CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG
5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống
Trình tự thực hiện các cơng việc chuyển đổi hệ thống cũ bằng hệ thống mới phụ thuộc vào các phương pháp chuyển đổi.
Một cách tổng quát, có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến minh họa trên
Hình 5.2. Các phương pháp đó là: chuyển đổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi
theo giai đoạn (từng bước thí điểm) và chuyển đổi thăm dò (bộ phận). Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy từng trường hợp và điều kiện cụ thể, các tổ chức cần quyết định sử dụng phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất.
5.2.2.1 Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)
Nội dung của phương pháp này là dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng.
Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp. Nó cho
phép thu được hai bức tranh để so sánh hiệu quả xử lý thông tin kinh tế của HTTT quản lý mới so với HTTT quản lý cũ.
Nhược điểm: khơng có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị
hư hỏng, ngừng hoạt động (vì thực tế là nó thường chưa hồn chỉnh hẳn), tồn bộ cơng việc sẽ bị ách tắc.
Phương pháp này nên áp dụng trong trường hợp thực sự cần thiết và trong trường hợp đó, cần tiến hành các thao tác sau đây:
Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu
Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ công dự phịng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống.
Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống
Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như máy phát điện, đĩa từ, máy in…
Thường thì phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với độ phức tạp vừa phải. Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì phương pháp này là lựa chọn duy nhất. Ví dụ như các hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm; hệ thống bán hàng tự động; hệ thống đặt vé máy bay, tàu hoả…
Chuyển đổi trực tiếp Chuyển đổi song song Thời gian HTTTQL cũ HTTTQL mới HT QL cũ HTTTQL mới Chuyển đổi
theo giai đoạn
Chuyển đổi thăm dò HTTTQL cũ HTTTQL cũ HTTTQL cũ HTTTQL mới HTTTQL mới HTTTQL cũ HTTTQL mới HTTTQL cũ HTTTQL mới HTTTQL mới HTTTQL mới
Hình 5.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 5.2.2.2 Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion)
Nội dung của phương pháp: thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được u cầu thì mới chuyển đổi chính thức.
Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, cơng việc được tạm thời thực hiện
trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an tồn hơn,
thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống mới sẽ được khoanh vùng để xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để đảm bảo các hoạt động chức năng của tổ chức không bị gián đoạn.
Nhược điểm: cũng khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian
chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống.
Để áp dụng phương pháp này cần tiến hành các công việc sau đây:
Xác định thời gian hoạt động song song. Thời gian vận hành song song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất.
Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được cập nhật vào Hệ thống mới.
Bố trí nhân sự chịu trách nhiệm tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ. Thường thì lượng cơng việc của mỗi nhân viên sẽ phải tăng lên trong thời gian hai hệ thống cùng hoạt động.
5.2.2.3 Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion)
Phương pháp này có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trên và còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống.
Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi.
Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến
động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong mỗi giai đoạn khơng nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác.
Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hồn tồn; quản lý
phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu.
Để áp dụng phương pháp này, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:
Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới theo phương thức trực tiếp hay song song.
Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có hoạt động ổn định khơng, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục khơng…
Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác.
5.2.2.4 Phương pháp chuyển đổi thăm dị (pilot conversion)
Nếu như tổ chức có nhiều chi nhánh xử lý cơng việc giống nhau (như các bưu cục), thì chuyển đổi bằng cách thăm dị sẽ rất phù hợp: một trong các chi nhánh của tổ chức (gọi là “pilot site”) sẽ được chuyển đổi trực tiếp. Nếu như hệ thống bị sự cố, các giao dịch được chuyển sang các chi nhánh khác trong khi chờ cho sự cố được khắc phục. Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã hoạt động ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt.
Ưu điểm: Hạn chế thấp nhất các rủi ro vì nếu có chúng cũng được phân tán theo thời
gian và không gian, tận dụng được một số lợi thế của hệ thống mới trước khi nó hồn chỉnh.
Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu. Phương pháp này chỉ
thực hiện được với điều kiện hệ thống mới và cũ phải tương thích.