ chức Đó HTTT hỗ trợ định hỗ trợ định theo nhóm 7.1.1 Q trình định tổ chức Trong tổ chức, vai trò nhà quản lý thể qua hoạt động mà họ thường thực thường chia thành nhóm chính: vai trị cá nhân với nhau, vai trị mang tính thơng tin vai trị có tính định Vai trị có tính cá nhân xuất nhà quản lý hành động người đại diện tổ chức mơi trường bên ngồi tổ chức, với tư cách nhà lãnh đạo bảo, khuyến khích hỗ trợ cho người làm việc quyền Vai trị mang tính thơng tin: nhà quản lý đóng vai trị trung tâm tiếp nhận thơng tin nhất, xác phân phối thơng tin đến nhân viên cần phải biết Vai trị có tính định: nhà quản lý ban hành định, từ đơn vị, cá nhân tổ chức phải thực định Theo lý thuyết quản lý đại, việc định quản lý không trung tâm hoạt động quản lý, nhiên quan trọng mang tính thách thức lớn nhà quản lý Các định quản lý phân thành mức: chiến lược, chiến thuật tác nghiệp Trong mức, định cịn phân loại theo dạng có cấu trúc (có thể lập trình được), dạng khơng có cấu trúc (khơng lập trình được) dạng bán cấu trúc Các định khơng có cấu trúc định mà nhà định phải tự đánh giá hiểu rõ vấn đề đặt Những định thường quan trọng, lạ, không theo nguyên tắc khơng có q trình tạo chúng Ví dụ định bổ nhiệm cán bộ, định mở ngành đào tạo mới, thiết lập dây chuyền sản xuất ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 169 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định mới… Các định có cấu trúc ban hành theo quy trình gồm chuỗi thủ tục xác lập trước, có tính lặp lặp lại theo thơng lệ Ví dụ định số tiền thưởng theo doanh số bán hàng nhân viên bán hàng, định khen thưởng sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm… Các định bán cấu trúc giao thoa dạng Các nhà quản lý định phần dựa kinh nghiệm có, phần dựa vào thủ tục thiết lặp sẵn; định có tính lặp lại Ví dụ định mức chi khen thưởng cho cán có thành tích cơng tác tốt, cho sinh viên đạt kết học tập cao… Nhìn chung, trình định tiến hành qua bước: Thu thập thông tin: tìm kiếm thơng tin từ CSDL bên ngồi bên tổ chức liên quan đến vấn đề mà nhà quản lý cần định HTTT rà sốt tồn liệu q khứ tổ chức liệu từ mơi trường bên ngồi liên quan đến sách, pháp luật nhà nước, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp… Những thông tin thu từ HTTT giúp nhà quản lý nhận thức vấn đề thách thức hay hội xuất với tổ chức họ Thực hoạt động thiết kế: tùy thuộc vào đặc điểm vấn đề cần giải quyết, nhà quản lý xác định định ban hành có dạng cấu trúc hay phi cấu trúc Đối với dạng định có cấu trúc, cần rõ bước cần thực với phương án cụ thể Khi đó, kỹ sư viết phần mềm dễ dàng lập trình để hỗ trợ việc ban hành định có cấu trúc Ngược lại với định phi cấu trúc, phần lớn bước sau hành động lựa chọn khó xác định trước, kỹ sư viết phần mềm khó lập trình xây dựng số tình dạng “Nếu – hì”… Lựa chọn nhóm định cụ thể Để giúp cho nhà quản lý lựa chọn định đó, HTTT thường phải thu thập đầy đủ thông tin vấn đề cần giải có tập sẵn có định cân nhắc cần lựa chọn Các nhà quản lý lựa chọn định trạng thái “hợp lý có giới hạn” Nói chung, HTTT thường giúp nhà quản lý cách đưa số nhận xét, nhấn mạnh điểm cần cân nhắc với phương án Thực định lựa chọn Ở bước HTTT cung cấp cho nhà quản lý báo cáo điều hành hoạt động thực định lựa chọn, từ đánh giá điều chỉnh định thấy cần thiết 7.1.2 HTTT hỗ trợ định 7.1.2.1 Khái niệm HTTT hỗ trợ định (DSS – Decision Support System) HTTT cho phép tổng hợp liệu phân tích liệu qua mơ hình phức tạp để hỗ trợ cho định dạng khơng có cấu trúc bán cấu trúc Hệ thống có chức cung cấp thông tin trợ giúp cho nhà quản lý suốt q trình xây dựng thơng qua định quản lý Các nhà quản lý tìm ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 170 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định liệu thích hợp, lựa chọn sử dụng mơ hình thích hợp, điều khiển trình thực nhờ phương tiện có tính chun nghiệp Hệ thống hỗ trợ định ứng dụng nhiều lĩnh vực hoạt động tổ chức Trước đây, HTTT trợ giúp định hướng đến nhà quản lý cấp cao, ngày bắt đầu nhằm vào đối tượng nhà quản lý cấp trung Một HTTT hỗ trợ định tổ chức hiệu có khả phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau: Đối với nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành định chiến lược nhằm xác định mục tiêu, nguồn lực sách tổ chức dài hạn Vấn đề quan trọng dự đoán tương lai tổ chức môi trường mà tổ chức hoạt động Đối với nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành định chiến thuật để giải vấn đề phân bổ hiệu nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực nhiệm vụ cách tốt Việc điều khiển q trình địi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với người thực nhiệm vụ cụ thể tổ chức Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá sáng kiến sản phẩm, dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu tổ chức… Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo định liên quan đến hoạt động cụ thể xác định phận, cá nhân thực nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng nguồn lực đánh giá kết đạt được… Một số ví dụ hệ thống DSS: Hệ thống xác định giá tuyến bay của hãng hàng không (American Airlines, Vietnam Airlines…) Hệ thống điều khiển tàu tuyến Southern Railway Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phòng Mỹ Hệ thống định giá bán sản phẩm Kmart… 7.1.2.2 Các thành phần hệ thống Mơ hình tổng qt HTTT hỗ trợ định biểu diễn hình 7.1 Một HTTT hỗ trợ định bao gồm thành phần bản: Phần cứng hệ thống truyền thơng: hệ thống máy tính nối mạng để trao đổi mơ hình phần mềm số liệu với hệ thống hỗ trợ định khác Nhân lực: bao gồm nhà quản lý sử dụng hệ thống, lập trình viên kỹ thuật viên quản lý hệ thống CSDL: bao gồm liệu (hiện khứ) từ CSDL tổ chức kinh tế, ngân hàng liệu bên ngoài, CSDL nội riêng cho nhà quản lý Hệ thống DSS bảo đảm tính tồn vẹn liệu, thân khơng tạo cập nhật liệu mà tổ chức liệu lại theo cách mà cá nhân nhóm nhận thấy phù hợp để tạo định dựa tình trạng thực tế CSDL mơ hình thường tổng hợp lưu trữ đặc ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 171 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định biệt cho mục đích sử dụng riêng hệ thống DSS hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ CSDL tổ chức, chống phá hoại từ thay đổi đột ngột khơng thích hợp; tự rà soát CSDL lớn tổ chức q trình chậm chạp tốn Nhà quản lý HTTT HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Thơng tin định Các mơ hình Xử lý mơ hình Xử lý hội thoại CSDL Hệ quản trị CSDL Hình 7.1 HTTT hỗ trợ định Mơ hình: tổng thể mơ hình phân tích tốn học sử dụng q trình định mơ hình thống kê, mơ hình dự báo, mơ hình điều hành, mơ hình lập kế hoạch Mỗi mơ hình mơ tả yếu tố mối quan hệ tượng đó, ví dụ mơ hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm hồ vốn, mơ hình tốn quy hoạch tuyến tính… Mỗi hệ thống DSS xây dựng cho tập hợp mục đích khác tạo tập hợp mơ hình phụ thuộc theo mục đích mà hướng tới Phần mềm: bao gồm module để quản lý CSDL, mơ hình thơng qua định chế độ hội thoại người sử dụng với hệ thống Hệ thống phần mềm DSS cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL sở mơ hình hệ thống cách dễ dàng Hệ thống phần mềm DSS cung cấp biểu đồ dễ sử dụng giao diện linh hoạt, cho phép nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính tiếp cận hệ thống cách dễ dàng 7.1.2.3 Phương pháp xây dựng hệ thống Do hệ thống DSS tạo để phục vụ cho nhu cầu đặc biệt nhà quản lý chuyên dùng cho lớp định nên q trình xây dựng hệ thống DSS cần có tham gia người sử dụng mức cao Hệ thống sử dụng số lượng định liệu liên quan, không cần việc trao đổi liệu cách trực tiếp có xu hướng sử dụng mơ hình phân tích phức tạp hệ thống khác Quy trình xây dựng hệ thống DSS thường có bước sau: ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 172 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định Phân tích: nhằm xác định vấn đề khả mà nhà quản lý cho hữu ích việc dẫn dắt tới định liên quan tới vấn đề Các bước cần tiến hành để thực việc phân tích đạt kết cao: Thiết kế: khơng giống chu trình thiết kế HTTT truyền thống, việc thiết kế hệ thống DSS thực theo bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm Người ta thiết kế hệ thống, đưa vào dùng thử, phát sai sót bất hợp lý, thực điều chỉnh…; lặp lặp lại có sản phẩm coi “phù hợp” Thực hiện: Không giống HTTT quản lý khác, việc thiết kế HTTT DSS không bao gồm việc thực cách riêng rẽ mà việc phát triển hệ thống thực cách liên tục Trong trình sử dụng hệ thống, nhà quản lý đánh giá hệ thống liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu cầu quản lý tổ chức 7.1.3 HTTT hỗ trợ định theo nhóm Do cách làm việc theo nhóm ngày gia tăng tổ chức nên vào cuối năm 1980, người phát triển hệ thống bắt đầu quan tâm đến việc phát triển HTTT có khả hỗ trợ tạo định theo nhóm HTTT hỗ trợ định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System) phát triển để giải vấn đề khơng có cấu trúc nhằm nâng cao chất lượng hiệu gặp theo nhóm Nhờ hệ thống này, số lượng gặp gỡ nhà định tăng lên, thời gian họp kéo dài gia tăng số ý kiến tham gia để giải vấn đề tổ chức Việc tạo định theo nhóm có đặc thù riêng khác với việc định cá nhân Sự thành công hệ thống hỗ trợ định theo nhóm phụ thuộc vào yếu tố sau: Các đặc điểm nhóm: số người nhóm, kinh nghiệm người… Đặc điểm tổ chức mà nhóm làm việc: quy mơ, lĩnh vực hoạt động… Đặc điểm nhiệm vụ mà nhóm triển khai: chức hoạt động, nội dung nhiệm vụ, độ phức tạp, thời gian triển khai… Việc sử dụng CNTT hệ thống gặp mặt điện tử, truyền hình hội nghị… Quá trình liên hệ tạo định mà nhóm sử dụng… Hệ thống GDSS có khả giúp giải vấn đề họp cách sau: Phát triển kế hoạch định trước để tạo cho gặp gỡ có hiệu thu kết tốt Các bảng câu hỏi tự động, số phần mềm máy PC có khả cấu trúc lại kế hoạch đó, phát triển kế hoạch Tăng khả tham gia Hệ thống khiến cho tất thành viên có khả tham gia đầy đủ số thành viên lớn Các thành viên tham gia ý kiến đồng thời vào thời điểm tạo hiệu cho gặp gỡ ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 173 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định Tạo khơng khí cởi mở hợp tác họp có tham gia cấp quản lý khác Các thành viên cấp quản lý thấp tham gia ý kiến mà không sợ bị cấp quản lý cao trích Các thành viên cấp quản lý cao tham gia họp mà không lo có mặt họ điều khiển luồng ý kiến từ khơng thu kết mong đợi Những người tham gia cảm nhận với trợ giúp hệ thống GDSS, việc đóng góp ý kiến trở nên tự hơn, cởi mở từ có trách nhiệm cao họp Nhằm mục tiêu đánh giá: người tham gia tập trung đánh giá xác vấn đề đặt Người đưa ý kiến có hội tách biệt thân họ với ý kiến họ để có nhìn khách quan Việc đánh giá bầu khơng khí khơng xưng danh làm tăng độ xác ý kiến phản hồi Tổ chức đánh giá ý kiến: Các công cụ hệ thống cấu trúc dựa phương pháp cụ thể, cho phép cá nhân tự tổ chức nộp kết theo nhóm mà khơng cần xưng danh Sau nhóm tổng hợp lại phát triển ý kiến tổ chức hoàn thiện tài liệu Tạo tài liệu gặp: thành viên sử dụng liệu họp để tranh luận sau họp cung cấp với không tham gia họp, chí tạo trình bày từ liệu Một số cơng cụ hệ thống GDSS cho phép người sử dụng nghiên cứu vấn đề cách chi tiết hơn, đầy đủ hơn; cho phép người không tham gia họp có hội tìm kiếm thơng tin cần thiết sau họp… Hệ thống GDSS có nhiều ưu điểm, nhiên phức tạp; tính hiệu cơng cụ sử dụng phụ thuộc phần vào thiết bị phần cứng, chất lượng kế hoạch, hợp tác thành viên…; chi phí cho hệ thống đắt nên thực tế việc đưa hệ thống vào sử dụng hạn chế 7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 7.2.1 Khái niệm HTTT hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) HTTT có khả tương tác cao, cho phép cấp lãnh đạo máy quản lý truy cập thông tin cần thiết cách kịp thời, xác để hỗ trợ việc ban hành định quản lý Hệ thống ESS tạo môi trường khai thác thông tin thiết kế để tổng hợp thơng tin từ bên ngồi (mơi trường vĩ mô, vi mô) thông tin từ HTTT nội MIS, DSS tổ chức Hệ thống sàng lọc, đúc kết đưa thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp nhà lãnh đạo nắm bắt thơng tin hữu ích cách nhanh Tuy nhiên, việc tìm kiếm thơng tin từ hệ thống khơng có quy trình cụ thể mà địi hỏi nhà quản lý phải có khả đánh giá, suy xét, chọn lựa thông tin cần thiết cho ESS thiết kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải vấn đề khơng có cấu trúc mức chiến lược Hệ thống cung cấp thông tin trợ giúp nhà quản lý định vị xác vấn đề cần giải mà không đưa giải pháp chi tiết cho vấn đề ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 174 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định Các đặc điểm hệ thống ESS là: Truy xuất thông tin phạm vi rộng bên lẫn bên ngồi tổ chức Cung cấp cơng cụ chọn, trích lọc lần theo vết vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp Được thiết kế cho nhu cầu riêng nhà quản lý cấp cao (CEO – Chief Executive Officer) Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, văn tóm tắt (tính khái qt cao) 7.2.2 Mơ hình hệ thống ESS hoạt động sở phần mềm cung cấp thông tin, hệ quản trị CSDL phần mềm viễn thơng Nó cho phép truy cập cách nhanh chóng dễ dàng vào CSDL nội số CSDL bên tổ chức Nhờ thế, cán lãnh đạo luôn cung cấp thông tin cách đầy đủ, nhanh chóng xác Mơ hình HTTT hỗ trợ điều hành biểu diễn hình 7.2 Lãnh đạo HTTT HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH Phần mềm cung cấp thông tin Thông tin chiến lược Hệ quản trị CSDL Ngân hàng liệu CSDL Khai thác Phần mềm viễn thơng CSDL Quản lý Hình 7.2 HTTT hỗ trợ điều hành Một HTTT hỗ trợ điều hành bao gồm thành phần bản: Phần cứng hệ thống truyền thơng: hệ thống máy tính nối mạng để kết nối phần mềm cung cấp thơng tin với CSDL Các HTTT địi hỏi hỗ trợ mạnh phần cứng để đáp ứng tốc độ xử lý khối lượng lớn thông tin cách nhanh Các nhà quản lý hệ thống siêu thị cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn biến động doanh thu theo tháng loại mặt hàng bán tốt nhất; nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho báo cáo tổng hợp; nhà quản trị marketing cần biết thông tin thị trường tổng quát khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm cho tổ chức mình… ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 175 Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định CSDL: bao gồm ngân hàng liệu tổ chức kinh tế, ngân hàng liệu bên ngoài, CSDL nội riêng cho nhà quản lý Các nhà quản lý cần tìm kiếm thơng tin báo, tạp chí lưu trữ trung tâm nghiên cứu khoa học thư viện Họ liên hệ qua e-mail với chuyên gia bên tổ chức với vài đồng nghiệp tổ chức nhiều nước giới… Do đó, HTTT hỗ trợ điều hành phải liên hệ với nhiều nguồn thơng tin bên ngồi hệ thống thông thường khác Đối với nguồn liệu bên trong, ệ thống ESS chủ yếu sử dụng thơng tin từ HTTT nội có tính tổng hợp cao MIS, DSS tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược thực cách nhanh chóng Phần mềm: bao gồm module để quản lý CSDL, mô hình cung cấp thơng tin chế độ hội thoại người sử dụng với hệ thống Hệ thống địi hỏi phần mềm có khả phân tích, quản lý, kết xuất liệu tổng quát cách linh hoạt giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thơng tin Chúng thường sử dụng phần mềm đồ hoạ tiên tiến chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ liệu từ nguồn khác đến cấp lãnh đạo tổ chức Hệ thống phần mềm cung cấp giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính tiếp cận hệ thống cách dễ dàng Ví dụ giao diện HTTT ESS – Netsuite giới thiệu hình 7.3 Hình 7.3 Ví dụ giao diện HTTT ESS – Netsuite Bài giảng HTTTQL Chương Các HTTTQL hỗ trợ định CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Hãy trình bày hiểu biết HTTT hỗ trợ định Hãy trình bày hiểu biết HTTT hỗ trợ định theo nhóm Hãy trình bày hiểu biết HTTT hỗ trợ điều hành Nêu điểm giống khác HTTT trợ giúp định HTTT hỗ trợ điều hành ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 177 Bài giảng HTTTQL Tài liệu tham khảo TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Hàn Viết Thuận Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008 TS Phạm Thị Thanh Hồng (Chủ biên), ThS Phạm Minh Tuấn Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, năm 2007 TS Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012 TS Vũ Trọng Phong Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng, năm 2009 ThS Ao Thu Hồi Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý Học viện Công nghệ Bưu Viễn thơng, năm 2001 PGS TS Hàn Viết Thuận Giáo trình Tin học ứng dụng Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008 Vũ Đức Thi Cơ sở liệu: Kiến thức thực hành Nhà xuất Thống kê, năm 1997 Robin Sims Phân tích, thiết kế cài đặt hệ thống thông tin quản lý Viện Tin học, năm 1993 Các website giới thiệu phần mềm quản lý ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 178 ... Bên cạnh khái niệm tổng quát thơng tin, có phạm trù thơng tin có vai trị vơ quan trọng tổ chức, thơng tin kinh tế thơng tin quản lý Thông tin kinh tế thông tin vận động thiết chế kinh tế, tổ... thơng tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm định nêu trên, là: Thơng tin chiến lược liên quan đến sách lâu dài tổ chức mối quan tâm chủ yếu nhà lãnh đạo cấp cao Đó thơng tin liên quan. .. tin vai trị thơng tin kinh tế - xã hội, khái niệm hệ thống , hệ thống thơng tin nói chung khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng 1.1 THƠNG TIN 1.1.1 Thơng tin vai trị thơng tin Trong sống hàng