CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực
Cũng như các HTTT quản lý chức năng khác, dưới góc độ quản lý, HTTT quản trị nhân lực cũng được phân làm 3 mức: mức tác nghiệp, mức chiến thuật và mức chiến lược.
6.6.3.1 Các HTTT quản trị nhân lực mức tác nghiệp
Các HTTT nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Các hệ thống này cịn chứa các chính sách, quy định của Chính phủ về người lao động.
HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương
HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương quản lý các dữ liệu liên quan đến cách tính lương và các khoản trích theo lương của tổ chức. Các dữ liệu này phụ thuộc vào quy chế phân phối thu nhập của mỗi tổ chức (ví dụ như mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng cơng tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, cơng đồn phí…).
HTTT này cung cấp các báo cáo cho phân hệ quản lý lương thuộc HTTT kế tốn để thực hiện việc tính tốn lương và các khoản trích theo lương, sau đó thanh tốn cho người lao động trong tổ chức. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động - những thơng tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định.
Nhờ có hệ quản trị CSDL nên dữ liệu giữa hai hệ thống quản lý lương thuộc chức năng kế toán và chức năng quản trị nhân sự sẽ khơng bị trùng lắp, đảm bảo sự tương thích và khả năng cung cấp các báo cáo tầm chiến thuật từ dữ liệu của hai hệ thống này.
HTTT đánh giá tình hình thực hiện cơng việc
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc (hay cịn được gọi là đánh giá chất lượng công tác tháng, q, năm) là q trình so sánh kết quả thực hiện cơng việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện định mức lao động, chất lượng sản phẩm... Đối với các cán bộ quản lý, việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn.
Mỗi tổ chức sẽ xây dựng một bộ tiêu chuẩn với các mẫu biểu cụ thể để đánh giá tình hình thực hiện cơng việc cho các nhóm đối tượng khác nhau. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người
lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là phát tới các khách hàng.
Thơng tin đầu ra từ hệ thống này là kết quả đánh giá tình hình thực hiện cơng việc và sẽ là dữ liệu đầu vào cho một số phân hệ khác như HTTT quản lý lương, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc...
HTTT quản lý người lao động
HTTT quản lý người lao động duy trì thơng tin cá nhân về nhân sự của tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau.
Ví dụ phân hệ thơng tin này sẽ quản lý tệp nhân sự chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, quá trình làm việc trong tổ chức... Một tệp khác có thể kể đến là danh
mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích cơng việc, điểm trắc
nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của từng người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để đảm bảo hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm.
HTTT quản lý vị trí làm việc
Trong khi cơng việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần cơng việc được thực hiện bởi một người lao động. Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.
Định kỳ, phân hệ thơng tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phịng ban bộ phận, theo nội dung cơng việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc cịn khuyết nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc cịn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra quyết định tuyển người. hân hệ này cũng cung cấp nhiều thơng tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định chiến thuật phù hợp.
HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc
Sau khi đã xác định vị trí các cơng việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí cơng việc đó, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc cịn trống. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.
HTTT báo cáo lên cấp trên
Dữ liệu của các phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và đánh giá tình hình thực hiện cơng việc… có thể được sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của các cơ quan quản lý cấp trên.
Ví dụ, phân hệ sẽ cung cấp các báo cáo về tình trạng sức khoẻ của mỗi người lao động,
những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp… Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thơng tin này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình qn cho tồn tổ chức, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án; xác định các địa điểm, các ngành nghề hay các người phụ trách liên đới đến một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thơng tin thu nhận được theo nhóm tại nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thơng tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an tồn lao động hay mơi trường làm việc.
6.6.3.2 Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật
Các HTTT mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế cơng việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quỹ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động.
HTTT phân tích và thiết kế cơng việc
Phân tích và thiết kế cơng việc bao gồm q trình mơ tả các cơng việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các cơng việc đó. Kết quả của quá trình này là Bản mơ tả cơng việc và Bản đặc tả công việc.
Bản mô tả cơng việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động
đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Bản đặc tả công việc nêu các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mơ tả.
Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế cơng việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc
phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thơng tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.
Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế cơng việc là các bản mô tả và đặc tả công việc.
Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định chiến thuật như:
Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức.
Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ. Nếu nhà quản lý phát hiện một số cơng việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để tinh giảm cấu trúc cơng việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc; đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc.
Kết nối với HTTT quản lý vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc cịn khuyết nhân sự theo nội dung cơng việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và
nhân lực cần tuyển dụng.
+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động.
HTTT phân tích và thiết kế cơng việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.
HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực
HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí cơng việc cịn trống; danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thun chuyển hay buộc thơi việc; thơng tin về kỹ năng và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của người lao động… Việc lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động.
HTTT này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với các vị trí cơng việc cịn trống..
HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp
HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm…). Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược SXKD chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quỹ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên. Dựa vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động.
HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Dựa vào thông tin thu được từ H quản lý vị trí làm việc và HTTT phân tích và thiết kế cơng việc, HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lý và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc.
6.6.3.3 HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược
HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược.
Kế hoạch hố nguồn nhân lực là q trình xác định các thơng tin có tầm chiến lược về nhân lực (số lượng và chất lượng người lao động), về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực trong dài hạn để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
Thông tin đầu vào của HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến lược trung hạn và dài hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy, mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa một sản phẩm mới vào SXKD…; thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có. HTTT này sẽ dự báo nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của tổ chức được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, bao gồm dự báo đặc điểm, số lượng và chi phí cho nguồn nhân lực.
Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hóa sau:
Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì?
Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi cơng việc?
Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược?
Cịn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược?
Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu nhân lực, cịn việc xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngồi tổ chức gọi là dự báo cung nhân lực.