Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình

Sau hơn 15 năm thực hiện nền kinh tế thị trường với biết bao nhiêu những thăng trầm của lịch sử. Kinh tế đất nước đã có nhiều chuyển biến và đạt được những thành tựu đáng kể. Từ nền kinh

LỜI MỞ ĐẦU

Sau hơn 15 năm thực hiện nền kinh tế thị trường với biết bao nhiêu những thăng trầm của lịch sử Kinh tế đất nước đã có nhiều chuyển biến và đạt được những thành tựu đáng kể Từ nền kinh tế tập chung quan liêu bao cấp chuyển đổi thành nền kinh tế có quan hệ sản xuất được điều chỉnh với tính chất, trình độ và yêu cầu của nền sản xuất.

Cơ chế nền kinh tế mở cửa đã tạo cho các doanh nghiệp mạnh dạn và chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Song bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng gặp không ít những khó khăn và thử thách.

Để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về.

Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán Vì, nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu kinh tế trong doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, việc ghi chép, phản ánh thu, mua, nhật, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm.

Nguyên vật liệu không thể thiếu được trong quá trình sản xuất Chính vì những lý do đó tại Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình, nguyên vật liệu cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển

của Công ty làm cho Công ty ngày càng có chỗ đứng vững hơn trên thị trường.

Để đạt được điều đó là sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của toàn doanh nghiệp trong công tác xây dựng Bí quyết của Công ty là đã năng động khai thác tốt những gì mà mình sẵn có, mặt khác cũng xây dựng được mô hình quản lý phù hợp, tiết kiệm được chi phí, sử dụng tốt nguyên vật liệu thu được lợi nhuận trong kinh doanh.

Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở Công ty Em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề còn hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề:

“Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển

thiếu sót, em mong sự giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ của Công ty để chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn.

I.1.Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

NVL là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào, theo như Mác nói: “Tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL Chỉ khi đối tượng lao động đó thay đổi do lao động thì nó mới là NVL”.

Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất.Về mặt hiện vật NVL được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Về mặt giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do vậy người ta nói rằng NVL đối với sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giống như cơm ăn nước uống cần cho sự sống con người Chi phí về NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm NVL có đảm bảo được chất lượng cao, đúng qui cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình, đó là sao cho không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành

hạ nhất đạt lợi nhuận tối đa Nghĩa là doanh nghiệp phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm NVL từ đó làm cho chi phí sản xuất hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội.

I.2.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL

Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn.

Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ (NVL) Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực Nếu thiếu VL đơn vị tổ chức mua, cố gắng làm giảm tiêu hao quản lý được giá cả, chất lượng Tất cả những thông tin đó thông qua tài liệu kế toán các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra những quyết định phù hợp.

Kế toán VL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng kế toán VL Song để thực hiện vai trò đó công tác quản lý, kế toán VL mua phải đảm bảo những yêu cầu quản lý nhất định.

I.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVLI.3.1 Yêu cầu quản lý NVL

NVL quyết định sự tồn tại và phát triển của sản xuất, vấn đề đặt ra ở đây là việc cung cấp NVL phải đầy đủ thường xuyên liên tục và đảm bảo cho sản xuất đều đặn, đồng thời sử dụng NVL một cách tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất.

Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về công tác quản lý vật tư, sử dụng nhiều biện pháp để quản lý Nhưng tập trung lại, VL cần được quản lý ở tất cả các khâu: Từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.

Trong khâu thu mua cần quản lý về số lượng, chủng loại và giá cả sao cho chi phí về NVL giảm nhất với chất lượng cao nhất Trong khâu bảo quản cần đảm bảo đúng đắn theo chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại NVL

Trong khâu dự trữ phải đảm bảo dự trữ một lượng nhất định để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, phải dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa (để tăng vòng quay vốn) và không nhỏ hơn mức tối thiểu (để sản xuất được liên tục bình thường).

Trong khâu sử dụng cần thực hiện theo các tiêu hao đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm.

I.3.2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ đặc điểm yêu cầu quản lý VL Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp sản xuất như sau:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất và tồn kho VL Tính giá thành thực tế của VL đã thu mua và nhập kho công ty kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua VL về các mặt: Số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại VL cho quá trình sản xuất kinh doanh.

- áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu hướng dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ thẻ, thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, nhằm đảm

đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nền kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng

- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại VL theo chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về VL phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng VL nhằm phục vụ công tác quản lý VL một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh.

I.4 Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu I.4.1 Phân loại NVL

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau Mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá và có vai trò công dụng riêng Muốn quản lý tốt NVL, đảm bảo cung cấp đủ NVL để phục vụ sản xuất được liên tục, đồng thời để hạch toán chính NVL cần phải tiến hành phân loại vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL được phân chia thành các loại: NVL chính, VL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu:

- NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, nó là yếu tố cơ bản để cấu thành nên sản phẩm.Tuỳ thuộc vào đặc thù riêng của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có nguyên vật liệu chính như sắt thép ,xi măng trong doanh nghiệp sản xuất ,đó là nguyên vật liệu chính

- VL phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng cùng với vật liệu chính để nâng cao chất lượng, hoàn thành sản phẩm hoặc nâng cao, phục vụ cho quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm.

- Nhiên liệu: Bao gồm các dạng ở thể lỏng, khí rắn như: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.

- Phế liệu là: Các VL loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.

Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL.Việc phân chia này còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.

I.4.2 Đánh giá VL

Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiên giá trị của VL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất về nguyên tắc NVL cần được đánh giá theo giá thực tế Song do đặc điểm của NVL có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán VL phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của VL nên trong công tác kế toán,VL còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của VL

a Đánh giá NVL theo giá thực tế

NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn rất khác nhau, do đó giá vốn thực tế của NVL cũng được phản ánh khác nhau NVL có thể mua ngoài, gia công chế biến, tự chế biến do góp liên doanh, thu nhặt được từ phế liệu thu hồi.

Giá vốn thực tế của VL là toàn bộ giá trị mua sắm, gia công hoặc chế biến VL, bao gồm hai bộ phận: giá bản thân VL và chi phí thu mua, chi phí gia công hoặc chi phí chế biến Cụ thể là đối với VL nhập:

Giá thực tế của VL mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên…) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Chi phí thu mua có liên quan đến nhiều loại VL thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định như trọng lượng, giá trị, hoặc theo giá kế hoạch của VL

Đối với VL do doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.

Đối với VL thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế VL xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.

Giá thực tế của VL góp vốn liên doanh là giá vốn góp do hội đồng quản trị liên doanh (các bên tham gia liên doanh) thống nhất đánh giá.

Giá thực tế của VL thu nhặt được từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc theo giá ước tính.

Giá thực tế của NVL có tác dụng lớn trong công tác quản lý, kế toán VL Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho VL, tính toán phân bổ chính xác thực tế về VL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị,VL thực tế hiện có của doanh nghiệp.

Đối với VL xuất: Khi xuất dùng VL, công cụ, dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của VL xuất cho các nhu cầu đối tượng khác nhau.Việc tính giá thực tế của VL xuất có thể tính theo một trong các phương pháp sau đây:

1.Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ: Theo phương pháp này

giá thực tế VL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng VL xuất dùng và đơn giá bình quân VL tồn đầu kỳ.

Trị giá vật tư = Số lượng vật x Đơn giá mua thực vật Xuất kho tư xuất kho vật tư tồn kho đầu kỳ

Đơn giá bình quân đầu kỳ = giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồ đầu kỳ

2.Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản

phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá VL được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

Đơn giá bình quân = giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ/Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ.

Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho * đơn giá bình quân

3.Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp

dụng đối với các loại VL có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng Giá thực tế VL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế VL nhập kho theo từng lô, từng lần nhập, và số lượng xuất kho theo từng lần.

4.Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp

này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại.

(tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Như vậy giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.

5.Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá

thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho Như vậy, giá thực tế của VL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế VL tính theo đơn giá của những lần nhập đầu kỳ.

b.Đánh giá VL theo giá hạch toán.

Đối với những xí nghiệp có nhiều loại VL, giá cả thường xuyên biến động việc nhập xuất VL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá tương đối ổn định xí nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho VL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thời điểm nào đó hay giá VL bình quân tháng trước Sử dụng giá hạch toán để đơn giản, giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán, nhập, xuất VL hàng ngày.

Nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của VL xuất tồn kho theo giá thực tế và giá hạch toán.

Hệ số giá VL(H) = giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ/giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ.

Giá thực tế VL xuất kho = Hệ số giá VL * giá hạch toán VL xuất kho.

II.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Kế toán chi tiết VL có thể tiến hành một trong ba phương pháp sau đây: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp ghi sổ số dư.

II.1.Phương pháp thẻ song song (sơ đồ)

(Thủ kho)

(Kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ :

Đối chiếu kiểm tra :

Phương pháp này được áp dụng trong các DN có ít chủng loại VL, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất ít, không thường xuyên về trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế.

II.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho-Phiếu nhập kho

-Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợpNhập xuất vật tưThẻ(sổ chi tiết)

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ :

Đối chiếu kiểm tra :

II.3 Phương pháp sổ số dư:

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ :

Đối chiếu kiểm tra :

Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các DN có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập, xuất VL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL đã xây dựng được hệ thống danh điểm VL, dùnggiá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.

III.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng luỹ kế nhập

Nhập-Xuất-TồnThẻ kho

Bảng lũy kế xuấtPhiếu giao nhận

chứng từ xuấtPhiếu xuất kho

VL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của DN Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho của các loại VL trên các TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất VL Như vậy việc xác định giá trị VL được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và sổ kế toán.

Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: Máy móc, thiết bị, Ô tô

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất hàng tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ Việc xác định giá trị VL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế VL tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị VL xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữa trên TK tổng hợp cũng không thể kể hết được số mất mát, hư hỏng, tham ô (nếu có)

Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong nghiệp doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chi tiết tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.

Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết (kế toán quản trị) thì việc hạch toán chi tiết đối với VL trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau Mà sự khác nhau ở đây là góc độ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), ở việc mở các TK, sổ kế toán để theo dõi tình hình nhập, xuất và xác định giá trị hàng tồn kho trên các TK

III.1 Kế toán tổng hợp VL theo phương pháp kê khai thường xuyênIII.1.1.Tài khoản kế toán sử dụng

TK152: (nguyên liệu, vật liệu)

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế.

+ Giá thực tế NVL xuất kho.

+ Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua trả lại+ Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL

+ Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Dư nợ : Giá thực tế NVL tồn kho.

Tài khoản 152 có thể mở thành các chi tiết để kế toán chi tiết theo từng loại nhóm, thứ VL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của DN.

Chi tiết 152: (nguyên liệu, vật liệu)

-1521: Nguyên vật liệu chính-1522: Vật liệu phụ

-1523: Nhiên liệu

-1524: Phụ tùng thay thế

-1525:Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.-1528: Vật liệu khác

III.1.2 Kế toán các trường hợp tăng vật liệu:

VL nhập kho chủ yếu từ nguồn thu mua của các đơn vị bên ngoài, ngoài ra có thể được nhập từ các nguồn: Thuê ngoài gia công, tự chế, đơn vị khác góp liên doanh, thu nhặt ở đây giá trị thực tế của vật liệu thường phụ thuộc vào nguồn nhập do vậy cần xem xét theo từng nguồn nhập cụ thể.

a Nhập vật liệu do mua ngoài:

- Đối với trường hợp vật liệu được tiến hành thu mua trong tháng đồng thời nhập kho luôn, kế toán căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) và phiếu nhập vật tư, kế toán ghi:

Nợ TK 152: ( chi tiết liên quan)Nợ TK 133: Thuế VAT khấu trừ

Nợ TK 111, 112, 141 :Trường hợp trả tiền ngayCó TK331: Trường hợp chưa trả tiền

Có TK311, 341: Trường hợp trả bằng tiền vay ngắn hạn,dài hạn

- Trường hợp hàng thu mua trong tháng đã về nhưng chưa nhận được hoá đơn của người bán, vẫn làm thủ tục nhập kho đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, kế toán tra ghi sổ kế toán ngay mà lưu phiếu nhập kho vào cặp hồ sơ (hàng chưa có hoá đơn) Nếu hoá đơn về ngay trong tháng kế toán tiến hành ghi sổ kế toán theo định khoản trên.

Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về lúc đó kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK152: (chi tiết liên quan)

Có TK 331,112,111: (theo giá tạm tính)

Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá hoá đơn với giá tạm tính.

Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính Nợ TK152

Nợ TK133

Có TK 331,112,111.

Nếu chênh lệch giảm thì ghi có.

Phản ánh số thuế nhập khẩu(nếu có), chi phí mua và vật chất thuê kho.Nợ TK 152

Có TK:111,112,311,141.

- Trường hợp VL đã thu mua trong tháng (đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán) đã nhận được hoá đơn của đơn vị bán nhưng VL chưa về kho thì kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn đó vào tập hồ sơ (hàng đang đi đường).

Nếu trong tháng hàng về thì kế toán tiến hành ghi sổ ngay như trường hợp đầu.

Nếu cuối tháng VL vẫn chưa về kế toán ghi:Nợ TK151

Có TK151

- Ngoài việc theo hạch toán VL theo giá hoá đơn,kế toán còn phải theo dõi tính toán chính xác cả chi phí thu mua Chi phí thu mua VL thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên Khi tập hợp được những chi phí này kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản sau:

Nợ TK152: (Chi tiết liên quan)Có TK111, 112, 331

Khi thanh toán cho người bán số chiết khấu mua hàng được hưởng, kế toán ghi:

Nợ TK331

Có TK152: (Số chiết khấu được hưởng thực tế)

Hàng mua giảm giá trả lại (do không đúng quy cách, chất lượng theo hợp đồng).

Nợ TK331

Có TK133Có TK 152

b Tăng do nhập VL thuê ngoài gia công hoặc tự chế

-Trường hợp DN tự gia công

Nợ TK152: Giá thực tế của VL nhập kho

Có TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(chi tiết)

c.Tăng do nhận VL góp vốn liên doanh hoặc được cấp phát, quyên tặng, kế toán quản trị.

- Khi nhận được VL do đơn vị khác góp vốn liên doanh, kế toán ghi:Nợ TK152: Giá thực tế của VL nhập kho

Có TK411: Được cấp biếu hay nhận liên doanh

d.Tăng VL do phát hiện thừa trong kiểm kê

Khi kiểm kê phát hiện thừa VL, tuỳ theo tình hình cụ thể kế toán ghi sổ như sau:

- Nếu xác định là của DN, nhưng chưa rõ lý do cụ thể kế toán ghi sổ như sau:

(Có thể do được biếu, tặng nhưng chưa ghi sổ, kế toán ghi Có TK411 Có thể chưa ghi nợ cho người bán kế toán ghi Có TK331 ).

e Tăng VL do thu hồi vốn góp liên doanh

Khi thu hồi VL đem góp vốn liên doanh: giá trị VL thu hồi nhập kho kế toán ghi sổ như sau:

Nợ TK152

Có TK128, 222

f.Tăng VL do đánh giá lại

Khi VL được đánh giá lại theo qui định chung, nếu đánh giá lại lớn hơn giá cũ của VL, phần chênh lệch đó được ghi vào sổ kế toán như sau:

Nợ TK152

Có TK412:Chênh lệch đánh giá lại.Nếu giảm giá trị vật liệu kế toán ghi ngược lại.

III.1.3 Kế toán các trường hợp giảm vật liệu:

Trên thực tế trong các DN có thể sử dụng một loại giá thực tế hoặc sử dụng cả hai loại: Giá thực tế và giá hạch toán Nếu DN chỉ sử dụng giá hạch toán để phản ánh ghi chép chi tiết hàng ngày cuối tháng phải tính chuyển sang giá thực tế trên cơ sở hệ số đã nghiên cứu ở phần trước

- Đối với VL xuất kho dùng cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh Căn cứ vào giá thực tế xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK642(6422): Dùng cho quản lý chung toàn DN

Nợ TK241(2412, 2413): Dùng cho sửa chữa tscđ, cho xây dựng cơ bảnCó TK152: (Có TK liên quan)

- Xuất kho VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK154: (Chi tiết liên quan)Có TK152

- Xuất VL góp vốn liên doanh với đơn vị khác Căn cứ vào giá trị góp vốn do hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế (giá trị ghi sổ) VL xuất góp để xác định chênh lệch, nếu:

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế, kế toán ghi:Nợ TK128, 222: Giá trị vốn góp

Có TK412: Chênh lệch tăng

Có TK152: Giá thực tế VL xuất góp liên doanh+Giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế VL:

Nợ TK128,222: Giá trị vốn tự gópNợ TK 412: Chênh lệch giảm

Có TK152: Giá thực tế VL

- Xuất bán cho vay Căn cứ vào giá thực tế số VL xuất bán hoặc cho vay, kế toán ghi:.

Nợ TK 632,138(1381)Có TK152

-Trường hợp giảm VL do mất mát thiếu hụt Mọi trường hợp phát hiện VL bị thiếu hụt, mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải xác định nguyên nhân và ngời chịu trách nhiệm vật chất.

+ Nếu ghi chép nhầm lẫn, cân, đo, đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kế toán cho đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định.

Nợ TK liên quanCó TK152

+ Nếu thiếu hụt trong định mức được tính vào chi phí quản lý DN:Nợ TK642: Thiếu hụt định mức tại kho

Có TK152: Giá thực tế VL thiếu

+Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên:Nợ TK111: Sự bồi thường vật chất đã thu

Nợ TK 334: Trừ vào tiền công

Nợ TK138(1388): Số bồi thường phải thuCó TK152: Giá thực tế VL thiếu+Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý:

Nợ TK138(1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lýCó TK152: Giá thực tế VL thiếu

Khi có quyết định xử lý tuỳ trường hợp cụ thể ghi:Nợ TK liên quan

- TK152: Khác với phương pháp kê khai thường thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế VL đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 (mua hàng).

- TK611(Mua hàng): TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ TK mua hàng có kết cấu như sau:

III.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

a Căn cứ giá thực tế VL tồn đầu kỳ trớc để kết chuyển vào TK611 (6111) lúc đầu kỳ:

Nợ TK611(6111)Có TK152

b.Trong kỳ khi mua VL, căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi như sau:

- Giá thực tế của VL nhập kho:

Nợ TK611(6111)

Nợ TK133: Thuế VAT được khấu trừCó TK111,112,141: Trả tiền ngayCó TK331: Chưa trả tiền

Có TK311, 341: Mua bằng tiền vay- Chiết khấu mua hàng được hưởng:

Có TK611(6111): Giá trị hàng mua trả lại

- Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất ) cũng được hạch toán tương tự

Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(1388), 331Có TK611(6111): số giảm giá

IV.1.Hình thức nhật ký sổ cái:

Hình thức nhật ký sổ cái là sử dụng sổ nhật ký sổ cái làm sổ tổng hợp kế toán duy nhất để ghi chép các hoạt động kinh tế tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo hệ thống.

IV.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại tổng hợp lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái tài khoản.

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ gồm :sổ cái tài khoản, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết

IV.3 Hình thức nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ nhật ký chung ,Sổ cái ,Các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Hình thức này có thể áp dụng cho các DN lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đặc biệt rất tiện lợi cho việc sử dụng vi tính trong hạch toán kế toán.

IV.4.Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hình thức nhật ký chứng từ là các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái các tài khoản.

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức nhật ký chứng từ gồm: sổ nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết Ngoài ra còn sử

dụng các bảng phân bổ để tính toán tổng hợp số liệu phân loại hệ thống hoá số liệu phục vụ cho công việc ghi sổ nhật ký chứng từ.

I.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

- Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quyết định số 247/ QĐ -UB ngày 14 tháng 5 năm 1994 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình Có tư cách pháp nhân đầy đủ theo qui định của Pháp luật Việt Nam Có con dấu riêng, độc lập về tài sản, có tài khoản tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Hoà Bình.

* Tên Công ty: Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình.

- Địa chỉ: Đường Trần Hưng Đạo - Phường Phương Lâm - TXHB - Tỉnh HB

* Quyết định thành lập DNNN số: 193 QĐ/UB ngày 05/03/1993 và Quyết

định số 247 QĐ/UB ngày 14/5/1994 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình.

* Giấy chứng nhận kinh doanh số 108392 : Do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh

Hoà Bình cấp ngày 23 tháng 01 năm 1999.

* Loại hình doanh nghiệp: Thuộc sở hữu Nhà nước (100% vốn Nhà nước).* Nhiệm vụ của doanh nghiệp (Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của

Công ty).

+ Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, đất và cơ sở hạ tầng.+ Xây dựng dân dụng và công nghiệp, trang trí nội thất.

+ Xây dựng các công trình giao thông, công trình cấp thoát nước vừa và nhỏ.

+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ (trừ đập đất, hồ chứa).

+ Khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng.+ Thi công xây lắp các công trình điện:

- Lắp đặt các thiết bị điện nhà dân dụng và công nghiệp - Đường dây có cấp điện áp từ 35KV trở xuống.

- Trạm biến áp có dung lượng từ 320KVA trở xuống.

* Lịch sử phát triển doanh nghiệp qua các thời kỳ:

Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập năm 1994 trên cơ sở sáp nhập giữa Công ty Kinh doanh nhà và Xí nghiệp xây dựng Phát triển nhà thị xã Hoà Bình Đến năm 1996 sáp nhập Xí nghiệp giấy Gráp Kỳ Sơn Hoà Bình vào Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình với tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty là 120 người.

Từ buổi đầu thành lập và sáp nhập các đơn vị nhỏ làm ăn kém hiệu quả do vậy Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình gặp nhiều khó khăn: Thiếu việc làm, thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, thiết bị lạc hậu, nợ tồn đọng của các đơn vị trước để lại chưa có khả năng khắc phục Đời sống cán bộ công nhân viên, người lao động không ổn định do đó gặp nhiều khó khăn trong cuộc sống.

Được sự quan tâm sát sao của Tỉnh uỷ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình, các cấp, các ngành và sự chỉ đạo của Đảng uỷ, Ban lãnh đạo Sở Xây dựng tỉnh Hoà Bình với nỗ lực quyết tâm phấn đấu khắc phục khó khăn của tập thể lãnh đạo Công ty, cùng với sự cố gắng đồng lòng của cán bộ công nhân viên Công ty do vậy những năm gần đây Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình đã từng bước ổn định phát triển, đa dạng hoá ngành nghề trên mọi lĩnh vực.

I.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

I.2.1/ Sơ đồ bộ máy của Công ty.

Mối quan hệ chỉ đạo.

Mối quan hệ giữa các phòng ban Xí nghiệp

I.2.2/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộn phận:

a Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc có quan hệ chặt chẽ

với nhau.

* Giám đốc Công ty:

- Là đại diện pháp nhân của Công ty, là người có quyền cao nhất trong Công ty chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Xây dựng về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Phòng KT KT

Xí nghiệp

VL XDXN Xây

lắp số 1Phòng KT

TVPhòng TC HC

+ Phó giám đốc Kỹ thuật: Là người giúp giám đốc chịu trách nhiệm về kế hoạch, kinh tế kỹ thuật và mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị xí nghiệp trong Công ty.

b Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ:

* Phòng Tổ chức – Hành chính: Gồm 05 người.

- Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp lực lượng lao động cho phù hợp với mô hình hoạt động của Công ty, làm công tác tiền lương, đề bạt bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng cho cán bộ công nhân viên lao động trong Công ty theo quy định, giúp Giám đốc điều phối, luân chuyển công văn, tài liệu trong Công ty và bên ngoài, kết hợp với các phòng chức năng giám sát việc thực hiện các nội quy kỷ luật lao động, các quy chế, quy định của Công ty ban hành Báo cáo tình hình hoạt động của

Công ty trong tháng, quý (theo định kỳ).

* Phòng Kế toán - Tài vụ:

- Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc công tác kế toán, tài chính của Công ty, lập kế hoạch tài chính hàng năm trình cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh.

- Có trách nhiệm quản lý các tài sản vật tư, vật liệu, tiền vốn giúp cho Công ty thực hiện đúng chế độ, chính sách Tham mưu cho giám đốc sử dụng nguồn vốn để phát triển trong sản xuất kinh doanh Theo dõi sổ sách tài chính, tài sản, vật tư, lập hồ sơ chứng từ ghi chép hạch toán các tài khoản kế toán Chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ thu nộp ngân sách, lưu trữ các chứng từ theo nguyên tắc quy định của Nhà nước hiện hành, thanh quyết toán gọn việc thu, chi Quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi tiền mặt và phản ánh báo cáo thường xuyên kịp thời, số liệu phải trung thực, chính xác phục vụ cho giám đốc điều hành Công ty.

* Phòng Kinh tế – Kỹ thuật: