CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ HỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU
2.5.1 Hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị CSDL là phần mềm hay chương trình thiết kế để quản trị một CSDL. Các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thơng tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính.
CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau:
0 Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm :
0 Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, các mối liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó.
1 Ngơn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xố).
2 Ngơn ngữ truy vấn dữ liệu: cho phép người sử dụng truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL.
3 Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng.,…
1 Từ điển dữ liệu: ghi các thành phần cấu trúc của CSDL, chứa định nghĩa các phần
tử dữ liệu (hay trường dữ liệu) và đặc điểm dữ liệu, dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,…
2Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài
đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây thường được sử dụng: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có u cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,…
3 Cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Sau một thời gian nhất định, hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL. Tuy nhiên cách này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn.
Các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE. 2.5.2 Mơ hình CSDL
Mơ hình CSDL là tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để mô tả cấu trúc dữ liệu và các mối quan hệ giữa các dữ liệu trong một CSDL. Về cơ bản có thể chia mơ hình CSDL thành hai nhóm: các mơ hình khái niệm và các mơ hình thực hiện.
0 Mơ hình khái niệm: tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu. Nó chỉ quan tâm đến cái gì được biểu diễn trong CSDL hơn là làm thế nào để biểu diễn. Mơ hình khái niệm gồm ba dạng quan hệ mơ tả sự liên hệ giữa các dữ liệu, đó là quan hệ một – một, một – nhiều và nhiều – nhiều.
Hộ gia đình Khách hàng Sinh viên
1 1 N
1 N N
Chủ hộ Đơn đặt hàng Mơn học
0Mơ hình thực hiện: khác với mơ hình khái niệm, mơ hình này quan tấm đến vấn đề làm thế nào để biểu diễn dữ liệu trong một CSDL. Mơ hình thực hiện có ba loại: mơ hình dữ liệu thứ bậc, mơ hình dữ liệu mạng lưới và mơ hình dữ liệu quan hệ.
0Mơ hình CSDL thứ bậc: ra đời vào năm 1969 do nhu cầu quản lý dữ liệu thuộc
dự án Apollo của Cơng ty North Americal Rockwell. Đây là mơ hình đầu tiên có tính thương mại dành cho một CSDL lớn.
CSDL thứ bậc được xây dựng như một cây từ trên xuống dưới với các nút là các báo cáo khác nhau của doanh nghiệp. Nút đầu tiên là nút mẹ, các nút ở tầng trên sinh ra các nút ở tầng dưới. Để tìm một nút nào đó, cây quan hệ sẽ thiết lập một đường dẫn tới nút đó.
Những mối quan hệ trong dạng cấu trúc này là: một nút mẹ có nhiều nút con; mỗi nút con chỉ có một nút mẹ và duy nhất một nút mẹ mà thơi. Đây chính là mối liên hệ kiểu một – nhiều và thường gặp trong các tổ chức. Ví dụ một tổ chức có nhiều phịng ban, mỗi phịng ban có nhiều bộ phận… Tầng gốc A Tầng con thứ nhất Tầng con thứ hai Tầng con thứ ba D B E I F K C G L H Hình 2.7. Cấu trúc của CSDL thứ bậc
Các mơ hình dữ liệu thứ bậc có một số ưu điểm cơ bản sau đây: tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các nút mẹ và các nút con và nhờ đó đảm bảo tính tồn vẹn của dữ liệu từ trên xuống dưới; phù hợp với CSDL chứa một lượng lớn dữ liệu có quan hệ một – nhiều và khi tổ chức có một số lượng lớn các giao dịch sử dụng những mối quan hệ cố định trong một thời gian dài (ví dụ như các ngân hàng); CSDL được thiết lập từ đầu là rất lớn nên người lập trình có khả năng thiết lập các chương trình một cách có hiệu quả hơn…
Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng sử dụng mơ hình này do nó có một số nhược điểm sau đây: việc thiết kế CSDL rất phức tạp; CSDL khó quản lý, không linh hoạt; bất cứ thay đổi nào trong cấu trúc dữ liệu (như thiết lập lại các mô đun) đều đỏi hỏi thay đổi tất cả các chương trình ứng dụng; không phù hợp với những mối quan hệ nhiều - nhiều…
0 Mơ hình CSDL mạng: được thiết lập để biểu thị những mối quan hệ phức tạp
Phòng Bán hàng Khách hàng Phịng Kế tốn
Sản phẩm Đơn đặt hàng Hoá đơn thanh tốn
Chuỗi đơn đặt hàng
Hình 2.8. Ví dụ về CSDL mạng
Mơ hình CSDL mạng có một số ưu điểm giúp nó khắc phục được những nhược điểm của CSDL thứ bậc: có thể dễ dàng biểu diễn các mối quan hệ nhiều – nhiều; việc truy cập dữ liệu và độ linh hoạt của CSDL cao hơn; cho phép nâng cao tính bảo tồn dữ liệu do người sử dụng buộc khai báo cáo chủ trước rồi mới đến báo cáo thành phần. Mơ hình CSDL mạng đảm bảo tính độc lập của các dữ liệu một cách cao nhất, một sự thay đổi ở dữ liệu này không ảnh hưởng đến các dữ liệu khác nên các chương trình ứng dụng cũng khơng phải thay đổi theo.
Một số nhược điểm của mơ hình này: khó thiết kế và sử dụng (người sử dụng phải nắm vững và quen thuộc với cấu trúc dữ liệu mới tận dụng được hết những ưu thế của hệ thống); khó có thể thay đổi trong CSDL (mặc dù có sự độc lập về dữ liệu nhưng nó lại khơng tạo ra sự độc lập về cấu trúc); môi trường truy cập phải theo một dịng thống nhất (ví dụ muốn đi từ biểu ghi A đến biểu ghi E trong dãy biểu ghi A, B, C, D, E, F thì phải đi qua B, C, D).
Nhìn chung, mơ hình CSDL mạng chỉ thích hợp với những người lập trình và các nhà quản lý mà khơng tạo được hệ thống tiện ích cho người sử dụng nói chung. Do đó, mơ hình này ít được sử dụng.
0 Mơ hình CSDL quan hệ: do E.F. Codd phát minh vào năm 1970, đã khắc phục
được những nhược điểm của CSDL mạng, tạo một bước ngoặt cho cuộc cách mạng về CSDL.
Mơ hình CSDL quan hệ được thực hiện thơng qua một hệ thống CSDL quan hệ như một tập hợp các bảng biểu lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng là một ma trận gồm các hàng và các cột, các bảng có thể liên kết với nhau bởi một tính chất chung nào đó. Dữ liệu ở các bảng hoàn toàn độc lập với nhau nhưng chúng ta vẫn có thể dễ dàng liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau. Mơ hình CSDL quan hệ loại bỏ được hầu hết sự trùng lặp dữ liệu giữa các bảng khác nhau mà hệ thống các tệp thường mắc phải.
Ưu điểm của mơ hình này: CSDL quan hệ là một kho dữ liệu riêng biệt. Khác với CSDL thứ bậc và CSDL mạng, trong hệ CSDL quan hệ, người thiết kế và người sử dụng hồn tồn khơng phải quan tâm đến cấu trúc CSDL – tức khía cạnh vật lý của CSDL, mà chỉ cần tập trung quan tâm đến khía cạnh logic của CSDL. Hệ CSDL quan hệ có khả năng linh hoạt
rất cao và dễ tạo ra một giao diện thích hợp với người sử dụng hơn các CSDL khác.
Tuy nhiên, hệ CSDL này gần như che hết toàn bộ cấu trúc vật lý của CSDL nên địi hỏi phải có hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo đối với người sử dụng. Hiện nay, khi hệ thống máy tính ngày càng phát triển thì các yêu cầu này được đáp ứng.
2.5.3 Thiết kế CSDL
Trong một HTTT lớn thì CSDL thường được xây dựng thơng qua một q trình liên tục có lặp lại gọi là vòng đời của CSDL – với các bước cơ bản như sau:
0 Nghiên cứu ban đầu về CSDL: bao gồm phân tích tình trạng của tổ chức, xác định các vấn đề tồn tại, mục tiêu cơ bản, phạm vi thực hiện… Việc xác định chính xác những thông tin này sẽ cho phép chúng ta thiết lập một CSDL hợp lý và hiệu quả trong công việc.
1 Thiết kế CSDL: cần tập trung phân tích những tính chất cơ bản của dữ liệu tạo nên CSDL. Các bước thiết kế CSDL:
0 Thiết kế khái niệm: nhằm tạo ra một cấu trúc CSDL ngắn gọn giới thiệu những đối tượng thực sự cần quản lý và cần đảm bảo rằng các dữ liệu đưa vào CSDL là cần thiết. Các cơng việc cần thực hiện: phân tích dữ liệu và nhu cầu thơng tin, mơ hình hố và tiêu chuẩn hố các mối quan hệ giữa các thực thể; kiểm tra mơ hình dữ liệu (kiểm tra các q trình chính, các giao diện, tính tồn vẹn dữ liệu…); thiết kế CSDL (xác định vị trí các bảng, nhu cầu truy cập…).
1 Lựa chọn phần mềm quản lý CSDL: nghiên cứu những ưu nhược điểm của các phần mềm; các chi phí liên quan (chi phí mua bán, duy trì, điều hành, thiết lập, đào tạo và chi phí chuyển giao); các cơng cụ và các đặc điểm của hệ quản trị CSDL; mơ hình CSDL.
2 Thiết kế logic: chuyển đổi từ thiết kế khái niệm thành mơ hình bên trong của hệ thống quản lý CSDL được lựa chọn. Đối với hệ thống quản lý CSDL quan hệ, thiết kế logic bao gồm thiết kế các bảng, các chỉ số, các giao diện, các chuyển đổi, các thủ tục truy cập thông tin…
3 Thiết kế vật lý: là quá trình lựa chọn việc lưu trữ dữ liệu và các tính chất của dữ liệu được cập nhật trong CSDL.
2 Thực hiện CSDL: địi hỏi thiết lập các nhóm lưu trữ, các bảng và khoảng cách giữa các bảng. Sau khi đã tạo ra CSDL thì việc tiếp theo là đưa dữ liệu vào CSDL đó. Nếu dữ liệu đã được lưu trữ dưới dạng khác với dạng trong CSDL thì cần phải chuyển đổi cho phù hợp trước khi cập nhật vào CSDL.
3 Kiểm tra và đánh giá: Ngay khi dữ liệu được nạp vào CSDL thì hệ điều hành CSDL sẽ nhanh chóng kiểm tra khả năng thực hiện, tính tồn vẹn dữ liệu, khả năng truy cập đồng thời và độ an toàn dữ liệu.
4 Vận hành CSDL: cần dựa trên quan điểm vận hành CSDL của người quản lý, người sử dụng. Khi người sử dụng đã thực sự tham gia vào quá trình truy cập dữ liệu, cần lưu ý các sai sót xuất hiện để có hướng sửa chữa và nâng cấp.
bảo quản để hiệu chỉnh, bảo quản để thích ứng, tạo báo cáo thống kê trên dữ liệu… Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhu cầu về các dạng báo cáo mới, các ứng dụng mới, các thay đổi nhỏ trong cấu trúc và nội dung dữ liệu sẽ xuất hiện nên cần định kỳ xem xét phát triển CSDL.
CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG 2
0 Trình bày tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý. 1 Trình bày tổng thể về phần mềm của hệ thống thơng tin quản lý.
2 Trình bày tổng thể nguồn tài nguyên về nhân lực của hệ thống thông tin quản lý. 3 Trình bày tổng thể về hệ thống truyền thơng của hệ thống thơng tin quản lý.
4 Hãy trình bày về mơ hình cơ sở dữ liệu. Hiện nay người ta thường sử dụng các dạng mơ hình cơ sở dữ liệu nào?
5 So sánh các dạng mơ hình CSDL thứ bậc, mơ hình CSDL mạng và mơ hình CSDL quan hệ? Cho ví dụ về mỗi loại mơ hình?
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN
Tồn bộ q trình xây dựng một HTTT quản lý trải qua 3 giai đoạn lớn được trình bày tương ứng với 3 chương sau đây:
0Chương 3 - Phân tích HTTT: đánh giá thực trạng HTTT hiện tại, xác định HTTT hợp lý nhất để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt việc xây dựng HTTT quản lý mới.
1 Chương 4 - Thiết kế HTTT quản lý: dựa trên các căn cứ thu được từ giai đoạn phân tích HTTT ở trên, tiến hành thiết kế HTTT quản lý theo yêu cầu của tổ chức.
2 Chương 5 - Cài đặt và triển khai HTTT quản lý: là bước cuối cùng của quá trình xây dựng HTTT quản lý. Đây là giai đoạn thay thế HTTT quản lý cũ bằng HTTT quản lý mới và tổ chức triển khai áp dụng HTTT quản lý mới trong toàn bộ tổ chức.
Phân tích HTTT là cơng đoạn đầu tiên của quy trình thiết kế một HTTT quản lý. Nó có
0 nghĩa lý thuyết và thực hành quan trọng. Trong Chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các cơng cụ mơ hình hóa HTTT tiêu biểu.
3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN ÍCH HỆ HỐNG HƠNG TIN
Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu của việc phân tích HTTT là nhằm tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có để từ đó đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới, loại bỏ hoặc thay thế các xử lý khơng cịn phù hợp.
Vì chất lượng của các hoạt động phân tích hệ thống phụ thuộc vào 2 nhân tố chính: kiến thức tổ chức, quản lý và cơng nghệ của những người phân tích, và hiện trạng của hệ thống trong tổ chức, nên việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, trong đó phải có người am hiểu về tổ chức hiện tại.
3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN
Trong q trình phân tích HTTT, người ta phải vận dụng một số phương pháp luận cơ bản nhằm bảo đảm cho hệ thống sẽ được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực.
3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống
Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu các vấn đề kinh tế và xã hội. Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
Trong một hệ thống phức tạp và nhiều mối quan hệ như hệ thống kinh tế, việc xem xét một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác, việc tối ưu hóa một số bộ phận mà bỏ qua mối liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho tồn bộ hệ thống. Do đó
khi phân tích HTTT, trước hết phải xem xét tổ chức là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức. Sau đó, trong từng lĩnh vực chia thành các vấn đề cụ thể, cứ