CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG
5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện
Mục tiêu của công tác huấn luyện là giúp những người sử dụng và những người bảo trì hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất.
Các hệ thống mới thường đưa ra nhiều chức năng, tiện ích mà người sử dụng cần phải sẵn sàng để làm việc với nó, nhận biết được nó làm được gì cho họ, làm như thế nào và họ đã có đủ tự tin để làm việc với nó hay chưa. Trong khi đó, đa số các nhà quản lý, các nhân viên của tổ chức là các người sử dụng lại chưa được tiếp cận với hệ thống mới mà chỉ quen làm việc trong hệ thống cũ. Chính vì vậy, việc huấn luyện đặc biệt cần thiết khi thiết lập hệ thống mới.
Công tác huấn luyện giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian bố trí cho các cán bộ nhân viên đi học các khóa học chính quy về các vấn đề liên quan; tối thiểu hóa các giám sát cần phải có; tăng tính năng động và mức độ thích nghi của người sử dụng, cung cấp các kỹ năng, kỹ xảo sử dụng hệ thống; đảm bảo cho hệ thống hoạt động an tồn và hiệu quả trong q trình vận hành.
5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện
Có nhiều nội dung huấn luyện cần xem xét để thực hiện tùy theo tính chất của hệ thống và năng lực của người sử dụng như các kiến thức cơ bản về máy tính và HTTT quản lý, kiến thức quản lý, các kỹ năng, kỹ xảo cần có… Mỗi nội dung huấn luyện được thực hiện theo nhiều cách khác nhau như: hướng dẫn từng người, tổ chức lớp tập huấn, thực tập trên phần mềm dùng để huấn luyện.
Các nội dung huấn luyện cụ thể là:
a/ Nhận thức về máy tính: giới thiệu các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc, thiết bị; làm quen với các máy tính cá nhân, các khả năng của máy tính…
b/ Nhận thức về hệ thống: giới thiệu các chức năng của hệ thống, hệ thống có khả năng thực hiện được những cơng việc gì, dữ liệu đầu vào, thơng tin đầu ra, các hệ thống mẫu biểu, những khía cạnh quản lý có tác động đến hệ thống và ngược lại, hệ thống tác động đến
những khía cạnh quản lý nào… Phân định rõ trách nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ thống (từ các nhà quản lý các cấp đến từng cán bộ, nhân viên).
c/ Huấn luyện kỹ xảo: đối với từng vị trí trong tồn bộ HTTT, sau khi giới thiệu chức năng liên quan của hệ thống, các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữ liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thơng tin…; cần bố trí cho họ trực tiếp thao tác, giao tiếp với hệ thống một cách nhuần nhuyễn vào các thời điểm khác nhau để bản thân họ phát hiện ra được những vướng mắc, cách xử lý các sự cố…
Phương châm của công tác huấn luyện là: Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế Huấn luyện mọi vấn đề liên quan đến hệ thống Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng hệ thống
Huấn luyện liên tục trong suốt quá trình đưa hệ thống mới vào sử dụng. Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện. Quá trình tổ chức huấn luyện bao gồm các bước:
Lập kế hoạch các nhu cầu: ai cần được huấn luyện, họ cần được huấn luyện vấn đề gì, khi nào cần huấn luyện và mức độ hồn thiện cần đạt tới.
Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng: huấn luyện từng người tại nơi làm việc hay tổ chức lớp tập huấn.
Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và chương trình huấn luyện tương ứng: chuẩn bị các chuyên đề, bố trí giảng viên, lập thời khóa biểu huấn luyện.
Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành) Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện.